Excel 2013 für Dummies – Schummelseite

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

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1. Auflage 2013

© 2013 WILEY-VCH Verlag GmbH & Co. KGaA, Weinheim

Original English language edition Excel 2013 für Dummies © 2005 by John Wiley and Sons, Inc.

Copyright © 2012 by John Wiley & Sons, Ltd, Chichester, West Sussex, England.

All rights reserved including the right of reproduction in whole or in part in any form. This E-Book published under license with the original publisher John Wiley and Sons, Inc.

Copyright der englischsprachigen Originalausgabe Excel 2013 für Dummies © 2005 by John Wiley and Sons, Inc.

Alle Rechte vorbehalten inklusive des Rechtes auf Reproduktion im Ganzen oder in Teilen und in jeglicher Form. Dieses E-Book wird mit Genehmigung des Original-Verlages John Wiley and Sons, Inc. publiziert.

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Das vorliegende Werk wurde sorgfältig erarbeitet. Dennoch übernehmen Autor und Verlag für die Richtigkeit von Angaben, Hinweisen und Ratschlägen sowie eventuelle Druckfehler keine Haftung.

Korrektur: Frauke Wilkens, München

Satz: inmedialo Digital- und Printmedien UG, Plankstadt

Print ISBN: 978-3-527-70932-8

ePDF: 978-3-527-67663-7

ePub: 978-3-527-67662-0

mobi: 978-3-527-67664-4

Über den Autor

Greg Harvey hat zahlreiche Computerbücher geschrieben. Zu seinen erfolgreichsten Publikationen zählt der Klassiker Excel 2010 für Dummies. Greg Harvey begann seine Karriere damit, Geschäftsleuten die Nutzung von PCs und der dazugehörigen Software beizubringen. Das war noch in den wilden Zeiten von DOS, WordStar und Lotus 1-2-3 Mitte der 80er-Jahre des vergangenen Jahrhunderts. Nachdem er für eine Reihe von Schulungsunternehmen gearbeitet hatte, ging er an die Golden Gate University in San Francisco und hielt dort Kurse über Tabellenkalkulations- und Datenbankprogramme.

Seine Vorliebe für die Lehre hat sich im Laufe der Zeit in eine Vorliebe für das Schreiben gewandelt. … für Dummies-Bücher gehören dabei natürlich zu seinen Favoriten, da er hier voll und ganz seine Lieblingsleserschaft ansprechen kann: die Anfänger. Hier kann er seinen Humor einsetzen (das A und O in jeder guten Schulung) und – fast noch besser – hier und da seine ganz persönlichen Ansichten zum Thema zum Besten geben.

Greg Harvey hat Philosophie und Religion mit Schwerpunkt Asienwissenschaften und Vergleichende Theologie studiert und im Mai 2009 promoviert. Nun sind alle froh, dass er noch rechtzeitig vor dem Ruhestand seine Ausbildung beendet hat.

Über die Übersetzerin

Sabine Lambrich arbeitet seit mehr als 20 Jahren als Autorin und Übersetzerin in München mit Schwerpunkt auf Buchprojekten zu Windows und Windows-Programmen. Für Wiley-VCH hat sie unter anderem in der … für Dummies-Reihe Bücher zu den Themen Windows, Office, PC und Notebook übersetzt.

Inhaltsverzeichnis

Über die Übersetzerin

Einleitung

Über dieses Buch

Konventionen in diesem Buch

Was Sie nicht lesen müssen

Törichte Annahmen über den Leser

Wie dieses Buch aufgebaut ist

Teil I: Für den Anfang: Das absolute Minimum

Teil II: Ändern nach Lust und Laune

Teil III: Den Datenüberblick behalten

Teil IV: Hier geht’s zur Datenanalyse

Teil V: Ein Leben nach den Arbeitsblättern

Teil VI: Der Top-Ten-Teil

Konventionen in diesem Buch

Symbole, die in diesem Buch verwendet werden

Wie es weitergeht

Teil I

Für den Anfang: Das absolute Minimum

1 Erste Erfahrungen mit Excel 2013

Die Benutzeroberfläche von Excel

Backstage mit der Registerkarte »Datei«

Das vielseitige Menüband

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen

Viel Spaß mit der Bearbeitungsleiste

Was der Arbeitsblattbereich zu bieten hat

Die informative Statusleiste

Excel starten und beenden

Excel über die Startseite von Windows 8 starten

Excel über das Startmenü von Windows 7 starten

Excel an das Startmenü von Windows 7 anheften

Eine Excel-Verknüpfung auf dem Windows 7-Desktop erstellen

Excel an die Windows 7-Taskleiste anheften

Excel beenden

Hilfe ist schon unterwegs

2 Die erste Arbeitsmappe

Die Arbeit beginnt

Das Wichtigste zur Dateneingabe

Und nicht vergessen …

Das ABC der Dateneingabe

Welche Daten sind denn Ihr Typ?

Text (weder Fisch noch Fleisch)

Jede Menge Zahlen

Formeln, die der Aufgabe gewachsen sind

Würden Sie mir das bitte mal markieren?

Vorfahrt achten!

Wenn Formeln spinnen

Fehlersuche und -bekämpfung

Einmal AutoKorrektur, bitte

Die Regeln der Zellbearbeitung

Keine Angst vor der Dateneingabe

Ohne AutoVervollständigen bin ich ein Nichts

Abrakadabra – AutoAusfüllen!

AutoAusfüllen mit der Blitzvorschau

Symbole einfügen

Das große Zellcursorspringen

Do it again, Excel!

Funktionieren die Funktionen?

Viel Spaß beim Einfügen von Funktionen

Formeln bearbeiten

Lassen Sie addieren!

Und jetzt noch die Summe via Schnellanalyse ermitteln

Jetzt wird gespeichert

Den Standardspeicherort ändern

Der Unterschied zwischen dem XLSX- und dem XLS-Format

Die Arbeitsmappe als PDF speichern

AutoWiederherstellen – die Rettung nach dem Crash

Teil II

Ändern nach Lust und Laune

3 Ein bisschen Glanz für nüchterne Zahlen

Sie haben die Wahl!

Zellauswahl À la Maus

Zellauswahl nach Art der Tastatur

Der Tabellenformatvorlagenkatalog

Zellen mit den Optionen der Registerkarte »Start« formatieren

Zellen direkt an der Quelle mit der Minisymbolleiste formatieren

Auch ein Dialogfeld zeigt Format

Für jede Zahl das richtige Format

Nicht immer ist es so, wie es scheint

Und jetzt ein Datum

Maßgeschneiderte Zahlenformate

Wem die Spaltenbreite nicht passt …

Das ist doch die Zeilenhöhe!

Das Arbeitsblattversteckspiel

Das ist aber schriftartig!

Alles in Reih und Glied bringen

Die Sache mit dem Einzug

Ausrichten in der Vertikalen

Alles im Umbruch

Richtungsänderungen

Raum ist in der kleinsten Zelle

Auf den äußeren Rahmen kommt es an

Füllfarben, Muster und Fülleffekte für langweilige Zellen

Zellen mit Format

Neue Formatvorlagen für den Katalog erstellen

Benutzerdefinierte Formatvorlagen von einer Arbeitsmappe in die

andere kopieren

Hiermit übertrage ich mein Format!

Bedingte Formatierung

Grafische bedingte Formatierung

Zellen je nach Wert hervorheben

Mit der Schnellanalyse formatieren

4 Änderungen durchführen, ohne Chaos anzurichten

Arbeitsmappen, wo seid ihr?

Der Bildschirm »Öffnen«

Das Dialogfeld »Öffnen«

Die Einstellungen für die zuletzt verwendeten Dateien ändern

Mehr als eine Arbeitsmappe gleichzeitig öffnen

Wo habe ich diese Arbeitsmappe bloß abgelegt?

Was es noch im Dialogfeld »Öffnen« gibt

Bitte rückgängig machen!

Das Rückgängigmachen rückgängig machen

Wenn mit »Rückgängig« nichts mehr vorwärtsgeht

Ziehen bis zum Ablegen

Kopieren mit »Ziehen und Ablegen«

Darf ich mal eben dazwischen?

Die Formel und das AutoAusfüllen

Alles relativ

Absolut richtig

Man muss auch einfügen können

Kopieren – so oft Sie wollen

Und noch mehr Optionen fürs Einfügen

Einfügen mit dem Aufgabenbereich »Zwischenablage«

Auch beim Einfügen sollte man wählerisch sein

Inhalt oder Zelle löschen, das ist hier die Frage

Inhalte löschen

Das absolute Ende für einen Zellbereich

Vorsicht, Bauarbeiten!

Tippfehlern den Garaus machen

5 Und jetzt alles aufs Papier gebracht (oder Druckversuch – der 101.)

Einen prüfenden Blick auf Arbeitsblätter im Seitenlayout werfen

Einen prüfenden Blick auf Arbeitsblätter in der Seitenansicht werfen

Das aktuelle Arbeitsblatt drucken

Auf der Jagd nach der perfekten Seite

Die Werkzeuge der Gruppe »Seite einrichten«

Die Werkzeuge der Gruppe »An Format anpassen«

Die Werkzeuge der Gruppe »Blattoptionen«

Von Kopf bis Fuß

Kopf- und Fußzeilen von der Stange

Kopf- und Fußzeilen selbst gemacht

Alles an seinem Platz

Auch Formeln wollen gedruckt werden

Teil III

Den Datenüberblick behalten

6 Ihre Daten in den Griff kriegen

Zoom, zoom, zoom, Fenster zoom herum

Wer klopft da an mein Unterfenster?

Eingefrorene Zeilen- und Spaltenüberschriften

Elektronische Kommentare

Kommentare in Zellen einfügen

Kommentare im Überblick

Kommentare bearbeiten

Der Kommentar im Ausdruck

Wie heißt denn die Zelle?

Das Kind beim Namen nennen

Auch Formeln haben einen Namen

Wie heißt denn die Konstante?

Wer suchet, der findet

Aufgepasst bei Zellersatzteilen

Recherchieren

Manuell neu berechnen

Schutzmaßnahmen ergreifen

7 Mit mehreren Arbeitsblättern jonglieren

Was ich an Arbeitsblättern so mag

Blatt für Blatt aneinandergereiht

Gruppenarbeit (oder alle für einen)

Mal mehr, mal weniger

Jedem Register seinen Namen

Jedem Register seine Farbe

Arbeitsblätter nach Belieben anordnen

In Arbeitsblättern »fensterln«

Arbeitsblätter Seite an Seite vergleichen

Von Arbeitsmappe zu Arbeitsmappe

Fassen wir zusammen

Teil IV

Hier geht’s zur Datenanalyse

8 Was wäre wenn …?

»Was wäre wenn« mit Datentabellen spielen

Datentabelle mit einer Variablen

Datentabelle mit zwei Variablen

»Was wäre wenn« mit der Zielwertsuche spielen

»Was wäre wenn« mit dem Szenario-Manager spielen

Verschiedenste Szenarien

Szenarien im Überblick

9 PivotTables – die ultimative Datenauswertung

Was man mit PivotTables so alles machen kann

Eine PivotTable mithilfe der Schnellanalyse bauen

PivotTable auf Empfehlung

Eine PivotTable selbst basteln

Eine PivotTable formatieren

Das PivotTable-Format überarbeiten

Die Werte einer PivotTable formatieren

PivotTable-Daten filtern und sortieren

PivotTables nach Filter filtern

Nach Zeilen- und Spaltenbeschriftungen filtern

PivotTables mit Datenschnitten filtern

PivotTables mit einer Zeitachse filtern

PivotTables sortieren

PivotTables umstrukturieren

Die angezeigten Daten in einer PivotTable ändern

Die Struktur einer PivotTable ändern

Die zusammenfassende Funktion in einer PivotTable ändern

PivotCharts – die grafische Darstellung von PivotTable-Daten

Ein PivotChart in ein separates Diagrammblatt stecken

Ein PivotChart filtern

Ein PivotChart formatieren

Teil V

Ein Leben nach den Arbeitsblättern

10 Ein Bild sagt mehr als tausend Worte

Professionelle Diagramme zaubern

Diagramme auf Empfehlung

Diagramme À la carte

Diagramme via Schnellanalyse

Fertigdiagramme

Mal größer, mal kleiner, mal hier, mal dort

Ein eingebettetes Diagramm in ein separates Diagrammblatt verschieben

Die Registerkarte »Entwurf«: Diagrammtyp und -formatvorlage variieren

Diagrammelemente bearbeiten

Dem Diagramm einen Titel geben

Und noch mehr Grafiken

Mit Sparklines Daten interpretieren

Mit Textfeldern texten

Onlinegrafiken herunterladen

Bilder lokal einfügen

Bilder bearbeiten

Bilder formatieren

Formen vom Feinsten

Mit WordArt werkeln

Smarte SmartArts

Bildschirmabbildungen gefällig?

Eigene Designs entwerfen

Mit überlappenden grafischen Objekten arbeiten

Übereinander liegende Grafiken neu ordnen

Grafische Objekte gruppieren

Mal sichtbar, mal unsichtbar

Nur das Diagramm schwarz auf weiß

11 Zahlen und Fakten griffbereit

Tabellen erstellen

Daten in die Excel-Tabelle eingeben

Scroll me up, Scotty

Heureka! Ich hab’s gefunden!

Daten von A bis Z (oder wie bringe ich Ordnung in das Chaos)

Nach einem Feld sortieren

Nach mehreren Feldern sortieren

Daten in Tabellen filtern

Nur die Top 10 bitte

Einsatzbereite Datumsfilter

Selbst geschnitzte Filter

Externe Daten in eine Tabelle importieren

Eine Access-Datenbanktabelle importieren

Daten über Webabfragen importieren

12 Erweitern, verknüpfen, automatisieren und gemeinsam nutzen

Apps für Office downloaden

Add-Ins einrichten

Arbeitsblätter mit Hyperlinks ausstatten

Aufgaben mit Makros automatisieren

Makros aufzeichnen

Makros ausführen

Makros in das Menüband aufnehmen

Makro in die Symbolleiste für den Schnellzugriff aufnehmen

Arbeitsblätter gemeinsam nutzen

Arbeitsmappen auf SkyDrive freigeben

Arbeitsmappe per E-Mail weitergeben

Arbeitsmappen per Sofortnachricht freigeben

Arbeitsmappen online präsentieren

Arbeitsmappen online bearbeiten

Arbeitsmappen online betrachten

Teil VI

Der Top-Ten-Teil

13 Die Top Ten für Anfänger

14 Die Top Ten für alle

Stichwortverzeichnis

Einleitung

Ich bin sehr stolz, dass ich Ihnen Excel 2013 für Dummies präsentieren kann und hiermit die neueste Version des Klassikers für alle, die überhaupt keine Ambitionen haben, jemals ein Guru in Sachen Tabellenkalkulation zu werden.

Excel 2013 für Dummies enthält alle grundlegenden Techniken, die Sie kennen müssen, um eigene Arbeitsblätter zu erstellen, zu bearbeiten, zu formatieren und zu drucken. Aber Sie lernen nicht nur, wie man mit einem Arbeitsblatt arbeitet, Sie werden auch mit Grundlagenwissen zum Erstellen von Diagrammen, Tabellen (Listen) und zum Durchführen von Datenanalysen konfrontiert; allerdings beschränke ich mich darauf, Ihnen nur die einfachsten Funktionen zu erklären. Das vorliegende Buch konzentriert sich in erster Linie auf das Arbeiten mit Arbeitsblättern, da dies sicherlich der Teil des Programms ist, mit dem Sie am häufigsten zu tun haben werden.

Über dieses Buch

Dieses Buch ist kein Buch, das man von Anfang bis Ende durchliest. Auch wenn die Kapitel in einer logischen Reihenfolge aufeinander aufbauen (in etwa so, als ob Sie Excel in einem Fortbildungsseminar erlernen), so ist doch jedes in einem Kapitel behandelte Thema von den anderen vollkommen unabhängig.

Zu Beginn eines Themas wird erst einmal die Frage beantwortet, wofür eine bestimmte Funktion überhaupt gut ist. Danach können Sie sich entscheiden, ob Sie lernen möchten, wie Sie diese Funktion einsetzen. Manchmal ist die graue Theorie ja schon mehr als abschreckend. In Excel, wie auch in anderen anspruchsvollen Programmen, gibt es in der Regel mehr als einen Weg, eine bestimmte Aufgabe auszuführen. Um Sie nicht zu sehr zu strapazieren, habe ich absichtlich die Auswahlmöglichkeiten gering gehalten und Ihnen nur den effektivsten Weg zur Ausführung einer Aufgabe aufgezeigt. Falls es Sie reizen sollte, können Sie später mit den verschiedenen Möglichkeiten experimentieren. Fürs Erste sollten Sie sich lediglich darauf konzentrieren, die Aufgabe wie beschrieben auszuführen.

Soweit möglich, habe ich mich bemüht, das Buch so aufzubauen, dass Sie für die Aufgabe, die Sie gerade ausführen, keine Informationen aus vorangegangenen Kapiteln brauchen. Wenn es sich aber manchmal eben doch nicht vermeiden ließ, werden Sie auf einen Querverweis auf einen anderen Abschnitt oder ein anderes Kapitel in diesem Buch stoßen. Falls Sie Lust haben, machen Sie schnell einen Abstecher zu der entsprechenden Stelle. Wenn es Sie jedoch nicht interessiert, ist das auch nicht weiter tragisch; ignorieren Sie dann einfach die Querverweise.

Konventionen in diesem Buch

Ich habe dieses Buch wie ein Nachschlagewerk aufgebaut, bei dem Sie zuerst entweder im Inhaltsverzeichnis oder im Stichwortverzeichnis das Thema nachschlagen, zu dem Sie Informationen benötigen, und dann direkt im betreffenden Abschnitt nachlesen. Die meisten Themen werden ganz locker erklärt (als ob Sie in der hinteren Reihe eines Klassenzimmers sitzen, wo Sie ungestört vor sich hin dösen können). Manchmal gewinnt allerdings die Oberlehrermentalität die Oberhand und ich liste exakt die Schritte auf, die Sie zur Ausführung einer bestimmten Aufgabe in einem bestimmten Abschnitt benötigen.

Was Sie nicht lesen müssen

Wenn Sie auf einen Abschnitt stoßen, in dem die Schritte für eine bestimmte Aufgabe erklärt werden, haben Sie die Wahl zwischen der Lang- und der Kurzversion. Die, die es eilig haben, lesen nur das Fettgedruckte, die anderen auch das Drumherum.

Wo immer es möglich war, habe ich versucht, Hintergrundwissen oder sonstige Zusatzinformationen von den eigentlichen Fakten zu trennen, indem ich diese Informationen in eigenständige Rubriken gepackt habe. Diese Abschnitte sind meistens mit Symbolen gekennzeichnet, die gleichzeitig Aufschluss über den Inhalt geben. Sie können Text, der so gekennzeichnet ist, (in den meisten Fällen) ruhigen Gewissens überlesen. (Welche Symbole in diesem Buch verwendet werden, erfahren Sie weiter hinten in dieser Einleitung.)

Törichte Annahmen über den Leser

Also, ich nehme mal Folgendes an (mal sehen, ob ich richtig liege): Sie haben die Möglichkeit, an einem PC zu arbeiten (zumindest gelegentlich), auf dem Windows 7 oder Windows 8 und Microsoft Office Excel 2013 installiert sind. Ich bin mir allerdings nicht so sicher, ob Sie Excel überhaupt schon mal gestartet, geschweige denn damit gearbeitet haben.

Die Abbildungen in diesem Buch wurden unter Windows 8 erstellt. Sollte es auf Ihrem Bildschirm einmal ein bisschen anders aussehen, beispielsweise beim Öffnen und Speichern von Dateien, mag das daran liegen, dass Sie vielleicht mit Windows 7 arbeiten.

Excel 2013 läuft nicht nur auf Desktoprechnern oder Notebooks, die komfortabel mit Tastatur und Maus ausgestattet sind, sondern auch auf Tablet-PCs und Smartphones, die sich ganz minimalistisch mit Bildschirmtastatur und Zeigefinger beziehungsweise Zeigestift begnügen. Da muss es zwangsläufig zu Unterschieden in der Bedienung kommen. Im Abschnitt »Befehle im Menüband mit den Fingern auswählen« in Kapitel 1 erfahren Sie mehr zu diesem Thema und können sich in die Terminologie der Touchscreenbedienung einlesen.

Dieses Buch wendet sich nur an die Benutzer von Microsoft Excel 2013. Wenn Sie mit den Vorgängerversionen Excel 2007 oder 2010 arbeiten, können Sie vielleicht noch folgen. Wenn Sie aber mit Excel 2003 oder mit einer noch älteren Version arbeiten, dann bringt Ihnen dieses Buch leider gar nichts mehr. Die Unterschiede zwischen den Versionen sind dann einfach zu groß.

Wie dieses Buch aufgebaut ist

Dieses Buch ist in sechs Teile aufgeteilt. Jeder Teil enthält mindestens zwei Kapitel, die mehr oder weniger zusammengehören. Jedes Kapitel ist unterteilt in locker miteinander verknüpfte Abschnitte, die das Grundwissen zu dem entsprechenden Thema vermitteln. Sie sollten sich jedoch nicht zu sehr darauf konzentrieren, dem Aufbau des Buches zu folgen, denn letztendlich ist es vollkommen egal, ob Sie erst lernen, wie man eine Tabelle bearbeitet, und dann, wie man sie formatiert. Oder ob Sie erfahren, wie man eine Tabelle druckt, bevor Sie wissen, wie man sie bearbeitet. Wichtig ist nur, dass Sie diese Information sofort finden, wenn Sie eine bestimmte Aufgabe durchführen wollen – und sie auch verstehen, wenn Sie sie gefunden haben.

Falls es Sie interessiert, hier eine kurze Zusammenfassung der Inhalte der einzelnen Teile:

Teil I: Für den Anfang: Das absolute Minimum

Wie der Name bereits verrät, vermittelt Teil I das erforderliche Grundwissen, wie das Starten des Programms, die Bezeichnung der einzelnen Bildschirmelemente, die Eingabe der Daten in das Arbeitsblatt, das Speichern der Arbeitsmappe und so weiter. Wenn Sie absolut gar nichts über den Umgang mit Tabellenkalkulationsprogrammen wissen, werden Sie sicherlich einen Blick in Kapitel 1 werfen wollen, um zu erfahren, was es mit dem Menüband auf sich hat, bevor Sie in Kapitel 2 mit dem Erstellen neuer Arbeitsblätter weitermachen.

Teil II: Ändern nach Lust und Laune

Teil II vermittelt Ihnen das nötige Grundwissen, um Arbeitsblätter gut aussehen zu lassen und so zu bearbeiten, dass das Ganze nicht in einer Katastrophe endet. Lesen Sie in Kapitel 3 weiter, wenn Sie wissen wollen, wie man die eingegebenen Daten im Arbeitsblatt anders darstellen kann. Schlagen Sie in Kapitel 4 nach, wenn Sie im Arbeitsblatt Daten anders anordnen, löschen oder neu eingeben wollen. In Kapitel 5 finden Sie dann alles Wissenswerte, um Ihr fertiges Produkt zu drucken.

Teil III: Den Datenüberblick behalten

In Teil III erfahren Sie, was Sie mit den Daten eines Arbeitsblattes alles anstellen können, nachdem Sie sie eingegeben haben. Kapitel 6 ist voller guter Ideen, wie Sie Ihre Daten in einem Arbeitsblatt fest in den Griff kriegen. In Kapitel 7 zeige ich Ihnen, wie Sie mit den Daten der verschiedenen Arbeitsblätter in einer Arbeitsmappe jonglieren und wie die Daten zwischen den Arbeitsblättern der verschiedenen Arbeitsmappen verschoben werden können.

Teil IV: Hier geht’s zur Datenanalyse

Dieser Teil besteht aus zwei Kapiteln. In Kapitel 8 erhalten Sie eine kleine Einführung in typische Was-wäre-wenn-Analysen: Sie erstellen Datentabellen mit ein oder zwei Variablen, führen eine Zielwertsuche durch und erstellen verschiedene Szenarien mit dem Szenario-Manager. In Kapitel 9 stelle ich Ihnen die deutlich überarbeiteten PivotTables und PivotCharts vor, mit denen Sie große Datenmengen in kompakten Berichten in Tabellen oder Diagrammen zusammenfassen und filtern können.

Teil V: Ein Leben nach den Arbeitsblättern

Teil V beleuchtet, was Excel außer der Tabellenfunktion noch beherrscht. In Kapitel 10 erfahren Sie, wie ungeheuer einfach es ist, mit den Daten Ihres Arbeitsblattes ein Diagramm zu erstellen. In Kapitel 11 erkläre ich, wie nützlich die Excel-Datenbankfunktion sein kann, wenn Sie den Überblick über sehr viele Daten behalten und diese verwalten müssen. In Kapitel 12 steht, wie Sie sinnvoll Add-Ins einsetzen, um die Funktionen von Excel zu verbessern, wie Sie Links erstellen, um in einem Arbeitsblatt hin und her zu springen, zu anderen Dokumenten zu wechseln oder zu Webseiten zu gelangen, und sogar, wie Sie Makros aufzeichnen, um Ihre Arbeit zu automatisieren.

Teil VI: Der Top-Ten-Teil

Es ist Tradition in den … für Dummies-Büchern, dass der letzte Teil aus Listen mit den zehn (zumeist) nützlichsten Fakten, Tipps und Ratschlägen besteht. Dieser Teil umfasst zwei Kapitel. Kapitel 13 enthält zehn Dinge, die ein Anfänger einfach wissen muss. Nun ja, und Kapitel 14 gibt Ihnen die zehn wichtigsten Ge- und Verbote für das Arbeiten mit Excel 2013 mit auf den Weg.

Konventionen in diesem Buch

Ich möchte Sie auch noch auf die in diesem Buch verwendeten Konventionen aufmerksam machen, die Sie kennen sollten, um sich im Buch zurechtzufinden und effektiv damit arbeiten zu können.

Excel 2013 ist ein vielseitiges Programm mit einer wunderschönen und gegenüber den älteren Versionen deutlich veränderten Benutzeroberfläche. In Kapitel 1 stelle ich das Menüband und die Registerkarte DATEI vor und mache Sie mit der Backstage-Ansicht vertraut. Sie müssen sich durch eine ganze Reihe von Registerkarten, Gruppen und Schaltflächen arbeiten, aber ich erkläre Ihnen jedes Mal Schritt für Schritt, wo Sie hin müssen, sodass es keine Probleme geben wird.

Hin und wieder werde ich Sie auffordern, bestimmte Dinge in eine bestimmte Zelle im Arbeitsblatt einzugeben. Sie können natürlich stets beschließen, die Anweisungen nicht zu befolgen; aber Sie sollten zumindest wissen, wie diese Anweisungen aussehen. Wenn Sie zum Beispiel aufgefordert werden, eine bestimmte Zeichenfolge einzugeben, wird das in der sogenannten Listingschrift dargestellt:

=SUMME(A2:B2)

Also, in einer separaten Zeile und in einer anderen Schriftart als der Rest des Textes. Oder ich bringe das, was Sie eingeben sollen, im Fließtext unter, verwende aber dabei auch diese andere Schriftart. In beiden Fällen will ich Ihnen damit sagen, dass Sie genau das eingeben sollen, was Sie sehen: ein Gleichheitszeichen, das Wort SUMME, eine öffnende runde Klammer, den Text A2:B2 (vollständig mit dem Doppelpunkt zwischen den beiden Buchstaben-Zahlen-Kombinationen) und eine schließende runde Klammer. Sie müssen dann natürlich noch [Enter] drücken, um die Eingabe auf die Datenreise in das Computerhirn zu schicken.

Gelegentlich werde ich Sie auch auffordern, einmal eine Tastenkombination zu drücken, um eine bestimmte Aufgabe auszuführen. Eine Tastenkombination ist zum Beispiel [Strg]+[S]. Das Pluszeichen zwischen den beiden Tasten bedeutet, dass Sie gleichzeitig sowohl [Strg] als auch [S] drücken müssen. Diese Art der Fingerakrobatik mag am Anfang etwas schwierig sein, aber mit ein bisschen Training wird auch dies zu meistern sein.

Tastenkombinationen mit der [Alt]-Taste funktionieren etwas anders. In diesem Fall drücken Sie [Alt] nur so lange, bis die sogenannten Zugriffstasteninfos in kleinen Quadraten entlang des Menübandes angezeigt werden. Dann lassen Sie [Alt] los und geben nacheinander die Buchstaben (oder auch die Zahl) der Zugriffstasten ein. Übrigens: Ich schreibe die Tastenbuchstaben nur groß, damit sie genauso aussehen wie auf Ihrer Tastatur; Sie müssen also keine Großbuchstaben tippen.

Beim Lesen werden Sie auch feststellen, dass ich die Bezeichnungen von Dialogfeldern oder Registerkarten, Optionen oder Befehlen, auf die Sie beim Arbeiten mit Excel stoßen werden, in KAPITÄLCHEN formatiert haben. So können Sie diese gleich auf den ersten Blick vom restlichen Text unterscheiden. Und wenn ein Begriff mal besonders wichtig ist, ist er in Kursivschrift gesetzt, damit Sie ihn ja nicht überlesen und ihn sich merken.

Symbole, die in diesem Buch verwendet werden

Die folgenden Symbole finden Sie neben dem Text. Sie sind strategisch günstig platziert, damit Sie auf einen Blick sehen können, welche Informationen Sie lesen sollten oder welche Sie nicht unbedingt lesen müssen.

Dieses Symbol weist Sie auf technische Diskussionen hin, die Sie problemlos überspringen können (oder lesen können, wenn Sie mal ganz viel Zeit haben).

Dieses Symbol weist Sie auf Tastenkombinationen hin oder gibt wertvolle Tipps, wie Sie sich das Leben leichter machen können.

Dieses Symbol weist Sie auf Informationen hin, die Sie sich merken sollten, wenn Sie gegen etwas Erfolg nichts einzuwenden haben.

Dieses Symbol weist Sie auf Informationen hin, die Sie sich unbedingt merken sollten, wenn Sie die absolute Katastrophe verhindern wollen.

Wie es weitergeht

Wenn Sie noch nie mit einem elektronischen Arbeitsblatt gearbeitet haben, schlage ich vor, dass Sie sich zuerst Kapitel 1 vornehmen und herausfinden, um was es hier überhaupt geht. Später, wenn Sie bestimmte Aufgaben durchführen wollen (zum Beispiel Formeln kopieren oder bestimmte Bereiche des Arbeitsblattes drucken), sehen Sie im Inhaltsverzeichnis oder Stichwortverzeichnis nach, wechseln zum gewünschten Abschnitt und lesen begierig die interessanten Informationen, die Sie dort vorfinden.

Also, auf geht’s – viel Spaß!

Teil I

Für den Anfang: Das absolute Minimum

In diesem Teil …

Erforschen Sie das Menüband von Excel.

Lernen Sie die am häufigsten verwendeten Registerkarten und Befehle kennen.

Passen Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff an Ihre Anforderungen an.

Starten und beenden Sie Excel 2013.

Finden Sie sich in der Excel-Hilfe zurecht.

Machen Sie sich mit den wichtigen Schaltflächen und Feldern für Dateneingabe vertraut.

Beleben Sie eine verloren gegangene Arbeitsmappe wieder.

1

Erste Erfahrungen mit Excel 2013

In diesem Kapitel

Sich mit dem Excel 2013-Programmfenster und der Backstage-Ansicht anfreunden

Befehle im Menüband auswählen

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen

Verschiedene Möglichkeiten, Excel 2013 zu starten

Durch Excel 2013-Arbeitsblätter und -Arbeitsmappen navigieren

Sich Hilfe für das Arbeiten mit diesem Programm holen

Excel 2013 verlässt sich – wie bereits Excel 2010 und Excel 2007 – bei der Befehlswahl auf ein leines, schmales Band, das Menüband heißt und das es faustdick hinter den Ohren hat. Hier finden Sie alle Befehle, die Sie zum Arbeiten mit Excel brauchen.

Zu diesem Menüband kommt noch die Registerkarte DATEI und eine Symbolleiste für den Schnellzugriff sowie verschiedene Aufgabenbereiche (ZWISCHENABLAGE, CLIPART und RECHERCHIEREN) hinzu und schon haben Sie ein Excel, mit dem Sie bequem Zahlen verarbeiten, wichtige Finanzberichte erstellen und drucken sowie Diagramme darstellen können. Kurzum: Sie können damit all die wunderbaren Dinge tun, die Sie von Excel erwarten.

Am besten ist jedoch die Benutzeroberfläche von Excel, denn sie enthält jede Menge grafische Verbesserungen. An erster Stelle sei hier die Livevorschau erwähnt, die Ihnen zeigt, wie Ihr aktuelles Arbeitsblatt mit einer bestimmten Schriftart, Formatvorlage und so weiter aussehen würde, bevor Sie sich definitiv für eine entscheiden. Diese Livevorschau wurde in Excel 2013 erweitert. Die Befehle SCHNELLANALYSE, EMPFOHLENE PIVOTTABLES und EMPFOHLENE DIAGRAMME tragen das Ihre zum komfortablen Arbeiten mit Excel bei.

Excel 2013 verfügt darüber hinaus über eine Seitenlayoutansicht, die sich sehen lassen kann. Sie enthält Lineale und Ränder sowie Kopf- und Fußzeilen für jedes Arbeitsblatt und verfügt über einen Zoomregler am unteren Programmfensterrand, mit dem Sie auf die Schnelle die Darstellung der Daten im Arbeitsblatt verkleinern und vergrößern können. Und last but not least finden Sie in Excel 2013 jede Menge Kataloge, mit denen die Formatierung oder die Diagrammerstellung ein Kinderspiel ist, vor allem wenn man dabei auch noch die Livevorschau nutzt.

Die Benutzeroberfläche von Excel

Wenn Sie Excel 2013 starten, sieht der neue sogenannte Startbildschirm ungefähr so wie in Abbildung 1.1 aus. Klicken Sie hier beispielsweise auf die Vorlage LEERE ARBEITSMAPPE, um eine neue leere Arbeitsmappe zu öffnen. Oder Sie entscheiden sich für eine der Vorlagen, die bereits über Inhalte verfügen, um sie als Basis für eine neue Arbeitsmappe zu verwenden. Und wenn bei den angezeigten Vorlagen nichts Passendes für Sie dabei ist, machen Sie sich auf den Weg ins Web und durchstöbern die Onlinevorlagen. Wenn Sie dann schon ein paar Mal mit Excel gearbeitet haben, füllt sich auch die Liste mit zuletzt verwendeten Dokumenten auf der linken Seite des Startbildschirms. Ein Klick auf einen solchen Eintrag, und schon ist die betreffende Datei geöffnet und kann bearbeitet oder gedruckt werden.

Abbildung 1.1: Über diesen Startbildschirm können Sie ein neues, leeres Dokument, eine zuletzt verwendete Arbeitsmappe oder eine Vorlage als Basis für eine neue Arbeitsmappe öffnen.

Wenn Sie sich auf dem Startbildschirm von Excel für eine neue, leere Arbeitsmappe entschieden haben, wird ein neues Arbeitsblatt (auch als TABELLE 1 bezeichnet) in einer neuen Arbeitsmappe (die MAPPE1 genannt wird) in einem Programmfenster geöffnet, das so aussieht wie das in Abbildung 1.2.

Das Excel-Programmfenster, das dieses Arbeitsblatt der Arbeitsmappe enthält, setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen:

Registerkarte DATEI: Mit einem Klick auf diese Registerkarte öffnen Sie die Backstage-Ansicht mit einem Menü im linken Bereich, das alle dokument- und dateispezifischen Befehle enthält – INFORMATIONEN, NEU, ÖFFNEN, SPEICHERN, SPEICHERN UNTER, DRUCKEN, FREIGEBEN, EXPORTIEREN und SCHLIESSEN. Außerdem gibt es unten in der Liste noch die beiden Befehle KONTO und OPTIONEN. Mit Letzterem können Sie viele der Standardeinstellungen in Excel 2013 ändern. Oh, ich vergaß den nach links zeigenden Pfeil ganz oben in der Liste. Mit diesem Pfeil schalten Sie – wer hätte das gedacht – zu Ihrem Arbeitsblatt zurück.

Symbolleiste für den Schnellzugriff: Sie kann vom Benutzer individuell angepasst werden und enthält eine Reihe von Schaltflächen, mit denen Sie ganz normale Aufgaben wie das Speichern des Arbeitsblattes oder das Rückgängigmachen und Wiederholen von Bearbeitungsschritten ausführen können. Direkt vor dieser Symbolleiste sitzt das Symbol für das Systemmenü mit dem Excel 2013-Symbol. Wenn Sie darauf klicken, wird eine Dropdownliste geöffnet, die Befehle zum Steuern der Größe und der Position des Excel-Fensters und einen Befehl zum Beenden von Excel enthält.

Abbildung 1.2: Das Programmfenster von Excel 2013 nachdem Sie sich im Startbildschirm für das Erstellen einer neuen, leeren Arbeitsmappe entschieden haben

Menüband: Es enthält den Großteil der Excel-Befehle, adrett angeordnet in einer Reihe von Registerkarten von START bis ANSICHT.

Bearbeitungsleiste: Hier wird die Adresse der aktuellen Zelle zusammen mit dem Inhalt dieser Zelle angezeigt.

Arbeitsblattbereich: Dieser Bereich enthält alle Zellen des aktuellen Arbeitsblattes und wird durch Spaltenbuchstaben am oberen Rand und Zeilennummern am linken Rand gekennzeichnet. Außerdem gibt es eine Registerleiste für die Auswahl anderer Arbeitsblätter sowie eine horizontale Bildlaufleiste am unteren Fensterrand, mit der Sie sich im Arbeitsblatt von links nach rechts und von rechts nach links bewegen können. Die vertikale Bildlaufleiste auf der rechten Fensterseite hilft Ihnen ebenfalls beim Navigieren im Arbeitsblatt.

Statusleiste: Sie hält Sie über den aktuellen Programmstatus auf dem Laufenden und darüber, welche besonderen Tasten Sie gerade im Einsatz haben. Sie können hier auch eine andere Arbeitsblattansicht auswählen und die Darstellung des Arbeitsblattes auf dem Bildschirm vergrößern oder verkleinern.

Backstage mit der Registerkarte »Datei«

Links von der Registerkarte START im Menüband, direkt unter der Symbolleiste für den Schnellzugriff, befindet sich die Registerkarte DATEI.

Wenn Sie auf diese Registerkarte klicken, öffnet sich die Backstage-Ansicht in einem neuen Gewand. Diese Ansicht enthält ein Menü, das so aussieht wie das in Abbildung 1.3. Wenn Sie dort den Befehl INFORMATIONEN auswählen, können Sie gleich einen Blick auf den Status der Arbeitsmappe werfen, die Sie gerade geöffnet haben.

Abbildung 1.3: In der Backstage-Ansicht erhalten Sie auf einen Blick Informationen über die aktuelle Datei, haben Zugriff auf dateirelevante Befehle und können Programmoptionen ändern.

Der Informationsbildschirm ist in zwei Bereiche unterteilt: Der linke Bereich enthält große Schaltflächen, mit denen Sie Berechtigungen, Freigaben und Dateiversionen bearbeiten können. Der rechte Bereich enthält eine Liste mit Informationen zu verschiedenen Dokumenteigenschaften, von denen Sie einige ändern können (beispielsweise TITEL, KATEGORIE oder AUTOR) und andere nicht (beispielsweise GRÖSSE, LETZTE ÄNDERUNG, ERSTELLT und so weiter).

Unterhalb der Option INFORMATIONEN finden Sie die Befehle (NEU, ÖFFNEN, SPEICHERN, SPEICHERN UNTER, DRUCKEN, FREIGEBEN, EXPORTIEREN und SCHLIESSEN), die Sie ständig brauchen, wenn Sie mit Excel-Dateien arbeiten. Ganz unten gibt es dann noch den Befehl KONTO, der ist neu. Wenn Sie diesen Befehl wählen, werden in der Backstage-Ansicht Informationen zur aktuell angemeldeten Person (das sind wohl Sie), zu verbundenen Diensten und zu Office-Einstellungen angezeigt. Außerdem befindet sich im Backstage-Menü noch der Befehl OPTIONEN, mit dem Sie Programmeinstellungen ändern.

Klicken Sie auf die Option ÖFFNEN, um eine Arbeitsmappe zu bearbeiten, die Sie erst kürzlich geöffnet haben. Nach Wahl dieser Option wird in der Backstage-Ansicht eine Liste der zuletzt verwendeten Arbeitsmappendateien angezeigt. Um eine bestimmte Datei für die Bearbeitung erneut zu öffnen, klicken Sie einfach auf deren Dateinamen in der Liste.

Um die Backstage-Ansicht zu schließen und wieder zur normalen Dokumentfensteransicht zu wechseln, klicken Sie einfach ganz links oben auf den Pfeil; Sie können auch [ESC] drücken.

Das vielseitige Menüband

Das Menüband (siehe Abbildung 1.4) bietet Ihnen stets die am häufigsten verwendeten Optionen an, die Sie zum Ausführen einer bestimmten Aufgabe in Excel brauchen.

Abbildung 1.4: Das Menüband besteht aus einer Reihe von Registerkarten, die – in logischen Gruppen zusammengefasst – Befehle enthalten.

Das Menüband besteht im Wesentlichen aus:

Registerkarten: Für jede wichtige Aktivität gibt es eine Registerkarte, die alle Befehle enthält, die in der Regel für das Ausführen dieser Aufgabe erforderlich sind.

Gruppen: Mit den Gruppen auf den Registerkarten wird eine Aufgabe in Unteraufgaben aufgeteilt. Hier werden Schaltflächen angezeigt, die zum Arbeiten in diesem Bereich nützlich sind.

Schaltflächen: In jeder Gruppe gibt es Schaltflächen, mit denen Sie einen bestimmten Befehl ausführen oder einen Katalog öffnen, aus dem Sie dann eine Option etc. auswählen.

Startprogramm für ein Dialogfeld: Bei manchen Gruppen befindet sich rechts unten neben der Gruppenbezeichnung ein kleiner Pfeil. Mit einem Klick auf diesen Pfeil öffnen Sie ein Dialogfeld, das eine ganze Reihe von zusätzlichen Optionen enthält, aus denen Sie wählen können.

Wenn im Programmfenster mehr vom Arbeitsblatt angezeigt werden soll, minimieren Sie das Menüband einfach, damit nur die Registerkartenbezeichnungen angezeigt werden. Hierzu klicken Sie auf die Schaltfläche MENÜBAND LÖSEN (die kleine nach oben zeigende Pfeilspitze ganz rechts im Menüband). Sie können auch auf die aktive Registerkarte doppelklicken oder einfach [Strg]+[F1] drücken. Wenn das gesamte Menüband mit allen Schaltflächen auf den Registerkarten im Programmfenster wieder angezeigt werden soll, klicken Sie erneut auf die Schaltfläche MENÜBAND LÖSEN, doppelklicken auf eine der Registerkarten oder drücken erneut [Strg]+[F1].

Wenn Sie das Menüband minimiert haben und auf eine Registerkartenbezeichnung klicken, wird das Menüband mit allen Schaltflächen dieser Registerkarte angezeigt. Diese Registerkarte bleibt dann so lange geöffnet, bis Sie eine der Schaltfläche gewählt haben. Danach minimiert Excel sofort wieder das Menüband, und es werden nur noch die Registerkartenbezeichnungen angezeigt. Und denken Sie daran, es gibt eine Alternative zur Schaltfläche MENÜBAND LÖSEN, nämlich die Schaltfläche MENÜBAND-ANZEIGEOPTIONEN rechts oben im Programmfenster neben dem kleinen Fragezeichen. Wenn Sie darauf klicken, können Sie wählen, ob nur die Registerkarten, gar kein Menüband oder das gesamte Menüband angezeigt werden/wird.

Die Registerkarten im Menüband

Wenn Sie Excel 2013 zum ersten Mal starten, enthält das Menüband die folgenden Registerkarten, die ich Ihnen von links nach rechts vorstellen möchte:

START: Diese Registerkarte enthält alle Schaltflächen, die in der Regel verwendet werden, um Arbeitsblätter zu erstellen, zu formatieren und zu bearbeiten. Sie enthält die Gruppen ZWISCHENABLAGE, SCHRIFTART, AUSRICHTUNG, ZAHL, FORMATVORLAGEN, ZELLEN und BEARBEITEN.

EINFÜGEN: Diese Registerkarte hat Schaltflächen zu bieten, die Sie brauchen, wenn Sie einem Arbeitsblatt bestimmte Elemente hinzufügen wollen (beispielsweise eine Grafik oder eine Pivot-Tabelle, Diagramme, Links oder Kopf- und Fußzeilen). Hier finden Sie die Gruppen TABELLEN, ILLUSTRATIONEN, APPS, DIAGRAMME, BERICHTE, SPARKLINES, FILTER, LINK, TEXT und SYMBOLE.

SEITENLAYOUT: Auf dieser Registerkarte finden Sie Schaltflächen, die Sie in der Regel verwenden werden, wenn Sie ein Arbeitsblatt drucken oder Grafikelemente in dem Arbeitsblatt anders anordnen wollen. Die Gruppen dieser Registerkarte heißen DESIGNS, SEITE EINRICHTEN, AN FORMAT ANPASSEN, BLATTOPTIONEN und ANORDNEN.

FORMELN: Diese Registerkarte verfügt über Schaltflächen, die Sie brauchen, wenn Sie ein Arbeitsblatt mit Formeln und Funktionen versehen oder ein Arbeitsblatt auf Fehlerwerte in Formeln überprüfen. Sie finden hier die Gruppen FUNKTIONSBIBLIOTHEK, DEFINIERTE NAMEN, FORMELÜBERWACHUNG und BERECHNUNG. Hinweis: Diese Registerkarte verfügt über die Gruppe LÖSUNGEN, wenn Sie bestimmte Add-Ins aktivieren, beispielsweise ANALYSE-FUNKTIONEN oder EUROWÄHRUNGSTOOLS. Lesen Sie Kapitel 12, wenn Sie mehr über Add-Ins wissen wollen.

DATEN: Mit den Schaltflächen dieser Registerkarte importieren, gliedern, sortieren Sie Daten oder berechnen Teilergebnisse. Sie finden hier die Gruppen EXTERNE DATEN ABRUFEN, VERBINDUNGEN, SORTIEREN UND FILTERN, DATENTOOLS und GLIEDERUNG. Hinweis: Diese Registerkarte enthält auch die Gruppe ANALYSE, wenn Sie Add-Ins wie ANALYSE-FUNKTIONEN oder SOLVER aktiviert haben. Lesen Sie Kapitel 12, wenn Sie mehr über Add-Ins wissen wollen.

ÜBERPRÜFEN: Mit diesen Schaltflächen können Sie ein Arbeitsblatt mit Korrekturkennung überarbeiten, schützen und mit Kommentaren versehen. Hier finden Sie die Gruppen DOKUMENTPRÜFUNG, SPRACHE, KOMMENTARE und ÄNDERUNGEN. Hinweis: Diese Registerkarte enthält auch eine Gruppe FREIHAND deren einzige Schaltfläche FREIHANDEINGABE STARTEN ist. Diese Gruppe steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie Office 2013 auf einem Tablet-PC oder einem Computer ausführen, der mit einem digitalen Tablet ausgestattet ist.

Ansicht: Dies ist die Registerkarte mit den Schaltflächen, die in der Regel verwendet werden, um die Anzeige des Arbeitsblattes und die darin enthaltenen Daten zu ändern. Sie enthält die Gruppen ARBEITSMAPPENANSICHTEN, ANZEIGEN, ZOOM, FENSTER und MAKROS.

Neben diesen sieben Standardregisterkarten gibt es noch eine achte, optionale Registerkarte ENTWICKLERTOOLS, die Sie dem Menüband hinzufügen können, wenn Sie viel mit Makros und XML-Dateien arbeiten. Lesen Sie in Kapitel 12, was es mit der Registerkarte ENTWICKLERTOOLS auf sich hat. Und wenn Sie das Add-In MICROSOFT OFFICE POWERPIVOT FÜR EXCEL 2013 eingerichtet haben, sehen Sie rechts im Menüband auch noch die Registerkarte POWERPIVOT.

Auch wenn diese Standardregisterkarten ständig im Menüband zu sehen sind, können neben ihnen noch andere Dinge angezeigt werden. Manchmal zeigt Excel nämlich kontextbezogene Registerkarten – sogenannte Tools – an, wenn Sie im Arbeitsblatt ein bestimmtes Objekt zum Bearbeiten markieren, beispielsweise eine Grafik, die Sie eingefügt, oder eine Tabelle oder Pivot-Tabelle, die Sie erstellt haben. Der Name der kontextbezogenen Tools für das markierte Objekt wird direkt über der Registerkarte oder den Registerkarten angezeigt, die mit diesen Tools verbunden sind.

Abbildung 1.5 zeigt ein Arbeitsblatt mit einem markierten, eingebetteten Diagramm. Wie Sie sehen, wurde die kontextbezogene Registerkarte DIAGRAMMTOOLS am Ende des Menübandes eingefügt. Diese Registerkarte verfügt über zwei eigene Registerkarten: ENTWURF (standardmäßig aktiviert) und FORMAT. Die Schaltflächen auf der Registerkarte ENTWURF sind wie üblich in verschiedenen Gruppen angeordnet: DIAGRAMMLAYOUTS, DIAGRAMMFORMATVORLAGEN, DATEN, TYP und ORT.

Sobald Sie die Markierung für ein Objekt aufheben (in der Regel indem Sie irgendwo außerhalb des Objekts im Arbeitsblatt klicken), verschwindet das kontextbezogene Tool für das Objekt mit all seinen Registerkarten wieder aus dem Menüband. Übrig bleiben die Standardregisterkarten START, EINFÜGEN, SEITENLAYOUT, FORMELN, DATEN, ÜBERPRÜFEN und ANSICHT.

Befehle im Menüband mit Maus und Tastatur auswählen

Da Excel auf verschiedensten Geräten laufen kann, hängt die Vorgehensweise zur Wahl von Befehlen im Menüband zum einen vom jeweiligen Rechner und zum anderen von der Ausrüstung des Rechners ab.

Abbildung 1.5: Wenn Sie bestimmte Objekte in einem Arbeitsblatt markieren, fügt Excel dem Menüband kontextbezogene Tools mit eigenen Registerkarten, Gruppen und Schaltflächen hinzu.

Wenn Sie zum Beispiel Excel 2013 auf einem Windows 8-Tablet-PC installiert haben, der komfortabel in seiner Docking-Station sitzt und luxuriös über Tastatur und kabellose Maus verfügt, wählen Sie die Befehle im Menüband genauso aus wie auf Ihrem Desktoprechner oder Ihrem Notebook.

Wenn sich Ihr Tablet-PC aber gerade nicht in der Docking-Station ausruht – sprich: weder Tastatur noch Maus zur Verfügung stehen – nutzen Sie für die Befehlsauswahl Ihre Finger oder den zum Rechner gehörenden Stift als Werkzeug.

Wenn Sie eine Tastatur und eine Maus Ihr Eigen nennen, führt der direkteste Weg, um Befehle im Menüband auszuwählen, über die Registerkarte mit den benötigten Schaltflächen. Klicken Sie einfach auf die Registerkarte und anschließend in der entsprechenden Gruppe auf die gewünschte Schaltfläche. Wenn Sie also beispielsweise eine Onlinegrafik in das Arbeitsblatt einfügen wollen, klicken Sie auf die Registerkarte EINFÜGEN und anschließend in der Gruppe ILLUSTRATIONEN auf die Schaltfläche ONLINEGRAFIKEN, um das Fenster BILDER EINFÜGEN zu öffnen.

Ein anderer Weg, um Befehle im Menüband auszuwählen, führt über die Tastatur. Drücken Sie einfach [Alt] und geben Sie dann die Zeichenfolge ein, die als Zugriffstasten für die gewünschte Registerkarte und die entsprechenden Schaltflächen angezeigt werden. Wenn Sie [Alt] drücken, zeigt Excel die Zugriffstasten für alle Registerkarten im Menüband an. Wenn Sie dann die Zugriffstaste einer der Registerkarten drücken, um diese auszuwählen, werden alle Zugriffstasten für die Schaltflächen sowie die für das Startprogramm für Dialogfelder in jeder Gruppe auf dieser Registerkarte angezeigt. Um eine Schaltfläche oder das Startprogramm für ein Dialogfeld auszuwählen, drücken Sie einfach nur die entsprechende Zugriffstaste.

Wenn Sie die guten alten Excel-Tastenkombinationen aus älteren Excel-Versionen noch kennen, können Sie diese noch immer verwenden. Also anstatt nun [Alt], [R], [C] zu drücken, um einen Zellbereich in die Office-Zwischenablage zu kopieren, und danach [Alt], [R], [V], um die Zellen irgendwo im Arbeitsblatt wieder einzufügen, können Sie ebenso gut einfach [Strg]+[C] drücken, um den Zellbereich zu kopieren, und dann [Strg]+[V], um die Zellen an anderer Stelle wieder einzufügen. Wenn Sie eine Tastenkombination mit der [Alt]-Taste verwenden, brauchen Sie dabei [Alt] nicht gedrückt zu halten, wenn Sie die weiteren Buchstaben eingeben (deshalb habe ich die Tasten auch mit einem Komma voneinander getrennt und nicht mit einem Pluszeichen miteinander verbunden). Wenn Sie jedoch eine Tastenkombination mit der [Strg]-Taste verwenden, müssen Sie diese gedrückt halten, während Sie den jeweiligen Buchstaben drücken.

Befehle im Menüband mit den Fingern auswählen

Bevor Sie den Versuch unternehmen, Befehle mit den Fingern auszuwählen, müssen Sie in Excel 2013 unbedingt in den Touchmodus schalten. Damit wird der Zwischenraum zwischen den Schaltflächen im Menüband vergrößert, damit Sie zumindest den Hauch einer Chance haben, mit den Fingern die gewünschte Schaltfläche zu treffen.

Und wie schalten Sie in den Touchmodus? Ganz einfach! Tippen (Klicken geht ja nicht ohne Maus) Sie dazu in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche FINGEREINGABE-/MAUSMODUS. Das ist die letzte Schaltfläche in der Symbolleiste. Ich hoffe, Sie treffen! Danach kommt nur noch der kleine nach unten zeigende Pfeil zum Anpassen der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Eine kleine Liste mit zwei Befehlen klappt auf: MAUS und FINGEREINGABE. Tippen Sie auf FINGEREINGABE, um den Tablet-PC oder das Notebook in den Touchmodus zu schalten.

Die Schaltfläche FINGEREINGABE-/MAUSMODUS wird nur dann automatisch in der Symbolleiste für den Schnellzugriff angezeigt, wenn Excel auf einem Tablet-PC oder einem PC mit Touchbildschirm läuft. Aber das bedeutet nicht, dass Sie mit einem »Wald und Wiesen«-Bildschirm auf die breiteren Lücken zwischen den Schaltflächen verzichten müssen. Fügen Sie einfach die Schaltfläche FINGEREINGABE-/MAUSMODUS in die Symbolleiste für den Schnellzugriff ein (siehe den nächsten Abschnitt »Die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen«).

Klicken und Ziehen mit Maus oder Finger/Stift

Da es so viele verschiedene Möglichkeiten gibt, etwas in Excel auszuwählen, hier eine kurze und schmerzlose Zusammenfassung der in diesem Buch verwendeten Konventionen: Wenn es heißt »Klicken Sie auf …« (eine Schaltfläche, eine Zelle oder was auch immer), drücken Sie kurz die linke Maustaste oder – wenn Sie keine Maus haben, dafür aber einen Touchscreen – tippen Sie mit dem Finger oder dem Stift auf das entsprechende Element. Wenn es heißt »Doppelklicken Sie auf …«, drücken Sie schnell hintereinander zweimal die linke Maustaste oder – wenn Sie keine Maus haben, dafür aber einen Touchscreen – tippen Sie zweimal mit dem Finger oder mit dem Stift. Wenn es heißt »Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf …«, tun Sie genau das mit Ihrer Maus oder drücken Sie mit dem Finger/Stift so lange auf die betreffende Stelle, bis das Kontextmenü oder sonstige Element angezeigt wird. Und zu guter Letzt: Wenn es heißt »Ziehen Sie über die Zellen …«, klicken Sie auf die erste Zelle, halten die linke Maustaste gedrückt, ziehen bis zur letzten gewünschten Zelle und lassen die Maustaste wieder los. Ohne Maus mit Touchscreen tippen Sie auf die erste Zelle, ziehen mit dem gedrückten Finger/Stift bis zur letzten Zelle und nehmen Ihren Finger beziehungsweise den Stift dann wieder vom Touchscreen.

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen

Wenn Sie zum ersten Mal mit Excel 2013 arbeiten, enthält die Symbolleiste für den Schnellzugriff lediglich die folgenden Schaltflächen:

Speichern: Hiermit speichern Sie alle Änderungen in der aktuellen Arbeitsmappe, ohne dabei den Dateinamen, das Dateiformat oder den Speicherort zu verändern.

Rückgängig: Mit diesem Befehl machen Sie den letzten Bearbeitungsschritt, die letzte Formatierung oder Layoutänderung rückgängig.

Wiederholen: Hiermit stellen Sie einen Bearbeitungsschritt oder eine Format- oder Layoutänderung, die Sie gerade mit der Schaltfläche RÜCKGÄNGIG aufgehoben haben, wieder her.

Fingereingabe-/Mausmodus (nur für Tablet-PCs und Computer mit Touchscreen): Mit dieser Schaltfläche schalten Sie zwischen Maus- und Touchmodus hin und her. Im Fingereingabemodus ist die Lücke zwischen den einzelnen Schaltflächen im Menüband größer und somit auch Ihre Trefferquote.

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff ist sehr anpassungsfähig, da Excel Ihnen das Hinzufügen von Befehlen aus dem Menüband ganz einfach macht. Sie sind darüber hinaus nicht auf die Befehle aus dem Menüband beschränkt, sondern können jeden beliebigen Excel-Befehl dieser Symbolleiste hinzufügen. Das gilt sogar für irgendwelche obskuren Befehle, die noch nicht einmal auf einer der Registerkarten angezeigt werden.

Standardmäßig wird die Symbolleiste für den Schnellzugriff oberhalb der Registerkarten des Menübandes direkt neben der Excel-Schaltfläche (über die Sie die Größe des Programmfensters ändern oder das Programm schließen) angezeigt. Wenn die Symbolleiste unterhalb des Menübandes direkt über der Bearbeitungsleiste angezeigt werden soll, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF ANPASSEN (die befindet sich am Ende der Symbolleiste für den Schnellzugriff und ist an dem waagerechten Balken und dem nach unten weisenden Dreieck zu erkennen) und wählen dann UNTER DEM MENÜBAND ANZEIGEN in dem daraufhin angezeigten Menü. Sie werden über diese Positionsänderung wahrscheinlich spätestens dann nachdenken, wenn Sie dieser Symbolleiste so viele weitere Schaltflächen hinzugefügt haben, dass die Symbolleiste für den Schnellzugriff den Namen der aktuellen Arbeitsmappe verdeckt, der rechts von der Symbolleiste angezeigt wird.

Der Symbolleiste für den Schnellzugriff Schaltflächen hinzufügen

Wenn Sie auf die Schaltfläche SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF ANPASSEN klicken, öffnet sich ein Menü, das die folgenden Befehle enthält:

NEU: Öffnet eine neue Arbeitsmappe.

ÖFFNEN: Zeigt das Dialogfeld ÖFFNEN an, um eine vorhandene Arbeitsmappe zu öffnen.

SPEICHERN: Speichert die aktuelle Arbeitsmappe.

E-MAIL: Öffnet das eingerichtete E-Mail-Programm.

SCHNELLDRUCK: Sendet das aktuelle Arbeitsblatt an den Standarddrucker.

SEITENANSICHT und DRUCKEN: Wechsel in die Backstage-Ansicht in den Druckbereich und zeigt das aktuelle Arbeitsblatt in der Druckvorschau an.

RECHTSCHREIBUNG: Prüft das aktuelle Arbeitsblatt auf Rechtschreibfehler.

RÜCKGÄNGIG: Macht den letzten Bearbeitungsschritt im Arbeitsblatt rückgängig.

WIEDERHOLEN: Stellt den letzten Bearbeitungsschritt, den Sie mit dem Befehl RÜCKGÄNGIG aufgehoben haben, wieder her.

AUFSTEIGEND SORTIEREN: Sortiert den aktuellen Zellbereich oder eine Spalte alphabetisch von A bis Z, von der niedrigsten zur höchsten Zahl oder vom ältesten zum jüngsten Datum.

ABSTEIGEND SORTIEREN: Sortiert den aktuellen Zellbereich oder eine Spalte alphabetisch von Z bis A, von der höchsten zur niedrigsten Zahl oder vom jüngsten zum ältesten Datum.

FINGEREINGABE-/MAUSMODUS: Schaltet zwischen Mausbedienung und Touchmodus hin und her. Im Fingereingabemodus ist die Lücke zwischen den einzelnen Schaltflächen im Menüband größer.

Wenn Sie dieses Menü zum ersten Mal öffnen, sind nur die Optionen SPEICHERN, RÜCKGÄNGIG und WIEDERHOLEN aktiviert (zu erkennen am Häkchen vor dem jeweiligen Namen) und folglich werden auch nur diese in der Symbolleiste für den Schnellzugriff angezeigt. Wenn Sie einen der anderen Befehle aus diesem Menü der Symbolleiste hinzufügen möchten, klicken Sie einfach auf die jeweilige Menüoption, um sie zu aktivieren. Excel fügt dann eine Schaltfläche für diesen Befehl am Ende der Symbolleiste für den Schnellzugriff ein (und markiert diese Option im Menü mit einem Häkchen).

Wenn Sie eine Schaltfläche, die Sie in die Symbolleiste für den Schnellzugriff eingefügt haben, wieder entfernen möchten, klicken Sie einfach ein zweites Mal auf die betreffende Option im Menü zur Schaltfläche SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF ANPASSEN. Excel entfernt dann diese Schaltfläche wieder aus der Symbolleiste und entfernt das Häkchen vor dieser Menüoption.

Schaltflächen aus dem Menüband einfügen

Wenn Sie einen Befehl aus dem Menüband in die Symbolleiste für den Schnellzugriff einfügen wollen, klicken Sie mit der rechten Maustaste im Menüband auf die Schaltfläche und wählen im Kontextmenü den Befehl ZU SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF HINZUFÜGEN. Excel fügt dann sofort die Schaltfläche ganz rechts in der Symbolleiste für den Schnellzugriff ein, und zwar direkt vor der Schaltfläche SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF ANPASSEN.

Wenn Sie die Schaltflächen innerhalb der Symbolleiste für den Schnellzugriff verschieben oder mit anderen Schaltflächen in der Symbolleiste zu einer Gruppe zusammenfassen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF ANPASSEN und wählen den Befehl WEITERE BEFEHLE im unteren Teil des Menüs.

Excel öffnet daraufhin das Dialogfeld EXCEL-OPTIONEN, bei dem bereits die Kategorie SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF aktiviert ist (siehe Abbildung 1.6). Auf der rechten Seite des Dialogfeldes werden alle Schaltflächen angezeigt, die aktuell der Symbolleiste für den Schnellzugriff zugeordnet sind. In der Reihenfolge, in der sie von links nach rechts in der Symbolleiste angezeigt werden, sind sie in dem großen Listenfeld entsprechend von oben nach unten angeordnet.

Abbildung 1.6: Verwenden Sie die Schaltflächen in der Kategorie »Symbolleiste für den Schnellzugriff« im Dialogfeld »Excel-Optionen«, um das Aussehen der Symbolleiste für den Schnellzugriff anzupassen.

Wenn Sie eine bestimmte Schaltfläche in der Symbolleiste verschieben wollen, wählen Sie diese auf der rechten Seite im Listenfeld aus und klicken dann entweder auf die Schaltfläche NACH OBEN (die mit dem nach oben zeigenden Dreieck) oder auf die Schaltfläche NACH UNTEN (die mit dem nach unten zeigenden Dreieck – haben Sie sich aber sowieso schon gedacht, oder?), bis die Schaltfläche sich an der gewünschten Stelle in der Symbolleiste befindet.

Sie können auch Trennzeichen hinzufügen, damit zusammengehörende Schaltflächen in der Symbolleiste zu Gruppen zusammengefasst werden. Hierzu klicken Sie im linken Listenfeld auf <TRENNZEICHEN> und anschließend zweimal auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN. Damit haben Sie zwei Trennzeichen eingefügt. Klicken Sie danach gegebenenfalls auf die Schaltfläche NACH OBEN, um eines der beiden Trennzeichen an den Anfang, oder auf die Schaltfläche NACH UNTEN, um das andere an das Ende der Gruppe zu setzen.

Wenn Sie einen Befehl entfernen wollen, den Sie der Symbolleiste für den Schnellzugriff aus dem Menüband hinzugefügt haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Schaltfläche (beziehungsweise drücken Sie mit Finger/Stift darauf) und wählen im Kontextmenü den Befehl AUS SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF ENTFERNEN.

Der Symbolleiste für den Schnellzugriff Befehle hinzufügen, die nicht im Menüband zu finden sind

Sie können mithilfe der Optionen in der Kategorie SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF im Dialogfeld EXCEL-OPTIONEN (siehe Abbildung 1.6) auch eine Schaltfläche für einen Excel-Befehl hinzufügen, der nicht auf einer der Registerkarten im Menüband angezeigt wird.

1. Klicken Sie in der Dropdownliste BEFEHLE AUSWÄHLEN auf die Art von Befehl, die Sie der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen wollen.

Sie können hier beispielsweise HÄUFIG VERWENDETE BEFEHLE (die Standardeinstellung) wählen oder Befehle aus einer der Registerkarten im Menüband. Wenn nur die Befehle angezeigt werden sollen, die nicht im Menüband enthalten sind, wählen Sie in der Dropdownliste den Eintrag NICHT IM MENÜBAND ENTHALTENE BEFEHLE. Wenn Sie eine vollständige Liste aller Excel-Befehle anzeigen wollen, wählen Sie in dieser Dropdownliste den Eintrag ALLE BEFEHLE.

2. Wählen Sie im Listenfeld darunter den Befehl aus, dessen Schaltfläche Sie der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen wollen.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN, um die Schaltfläche unten in das rechte Listenfeld einzufügen.

4. (Optional) Wenn die neu hinzugefügte Schaltfläche verschoben werden soll, klicken Sie so lange auf die Schaltfläche NACH OBEN (die mit dem Pfeil), bis sie an der gewünschten Position steht.

5. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld EXCEL-OPTIONEN zu schließen.

Wenn Sie Makros erstellt haben (mehr dazu in Kapitel 12), die Sie regelmäßig verwenden und direkt von der Symbolleiste für den Schnellzugriff aus aufrufen wollen, wählen Sie im Dialogfeld EXCEL-OPTIONEN in der Dropdownliste BEFEHLE AUSWÄHLEN den Eintrag MAKROS. Wählen Sie das gewünschte Makro aus und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN.

Viel Spaß mit der Bearbeitungsleiste

Die Bearbeitungsleiste enthält die Zelladresse und den Inhalt der aktuellen Zelle. Die Adresse dieser Zelle setzt sich aus Spaltenbuchstabe und Zeilennummer zusammen. So bezeichnet A1 die erste Zelle eines jeden Arbeitsblattes, die sich in Spalte A und Zeile 1 befindet. Die Zelle XFD1048576 ist die letzte Zelle eines Arbeitsblattes, die sich in der Spalte XFD und der Zeile 1048576 befindet. Der Inhalt der aktuellen Zeile wird durch die Art der dort vorgenommenen Eingabe bestimmt – also Text oder Zahlen, wenn Sie eine Überschrift oder einen bestimmten Wert eingeben, oder die Bestandteile einer Formel, wenn Sie in der Zelle eine Berechnung ausführen wollen.

Die Bearbeitungsleiste teilt sich in drei Bereiche:

Namenfeld: Dies wird ganz links angezeigt und enthält die Adresse der aktuellen Zelle.

Schaltflächen der Bearbeitungsleiste: Der mittlere Bereich enthält eine eher nichtssagende Schaltfläche, die nur drei übereinander angeordnete Punkte aufweist (um das Namenfeld schmaler oder breiter zu machen), und die Schaltfläche FUNKTION EINFÜGEN (mit fx gekennzeichnet) ganz rechts aufweist. Erst wenn Sie etwas in die Zelle eingeben oder den Zellinhalt bearbeiten, werden dazwischen die Schaltflächen ABBRECHEN (ein X) und EINGEBEN (ein Häkchen) angezeigt.

Zellinhalt: Der große, weiße Bereich direkt rechts neben der Schaltfläche FUNKTION EINFÜGEN nimmt den Rest der Bearbeitungsleiste ein und wird erweitert, wenn wirklich lange Zelleinträge angezeigt werden müssen, für die diese Zeile nicht mehr ausreicht.

Der Bereich mit dem Zellinhalt ist sehr wichtig, denn hier wird immer der Inhalt der Zelle angezeigt, selbst wenn das Tabellenblatt dies nicht tut. (Wenn Sie nämlich mit Formeln arbeiten, zeigt Excel nur das Ergebnis in der Zelle des Arbeitsblattes an und nicht die Formel, aus der sich das Ergebnis errechnet.) In diesem Teil der Bearbeitungsleiste können Sie den Zellinhalt jederzeit bearbeiten. Und wenn dieser Bereich leer ist, bedeutet das, dass die Zelle ebenfalls gänzlich leer ist.

26 Buchstaben für 16.384 Spalten

Wenn es um die Benennung der 16.384 Spalten eines Excel 2013-Arbeitsblattes geht, reichen die mickrigen 26 Buchstaben unseres Alphabets einfach nicht aus. Daher verdoppelt Excel die Buchstaben beim Spaltenbezug der Zelle, sodass auf die Spalte Z die Spalte AA folgt (der dann wiederum die Spalten AB, AC und so wei-ter folgen). Danach werden die Buchstaben verdreifacht, sodass nach der Spalte ZZ die Spalte AAA (und danach die Spalte AAB, AAC und so fort) kommt. Die letzte dieser dreifachen Buchstabenkombinationen ist in der 16.384sten und letzten Spalte des Arbeitsblattes XFD. Daher lautet die Zelladresse der letzten Zelle in der 1.048.576sten Zeile XFD1048576.

Was der Arbeitsblattbereich zu bieten hat

Der Arbeitsblattbereich – oder auch allgemeiner Dokumentbereich – ist das Zentrum der meisten Excel-Aktivitäten, weil hier die Zellen in den verschiedenen Bereichen im aktuellen Arbeitsblatt angezeigt werden. Denn genau hier in den Zellen geben Sie Ihre Daten ein, formatieren und nehmen jede Menge Bearbeitungen vor.

Damit Daten in einer Zelle bearbeitet oder eingegeben werden können, muss sie aktiv sein. Excel zeigt auf drei Arten an, dass eine Zelle aktiv ist:

Der Zellcursor – der dunkelgrüne Rahmen rund um die Zellenränder – wird in der Zelle angezeigt.

Die Zelladresse wird im Namenfeld der Bearbeitungsleiste angezeigt.

Spaltenbuchstabe(n) und Zeilennummer der Zelle werden in den jeweiligen Spalten- und Zeilenüberschriften grau schattiert angezeigt.

Sich im Arbeitsblatt bewegen

Ein Excel-Arbeitsblatt enthält viel zu viele Spalten und Zeilen, als dass alle Zellen eines Arbeitsblattes gleichzeitig angezeigt werden könnten, egal wie groß der Bildschirm Ihres Computers ist oder wie hoch die Bildschirmauflösung. (Schließlich reden wir hier von insgesamt 17.179.869.184 Zellen!) Excel bietet Ihnen daher verschiedene Möglichkeiten, sich mit dem Zellcursor im Arbeitsblatt zu der Zelle zu bewegen, in die Sie neue Daten eingeben oder in der Sie vorhandene Daten bearbeiten wollen:

Klicken Sie auf die gewünschte Zelle. Dies setzt natürlich voraus, dass die Zelle in einem Bereich des Arbeitsblattes angezeigt wird, der gerade im Arbeitsblattbereich angezeigt wird.

Klicken Sie auf das Namenfeld und geben Sie dort direkt die Adresse der gewünschten Zelle ein. Drücken Sie dann [Enter].

Drücken Sie [F5], um das Dialogfeld GEHE ZU zu öffnen; geben Sie dort die Adresse der gewünschten Zelle in das Textfeld VERWEIS ein und klicken Sie dann auf OK.

Verwenden Sie die Tastenkombinationen aus Tabelle 1.1, um den Zellcursor in die gewünschte Zelle zu bewegen.

Arbeiten Sie mit den senkrechten und waagerechten Bildlaufleisten am unteren und rechten Rand des Arbeitsblattbereichs, um zu dem Teil des Arbeitsblattes zu gelangen, der die gewünschte Zelle enthält. Klicken Sie dann auf die Zelle, um den Zellcursor dort zu positionieren.

Tastenkombinationen, mit denen der Zellcursor in Bewegung kommt

Excel bietet eine Vielzahl an Tastenkombinationen, um den Zellcursor in einer neuen Zelle zu positionieren. Wenn Sie eine dieser Tasten verwenden, schiebt das Programm automatisch einen neuen Bereich des Arbeitsblattes in das Fenster, wenn dies notwendig ist, um den Zellcursor an die richtige Stelle zu setzen. Tabelle 1.1 fasst alle Tastenkombinationen zusammen und erklärt, wie weit der Zellcursor mit der jeweiligen Kombination bewegt wird.

Taste(nkombination)

Beschreibung

[Pfeil re] oder [Tab]

Nach rechts zur nächsten Zelle

[Pfeil li] oder [Shift]+[Tab]

Nach links zur nächsten Zelle

[Pfeil o]

Eine Zeile nach oben

[Pfeil u]

Eine Zeile nach unten

[Pos1]

Zur ersten Zelle in der aktuellen Zeile

[Strg]+[Pos1]

Zur ersten Zelle (A1) im Arbeitsblatt

[Strg]+[Ende] oder [Ende], [Pos1]

Zur Zelle in der rechten unteren Ecke des aktiven Bereichs des Arbeitsblattes (also in die Spalte oder Zelle, in der sich die letzte Zelle befindet, die Daten enthält)

[Bild auf]

Einen Bildschirm nach oben zur Zelle in derselben Spalte

[Bild ab]

Einen Bildschirm nach unten zur Zelle in derselben Spalte

[Strg]+[Pfeil re] oder [Ende], [Pfeil re]

Nach rechts zur nächsten belegten Zelle in derselben Zeile, die sich entweder vor oder nach einer leeren Zelle befindet; wenn keine Zelle belegt ist, springt der Zellcursor an das Ende der Zeile.

[Strg]+[Pfeil li] oder [Ende], [Pfeil li]

Nach rechts zur nächsten belegten Zelle in derselben Zeile, die sich entweder vor oder nach einer leeren Zelle befindet; wenn keine Zelle belegt ist, springt der Zellcursor an das Ende der Zeile.

[Strg]+[Pfeil o] oder [Ende], [Pfeil o]

Nach oben zur nächsten belegten Zelle in derselben Spalte, die sich entweder vor oder nach einer leeren Zelle befindet; wenn keine Zelle belegt ist, springt der Zellcursor an den Anfang der Spalte.

[Strg]+[Pfeil u] oder [Ende], [Pfeil u]

Nach unten zur nächsten belegten Zelle in derselben Spalte, die sich entweder vor oder nach einer leeren Zelle befindet; wenn keine Zelle belegt ist, springt der Zellcursor an das Ende der Spalte.

[Strg]+[Bild ab]

Zur letzten Zelle mit Daten im nächsten Arbeitsblatt der Arbeitsmappe

[Strg]+[Bild auf]

Zur letzten Zelle mit Daten im vorherigen Arbeitsblatt der Arbeitsmappe

Tabelle 1.1: Tastenkombinationen zum Verschieben des Zellcursors

Hinweis: Bei den Tastenkombinationen, bei denen Pfeiltasten verwendet werden, müssen Sie entweder mit den Pfeiltasten auf dem Cursorblock arbeiten oder die [Num]-Taste deaktivieren, um mit den Pfeiltasten auf der Zehnertastatur zu arbeiten.

Die Tastenkombinationen [Strg] beziehungsweise [Ende] plus Pfeiltaste aus Tabelle 1.1 sind ideal für das schnelle Navigieren von einem Ende des Arbeitsblattes zum anderen oder von einem Bereich des Arbeitsblattes zum anderen, vor allem wenn das Arbeitsblatt viele Zellbereiche enthält.

Wenn Sie mit [Strg] und einer Pfeiltaste von einem Tabellenrand zum anderen springen oder zwischen mehreren Tabellen im Arbeitsblatt hin und her hüpfen wollen, müssen Sie [Strg] gedrückt halten, während Sie eine der vier Pfeiltasten drücken. (Das Pluszeichen in den Tastenkombinationen soll genau dies aussagen, beispielsweise [Strg]+[Pfeil re].)

Wenn Sie [Ende] zusammen mit einer der Pfeiltasten verwenden wollen, müssen Sie die [Ende]-Taste loslassen, bevor Sie die Pfeiltaste drücken. (Das Komma soll Ihnen dabei auf die Sprünge helfen, zum Beispiel [Ende], [Pfeil re].) Wenn Sie [Ende] drücken und wieder loslassen, wird in der Statusleiste Modus beenden angezeigt. Jetzt wissen Sie: »Aha! Excel wartet darauf, dass ich eine der vier Pfeiltasten drücke.«

Da Sie [Strg] gedrückt lassen können, während Sie verschiedene Pfeiltasten verwenden, ist die Tastenkombination [Strg]+Pfeiltaste für ein schnelles Navigieren zwischen den Bereichen eher geeignet als die Tastenkombination [Ende], Pfeiltaste.

Sie können mit der [Rollen]-Taste die Position des Zellcursors im Arbeitsblatt »einfrieren«, damit Sie mit Tasten wie [Bild auf] oder [Bild ab] im Arbeitsblatt blättern können, ohne die ursprüngliche Position des Zellcursors zu verändern. (Das heißt, Sie können mit diesen Tasten genauso arbeiten wie mit den Bildlaufleisten.)

Wenn Sie also die [Rollen]-Taste drücken und in Ihrem Arbeitsblatt mithilfe von Tasten oder Tastenkombinationen blättern, wird Excel keine neue Zelle markieren, sondern nur einen neuen Bereich des Arbeitsblattes anzeigen. Wenn Sie beim Blättern mit der Tastatur den Zellcursor wieder mobil machen wollen, drücken Sie einfach nochmals die [Rollen]-Taste.

Tipps für das Arbeiten mit der Bildschirmtastatur

Wenn Sie Excel 2013 auf einem Gerät installiert haben, das nicht über eine Tastatur verfügt, müssen Sie die Bildschirmtastatur benutzen, um Tabellendaten einzugeben.

Und wie finden Sie dieses Bildschirmtastatur? Ganz einfach! Sie tappen mit Ihrem Finger einfach auf die Schaltfläche mit dem Tastatursymbol, die sich rechts in der Windows 7- oder Windows 8-Taskleiste befindet. Damit wird die Bildschirmtastatur eingeblendet. Sie schwebt frei und unbeschwert am unteren Rand des Programmfensters. Um die Tastatur unter dem Excel-Fenster anzudocken, klicken Sie auf die Schaltfläche zum Andocken – gleich links neben der Schaltfläche SCHLIESSEN in der oberen rechten Ecke der Tastatur. In Abbildung 1.7 sehen Sie die Bildschirmtastatur, die auf Eingaben wartet.

Abbildung 1.7: Die Bildschirmtastatur

Die Tastatur wird völlig separat vom Excel-Fenster angezeigt. So haben Sie während der Dateneingabe vollen Zugriff auf alle Zellen im aktuellen Arbeitsblatt. Auf der Bildschirmtastatur sind mit Ausnahme der [Leertaste] und einiger Tasten mit Satzzeichen fast nur Buchstaben zu sehen. Außerdem gibt es die folgenden Tasten:

Rücktaste: (Mit einem »x« in dem nach links zeigenden Pfeil) Zum Löschen von Zeichen links neben der Einfügemarke beim Eingeben oder Bearbeiten von Daten.

Eingabetaste: Zum Abschließen einer Eingabe in eine Zelle. Der Cursor wird anschließend um eine Zelle nach unten in derselben Spalte gesetzt.

Umschalttaste: (Mit einem nach oben zeigenden Pfeil) Zum Eingeben von Großbuchstaben.

[&123]: Zum Umschalten zur numerischen Anzeige der Bildschirmtastatur. Dort finden Sie alle Zahlen, die [Tab]-Taste und noch mehr Interpunktionszeichen. Tippen Sie erneut auf [&123], um zum Buchstabenbereich zurückzuschalten.

[Strg]: Zum Abspielen von Makros, denen Sie Buchstabentasten zugewiesen haben (mehr dazu in Kapitel 12). Oder in Verbindung mit [Pfeil li] oder [Pfeil re], um den Cursor in die erste beziehungsweise letzte Zelle der aktuellen Zeile zu setzen.

Emoticon: (Die Taste mit dem Smiley) Zum Anzeigen von Emoticons, die Sie in die aktuelle Zelle übernehmen können. Drücken Sie noch einmal auf die Emoticontaste, um zum Buchstabenbereich zurückzuschalten.

Pfeil nach links [<]: Zum Verschieben des Cursors um eine Zelle nach links und zum Abschließen der aktuellen Zelleingabe.

Pfeil nach rechts [1]: Zum Verschieben des Cursors um eine Zelle nach rechts und zum Abschließen der aktuellen Zelleingabe.

Sie haben alle Daten mithilfe der Bildschirmtastatur in Ihr Arbeitsblatt eingegeben? Dann tippen Sie oben links auf das »x«, um die Tastatur zu schließen.

Die Bildschirmtastatur von Windows 8 unterstützt ein spezielles Tastaturarrangement, bei dem die Buchstabentasten auf der linken und auf der rechten Seite angeordnet und durch einen numerischen Ziffernblock in der Mitte voneinander getrennt sind. Nachteil dieser Darstellung: Die Tasten sind etwas kleiner und nicht so gut zu treffen. Vorteil dieser Aufteilung: Sie können Buchstaben und Zahlen in Ihr Arbeitsblatt eingeben, ohne ständig zwischen dem Buchstaben- und dem Zahlenbereich hin- und herschalten zu müssen. Um zu dieser speziellen Aufteilung zu wechseln, tippen Sie auf die Schaltfläche mit der Tastatur unten rechts auf der Bildschirmtastatur und im dann angezeigten Menü auf die zweite Schaltfläche von links (die die eine Lücke im Tastatursymbol zeigt).

Tipps für das Arbeiten mit den Bildlaufleisten

Wie funktioniert das mit den Bildlaufleisten in Excel? Stellen Sie sich vor, Sie rollen Ihr Arbeitsblatt auf, als ob es eine Pergamentrolle wäre. Um einen anderen Bereich auf der Rolle sichtbar zu machen, der noch auf der rechten Seite verborgen ist, müssten Sie die rechte Seite abrollen, bis der Bereich mit den gewünschten Zellen erscheint. Wollten Sie einen Bereich des Arbeitsblattes auf der linken Seite sehen, müssten Sie die linke Seite abrollen, bis der Zellbereich erscheint.

Um diesen Links-/Rechts-Bildlauf in einem Arbeitsblatt durchzuführen, verwenden Sie die horizontale Bildlaufleiste am unteren Rand des Arbeitsblattbereichs. Wenn Sie jeweils um eine Spalte oder Zeile in eine bestimmte Richtung blättern wollen, klicken Sie auf den entsprechenden Bildlaufpfeil am Ende der Bildlaufleiste. Wenn Sie nach vielem Hin- und Herblättern wieder an den ursprünglich angezeigten Bereich des Arbeitsblattes zurückwollen, klicken Sie einfach auf den dunklen Bereich der Bildlaufleiste, der jetzt vor oder hinter der Bildlaufleiste angezeigt wird.

Sie können die horizontale Bildlaufleiste breiter oder schmaler machen, indem Sie die kleine Schaltfläche ziehen, die sich links vom linken Bildlaufpfeil befindet. Wenn Sie jedoch mit einer Arbeitsmappe arbeiten, die sehr viele Arbeitsblätter enthält, kann das Verbreitern der horizontalen Bildlaufleiste dazu führen, dass sie die letzten Blattregister verdeckt.

Wenn Sie sehr schnell zwischen den Spalten und Zeilen des Arbeitsblattes hin und her blättern wollen, halten Sie [Shift] gedrückt und ziehen dann den Mauszeiger in die entsprechende Richtung auf der Bildlaufleiste, bis die Spalten oder Zeilen angezeigt werden, die Sie sehen wollen. Wenn Sie [Shift] gedrückt halten, während Sie blättern, schrumpft das Bildlauffeld auf der Bildlaufleiste in sich zusammen und eine QuickInfo wird neben der Bildlaufleiste angezeigt, die den Spaltenbuchstaben und die Zeilennummer der aktuellen Position anzeigt.

Wenn Sie mit einer Maus mit Rad arbeiten, können Sie direkt durch die Spalten und Zeilen des Arbeitsblattes blättern, ohne die horizontalen und vertikalen Bildlaufleisten zu verwenden. Sie setzen hierzu einfach den Mauszeiger in die Mitte des Arbeitsblattbereichs und halten dann die Radtaste der Maus gedrückt. Sobald der Mauszeiger seine Form in einen vierköpfigen Pfeil verwandelt hat, ziehen Sie den Mauszeiger in die gewünschte Richtung (also von links nach rechts, um durch die Spalten zu blättern, oder von unten nach oben, um durch die Zeilen zu blättern), bis die gewünschten Spalten oder Zeilen des Arbeitsblattes ins Bild kommen.

Auch auf einem Touchscreen können Sie schnell zu einem anderen Bereich im Arbeitsblatt blättern. Sie streifen mit dem Finger oder mit dem Stift über den Bildschirm. Um rechts weitere Spalten anzuzeigen, wischen Sie von rechts nach links; um weitere Zeilen unten einzublenden, von unten nach oben. Je energischer Sie über den Bildschirm wischen, umso weiter blättern Sie in die entsprechende Richtung. Und wenn Sie wieder zurückblättern wollen, wischen Sie anders herum – von links nach rechts beziehungsweise von oben nach unten.

Wenn Sie ausschließlich mit den Bildlaufleisten arbeiten, um sich im Dokument zu bewegen, hat dies den entscheidenden Nachteil, dass die Bildlaufleisten immer nur neue Bereiche des Arbeitsblattes anzeigen, aber die Position des Zellcursors nicht verändern. Wenn Sie mit der Eingabe in Zellen in einem neuen Bereich des Arbeitsblattes beginnen, müssen Sie zunächst die Zelle (mit einem Klick) oder den Zellbereich (mit Ziehen) auswählen, bevor Sie dort Daten eingeben können.

Durch die Blätter einer Arbeitsmappe surfen

Jede neue Arbeitsmappe, die Sie in Excel 2013 öffnen, enthält ein leeres Arbeitsblatt mit 16.384 Spalten und 1.048.576 Zeilen (sodass Sie insgesamt über 17.179.869.184 leere Zellen verfügen!). Aber das ist noch nicht alles. Falls Sie einmal mehr Arbeitsblätter in Ihrer Arbeitsmappe brauchen, können Sie diese im Handumdrehen einfügen, indem Sie auf die Schaltfläche NEUES BLATT klicken – das in einen Kreis gesetzt Pluszeichen rechts neben dem letzten angezeigten Register (siehe Abbildung 1.8); Sie können auch [Shift]+[F11] drücken.

Abbildung 1.8: Mithilfe der Registerlaufpfeile, dem Blattregister und der Schaltfläche »Neues Blatt« aktivieren Sie die Arbeitsblätter und fügen neue hinzu.

Warum Sie zusätzliche Blätter in eine Arbeitsmappe einfügen sollten

Sie werden sich fragen, wozu Sie jemals mehr als ein Arbeitsblatt brauchen sollten, geschweige denn die damit verbundene Unmenge an Zellen. Die Antwort liegt in Ihrer Arbeitsweise. Das Ganze ist nämlich eher eine Frage der Strukturierung eines Arbeitsblattes als eine Frage des Platzes. Wenn Sie beispielsweise eine Arbeitsmappe erstellen, die die Budgets für die verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens enthält, könnten Sie für jede Abteilung ein eigenes Arbeitsblatt anlegen (wobei die Budget-Tabellen in jedem Arbeitsblatt dasselbe Layout haben), anstatt alle Tabellen in verschiedenen Bereichen desselben Arbeitsblattes anzuordnen. Wenn Sie also jedem Arbeitsblatt ein Budget zuordnen, finden Sie die jeweiligen Budgets sehr viel leichter, können jedes auf einer separaten Seite ausdrucken und sogar, falls erforderlich, die Daten in einem weiteren Arbeitsblatt zusammenfassen.

Links unten im Arbeitsblattbereich befinden sich die Registerlaufpfeile, das Blattregister mit den aktuellen Arbeitsblättern sowie die Schaltfläche NEUES BLATT. Wenn Sie ein Arbeitsblatt bearbeiten wollen, aktivieren Sie es, indem Sie auf das entsprechende Blattregister klicken. Excel zeigt an, welches Arbeitsblatt gerade aktiv ist, indem es den Blattnamen in Fettschrift darstellt und den Registerrahmen so anzeigt, dass es aussieht, als gehört das aktive Register zum aktuellen Blatt.

Vergessen Sie nicht, dass Sie mit [Strg]+[Bild ab] und [Strg]+[Bild auf] das nächste beziehungsweise das vorherige Arbeitsblatt in der Arbeitsmappe auswählen können.

Wenn Ihre Arbeitsmappe so viele Arbeitsblätter enthält, dass nicht alle Blattregister am unteren Rand des Arbeitsblattbereichs angezeigt werden können, verwenden Sie die Registerlaufpfeile, um weitere Register anzuzeigen – denn nur auf ein sichtbares Register können Sie klicken, um das betreffende Arbeitsblatt zu aktivieren. Klicken Sie auf die drei Punkte links neben dem ersten sichtbaren Register, um das nächste verdeckte Blattregister anzuzeigen, oder auf die drei Punkte rechts neben dem letzten sichtbaren Register, um die letzte Gruppe ganz oder teilweise versteckter Register ins Blickfeld zu rücken.

Zum allerersten Arbeitsblatt gelangen Sie, wenn Sie die [Strg]-Taste gedrückt halten und auf den nach links zeigenden Registerpfeil klicken. Und zum allerletzten Arbeitsblatt geht es mit gedrückter [Strg]-Taste und einem Klick auf den nach rechts zeigenden Registerpfeil.

Und wenn Sie auf einen dieser beiden Registerpfeile mit der rechten Maustaste klicken, wird das Dialogfeld AKTIVIEREN geöffnet, das fein säuberlich alle Arbeitsblätter der Arbeitsmappe auflistet. Klicken Sie in der Liste auf einen Blattnamen, bestätigen Sie mit OK und schon sind Sie dort.

Beim Arbeiten mit einem Touchscreen drücken Sie so lange auf einen der beiden Registerpfeile, bis sich ein kleiner Kreis um Ihren Finger bildet. Dann können Sie Ihren Finger wieder wegziehen. Und außer einem Fingerabdruck auf dem Bildschirm sollten Sie nun das Dialogfeld AKTIVIEREN sehen.

Die informative Statusleiste

Die Statusleiste ist die letzte Zeile am unteren Rand des Excel-Programmfensters (siehe Abbildung 1.9). Die Statusleiste enthält die folgenden Bereiche:

Der Bereich ganz links ist der Anzeige des aktuellen Programmmodus (Bereit, Eingeben und so weiter) sowie aktivierter Sondertasten (beispielsweise [Rollen]- oder [CapsLock]) vorbehalten.

Im Bereich AUTOBERECHNUNG werden die Mittelwerte und die Summen aller numerischen Einträge in der aktuellen Zellauswahl zusammen mit der Anzahl der Zellen im markierten Bereich angezeigt.

Im Layoutbereich können Sie zwischen drei Layouts für die Anzeige des Arbeitsblattes wählen. NORMAL ist die Standardansicht, in der nur die Zellen des Arbeitsblattes mit den Spalten- und Zeilenüberschriften angezeigt wird. In der Ansicht SEITENLAYOUT werden Lineale, Seitenränder und Seitenumbrüche im Arbeitsblatt angezeigt und in der UMBRUCHVORSCHAU können Sie die Seitenumbrüche individuell anpassen (mehr dazu in Kapitel 5).

Mit dem Zoomregler können Sie die Darstellung der Zellen im Arbeitsblatt vergrößern oder verkleinern, je nachdem, ob Sie den Regler nach rechts oder nach links ziehen.

Abbildung 1.9: Die Statusleiste zeigt den aktuellen Programmzustand an und ermöglicht das Umschalten zwischen verschiedenen Ansichten.

Auf einem Touchscreen können Sie auch zoomen. Sie positionieren Daumen und Zeigefinger auf dem Bildschirm und bewegen die beiden Finger zusammen oder ziehen Sie auseinander, um die Darstellung zu verkleinern beziehungsweise zu vergrößern. Der Zoomregler passt sich dann automatisch Ihrer Fingerbewegung an.

Excel starten und beenden

Excel 2013 läuft nur unter Windows 7 und dem noch neuen Windows 8. Das heißt, wenn auf Ihrem Rechner noch die gute alte XP- oder die nicht ganz so alte Vista-Version von Windows laufen, müssen Sie updaten, bevor Sie Excel 2013 installieren und damit arbeiten können. Aufgrund der beträchtlichen Änderungen in der Benutzeroberfläche von Windows 8 gestaltet sich das Starten von Excel unter dieser Windows-Version etwas anders als unter Windows 7.

Excel über die Startseite von Windows 8 starten

Wenn Sie Excel 2013 über die Windows 8-Startseite aufrufen wollen, müssen Sie sich auf die Suche nach der Excel-Kachel machen und dann darauf klicken – wenn Sie mit der Maus arbeiten – oder mit dem Finger/Stift darauf tippen – wenn Sie über den Luxus eines Touchscreens verfügen.

So, so, auf die Suche nach einer Kachel machen. Und wenn ich vor lauter Wald die Bäume nicht sehe? Was ist, wenn ich im Kacheldschungel die Excel-Kachel nicht finden kann? Dann probieren Sie die neue Suchfunktion von Windows 8 aus, um die Excel-Kachel aufzustöbern, und heften sie dann auch gleich auf der Startseite an. Und das Ganze geht folgendermaßen:

1. Geben Sie auf der Startseite exc ein, sei es auf der gewöhnlichen oder auf der Bildschirmtastatur.

Nur damit Sie wissen, was Sie gerade tun: Sie suchen in den Windows 8-Apps nach Programmen, die mit den Buchstaben »exc« beginnen. Windows 8 zeigt dann links auf der Startseite die Suchergebnisse an und listet dort mit Sicherheit auch die Excel 2013-Kachel auf.

2. Klicken Sie in der Liste mit den Suchergebnissen mit der rechten Maustaste auf die Excel 2013-Kachel.

Auf einem Touchscreen drücken Sie so lange auf die Excel 2013-Kachel, bis ein kleiner Kreis angezeigt wird, und nehmen dann den Finger oder Stift wieder vom Bildschirm. Das Kontextmenü wird angezeigt. Eigentlich ist es eine Kontextleiste unten auf dem Bildschirm.

3. Wählen Sie dort die Option AN “START“ ANHEFTEN, um die Kachel permanent auf der Startseite festzupinnen.

4. Klicken Sie dann auf die immer noch im Suchergebnis angezeigte Excel 2013-Kachel, um Excel zu starten.

Später können Sie die Excel 2013-Kachel auf der Startseite an eine bessere Poolposition ziehen, damit sie stets griffbereit zur Verfügung steht.

Excel über das Startmenü von Windows 7 starten

Um Excel 2013 über das Startmenü in der Taskleiste von Windows 7 zu starten, führen Sie die folgenden recht simplen Schritte durch:

1. Klicken Sie in der Windows-Taskleiste auf die Schaltfläche START, um das Startmenü zu öffnen.

2. Klicken Sie im Startmenü auf das Suchfeld und geben Sie die Buchstaben exc ein, damit Windows nach Excel 2013 auf Ihrem Computer sucht.

3. Klicken Sie auf die Option EXCEL 2013, die nun im Startmenü in der Suchergebnisliste angezeigt wird.

Wenn Sie etwas mehr Zeit haben, können Sie Excel auch starten, indem Sie zunächst auf die Startschaltfläche, dann auf ALLE PROGRAMME und schließlich auf MICROSOFT OFFICE klicken, wo Sie dann endlich auf EXCEL 2013 klicken können.

Excel an das Startmenü von Windows 7 anheften

Wenn Sie ständig mit Excel arbeiten, möchten Sie vielleicht, dass dieses Programm ein fester Bestandteil des Windows-Startmenüs wird. Dazu heften Sie das Programm einfach an das Startmenü. Und zwar so:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche START und zeigen Sie im Startmenü auf den Eintrag ALLE PROGRAMME.

Windows 7 präsentiert im Startmenü ein weiteres Menü mit Programmoptionen.

2. Klicken Sie im Startmenü von Windows 7 auf den Eintrag MICROSOFT OFFICE 2013.

3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag EXCEL 2013, um das Kontextmenü zu öffnen.

Auf einem Touchscreen drücken Sie so lange auf den Excel 2013-Eintrag, bis ein kleiner Kreis angezeigt wird, und nehmen dann den Finger oder Stift wieder vom Bildschirm. Das Kontextmenü wird geöffnet.

4. Wählen Sie im Kontextmenü die Option AN STARTMENÜ ANHEFTEN.

Nachdem Sie Excel an das Startmenü angeheftet haben, wird der Eintrag EXCEL 2013 stets im oberen Bereich der linken Spalte des Startmenüs angezeigt und Sie können Excel ganz leicht starten, indem Sie zuerst auf die Schaltfläche START und dann auf den Excel-Eintrag klicken.

Wenn Sie Excel 2013 an das Windows 7-Startmenü angeheftet haben, wird jedes Mal, wenn Sie auf diesen Eintrag zeigen, automatisch im Startmenü eine Liste mit allen Excel-Dateien angezeigt, die Sie zuletzt bearbeitet haben. Klicken Sie einfach auf einen Dateinamen in dieser Liste, um Excel 2013 zu starten und gleichzeitig die gewünschte Datei zur Weiterbearbeitung zu öffnen.

Eine Excel-Verknüpfung auf dem Windows 7-Desktop erstellen

Es gibt Menschen, die möchten lieber das Excel-Programmsymbol auf dem Windows-Desktop haben, damit sie Excel direkt mit einem Doppelklick auf das Programmsymbol starten können. Um eine Excel-Programmverknüpfung für den Windows-Desktop zu erstellen, führen Sie diese Schritte aus:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche START und zeigen Sie im Startmenü auf den Eintrag ALLE PROGRAMME.

Windows 7 präsentiert im Startmenü ein weiteres Menü mit Programmoptionen.

2. Klicken Sie im Startmenü von Windows 7 auf den Eintrag MICROSOFT OFFICE 2013.

Windows 7 zeigen ein Untermenü mit allen Office 2013-Programmen an.

3. Ziehen Sie den Eintrag EXCEL 2013 aus dem Startmenü auf den Windows-Desktop und lassen sie ihn dort an der gewünschten Position fallen.

Beim Ziehen wird die QuickInfo Nach Desktop verschieben unter dem Symbolumriss angezeigt. Sobald Sie das Symbol ablegen, fügt Windows eine Excel 2013-Verknüpfung auf dem Desktop ein. Sie müssen jetzt nur noch auf dieses Symbol doppelklicken oder zweimal schnell auf das Symbol tippen, um Excel 2013 zu starten.

Excel an die Windows 7-Taskleiste anheften

Anstatt Excel 2013 an das Startmenü anzuheften, können Sie es in Windows 7 auch in der Taskleiste festpinnen.

Hierzu müssen Sie lediglich das Excel 2013-Symbol, das Sie entweder an das Startmenü angeheftet oder als Verknüpfung auf dem Desktop abgelegt haben, an die gewünschte Position in der Windows 7-Taskleiste ziehen. (Lesen Sie hierzu auch die Abschnitte »Excel an das Startmenü von Windows 7 anheften« und »Eine Excel-Verknüpfung auf dem Windows 7-Desktop erstellen« weiter vorn in diesem Kapitel.)

Nachdem Sie ein Excel 2013-Symbol an die Windows 7-Taskleiste angeheftet haben, wird diese Schaltfläche bei jedem Start des Computers angezeigt und Sie können Excel ganz bequem mit einem Klick auf dieses Symbol starten.

Excel beenden

Wenn Sie mit Ihrer Arbeit fertig sind und Excel beenden wollen, haben Sie wiederum mehrere Möglichkeiten, das Programm zu schließen:

Drücken Sie [Alt]+[F4]– auf der herkömmlichen oder auf der Bildschirmtastatur.

Klicken oder tippen Sie rechts oben im Excel-Programmfenster auf die Schaltfläche SCHLIESSEN (die mit dem X).

Wenn Sie versuchen, Excel zu beenden und die letzten Änderungen in der Arbeitsmappe noch nicht gespeichert haben, wird eine Warnmeldung angezeigt, in der abgefragt wird, ob Sie die Änderungen speichern wollen. Um die Änderungen vor dem Beenden zu speichern, klicken Sie auf SPEICHERN. (Wie Sie Dokumente speichern, erfahren Sie in Kapitel 2.) Wenn Sie nur im Arbeitsblatt herumgespielt haben und die Änderungen auf keinen Fall speichern wollen, schließen Sie das Dokument, indem Sie auf NICHT SPEICHERN klicken.

Excel auf einem Rechner mit Touchscreen beenden

Wenn Sie mit Excel 2013 auf einem Rechner mit Touchscreen ohne Tastatur arbeiten, vergessen Sie bitte auf keinen Fall in der Symbolleiste für den Schnellzugriff mithilfe der Schaltfläche FINGEREINGABE-/MAUSMODUS in den Touchmodus zu wechseln (siehe auch den Abschnitt »Die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen« weiter vorn in diesem Kapitel). Im Fingereingabemodus werden zwischen den Schaltflächen größere Lücken angezeigt. Damit steigen beispielsweise Ihre Chancen, die Schaltfläche SCHLIESSEN und nicht die Schaltfläche MAXIMIEREN beziehungsweise VERKLEINERN zu treffen. Und wenn Sie Excel durch Drücken von [Alt]+[F4]auf der virtuellen Tastatur beenden wollen, denken Sie daran, zuerst die [Fn]-Taste zur Aktivierung der Funktionstasten und danach erst [Alt]+[F4]zu drücken.

Hilfe ist schon unterwegs

Sie können in Excel 2013 jederzeit während des Arbeitens die Onlinehilfe aufrufen. Sie klicken einfach auf die Hilfe-Schaltfläche (das ist die mit dem Fragezeichen), die sich im rechten Bereich des Menübandes links neben der Schaltfläche MENÜBAND-ANZEIGEOPTIONEN befindet. Auch wenn Sie [F1] drücken, wird das separate Fenster der Excel-Hilfe geöffnet (siehe Abbildung 1.10).

Wenn Sie das Hilfefenster zum ersten Mal öffnen, versucht Excel, eine Verbindung mit dem Internet herzustellen, um eine Aktualisierung der Hilfethemen vorzunehmen. Das angezeigte Hilfefenster enthält Links, die Sie aktivieren können, um Informationen zu Programmneuheiten zu erhalten.

Um Hilfe zu einem bestimmten Befehl oder einer Funktion zu erhalten, geben Sie im Feld SUCHEN, das sich ganz oben im Fenster der Excel-Hilfe befindet, Schlüsselwörter oder Suchbegriffe ein (beispielsweise Arbeitsblätter drucken) und drücken anschließend [Enter] oder klicken auf die Schaltfläche mit der Lupe. Das Hilfefenster bietet Ihnen daraufhin eine Liste mit Links zu Hilfethemen an, auf die Sie klicken können, um die jeweiligen Informationen anzuzeigen.

Wenn Sie das Hilfethema drucken wollen, das gerade im Fenster der Excel-Hilfe angezeigt wird, klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche mit dem Druckersymbol. Excel öffnet dann das Dialogfeld DRUCKEN, in dem Sie den Drucker auswählen und die Optionen für den Druck der Hilfeinformationen einstellen.

Abbildung 1.10: Die Excel-Hilfe stellt beim Öffnen automatisch eine Verbindung zum Internet her.

2

Die erste Arbeitsmappe

In diesem Kapitel

Eine neue Arbeitsmappe anlegen

Drei verschiedene Datentypen in ein Arbeitsblatt eingeben

Einfache Formeln manuell erstellen

Eingabefehler korrigieren

Die AutoKorrektur-Option nutzen

AutoAusfüllen, AutoVervollständigen und Blitzvorschau

Formeln, die integrierte Funktionen beinhalten, eingeben und bearbeiten

Spalten und Zeilen mit AutoSumme addieren

Arbeitsmappen speichern und nach einem Crash wiederherstellen

Nachdem Sie wissen, wie Sie Excel 2013 starten, ist es an der Zeit herauszufinden, wie Sie damit ohne größeren Schaden zu nehmen, arbeiten können. Dieses Kapitel befasst sich mit den Excel-Funktionen »AutoKorrektur« und »AutoVervollständigen« und Sie erfahren, wie Sie damit Fehlerquellen ausschalten und Ihre Arbeit beschleunigen können. Natürlich lernen Sie auch einiges über andere schlaue Wege, sich die Dateneingabe zu erleichtern, zum Beispiel mit den Funktion »AutoAusfüllen« und »Blitzvorschau«, mit der Sie schnell Datenreihen erzeugen und denselben Eintrag in ganz viele Zellen gleichzeitig eingeben.

Wenn Sie dann wissen, wie Sie ein Arbeitsblatt mit den erforderlichen Daten und Formeln füllen, sollen Sie auch noch das Wichtigste von allem erfahren, nämlich das Speichern der Daten auf einem Datenträger, damit Sie nicht alles immer und immer wieder eingeben müssen.

Die Arbeit beginnt

Wenn Sie Excel starten, wird der Excel-Startbildschirm ähnlich wie in Abbildung 2.1 angezeigt. Auf der linken Seite sehen Sie eine Liste mit zuletzt verwendeten Dokumenten (falls Sie schon Arbeitsmappen in Excel geöffnet und bearbeitet haben). Und ganz links unten steht der Link WEITERE ARBEITSMAPPEN ÖFFNEN.

Im rechten Bereich des Startbildschirms werden Minibilder von verschiedenen Vorlagen angezeigt, die Sie als Basis für die Erstellung neuer Arbeitsmappen verwenden können. Diese Vorlagen haben meist ein bestimmtes Thema wie Budget oder Inventarliste etc. und enthalten fertige Tabellen und Listen mit Beispieldaten und Überschriften, die Sie dann überarbeiten können. Und wenn Sie alle Änderungen nach Wunsch durchgeführt haben, speichern Sie die Arbeitsmappe unter einem neuen Namen.

Abbildung 2.1: Der Startbildschirm wird nach dem Starten von Excel angezeigt.

Die erste Vorlage ist die Vorlage LEERE ARBEITSMAPPE, rechts daneben folgt gleich die Vorlage WILLKOMMEN BEI EXCEL. Danach folgen zwei Budget- und mehrere Listenvorlagen. Wenn keine der Vorlagen Ihren Vorstellungen entspricht, geben Sie doch einfach einen Suchbegriff ganz oben im Textfeld NACH ONLINEVORLAGEN SUCHEN ein und schwelgen Sie in weiteren Vorlagen. Oder klicken Sie auf einen der empfohlenen Suchbegriffe, um weitere Vorlagen zu einem bestimmten Thema anzuzeigen.

Nehmen Sie sich die Zeit und öffnen Sie die Vorlage WILLKOMMEN BEI EXCEL. Damit öffnen Sie die Arbeitsmappe WILLKOMMEN BEI EXCEL1. Sie enthält fünf Arbeitsblätter: START, 1. EINTRAGEN, 2. ANALYSIEREN, 3. DIAGRAMM ERSTELLEN und WEITERE INFORMATIONEN. Im Arbeitsblatt 1. EINTRAGEN können Sie die neue Funktion »Blitzvorschau« ausprobieren, die Sie weiter hinten in diesem Kapitel kennenlernen werden. Das Arbeitsblatt 2. ANALYSIEREN lädt zum Experimentieren mit der ebenfalls neuen Funktion »Schnellanalyse« ein, die Thema in Kapitel 3 ist. Im Arbeitsblatt DIAGRAMM ERSTELLEN können Sie das neue Feature »Empfohlene Diagramme« testen, das in Kapitel 10 vorgestellt wird. Und wenn Sie genug mit dieser interessanten Arbeitsmappe experimentiert haben, schließen Sie sie einfach, ohne Ihre Änderungen zu speichern.

Wenn Sie sich für eine Vorlage entscheiden (außer LEERE ARBEITSMAPPE und WILLKOMMEN BEI EXCEL), wird ein Fenster geöffnet, das ein größeres Bild der Vorlage, ihren Namen, eine kurze Beschreibung und die Downloadgröße anzeigt. Um nun diese Vorlage von der Microsoft-Website herunterzuladen und damit eine neue Arbeitsmappe zu erstellen, klicken Sie kurz entschlossen auf die Schaltfläche ERSTELLEN. Wenn Sie aber merken, dass die Vorlage im Fenster doch nicht das ist, was Sie wollen, klicken Sie rechts oben auf die Schaltfläche SCHLIESSEN oder drücken [ESC].

Wenn Sie auf die Vorlage mit der Bezeichnung LEERE ARBEITSMAPPE klicken, wird eine neue Arbeitsmappe entstellt, die im Unterschied zu den anderen Vorlagen nichts, nada, niente, nothing enthält, keine Beschriftungen, keine Daten – einfach nichts. Diese gähnend leere Arbeitsmappe trägt den Namen MAPPE1 und enthält ein leeres Arbeitsblatt, TABELLE 1. Ihre Arbeit beginnt also mit der Eingabe der ersten Daten in das Arbeitsblatt TABELLE 1 der Arbeitsmappe MAPPE1.

Das Wichtigste zur Dateneingabe

Hier ein paar Richtlinien, die Sie beachten sollten, wenn Sie das erste Arbeitsblatt in TABELLE 1 Ihrer neuen Arbeitsmappe anlegen:

Wann immer es möglich ist, sollten Sie Ihre Daten in Tabellenform anordnen. Das heißt, die Spalten und Zeilen sollten neben- oder untereinander liegen. Beginnen Sie mit der Dateneingabe in der oberen linken Ecke des Arbeitsblattes und arbeiten Sie sich besser senkrecht statt waagerecht vor. Lassen Sie zwischen den einzelnen Datenbereichen (zum Beispiel einer Liste von Zahlen, die addiert werden sollen) einen Abstand von höchstens einer Spalte oder Zeile.

Wenn Sie Tabellen erstellen, sollten Sie keine Spalten oder Zeilen überspringen, nur um mehr Platz zwischen den einzelnen Einträgen zu schaffen. In Kapitel 3 erfahren Sie, wie Sie die Spaltenbreite, die Zeilenhöhe und die Ausrichtung ändern, um ausreichend Leerraum zwischen den Daten in benachbarten Spalten und Zeilen zu schaffen.

Reservieren Sie eine Spalte auf der linken Seite der Tabelle für die Zeilenüberschriften der Tabelle.

Reservieren Sie eine Zeile oben in der Tabelle für die Spaltenüberschriften der Tabelle.

Wenn Ihre Tabelle einen Titel erhalten soll, schreiben Sie diesen in die Zeile über den Spaltenüberschriften und zwar in dieselbe Spalte wie die Zeilenüberschriften. Wie Sie den Titel über den Spalten der gesamten Tabelle zentrieren, erfahren Sie ebenfalls in Kapitel 3.

Sie fragen sich vielleicht, warum ich im ersten Kapitel so viel Aufhebens um die Größe des Excel-Arbeitsblattes gemacht habe, wenn ich jetzt ständig betone, dass die Daten im Arbeitsblatt möglichst eng zusammengehalten werden sollen. Wozu bietet die Excel-Arbeitsmappe so viel Platz, wenn nicht dazu, diesen Platz auch ausgiebig zu nutzen!

Sie haben natürlich recht, wenn da nicht diese kleine unangenehme Sache wäre, die es zu bedenken gilt: Je weniger Platz Sie brauchen, umso weniger Arbeitsspeicher benötigen Sie. Wenn die Tabelle immer weiter wächst und sich in neue Bereiche ausdehnt, wird Excel auch Speicherplatz für mögliche Zelleinträge bereithalten, falls Sie beschließen sollten, die leer gelassenen Zellen doch noch zu füllen. Wenn Sie also Spalten oder Zeilen überspringen, ohne dass dies erforderlich ist, verbrauchen Sie damit Speicherplatz, der zum Speichern anderer Daten im Arbeitsblatt genutzt werden könnte.

Und nicht vergessen …

Die endgültige Größe eines Arbeitsblattes wird also durch den verfügbaren Speicherplatz Ihres Computers bestimmt und nicht durch die Anzahl der Zellen in einem Arbeitsblatt. Wenn Sie nicht mehr genug Speicherplatz haben, ist definitiv Schluss, egal wie viele Spalten und Zeilen noch nicht gefüllt sind. Um also möglichst viele Daten in einem einzigen Arbeitsblatt unterzubringen, sollten Sie sich angewöhnen, die Daten so nah wie möglich zusammenzuhalten.

Das ABC der Dateneingabe

Lassen Sie uns mit der Grundregel für die Dateneingabe in ein Arbeitsblatt beginnen, die da lautet:

Um Daten in ein Arbeitsblatt einzugeben, setze man den Zellcursor in die Zelle, in der der Eintrag erfolgen soll, und beginne zu tippen.

Denken Sie aber auch an Folgendes: Bevor Sie den Zellcursor zur Dateneingabe in eine Zelle setzen, muss Excel bereit sein (das heißt, in der Statusleiste muss das Wörtchen BEREIT angezeigt werden). Sobald Sie mit der Eingabe beginnen, ändert Excel die Modusanzeige in EINGEBEN. (Wenn Sie’s nicht glauben wollen, werfen Sie doch einen Blick auf die Statusleiste!) Sollte Excel sich nicht im Bereit-Modus befinden, versuchen Sie es mal damit, [ESC] zu drücken.

Und mit einem Rechner ohne Tastatur greifen Sie auf die Bildschirmtastatur zurück. Zeigen Sie sie am besten frei schwebend über, unter oder im Excel-Fenster während der gesamten Dateneingabe an. Wie das geht, wird in Kapitel 1 beschrieben.

Sobald Sie das erste Zeichen im Eingabe-Modus tippen, wird es sowohl in der markierten Zelle im Arbeitsblatt als auch in der Bearbeitungsleiste oberhalb des Arbeitsblattes angezeigt. Damit aber nicht genug. Die Schaltflächen EINGEBEN und ABBRECHEN zwischen dem Namenfeld und der Schaltfläche FUNKTION EINFÜGEN geben ihr hellgraues Schattendasein auf und können nun gewählt werden.

Wenn Sie weiterschreiben, wird die Eingabe sowohl in der Bearbeitungsleiste als auch in der aktiven Arbeitsblattzelle angezeigt (siehe Abbildung 2.2). Die Einfügemarke (der blinkende senkrechte Strich) steht jedoch nur am Ende der in der Zelle angezeigten Zeichen.

Wenn Sie alle Daten eingetragen haben, müssen Sie diese noch in die aktive Zelle übertragen. Excel schaltet dann automatisch vom Eingabe- in den Bereit-Modus um, damit Sie den Zellcursor zu einer anderen Zelle bewegen und auch dort Daten eingeben oder bearbeiten können.

Um nun genau dies zu tun (nämlich den Zelleintrag abzuschließen und gleichzeitig Excel vom Eingabe-Modus in den Bereit-Modus zu schalten), klicken Sie in der Bearbeitungsleiste auf die Schaltfläche EINGEBEN (die Schaltfläche mit dem Häkchen) oder Sie drücken [Enter] beziehungsweise eine der Pfeiltasten. Sie können einen Zelleintrag auch mit [Tab] oder [Shift]+ [Tab] abschließen. Denken Sie jedoch immer daran, auch wenn jede dieser Möglichkeiten Ihre Daten in die Zelle überträgt, so sind doch die Folgen jeweils ein bisschen anders:

Abbildung 2.2: Ihre Dateneingabe wird sowohl in der Zelle als auch in der Bearbeitungsleiste angezeigt.

Wenn Sie auf die Schaltfläche EINGEBEN in der Bearbeitungsleiste klicken, wird der Zellcursor nach der Datenübergabe in die Zelle nicht bewegt.

Wenn Sie [Enter] drücken, wird die Eingabe abgeschlossen und Excel markiert die nächste Zelle in der darunter liegenden Zeile.

Wenn Sie eine der Pfeiltasten drücken, wird die Eingabe übertragen und der Zellcursor springt zur nächsten Zelle in Pfeilrichtung. Wenn Sie also [Pfeil u] drücken, bewegt sich der Zellcursor in die nächste Zelle der darunter liegenden Zeile, so als ob Sie [Enter] gedrückt hätten. Drücken Sie jedoch [Pfeil re], bewegt sich der Zellcursor nach rechts in die nächste Spalte. Bei [Pfeil li] wird der Zellcursor in die nächste Zelle der auf der linken Seite liegenden Spalte gesetzt. Der Zellcursor bewegt sich in die Zelle in der darüber liegenden Zeile, wenn Sie – na? – [Pfeil o] drücken.

Wenn Sie [Tab] drücken, wird die Eingabe in die Zelle eingefügt und der Zellcursor springt zur angrenzenden Zelle in der rechten Spalte. (Das Resultat ist also dasselbe wie beim Drücken von [Pfeil re].) Wenn Sie [Shift]+[Tab] drücken, springt der Zellcursor zur angrenzenden Zelle in der linken Spalte. (Sie hätten dieses Ergebnis auch mit [Pfeil li] erzielt.)

Sobald Sie die Dateneingabe in der aktiven Zelle abgeschlossen haben, deaktiviert Excel die Bearbeitungsleiste und stellt die Schaltflächen EINGEBEN und ABBRECHEN abgeblendet dar. Die eingegebenen Daten werden weiterhin in der Zelle angezeigt (von einigen Ausnahmen abgesehen, auf die ich aber erst später eingehe). Jedes Mal, wenn Sie den Zellcursor auf diese Zelle setzen, wird der Zelleintrag wieder in der Bearbeitungsleiste angezeigt.

Wenn Sie merken, dass Sie Ihre Daten gerade in eine falsche Zelle eingeben, können Sie, bevor Sie den Eintrag abschließen, alles wieder rückgängig machen, indem Sie auf die Schaltfläche ABBRECHEN (die mit dem X) klicken oder [ESC] drücken. Sollten Sie Ihren Fehler jedoch zu spät bemerken und der Eintrag ist bereits in der falschen Zelle festgeschrieben, können Sie den Eintrag entweder in die richtige Zelle verschieben (dazu mehr in Kapitel 4) oder den Eintrag löschen (auch hierzu in Kapitel 4 mehr) und dann die Daten in die richtige Zelle eingeben.

Wie man der [Enter]-Taste sagt, wo der Zellcursor hin soll

Excel bewegt den Zellcursor automatisch zur nächsten Zelle in der darunter liegenden Zeile, wenn Sie [Enter] drücken, um die Eingabe abzuschließen. Wenn es Ihnen jedoch lieber ist, dass der Zellcursor auf der Zelle stehen bleibt, in die Sie gerade Daten eingegeben haben, oder wenn er in die nächste Zelle in der daneben liegenden Spalte springen soll, wenden Sie sich im Dialogfeld EXCEL-OPTIONEN an die Kategorie ERWEITERT.

Wenn sich der Zellcursor nach der Dateneingabe nicht mehr von der Stelle rühren soll, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen MARKIERUNG NACH DRÜCKEN DER EINGABETASTE VERSCHIEBEN, indem Sie einfach auf das Kästchen klicken, um das Häkchen zu entfernen. Soll der Zellcursor in eine andere Richtung als die vorgegebene springen, wählen Sie in der Dropdownliste RICHTUNG (direkt unter diesem Kontrollkästchen) eine andere Richtung (RECHTS, OBEN oder LINKS). Wählen Sie abschließend OK oder drücken Sie [Enter].

Welche Daten sind denn Ihr Typ?

Von Ihnen vollkommen unbemerkt, prüft Excel bei jeder Eingabe in das Arbeitsblatt, um welchen der drei möglichen Datentypen es sich gerade handelt: Text, Zahl oder Formel.

Wird die Dateneingabe als Formel erkannt, berechnet das Programm die Formel und zeigt das Ergebnis in der Arbeitsblattzelle an. (Die Formel selbst wird weiterhin in der Bearbeitungsleiste angezeigt.) Wenn es sich bei der Eingabe nicht um eine Formel handelt (was eine richtige Formel ausmacht, erfahren Sie gleich), entscheidet das Programm, ob es die Eingabe als Text oder als Zahl klassifizieren soll.

Excel muss diese Unterscheidungen treffen, da Text in Zellen anders ausgerichtet wird als Zahlen (Text wird linksbündig, Zahlen werden rechtsbündig ausgerichtet). Die meisten Formeln funktionieren nur dann fehlerfrei, wenn Zahlen eingegeben werden. Indem es Text und Zahlen unterscheidet, weiß das Programm, welche Daten für die Eingabe in eine Formel geeignet sind und welche nicht. Wenn Sie Text in eine Zelle schreiben, in der eine Zahl stehen müsste, können Sie die Formeln ganz schön aus dem Konzept bringen.

Text (weder Fisch noch Fleisch)

Text ist für Excel jede Dateneingabe, die nicht als Formel oder Zahl erkannt wird. Somit ist Text die Kategorie, zu der alle anderen Excel-Datentypen zählen. Die meisten Texteingaben bestehen aus einer Kombination von Buchstaben und Satzzeichen oder Buchstaben und Zahlen, die für die Titel und Überschriften des Arbeitsblattes verwendet werden.

Wenn Excel eine Eingabe als Texteintrag erkennt, wird der Text in der Zelle automatisch linksbündig ausgerichtet. Wenn die Texteingabe länger als die Zelle ist, wird der Text in der rechts angrenzenden Zelle weitergeschrieben, vorausgesetzt, diese Zelle ist leer.

Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt in diese benachbarte Zelle Daten eingeben, schneidet Excel den Textteil, der in der linken Zelle keinen Platz mehr hatte und sich deshalb in der Nachbarzelle breitgemacht hat, einfach ab (siehe Abbildung 2.3). Aber keine Sorge: Excel lässt diesen Teil des Zelleintrags nicht einfach verschwinden, sondern verkürzt nur die Anzeige, um der neuen Eingabe Platz zu machen. Wenn Sie in diesem Zusammenhang unter »Trennungsängsten« leiden sollten, verbreitern Sie einfach die Spalte der Zelle mit dem überlangen Eintrag. Wie das geht, erfahren Sie in Kapitel 3.

Abbildung 2.3: Hat sich ein langer Zelleintrag auch in der Nachbarzelle breitgemacht, wird er rigoros abgeschnitten, sobald Sie dort etwas eingeben.

Jede Menge Zahlen

Zahlen sind der Grundstock für die meisten Formeln, die Sie mit Excel erstellen. Excel unterscheidet dabei zwei Arten von Zahlen: Mengenangaben (10 Unternehmen oder 100 Euro) und Datums- oder Uhrzeitangaben (30. Juli 2012 oder 13:10:00 Uhr).

Für Excel ist Text stets eine Null

Immer wenn Sie Text in eine Zelle eingeben, wird in der Statusleiste nichts angezeigt. Geben Sie doch einfach mal in eine Zelle die Zahl 10 und in die Zeile darunter einen vollkommen unsinnigen Text ein, beispielsweise Excel ist wie Kaffee und Kuchen. Wenn Sie jetzt diese beiden Zellen markieren und dann einen Blick auf die Statusleiste werfen, werden Sie sehen, dass dort Mittelwert = 10, Anzahl = 2und Summe = 10 steht, womit bewiesen wäre, dass für Excel Text absolut Luft ist.

Wenn Excel einen Zelleintrag als Zahl interpretiert, wird der Eintrag in der Zelle automatisch rechtsbündig ausgerichtet. Wenn die eingegebene Zahl länger als die Spaltenbreite ist, stellt Excel den Wert automatisch im sogenannten wissenschaftlichen Darstellungsformat dar. Wenn ein derart merkwürdig dargestellter Wert wieder als ganz normale Zahl angezeigt werden soll, verbreitern Sie einfach nur die entsprechende Spalte. (In Kapitel 3 steht, wie das geht.)

Eine Zahl, bitte!

Beim Aufbau eines neuen Arbeitsblattes werden Sie viel Zeit damit verbringen, Zahlen einzugeben, die darstellen sollen, wie viel Geld Sie aus dem Budget entnommen oder noch nicht verbraucht haben (beispielsweise wie hoch der Anteil der Ausgaben für Betriebsfeiern am Abteilungsbudget ist).

Um eine Zahl einzugeben, die einen positiven Wert darstellt, beispielsweise Ihre Einnahmen im letzten Jahr, markieren Sie eine Zelle, geben eine Zahl – zum Beispiel 459600 – ein und übergeben den Eintrag dann mit einem Klick auf die Schaltfläche EINGEBEN oder mit Drücken von [Enter] beziehungsweise einer der Pfeiltasten in die Zelle. Soll eine Zahl eingegeben werden, die einer Ausgabe entspricht, beispielsweise wie viel Geld die Abteilung im letzten Jahr für Betriebsfeiern aufgewendet hat, setzen Sie vor den Eintrag ein Minuszeichen oder einen Bindestrich, also: −1075 (das ist doch nicht zu viel, wenn man gerade 459.600,– Euro eingenommen hat, oder?), und schließen den Eintrag ab.

Wenn Sie mit Buchhaltung zu tun haben, können Sie negative Zahlen auch in Klammern setzen, also (1075). Sie müssen nur damit rechnen, dass – wenn Sie Klammern verwenden – Excel diesen Wert automatisch in eine Zahl mit einem Minuszeichen umwandelt, das heißt, Ihre Ausgabe (1075) für die Betriebsfeier wird von Excel eigenmächtig in -1075 geändert, sobald Sie [Enter] drücken.

Sie können Ihre Zahlen mit Währungszeichen (zum Beispiel €) und Tausendertrennzeichen eingeben. Sie sollten dabei allerdings Folgendes beachten: Wenn Sie eine Zahl mit Tausenderpunkt eingeben, weist Excel dem Eintrag ein Zahlenformat zu, das Ihrer Eingabe entspricht. (Näheres zu den Zahlenformaten finden Sie in Kapitel 3.) Sie können für die Zahl ein Währungsformat wählen, bei dem die Euro-Angabe und das Tausendertrennzeichen automatisch eingefügt werden.

Wenn Sie eine Zahl mit Dezimalstellen eingeben, verwenden Sie das Komma als Dezimaltrennzeichen. Wenn Sie Dezimalzahlen eingeben, fügt das Programm automatisch eine Null vor dem Dezimalkomma ein – Sie geben ,34 ein und der Zelleintrag lautet 0,34. Außerdem streicht Excel eigenmächtig Nullen am Ende der Zahl: Sie geben 12,50 ein und der Zelleintrag lautet 12,5.

Sie können einen Wert statt als Dezimalzahl auch als Bruch eingeben. Sie geben also 2 3/16 (mit einem Leerzeichen zwischen 2 und 3) statt 2,1875 ein. Wenn Sie eine Dezimalzahl als Bruch eingeben, wird in der Bearbeitungsleiste die entsprechende Dezimalzahl angezeigt, obwohl in der Zelle der Bruch angezeigt wird. In Kapitel 3 erfahren Sie, wie einfach es ist, die Anzeige 2 3/16 in der Zelle so zu formatieren, dass sie der Anzeige 2,1875 in der Bearbeitungsleiste entspricht.

Wenn Sie einfache Brüche wie 2/3 oder 5/8 eingeben, müssen Sie den Brüchen eine Null voranstellen – Sie geben 0 2/3 oder 0 5/8 ein, wobei Sie das Leerzeichen zwischen der Null und dem Bruch nicht vergessen dürfen. Sonst bringen Sie Excel ziemlich durcheinander! Seien Sie aber vorsichtig bei der Eingabe von 1/2, 1/4 oder 3/5, da dies automatisch zu 01. Feb, 01. Apr oder 03. Mai wird.

Wenn Sie eine Prozentzahl in eine Zelle eingeben möchten, können Sie das auf zweierlei Arten tun:

Sie können die Zahl durch 100 teilen und die entsprechende Dezimalzahl eingeben (das Dezimalkomma um zwei Stellen nach links verschieben, so wie Sie’s in der Schule gelernt haben). Also: ,12 statt 12%.

Sie können die Zahl gleich mit einem Prozentzeichen eingeben (zum Beispiel 12%).

In beiden Fällen speichert Excel den Dezimalwert in der Zelle (in diesem Beispiel also 0,12). Wenn Sie das Prozentzeichen verwenden, weist Excel dem Wert im Arbeitsblatt ein Format für Prozentzahlen zu, sodass in der Zelle 12% angezeigt wird.

Können Sie meinen Dezimalstellen Ordnung beibringen?

Wenn Sie eine ganze Kolonne Zahlen eingeben müssen, die alle dieselbe Anzahl an Dezimalstellen enthalten sollen, können Sie sich der Option FESTE DEZIMALSTELLE SETZEN bedienen und das Programm die Dezimalstellen für Sie eingeben lassen. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie Zahlen eingeben müssen, die alle zwei Dezimalstellen für die Cent-Beträge verwenden.

Um die Anzahl der Dezimalstellen für einen Zahleneintrag festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte DATEI und dann auf OPTIONEN. Klicken Sie dann im Dialogfeld EXCEL-OPTIONEN auf ERWEITERT.

Die Kategorie ERWEITERTE OPTIONEN FÜR DIE ARBEIT MIT EXCEL wird geöffnet.

2. Klicken Sie unter BEARBEITUNGSOPTIONEN auf das Kontrollkästchen DEZIMALKOMMA AUTOMATISCH EINFÜGEN, um es zu aktivieren.

In der Standardeinstellung zeigt Excel zwei Dezimalstellen hinter dem Komma an. Um die Standardeinstellung zu ändern, machen Sie mit Schritt 3 weiter, ansonsten springen Sie zu Schritt 4.

3. (Optional) Geben Sie eine neue Zahl in das Textfeld STELLENANZAHL ein oder verwenden Sie die Drehfelder, um den Wert zu ändern.

4. Klicken Sie auf OK oder drücken Sie [Enter].

In der Statusleiste wird jetzt FESTE DEZIMALSTELLE angezeigt, um Sie wissen zu lassen, dass die Dezimalstellenfunktion aktiviert ist.

Dezimalstelle hin, Dezimalstelle her!

Denken Sie daran, dass Excel bei allen Zahleneingaben ein Dezimalkomma einfügt, solange die Dezimalstellenfunktion aktiviert ist. Wenn Sie eine Zahl ohne Dezimalkomma oder mit mehr beziehungsweise weniger Dezimalstellen eingeben möchten, müssen Sie das Dezimalkomma selbst eingeben. Um die Zahl 1099 statt 10,99 einzugeben, wenn das Dezimalkomma bei zwei Nachkommastellen festgelegt ist, geben Sie 1099, in die Zelle ein. (Komma am Schluss nicht vergessen!)

Und vergessen Sie bloß nicht, die Dezimalstellenfunktion wieder zu deaktivieren, bevor Sie mit einem neuen Arbeitsblatt beginnen oder Excel beenden. Ansonsten wird jedes Mal, wenn Sie einen Wert, beispielsweise 20, eingeben, 0,2 in der Zelle angezeigt, und Sie werden sich wundern, was das Programm für eine neue Macke hat …

Excel fügt nun in Eigeninitiative bei jeder Zahleneingabe für Sie das Komma ein. Sie müssen nur noch die Zahlen eingeben und [Enter] drücken. Beispiel: Um die Zahl 100,99 in eine Zelle einzugeben, nachdem Sie die Dezimalstelle auf zwei Nachkommastellen festgelegt haben, tippen Sie 10099 – ohne zusätzlich ein Komma einzugeben. Sobald Sie auf die Schaltfläche EINGEBEN klicken, [Enter] oder eine Pfeiltaste drücken, um den Zelleintrag abzuschließen, fügt Excel den Wert 100,99 in die Zelle ein.

Wenn Sie wieder zur normalen Zahleneingabe (bei der Sie das eventuelle Dezimalkomma selbst eingeben müssen) zurückkehren wollen, öffnen Sie erneut die Kategorie ERWEITERT im Dialogfeld EXCEL-OPTIONEN, deaktivieren das Kontrollkästchen DEZIMALKOMMA AUTOMATISCH EINFÜGEN und bestätigen dann mit OK oder drücken [Enter]. Die Anzeige FESTE DEZIMALSTELLE verschwindet aus der Statusleiste.

Eingabe wie mit dem Taschenrechner

Um mit der Dezimalstellenfunktion noch effektiver arbeiten zu können, markieren Sie den Zellbereich, in dem die Zahlen eingegeben werden sollen (siehe auch »Das große Zellcursorspringen« weiter hinten in diesem Kapitel), drücken [Num] und geben dann die Zahlen auf der Zehnertastatur ein.

Auf diese Weise können Sie die Zahlen wie mit einem Taschenrechner eingeben und müssen nur noch [Enter] auf der Zehnertastatur drücken, damit Excel die Dezimalstelle an die richtige Stelle setzt und den Zellcursor in die nächste Zelle der darunter liegenden Zeile verschiebt. Sobald Sie den letzten Zahlenwert in einer Spalte eingegeben und [Enter] gedrückt haben, setzt Excel den Zellcursor automatisch auf die erste Zelle der nächsten Spalte des markierten Zellbereichs.

In Abbildung 2.4 und Abbildung 2.5 sehen Sie, wie das Ganze funktioniert. In Abbildung 2.4 ist die Dezimalstellenfunktion aktiviert, die standardmäßig zwei feste Dezimalstellen anzeigt. Der Zellbereich von Zelle B3 bis D9 ist markiert. Sechs Einträge sind bereits erfolgt. Die siebte Zahl (30834,63) wird gerade in Zelle B9 eingegeben. Um diese Zahl bei aktivierter Dezimalstellenfunktion einzugeben, brauchen Sie nur über die Zehnertastatur 3083463 einzugeben.

Abbildung 2.4: Um den Wert 30834,63 in die Zelle B9 einzugeben, geben Sie 3083463 ein und drücken [Enter] .

Abbildung 2.5: Sobald Sie in Zelle B9 [Enter] drücken, verschiebt Excel den Zellcursor auf Zelle C3.

Abbildung 2.5 zeigt das Resultat dieser Eingabe (nachdem Sie [Enter] auf der Tastatur oder der Zehnertastatur gedrückt haben). Wie Sie sehen, hat Excel den Wert in der Zelle B9 nicht nur automatisch mit dem Dezimalkomma versorgt, sondern auch den Zellcursor auf Zelle C3 weitergerückt, damit Sie mit der Dateneingabe in dieser Spalte fortfahren können.

Und jetzt ein Datum!

Es mag Ihnen komisch vorkommen, dass Datums- und Uhrzeitangaben in die Zellen eines Arbeitsblattes als Zahlen statt als Text eingegeben werden. Dies hat seinen Grund: Sie können nämlich mit Datums- und Uhrzeitangaben auch rechnen. Ehrlich! Sie können Datumsangaben natürlich auch als Text eingeben, ohne dass Ihnen oder Ihrem Arbeitsblatt etwas passiert; Sie werden dann diese Datumsangabe allerdings nicht mehr in Formeln verwenden können. Wenn Sie beispielsweise zwei Datumsangaben als Zahlen eingeben, können Sie damit eine Formel erstellen, in der das neuere Datum vom älteren abgezogen und als Ergebnis die Differenz zwischen beiden in Tagen errechnet wird. Geben Sie die Datumsangaben jedoch als Text ein, versteht Excel in der Formel nur Bahnhof.

Excel erkennt am Datums- und Uhrzeitformat, ob die Datums- und Uhrzeitangabe als Zahl oder als Text eingegeben wurde. Wenn Sie eines der im Programm enthaltenen Datums- oder Uhrzeitformate verwenden, interpretiert Excel das Datum oder die Uhrzeitangabe als Zahl. Wenn Ihre Eingabe mit keinem internen Format übereinstimmt, wird die Datums- oder Uhrzeitangabe als Texteingabe interpretiert. So einfach ist das!

Excel erkennt unter anderem die folgenden Uhrzeitformate:

1:30 AM oder PM

3 A oder 3 P (groß- oder kleingeschrieben – und Excel fügt 3:00 AM oder 3:00 PM ein)

03:21 AM oder 3:21 PM (groß- oder kleingeschrieben)

3:21:04 AM oder 3:21:04 PM (groß- oder kleingeschrieben)

15:21

15:21:04

Excel ist überhaupt nicht wählerisch: Ob Sie nun AM oder pm oder sogar Am eingeben – Excel ist das vollkommen egal.

Excel erkennt die folgenden Datumsformate (die meisten Abkürzungen für die Monatsnamen verwenden die ersten drei Buchstaben des Monatsnamen, also Jan, Feb, Apr und so weiter):

4. April 2013 (wird in der Zelle als 04. Apr 13 angezeigt)

1.1.13 (wird in der Zelle als 01.01.2013 angezeigt)

6.Nov.13 oder 6Nov13 (wird beides in der Zelle als 06.Nov 13 angezeigt)

6/11 oder 6−Nov oder 6Nov (wird alles in der Zelle als 06.Nov angezeigt)

Mein Datum, dein Datum

Datumsangaben werden als serielle Zahlen – also als fortlaufende Zahlenreihe – gespeichert, die anzeigen, wie viele Tage seit dem Anfangsdatum verstrichen sind. Uhrzeitangaben werden als Dezimalbrüche gespeichert, die die verstrichene Zeit in einem 24-Stunden-Zeitraum anzeigen. Excel unterstützt zwei Datumssysteme: In Excel für Windows ist das Anfangsdatum der 1. Januar 1900 (serielle Zahl = 1) und in Excel für den Macintosh der 2. Januar 1904.

Sollte Ihnen also jemals eine Arbeitsmappe unterkommen, die mit Excel für den Mac erstellt wurde und äußerst seltsame Daten enthält, können Sie dieses Problem vielleicht lösen, indem Sie im Dialogfeld EXCEL-OPTIONEN die Kategorie ERWEITERT öffnen (auf der Registerkarte DATEI den Befehl OPTIONEN wählen) und dann unter BEIM BERECHNEN DIESER ARBEITSMAPPE das Kontrollkästchen 1904-DATUMSWERTE VERWENDEN aktivieren. Schließen Sie abschließend das Dialogfeld mit OK.

Datumseingaben im 21. Jahrhundert

Sie werden es wahrscheinlich nicht so recht glauben können, aber wenn Sie im 21. Jahrhundert ein Datum eingeben, können Sie dazu, wenn Sie wollen, nur die letzten zwei Stellen der Jahreszahl verwenden. Wenn also in einem Arbeitsblatt 16. Januar 2013 stehen soll, ist eine Eingabemöglichkeit 16.01.2013. Genauso gut könnten Sie den 15. Februar 2013 in ein Arbeitsblatt in folgender Form eingeben: 15.02.13

Ich muss allerdings gestehen, dass die Eingabe mit den letzten zwei Stellen der Jahreszahl im 21. Jahrhundert nur für die ersten drei Jahrzehnte gilt, also nur von 2000 bis 2029. Ab 2030 müssen die Jahreszahlen vierstellig eingegeben werden.

Dies bedeutet natürlich auch, dass Sie bei Datumseingaben für die ersten drei Jahrzehnte des 20. Jahrhunderts (1900 bis 1929) auch mit vier Stellen arbeiten müssen. Für den 21. Juli 1925 geben Sie also Folgendes ein: 21.07.1925. Wenn Sie nämlich nur die letzten zwei Stellen (25) für die Jahreszahl eingeben, interpretiert Excel dies als 2025 und nicht als 1925!

Excel 2013 zeigt immer alle vier Stellen einer Jahreszahl in der Zelle und der Bearbeitungsleiste an, auch wenn Sie nur die letzten zwei Stellen eingeben. Wenn Sie also beispielsweise in eine Zelle 16.11.13 eingeben, zeigt Excel automatisch in dem Arbeitsblatt (und auch in der Bearbeitungsleiste) 16.11.2013 an.

Sie sehen also stets mit einem Blick auf die Bearbeitungsleiste, ob Sie ein Datum aus dem 20. oder aus dem 21. Jahrhundert in eine Zelle eingegeben haben – dies nur für den Fall, dass Sie sich nicht merken können, wann Sie nur die letzten zwei Stellen und wann alle vier Stellen eingeben müssen. Lesen Sie Kapitel 3, wenn Sie wissen wollen, wie Sie Datumseingaben so formatieren, dass im Arbeitsblatt stets nur die letzten zwei Stellen der Jahresangabe angezeigt werden.

Wie Sie einfache arithmetische Operationen mit Datums- und Zeitangaben, die Sie in ein Arbeitsblatt eingeben, ausführen und brauchbare Ergebnisse erhalten, erfahren Sie in Kapitel 3.

Formeln, die der Aufgabe gewachsen sind

Formeln sind die eigentlichen Arbeiterinnen des Arbeitsblattes. Wenn Sie eine Formel richtig aufbauen, wird das Ergebnis berechnet, sobald Sie [Enter] drücken. Danach wird der Wert der Zelle immer dann aktualisiert, wenn Sie Werte ändern, die in der Formel verwendet werden.

Wie weiß Excel nun, dass Sie eine Formel eingeben möchten? Ganz einfach: Jede Formel beginnt mit einem Gleichheitszeichen (=). Bei den meisten einfachen Formeln steht nach dem Gleichheitszeichen eine Funktion, die Excel bereits fix und fertig für Sie bereitstellt, zum Beispiel SUMME oder MITTELWERT. (Näheres zum Einsatz von Funktionen in Formeln erfahren Sie im Abschnitt »Viel Spaß beim Einfügen von Funktionen« weiter hinten in diesem Kapitel.) Andere einfache Formeln verwenden Zahlenreihen oder Bezüge auf Zellen (die wiederum Zahlen enthalten). Formelelemente werden durch einen oder mehrere der folgenden mathematischen Operatoren voneinander getrennt:

+ zur Addition

- zur Subtraktion

* zur Multiplikation

/ zur Division

–5e– zur Potenzierung

Wenn Sie in Zelle C2 die Werte in A2 und B2 miteinander multiplizieren wollen, geben Sie folgende Formel in Zelle C2 ein: =A2*B2

Hier nun die Einzelschritte für die Eingabe dieser Formel in Zelle C2:

1. Aktivieren Sie die Zelle C2.

2. Geben Sie die vollständige Formel =A2*B2 in der Bearbeitungsleiste ein.

3. Drücken Sie [Enter].

Oder:

1. Aktivieren Sie die Zelle C2.

2. Geben Sie ein Gleichheitszeichen (=) ein.

3. Markieren Sie die Zelle A2 im Arbeitsblatt mit der Maus oder mithilfe der Tastatur.

Der Zellbezug A2 wird jetzt in der Formel in der Zelle angezeigt (siehe Abbildung 2.6).

4. Geben Sie * ein.

Das Sternchen (*) ist der Operator für die Multiplikation. Sie finden es auch auf der Zehnertastatur. (Bei manchen Zehnertastaturen steht anstelle des Sternchens ein x.)

5. Markieren Sie die Zelle B2 im Arbeitsblatt mit der Maus oder mithilfe der Tastatur.

Der Zellbezug B2 wird jetzt in die Formel eingefügt (siehe Abbildung 2.7).

6. Klicken Sie auf die Schaltfläche EINGEBEN oder drücken Sie [Enter]. (Der Zellcursor sollte in der Zelle C2 bleiben.)

Abbildung 2.6: Sie beginnen die Formel, indem Sie ein Gleichheitszeichen (=) eingeben. Danach markieren Sie die Zelle A2.

Abbildung 2.7: Für den zweiten Teil der Formel geben Sie * ein und markieren anschließend die Zelle B2.

Excel zeigt das Rechenergebnis in Zelle C2 und die Formel =A2*B2 in der Bearbeitungsleiste an (siehe Abbildung 2.8).

Abbildung 2.8: Klicken Sie auf die Schaltfläche »Eingeben«, um das Ergebnis in Zelle C2 anzuzeigen. (Die Formel wird noch immer in der Bearbeitungsleiste angezeigt.)

Nachdem Sie die Eingabe der Formel =A2*B2 in Zelle C2 abgeschlossen haben, zeigt Excel das Resultat entsprechend den aktuell in den Zellen A2 und B2 enthaltenen Werten an. Die große Stärke eines Tabellenkalkulationsprogramms ist nämlich die Fähigkeit der Formeln, die berechneten Ergebnisse automatisch anzupassen, wenn sich die Zellen ändern, die als Zellbezüge in den Formeln angegeben sind. Was will man mehr?

Vielleicht sollten wir dieses Spielchen gleich mal ausprobieren. Wenn Sie eine Formel erstellen, die sich auf Werte in bestimmten Zellen bezieht und Sie diese Werte ändern, berechnet Excel die Formel automatisch neu, indem es diese neuen Werte verwendet und das aktualisierte Ergebnis im Arbeitsblatt anzeigt. Nehmen wir Abbildung 2.8 als Beispiel: Sie ändern den Wert in Zelle B2 von 100 in 50. Sobald Sie die Änderung in Zelle B2 abgeschlossen haben, berechnet Excel die Formel neu und zeigt als neues Ergebnis in Zelle C2 1000 an.

Würden Sie mir das bitte mal markieren?

Zellen zu markieren, die in einer Formel verwendet werden sollen, anstatt die Zellbezüge über die Tastatur einzugeben, ist auf den meisten Rechnern nicht nur schneller, sondern auch sicherer. Wenn Sie einen Zellbezug eingeben, kann es leicht passieren, dass Sie den falschen Spaltenbuchstaben oder die falsche Zeilennummer eingeben und Ihren Fehler unter Umständen nicht einmal bemerken. Wenn Sie einen Zellbezug in eine Formel einfügen, indem Sie auf die entsprechende Zelle klicken beziehungsweise tippen oder den Zellcursor dorthin bewegen (mithilfe der Pfeiltasten), ist die Gefahr eines falschen Zellbezugs um einiges geringer.

Ausnahmen bestätigen die Regel. Stellen Sie sich vor, wie Sie auf einem winzigen Smartphone mit Ihren im Verhältnis zum Display riesigen Wurstfingern im Arbeitsblatt blättern und auf die eine oder andere Zelle tippen, um sie in eine Formel aufzunehmen. Sie können sich sicherlich vorstellen, dass das eine nicht ganz einfache Herausforderung ist. In diesem Fall empfiehlt es sich tatsächlich, die Zelladressen über die virtuelle Bildschirmtastatur in die Formel einzugeben. Denken Sie dabei aber daran, dass Excel nach der Eingabe des ersten Spaltenbuchstabens eine Liste mit Funktionen anzeigt, deren Namen mit dem eingegebenen Buchstaben beginnen. Also nicht irritieren lassen, sondern einfach weitertippen. Dann verschwindet die Liste wieder. Und prüfen Sie hinterher sicherheitshalber die eingegebenen Adressen, um sicherzustellen, dass Sie sich nicht vertippt haben.

Vorfahrt achten!

Viele der Formeln, die Sie erstellen werden, werden mehr als eine mathematische Operation durchführen. Excel führt jede Rechenoperation von links nach rechts aus und hält sich dabei strikt an die mathematischen Vorfahrtsregeln, sprich Multiplikation und Division vor Addition und Subtraktion; Punktrechnung vor Strichrechnung!

Betrachten Sie die Rechenoperationen in der folgenden Formel:

=A2+B2*C2

Wenn in der Zelle A2 der Wert 5, in B2 der Wert 10 und in C2 der Wert 2 steht, setzt Excel die Werte wie folgt in die Formel ein:

=5+10*2

In dieser Formel multipliziert Excel nun 10 mit 2 (= 20) und addiert dann zu diesem Ergebnis 5 hinzu (= 25).

Wenn Excel die Addition der Werte in den Zellen A2 und B2 vor der Multiplikation ausführen soll, müssen Sie die zu addierenden Werte in Klammern setzen:

=(A2+B2)*C2

Die Klammer verrät Excel, dass diese Rechenoperation vor der Multiplikation ausgeführt werden soll. Wenn die Zelle A2 den Wert 5, B2 den Wert 10 und C2 den Wert 2 enthält, addiert Excel 5 und 10 (= 15) und multipliziert dieses Ergebnis dann mit 2 (= 30).

Bei aufwendigeren Formeln kann unter Umständen mehr als eine Klammer oder auch eine Klammer in einer Klammer erforderlich sein, um die Reihenfolge der Rechenoperationen zu kennzeichnen. Wird in eine Klammer eine weitere eingefügt, berechnet Excel zuerst die in der inneren Klammer stehenden Werte und verwendet dann dieses Ergebnis für die weiteren Berechnungen. Sehen Sie sich zum Beispiel die folgende Formel an:

=(A4+(B4−C4))*D4

Excel subtrahiert zuerst den Wert in Zelle C4 von dem in Zelle B4, addiert die Differenz zu dem Wert in Zelle A4 und multipliziert zuletzt das Summenergebnis mit dem Wert in Zelle D4.

Ohne die beiden Klammern hätte Excel zuerst den Wert der Zelle C4 mit dem der Zelle D4 multipliziert, dann den Wert in A4 und den in B4 addiert und zuletzt die Subtraktion durchgeführt.

Wenn Sie in einer Formel mehrere Klammern verwenden, hilft Ihnen Excel, falls Sie mal vergessen, einer öffnenden Klammer auch wieder eine schließende zuzuordnen. In einem solchen Fall wird Excel eine Warnmeldung anzeigen, sobald Sie [Enter] drücken, und Ihnen einen Korrekturvorschlag für eine richtige Klammersetzung unterbreiten. Wenn Sie mit diesem Vorschlag einverstanden sind, brauchen Sie nur noch auf die Schaltfläche JA zu klicken, und der Schaden ist behoben. Achten Sie aber unbedingt darauf, dass Sie nur runde Klammern in Formeln verwenden. Wenn Sie eckige oder geschweifte Klammern eingeben, ernten Sie sofort eine Warnmeldung!

Wenn Formeln spinnen

Unter bestimmten Umständen können selbst die besten Formeln verrücktspielen. Sie können sofort erkennen, dass eine Formel ihrer Sache nicht mehr gewachsen ist, wenn statt des errechneten Wertes eine merkwürdige unverständliche Meldung angezeigt wird, die in Großbuchstaben geschrieben ist, mit dem Zeichen # beginnt und mit einem Ausrufezeichen (in einem Fall mit einem Fragezeichen) endet. Diese Meldungen werden als Fehlerwert bezeichnet und wollen Ihnen mitteilen, dass irgendein Element – entweder in der Formel selbst oder in einem Zellbezug – die Ausgabe des erwarteten Ergebnisses verhindert.

Wenn eine Ihrer Formeln einen dieser Fehlerwerte ausgibt, wird ein Alarmsignal (in Form eines Ausrufezeichens auf einer gelben Raute) links neben der Zelle angezeigt, sobald der Zellcursor dort positioniert wird. Außerdem erhält die Zelle in der oberen linken Ecke ein winziges grünes Dreieck. Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf das Alarmsignal zeigen, blendet Excel eine kurze Erklärung zum Fehler in dieser Formel ein. Und das Alarmsignal wird zur Schaltfläche mit Pfeil. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird eine Liste mit einer Reihe von passenden Optionen angeboten. Sollten Sie nur Bahnhof verstehen, klicken Sie in der Liste auf den Eintrag HILFE FÜR DIESEN FEHLER ANZEIGEN.

Das Unangenehmste an Fehlerwerten ist, dass sie andere Formeln im Arbeitsblatt anstecken können. Wenn das Programm einen Fehlerwert in eine Zelle schreibt und sich eine andere Formel auf den von der ersten Formel errechneten Wert bezieht, gibt die zweite Formel denselben Fehlerwert aus, die wiederum infiziert die nächste Formel und so weiter.

Sobald ein Fehlerwert in einer Zelle angezeigt wird, müssen Sie herausfinden, was den Fehler verursacht hat, und den Fehler korrigieren. In Tabelle 2.1 sind die Fehlerwerte, die Ihnen in einem Arbeitsblatt begegnen können, und ihre gängigsten Ursachen aufgeführt.

Fehlerwert

Ursache

#DIV/0!

Die Formel versucht durch null zu teilen, da entweder eine Zelle den Wert 0 enthält oder, was meistens der Fall ist, die Zelle leer ist. Eine Division durch null darf es aber in der Mathematik nicht geben. Haben wir alle in der Schule gelernt!

#NAME?

Excel erkennt den in der Formel benutzten Bereichsnamen nicht (Kapitel 6 enthält Informationen zum Benennen von Zellen). Dieser Fehlerwert wird ausgegeben, wenn Sie einen falschen Bereichsnamen eingegeben oder Text in der Formel nicht in Anführungszeichen gesetzt haben; Excel behandelt diesen Text dann wie einen Bereichsnamen und kann ihn natürlich nicht finden, da es ihn nicht gibt.

#NULL!

Sie haben wahrscheinlich ein Leerzeichen anstelle eines Semikolons eingegeben, um Zellbezüge als Funktionsargumente voneinander zu trennen.

#ZAHL!

Es gibt ein Problem mit einer Zahl, beispielsweise ein falsches Argument in einer Excel-Funktion oder eine Berechnung, die als Ergebnis eine Zahl ausgibt, die zu groß oder zu klein für die Darstellung im Arbeitsblatt ist.

#BEZUG!

Die Formel enthält einen ungültigen Zellbezug. Das kann der Fall sein, wenn Sie Zellen löschen oder überschreiben, die als Zellbezug in einer Formel angegeben sind.

#WERT!

Das Argument oder der Operator, das/den Sie verwendet haben, hat den falschen Typ oder Sie haben eine mathematische Operation aufgerufen, die sich auf Zellen bezieht, die Texteingaben enthalten.

Tabelle 2.1: Mögliche Fehlerwerte

Fehlersuche und -bekämpfung

Wir wären ja alle zu gerne perfekt, aber leider sind es nur einige wenige von uns. Daher sollten wir uns gegen die Missgeschicke des Alltags wappnen und lernen, wie wir ihnen begegnen können. Wenn wir viele Daten eingeben, machen wir es diesen kleinen schrecklichen Tippfehlern leicht, sich in unsere Arbeit einzuschleichen. Damit Ihr Arbeitsblatt weitestgehend sauber bleibt, hier ein paar Erste-Hilfe-Maßnahmen: Lassen Sie Excel bestimmte Tippfehler sofort mit der AutoKorrektur-Funktion korrigieren und beseitigen Sie lästige Fehlerchen während der Eingabe gleich manuell.

Einmal AutoKorrektur, bitte

Die AutoKorrektur-Funktion ist eine Supererfindung für alle, die immer und immer wieder dieselben Tippfehler machen. Mithilfe dieser Funktion geben Sie Excel den Auftrag, Ihre ganz speziellen Tippfehler zu erkennen und diese dann auch noch automatisch zu korrigieren.

Bei der Installation von Excel hat die AutoKorrektur-Funktion bereits einige Standardeinstellungen im Repertoire: Sie korrigiert automatisch zwei Großbuchstaben am Wortanfang (indem sie den zweiten Buchstaben kleinschreibt), sie schreibt die Wochentage groß (wie sollte man sie sonst schreiben) und ersetzt eine ganze Reihe von typischen Schreibfehlern durch den richtigen Text.

Während Ihrer Arbeit mit Excel können Sie diese Korrekturliste erweitern. Excel unterscheidet hierbei zwei verschiedene Typen: Tippfehler, die Ihnen ständig unterlaufen, zusammen mit der dazugehörigen korrekten Schreibweise sowie Abkürzungen und Kurzformen mit den dazugehörigen ausgeschriebenen Versionen.

Sie wollen von dieser schicken Funktion auch Gebrauch machen? Nun dann:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte DATEI und dann auf OPTIONEN. Klicken Sie anschließend im Dialogfeld EXCEL-OPTIONEN auf die Kategorie DOKUMENTPRÜFUNG und dann auf die Schaltfläche AUTOKORREKTUR-OPTIONEN.

Das Dialogfeld AUTOKORREKTUR wird geöffnet (siehe Abbildung 2.9).

2. Geben Sie auf der Registerkarte AUTOKORREKTUR den Tippfehler oder die Abkürzung in das Textfeld ERSETZEN ein.

3. Geben Sie die Korrektur oder die Langform in das Textfeld DURCH ein.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN oder drücken Sie [Enter], um den neuen Eintrag in das Listenfeld einzufügen.

5. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld AUTOKORREKTUR zu schließen.

Abbildung 2.9: Arbeiten Sie in diesem Dialogfeld mit den Optionen »Ersetzen« und »Durch«, um alle Tippfehler und Abkürzungen einzugeben, die Excel automatisch korrigieren oder vervollständigen soll.

Die Regeln der Zellbearbeitung

Die AutoKorrektur-Funktion ist zwar eine wunderbare Hilfe, aber ein Wundermittel ist sie trotzdem nicht. Sie werden sich also darauf einstellen müssen, dass sich immer wieder mal Fehler einschleichen werden. Wie Sie diese dann beheben, hängt ganz davon ab, ob Sie den Fehler entdecken, bevor oder nachdem Sie die Eingabe abgeschlossen haben.

Wenn Sie den Fehler entdecken, bevor Sie die Eingabe abschließen, können Sie den Eintrag löschen, indem Sie so lange [Backspace] (direkt über [Enter]) drücken, bis Sie alle falschen Zeichen aus der Zelle gelöscht haben. Geben Sie dann den Rest des Eintrags oder der Formel neu ein, bevor Sie den Zelleintrag abschließen.

Wenn Sie den Fehler erst entdecken, nachdem Sie den Zelleintrag abgeschlossen haben, können Sie entweder den Eintrag vollständig oder nur den falschen Teil überschreiben.

Wenn der Eintrag relativ kurz ist, ist es vermutlich am einfachsten, ihn komplett zu ersetzen. Dazu brauchen Sie nur den Zellcursor auf die Zelle zu setzen, die neuen Daten einzugeben und das Ganze abzuschließen, indem Sie [Enter] oder eine der Pfeiltasten drücken.

Wenn sich der Fehler in einem Eintrag leicht beheben lässt, dieser aber unheimlich lang ist, möchten Sie das Ganze vermutlich lieber bearbeiten, anstatt es zu überschreiben. Um den Zelleintrag zu bearbeiten, doppelklicken Sie auf die Zelle beziehungsweise markieren Sie sie und drücken dann [F2].

In beiden Fällen stellt Excel in der Bearbeitungsleiste die Schaltflächen EINGEBEN und ABBRECHEN zur Verfügung und setzt die Einfügemarke in den Zelleintrag im Arbeitsblatt. (Wenn Sie doppelklicken, wird die Einfügemarke an der Stelle angezeigt, auf die Sie klicken; drücken Sie [F2], steht die Einfügemarke am Ende des Zelleintrags.)

Achten Sie darauf, dass auch in der Statusleiste der Bearbeiten-Modus angezeigt wird. Sie können nun mit der Maus oder den Pfeiltasten die Einfügemarke an die Stelle in der Zelle bewegen, die bearbeitet werden muss.

In Tabelle 2.2 sind die Tastenkombinationen aufgeführt, mit denen Sie die Einfügemarke im Zelleintrag oder in der Bearbeitungsleiste verschieben und die lästigen Fehler korrigieren können. Wenn Sie an der Position der Einfügemarke neue Zeichen eingeben wollen, schreiben Sie einfach drauflos. Wenn Sie bestehende Zeichen an der Position der Einfügemarke durch Überschreiben löschen möchten, drücken Sie [Einfg], um vom Einfügen-Modus in den Überschreiben-Modus umzuschalten. Wenn Sie wieder in den Einfügen-Modus zurückschalten wollen, drücken Sie noch mal [Einfg]. Wenn Sie die Korrekturen für Ihren Zelleintrag beendet haben, müssen Sie das Ganze – wie gehabt – ganz offiziell in die Zelle übergeben, indem Sie [Enter] drücken oder auf die Schaltfläche EINGEBEN klicken.

Taste(nkombination)

Beschreibung

[Entf]

Löscht das Zeichen rechts von der Einfügemarke

[Backspace]

Löscht das Zeichen links von der Einfügemarke

[Pfeil re]

Verschiebt die Einfügemarke um ein Zeichen nach rechts

[Pfeil li]

Verschiebt die Einfügemarke um ein Zeichen nach links

[Pos1]

Verschiebt die Einfügemarke vor das erste Zeichen des Zelleintrags

[Ende]

Verschiebt die Einfügemarke hinter das letzte Zeichen des Zelleintrags

[Strg]+[Pfeil re]

Verschiebt die Einfügemarke vor das nächste Wort des Zelleintrags

[Strg]+[Pfeil li]

Verschiebt die Einfügemarke vor das vorangegangene Wort des Zelleintrags

[Einfg]

Wechselt zwischen Einfügen- und Überschreiben-Modus

Tabelle 2.2: Tastenkombinationen zum Bearbeiten von Zelleinträgen in der Bearbeitungsleiste

Solange Sie sich im Bearbeiten-Modus befinden, können Sie den bearbeiteten Zellinhalt nur in die Zelle übergeben, indem Sie auf die Schaltfläche EINGEBEN klicken oder [Enter] drücken, nicht aber durch das Drücken der Pfeiltasten. Wenn Sie einen Zelleintrag bearbeiten, dienen die Pfeiltasten nur dazu, die Einfügemarke im Eintrag zu bewegen – ansonsten geht nichts!

Die Geschichte von den zwei Bearbeitungswegen

Excel bietet Ihnen die Möglichkeit, den Inhalt einer Zelle entweder in der Zelle selbst (hatten wir bereits!) oder in der Bearbeitungsleiste zu bearbeiten. In den meisten Fällen werden Sie wohl den Inhalt direkt in der Zelle bearbeiten. Bei extrem langen Einträgen (wahnsinnig wissenschaftlichen Formeln oder Texteinträgen, die über mehrere Absätze gehen) könnte die Bearbeitungsleiste jedoch hilfreicher sein. Excel fügt nämlich am Ende der Bearbeitungsleiste Bildlaufpfeile ein, wenn ein Zelleintrag zu lang ist, um vollständig in einer Zeile angezeigt zu werden. Mithilfe dieser Bildlaufpfeile können Sie jede Zeile eines langen Zelleintrags anzeigen, ohne die Bearbeitungsleiste erweitern zu müssen und damit den oberen Teil des Arbeitsblattes zu verdecken.

Um den Inhalt in der Bearbeitungsleiste statt in der Zelle zu bearbeiten, klicken Sie auf den entsprechenden Bildlaufpfeil, um die Zeile mit dem Inhalt anzuzeigen, den Sie bearbeiten wollen. Danach klicken Sie mit dem Mauszeiger auf die entsprechende Stelle im Text oder der Zahl, die überarbeitet werden muss.

Keine Angst vor der Dateneingabe

Bevor ich dieses Thema nun endgültig abschließe, fühle ich mich doch genötigt, noch kurz auf die Beschleunigerfunktionen einzugehen, die uns die Dateneingabe dann doch ein wenig versüßen. Hierzu zählen die Funktionen AutoVervollständigen, AutoAusfüllen und Blitzvorschau sowie die Dateneingabe in einem ausgewählten Zellbereich und die gleichzeitige Eingabe derselben Daten in andere markierte Zellen.

Ohne AutoVervollständigen bin ich ein Nichts

Die AutoVervollständigen-Funktion von Excel ist ständig zu Diensten und Sie sollten sich dann und wann während der Dateneingabe an sie erinnern. Sie ist eine nützliche Funktion, die freundliche Softwareentwickler bei Microsoft erfunden haben, um uns die Last der Dateneingabe so angenehm wie möglich zu machen.

Die AutoVervollständigen-Funktion ist so etwas wie eine Hellseherin, die voraussieht, was Sie als Nächstes eingeben werden (sie stützt sich dabei auf die zuvor von Ihnen eingegebenen Daten). Diese Funktion kommt immer dann ins Spiel, wenn Sie in eine Spalte Text eingeben (also nicht bei Werten oder Formeln). Wenn Sie also Text in eine Spalte schreiben, merkt sich AutoVervollständigen, was für Einträge Sie in der Spalte vorgenommen haben, und kopiert diese dann automatisch in nachfolgende Zeilen, wann immer Sie einen neuen Eintrag beginnen, der mit demselben Buchstaben anfängt wie ein bestehender Eintrag.

Angenommen, Sie geben Marios Pizzastube in Zelle A2 ein (eines der Unternehmen, die zu Annas Strudelladen gehören) und setzen dann den Zellcursor eine Zeile tiefer in Zelle A3 und geben M ein (Groß- oder Kleinschreibung – das ist völlig egal). Die AutoVervollständigen-Funktion fügt sofort in diese Zelle hinter dem M die restlichen Buchstaben arios Pizzastube ein.

Das ist natürlich eine ganz fantastische Sache, wenn Sie Marios Pizzastube als Zeilenbeschriftung sowohl in Zelle A2 als auch in Zelle A3 brauchen. Nehmen wir aber mal an, Sie wollen einen ganz anderen Eintrag schreiben, der aber zufälligerweise auch mit M beginnt. Nun, die AutoVervollständigen-Funktion füllt zwar die Zelle mit dem zuvor eingegebenen Text, sobald Sie aber weiterschreiben, zieht die Funktion ihren Vorschlag zurück und lässt Sie die Zelle mit Ihrem neuen Eintrag ausfüllen, beispielsweise Marlenes Croissanterie.

Die AutoVervollständigen-Funktion wird dann nicht mehr sofort reagieren, wenn Sie einen Eintrag mit M beginnen; Sie müssen jetzt zumindest so viele Buchstaben eingeben, bis Excel eindeutig weiß, welcher Eintrag nun gemeint ist. Wenn Sie also in Zelle A3 statt Marios Pizzastube Marlenes Croissanterie eingeben haben, reagiert Excel bei einer Eingabe in Zelle A4 erst, wenn Sie mindestens Marl eingegeben haben. Wenn Sie also die Vorschläge der AutoVervollständigen-Funktion nicht annehmen, sind Sie auf sich selbst gestellt.

Wenn Sie die AutoVervollständigen-Funktion nervt, weil Ihre Eingaben zwar immer gleich anfangen, aber doch nicht gleich sind, können Sie die Funktion natürlich auch deaktivieren. Klicken Sie auf die Registerkarte DATEI und wählen Sie dann OPTIONEN. Klicken Sie im Dialogfeld EXCEL-OPTIONEN auf die Kategorie ERWEITERT und anschließend unter BEARBEITUNGSOPTIONEN auf das Kontrollkästchen AUTOVERVOLLSTÄNDIGEN FÜR ZELLWERTE AKTIVIEREN, um es zu deaktivieren (weg mit dem Häkchen!); klicken Sie abschließend auf OK.

Abrakadabra – AutoAusfüllen!

In vielen Arbeitsblättern, die Sie mit Excel erstellen, werden Sie irgendwann Datums- oder Zahlenreihen eingeben müssen. Angenommen, Sie möchten in einem Arbeitsblatt als Spaltenüberschriften die zwölf Monatsnamen oder als Zeilenbeschriftungen die Zahlen von 1 bis 100 anzeigen – was für ein Tippaufwand!

Mit der Funktion AutoAusfüllen wird diese mühselige Arbeit zum Kinderspiel. Sie müssen nur den Anfangswert einer Reihe eingeben. In den meisten Fällen ist die AutoAusfüllen-Funktion intelligent genug zu erkennen, wie die Reihe fortzuführen ist, wenn Sie das Ausfüllkästchen nach rechts ziehen (um die Reihe über die Spalten nach rechts aufzufüllen) oder nach unten ziehen (um die Reihe auf darunter liegende Zeilen auszuweiten).

Ich habe noch nicht erwähnt, was das (Auto-)Ausfüllkästchen ist? Es sieht etwa so aus – + (siehe auch Abbildung 2.10) – und wird nur angezeigt, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf die rechte untere Ecke einer Zelle (oder auf die letzte Zelle eines markierten Zellbereichs) zeigen. Wenn Sie allerdings einen Zellbereich mit dem Mauszeiger in Form eines dicken weißen Kreuzes (anstelle des Ausfüllkästchens) ziehen, markiert Excel lediglich weitere Zellen (mehr dazu in Kapitel 3). Wenn der Mauszeiger noch die Form eines Pfeils hat und Sie dann ziehen, verschiebt Excel lediglich den markierten Bereich (hierzu Näheres in Kapitel 4).

Wenn Sie eine Reihe durch Ziehen des Ausfüllkästchens erstellen, können Sie dies nur in eine Richtung tun. Sie können beispielsweise Reihen erstellen oder Einträge in Zellen kopieren, die links oder rechts von der Zelle liegen, die die Ausgangswerte enthält. Dasselbe ist aber auch möglich, wenn der Zellbereich über oder unter der Zelle liegt, die die Ausgangswerte enthält. Sie können also die Reihe erweitern, indem Sie das Ausfüllkästchen in eine Richtung ziehen. Ob nach rechts, links, oben oder unten bleibt Ihnen überlassen. Sie können die Reihe nur nicht in zwei Richtungen gleichzeitig erweitern (zum Beispiel durch diagonales Ziehen des Ausfüllkästchens nach unten und nach rechts).

Während Sie das Ausfüllkästchen ziehen, wird am Bildschirm neben dem Mauszeiger eine QuickInfo angezeigt, die Ihnen verrät, welchen Eintrag Excel in die markierte Zelle einfügen würde. Wenn Sie die Maustaste loslassen, nachdem Sie das Ausfüllkästchen gezogen haben, kann Ihnen Folgendes passieren: Excel hat in alle von Ihnen markierten Zellen eine fortlaufende Reihe geschrieben (zum Beispiel Januar, Februar, März und so weiter) oder den gesamten Bereich mit dem Anfangswert ausgefüllt (wenn Sie nur einen Wert, zum Beispiel 1, eingegeben haben und Excel deswegen nicht erkennen kann, welche Art von fortlaufender Reihe Sie wohl gerne hätten). Ganz rechts vom letzten Eintrag dieser Datenreihe zeigt Excel eine kleine Schaltfläche an, die ein Menü mit Optionen zur Verfügung stellt. Sie können damit die Standardeinstellungen beim Ausfüllen oder Kopieren nachträglich außer Kraft setzen. Ein Beispiel: Sie haben mithilfe des Ausfüllkästchens einen Anfangswert in einen Zellbereich kopiert. Nach dem Kopieren merken Sie aber, dass Sie keine Kopie, sondern eine fortlaufende Zahlenreihe brauchen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche AUTO-AUSFÜLLOPTIONEN und wählen Sie im Menü den Eintrag DATENREIHE AUSFÜLLEN.

Abbildung 2.10 und Abbildung 2.11 zeigen, wie die Funktion AutoAusfüllen eingesetzt werden kann, um eine Reihe von Monaten zu erstellen, die in Zelle B2 mit Januar beginnt und in Zelle E2 mit April endet. Um die Reihe zu erstellen, geben Sie in Zelle B2 Januar ein, setzen den Mauszeiger auf das Ausfüllkästchen in der rechten unteren Ecke dieser Zelle und ziehen dann das kleine schwarze Kreuz nach rechts bis zur Zelle E2 (siehe Abbildung 2.10). Wenn Sie die Maustaste loslassen, fügt Excel die restlichen Monatsnamen (Februar bis April) in die markier ten Zellen ein (siehe Abbildung 2.11). Die Zellen mit den Monatsnamen bleiben markiert, damit Sie gegebenenfalls Änderungen durchführen können. (Falls Sie zu viele Zellen markiert haben, können Sie das Ausfüllkästchen nach links zurückschieben, um die Liste mit den Monatsnamen zu kürzen. Wenn Sie nicht genug Zellen markiert haben, ziehen Sie das Ausfüllkästchen weiter nach rechts, um weitere Monatsnamen hinzuzufügen.)

Abbildung 2.10: Um eine Reihe von Monatsnamen zu erstellen, geben Sie in die erste Zelle Januar ein und ziehen dann das Ausfüllkästchen, um den Zellbereich zu markieren, in dem die noch fehlenden Monatsnamen angezeigt werden sollen.

Abbildung 2.11: Sobald Sie die Maustaste loslassen, fügt Excel die restlichen Monatsnamen ein.

Wählen Sie eine der Optionen der AutoAusfüllen-Funktion aus (indem Sie auf die Schaltfläche AUTO-AUSFÜLLOPTIONEN klicken, die neben dem Ausfüllkästchen – direkt neben der Zelle mit dem Monatsnamen April – angezeigt wird), wenn beispielsweise keine Datenreihe erstellt werden soll, sondern der Anfangswert (in diesem Beispiel also Januar) in jede Zelle kopiert werden soll. Damit Excel den Eintrag Januar in jede der markierten Zellen kopiert, wählen Sie den Befehl ZELLEN KOPIEREN. Damit kopierte oder ausgefüllte Zellen dieselbe Formatierung wie die Ausgangszelle erhalten, wählen Sie den Befehl NUR FORMATE AUSFÜLLEN. (Kapitel 3 weiß mehr zum Thema Formatierungen zu berichten.) Wenn jedoch eine Datenreihe erstellt wurde, die Formatierung der Ausgangszelle aber unter keinen Umständen übernommen werden soll, entscheiden Sie sich für den Befehl OHNE FORMATIERUNG AUSFÜLLEN.

Tabelle 2.3 zeigt einige Anfangswerte, mit denen Sie mit der Funktion AutoAusfüllen im Handumdrehen fortlaufende Reihen erstellen können.

Alles serienmäßig

Die Funktion AutoAusfüllen verwendet den von Ihnen markierten Anfangswert (Datum, Uhrzeitangabe, Tag, Jahr etc.), um die Reihe anzulegen. Alle Beispielreihen in Tabelle 2.3 ändern sich um das Inkrement 1 (ein Tag, ein Monat, ein Jahr). Was ist aber, wenn Sie eine Reihe erstellen möchten, die sich beispielsweise um das Inkrement 2 erhöhen soll? Schreiben Sie in zwei benachbarte Zellen je einen Wert. Die Differenz zwischen diesen Werten zeigt Excel, in welchen Schritten es die Reihe fortsetzen soll. Markieren Sie diese beiden Werte als Anfangsbereich und ziehen Sie dann mit dem Ausfüllkästchen den gewünschten Zellbereich auf.

Angenommen, eine Reihe soll mit Samstag beginnen und jeder zweite Tag in die benachbarten Zellen eingegeben werden (also: Samstag, Montag, Mittwoch etc.). Geben Sie in die erste Zelle Samstag und in die benachbarte Zelle Montag ein. Markieren Sie dann beide Zellen und ziehen Sie das Ausfüllkästchen so weit nach rechts, wie es Ihnen passt. Nachdem Sie die Maustaste losgelassen haben, ist Excel dem Beispiel in den ersten beiden Zellen gefolgt und hat jeden zweiten Tag eingetragen (Mittwoch neben Montag, Freitag neben Mittwoch und so weiter).

Daten in erster Zelle

Erstellte Datenreihe in den nächsten Zellen

Juni

Juli, August, September …

Aug

Sep, Okt, Nov …

Dienstag

Mittwoch, Donnerstag, Freitag …

Mo

Di, Mi, Do …

4/1/99

4/2/99, 4/3/99, 4/4/99

Aug 12

Sep 12, Okt 12, Nov 12 …

15. Jan.

16. Jan., 17. Jan, 18. Jan. …

10:00

11:00, 12:00, 13:00 …

8:01

9:01, 10:01, 11:01

1. Quartal

2. Quartal, 3. Quartal, 4. Quartal

Qrt1

Qrt2, Qrt3, Qrt4 …

Produkt 1

Produkt 2, Produkt 3, Produkt 4 …

Tabelle 2.3: Beispiele für Datenreihen, die Sie mit AutoAusfüllen erstellen können

Kopieren mit AutoAusfüllen

Sie können mit AutoAusfüllen einen Texteintrag auch über einen ganzen Zellbereich kopieren (anstatt eine Reihe verwandter Einträge zu erstellen). Drücken Sie hierzu [Strg], klicken Sie mit gedrückter [Strg]-Taste mit dem kleinen schwarzen Kreuz (das jetzt den Mauszeiger darstellt) auf die rechte untere Ecke der Zelle und ziehen Sie das Ausfüllkästchen. Ein Pluszeichen wird neben dem Mauszeiger angezeigt, das das Zeichen für Sie ist, dass AutoAusfüllen den Eintrag in der aktiven Zelle tatsächlich kopieren wird. (Eine weitere Kontrollmöglichkeit bietet die QuickInfo, die beim Kopieren natürlich denselben Text enthält wie die Originalzelle.) Wenn Sie nach dem Kopieren eines Anfangswertes Ihre Meinung ändern und nun doch lieber eine Datenreihe gehabt hätten, klicken Sie auf die Schaltfläche AUTO-AUSFÜLLOPTIONEN und wählen Sie in diesem Menü den Befehl DATENREIHE AUSFÜLLEN – schon ist alles wie gewünscht!

Die Methode mit der [Strg]-Taste kopiert zwar einen Texteintrag, bei Werten geht dieser Schuss jedoch nach hinten los. Wenn Sie beispielsweise die Zahl 17 in eine Zelle eingeben und dann das Ausfüllkästchen ziehen, kopiert Excel die Zahl 17 in alle markierten Zellen. Drücken Sie jedoch [Strg], während Sie das Ausfüllkästchen ziehen, schreibt Excel eine Reihe (17, 18, 19 und so weiter). Na, so was! Sollten Sie dies jedoch einmal vergessen und kopieren, anstatt Datenreihen zu erstellen, wissen Sie jetzt ja sicherlich bereits, dass Sie sich nur des Menüs der Schaltfläche AUTO-AUSFÜLLOPTIONEN bedienen müssen, um aus diesem Schlamassel wieder herauszukommen.

Designerlisten

Sie können nicht nur die Schrittweite einer Serie mit AutoAusfüllen variieren, sondern auch eigene Reihen erstellen. Ihr Unternehmen verfügt beispielsweise über Niederlassungen in folgenden Städten und Sie sind es leid, in jedem neuen Arbeitsblatt stets dieselbe Reihenfolge dieser Orte einzugeben:

Berlin

Hamburg

Düsseldorf

Frankfurt

München

Wien

Nachdem Sie eine benutzerdefinierte Liste mit diesen Niederlassungen erstellt haben, können Sie die Abfolge dieser Städte eingeben, indem Sie lediglich in die erste Zelle Berlin schreiben und dann das Ausfüllkästchen über die leeren Zellen ziehen, in denen die übrigen Niederlassungen angezeigt werden sollen.

Das wollen Sie auch können? Also, dann los:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte DATEI und wählen Sie dann OPTIONEN. Klicken Sie im Dialogfeld EXCEL-OPTIONEN auf die Kategorie ERWEITERT und anschließend unter ALLGEMEIN auf die Schaltfläche BENUTZERDEFINIERTE LISTEN BEARBEITEN, um das Dialogfeld OPTIONEN mit der Registerkarte BENUTZERDEFINIERTE LISTEN zu öffnen (siehe Abbildung 2.12).

Falls Sie sich bereits die Mühe gemacht haben und die Liste mit den Unternehmen in einem Zellbereich eingegeben haben, machen Sie mit Schritt 2 weiter. Wenn Sie Ihre Daten noch nicht in eine aktive Arbeitsmappe eingegeben haben, geht’s für Sie mit Schritt 5 weiter.

Abbildung 2.12: So erstellen Sie eine Standortliste aus im Arbeitsblatt enthaltenen Einträgen.

2. Klicken Sie im Textfeld LISTE AUS ZELLEN IMPORTIEREN auf die Schaltfläche DIALOG REDUZIEREN (das Pseudoarbeitsblatt mit dem roten Pfeil), damit Sie Ihre Liste sehen können, und markieren Sie den Zellbereich. (Mehr Infos zu diesem Thema gibt es in Kapitel 3.)

3. Nachdem Sie die Zellen markiert haben, klicken Sie auf die Schaltfläche DIALOG VERGRÖSSERN.

Diese Schaltfläche hat automatisch die Schaltfläche DIALOG REDUZIEREN ersetzt.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche IMPORTIEREN, um diese Liste in das Listenfeld LISTENEINTRÄGE zu kopieren.

Weiter geht’s mit Schritt 7.

5. Klicken Sie in das Listenfeld LISTENEINTRÄGE, geben Sie jeden Eintrag separat ein (in der gewünschten Reihenfolge) und schließen Sie jeden Eintrag mit [Enter] ab.

Wenn alle Niederlassungen in der gewünschten Reihenfolge im Listenfeld LISTENEINTRÄGE angezeigt werden, machen Sie mit Schritt 6 weiter.

6. Klicken Sie auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN, um die Liste in das Listenfeld BENUTZERDEFINIERTE LISTEN einzufügen.

Erstellen Sie so viele benutzerdefinierte Listen, wie Sie brauchen, und machen Sie dann mit Schritt 7 weiter.

7. Drücken Sie zwei Mal auf OK; das erste Mal, um das Dialogfeld OPTIONEN zu schließen, und das zweite Mal, um das Dialogfeld EXCEL-OPTIONEN zu schließen und wieder zum aktuellen Arbeitsblatt in der aktiven Arbeitsmappe zu wechseln.

Sobald Sie in Excel eine benutzerdefinierte Liste erstellt haben, brauchen Sie nur noch den ersten Eintrag in eine Zelle einzugeben und dann mit dem Ausfüllkästchen die Zellen in der gewünschten Richtung zu erweitern. Alles andere erledigt Excel!

Wenn es Ihnen jedoch zu umständlich ist, die ganze Liste einzugeben, können Sie auch mit der AutoKorrektur-Funktion arbeiten – so wie es weiter vorn in diesem Kapitel im Abschnitt »Einmal AutoKorrektur, bitte« vorgestellt wird – und eine Abkürzung, beispielsweise HH für Hamburg, festlegen, die dann die AutoKorrektur durch die entsprechende Langform ersetzt.

AutoAusfüllen auf einem Touchscreen

Um eine Datenreihe per Finger oder Stift auf einem Tablet-PC auszufüllen – weit und breit sind weder Maus noch Tastatur in Sicht –, greifen Sie auf die Schaltfläche AUTOAUSFÜLLEN in der Minisymbolleiste zu. Und das funktioniert folgendermaßen:

1. Tippen Sie auf die Zelle mit dem Anfangswert der Reihe, die Sie per AutoAusfüllen erweitern wollen.

Excel wählt die Zelle aus und blendet zwei kleine Kreise in der oberen linken und der unteren rechten Ecke der Zelle ein.

2. Drücken Sie so lange auf die Zelle, bis die Minisymbolleiste erscheint.

Wenn Sie die Minisymbolleiste durch Drücken mit Finger oder Stift hervorzaubern, stehen alle ihre Schaltflächen in nur einer Reihe – von EINFÜGEN über AUTOAUSFÜLLEN bis hin zu KONTEXTMENÜ ANZEIGEN (mit einem schwarzen, nach unten zeigenden Dreieck).

3. Tippen Sie in der Minisymbolleiste auf die Schaltfläche AUTOAUSFÜLLEN.

Excel lässt die Minisymbolleiste verschwinden und zeigt stattdessen die Schaltfläche AUTOAUSFÜLLEN neben der aktuell markierten Zelle an (ein blauer, nach unten zeigender Pfeil in einem Quadrat in der unteren Ecke der Zelle).

4. Ziehen Sie die Schaltfläche AUTOAUSFÜLLEN über die leeren Zellen in derselben Spalte oder Zeile, in die die Datenreihe ausgefüllt werden soll.

Beim Ziehen mit dem Finger oder Stift hält Sie das Namenfeld in der Bearbeitungsleiste über den nächsten Eintrag in der Datenreihe auf dem Laufenden. Sobald Sie die letzte Zelle für die Datenreihe ausgewählt haben und den Finger oder den Stift vom Touchscreen nehmen, füllt Excel die Datenreihe im gewählten Bereich aus.

AutoAusfüllen mit der Schaltfläche »Füllbereich« auf der Registerkarte »Start«

Wenn Sie mit Excel 2013 auf einem Rechner mit Touchscreen arbeiten und weder Maus noch Tastatur zur Verfügung stehen, können Sie das AutoAusfüllen auch mithilfe der Schaltfläche FÜLLBEREICH auf der Registerkarte START durchführen. (Diese Möglichkeit haben Sie übrigens auch, wenn Sie beim Ziehen des Ausfüllkästchens mit der Maus an Ihre Geschicklichkeitsgrenzen stoßen.)

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Geben Sie den ersten Eintrag beziehungsweise die ersten beiden Einträge ein, auf dem/denen die Reihe basieren soll.

2. Wählen Sie den Zellbereich aus, in den die Datenreihe ausgefüllt werden soll – entweder horizontal in einer Zeile oder vertikal in einer Spalte. Achten Sie darauf, dass auch der erste Eintrag beziehungsweise die ersten beiden Einträge in der Auswahl enthalten sind.

3. Klicken Sie auf der Registerkarte START in der Gruppe BEARBEITEN auf die Schaltfläche FÜLLBEREICH und dann auf REIHE.

Das Dialogfeld REIHE wird geöffnet.

4. Klicken im Bereich TYP auf die Option AUTOAUSFÜLLEN und bestätigen Sie mit OK.

Excel zaubert eine Datenreihe basierend auf dem Anfangswert beziehungsweise den Anfangswerten in den ausgewählten Zellbereich – genau so, als hätten Sie das Ausfüllkästchen über diesen Zellbereich gezogen.

Beachten Sie, dass das Dialogfeld REIHE eine Menge Optionen enthält, mit denen Sie das Erstellen der Datenreihen verfeinern und steuern können. So können Sie beispielsweise für eine lineare Datenreihe das Inkrement im gleichnamigen Textfeld ändern. Und Sie können einen Endwert festlegen.

Wenn Sie eine Datumsreihe im Dialogfeld REIHE definieren, können Sie statt der Einheit TAG auch die Reihe auch nach Wochentag, Monat oder Jahr fortsetzen.

AutoAusfüllen mit der Blitzvorschau

Mit der brandneuen Funktion »Blitzvorschau« können Sie in Excel 2013 einen Teil der in einer Spalte eingegebenen Daten ohne großen Aufwand in einem anderen Tabellenbereich in einer Spalte übernehmen. Diese Daten werden blitzschnell an der neuen Position angezeigt – daher auch der Name –, sobald Excel ein Muster in den Anfangsdaten erkennt, das ihm wiederum Auskunft darüber gibt, welche Daten Sie kopieren wollen. Und das unglaublich Entspannende an der Sache ist die Tatsache, dass Sie weder Formeln basteln noch irgendetwas wirklich kopieren müssen. Sie lassen Excel einfach machen.

So weit die graue Theorie. Am besten versteht man aber diese neue Funktion, wenn man sie in Aktion sieht, nämlich in Abbildung 2.13. Dort sehen Sie eine Tabelle bestehend aus vier Spalten. Die erste Spalte enthält den vollständigen Namen von Kundinnen und Kunden bestehend aus Vorname, zweiter Vorname und Nachname als einen Eintrag. In der zweiten, dritten und vierten Spalte sollen jeweils nur die Vornamen, zweiten Vornamen und Nachnamen angezeigt werden, damit diese Namensteile in Mails und Briefen als Anrede verwendet werden können, wie Hi Mathea oder Sehr geehrter Herr Wegner oder so ähnlich.

Abbildung 2.13: Die Tabelle enthält in der ersten Spalte die vollständigen Namen, die in den drei rechts daneben liegenden Spalten per Blitzvorschau aufgeteilt werden sollen.

Damit Sie nicht mühsam jeden Vornamen, zweiten Vornamen und Nachnamen in die entsprechenden Zellen tippen müssen, haben sich die Programmierer von Excel die Blitzvorschau ausgedacht.

Diese smarte Funktion übernimmt diesen Job für Sie und zwar folgendermaßen:

1. Geben Sie in die Zelle B2 Levin ein und drücken Sie [Enter] oder [Pfeil u].

Wenn Sie die Eingabe des ersten Vornamens abgeschlossen haben, ist B3 markiert und Sie müssen jetzt nur noch den ersten Buchstaben des dazugehörigen Vornamens eingeben, damit Excel beziehungsweise die Blitzvorschau das Muster erkennen kann.

2. Geben Sie in Zelle B3 den Buchstaben M ein – der erste Buchstabe für den ersten Vornamen »Marlene«.

Die Blitzvorschau führt blitzschnell ein AutoAusfüllen-ähnliches Manöver durch, indem sie den korrekten Vornamen für die zweite Kundin in der Liste – nämlich Marlene – als Eintrag für die Zelle B3 vorschlägt. Damit aber nicht genug! Die Blitzvorschau bietet auch noch blitzartig alle anderen ersten Vornamen für die restlichen Zellen der Spalte an, wie Abbildung 2.13 eindeutig beweist.

3. Drücken [Enter] oder [Pfeil u], um die Vornamen zu übernehmen.

Der Vorname »Marlene« und alle weiteren Vornamen werden korrekt in die Spalte B eingefügt.

Um das Beispiel aus Abbildung 2.13 fertigzustellen, wiederholen Sie einfach die obigen Schritte in den Spalten C und D. In C2 geben Sie den zweiten Vornamen Marius und in C3 den ersten Buchstaben des zweiten Vornamens »Hannah« ein. Die Sache mit den zweiten Vornamen ist erledigt. Noch schnell die Nachnamen – in D2 Schlaak, in D3 den ersten Buchstaben von »Lambrich«. Fertig. Danke, liebe Blitzvorschau.

Jetzt stellen Sie sich mal vor, Sie müssten diese Aufgaben mit 1.000 oder mehr Namen durchführen. Unglaublich, wie viel Zeitaufwand und Arbeit Ihnen dann dank der neuen Funktion erspart bleiben.

Die Blitzvorschau kann hervorragend Teile von Dateneinträgen für Sie herausfiltern, aber immer nur dann, wenn alle Einträge dem gleichen Muster folgen und das gleiche Trennzeichen (Leerzeichen, Komma oder Minuszeichen etc.) verwenden. In Abbildung 2.13 sehen Sie beispielsweise in Zelle A9 eine Abweichung im Namensmuster. Dort wird der zweite Vorname mit »M.« abgekürzt. Die Blitzvorschau füllt in C9 nur den Buchstaben »M« als zweiten Vornamen ein, und Sie müssen den fehlenden Punkt selbst einfügen. Und übrigens: Die Blitzvorschau ist nicht auf reine Texteingaben spezialisiert. Sie wird auch mit Kombinationen aus Zahlen und Text wie AJ-1234, RW-8007 und so weiter fertig.

Symbole einfügen

Mit Excel ist es ein Kinderspiel, spezielle Symbole – Währungssymbole wie das Euro- und Dollarzeichen oder Sonderzeichen wie das Trademark- oder Copyrightzeichen – in die Zellen einzufügen. Um ein spezielles Zeichen oder Symbol in einen Zelleintrag einzufügen, klicken Sie auf der Registerkarte EINFÜGEN in der Gruppe TEXT auf die Schaltfläche SYMBOL, um das gleichnamige Dialogfeld zu öffnen.

Das Dialogfeld SYMBOL enthält zwei Registerkarten: SYMBOLE und SONDERZEICHEN. Wenn Sie von der Registerkarte SYMBOLE ein mathematisches Zeichen oder ein Währungssymbol einfügen wollen, klicken Sie auf das entsprechende Symbol im Listenfeld und dann auf die Schaltfläche EINFÜGEN. (Sie können das Zeichen natürlich auch mit einem Doppelklick einfügen.) Um Buchstaben einzufügen, die zu einer anderen Sprache gehören – beispielsweise Buchstaben mit Akzent –, öffnen Sie die Dropdownliste SUBSET und wählen dort einen Sprachensatz aus. Häufig verwendete Währungssymbole oder mathematische Zeichen stehen Ihnen im unteren Teil des Dialogfeldes SYMBOL im Bereich ZULETZT VERWENDETE SYMBOLE zum schnelleren Arbeiten zur Verfügung.

Wenn Sie Sonderzeichen, wie das für ein eingetragenes Warenzeichen, Trennstriche oder Anführungszeichen, einfügen wollen, klicken Sie im Dialogfeld SYMBOL auf die Registerkarte SONDERZEICHEN. Suchen Sie das Symbol im Listenfeld, markieren Sie es und klicken Sie dann auf die Schaltfläche EINFÜGEN. (Sie können Sonderzeichen natürlich auch mit einem Doppelklick einfügen.)

Wenn Sie alle gewünschten Sonderzeichen und Symbole eingefügt haben, schließen Sie das Dialogfeld, indem Sie auf die Schaltfläche SCHLIESSEN in der rechten oberen Fensterecke klicken.

Das große Zellcursorspringen

Wenn Sie eine Datentabelle in ein neues Arbeitsblatt eingeben möchten, können Sie sich die Dateneingabe erleichtern, indem Sie alle leeren Zellen markieren, in die Sie Daten eingeben wollen. Setzen Sie hierzu den Zellcursor auf die erste Zelle der neuen Datentabelle und markieren Sie dann so viele Zellen in den folgenden Spalten und Zeilen, wie Sie benötigen. (Weitere Informationen zum Markieren von Zellbereichen finden Sie in Kapitel 3.) Nachdem Sie den Zellbereich markiert haben, beginnen Sie mit der Eingabe Ihrer Daten.

Wenn Sie einen Zellbereich markieren, bevor Sie mit der Dateneingabe beginnen, begrenzt Excel die Dateneingabe in diesem Bereich wie folgt:

Der Zellcursor wird automatisch zur nächsten Zelle im Bereich verschoben, wenn Sie auf die Schaltfläche EINGEBEN klicken oder [Enter] drücken, um den Zelleintrag abzuschließen.

In einem Zellbereich mit mehreren unterschiedlichen Spalten und Zeilen verschiebt Excel den Zellcursor in einer Spalte jeweils um eine Zeile nach unten. Wenn der Zellcursor die Zelle in der letzten Zeile der Spalte erreicht, springt er zur ersten Zeile des Bereichs in der nächsten Spalte auf der rechten Seite. Wenn der Zellbereich nur aus einer Zeile besteht, bewegt sich der Zellcursor in der Zeile von links nach rechts.

Wenn Sie die Dateneingabe in der letzten Zelle des Zellbereichs beendet haben, markiert Excel die erste Zelle der gerade erstellten Tabelle. Um die Markierung für den Zellbereich aufzuheben, klicken Sie mit dem Mauszeiger auf eine andere Zelle im Arbeitsblatt (innerhalb oder außerhalb des Bereichs) oder Sie drücken eine der Pfeiltasten.

Achten Sie darauf, innerhalb eines markierten Zellbereichs keine Pfeiltaste zu drücken, um einen Eintrag abzuschließen. Klicken Sie immer auf die Schaltfläche EINGEBEN oder drücken Sie [Enter]. Wenn Sie eine Pfeiltaste drücken, heben Sie die Markierung des Zellbereichs auf. Um den Zellcursor innerhalb des Zellbereichs zu bewegen, ohne dessen Markierung aufzuheben, benutzen Sie die folgenden Tasten:

Drücken Sie [Enter], um zur nächsten Zelle in der jeweils darunter liegenden Zeile und dann zur nächsten Spalte im Zellbereich zu gelangen. Mit [Shift]+[Enter] springen Sie nach oben zur vorherigen Zelle.

Drücken Sie [Tab], um zur nächsten Zelle in der rechts liegenden Spalte zu gelangen. Mit [Shift]+[Tab] springen Sie nach links zur vorherigen Zelle.

Drücken Sie [Strg]+[Shift]+[´] (Apostroph), um von einer Ecke des Zellbereichs zur anderen zu hüpfen.

Do it again, Excel!

Sie können sich viel Zeit und Arbeit ersparen, wenn Sie denselben Eintrag (Text, Zahl oder Formel) in vielen Zellen des Arbeitsblattes einfügen müssen, da Sie mit Excel die Daten in einem Arbeitsgang in alle Zellen eingeben können. Markieren Sie zunächst die Zellbereiche, in die die Daten eingegeben werden sollen. (Excel lässt Sie mehrere Zellbereiche markieren. Näheres hierzu finden Sie in Kapitel 3.) Geben Sie den Eintrag ein und drücken Sie dann [Strg]+[Enter], um den Eintrag in alle markierten Zellen einzufügen.

Wenn diese Aktion erfolgreich sein soll, müssen Sie [Strg] und [Enter] gleichzeitig drücken. Excel fügt den Eintrag dann in alle markierten Zellen ein. Wenn Sie nur [Enter] drücken, wird der Eintrag nur in die erste Zelle des markierten Zellbereichs geschrieben. Auf der virtuellen Bildschirmtastatur tippen Sie hintereinander zuerst auf [Strg] und dann auf [Enter].

Sie können die Dateneingabe in einer Liste, die Formeln enthält, beschleunigen, indem Sie im Dialogfeld EXCEL-OPTIONEN in der Kategorie ERWEITERT unter BEARBEITUNGSOPTIONEN das Kontrollkästchen DATENBEREICHSFORMATE UND -FORMELN ERWEITERN aktivieren. (Klicken Sie hierzu auf der Registerkarte DATEI auf OPTIONEN und dann im Dialogfeld EXCEL-OPTIONEN auf ERWEITERT.) Wenn diese Funktion aktiviert ist, formatiert Excel automatisch alle neuen Daten, die Sie in die letzte Zeile einer Liste eingeben, so wie die in den vorangegangenen Zeilen und kopiert außerdem eventuelle Formeln, die in vorstehenden Zeilen verwendet wurden. Damit diese Funktion jedoch greifen kann, müssen Sie wenigstens in den letzten drei Zeilen Formeln manuell eingegeben und Dateneingaben manuell formatiert haben. Sie sehen, auch bei Excel gibt es nichts umsonst!

Funktionieren die Funktionen?

Sie haben in diesem Kapitel bereits erfahren, wie Formeln erstellt werden, die einfache Rechenoperationen wie Addition, Subtraktion, Multiplikation und Division durchführen. (Mehr dazu im Abschnitt »Formeln, die der Aufgabe gewachsen sind« weiter vorn in diesem Kapitel.) Anstatt nun komplizierte Formeln aus dem Nichts zu erstellen, können Sie sich eine Excel-Funktion suchen, die diese Aufgabe für Sie erledigt.

Eine Funktion ist eine Art vordefinierte Formel, die eine oder mehrere Rechenoperationen durchführt. Und was müssen Sie dabei noch tun? Sie geben die Werte ein, die die Funktion für ihre Berechnungen benötigt. Diese Werte werden auch als Funktionsargumente bezeichnet. Wie bei einfachen Formeln können Sie die Argumente für die meisten Funktionen entweder als numerischen Wert (zum Beispiel 22 oder −4,56) oder – was üblicher ist – als Zellbezug (zum Beispiel B10) oder als Zellbereich (zum Beispiel C3:F3) eingeben.

Wie bei einer Formel, die Sie selbst erstellen, muss auch eine Funktion mit einem Gleichheitszeichen (=) beginnen, damit Excel weiß, dass es die Funktion als Formel und nicht als Text interpretieren soll. Nach dem Gleichheitszeichen geben Sie den Namen der Funktion ein (in Groß- oder Kleinbuchstaben, aber ohne Tippfehler). Hinter den Funktionsnamen geben Sie die für die Berechnung erforderlichen Argumente ein. Alle Funktionsargumente werden in runde Klammern gesetzt.

Denken Sie daran, auf keinen Fall ein Leerzeichen zwischen das Gleichheitszeichen, den Funktionsnamen und die in Klammern stehenden Argumente zu setzen. Einige Funktionen verwenden mehr als einen Wert für ihre Berechnungen. In diesem Fall trennen Sie jedes Argument durch ein Semikolon (nie durch ein Leerzeichen).

Nachdem Sie das Gleichheitszeichen eingeben haben und anfangen, die ersten Buchstaben des Funktionsnamens, den Sie verwenden wollen, einzugeben, wird eine Dropdownliste direkt neben der Zelle eingeblendet, die alle Funktionen enthält, die mit dem eingegebenen Buchstaben beginnen. Wenn Sie den Namen der Funktion in dieser Liste entdecken, wählen Sie ihn mit einem Doppelklick aus und Excel gibt dann automatisch den Funktionsnamen in die Zelle und die Bearbeitungsleiste ein. Außerdem fügt Excel eine öffnende runde Klammer ein, die für die Funktion den Anfang der Argumente markiert.

Dann zeigt Excel alle Argumente, die für die Funktion benötigt werden, unterhalb der Zelle an und Sie geben die Zelle oder den Zellbereich an, die/den Sie als erstes Argument benutzen wollen (entweder indem Sie darauf klicken oder indem Sie die Adresse der Zelle oder des Zellbereichs eingeben). Wenn die Funktion mehr als ein Argument verwendet, zeigen Sie auf die Zelle oder den Zellbereich, die/den Sie als zweites Argument benutzen wollen. (Aber erst nachdem Sie das Semikolon (;) eingegeben haben, mit dem Sie das erste Argument abschließen.)

Wenn Sie das letzte Argument abgeschlossen haben, geben Sie eine schließende runde Klammer ein, um Excel mitzuteilen, dass Ihnen nun die Argumente ausgegangen sind. Der Funktionsname und die Argumente, die unterhalb der Zelle angezeigt wurden, lösen sich wieder in Luft auf. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche EINGEBEN oder drücken Sie [Enter], um die Funktion in die Zelle zu übertragen und Excel das Ergebnis berechnen zu lassen.

Viel Spaß beim Einfügen von Funktionen

Auch wenn Sie eine Funktion direkt in eine Zelle eingeben können, ist es für Sie sicherlich einfacher, wenn Sie dies mit der Schaltfläche FUNKTION EINFÜGEN erledigen. Wenn Sie in der Bearbeitungsleiste auf die Schaltfläche mit dem fx klicken, wird das Dialogfeld FUNKTION EINFÜGEN angezeigt, aus dem Sie sich die Funktion aussuchen können, die Sie brauchen (siehe Abbildung 2.14). Nachdem Sie eine Funktion ausgewählt haben, öffnet Excel das Dialogfeld FUNKTIONSARGUMENTE, in dem Sie die Argumente für die Funktion festlegen können. Das hört sich in der Theorie ziemlich kompliziert an, ist es aber überhaupt nicht. Dieses Dialogfeld enthält links unten den Link HILFE FÜR DIESE FUNKTION, mit dem Sie das Fenster der Microsoft Excel-Hilfe öffnen.

Abbildung 2.14: Markieren Sie im Dialogfeld FUNKTION EINFÜGEN die gewünschte Funktion oder geben Sie ein, nach welcher Art Funktion Sie suchen.

Das Dialogfeld FUNKTION EINFÜGEN enthält drei Felder: das Textfeld FUNKTION SUCHEN, die Dropdownliste KATEGORIE AUSWÄHLEN und das Listenfeld FUNKTION AUSWÄHLEN. Wenn Sie das Dialogfeld FUNKTION EINFÜGEN öffnen, wird automatisch in der Dropdownliste KATEGORIE AUSWÄHLEN der Eintrag ZULETZT VERWENDET angezeigt und im Listenfeld FUNKTION AUSWÄHLEN werden alle Funktionen aufgelistet, die Sie häufig verwenden.

Wenn die von Ihnen gesuchte Funktion nicht in dieser Liste enthalten ist, müssen Sie die entsprechende Kategorie in der Dropdownliste KATEGORIE AUSWÄHLEN markieren. Wenn Sie die Kategorie nicht kennen, müssen Sie nach der Funktion suchen, indem Sie im Textfeld FUNKTION SUCHEN eine Beschreibung eingeben und dann [Enter] drücken oder auf OK klicken. Wenn Sie beispielsweise alle Excel-Funktionen suchen wollen, mit denen sich Werte addieren lassen, geben Sie in das Textfeld FUNKTION SUCHEN den Begriff Addieren ein und klicken auf OK. Im Listenfeld FUNKTION AUSWÄHLEN wird daraufhin angezeigt, was Excel zu diesem Thema zu bieten hat. Zu jeder Funktion werden unterhalb des Listenfeldes die erforderlichen Argumente sowie eine Beschreibung der Funktion angezeigt.

Nachdem Sie eine Funktion, die Sie verwenden wollen, gefunden und markiert haben, klicken Sie auf OK, um sie in die aktuelle Zelle einzufügen und das Dialogfeld FUNKTIONSARGUMENTE zu öffnen. Es enthält die für diese Funktion benötigten Argumente (auch die optionalen). Angenommen, Sie wählen im Listenfeld FUNKTION AUSWÄHLEN die Funktion SUMME (der Hit in der Kategorie ZULETZT VERWENDET) und klicken dann auf OK. Das Dialogfeld FUNKTIONSARGUMENTE wird geöffnet und sowohl in der markierten Zelle als auch in der Bearbeitungsleiste steht:

=SUMME()

Im Dialogfeld selbst wird das SUMME-Argument angezeigt (siehe Abbildung 2.15). Hier können Sie Argumente für die Berechnung der Summe eingeben.

Abbildung 2.15: Im Dialogfeld »Funktionsargumente« legen Sie fest, welche Argumente in der ausgewählten Funktion verwendet werden sollen.

Wie in Abbildung 2.15 zu sehen ist, können Sie bis zu 255 Argumente für die Berechnung der Summe eingeben. Was jedoch nirgendwo steht, ist, dass sich diese Werte nicht in einer Zelle befinden müssen. Sie werden sicherlich in der Regel eine ganze Reihe von Werten aus verschiedenen Zellen (das ist die Sache mit der Mehrfachauswahl, zu der Sie in Kapitel 3 mehr erfahren) addieren wollen.

Um das erste Zahlenargument einzugeben, klicken Sie auf die betreffende Zelle (oder ziehen den Mauszeiger über einen Zellbereich) im Arbeitsblatt. Die Einfügemarke befindet sich bei dieser Aktion im Textfeld ZAHL1. Excel zeigt daraufhin die Zelladresse (oder den Zellbereich) im Textfeld ZAHL1 und gleichzeitig den Wert der Zelle (beziehungsweise die Werte, falls mehrere Zellen markiert wurden) rechts neben dem Textfeld sowie die Gesamtsumme (Formelergebnis =) im unteren Bereich des Dialogfeldes an.

Wenn Sie Zellen markieren wollen und dazu den Mauszeiger über den zu addierenden Zellbereich ziehen, wird automatisch das Dialogfeld FUNKTIONSARGUMENTE so minimiert, dass nur noch der Inhalt des Textfeldes ZAHL1 angezeigt wird. Sobald Sie die Maustaste nach dem Markieren wieder loslassen, wird auch das Dialogfeld wieder in voller Pracht angezeigt.

Sie können das Dialogfeld auch auf die Größe des Textfeldes ZAHL1 reduzieren, indem Sie auf der rechten Seite des Textfeldes auf die Schaltfläche DIALOG REDUZIEREN (das Feld mit dem roten Pfeil) klicken, die Zellen markieren und dann auf die Schaltfläche DIALOG ERWEITERN (die die Schaltfläche DIALOG REDUZIEREN ersetzt hat) klicken oder einfach [ESC] drücken. Natürlich können Sie das Dialogfeld auch ganz einfach aus dem Weg ziehen. Sie wissen schon: Drauf klicken und an eine Stelle auf dem Bildschirm ziehen, an der es nicht stört.

Wenn Sie mehr als eine Zelle (oder mehrere Zellbereiche) in einem Arbeitsblatt addieren wollen, drücken Sie nach dem Festlegen des Arguments im Textfeld ZAHL1 [Tab] oder Sie klicken auf das Textfeld ZAHL2, um die Einfügemarke dorthin zu bewegen. (Excel erweitert daraufhin die Argumentliste um das Textfeld ZAHL3.) Im Textfeld ZAHL2 definieren Sie die zweite Zelle beziehungsweise den zweiten Zellbereich, die/der zum Argument im Textfeld ZAHL1 addiert werden soll. Nachdem Sie auf die Zelle geklickt beziehungsweise den Mauszeiger über den zweiten Zellbereich gezogen haben, zeigt das Programm die Zelladresse(n) und den/die Wert(e) im rechten Feld neben dem Textfeld ZAHL2 und die aktuelle Gesamtsumme (aus den Argumenten ZAHL1 und ZAHL2) hinter FORMELERGEBNIS = im unteren Bereich des Dialogfeldes an (siehe Abbildung 2.15). Denken Sie daran, dass Sie das gesamte Dialogfeld so weit reduzieren können, dass Sie nur noch das Textfeld mit den Argumenten sehen (also mit ZAHL2, ZAHL3 und so weiter), indem Sie auf die Schaltfläche DIALOG REDUZIEREN klicken. So verhindern Sie effektiv, dass Ihnen das Dialogfeld die Sicht auf die Zellen nimmt, die Sie auswählen wollen.

Wenn Sie alle Summenargumente zusammengetragen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um das Dialogfeld zu schließen und die SUMME-Funktion in die aktuelle Zelle einzufügen.

Formeln bearbeiten

Mit der Schaltfläche FUNKTION EINFÜGEN können Sie Formeln, die Funktionen enthalten, direkt von der Bearbeitungsleiste aus bearbeiten. Sie markieren hierzu einfach in der Zelle mit der Formel die zu bearbeitende Funktion, bevor Sie auf die Schaltfläche FUNKTION EINFÜGEN (die mit dem fx, die direkt vor dem aktuellen Zelleintrag in der Bearbeitungsleiste angezeigt wird) klicken.

Nachdem Sie auf die Schaltfläche geklickt haben, wird das Dialogfeld FUNKTIONSARGUMENTE geöffnet, in dem Sie die Argumente bearbeiten können. Wenn Sie lediglich die Argumente einer Funktion bearbeiten wollen, markieren Sie die Zellbezüge in den jeweiligen Textfeldern (ZAHL1, ZAHL2, ZAHL3 etc.) und führen die entsprechenden Änderungen aus oder Sie markieren neue Zellbereiche.

Achten Sie jedoch darauf, dass Excel automatisch jede markierte Zelle und jeden markierten Zellbereich dem aktuellen Argument hinzufügt. Sie können das gesamte Argument ersetzen, indem Sie es markieren und [Entf] drücken, um die Zelladressen endgültig loszuwerden. Danach markieren Sie einen neuen Zellbereich, der dann als Argument verwendet wird. (Denken Sie an die praktische Sache mit dem Reduzieren dieses Dialogfeldes, falls es Ihnen bei der Auswahl des Zellbereichs im Weg ist!)

Dann klicken Sie abschließend in diesem Dialogfeld auf OK oder Sie drücken [Enter], um die Formel zu aktualisieren.

Lassen Sie addieren!

Bevor wir die faszinierende Diskussion über die Eingabe von Funktionen beenden, möchte ich Sie noch auf die Schaltfläche AUTOSUMME in der Gruppe BEARBEITEN der Registerkarte START aufmerksam machen. Dies ist die Schaltfläche mit dem griechischen Buchstaben Σ. Diese kleine Schaltfläche ist ihr Geld wirklich wert, denn es lässt sich damit nicht nur die SUMME-Funktion aufrufen. Sie können darüber auch den Mittelwert, die Anzahl der Werte sowie den höchsten und den niedrigsten Wert ermitteln. Mit der Schaltfläche AUTOSUMME können Sie Excel auch auffordern, einen Zellbereich in der aktuellen Spalte oder Zeile mit den zu addierenden, zu zählenden oder zu mittelnden Werten zu markieren. In neun von zehn Fällen markiert Excel den richtigen Zellbereich und versieht ihn mit einem Laufrahmen. Im zehnten Fall können Sie den Bereich korrigieren, indem Sie den richtigen Zellbereich markieren.

Sie brauchen also nur auf die Schaltfläche AUTOSUMME auf der Registerkarte START zu klicken, wenn Sie die SUMME-Funktion in die aktuelle Zelle einfügen wollen. Wenn Sie diese Schaltfläche zum Einfügen einer anderen Funktion verwenden wollen – Mittelwert, Anzahl, Maximum, Minimum –, klicken Sie einfach auf den nach unten zeigenden Pfeil neben der Schaltfläche und wählen dann die entsprechende Funktionsbezeichnung in der Liste aus. (Klicken Sie beispielsweise auf ANZAHL, um diese Funktion einzufügen.) Wenn Sie auf WEITERE FUNKTIONEN klicken, wird das Dialogfeld FUNKTION EINFÜGEN geöffnet, ganz so, als hätten Sie in der Bearbeitungsleiste auf die Schaltfläche FUNKTION EINFÜGEN geklickt.

In Abbildung 2.16 sehen Sie, wie man die Schaltfläche AUTOSUMME einsetzt, um die Umsätze von Marios Pizzastube in Zeile 3 zu addieren: Setzen Sie den Zellcursor auf Zelle E3, in der die Summe der Umsätze des ersten Quartals angezeigt werden soll, und klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Σ. Excel fügt die SUMME-Funktion in die Bearbeitungsleiste ein, zeigt einen Laufrahmen (die sich bewegende gestrichelte Linie) um die Zellen B3, C3 und D3 an und verwendet den Zellbereich B3:D3 als Argument in der SUMME-Funktion.

Abbildung 2.16: Mit einem Klick auf die Schaltfläche »AutoSumme« wird der Quartalsumsatz von Marios Pizzastube in Zelle E3 berechnet.

Abbildung 2.17 zeigt das Arbeitsblatt, nachdem die Funktion in Zelle E3 eingefügt wurde. Die errechnete Gesamtsumme erscheint in Zelle E3 und in der Bearbeitungsleiste wird die folgende SUMME-Formel angezeigt:

=SUMME(B3:D3)

Abbildung 2.17: Das Arbeitsblatt mit dem Gesamtumsatz für das erste Quartal

Nachdem Sie die SUMME-Funktion für die Berechnung der Umsätze von Marios Pizzastube eingegeben haben, können Sie diese Formel zum Berechnen der Umsätze der restlichen Unternehmen kopieren, indem Sie das Ausfüllkästchen in Spalte E nach unten ziehen, bis der Zellbereich E3:E11 markiert wird (siehe auch Abbildung 2.17).

In Abbildung 2.18 sehen Sie, wie Sie die Schaltfläche AUTOSUMME benutzen, um die Umsätze im Monat Januar für alle Unternehmen von Annas Strudelladen GmbH in Spalte B zu addieren. Setzen Sie den Zellcursor auf Zelle B12, um hier die Gesamtsumme anzuzeigen. Wenn Sie auf die Schaltfläche mit dem Σ klicken, wird ein Laufrahmen um die Zellen B3 bis B11 angezeigt und als Argument für die SUMME-Funktion der Zellbereich B3:B11 angegeben.

Abbildung 2.18: Mit der SUMME-Funktion werden die Umsätze für Januar in Spalte B addiert.

Abbildung 2.19 zeigt das Arbeitsblatt, nachdem ich die Funktion in Zelle B12 eingefügt und mit der AutoAusfüllen-Funktion die Formel in die Zellen C12, D12 und E12 kopiert habe. (Ziehen Sie das Ausfüllkästchen nach rechts bis zur Zelle E12, bevor Sie die Maustaste loslassen oder den Finger/Stift vom Touchscreen nehmen.)

Abbildung 2.19: Das Arbeitsblatt nach dem Kopieren der SUMME-Formel

Und jetzt noch die Summe via Schnellanalyse ermitteln

Das dürfte jetzt diejenigen unter Ihnen interessieren, die nicht die Geduld haben, Summen mithilfe von AutoSumme und AutoAusfüllen zu berechnen. Die neue Funktion »Schnellanalyse« von Excel 2013 erbarmt sich der ungeduldigen Zahlenjongleure und erledigt so viele Aufgaben wie möglich allein und selbstständig, damit Sie weder Zeit noch Energie für die »Belanglosigkeiten« im Arbeitsblattleben vergeuden müssen. Hierzu gehören unter anderem das Einfügen von bedingten Formatierungen (siehe Kapitel 3), Diagrammen (siehe Kapitel 10), PivotTables (siehe Kapitel 9) und Sparklines (siehe Kapitel 10). Und außerdem ist die Schnellanalyse eine Expertin im Ermitteln von Spalten- und Zeilensummen. Was will man mehr!

Und wie setzt man diese neue Excel-Wunderwaffe ein? Sie müssen lediglich die entsprechenden Zellen auswählen (siehe Kapitel 3), die Sie auswerten wollen, und dann auf die Schaltfläche SCHNELLANALYSE klicken, die rechts unter der Zellauswahl eingeblendet wird. Dann springt Ihnen eine Palette mit Optionen entgegen – von FORMATIERUNG bis SPARKLINES ist alles geboten und mitten drin auch die Option ERGEBNISSE (siehe Abbildung 2.20).

Abbildung 2.20: So ermitteln Sie kurz und schmerzlos die Quartalssummen mit der Schnellanalyse.

Um die Summe für die markierten Daten zu ermitteln, klicken Sie also im Angebot der Schnellanalyse auf die Option ERGEBNISSE. Dann zeigen Sie auf eine Ergebnisform und prüfen in der Livevorschau, ob die Berechnung Ihren Wünschen entspricht. Sobald Sie dann auf eine Berechnung klicken, wie auf SUMME in Abbildung 2.20, wird die gewählte Berechnung offiziell im Arbeitsblatt durchgeführt.

Damit Sie sich nicht wundern: Ich habe die im Abschnitt »Lassen Sie addieren!« erstellten AutoSummen in Spalte E und Zeile 12 zuvor gelöscht, damit ich Ihnen das Addieren mit der Schnellanalyse zeigen kann.

Und genauso ermitteln Sie dann auch noch die Summe der einzelnen Monate in Zeile 12. Die Daten (B2 bis D11) sind noch markiert – wenn nicht, holen Sie das schnell nach – und Sie klicken einfach unter ERGEBNISSE auf die erste Option SUMME oder auf die Option LAUFENDE SUMME, um die Monatsumsätze zu addieren. Jetzt schreiben Sie in die Zelle E2 noch schnell 1. Quartal, und alles ist erledigt.

Sollten Sie aus irgendwelchen Gründen Probleme haben, auf die Schaltfläche SCHNELLANALYSE zu klicken oder zu tippen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zellauswahl oder drücken mit dem Finger/Stift so lange auf die markierten Zellen, bis das Kontextmenü erscheint, und wählen dann dort den Befehl SCHNELLANALYSE.

Jetzt wird gespeichert

Die gesamte Arbeit, die Sie in ein Arbeitsblatt stecken, ist so lange gefährdet, bis Sie das Dokument auf einem Datenträger (in der Regel auf der Festplatte) speichern. Wenn der Strom ausfällt oder Ihr Rechner aus irgendeinem Grund zusammenbricht, bevor Sie das Dokument gespeichert haben, haben Sie Pech gehabt. Sie müssen dann Zeichen für Zeichen neu erstellen – eine nervtötende Angelegenheit, zumal sie so unnötig ist. Um sich dieses unangenehme Erlebnis zu ersparen, sollten Sie sich an eine goldene Regel halten: Speichern Sie Ihr Arbeitsblatt jedes Mal, wenn Sie so viele Daten eingegeben haben, dass es Ihnen das Herz brechen würde, wenn sie abhandenkämen.

Um Sie zu häufigerem Speichern zu ermuntern, bietet Ihnen Excel in der Symbolleiste für den Schnellzugriff die Schaltfläche SPEICHERN an. (Das ist die mit der Diskette, gleich die erste in dieser Leiste.) Sie müssen also nicht einmal den Befehl SPEICHERN wählen (zu dem Sie gelangen, indem Sie auf die Registerkarte DATEI klicken) oder etwa [Strg]+[S] drücken, sondern brauchen nur auf diese Schaltfläche zu klicken, wenn Sie Ihre Arbeit speichern möchten.

Wenn Sie zum ersten Mal auf die Schaltfläche SPEICHERN klicken, [Strg]+[S] drücken oder auf der Registerkarte DATEI den Befehl SPEICHERN wählen oder wann immer Sie sich auf der Registerkarte DATEI für den Befehl SPEICHERN UNTER entscheiden, wird die in Excel 2013 neue Seite mit den Speicheroptionen angezeigt, die Sie in Abbildung 2.21 bewundern können. Hier können Sie wählen, wo Sie Ihre brandneue Arbeitsmappe ablegen wollen, auf Ihrem Rechner, auf SkyDrive oder sonst wo.

Abbildung 2.21: Entscheiden Sie sich hier, wo Sie Ihre Daten ablegen wollen.

Über den Wolken auf SkyDrive

Sie haben bestimmt schon von der Cloud gehört? Und vielleicht können Sie sich nicht wirklich etwas darunter vorstellen. Microsoft hat dem Bereich der nebulösen Cloud, den es seinen Windows Live-Benutzern zur Verfügung stellt, den Namen SkyDrive gegeben. So, so! Aha! Und nun? Also, das Praktische an SkyDrive ist Folgendes: Wenn Sie eine Arbeitsmappe in einem Ordner in der SkyDrive-Wolke ablegen, können Sie auf jedem Rechner mit Internetzugang auf dieses Dokument zugreifen und es bearbeiten. Angenommen, Sie haben ein Dokument in Ihrem Büro erstellt und auf SkyDrive gespeichert. Dann fahren Sie nach Hause und Ihnen fällt noch etwas Wichtiges ein, das unbedingt in diesem Dokument stehen muss. Sie öffnen die Arbeitsmappe zu Hause auf Ihrem Notebook, fügen die Daten hinzu und speichern. Später am Abend in der Kneipe zücken Sie Ihr Smartphone oder Ihren Tablet-PC und zeigen das Dokument Ihren Kollegen. Hat SkyDrive Ihr Interesse geweckt? Dann klicken Sie auf der Seite SPEICHERN UNTER unten rechts auf den Link WEITERE INFORMATIONEN, um sich schlauzumachen.

Wenn Sie die Arbeitsmappe lokal auf Ihrem Rechner oder in Ihrem Netzwerk speichern wollen, klicken Sie auf der Seite SPEICHERN UNTER auf den Eintrag COMPUTER. Dann zeigt Ihnen Excel rechts daneben alle Ordner an, in denen Sie sich vor Kurzem getummelt haben beziehungsweise in denen Sie vor Kurzem Dokumente gespeichert haben. Außerdem finden Sie dort auch Ihre lokalen Ordner Eigene Dokumente und Desktop. Klicken Sie auf den Ordner im rechten Bereich, in dem Sie die Arbeitsmappe ablegen möchten. Excel öffnet (endlich!) das Dialogfeld SPEICHERN UNTER und listet dort die Inhalte des gerade gewählten Ordners auf.

Wenn Ihnen keiner der zuletzt verwendeten Ordner zusagt, klicken Sie auf die Schaltfläche DURCHSUCHEN. Excel öffnet dann ebenfalls das Dialogfeld SPEICHERN UNTER mit dem Inhalt des Standardordners für neue Dokumente – das ist in der Regel der Ordner Eigene Dokumente. Von dort aus können Sie sich dann zu dem gewünschten Laufwerk und Ordner hangeln, in dem Sie die Arbeitsmappe speichern möchten.

Also, Laufwerk und Ordner stehen fest. Jetzt ersetzen Sie den temporären Dateinamen (MAPPE1, MAPPE2 etc.) im Textfeld DATEINAME durch einen eigenen Dateinamen und wählen bei Bedarf ein neues Dateiformat in der Dropdownliste DATEITYP.

Abschließend klicken Sie auf SPEICHERN oder drücken [Enter], um das Dokument zu speichern. Wenn Excel die Arbeitsmappendatei speichert, werden alle Daten aus sämtlichen Tabellenblättern Ihrer Arbeitsmappe (einschließlich der letzten Position des Zellcursors) in dem angegebenen Ordner und Laufwerk abgelegt.

Sie brauchen das Dialogfeld SPEICHERN UNTER nicht noch einmal zu bemühen, es sei denn, Sie möchten die Arbeitsmappe umbenennen oder eine Kopie davon in einem anderen Ordner ablegen. In einem solchen Fall müssen Sie zuerst auf der Registerkarte DATEI den Befehl SPEICHERN UNTER wählen.

Den Standardspeicherort ändern

Immer wenn Sie das Dialogfeld SPEICHERN UNTER öffnen, um eine neue Arbeitsmappendatei zu speichern, wählt Excel automatisch den Ordner aus, der im Dialogfeld EXCEL-OPTIONEN in der Kategorie SPEICHERN im Textfeld LOKALER STANDARDSPEICHERORT FÜR DATEI angegeben ist. (Klicken Sie auf der Registerkarte DATEI auf OPTIONEN und aktivieren Sie die Kategorie SPEICHERN und schon sind Sie da.)

Wenn Sie beginnen mit Excel zu arbeiten, heißt dieser Standardspeicherordner DOKUMENTE (auf Ihrer Festplatte und unter Ihrem Benutzernamen). Der Ordnerpfad zu dem Standardordner, in dem Excel automatisch neue Arbeitsmappen auf meinem Computer speichert, lautet beispielsweise:

C:\Users\Greg\Documents

Dieser allgemeine Ordner muss nicht unbedingt der Ort auf Ihrer Festplatte sein, an dem Sie Ihre neuen Arbeitsmappen automatisch speichern wollen. Um den Standardspeicherort zu ändern, führen Sie einfach die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte DATEI und wählen Sie OPTIONEN. Klicken Sie anschließend im Dialogfeld EXCEL-OPTIONEN auf die Kategorie SPEICHERN.

Das Textfeld LOKALER STANDARDSPEICHERORT FÜR DATEI zeigt den Pfad zu dem aktuellen Standardordner an.

2. Klicken Sie auf das Textfeld LOKALER STANDARDSPEICHERORT FÜR DATEI, um den aktuellen Pfad zu markieren.

Wenn Sie den Pfad bearbeiten wollen (also beispielsweise nur den Ordnernamen, aber nicht den Benutzernamen ändern wollen), klicken Sie mit der Maus an die Stelle im Pfad, ab der Sie eine Bearbeitung vornehmen wollen.

3. Bearbeiten Sie den bestehenden Pfad oder ersetzen Sie ihn durch den Pfad zu einem anderen Ordner, in dem Sie künftig alle weiteren Arbeitsmappen automatisch speichern wollen.

4. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld EXCEL-OPTIONEN zu schließen.

Der Unterschied zwischen dem XLSX- und dem XLS-Format

Excel 2013 unterstützt das XML-basierte Dateiformat, das erstmals in Excel 2007 eingeführt wurde und von Microsoft offiziell als Microsoft Office Open XML-Format bezeichnet wird. Es soll effizienter bei der Datensicherung sein, da die Dateigröße geringer ist und eine bessere Integration externer Datenquellen ermöglicht (insbesondere wenn es sich bei diesen Quellen um webbasierte Quellen handelt, die XML-Dateien unterstützen). Dieses XML-basierte Dateiformat trägt die Dateinamenerweiterung .xlsx und ist das Dateiformat, in dem Excel automatisch alle Ihre neuen Arbeitsmappen speichert.

Es gibt nur ein Problem mit diesem neumodischen XML-basierten Dateiformat: Sie können es nicht mit älteren Excel-Versionen (vor Excel 2007) öffnen (na ja, »nicht« ist nicht ganz richtig, da es seit geraumer Zeit hierfür Konverter gibt). Wenn Sie in einer Umgebung arbeiten, in der alle, die mit dieser Arbeitsmappe arbeiten müssen, noch mit einer älteren Version (vor Excel 2007) arbeiten, sollten Sie die neue Arbeitsmappe in dem Dateiformat speichern, das die Excel-Versionen 97 bis 2003 verwenden – das mit der .xls-Dateinamenerweiterung.

Dateinamenerweiterungen, wie .xlsx und .xls, werden im Textfeld DATEINAME im Dialogfeld SPEICHERN UNTER standardmäßig nicht als Teil des Dateinamens angezeigt, wenn dies in den Ordneroptionen nicht explizit festgelegt ist. Um diese anzuzeigen, öffnen Sie im Explorer das Dialogfeld ORDNEROPTIONEN und deaktivieren dort auf der Registerkarte ANSICHT das Kontrollkästchen ERWEITERUNGEN BEI BEKANNTEN DATEITYPEN AUSBLENDEN. In Windows 7 öffnen Sie das Dialogfeld ORDNEROPTIONEN, indem Sie im Explorerfenster auf die Schaltfläche ORGANISIEREN klicken und dann ORDNER- UND SUCHOPTIONEN wählen. In Windows 8 klicken Sie auf der Registerkarte ANSICHT auf die Schaltfläche OPTIONEN.

Excel 2013 unterstützt auch ein binäres Dateiformat, das sich Excel-Binärarbeitsmappe nennt und die Dateinamenerweiterung .xlsb trägt. Dieses Binärformat sollten Sie für wirklich riesige Tabellen wählen, die unbedingt mit älteren Excel-Versionen kompatibel sein sollen.

Die Arbeitsmappe als PDF speichern

Mit dem Dateiformat PDF von Adobe Systems können Dokumente geöffnet und gedruckt werden, auch wenn man keinen Zugriff auf die Programme hat, mit denen diese Dokumente erstellt wurden.

Mit Excel 2013 können Sie Ihre Arbeitsmappendatei direkt in diesem besonderen PDF-Dateiformat speichern. Sie können also Ihre Excel 2013-Arbeitsmappen mit Benutzern teilen, die selbst kein Excel auf ihren Computern installiert haben, indem Sie die Arbeitsmappe als PDF-Datei speichern. Um die PDF-Kopie der Arbeitsmappe zu öffnen und zu drucken, muss lediglich die kostenlose Software Adobe Reader installiert sein, die von der Adobe Webseite unter www.adobe.de heruntergeladen werden kann.

Um die Arbeitsmappe als PDF-Datei zu speichern, wählen Sie im Dialogfeld SPEICHERN UNTER in der Dropdownliste DATEITYP den Eintrag PDF. Excel fügt dann die PDF-spezifischen Optionen unten im Dialogfeld SPEICHERN UNTER ein. Unter OPTIMIEREN FÜR ist die Option STANDARD (ONLINEVERÖFFENTLICHUNG UND DRUCKEN) ausgewählt und das Kontrollkästchen DATEI NACH DEM VERÖFFENTLICHEN ÖFFNEN aktiviert.

Wenn Sie die erstellte PDF-Datei so klein wie möglich machen wollen (weil Ihr Arbeitsblatt so groß ist, wählen Sie unter OPTIMIEREN FÜR die Option MINIMALE GRÖSSE (ONLINEVERÖFFENTLICHUNG). Wenn Sie festlegen wollen, welcher Teil der Arbeitsmappe in der PDF-Datei gespeichert werden soll (Excel speichert automatisch alle Bereiche des aktiven Arbeitsblattes in der Arbeitsmappe), klicken Sie auf die Schaltfläche OPTIONEN und nehmen im Dialogfeld OPTIONEN die entsprechenden Änderungen vor, bevor Sie auf OK klicken.

Wenn Sie den Dateinamen (Excel hängt einfach .pdf an den aktuellen Dateinamen) oder den Speicherort im Dialogfeld SPEICHERN UNTER nicht ändern müssen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche SPEICHERN. Excel speichert dann eine Kopie der Arbeitsmappe im PDF-Dateiformat und öffnet, sofern Sie nicht das Kontrollkästchen DATEI NACH DEM VERÖFFENTLICHEN ÖFFNEN deaktiviert haben, die Arbeitsmappe zur Überprüfung im Adobe Reader. Nachdem Sie sich die PDF-Version im Adobe Reader angesehen haben, wechseln Sie wieder zur Excel-Arbeitsmappe, indem Sie im Reader auf die Schaltfläche SCHLIESSEN klicken oder [Alt]+[F4]drücken.

Wenn Sie eine Excel 2013-Arbeitsmappe erstellen, die neue Funktionen enthält, die von älteren Excel-Versionen nicht unterstützt werden, speichern Sie die Arbeitsmappe besser als PDF-Datei statt als .xls-Datei, weil sonst alle schönen Neuerungen aus Excel 2013 verloren gehen. Auf diese Weise können andere, die noch immer mit Vorgängerversionen arbeiten, die Daten in ihrer ganzen Pracht betrachten.

AutoWiederherstellen – die Rettung nach dem Crash

Excel 2013 bietet eine Funktion zum Wiederherstellen von Dokumenten an, die sicherlich ganz nützlich sein kann, wenn der Computer mal abstürzt, weil der Strom ausfällt oder sich das Betriebssystem aufhängt und sich weigert weiterzuarbeiten. Die AutoWiederherstellen-Funktion speichert die Arbeitsmappen in regelmäßigen Abständen. Wenn Sie nach einem Absturz den Computer wieder starten, zeigt Excel den Aufgabenbereich DOKUMENTWIEDERHERSTELLUNG an.

Standardmäßig ist Excel 2013 so eingestellt, dass die AutoWiederherstellen-Funktion die Änderungen an einer Arbeitsmappe automatisch alle zehn Minuten speichert (vorausgesetzt, die Datei wurde bereits einmal von Ihnen gespeichert). Sie können diese Zeitspanne natürlich ändern. Klicken Sie auf die Registerkarte DATEI und wählen Sie OPTIONEN. Klicken Sie anschließend im Dialogfeld EXCELOPTIONEN auf die Kategorie SPEICHERN und geben Sie eine Zahl in das Textfeld bei AUTOWIEDERHERSTELLEN-INFORMATIONEN SPEICHERN ALLE XX MINUTEN ein. Klicken Sie dann auf OK, um die neue Einstellung zu übernehmen.

Wenn Sie Excel 2013 nach einem Computerabsturz, bei dem Sie keine Möglichkeit hatten, die Arbeitsmappe zu speichern, neu starten, öffnet das Programm auf der linken Bildschirmseite den Aufgabenbereich DOKUMENTWIEDERHERSTELLUNG. In diesem Aufgabenbereich werden alle verfügbaren Versionen der Arbeitsmappendateien angezeigt, die geöffnet waren, als der Rechner sich verabschiedete. Die Originalversion der Arbeitsmappe wird angezeigt und auch wann sie zuletzt gespeichert wurde. Außerdem wird die wiederhergestellte Version der Datei geöffnet (die die Dateierweiterung .xlsb hat) und deren Speicherzeitpunkt angezeigt.

Um eine solche wiederhergestellte Version einer Arbeitsmappe zu öffnen (Sie wollen ja schließlich wissen, ob und wenn ja wie viele Daten verloren gegangen sind), zeigen Sie auf die wiederhergestellte Version der Arbeitsmappe, klicken auf das Dropdownmenü, um es zu öffnen, und wählen dort den Befehl ÖFFNEN. Speichern Sie dann – natürlich nur, wenn Sie wollen – die wiederhergestellte Version, indem Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche SPEICHERN klicken. Sie können auch die Registerkarte DATEI öffnen und den Befehl SPEICHERN wählen.

Sie können eine wiederhergestellte Arbeitsmappe auch speichern, ohne sie vorher zu öffnen. Zeigen Sie dazu auf die Datei im Aufgabenbereich und wählen Sie im Dropdownmenü den Befehl SPEICHERN UNTER. Wenn Sie von den wiederhergestellten Dokumenten nichts wissen wollen – Ihnen bleiben dann nur die Daten der Originalversion –, klicken Sie am unteren Rand des Aufgabenbereichs auf die Schaltfläche SCHLIESSEN. Ach herrje, eine Warnmeldung! Die letzte Gelegenheit, um die wiederhergestellten Dateien zur späteren Verwendung an einem sicheren Ort aufzubewahren! Wenn Sie meinen, dass Sie die Dateien vielleicht später noch mal brauchen können, wählen Sie JA, ICH MÖCHTE DIESE DATEIEN SPÄTER ANSEHEN. Sollen nur die Originale aufbewahrt werden, die im Aufgabenbereich angezeigt werden, entscheiden Sie sich für NEIN, DATEIEN ENTFERNEN. ICH HABE DIE BENÖTIGTEN DATEIEN GESPEICHERT.

Die Sache mit dem AutoWiederherstellen klappt natürlich nur, wenn Sie eine Arbeitsmappe bereits wenigstens einmal gespeichert haben. Infos zum Speichern von Arbeitsmappen finden Sie im Abschnitt »Jetzt wird gespeichert« weiter vorn in diesem Kapitel. Wenn Sie also eine neue Arbeitsmappe erstellen und dieser keinen Namen geben und folglich auch nicht speichern, kann Ihnen die AutoWiederherstellen-Funktion auch nicht helfen, wenn das System zusammenbricht. Aus diesem Grund sollten Sie es sich zur Gewohnheit machen, eine neue Arbeitsmappe möglichst bald über die Schaltfläche SPEICHERN in der Symbolleiste für den Schnellzugriff zu speichern. (Sie können natürlich auch [Strg]+[S] drücken.)

Teil II

Ändern nach Lust und Laune

In diesem Teil …

Wählen Sie Daten im Arbeitsblatt aus und gestalten Sie sie.

Passen Sie die Zeilen und Spalten im Arbeitsblatt an.

Ordnen Sie Daten in Arbeitsblättern neu an.

Löschen Sie Daten im Arbeitsblatt.

Hantieren Sie mit den Befehlen AUSSCHNEIDEN, KOPIEREN und EINFÜGEN.

Prüfen Sie Ihre Arbeitsblätter vor dem Drucken in der Seitenansicht.

Entscheiden Sie, ob Sie ein ganzes Arbeitsblatt oder nur einen Zellbereich drucken wollen.

3

Ein bisschen Glanz für nüchterne Zahlen

In diesem Kapitel

Zellen markieren, die formatiert werden sollen

Tabellen mit der Schaltfläche ALS TABELLE FORMATIEREN bearbeiten

Integrierte Zahlenformate auf Zellen anwenden, die Werte enthalten

Spaltenbreite und Zeilenhöhe im Arbeitsblatt ändern

Spalten und Zeilen im Arbeitsblatt verstecken

Zellbereiche mit den Befehlen auf der Registerkarte START formatieren

Zellbereiche mit Formatvorlagen und dem Befehl FORMAT ÜBERTRAGEN formatieren

Zellen nach bestimmten Regeln formatieren

In Tabellenkalkulationsprogrammen wie Excel brauchen Sie sich in der Regel über die Formatierung erst Gedanken zu machen, wenn Sie alle Daten in das Arbeitsblatt eingegeben und gespeichert haben. (Wie das geht, wissen Sie ja bereits aus den Kapiteln 1 und 2.) Dann jedoch wird es Zeit, dass Sie erfahren, wie man diese Daten effektvoll darstellen kann.

Wenn Sie sich zur Formatierung eines Arbeitsblattbereichs entschlossen haben, markieren Sie alle gewünschten Zellen und klicken dann auf die entsprechende Schaltfläche oder wählen die entsprechende Funktion. Bevor Sie aber etwas über diese wunderbaren Formatierungsfunktionen erfahren werden, müssen Sie erst einmal wissen, wie Sie einen Zellbereich markieren. (Manche sagen statt »markieren« auch »auswählen«.)

Die Dateneingabe in eine Zelle und die Formatierung dieser Daten sind zwei vollkommen verschiedene Dinge. Wenn Sie den Eintrag in einer formatierten Zelle ändern, erhält der neue Eintrag das entsprechende Zellformat. Sie können daher auch leere Zellen in einem Arbeitsblatt formatieren und die Daten, die Sie in diese Zellen eingeben, erhalten dann sofort dieses Format.

Sie haben die Wahl!

Aufgrund der überaus rechteckigen Form des Arbeitsblattes und seiner Bestandteile sollte es nicht weiter verwundern, dass man beim Markieren von Zellen an diese Form gebunden ist. Letztendlich ist es ja nichts anderes als ein Zellenverband mit unterschiedlichen Zahlen für Spalten und Zeilen.

Ein Zellbereich (auch Zellauswahl genannt) besteht aus lauter benachbarten Zellen, die Sie markiert haben, um sie anschließend zu formatieren oder zu bearbeiten. Der kleinstmögliche Zellbereich im Tabellenblatt ist eine Zelle (die sogenannte aktive Zelle). Die Zelle mit dem Zellcursor ist im Grunde genommen ein Zellbereich. Der größtmögliche Zellbereich im Arbeitsblatt sind alle Zellen des Arbeitsblattes. In der Regel wird die Größe des Zellbereichs, den Sie formatieren wollen, wohl eher zwischen diesen beiden Extremen liegen und aus Zellen in mehreren benachbarten Spalten und Zeilen bestehen.

Wenn Sie in einem Arbeitsblatt einen Zellbereich markieren, wird der gesamte Zellenblock farblich hervorgehoben und nur noch die aktive Zelle behält ihre ursprüngliche Farbe. In Abbildung 3.1 sehen Sie verschiedene Größen und Formen möglicher Zellbereiche.

Abbildung 3.1: Verschiedene Formen und Größen von Zellbereichen

Wie Sie sehen, können Sie mit Excel mehrere Zellbereiche auf einmal markieren (die sogenannte Mehrfachauswahl). Eigentlich handelt es sich dabei aber nicht um verschiedene Zellbereiche, auch wenn ich es hier so bezeichne, sondern nur um einen großen, nicht zusammenhängenden Zellbereich, in dem die Zelle C9 (die aktive Zelle) zuletzt markiert wurde.

Zellauswahl à la Maus

Die Maus ist für das Markieren von Zellbereichen wie geschaffen. Setzen Sie den Mauszeiger (der jetzt die Form eines dicken, weißen Kreuzes hat) auf die erste Zelle und ziehen Sie mit gedrückter Maustaste in die Richtung, in die Sie den Zellbereich erweitern möchten.

Um den Zellbereich auf Spalten auf der rechten Seite zu erweitern, ziehen Sie nach rechts und markieren so alle benachbarten Zellen.

Um den Zellbereich auf darunter liegende Zeilen auszuweiten, ziehen Sie nach unten.

Um den Zellbereich gleichzeitig nach rechts und nach unten auszuweiten, ziehen Sie diagonal in Richtung auf die Zelle in der unteren rechten Ecke des von Ihnen gewählten Bereichs.

Zellauswahl à la Finger oder Stift

Auf einem Gerät mit Touchscreen – Smartphone oder Tablet-PC – markieren Sie den gewünschten Zellbereich einfach mit dem Finger oder mit dem Stift. Sie tippen elegant auf die erste Zelle und ziehen dann einen der beiden Kreise, die in der oberen linken und unteren rechten Ecke der Zelle angezeigt werden, über die angrenzenden Zellen, um die Zellauswahl zu erweitern und den gewünschten Bereich auszuwählen.

Der Umschalt-Klick

Um die Auswahl zu beschleunigen, können Sie die [Shift]+Klicken-Methode anwenden:

1. Klicken Sie auf die erste Zelle im Zellbereich.

Hiermit markieren Sie diese Zelle.

2. Zeigen Sie mit der Maus auf die letzte Zelle in dieser Auswahl.

Dies ist die Zelle, die im markierten Zellbereich genau auf der gegenüberliegenden Seite der ersten Zelle liegt.

3. Drücken Sie [Shift] und klicken Sie mit gedrückter [Shift]-Taste auf die letzte Zelle des gewünschten Bereichs.

Sobald Sie auf die letzte Zelle klicken, markiert Excel alle Zellen in den Spalten und Zeilen zwischen der ersten und der letzten Zelle.

Die [Shift]-Taste funktioniert mit der Maus zusammen wie eine Erweiterungstaste, um eine Auswahl vom ersten ausgewählten Element bis zum letzten auszuwählenden Element zu erweitern (hierzu mehr weiter hinten in diesem Kapitel im Abschnitt »Die Erweiterung des Zellbereichs«). Mit [Shift] können Sie also die erste und die letzte Zelle sowie alle dazwischen liegenden Zellen eines Arbeitsblattes oder alle Einträge in einem Listenfeld markieren.

Wenn Sie bemerken – bevor Sie die Maustaste loslassen –, dass Sie eine falsche Zelle in die Auswahl eingeschlossen haben, können Sie die Markierung für diese Zelle wieder aufheben, indem Sie den Mauszeiger in die entgegengesetzte Richtung ziehen. Falls Sie die Maustaste bereits losgelassen haben, klicken Sie auf eine Zelle im markierten Bereich, um nur diese Zelle zu markieren (und die Markierung für alle anderen aufzuheben), und fangen mit der ganzen Prozedur noch einmal von vorn an.

Eine Mehrfachauswahl vornehmen

Um mehrere, nicht zusammenhängende Bereiche gleichzeitig auszuwählen, markieren Sie den ersten Zellbereich und halten dann [Strg] gedrückt, während Sie auf die erste Zelle des zweiten Bereichs klicken und mit gedrückter Maustaste über die Zellen in diesem Bereich ziehen. Solange Sie [Strg] bei der Auswahl weiterer Bereiche drücken, wird die Markierung der vorherigen Bereiche nicht aufgehoben.

Auf der virtuellen Bildschirmtastatur tippen Sie kurz auf die [Strg]-Taste, um die Mehrfachauswahl zu aktivieren. Das reicht dann schon. Sie müssen sie nicht weiter gedrückt halten. Ziehen Sie dann mit dem Finger oder Stift über die verschiedenen Zellbereiche. Und vergessen Sie am Ende nicht, die [Strg]-Taste erneut zu drücken, um die Mehrfachauswahl zu deaktivieren.

Die [Strg]-Taste funktioniert zusammen mit Maus, Finger oder Stift wie eine selektive Markierungstaste, um nicht nebeneinander liegende Bereiche zu markieren. (Näheres hierzu finden Sie weiter hinten in diesem Kapitel im Abschnitt »Mehrfachauswahl mit der Tastatur«.) Mit [Strg] können Sie also mehrere Zellbereiche oder Einträge in einem Listenfeld markieren, ohne dass die Zellen beziehungsweise Einträge nebeneinander liegen müssen.

Ganze Spalten und Zeilen markieren

Sie können durch Klicken und Ziehen im Arbeitsblattrahmen ganze Spalten und Zeilen, ja sogar alle Zellen eines Arbeitsblattes markieren.

Um alle Zellen in einer bestimmten Spalte zu markieren, klicken Sie auf den entsprechenden Spaltenbuchstaben oben im Arbeitsblatt.

Um alle Zellen in einer bestimmten Zeile zu markieren, klicken Sie auf die entsprechende Zeilennummer auf der linken Seite im Arbeitsblatt.

Um einen Bereich mit ganzen Spalten oder Zeilen gleichzeitig zu markieren, ziehen Sie den Mauszeiger über die betreffenden Spaltenbuchstaben oder Zeilennummern, die das Arbeitsblatt umrahmen.

Um ganze Spalten und Zeilen zu markieren, die nicht nebeneinander liegen (die Sache mit der Mehrfachauswahl), drücken Sie [Strg], während Sie auf die Spaltenbuchstaben oder die Zeilennummern klicken, die zu dem Zellbereich gehören sollen.

Um das gesamte Arbeitsblatt zu markieren, drücken Sie [Strg]+[A] oder klicken auf die Schaltfläche mit dem nach unten zeigenden Dreieck in der linken oberen Ecke des Arbeitsblattrahmens (dort, wo Spaltenbuchstaben und Zeilennummern sich schneiden).

AutoMarkieren Sie mit der Maus

Excel bietet einen besonders schnellen Weg, alle Zellen eines Datenbereichs zu markieren. Führen Sie hierzu nur die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie auf die erste Zelle des Datenbereichs, um sie zu markieren.

Mit der ersten Zelle meine ich die, die sich links oben in dem Datenbereich befindet.

2. Halten Sie [Shift] gedrückt und doppelklicken Sie auf den Rand der Zelle (rechts oder unten). Der Mauszeiger hat die übliche Pfeilform mit einem zusätzlichen Vierfachpfeil (nicht das kleine Kreuz) (siehe Abbildung 3.2).

Abbildung 3.2: Setzen Sie den Mauszeiger auf den unteren Rand der ersten Zelle, drücken Sie [Shift] und doppelklicken Sie dann auf den unteren Rand der aktiven Zelle.

Abbildung 3.2 zeigt, wie es gehen soll. Wenn Sie auf den unteren Rand der Zelle doppelklicken, erweitert sich der Zellbereich bis zur letzten Zeile der ersten Spalte, die Daten enthält (siehe Abbildung 3.3). Ein Doppelklick auf den rechten Rand der aktiven Zelle markiert die Zellen bis zur letzten Zelle der ersten Zeile, die Daten enthält.

Abbildung 3.3: Halten Sie [Shift] gedrückt und doppelklicken Sie irgendwo auf den rechten Rand der markierten Spalte.

3. Halten Sie [Shift] gedrückt und doppelklicken Sie irgendwo auf den rechten Rand des Zellbereichs, wenn der ausgewählte Zellbereich wie in Abbildung 3.3 die erste Spalte umfasst.

Jetzt haben Sie alle anderen Spalten in diesem Bereich der Tabelle markiert, die Daten enthalten (siehe Abbildung 3.4).

Abbildung 3.4: Die gesamte Tabelle ist nun ausgewählt.

Oder:

Halten Sie [Shift] gedrückt und doppelklicken Sie irgendwo auf den unteren Rand des aktiven Zellbereichs, wenn die erste Datenzeile ausgewählt ist.

Jetzt haben Sie alle weiteren Zellen in diesem Bereich der Tabelle markiert, die Daten enthalten.

Sie könnten jetzt den Eindruck haben, dass man für diese Funktion die erste Zelle einer Tabelle markieren muss. Ich wollte die Sache damit lediglich etwas vereinfachen. Im Grunde genommen können Sie jede der vier Eckzellen der Tabelle nehmen. Dann können Sie bei der Erweiterung des Zellbereichs wählen, ob Sie die erste oder die letzte Zeile beziehungsweise die erste oder die letzte Spalte markieren möchten. Klicken Sie also auf den linken Rand, um nach links zu erweitern, auf den oberen Rand, um nach oben zu erweitern, und so weiter.

Zellauswahl nach Art der Tastatur

Wenn Sie nicht gern mit der Maus arbeiten, können Sie auch die Tastatur zum Markieren von Zellen verwenden. Analog zur [Shift]+ Klicken-Methode besteht auch mit der Tastatur der einfachste Weg darin, die [Shift]-Taste mit anderen Tasten, die den Zellcursor verschieben, zu kombinieren. In Kapitel 1 finden Sie eine Liste dieser Tastenkombinationen.

Setzen Sie zuerst den Zellcursor auf die erste Zelle, drücken Sie dann [Shift], während Sie die entsprechenden Pfeiltasten ([Pfeil o], [Pfeil li], [Pfeil u], [Pfeil re], [Bild auf] oder [Bild ab]) drücken. Excel markiert nun die Zellen ab der aktuellen Zelle. Das heißt also, dass der Zellcursor nicht nur wie sonst verschoben wird, sondern beim Verschieben auch gleich die entsprechenden Zellen markiert werden.

Wenn Sie Zellen auf diese Weise markieren, können Sie die Größe und Form des Zellbereichs mit den Pfeiltasten ändern, solange Sie [Shift] gedrückt halten. Sobald Sie [Shift] loslassen und eine der Pfeiltasten drücken, ist die Markierung futsch.

Die Erweiterung des Zellbereichs

Wenn Ihnen das Drücken der [Shift]-Taste zu ermüdend erscheint, aktivieren Sie den Erweiterungsmodus, indem Sie [F8] drücken, bevor Sie eine der Pfeiltasten drücken. In der Statusleiste wird daraufhin unten links AUSWAHL ERWEITERN angezeigt, um Ihnen mitzuteilen, dass das Programm alle Zellen markiert, über die Sie den Zellcursor bewegen.

Wenn Sie alle gewünschten Zellen markiert haben, drücken Sie nochmals [F8] oder [ESC], um den Erweiterungsmodus zu deaktivieren. Die Anzeige AUSWAHL ERWEITERN verschwindet aus der Statusleiste und der Mauszeiger bewegt sich wieder über Ihr Arbeitsblatt, als sei nichts geschehen. Allerdings wird auch die Markierung aller zuvor ausgewählten Zellen wieder aufgehoben, sobald Sie nun den Mauszeiger wieder bewegen.

AutoMarkieren mit der Tastatur

Nicht nur mit der Maus lässt sich prima markieren (hatten wir gerade im Abschnitt »AutoMarkieren Sie mit der Maus«), auch mit der Tastatur lässt sich ganz schnell ein Zellbereich im Arbeitsblatt markieren, wenn Sie hierzu [F8] (oder [Shift]) mit [Strg]+Pfeiltasten oder mit [Ende], Pfeiltasten kombinieren, um den Zellcursor von einem Ende des Zellbereichs zum anderen hüpfen zu lassen.

Um einen ganzen Bereich mit ausgefüllten Zellen auszuwählen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Setzen Sie den Zellcursor auf die erste Zelle (die Zelle in der oberen linken Ecke des Bereichs, der Daten enthält).

Die erste Zelle befindet sich links oben in der Tabelle.

2. Drücken Sie [F8] (oder halten Sie [Shift] gedrückt) und anschließend [Strg]+[Pfeil re] (oder [Ende], [Pfeil re], wenn Ihnen das sympathischer ist), um die Zellauswahl auf die rechts daneben liegenden Spalten zu erweitern.

3. Drücken Sie dann [Strg]+[Pfeil u] (beziehungsweise [Ende], [Pfeil u]), um die Auswahl auf die darunter liegenden Zeilen auszuweiten.

Welche Richtung Sie zuerst angeben, bleibt wiederum Ihnen überlassen – Sie können genauso gut zuerst [Strg]+[Pfeil u] (oder [Ende], [Pfeil u]) drücken, bevor Sie [Strg]+[Pfeil re] (beziehungsweise [Ende], [Pfeil re]) drücken. Sie sollten nur eines bedenken: Wenn Sie [Shift] anstelle von [F8] drücken, dürfen Sie [Shift] erst loslassen, nachdem Sie beide Richtungsmanöver beendet haben. Im Fall von [F8] sollten Sie vielleicht auch nicht vergessen, nochmals [F8] zu drücken, um den Erweiterungsmodus zu beenden. Sonst sitzen Sie morgen noch da und markieren Zellen.

Mehrfachauswahl mit der Tastatur

Mit der Tastatur ist die Auswahl mehrerer, nicht zusammenhängender Zellbereiche etwas umständlicher als mit der Maus. Wenn Sie mit der Tastatur einen Zellbereich markiert haben, müssen Sie den Zellcursor erst wieder mit [Shift]+[F8] »freigeben«, bevor Sie ihn zum nächsten Bereich verschieben können. Mit dieser Tastenkombination aktivieren Sie einen Modus, mit dem Sie den Zellcursor zur ersten Zelle des nächsten Bereichs verschieben können, ohne dabei weitere Zellen auszuwählen. Excel zeigt jetzt auf der linken Seite der Statusleiste ZUR AUSWAHL HINZUFÜGEN an.

Um mehrere Zellbereiche mit der Tastatur zu markieren, versuchen Sie mal Folgendes:

1. Setzen Sie den Zellcursor auf die erste Zelle des ersten Zellbereichs.

2. Drücken Sie [F8], um den Erweiterungsmodus zu aktivieren.

Verschieben Sie den Zellcursor, um alle Zellen im ersten Zellbereich zu markieren. Sie können auch [Shift] drücken, während Sie den Zellcursor bewegen.

3. Drücken Sie [Shift]+[F8], um den Modus ZUR AUSWAHL HINZUFÜGEN zu aktivieren.

In der Statusleiste wird ZUR AUSWAHL HINZUFÜGEN angezeigt.

4. Verschieben Sie den Zellcursor auf die erste Zelle des nächsten (nicht angrenzenden) Bereichs.

5. Drücken Sie [F8], um in den Erweiterungsmodus umzuschalten, und verschieben Sie den Zellcursor, um alle Zellen des zweiten Bereichs zu markieren.

6. Wenn Sie noch weitere, nicht angrenzende Bereiche markieren möchten, wiederholen Sie die Schritte 3 bis 5.

Zellauswahl mit »Gehe zu«

Wenn Sie einen sehr großen Zellbereich markieren möchten und das Drücken der verschiedenen Pfeiltasten leid sind, verwenden Sie die Funktion GEHE ZU, um den Bereich zu erweitern. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

1. Setzen Sie zuerst den Zellcursor auf die erste Zelle des Bereichs und drücken Sie dann [F8], um den Zellcursor zu verankern und in den Erweiterungsmodus zu schalten.

2. Drücken Sie [F5] oder [Strg]+[G], um das Dialogfeld GEHE ZU zu öffnen, geben Sie die Adresse der letzten Zelle des Bereichs (die Zelle diagonal zur ersten Zelle) an und drücken Sie dann [Enter].

Da sich Excel im Erweiterungsmodus befindet, bewegt sich der Zellcursor nicht nur zur angegebenen Zelladresse, sondern markiert gleichzeitig alle dazwischen liegenden Zellen. Nachdem Sie auf diese Weise den Zellbereich markiert haben, sollten Sie nicht vergessen, wieder [F8] zu drücken, um das Programm daran zu hindern, Ihrem mühsam markierten Zellbereich noch weitere Zellen hinzuzufügen.

Der Tabellenformatvorlagenkatalog

Nachdem Sie nun alles über das Markieren von Zellen wissen, die Sie formatieren möchten, erzähle ich Ihnen was von einer Formatierungsart, die keinerlei Zellauswahl erfordert. (Sie sind der Meinung, damit hätte ich auch schon vorher rausrücken können?) Die Funktion ALS TABELLE FORMATIEREN arbeitet nämlich so automatisch, dass Sie den Zellcursor nur irgendwo in der zu formatierenden Tabelle positionieren müssen, bevor Sie auf der Registerkarte START in der Gruppe FORMATVORLAGEN auf die Schaltfläche ALS TABELLE FORMATIEREN klicken. Wenn Sie auf die Schaltfläche ALS TABELLE FORMATIEREN klicken, wird ein riesiger Katalog mit Tabellenformatvorlagen aufgeklappt, die in Form von Minitabellen darstellt sind. Der Katalog ist außerdem in drei Gruppen – HELL, MITTEL, DUNKEL (hiermit ist die Farbintensität der verschiedenen Formate gemeint) – aufgeteilt.

Sobald Sie auf eine der Minitabellen in diesem Katalog klicken, versucht Excel zu erraten, auf welchen Zellbereich der Datentabelle die Vorlage angewendet werden soll (zu erkennen am Laufrahmen), und das Dialogfeld ALS TABELLE FORMATIEREN wird angezeigt (siehe Abbildung 3.5).

Abbildung 3.5: Wählen Sie ein Format aus dem Vorlagenkatalog und geben Sie im Dialogfeld »Als Tabelle formatieren« den Bereich an, der formatiert werden soll.

Dieses Dialogfeld enthält das Textfeld WO SIND DIE DATEN FÜR DIE TABELLE?, das die Adresse für den aktuell vom Laufrahmen markierten Zellbereich anzeigt, sowie das Kontrollkästchen TABELLE HAT ÜBERSCHRIFTEN.

Wenn Excel den zu formatierenden Zellbereich für die Datentabelle nicht richtig erraten hat, legen Sie selbst Hand an und markieren den Zellbereich entsprechend, um den Laufrahmen und den Zellbereich im Textfeld WO SIND DIE DATEN FÜR DIE TABELLE? anzupassen. Wenn Ihre Datentabelle keine Spaltenüberschriften hat oder, falls die Tabelle welche hat, Excel nicht für jede Spaltenüberschrift Dropdownlisten für den Filter einrichten soll, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen TABELLE HAT ÜBERSCHRIFTEN, bevor Sie auf OK klicken.

Wenn Sie mehrere nicht zusammenhängende Zellbereiche markieren, bevor Sie auf der Registerkarte START auf die Schaltfläche ALS TABELLE FORMATIEREN klicken, sind die Tabellenformate des Formatvorlagenkatalogs nicht verfügbar.

Nachdem Sie im Dialogfeld ALS TABELLE FORMATIEREN auf OK geklickt haben, wendet Excel das gewählte Format auf die Datentabelle an und am Ende des Menübandes wird die kontextbezogene Registerkarte TABELLENTOOLS/ ENTWURF angezeigt. Die Tabelle ist markiert, und in ihrer unteren rechten Ecke prangt die Schaltfläche SCHNELLANALYSE (siehe Abbildung 3.6).

Abbildung 3.6: Nachdem Sie ein Format im Formatvorlagenkatalog ausgewählt haben, wird die kontextbezogene Registerkarte »Tabellentools/Entwurf« angezeigt.

Wenn Sie auf der Registerkarte TABELLENTOOLS/ENTWURF in der Gruppe TABELLENFORMATVORLAGEN auf eine Vorlage zeigen (sollte nur die Schaltfläche SCHNELLFORMATVORLAGEN angezeigt werden, klicken Sie zunächst darauf, um den Katalog mit Vorlagen anzuzeigen), können Sie dank der Livevorschau gleich prüfen, wie Ihre Tabelle aussieht, wenn Sie sich für das eine oder andere Format entscheiden. Klicken Sie auf die Bildlaufpfeile, um weitere Tabellenformate in diesem Vorlagenkatalog anzuzeigen, ohne diesen jedoch vollständig zu öffnen und damit wohlmöglich die aktuellen Datentabellen im Arbeitsblatt zu verdecken. Sie können auch auf die Schaltfläche WEITERE (zu erkennen am waagerechten Balken über dem nach unten zeigenden Pfeil) klicken, um den Vorlagenkatalog aufzuklappen, den Mauszeiger über die Miniaturansichten in den Bereichen HELL, MITTEL und DUNKEL führen (nicht klicken!) und sich deren Auswirkungen auf die Tabelle in der Livevorschau ansehen.

Sie können im Vorlagenkatalog in der Gruppe TABELLENFORMATVORLAGEN auch eine gänzlich neue Formatvorlage zusammenstellen. Hierzu bietet Ihnen die Registerkarte TABELLENTOOLS/ENTWURF in der Gruppe OPTIONEN FÜR TABELLENFORMAT jede Menge Kontrollkästchen, die es Ihnen ermöglichen, die Gestaltung des ausgewählten Tabellenformats noch weiter individuell anzupassen:

ÜBERSCHRIFT: Hiermit werden Filterschaltflächen für jede Spaltenüberschrift in der ersten Tabellenreihe eingefügt.

ERGEBNISZEILE: Hiermit fügt Excel am Ende der Tabelle eine Ergebniszeile ein, die die Summe jeder Spalte anzeigt, die Werte enthält. Wenn auf die Werte in einer bestimmten Spalte eine andere statistische Funktion angewendet werden soll, klicken Sie auf die Zelle in der Spalte mit der Ergebniszeile, um eine Dropdownliste anzuzeigen. Wählen Sie in dieser Liste die gewünschte Funktion (Mittelwert, Anzahl, Anzahl Zahlen, Maximum, Minimum, Summe, Standardabweichung oder Varianz) aus.

ERSTE SPALTE: Hiermit aktivieren Sie eine besondere Formatierung für die Zeilenüberschriften der ersten Spalte einer Tabelle.

LETZTE SPALTE: Hiermit aktivieren Sie eine besondere Formatierung für die Zeilenüberschriften der letzten Spalte einer Tabelle.

VERBUNDENE ZEILEN: Excel wendet für jede zweite Zeile der Tabelle eine andere Schattierung an.

VERBUNDENE SPALTEN: Excel wendet für jede zweite Spalte der Tabelle eine andere Schattierung an.

Wenn Sie einer Datentabelle in Ihrer Arbeitsmappe ein Format aus dem Vorlagenkatalog zuweisen, weist Excel dieser Tabelle automatisch einen Namen zu (TABELLE 1, TABELLE 2 und so weiter). Sie können im Textfeld TABELLENNAME, das Sie auf der Registerkarte TABELLENTOOLS/ENTWURF in der Gruppe EIGENSCHAFTEN finden, der Datentabelle einen anderen aussagekräftigeren Namen geben. (Lesen Sie Kapitel 6, wenn Sie wissen wollen, was bei der Namensgebung zu beachten ist.)

Wenn Sie mit dem gewählten Tabellenformat zufrieden sind, klicken Sie außerhalb der Tabelle, um die kontextbezogene Registerkarte TABELLENTOOLS/ENTWURF wieder loszuwerden. Sollten Sie später Lust haben, weitere Formatexperimente in der Tabelle durchzuführen, klicken Sie einfach auf eine Zelle in der Tabelle, um die kontextbezogene Registerkarte wieder anzuzeigen.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, Ihre Daten mit den Tabellenoptionen der Schnellanalyse als Tabelle zu gestalten. Wählen Sie dazu die Tabellendaten samt Überschrift aus. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche SCHNELLANALYSE, anschließend auf TABELLEN und dann auf TABELLE. Und schon weist die Schnellanalyse den markierten Daten das Format TABELLENFORMAT MITTEL 2 zu und zeigt die Schaltflächen der kontextbezogenen Registerkarte TABELLENTOOLS/ENTWURF an. Und sollte die Formatwahl der Schnellanalyse Sie nicht unbedingt vom Hocker reißen, lassen Sie sich in der Livevorschau für die Tabellenformate zeigen, was so an Formaten geboten ist, und wählen in aller Ruhe ein anderes Format aus.

Zellen mit den Optionen der Registerkarte »Start« formatieren

Manche Tabellen oder Tabellenbereiche müssen etwas heller formatiert werden, als es mit den Optionen der Schaltfläche ALS TABELLE FORMATIEREN möglich ist. Vielleicht wollen Sie in einer Tabelle lediglich die Spaltenüberschriften durch Fettdruck hervorheben und die Zeile mit den Gesamtsummen unterstreichen. (Dabei wird die Unterkante der Zellen mit einem Rahmen versehen.)

Und genau diese Art der gezielten Zellformatierung können Sie mithilfe der Schaltflächen in den Gruppen SCHRIFTART, AUSRICHTUNG und ZAHL auf der Registerkarte START erledigen. Tabelle 3.1 enthält eine vollständige Aufstellung dieser Formatierungsschaltflächen und ihre Einsatzmöglichkeiten.

Tabelle 3.1: Die Schaltflächen für die Formatierung in den Gruppen »Schriftart«, »Ausrichtung« und »Zahl« auf der Registerkarte »Start«

Vergessen Sie bei den ganzen Formatierungen nicht die Tastenkombinationen: Mit [Strg]+[Shift]+[F] aktivieren beziehungsweise deaktivieren Sie die Fettformatierung einer Zellauswahl. Mit [Strg]+[Shift]+[K] wird kursiv formatiert und zum schnellen Unterstreichen verwenden Sie [Strg]+[Shift]+[U]. (Auch in den beiden letzten Fällen beendet das erneute Drücken der Tastenkombination die betreffende Formatierung.)

Zellen direkt an der Quelle mit der Minisymbolleiste formatieren

Excel macht es Ihnen ganz leicht, einfache Formatänderungen in einem Zellbereich mitten im Arbeitsblatt vorzunehmen. Hierzu steht Ihnen die Minisymbolleiste zur Verfügung.

Um diese Minisymbolleiste anzuzeigen, markieren Sie die zu formatierenden Zellen und klicken dann mit der rechten Maustaste irgendwo auf den Zellbereich. Die Minisymbolleiste wird daraufhin oberhalb des Kontextmenüs für den Zellbereich angezeigt (siehe Abbildung 3.7).

Wie Sie in dieser Abbildung sehen, enthält die Minisymbolleiste fast alle Schaltflächen der Gruppe SCHRIFTART auf der Registerkarte START (nur die Schaltfläche UNTERSTREICHEN fehlt). Sie enthält auch die Schaltflächen ZENTRIEREN und VERBINDEN UND ZENTRIEREN aus der Gruppe AUSRICHTUNG (mehr hierzu weiter hinten in diesem Kapitel im Abschnitt »Alles in Reih und Glied bringen«) sowie die Schaltflächen BUCHHALTUNGSZAHLENFORMAT, PROZENTFORMAT, 1.000ER-TRENNZEICHEN, DEZIMALSTELLE HINZUFÜGEN und DEZIMALSTELLE LÖSCHEN aus der Gruppe ZAHL (mehr dazu weiter hinten in diesem Kapitel im Abschnitt »Für jede Zahl das richtige Format«). Sie brauchen lediglich auf diese Schaltflächen zu klicken, um der aktuellen Zellauswahl diese Formate zuzuweisen.

Außerdem enthält die Minisymbolleiste die Schaltfläche FORMAT ÜBERTRAGEN aus der Gruppe ZWISCHENABLAGE der Registerkarte START, mit der Sie die Formatierung der aktiven Zelle auf von Ihnen markierte Zellen übertragen können. (Lesen Sie hierzu weiter hinten in diesem Kapitel den Abschnitt »Hiermit übertrage ich mein Format!«.)

Abbildung 3.7: Verwenden Sie die Schaltflächen der Minisymbolleiste, um gängige Formatänderungen an einer Zellauswahl innerhalb des Arbeitsblattes vorzunehmen.

Auch ein Dialogfeld zeigt Format

Auch wenn die Schaltflächen in den Gruppen SCHRIFTART, AUSRICHTUNG und ZAHL auf der Registerkarte START Ihnen einen schnellen Zugriff auf häufig verwendete Formatbefehle bieten, so decken sie doch bei Weitem noch nicht die Formatierungsbefehle ab, die Excel sein Eigen nennt.

Wenn Sie alle Formatierungsbefehle anzeigen wollen, öffnen Sie das Dialogfeld ZELLEN FORMATIEREN und zwar so:

Klicken Sie ganz unten im Dropdownmenü der Schaltfläche ZAHLENFORMAT auf die Option MEHR.

Oder klicken Sie unten rechts in der Gruppe ZAHL auf das Startprogramm für Dialogfelder.

Oder drücken Sie [Strg]+[1].

Das Dialogfeld ZELLEN FORMATIEREN enthält insgesamt sechs Registerkarten: ZAHLEN, AUSRICHTUNG, SCHRIFT, RAHMEN, AUSFÜLLEN und SCHUTZ. In den nächsten Abschnitten dieses Kapitels erzähle ich Ihnen alles Wissenswerte zu den ersten fünf Registerkarten. Über die Registerkarte SCHUTZ verrate ich erst in Kapitel 6 mehr.

[Strg]+[1], die Tastenkombination für das Dialogfeld ZELLEN FORMATIEREN, sollten Sie sich merken, denn sie ist ihr Geld wert. Aber bitte [1] und nicht etwa [F1] drücken!

Für jede Zahl das richtige Format

Wie in Kapitel 2 erwähnt, bestimmt die Art der Zahleneingabe im Arbeitsblatt das Zahlenformat. Hier einige Beispiele:

Wenn Sie eine Zahl mit Euro und zwei Dezimalstellen eingeben, weist Excel der Zelle ein Währungsformat zu.

Wenn Sie einen Wert als ganze Zahl zusammen mit einem Prozentzeichen und ohne Dezimalstellen eingeben, weist Excel der Zelle das entsprechende Prozentzahlenformat zu.

Wenn Sie ein Datum eingeben – Sie erinnern sich noch? Auch Datumsangaben sind Zahlen! –, das einem der integrierten Excel-Datumsformate entspricht (zum Beispiel 18.08.2013 oder 18. Aug 13), weist Excel ein entsprechendes Datumsformat zu.

Es ist zwar nicht verkehrt, Zahlen so zu formatieren, aber Sie müssen es nicht. Sie können ein Zahlenformat einer Gruppe von Zellen auch erst nach Abschluss der Eingabe zuweisen, zumal dies oft der effektivste Weg ist, da hierzu nur zwei Arbeitsschritte erforderlich sind:

1. Markieren Sie alle Zellen, die formatiert werden sollen.

2. Legen Sie das gewünschte Zahlenformat entweder über die Formatschaltflächen auf der Registerkarte START oder über die verfügbaren Optionen auf der Registerkarte ZAHLEN im Dialogfeld ZELLEN FORMATIEREN fest.

Selbst wenn Sie mit der Tastatur umzugehen wissen und jede Zahl lieber genau so eingeben, wie sie letztendlich im Arbeitsblatt angezeigt werden soll, müssen Sie früher oder später die Zahlenformate verwenden, wenn die von Ihnen eingegebenen Zahlen so aussehen sollen wie die, die Excel errechnet. Sofern Sie selbst keine Formate zuweisen, weist Excel allen Zellen und damit auch allen berechneten Werten zunächst das Standardzahlenformat zu. (Im Dialogfeld ZELLEN FORMATIEREN wird dieses Format so definiert: »Standardzellen haben kein bestimmtes Zahlenformat.«) Das gilt auch für von Ihnen eingegebene Werte, die nicht exakt den anderen Excel-Formaten entsprechen. Das größte Problem mit dem Standardformat ist, dass es Nullen weglässt, die am Anfang und am Ende eines Zahleneintrags stehen. Wenn man eine Zahlenkolonne mit untereinander stehendem Dezimalkomma eingeben möchte, kann das sehr lästig sein.

In Abbildung 3.8 sehen Sie den eben beschriebenen misslichen Zustand: Im Beispielarbeitsblatt mit den Umsatzzahlen für das erste Quartal 2013 geht es beim Zahlenformat etwas durcheinander. Das liegt, wie schon erwähnt, am Standardzahlenformat; Abhilfe schafft nur die Zuweisung eines anderen Zahlenformats.

Abbildung 3.8: Das Zahlenformat in der Arbeitsmappe lässt stellenweise zu wünschen übrig.

Den Zellen ein Buchhaltungszahlenformat zuweisen

Da die meisten Berechnungen in der Regel irgendetwas mit Geld zu tun haben, werden Sie wohl das Buchhaltungszahlenformat häufiger als alle anderen Formate verwenden. Dieses Format ist ganz einfach anzuwenden, weil Sie es dem Zellbereich kurzerhand mit einem Klick auf die Schaltfläche BUCHHALTUNGSZAHLENFORMAT auf der Registerkarte START zuweisen.

Das Buchhaltungszahlenformat setzt hinter alle markierten Werte ein Euro-Zeichen und fügt einen Tausendertrennpunkt und zwei Dezimalstellen hinzu. Sollte eine Zahl in der Zellauswahl negativ sein, wird sie mit einem Minuszeichen versehen. Sie können sie, wenn Ihnen das lieber ist, auch in Rot anzeigen. Um negative Zahlen in Rot anzuzeigen, wählen Sie entweder im Dropdownmenü ZAHLENFORMAT oder im Dialogfeld ZELLEN FORMATIEREN auf der Registerkarte ZAHLEN das entsprechende Währungsformat aus.

Abbildung 3.9 zeigt das Arbeitsblatt, nachdem nur die Zellen mit den Gesamtumsätzen (E3:E12 und B12:D12) markiert wurden. Dieser Zellbereich wurde anschließend mit dem Buchhaltungszahlenformat formatiert, indem ich auf die Schaltfläche mit dem Geldschein und den Münzen in der Gruppe ZAHL auf der Registerkarte START geklickt habe.

Abbildung 3.9: Die Gesamtumsätze der Tabelle, nachdem ich auf der Registerkarte »Start« auf die Schaltfläche »Buchhaltungszahlenformat« geklickt habe.

Manchmal kann es des Guten zu viel sein, wenn alle Zellen einer Tabelle mit einem Währungszeichen versehen sind. Schließlich lassen sich ja die Dezimalstellen auch noch auf andere Weise anordnen. Aus diesem Grund habe ich mich entschieden, nur die Gesamtumsätze nach Buchhaltungsart zu formatieren.

Schluss mit ######

Wenn ich das Buchhaltungszahlenformat auf die Zellbereiche E3:E12 und B12:D12 anwende (siehe Abbildung 3.9), werden die Zahlen nicht nur mit Tausendertrennzeichen, zwei Dezimalstellen nach dem Komma und Währungszeichen versehen, sondern es verbreitern sich gleichzeitig die Spalten B, C, D und E gerade um so viel, dass die Zahlen mit ihrem neuen Formaten angezeigt werden können. In Versionen vor Excel 2003 mussten Sie diese Spalten noch manuell verbreitern, weil Sie sonst anstelle von perfekt ausgerichteten Zahlen nur Spalten mit ####### in den Zellbereichen E3:E12 und B12:D12 gesehen haben. Diese merkwürdigen Zeichen wollen Sie darauf aufmerksam machen, dass Sie die Spaltenbreite verändern müssen, wenn Sie wissen wollen, welcher Wert in dieser Zelle steht.

Wenn Sie die Werte in den Zellen formatieren, passt Excel die Spaltenbreite immer automatisch an, sodass Ihnen diese komischen ######### nur noch über den Weg laufen werden, wenn Sie die Spaltenbreite manuell so verändern, dass Excel nicht mehr alle Zeichen in der Zelle mit den formatierten Werten anzeigen kann. Dann liegt es an Ihnen, ob Sie das so lassen wollen oder nicht – eher nicht, oder? (Wie Sie die Spaltenbreite von Hand ändern, erzähle ich Ihnen im Abschnitt »Wem die Spaltenbreite nicht passt …« weiter hinten in diesem Kapitel).

Das Tausendertrennzeichen oder bringen Sie es auf den Punkt

Das Zahlenformat mit Tausendertrennzeichen ist eine gute Alternative zum Währungsformat. Es fügt ebenso in längere Zahlen Punkte ein, um Tausender, Zehntausender, Hunderttausender, Millionen und so weiter zu trennen.

Mit diesem Format werden die Zahlen mit zwei Nachkommastellen angezeigt, negative Zahlen mit einem Minuszeichen versehen und bei Bedarf sogar in Rot angezeigt. Das Währungszeichen ist allerdings bei diesem Format standardmäßig nicht vorgesehen. Aus diesem Grund ist dieses Format ideal für die Formatierung von Tabellen, bei denen es klar ersichtlich ist, dass es um Euro und Cent geht, beziehungsweise für die Darstellung von größeren Zahlen, die nichts mit Finanzen zu tun haben.

Das Zahlenformat mit den Tausendertrennzeichen eignet sich also hervorragend für die Beispielzahlen mit den Monatsumsätzen. Abbildung 3.10 zeigt diese Tabelle, nachdem die Zellen mit den Monatsumsätzen für die einzelnen Unternehmen von Annas Strudelladen GmbH mit dem Zahlenformat für Tausendertrennzeichen formatiert wurden. Ich habe hierzu den Zellbereich B3:D11 markiert und in der Gruppe ZAHL auf der Registerkarte START auf die Schaltfläche 1.000ER-TRENNZEICHEN (die mit den drei Nullen (000) direkt neben der für das Prozentformat) geklickt.

Abbildung 3.10: Die Monatsumsätze, nachdem ich sie mit dem 1.000er-Trennzeichenformat formatiert habe

Wie Sie in Abbildung 3.10 sehen, ist durch das neue Format das Problem der Ausrichtung der monatlichen Umsatzzahlen doch schon sehr viel besser gelöst. Alle monatlichen Umsatzzahlen stehen in Reih und Glied und die monatlichen Gesamtsummen in Zeile 12 springen durch ihre andere Darstellung sofort ins Auge.

Jonglieren mit Prozentzahlen

Viele Arbeitsblätter verwenden Prozentangaben in Form von Zinssätzen, Wachstumsraten, Inflationsraten und so weiter. Um eine Prozentangabe in eine Zelle einzufügen, schreiben Sie das Prozentzeichen (%) hinter die Zahl. Wenn Sie beispielsweise einen Zinssatz von 12 Prozent eingeben wollen, schreiben Sie 12% in die Zelle. Excel weist der Zelle dann automatisch das Prozentformat zu, dividiert den Wert durch 100 und zeigt in der Bearbeitungsleiste den errechneten Dezimalwert (0,12 in diesem Fall) an.

Sie werden sicherlich nicht alle Prozentangaben in einem Arbeitsblatt auf diese Weise eingeben. Manchmal werden Prozentzahlen auch mit einer Formel errechnet und dann von Excel in den entsprechenden Zellen als Dezimalwerte angezeigt. In diesen Fällen sollten Sie den Werten ein Prozentformat zuweisen, um die errechneten Dezimalwerte durch Prozentzahlen zu ersetzen, das heißt, der Dezimalwert wird mit 100 multipliziert und mit Prozentzeichen versehen.

In unserer Beispieltabelle sind in Zeile 14 drei Prozentangaben zu sehen, die mit einer Formel errechnet wurden. Um diese Dezimalwerte als Prozentzahlen darzustellen, weisen Sie ihnen ganz einfach das Prozentformat zu. In Abbildung 3.11 sehen Sie die bereits formatierten Zahlen. Markieren Sie hierzu lediglich die Zellen und klicken Sie dann in der Gruppe ZAHL auf der Registerkarte START auf die Schaltfläche PROZENTFORMAT (die mit dem %-Zeichen).

Abbildung 3.11: Verhältnis Monatsumsatz/Quartalsumsatz im Prozentformat

Was kommt nach dem Komma?

Sie können die Anzahl der Dezimalstellen, die in den Buchhaltungszahlen-, Prozent- und Tausendertrennzeichenformaten verwendet werden, erhöhen oder reduzieren, indem Sie in der Gruppe ZAHL der Registerkarte START auf die Schaltfläche DEZIMALSTELLE HINZUFÜGEN beziehungsweise DEZIMALSTELLE LÖSCHEN klicken. Jedes Mal, wenn Sie auf die Schaltfläche DEZIMALSTELLE HINZUFÜGEN klicken, fügt Excel dem zugewiesenen Zahlenformat eine weitere Dezimalstelle hinzu.

Nicht immer ist es so, wie es scheint

Lassen Sie sich nicht von den Zahlenformaten täuschen. Sie polieren die Präsentation Ihrer Arbeitsblattdaten auf; aber auch wenn sie manchen Eintrag vollkommen neu erscheinen lassen, bleiben es doch immer dieselben alten Zahlen, die Sie eingegeben haben. Angenommen, eine Formel gibt den folgenden Wert aus:

25,6456

Weiter angenommen, Sie formatieren die Zelle, die diesen Wert enthält mit der Schaltfläche BUCHHALTUNGSZAHLENFORMAT auf der Registerkarte START. Der Wert wird nun so angezeigt:

25,65 €

Diese Änderung könnte Sie nun glauben machen, dass Excel den Wert auf zwei Dezimalstellen aufgerundet hat. Tatsache ist aber, dass das Programm nur die Anzeige des errechneten Wertes aufgerundet hat – die Zelle enthält noch immer 25,6456! Falls Sie also diese Zelle an einer anderen Stelle in einer Formel verwenden, denken Sie daran, dass Excel den »wahren« Wert für seine Berechnungen verwendet und nicht den in der Zelle angezeigten. (Der »wahre« Wert einer Zelle wird stets in der Bearbeitungsleiste angezeigt.)

Wenn Sie jedoch unbedingt möchten, dass die Zahlen mit den formatierten Werten im Arbeitsblatt übereinstimmen, können Sie dies in einem Arbeitsgang festlegen. Diese Aktion ist aber mit Vorsicht zu genießen. Sie können zwar alle im Hintergrund versteckten Zahlen in die am Bildschirm angezeigten Zahlen umwandeln und müssen dazu nur ein einziges Kontrollkästchen aktivieren; Sie können diese Auswahl jedoch nicht durch Deaktivieren dieses Kontrollkästchens wieder rückgängig machen.

Da Sie mich nun so drängeln und unbedingt wissen wollen, wie das mit dem Umwandeln der Werte geht, sage ich Ihnen, welche Schritte hierfür notwendig sind – aber beschweren Sie sich später nicht bei mir, denn ich habe Sie gewarnt:

1. Bevor Sie die Genauigkeit der Werte ändern, vergewissern Sie sich, dass alle Zahlen mit der richtigen Anzahl an Dezimalstellen formatiert sind.

Dieser Schritt ist unbedingt notwendig, bevor Sie die Genauigkeit aller Werte in die im Arbeitsblatt angezeigte Form konvertieren.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte DATEI, wählen Sie den Befehl OPTIONEN und klicken Sie dann im Dialogfeld EXCEL-OPTIONEN auf die Kategorie ERWEITERT.

3. Aktivieren Sie unter BEIM BERECHNEN DIESER ARBEITSMAPPE das Kontrollkästchen GENAUIGKEIT WIE ANGEZEIGT FESTLEGEN und klicken Sie dann auf OK.

Excel warnt Sie ein letztes Mal mit der Meldung Daten verlieren damit endgültig an Genauigkeit.

4. Wenn Sie es nicht lassen können und unbedingt mit dem Feuer spielen müssen, klicken Sie jetzt auf OK oder drücken [Enter]. Das Programm wandelt daraufhin alle Daten entsprechend ihren angezeigten Werten um – und das für immer! Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld EXCEL-OPTIONEN zu schließen.

Speichern Sie die Arbeitsmappe mit den berechneten Werten. Nachdem Sie die Werte in einem Arbeitsblatt umgewandelt haben, sollten Sie hierzu das Dialogfeld SPEICHERN UNTER öffnen (Registerkarte DATEI, Befehl SPEICHERN UNTER wählen). Ändern Sie den Dateinamen im Textfeld DATEINAME (vielleicht fügen Sie dem aktuellen Dateinamen wie angezeigt hinzu), bevor Sie auf die Schaltfläche SPEICHERN klicken oder [Enter] drücken. Auf diese Weise bleibt Ihnen immer noch eine Kopie der ursprünglichen Arbeitsmappe mit den von Ihnen eingegebenen und mit den von Excel berechneten Werten, die Sie im Notfall hervorholen können.

Und jetzt ein Datum

In Kapitel 2 habe ich ja bereits erwähnt, dass sich mit Excel ganz einfach Formeln erstellen lassen, mit denen die Differenz zwischen zwei Datums- oder Zeitangaben, die Sie in ein Arbeitsblatt eingeben, errechnet werden kann. Wenn Sie also beispielsweise in Zelle B4 das Datum 15.8.13 und in Zelle C4 das Datum 15.04.13 schreiben und dann in Zelle E4 die Formel

=B4–C4

eingeben, um herauszufinden, wie viele Tage Differenz zwischen den beiden Datumsangaben liegen, gibt Excel als Ergebnis 122 aus und verwendet dazu das Zahlenformat STANDARD. Probleme gibt es allerdings beim Rechnen mit der Uhrzeit. Das Ergebnis ist dann nämlich auch wieder eine Uhrzeit. Und das nützt Ihnen gar nichts. Sie müssen also das Ergebnis, das in einem entsprechenden Zeitformat angezeigt wird, in das Zahlenformat STANDARD umformatieren. Angenommen, Sie geben in Zelle C8 8:00 AM und in Zelle D8 4:00 PM ein und erstellen in Zelle E8 die Formel

=C5–B5

um die Differenz in Stunden zwischen den beiden Zeitangaben zu ermitteln, dann müssen Sie das Ergebnis in Zelle E8 – das automatisch als 8:00 AM angezeigt wird – in das Format STANDARD umformatieren. Nachdem Sie das getan haben, wird in Zelle E8 der Bruch 0,33333333 angezeigt, der den Anteil an dem Gesamtzeitraum von 24 Stunden darstellt. Diesen Bruchteil eines Tages können Sie dann in die entsprechende Anzahl Stunden umwandeln, indem Sie den Wert dieser Zelle mit 24 multiplizieren.

Maßgeschneiderte Zahlenformate

Excel unterstützt eine ganze Reihe von Zahlenformaten, die Sie wahrscheinlich nur selten, wenn überhaupt, verwenden werden. Wenn Sie diese Zahlenformate aufrufen möchten, markieren Sie den zu formatierenden Zellbereich und wählen den Befehl ZELLEN FORMATIEREN im Kontextmenü für die Zelle – mit der rechten Maustaste irgendwo innerhalb des Zellbereichs klicken – oder drücken Sie einfach [Strg]+[1], um das Dialogfeld ZELLEN FORMATIEREN zu öffnen.

Wählen Sie in diesem Dialogfeld die Registerkarte ZAHLEN und markieren Sie das gewünschte Format im Listenfeld KATEGORIE. Die Kategorien DATUM, UHRZEIT, BRUCH und SONDERFORMAT bieten Ihnen im Listenfeld TYP weitere Formatierungsmöglichkeiten. Andere Kategorien – wie ZAHL und WÄHRUNG – verfügen über eigene Listenfelder, in denen man noch speziellere Formate wählen kann. Bei der Suche nach dem geeigneten Format werden Sie feststellen, dass Excel in einem Vorschaufeld zeigt, wie sich das ausgewählte Format auf die Werte in der aktiven Zelle auswirken würde. Wenn Sie ein Format gefunden haben, das Ihren Wünschen entspricht, klicken Sie auf die Schaltfläche OK oder drücken Sie [Enter].

Eine besonders interessante Kategorie unter den Zahlenformaten stellen die SONDERFORMATE dar. Hier sind vier Zahlenformate enthalten, die ganz interessant sein könnten:

POSTLEITZAHL: Hier können Sie zwischen einem neutralen Format und Postleitzahlen mit vorangestelltem Länderkennbuchstaben wählen (D für Deutschland, A für Österreich, CH für Schweiz und L für Luxemburg).

VERSICHERUNGSNACHWEIS-NR.: Dieses Format ist speziell für die deutschen Anwender entworfen worden.

ISBN-FORMAT: Hier können Sie aus drei verschiedenen Schreibweisen auswählen. Wirklich hilfreich ist dieses Format aber nicht, da nur das alte zehnstellige Format unterstützt wird.

SOZIALVERSICHERUNGSNUMMER: Hier stehen Ihnen wieder zwei verschiedene Schreibweisen zur Verfügung, eine für Österreich und eine für die Schweiz.

Diese Sonderformate werden Ihnen sicherlich bei der Erstellung von Excel-Listen äußerst nützlich sein, da Sie hier ja ständig so Dinge wie Postleitzahlen oder Versicherungsnummern eingeben müssen. (Mehr zum Erstellen von und Arbeiten mit Listen erfahren Sie in Kapitel 9.)

Wem die Spaltenbreite nicht passt …

Wenn Ihnen die Spaltenbreite nicht passt, können Sie von Glück reden, dass das Ändern der Spaltenbreite mit Excel ein Kinderspiel ist. Der einfachste Weg ist das Einstellen der optimalen Breite. Mit dieser Methode bestimmt Excel automatisch die Spaltenbreite entsprechend dem längsten Eintrag in der Spalte.

Und so stellen Sie die optimale Spaltenbreite ein:

1. Setzen Sie den Mauszeiger im Arbeitsblattrahmen auf den rechten Spaltenrand der zu ändernden Spalte.

Der Mauszeiger nimmt die Form eines Kreuzes mit Doppelpfeil an, der nach links und rechts zeigt.

2. Doppelklicken Sie.

Excel richtet daraufhin die Spaltenbreite nach dem längsten Eintrag in dieser Spalte aus.

Diese Methode können Sie für mehrere Spalten gleichzeitig anwenden. Markieren Sie einfach alle zu ändernden Spalten (bei angrenzenden Spalten durch Ziehen, bei nicht angrenzenden durch Drücken von [Strg] und gleichzeitigem Klicken auf die einzelnen Spaltenbuchstaben). Sobald alle Spalten markiert sind, doppelklicken Sie auf einen der rechten Spaltenränder der markierten Spalten. (Denken Sie immer daran, dass der Mauszeiger die Form eines Kreuzes mit Doppelpfeil haben muss.)

Das Einstellen der optimalen Breite mit der Maus liefert leider nicht immer das gewünschte Ergebnis. Für eine lange Überschrift, die über mehrere Spalten hinweg angezeigt wird, wird beispielsweise mit der optimalen Breite eine extrem breite Spalte angelegt.

Wenn die optimale Breite einfach keine Lösung für Ihr Problem ist, ziehen Sie (anstatt zu doppelklicken) den rechten Rand der Spalte (am Arbeitsblattrahmen), bis sie die gewünschte Breite hat. Diese Technik funktioniert auch mit mehreren Spalten; Sie sollten allerdings bedenken, dass dadurch alle Spalten die Breite der Spalte erhalten, die Sie gerade ziehen.

Sie können die Spaltenbreite auch über das Dropdownmenü der Schaltfläche FORMAT in der Gruppe ZELLEN auf der Registerkarte START einstellen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche und wählen Sie unter ZELLENGRÖSSE eine der folgenden Optionen:

SPALTENBREITE: Hiermit öffnen Sie das Dialogfeld SPALTENBREITE, in das Sie einen Wert für die Spaltenbreite eingeben und dann mit OK bestätigen.

SPALTENBREITE AUTOMATISCH ANPASSEN: Mit dieser Option passt Excel die Spalten an den breitesten Eintrag in der aktuellen Zellauswahl an.

STANDARDBREITE: Hiermit öffnen Sie das Dialogfeld STANDARDBREITE, das als Standardspaltenbreite den Wert 10,71 enthält, der auf die Spalten im Zellbereich angewendet wird.

Das ist doch die Zeilenhöhe!

Das Ändern der Zeilenhöhe funktioniert eigentlich ähnlich wie das Anpassen der Spaltenbreite. Sie werden allerdings seltener in die Verlegenheit kommen, die Zeilenhöhe anpassen zu müssen, da Excel diese automatisch anpasst, falls zum Beispiel Änderungen in der Schriftgröße oder ein Zeilenumbruch eine größere Zeilenhöhe erforderlich machen (mehr dazu weiter hinten in diesem Kapitel im Abschnitt »Alles in Reih und Glied bringen«). Das Anpassen der Zeilenhöhe ist eigentlich nur dann nötig, wenn Sie den Abstand zwischen einer Tabellenüberschrift und der eigentlichen Tabelle beziehungsweise zwischen einer Zeile mit Spaltenüberschriften und der Tabelle vergrößern möchten, ohne dafür eine leere Zeile einzufügen. Weitere Details hierzu finden Sie weiter hinten in diesem Kapitel im Abschnitt »Ausrichten in der Vertikalen«.

Um die Zeilenhöhe zu vergrößern, ziehen Sie den unteren Rand der betreffenden Zeilennummer, bis die Zeile die erforderliche Höhe hat, und lassen dann die Maustaste los. Um eine Zeile zu verkleinern, ziehen Sie den unteren Zeilenrand in die andere Richtung. Wenn Sie eine optimale Zeilenhöhe für die Einträge gewährleisten möchten, doppelklicken Sie auf den unteren Rand der Zeile im Arbeitsblattrahmen.

Genau wie bei den Spalten können Sie auch die Höhe der markierten Zeilen anpassen, indem Sie auf der Registerkarte START in der Gruppe ZELLEN im Dropdownmenü der Schaltfläche FORMAT eine der folgenden Zeilenoptionen auswählen:

ZEILENHÖHE: Hiermit öffnet sich das Dialogfeld ZEILENHÖHE, in dem Sie in das Textfeld ZEILENHÖHE einen Wert eingeben und dann auf OK klicken.

ZEILENHÖHE AUTOMATISCH ANPASSEN: Diese Option stellt die Höhe der ausgewählten Zeilen auf die optimale Höhe ein.

Das Arbeitsblattversteckspiel

Sie können eine Spalte beziehungsweise eine Zeile so schmal werden lassen, dass sie im Arbeitsblatt nicht mehr angezeigt wird. Sie fragen sich natürlich, warum Sie Ihre Zeit mit der Eingabe und Formatierung von Daten verschwenden sollen, nur um diese dann hinterher zu »verstecken«. Wenn Sie allerdings einen Bericht drucken, werden Sie sicherlich häufiger Arbeitsblattdaten verstecken wollen. Sie haben zum Beispiel ein Arbeitsblatt angelegt, das eine Spalte mit den Angestelltengehältern enthält, die Sie zum Berechnen des Abteilungsbudgets benötigen. Wenn Sie dieses Arbeitsblatt drucken wollen, möchten Sie die Gehaltsangaben ganz gerne für sich behalten. Anstatt nun die Spalte mit den Gehaltszahlen aus dem Druckbereich herauszuschieben (auch das lernen Sie noch), können Sie diese Spalte auch vorübergehend verstecken.

Spalten verstecken

Um Ihnen eine Menge Frust zu ersparen, erfahren Sie von mir zunächst, wie Sie Spalten und Zeilen ganz einfach über das Dropdownmenü der Schaltfläche FORMAT (die sich auf der Registerkarte START in der Gruppe ZELLEN befindet) mit der Option AUSBLENDEN & EINBLENDEN verstecken und wiederfinden. Angenommen, Sie wollen Spalte B verstecken, da sie Daten enthält, die nicht gedruckt werden sollen. Um diese Spalte zu verstecken, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf den Buchstaben B im Arbeitsblattrahmen, um die Spalte zu markieren.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte START in der Gruppe ZELLEN auf die Schaltfläche FORMAT, um das dazugehörige Dropdownmenü zu öffnen.

3. Wählen Sie unter SICHTBARKEIT den Befehl AUSBLENDEN & EINBLENDEN und dann SPALTEN AUSBLENDEN.

Das war’s schon. Spalte B hat sich in Luft aufgelöst! Die gesamten Daten dieser Spalte sind aus dem Arbeitsblatt verschwunden. Wenn Sie die Spalte B verstecken, fehlt das B auch in der Leiste mit den Spaltenbuchstaben, sodass dort A, C, D, E, F etc. steht.

Sie können die Spalte B auch verstecken, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenbuchstaben klicken und dann im Kontextmenü den Befehl AUSBLENDEN wählen.

Wenn Sie das Arbeitsblatt gedruckt haben und Änderungen in Spalte B vornehmen müssen, können Sie die Spalte natürlich auch wieder aus ihrem Versteck hervorholen:

1. Positionieren Sie den Mauszeiger auf dem Spaltenbuchstaben A und ziehen Sie mit gedrückter Maustaste nach rechts, um die Spalten A und C zu markieren.

Sie müssen den Mauszeiger von A nach C ziehen, um die versteckte Spalte B in die Spaltenauswahl einzuschließen. Arbeiten Sie nicht mit [Strg], sonst funktioniert’s nicht.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte START in der Gruppe ZELLEN auf die Schaltfläche FORMAT, um das dazugehörige Dropdownmenü zu öffnen.

3. Wählen Sie unter SICHTBARKEIT den Befehl AUSBLENDEN & EINBLENDEN und dann SPALTEN EINBLENDEN.

Excel zeigt die Spalte B wieder im Arbeitsblatt an und markiert alle drei Spalten (A, B und C). Klicken Sie mit der Maus auf eine beliebige Zelle im Arbeitsblatt, um die Markierung aufzuheben.

Sie können die Spalte B auch wieder einblenden, indem Sie die Spalten A und C markieren und auf eine der beiden Spalten mit der rechten Maustaste klicken. Wählen Sie dann im Kontextmenü der Spalte den Befehl EINBLENDEN.

Zeilen verstecken

Das Versteckspiel mit den Zeilen funktioniert im Grunde genommen genauso wie das Versteckspiel mit den Spalten. Der einzige Unterschied ist, dass Sie, nachdem Sie die Zeilen markiert haben, die ausgeblendet werden sollen, im Dropdownmenü der Schaltfläche FORMAT zunächst den Befehl AUSBLENDEN & EINBLENDEN und dann ZEILEN AUSBLENDEN wählen und die Zeilen mit dem Gegenbefehl ZEILEN EINBLENDEN wieder zurück ans Licht bringen.

Auch das Kontextmenü der Zeilen enthält die Optionen zum Ausblenden und Einblenden von Zeilen, sodass Sie ebenso diesen Weg nehmen können, um Zeilen in dem Arbeitsblatt zu verstecken und wieder aus dem Versteck hervorzuholen.

Das ist aber schriftartig!

Wenn Sie ein neues Arbeitsblatt erstellen, weist Excel allen Zelleinträgen dieselbe Schriftart und -größe zu. Die Standardschrift ist die Schriftart Calibri (die sogenannte Schriftart für Textkörper) mit Schriftgrad 11. Obwohl sich diese Schriftart für normale Einträge gut eignet, wollen Sie vielleicht doch etwas Aufregenderes für die Überschriften des Arbeitsblattes.

Wenn Ihnen die Calibri-Schrift nicht so gefällt, ändern Sie diese Voreinstellung im Dialogfeld EXCEL-OPTIONEN in der Kategorie ALLGEMEIN. Klicken Sie hierzu zunächst auf die Registerkarte DATEI und dann auf OPTIONEN. Öffnen Sie dann unter BEIM ERSTELLEN NEUER ARBEITSMAPPEN die Dropdownliste DIESE SCHRIFTART ALS STANDARDSCHRIFT VERWENDEN und wählen Sie eine neue Standardschriftart in der Liste aus. Wenn Sie auch einen anderen Schriftgrad wollen, wählen Sie in der Dropdownliste SCHRIFTGRAD eine neue Schriftgröße aus oder geben einfach im Feld SCHRIFTGRAD eine neue Punktgröße für die Standardschriftart ein.

Mit den Schaltflächen in der Gruppe SCHRIFTART auf der Registerkarte START können Sie die meisten Schriftartänderungen vornehmen sowie eine neue Schriftart und -größe festlegen. So können Sie sich den Weg über die Registerkarte SCHRIFT im Dialogfeld ZELLEN FORMATIEREN (zum Öffnen [Strg]+[1] drücken) sparen.

Um eine neue Schriftart für einen Zellbereich festzulegen, klappen Sie die Dropdownliste SCHRIFTART auf und wählen die gewünschte Schriftart in der Liste aus. Wie Sie sehen, zeigt Excel den Namen jeder Schriftart in dieser Liste so an, wie sie tatsächlich im Arbeitsblatt angezeigt wird.

Wenn Sie die Schriftgröße ändern wollen, öffnen Sie die Dropdownliste SCHRIFTGRAD und wählen dort eine neue Größe aus. Sie können aber auch einen neuen Wert direkt in das Feld SCHRIFTGRAD eingeben und dann [Enter] drücken.

Sie können den von Ihnen verwendeten Schriftarten auch verschiedene Stilarten, beispielsweise Fett, Kursiv, Unterstrichen oder Durchgestrichen, zuweisen. Auf der Registerkarte START in der Gruppe SCHRIFTART sind die Schaltflächen FETT, KURSIV und UNTERSTREICHEN enthalten. Und vergessen Sie nicht: Diese Schaltflächen werden nicht nur verwendet, um diese Stilarten einer Zellauswahl zuzuweisen, sondern auch, um die Zuweisungen wieder zu entfernen. Wenn Sie den Zellcursor in einer formatierten Zelle positionieren, ändert sich oben im Menüband die Darstellung der Schaltflächen, mit denen die aktuelle Zelle formatiert wurde. Diese Schaltflächen werden in einem dunklen Grün gekennzeichnet. Sobald Sie auf eine solche grüne Schaltfläche zeigen, wird sie hellgrün mit einem dunkelgrünen Rand darstellt. Klicken Sie auf eine solche Schaltfläche, wechselt sie wieder zurück zu ihrem ursprünglichen grauen Alltagskleid und die Formatierung in der aktuellen Zelle wird aufgehoben.

Auch wenn Sie die meisten Änderungen der Schriftart und des Schriftstils über die Schaltflächen der Registerkarte START im Menüband steuern, wird es vielleicht einmal den einen oder anderen Fall geben, in dem Sie lieber auf die Registerkarte SCHRIFT im Dialogfeld ZELLEN FORMATIEREN zurückgreifen wollen (öffnet sich mit [Strg]+[1]).

Hier können Sie in Schriftarten, Schriftgraden, Schriftschnitten (zum Beispiel Fett- oder Kursivdruck), Effekten (zum Beispiel DURCHGESTRICHEN, HOCHGESTELLT oder TIEFGESTELLT) und Farben schwelgen. Wenn Sie bei einem Zellbereich sehr viele Änderungen bei der Schrift vornehmen möchten, eignet sich die Registerkarte SCHRIFT hierzu am besten. Besonders praktisch beim Arbeiten mit diesem Dialogfeld ist vor allem, dass es ein Vorschaufeld enthält, in dem Sie sehen können (zumindest auf dem Bildschirm), wie sich die vorgenommenen Änderungen auswirken.

Wenn Sie die Farbe in den Zelleinträgen ändern wollen, wählen Sie auf der Registerkarte START in der Gruppe SCHRIFTART im Dropdownmenü der Schaltfläche SCHRIFTFARBE die gewünschte Farbe aus. Dank der Livevorschau können Sie sehen, wie die Einträge in einem Zellbereich in einer bestimmten Schriftfarbe aussehen würden. Bewegen Sie hierzu einfach den Mauszeiger über die Farbfelder, bevor Sie sich mit einem Mausklick für eine Farbe entscheiden.

Wenn Sie die Schriftfarbe ändern, das Arbeitsblatt dann aber in Schwarz-Weiß drucken, werden die Farben in Grauabstufungen dargestellt. Das Dropdownmenü zur Schaltfläche SCHRIFTFARBE enthält neben Farbfeldern auch den Eintrag AUTOMATISCH; mit dieser Option wählen Sie die Farbe, die Sie in Windows als Fenstertextfarbe definiert haben. Diese Farbe ist Schwarz, es sei denn, Sie haben die Eigenschaften für die Anzeige geändert. (Wenn Sie mehr zu diesem Thema erfahren wollen, lesen Sie Windows 7 für Dummies oder Windows 8 für Dummies – beide von Andy Rathbone und bei Wiley-VCH erschienen.)

Alles in Reih und Glied bringen

Ich habe Ihnen bereits erzählt, dass die Ausrichtung eines Zelleintrags lediglich durch die Art des Eintrags gesteuert wird: Alle Texteingaben werden in ihren Zellen linksbündig ausgerichtet, alle Zahlen rechtsbündig. Sie können diese Standardeinstellungen jedoch ändern, wann immer Sie möchten.

In der Gruppe AUSRICHTUNG auf der Registerkarte START finden Sie drei ganz gewöhnliche Tools zur horizontalen Ausrichtung: die Schaltflächen LINKSBÜNDIG AUSRICHTEN, ZENTRIEREN und RECHTSBÜNDIG AUSRICHTEN. Diese Schaltflächen richten die aktuelle Zellauswahl genau so aus, wie Sie es von ihnen erwarten. Ganz rechts in der Gruppe AUSRICHTUNG befindet sich eine ganz besondere Schaltfläche, die sich VERBINDEN UND ZENTRIEREN nennt.

Trotz des langen Namens werden Sie diese Schaltfläche kennenlernen wollen, da sie Ihnen in Sekundenschnelle eine Arbeitsblattüberschrift über die gesamte Tabellenbreite zentriert. Die Überschrift für das Arbeitsblatt mit den Umsätzen für 2013 wurde in Zelle A1 eingegeben. Um die Überschrift über die gesamte Tabellenbreite (also von Spalte A bis E) zu zentrieren, markieren Sie den Zellbereich A1:E1 (die Breite der Tabelle) und klicken dann im Menüband auf der Registerkarte START in der Gruppe AUSRICHTUNG auf die Schaltfläche VERBINDEN UND ZENTRIEREN.

In Abbildung 3.12 sehen Sie das Ergebnis: Die Zellen in Zeile 1 der Spalten A bis E sind in einer Zelle verschmolzen und die Überschrift ist nun ordentlich in dieser Superzelle über der gesamten Tabelle zentriert.

Wenn Sie mal einen superlangen Zelleintrag, den Sie mit der Schaltfläche VERBINDEN UND ZENTRIEREN ausgerichtet haben, wieder in seinen ursprünglichen Zustand zurückversetzen wollen, markieren Sie dazu die Zelle und klicken dann einfach noch einmal auf der Registerkarte START in der Gruppe AUSRICHTUNG auf die Schaltfläche VERBINDEN UND ZENTRIEREN. Sie haben auch die Möglichkeit, im Dropdownmenü zu dieser Schaltfläche den Befehl ZELLVERBUND AUFHEBEN zu wählen.

Die Sache mit dem Einzug

In Excel lässt sich auch der Einzug von Einträgen in einem Zellbereich ändern, indem Sie in der Gruppe AUSRICHTUNG der Registerkarte START auf die Schaltfläche EINZUG VERGRÖSSERN klicken. Sie erkennen diese Schaltfläche auch ganz leicht an ihrem Symbol – ein blauer Pfeil, der die Textzeilen nach rechts schiebt. Jedes Mal, wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird die aktuelle Zellauswahl um ein Zeichen in der Bereite der Standardschriftart nach rechts eingerückt. (Wenn Sie sich nichts unter Standardschriftart vorstellen können, blättern Sie zurück zum Abschnitt »Das ist aber schriftartig!«.)

Abbildung 3.12: So sieht’s aus, wenn die Überschrift über den Spalten A bis E zentriert ist.

Wenn Ihnen das mit dem Einzug doch nicht so gefällt, entfernen Sie das Ganze wieder, indem Sie auf die Gegenschaltfläche – die Schaltfläche EINZUG VERKLEINERN – klicken. Die befindet sich auch in der Gruppe AUSRICHTUNG auf der Registerkarte START und hat als Symbol einen Pfeil, der Textzeilen nach links schiebt. Aber das ist noch nicht alles! Sie können auch die Anzahl Zeichen festlegen, um die ein Einzug verkleinert beziehungsweise vergrößert werden soll: Öffnen Sie das Dialogfeld ZELLEN FORMATIEREN ([Strg] + [1]), klicken Sie auf die Registerkarte AUSRICHTUNG und ändern Sie dort den Wert im Textfeld EINZUG, indem Sie einen neuen Wert eingeben oder mit den Drehfeldern einen neuen Wert einstellen.

Ausrichten in der Vertikalen

Die Befehle für linksbündige, rechtsbündige und zentrierte Ausrichtung beziehen sich alle auf das horizontale Ausrichten eines Eintrags im Verhältnis zum linken und rechten Zellenrand. Sie können Einträge auch vertikal im Verhältnis zum oberen und unteren Zellenrand ausrichten. In der Vertikalen werden alle Einträge standardmäßig am unteren Zellenrand ausgerichtet. Das können Sie natürlich ändern: Sie können ebenso gut einen Eintrag in der Zelle vertikal zentrieren oder am oberen Zellenrand ausrichten.

Um die vertikale Ausrichtung eines ausgewählten Zellbereichs zu ändern, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche (OBEN AUSRICHTEN, ZENTRIERT AUSRICHTEN oder UNTEN AUSRICHTEN) in der Gruppe AUSRICHTUNG auf der Registerkarte START.

Abbildung 3.13 zeigt die Überschrift für die Tabelle mit den Umsatzzahlen für 2013, nachdem sie vertikal in der Zelle zentriert wurde. Hierzu wurde auf die Schaltfläche ZENTRIERT AUSRICHTEN auf der Registerkarte START geklickt. (Zuvor wurde dieser Texteintrag über dem Zellbereich A1:E1 zentriert; die Höhe der Zeile 1 wurde von standardmäßig 15 Punkt auf 36 Punkt erhöht.)

Abbildung 3.13: Die Tabellenüberschrift wurde in Zeile 1 vertikal zentriert.

Alles im Umbruch

Die Spaltenüberschriften im Arbeitsblatt sind schon immer ein Problem gewesen, da man sie entweder knapp formulieren oder abkürzen musste, um die Spalte nicht unnötig breit werden zu lassen. Mit Excel können Sie dieses Problem ganz einfach lösen und zwar, indem Sie die Schaltfläche ZEILENUMBRUCH einsetzen. Sie befindet sich auch in der Gruppe AUSRICHTUNG auf der Registerkarte START. In Abbildung 3.14 sehen Sie ein neues Arbeitsblatt, in dem die Spaltenüberschriften mit den Namen der ersten sieben zu Annas Strudelladen GmbH gehörenden Unternehmen nebeneinander stehen und aufgrund der Spaltenbreite bis zur Unkenntlichkeit abgeschnitten werden – mit Ausnahme des letzten Namens, der freie Bahn hat, da rechts daneben nichts mehr steht.

Sie könnten jetzt natürlich die Spalten B bis H so breit machen, dass alle Namen lesbar werden. Dann enden Sie aber mit einer ziemlich breiten Tabelle. Eine bessere Lösung ist es, einen Zeilenumbruch in den Spalten zuzulassen. Markieren Sie dazu die Zellen B2:H2 und klicken Sie dann auf der Registerkarte START in der Gruppe AUSRICHTUNG auf die Schaltfläche ZEILENUMBRUCH. Das Ergebnis sehen Sie in Abbildung 3.15. Ja, ja, das alleinstehende »e« in Zelle C2 ist hässlich. Da müsste man die Spalte dann noch ein klein bisschen breiter machen.

Abbildung 3.14: Die Namen werden gnadenlos durch die Spaltenbegrenzung abgeschnitten.

Abbildung 3.15: Ein neues Arbeitsblatt, dessen Spaltenüberschriften umbrochen wurden

Mit dieser Funktion werden lange Einträge (die entweder in benachbarte leere Zellen »überschwappen« oder abgeschnitten werden) in den markierten Zellen umbrochen. Um mehr als eine Textzeile in einer Zelle unterzubringen, ändert das Programm automatisch die Zeilenhöhe, damit der gesamte umbrochene Text angezeigt werden kann.

Wenn Sie mit der Funktion ZEILENUMBRUCH arbeiten, verwendet Excel weiterhin die horizontale und vertikale Ausrichtung, die Sie zuvor für die Zelle festgelegt haben. Noch ein Hinweis sei gestattet: Sie können die Einträge im Listenfeld HORIZONTAL, die Ihnen die Registerkarte AUSRICHTUNG im Dialogfeld ZELLEN FORMATIEREN ([Strg]+[1]) bietet, relativ bedenkenlos verwenden. Bei den Optionen AUSFÜLLEN und VERTEILT (EINZUG) ist jedoch Vorsicht geboten. Wählen Sie diese Optionen nur, wenn Sie einen Eintrag über die gesamte Breite der Zelle wiederholen wollen.

Wenn Sie einen Zeilenumbruch in einem Texteintrag durchführen möchten und Excel den Text in der Zelle zentrieren soll, markieren Sie die Zelle und wählen in dem betreffenden Listenfeld im Dialogfeld ZELLEN FORMATIEREN auf der Registerkarte AUSRICHTUNG die Option BLOCKSATZ (gibt es sowohl für die vertikale als auch für die horizontale Ausrichtung).

Sie können in einem langen Texteintrag einen Zeilenumbruch einfügen, indem Sie die Einfügemarke in der Zelle positionieren (Sie müssen dazu auf die Zelle doppelklicken) oder in der Bearbeitungsleiste an der Stelle platzieren, an der der Text umbrochen werden soll, und anschließend [Alt]+[Enter] drücken. Excel weitet daraufhin die Zelle beziehungsweise die Bearbeitungsleiste aus und fängt eine neue Textzeile an. Wenn Sie [Enter] drücken, um den Text in die Zelle zu übergeben, führt Excel automatisch einen Zeilenumbruch an der betreffenden Stelle entsprechend der jeweiligen Spaltenbreite durch.

Richtungsänderungen

Anstatt Texteinträge in Zellen zu umbrechen, finden Sie vielleicht mehr Gefallen daran, die Ausrichtung des Textes zu ändern, indem Sie ihn im oder gegen den Uhrzeigersinn drehen. Abbildung 3.16 zeigt einen Fall, bei dem die Änderung der Richtung der Spaltenüberschriften besser aussieht als der Zeilenumbruch. (Über Geschmack lässt sich zwar bekanntlich streiten, aber mal ehrlich, ganz objektiv betrachtet sind Sie doch auch meiner Ansicht.)

Abbildung 3.16: Das Arbeitsblatt mit um 90 Grad gedrehten Spaltenüberschriften

Ich habe als Beispiel hierzu das Arbeitsblatt aus Abbildung 3.15 gewählt (nachdem ich das alleinstehende »e« in Zelle C2 eliminiert habe) und die Spaltenüberschriften für die verschiedenen Unternehmen von Annas Strudelladen GmbH um 90 Grad gegen den Uhrzeigersinn gedreht. Um die Richtung des Textes zu ändern, markieren Sie zunächst einmal den Zellbereich (B2:H2), klicken dann auf der Registerkarte START in der Gruppe AUSRICHTUNG auf die Schaltfläche AUSRICHTUNG und wählen anschließend im angezeigten Dropdownmenü die Option TEXT NACH OBEN DREHEN.

In Abbildung 3.17 wurden die Spaltenüberschriften nur um 45 Grad gedreht. Um einen Effekt wie in dieser Abbildung zu erzielen, markieren Sie wiederum den Zellbereich B2:H2 und wählen im Dropdownmenü der Schaltfläche AUSRICHTUNG die Option GEGEN DEN UHRZEIGERSINN DREHEN.

Abbildung 3.17: Das Arbeitsblatt mit um 45 Grad gedrehten Spaltenüberschriften

Wenn Sie die Einträge in einem Arbeitsblatt nicht exakt um 45 oder 90 Grad drehen wollen, wählen Sie im Dropdownmenü der Schaltfläche AUSRICHTUNG die Option ZELLAUSRICHTUNG FORMATIEREN, um das Dialogfeld ZELLEN FORMATIEREN mit der aktivierten Registerkarte AUSRICHTUNG zu öffnen – [Strg]+[1] und ein Klick auf die Registerkarte AUSRICHTUNG hätten auch hierher geführt – und arbeiten dann mit den Einstellungen unter AUSRICHTUNG, um den genauen Winkel festzulegen.

Sie legen einen neuen Winkel fest, indem Sie den Wert im Feld GRAD eingeben, auf die entsprechende Stelle im Halbkreis klicken oder so lange die Linie ziehen, die neben dem Wort TEXT steht, bis der gewünschte Winkel angezeigt wird.

Wenn Sie mithilfe des Feldes GRAD Text nach oben laufend ausrichten wollen, geben Sie hier eine positive Zahl zwischen 1 und 45 ein. Wenn der Text nach unten verlaufen soll, geben Sie eine negative Zahl zwischen -1 und -45 ein.

Um den Text vertikal auszurichten, damit jeder Buchstabe über dem anderen in einer einzigen Spalte steht, klicken Sie auf der Registerkarte START in der Gruppe AUSRICHTUNG im Dropdownmenü der Schaltfläche AUSRICHTUNG auf den Befehl VERTIKALER TEXT.

Raum ist in der kleinsten Zelle

Wenn Sie mal nicht möchten, dass Excel die Spaltenbreite an die Zelleinträge anpasst, weil sich das im Ausdruck nicht immer so gut macht, arbeiten Sie mit der Funktion AN ZELLGRÖSSE ANPASSEN.

Klicken Sie im Dialogfeld ZELLEN FORMATIEREN auf die Registerkarte AUSRICHTUNG ([Strg]+[1] zum Öffnen des Dialogfeldes drücken) und aktivieren Sie dort das Kontrollkästchen AN ZELLGRÖSSE ANPASSEN. Mit dieser Option wird die Schriftgröße der Einträge im Zellbereich so verkleinert, dass sie genau in die vorgegebene Spaltenbreite passen. Allerdings kann diese Option je nach Länge der Einträge und Breite der Spalten den Text so verkleinern, dass Sie ihn kaum noch mit der Lupe erkennen können!

Auf den äußeren Rahmen kommt es an

Die Gitternetzlinien, die im Arbeitsblatt angezeigt werden, sollen Ihnen bei der Arbeit als Orientierungshilfe dienen. Sie können sie zusammen mit den Daten drucken, indem Sie auf der Registerkarte SEITENLAYOUT in der Gruppe BLATTOPTIONEN unter GITTERNETZLINIEN das Kontrollkästchen DRUCKEN aktivieren.

Um Bereiche des Arbeitsblattes oder Teile einer Tabelle besonders hervorzuheben, können Sie bestimmte Zellen mit einem Rahmen oder mit einem Schatten versehen. Verwechseln Sie also einen Rahmen nicht mit einer Gitternetzlinie, da von Ihnen eingefügte Rahmen immer gedruckt werden – ob mit oder ohne Gitternetzlinien.

Um die hinzugefügten Rahmen im Arbeitsblatt besser sehen zu können, entfernen Sie die standardmäßig am Bildschirm im Arbeitsblatt angezeigten Gitternetzlinien, indem Sie auf der Registerkarte SEITENLAYOUT unter GITTERNETZLINIEN das Kontrollkästchen ANSICHT deaktivieren.

Um einem Zellbereich einen Rahmen hinzuzufügen, klicken Sie auf der Registerkarte START in der Gruppe SCHRIFTART auf den Pfeil der Schaltfläche RAHMENLINIEN. Daraufhin wird ein Dropdownmenü angezeigt, das alle Rahmenlinienoptionen enthält, die auf einen Zellbereich anwendbar sind (siehe Abbildung 3.18). Klicken Sie hier auf die Art der Rahmenlinie, die Ihnen gefällt.

Bedenken Sie Folgendes, bevor Sie sich für einen Rahmen entscheiden:

Um die markierten Zellen nur außen vollständig mit einem Rahmen zu versehen, klicken Sie in diesem Dropdownmenü auf die Option DICKE RAHMENLINIEN oder auf die Option RAHMENLINIEN AUSSEN. Wenn Sie selbst die Rahmenlinien rund um einen nicht markierten Zellbereich im aktiven Arbeitsblatt zeichnen wollen, klicken Sie auf die Option RAHMENLINIE ZEICHNEN und markieren mit der Maus (der Mauszeiger hat die Form eines Stifts) den entsprechenden Zellbereich. Um die Funktion wieder zu beenden, klicken Sie auf der Registerkarte START erneut auf die Schaltfläche RAHMENLINIEN.

Abbildung 3.18: Wählen Sie im Dropdownmenü »Rahmenlinien« den entsprechenden Rahmen für die Zellen aus.

Wenn sowohl ein Außenrahmen als auch ein Rahmen um jede einzelne Zellen innerhalb eines Zellbereichs eingefügt werden soll, wählen Sie in diesem Dropdownmenü die Option ALLE RAHMENLINIEN. Wenn Sie selbst die inneren und äußeren Rahmenlinien rund um einen nicht markierten Zellbereich im aktiven Arbeitsblatt zeichnen wollen, klicken Sie auf die Option RAHMENRASTER ZEICHNEN und markieren mit der Maus (der Mauszeiger hat die Form eines Stifts) den entsprechenden Zellbereich. Um die Funktion wieder zu beenden, klicken Sie auf der Registerkarte START erneut auf die Schaltfläche RAHMENLINIEN.

Wenn Sie die Linienart oder die Linienstärke beziehungsweise die Farbe des Rahmens für eine Zellauswahl ändern wollen, öffnen Sie das Dialogfeld ZELLEN FORMATIEREN und verwenden die Optionen auf der Registerkarte RAHMEN. Sie öffnen diese Registerkarte, indem Sie ganz unten im Dropdownmenü der Schaltfläche RAHMENLINIEN auf WEITERE RAHMENLINIEN klicken oder [Strg]+[1] drücken und dann im Dialogfeld die Registerkarte RAHMEN wählen.

Wenn die Rahmenlinie eine andere Stärke oder Art haben soll, klicken Sie auf das entsprechende Beispiel unter LINIENART. Die Farbe für eine Rahmenlinie lässt sich ganz einfach mit einem Klick auf das Farbbeispiel im Dropdownmenü LINIENFARBE ändern. Nachdem Sie eine neue Linienart und/oder -farbe ausgewählt haben, fügen Sie der Zellauswahl den Rahmen hinzu, indem Sie auf der Registerkarte RAHMEN entweder unter VOREINSTELLUNGEN oder unter RAHMEN auf die entsprechende Rahmenlinie klicken.

Wenn Sie die Rahmen wieder loswerden wollen, müssen Sie die Zellen markieren, die mit einem Rahmen versehen sind, und dann im Dropdownmenü der Schaltfläche RAHMENLINIEN auf die Option KEIN RAHMEN klicken.

Füllfarben, Muster und Fülleffekte für langweilige Zellen

Sie können bestimmte Bereiche des Arbeitsblattes hervorheben, indem Sie die Füllfarbe und/oder das Muster oder den Fülleffekt der Zellen ändern.

Wenn Sie mit einem Schwarz-Weiß-Drucker arbeiten, sollten Sie sich bei der Farbauswahl in der Farbpalette vielleicht auf Grautöne beschränken. Bei der Verschönerung von Zellbereichen, die Daten enthalten, sollten Sie bei der Wahl eines Musters vorsichtig sein und eher ein schlichtes mit wenigen Punkten wählen. (Unter Umständen ist sonst der Inhalt der Zellen im Ausdruck nicht mehr lesbar.)

Wenn Sie nur eine neue Füllfarbe für den Hintergrund der Zellauswahl aussuchen wollen, klicken Sie auf der Registerkarte START in der Gruppe SCHRIFTART auf das Dropdownmenü der Schaltfläche FÜLLFARBE und wählen dann die gewünschte Farbe in der Farbpalette aus. Denken Sie daran, dass Sie mit der Livevorschau direkt sehen können, wie die Zellauswahl mit einer bestimmten Füllfarbe aussehen würde, indem Sie einfach nur den Mauszeiger über die Farbfelder bewegen. Klicken Sie auf eine Farbe, um sie auszuwählen.

Um ein neues Muster für eine Zellauswahl auszuwählen, müssen Sie das Dialogfeld ZELLEN FORMATIEREN ([Strg]+[1] drücken) öffnen und dann auf die Registerkarte AUSFÜLLEN klicken. Zum Ändern des Musters einer Zellauswahl klicken Sie auf ein Musterbeispiel im Listenfeld MUSTERFORMAT. Um dem ausgewählten Musterformat eine Füllfarbe zuzuweisen, klicken Sie auf der Registerkarte AUSFÜLLEN unter HINTERGRUNDFARBE auf eines der Farbfelder.

Wenn Sie einer Zellauswahl einen Farbverlauf zuweisen wollen, klicken Sie auf der Registerkarte AUSFÜLLEN auf die Schaltfläche FÜLLEFFEKTE, um das Dialogfeld FÜLLEFFEKTE zu öffnen. Dieses Dialogfeld verfügt über eine Registerkarte GRADUELL, die Einstellungsmöglichkeiten für zwei verschiedene Farben und mehrere Schattierungsvarianten enthält.

Nachdem Sie die Farben und die Schattierungsart für den Fülleffekt gewählt haben, sehen Sie sich im Dialogfeld FÜLLEFFEKTE das Beispiel an. Wenn es Ihren Vorstellungen entspricht, klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld FÜLLEFFEKTE zu schließen und wieder das Dialogfeld ZELLEN FORMATIEREN anzuzeigen. Der ausgewählte Fülleffekt wird jetzt im Beispielbereich im Dialogfeld ZELLEN FORMATIEREN auf der Registerkarte AUSFÜLLEN angezeigt. Leider ist dies ein Bereich, bei dem die Livevorschau nicht funktioniert. Sie müssen also auf OK klicken, um den Verlauf auf die Zellauswahl anzuwenden, und sich den Effekt anschließend im Arbeitsblatt ansehen.

Auch wenn Sie auf der Registerkarte START mit der Schaltfläche FÜLLFARBE keine neuen Muster oder Effekte, sondern nur Farben auswählen können, können Sie alle Füllfarben, Muster oder Effekte, die Sie einem Zellbereich zugewiesen haben, mit einem Schritt entfernen, indem Sie im Dropdownmenü der Schaltfläche FÜLLFARBE die Option KEINE FÜLLUNG wählen.

Zellen mit Format

Mit den Zellenformatvorlagen bringt Excel wirklich Leben in die Zellen. Klicken Sie hierzu auf der Registerkarte START in der Gruppe FORMATVORLAGEN auf die Schaltfläche ZELLENFORMATVORLAGEN. Der Katalog mit den Zellenformatvorlagen enthält jede Menge vorgefertigter Formatvorlagen, die Sie sofort auf die aktuelle Zellauswahl anwenden können. Zeigen Sie einfach auf ein Beispiel im Katalog, das Ihnen gefällt, und sehen Sie sich in der Livevorschau an, welche Formatvorlage Ihren Daten am besten steht.

Neue Formatvorlagen für den Katalog erstellen

Sie können auch eine neue Formatvorlage für den Vorlagenkatalog erstellen, indem Sie beispielsweise eine einzelne Zelle mit allen gewünschten Attributen (Schriftart, Schriftgrad, Schriftfarbe, Füllfarbe, Rahmenlinie, Ausrichtung und so weiter) manuell formatieren und dann auf der Registerkarte START zunächst auf die Schaltfläche ZELLENFORMATVORLAGEN klicken und ganz unten im Vorlagenkatalog NEUE ZELLENFORMATVORLAGE wählen. Excel öffnet daraufhin das Dialogfeld FORMATVORLAGE, in dem Sie den vorgegebenen Vorlagennamen (STIL 1, STIL 2 und so weiter) durch einen aussagekräftigeren Namen ersetzen können.

Excel fügt dann oben im Vorlagenkatalog im Bereich BENUTZERDEFINIERT ein Beispiel Ihrer neuen Vorlage ein, bei dem der Vorlagenname mit den neuen Attributen formatiert ist. Wenn Sie nun einem Zellbereich diese benutzerdefinierte Vorlage zuweisen wollen, brauchen Sie nur im Zellenformatvorlagenkatalog (was für ein Wort!) unter BENUTZERDEFINIERT auf die Beispielvorlage zu klicken.

Die benutzerdefinierten Zellenformatvorlagen werden erst dann ein fester Bestandteil der aktuellen Arbeitsmappe, wenn Sie die Arbeitsmappe speichern. Sie sollten daher nicht vergessen, auf die Schaltfläche SPEICHERN in der Symbolleiste für den Schnellzugriff zu klicken oder [Strg]+[S] zu drücken, um alle Änderungen zu speichern, die Sie beim Erstellen der neuen Formatvorlage vorgenommen haben. Nur so ist Ihre neue Zellenformatvorlage auch dann noch im Vorlagenkatalog der Arbeitsmappe zu finden, wenn Sie diese das nächste Mal in Excel öffnen.

Benutzerdefinierte Formatvorlagen von einer Arbeitsmappe

in die andere kopieren

Excel macht es Ihnen ganz leicht, benutzerdefinierte Zellenformatvorlagen, die Sie als Teil einer Arbeitsmappe gespeichert haben, in die Arbeitsmappe zu kopieren, in der Sie gerade arbeiten. Um benutzerdefinierte Formatvorlagen aus einer Arbeitsmappe zu kopieren, befolgen Sie diese Schritte:

1. Öffnen Sie die Arbeitsmappe, in die Sie benutzerdefinierte Vorlagen aus einer anderen Arbeitsmappe einfügen wollen.

Das kann eine ganz neue Arbeitsmappe sein oder eine, die Sie geöffnet haben, weil Sie sie bearbeiten wollen (siehe Kapitel 4).

2. Öffnen Sie die Arbeitsmappe, die die benutzerdefinierten Formatvorlagen enthält, die Sie kopieren wollen.

Lesen Sie hierzu auch weiter oben den Abschnitt »Neue Formatvorlagen für den Katalog erstellen«, wenn Sie Informationen brauchen, wie Sie Zellenformatvorlagen erstellen und speichern.

3. Wechseln Sie wieder zu der Arbeitsmappe, in die Sie die gespeicherten Formatvorlagen einfügen wollen.

Klicken Sie hierzu in der Windows-Taskleiste auf die Schaltfläche der Arbeitsmappe oder blättern sich mit [Alt]+[Tab] durch die Miniaturansichten, die daraufhin in der Mitte des Desktops angezeigt werden.

4. Klicken Sie auf der Registerkarte START auf die Schaltfläche ZELLENFORMATVORLAGEN und dann im Vorlagenkatalog auf FORMATVORLAGEN ZUSAMMENFÜHREN, um das gleichnamige Dialogfeld zu öffnen.

5. Klicken Sie im Listenfeld FORMATVORLAGEN ZUSAMMENFÜHREN AUS auf den Namen der geöffneten Arbeitsmappe, die die benutzerdefinierten Formatvorlagen enthält, und klicken Sie dann auf OK.

Nachdem Sie das Dialogfeld FORMATVORLAGEN ZUSAMMENFÜHREN geschlossen haben, fügt Excel die benutzerdefinierten Formatvorlagen aus der angegebenen Arbeitsmappe in die aktuelle Arbeitsmappe ein und zeigt sie im Bereich BENUTZERDEFINIERT des Formatvorlagenkatalogs an. Wenn Sie die gerade importierten Formatvorlagen nicht gleich wieder verlieren wollen, speichern Sie die aktuelle Arbeitsmappe, indem Sie auf die Schaltfläche SPEICHERN in der Symbolleiste für den Schnellzugriff klicken oder [Strg]+[S] drücken. Sie können dann wieder zur Arbeitsmappe mit den Formatvorlagen wechseln, die Sie soeben kopiert haben, und diese Datei schließen.

Hiermit übertrage ich mein Format!

Sich Formatvorlagen zu bedienen, um Zellbereiche zu formatieren, ist sicherlich der richtige Weg, wenn Sie ein und dasselbe Format in Ihren Arbeitsblättern immer wieder verwenden wollen. Es gibt jedoch auch Fälle, in denen Sie einfach nur ein bestimmtes Zellformat erneut verwenden und auf einen bestimmten Zellbereich in einer einzelnen Arbeitsmappe anwenden wollen, ohne dafür den Katalog für die Zellenformatvorlagen zu bemühen.

Auch in den Fällen, in denen Sie mal eben schnell das Format einer ganz bestimmten Zelle auf eine andere übertragen wollen, arbeiten Sie am besten mit der Schaltfläche FORMAT ÜBERTRAGEN auf der Registerkarte START in der Gruppe ZWISCHENABLAGE. Mit dieser wunderbaren Schaltfläche können Sie das Format einer Zelle, die Sie vielleicht ganz besonders nett formatiert haben, auf andere Zellen im Arbeitsblatt übertragen.

Um nun mit der Schaltfläche FORMAT ÜBERTRAGEN ein Zellenformat in andere Zellen des Arbeitsblattes zu kopieren, brauchen Sie nur die folgenden drei Schritte auszuführen:

1. Formatieren Sie eine Beispielzelle oder einen Beispielzellbereich ganz nach Belieben mit Schrifteinstellungen, Ausrichtung, Rahmen, Muster oder Farbe.

2. Setzen Sie den Zellcursor auf eine dieser ansehnlichen Zellen und klicken Sie auf der Registerkarte START in der Gruppe ZWISCHENABLAGE auf die Schaltfläche FORMAT ÜBERTRAGEN.

Der Mauszeiger ist jetzt ein dickes weißes Kreuz mit einem Pinsel. Die Zelle, deren Format übertragen werden soll, umgibt ein Laufrahmen.

3. Ziehen Sie mit diesem Mauszeiger über alle Zellen, die mit dem Format der Beispielzelle formatiert werden sollen.

Sobald Sie die Maustaste loslassen, wendet Excel alle Formatierungsoptionen der Beispielzelle auf die von Ihnen markierten Zellen an.

Wenn Sie ein bestimmtes Format auf verschiedene Zellbereiche anwenden möchten, kann ich Ihnen einen Trick verraten, wie Sie den Mauspinsel aktiviert lassen können: Doppelklicken Sie auf die Schaltfläche FORMAT ÜBERTRAGEN, nachdem Sie die Zelle mit der zu übertragenden Formatierung markiert haben. (Dass es geklappt hat, sehen Sie daran, dass die Schaltfläche aktiviert bleibt!) Sobald Sie alle gewünschten Zellen mit dem Mauspinsel formatiert haben, klicken Sie wieder auf die Schaltfläche FORMAT ÜBERTRAGEN, um dem Mauszeiger seine normale Form zurückzugeben.

Mit der Schaltfläche FORMAT ÜBERTRAGEN können Sie auch einen Zellbereich wieder auf das Standardformat zurücksetzen, falls Sie mal übertrieben und in Ihren Zellen ein heilloses Formatierungsdurcheinander angerichtet haben. Markieren Sie hierzu eine leere, noch unformatierte Zelle im Arbeitsblatt, klicken Sie auf die Schaltfläche FORMAT ÜBERTRAGEN und ziehen Sie dann den Mauspinsel über den Zellbereich, der wieder das Standardformat erhalten soll.

Bedingte Formatierung

Ich will das interessante Thema der Zellenformatierung nicht abschließen, ohne Ihnen eine weitere Formatschaltfläche auf der Registerkarte START in der Gruppe FORMATVORLAGEN vorzustellen. Mit der Schaltfläche BEDINGTE FORMATIERUNG können Sie einen Zellbereich entsprechend den Kategorien, denen sich die darin enthaltenen Werte zuordnen lassen, formatieren. Das Geniale daran ist, dass Excel automatisch die Zellenformatierung anpasst, wenn Sie die Zahlen in dem Zellbereich bearbeiten und deren Werte dadurch in andere Kategorien fallen.

Wenn Sie im Menüband auf der Registerkarte START in der Gruppe FORMATVORLAGEN auf die Schaltfläche BEDINGTE FORMATIERUNG klicken, wird ein Dropdownmenü mit den folgenden Optionen geöffnet:

REGELN ZUM HERVORHEBEN VON ZELLEN: Hiermit öffnet sich ein Untermenü mit verschiedenen Optionen, die Formatierungsregeln definieren, die Zellen in der Zellauswahl markieren, die bestimmte Werte, Text oder Datumsangaben haben, oder die höhere oder niedrigere Werte als ein bestimmter Wert enthalten oder aber in einen bestimmten Wertebereich fallen.

OBERE/UNTERE REGELN: Hier verbirgt sich ein Untermenü mit verschiedenen Optionen zur Definition von Formatierungsregeln, die die höchsten und niedrigsten Werte, Prozentzahlen sowie die oberen und unteren Durchschnittswerte in der Zellauswahl markieren.

DATENBALKEN: Diese Option öffnet eine Palette mit verschiedenfarbigen Datenbalken, die Sie mit einem Klick auf die Miniaturansicht des Datenbalkens auf eine Zellauswahl anwenden können, um das Verhältnis der Werte zueinander anzuzeigen.

FARBSKALEN: Hiermit öffnen Sie eine Palette mit verschiedenen zwei- oder dreifarbigen Skalen, die Sie mit einem Klick auf die Miniaturansicht der Farbskala auf eine Zellauswahl anwenden können, um das Verhältnis der Werte zueinander anzuzeigen.

SYMBOLSÄTZE: Hier verbirgt sich eine Palette mit verschiedenen Symbolsätzen, die Sie mit einem Klick auf die Miniaturansicht des Symbolsatzes auf eine Zellauswahl anwenden können, um das Verhältnis der Werte zueinander anzuzeigen.

NEUE REGEL: Diese Option führt Sie zu dem Dialogfeld NEUE FORMATIERUNGSREGEL, in dem Sie eine benutzerdefinierte bedingte Formatierung definieren, die Sie auf eine Zellauswahl anwenden.

REGELN LÖSCHEN: Hiermit öffnet sich ein Untermenü, in dem Sie Regeln der bedingten Formatierung für die Zellauswahl entfernen, indem Sie die Option REGELN IN AUSGEWÄHLTEN ZELLEN LÖSCHEN wählen, für das gesamte Arbeitsblatt entfernen, indem Sie die Option REGELN IM GESAMTEN BLATT LÖSCHEN wählen, oder lediglich für die aktuelle Datentabelle entfernen, indem Sie auf die Option REGELN IN DIESER TABELLE LÖSCHEN klicken.

Die Option REGELN VERWALTEN öffnet das Dialogfeld MANAGER FÜR REGELN ZUR BEDINGTEN FORMATIERUNG, in dem Sie definierte Regeln bearbeiten und löschen sowie deren Reihenfolge durch Verschieben im Listenfeld REGEL ändern können.

Grafische bedingte Formatierung

Die einfachste bedingte Formatierung, die Sie auf einen Zellbereich anwenden, arbeitet mit Grafiksätzen, die zu den Optionen der Datenbalken, Farbskalen und Symbolsätzen gehören, die über das Dropdownmenü der Schaltfläche BEDINGTE FORMATIERUNG aufgerufen werden:

DATENBALKEN: Datenbalken repräsentieren die relativen Werte in der Zellauswahl durch die Länge des farbigen Balkens in jeder Zelle. Datenbalken eignen sich hervorragend dafür, die niedrigsten und höchsten Werte in einem größeren Datenbereich auf einen Blick auszumachen.

FARBSKALEN: Diese Option kennzeichnet die relativen Werte in einer Zellauswahl mit einer Farbabstufung, die eine ein-, zwei- oder dreifarbige Farbskala verwendet. Farbskalen sind ideal, um die Verteilung von Werten über einen größeren Datenbereich darzustellen.

SYMBOLSÄTZE: Hiermit teilen Sie die Werte in der Zellauswahl in drei bis fünf Kategorien ein, wobei jedes Symbol innerhalb des Symbolsatzes einen Wertebereich von hoch bis niedrig darstellt. Symbolsätze eignen sich besonders, um im Handumdrehen das Verhältnis verschiedener Wertebereiche in einem Datenbereich zueinander anzuzeigen.

Abbildung 3.19 zeigt einen Zellbereich (mit identischen Werten), bei dem jede der drei Formatierungsarten angewendet wurde. Für die bedingte Formatierung der Werte im ersten Bereich (B2:B12) wurden blaue Datenbalken mit Farbverlauf gewählt. Für die bedingte Formatierung des zweiten Zellbereichs (D2:D12) wurde die Grün-Gelb-Rot-Farbskala gewählt. Bei der bedingten Formatierung des dritten Bereichs (F2:F12) fiel die Wahl auf den Symbolsatz 3 PFEILE (FARBIG).

Abbildung 3.19: Beispielsarbeitsblatt mit drei identischen Zellbereichen, die auf der Grundlage von Bedingungen mit Datenbalken, Farbskalen und Symbolsätzen formatiert wurden.

Abbildung 3.19 zeigt die einzelnen bedingten Formatierungstypen, die Excel dem jeweiligen Zellbereich zuweist und wie folgt ausgewertet werden können:

Die Datenbalken, die den Zellen im Zellbereich B2:B12 hinzugefügt wurden, stellen die relative Größe der Daten grafisch dar und können mit einem Balkendiagramm verglichen werden.

Die Farbskala, die dem Bereich D2:D12 zugewiesen wurde, stellt die relative Größe der Werte im Bereich mit unterschiedlichen Farben und Schattierungen dar (rote Farbtöne stehen für die niedrigeren Werte, gelbe für die mittleren Werte und grüne für die höheren Werte).

Die Richtungspfeile, die dem Zellbereich F2:F12 zugewiesen wurden, stellen die relative Größe der Werte in dem Bereich dar, wobei die Pfeile in verschiedene Richtungen weisen (nach unten zeigende Pfeile stehen für niedrigere Werte, nach oben zeigende Pfeile für höhere Werte und nach rechts zeigende für mittlere Werte).

Zellen je nach Wert hervorheben

Mit den Optionen REGELN ZUM HERVORHEBEN VON ZELLEN und OBERE/UNTERE REGELN im Dropdownmenü zur Schaltfläche BEDINGTE FORMATIERUNG können Sie im Handumdrehen besonders interessante Zelleinträge in unterschiedlichen Zellbereichen Ihres Arbeitsblattes hervorheben.

Mit den Optionen im Untermenü REGELN ZUM HERVORHEBEN VON ZELLEN können Sie Formate zuweisen, um Werte zu kennzeichnen, die größer oder kleiner als Werte sind, die Sie definieren, oder aber diesen Werten entsprechen oder zwischen diesen Werten liegen. Dieses Menü enthält auch eine Option, um spezielle Formate zum Kennzeichnen von Zellen zuzuweisen, die bestimmten Text (beispielsweise Antworten wie »Ja«, »Nein« oder »Vielleicht« in einer Datenliste) oder bestimmte Daten (beispielsweise Projektmeilensteine und Termine) enthalten.

Eine der nützlichsten Optionen im Untermenü REGELN ZUM HERVORHEBEN VON ZELLEN dürfte DOPPELTE WERTE sein. Hiermit lassen sich Dubletten in einem Zellbereich durch Zuweisung eines speziellen Formats markieren. Damit werden nicht nur Dubletten in einer Datenliste oder Tabelle optisch schneller erkannt, sondern können auch elektronisch schneller gefunden werden, indem nach deren Formatierungsmerkmalen gesucht wird (mehr dazu in Kapitel 6).

Mit den Optionen im Untermenü OBERE/UNTERE REGELN können Sie Werte in Datentabellen und Datenlisten entsprechend formatieren und damit leichter diejenigen unterscheiden, die ober- oder unterhalb eines bestimmten Grenzwertes liegen. Diese Optionen beinhalten nicht nur solche, mit denen Sie automatisch alle Werte in einem Bereich formatieren können, die zu den zehn höchsten oder zehn niedrigsten (als Wert oder prozentual) zählen, sondern auch solche, die über oder unter dem Durchschnitt liegen (der sich durch Division der Gesamtsumme durch die Anzahl der Werte ergibt).

Neben den vordefinierten Regeln für die bedingte Formatierung in den Untermenüs REGELN ZUM HERVORHEBEN VON ZELLEN und OBERE/UNTERE REGELN können Sie auch eigene Regeln erstellen. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Regel festlegen, legen Sie nicht nur den Regeltyp für die zu formatierenden Werte oder Texteinträge, sondern auch die Farben und sonstigen Regeln für die Formatierung fest.

Mit der Schnellanalyse formatieren

Am allerschnellsten geht das bedingte Formatieren mit Datenbalken, Farbskalen, Größer als- und Top-10-Listen mit der brandneuen Schnellanalyse. Und das Beste daran ist, dass Sie sich die Darstellung Ihrer Daten erst einmal in aller Ruhe in der Livevorschau ansehen können, bevor Sie sich dafür oder dagegen entscheiden.

Und wie funktioniert das Formatieren mit der Schnellanalyse? Zunächst markieren Sie die Daten und klicken dann auf die Schaltfläche SCHNELLANALYSE, die in der rechten unteren Ecke neben dem markierten Zellbereich eingeblendet wird. Dann klappt die Schnellanalyse auf und zeigt standardmäßig die Optionen unter FORMATIERUNG an. Wie bequem. Jetzt müssen Sie nur noch auf die gewünschte Darstellung zeigen, zum Beispiel auf die Schaltfläche DATENBALKEN, in der Livevorschau prüfen, ob die Darstellung gefällt, und dann auf die Schaltfläche klicken, um die bedingte Formatierung dem markierten Bereich zuzuweisen.

Abbildung 3.20 zeigt die Livevorschau für die bedingte Formatierung der Umsätze im ersten Quartal mit Datenbalken. Ein Klick in der Schnellanalyse auf die Schaltfläche DATENBALKEN genügt, um das Format endgültig zuzuweisen. Und wenn Sie erst einmal prüfen wollen, ob ein anderes bedingtes Format nicht noch besser aussieht, zeigen Sie mit Maus, Finger oder Stift auf die übrigen Formatierungsschaltflächen und lassen sich von der Livevorschau überzeugen.

Abbildung 3.20: Livevorschau der Schnellanalyse für das bedingte Formatieren einer Tabelle

Wenn Sie sich in der Schnellanalyse für die Formatierung GRÖSSER ALS entscheiden, wird das gleichnamige Dialogfeld geöffnet. Geben Sie dort einen Wert ein und wählen Sie eine Farbe aus. Alle Zellen, deren Inhalt größer als die im Dialogfeld angegebene Zahl ist, werden damit in der gewählten Farbe gekennzeichnet.

Bei allen anderen Formatierungsmöglichkeiten der Schnellanalyse wird die jeweils erste Option der bedingten Formatierungsbefehle im Menüband verwendet, beispielsweise die blauen Datenbalken.

4

Änderungen durchführen,ohne Chaos anzurichten

In diesem Kapitel

Arbeitsmappen zum Bearbeiten öffnen

Mit der Rückgängig-Funktion Fehler ausmerzen

Mit »Ziehen und Ablegen« Einträge innerhalb eines Dokuments

verschieben und kopieren

Formeln kopieren

Mit Befehlen wie AUSSCHNEIDEN, KOPIEREN und EINFÜGEN Informationen

verschieben oder kopieren

Zellen wieder von ihren Einträgen befreien

Zeilen und Spalten aus einem Arbeitsblatt löschen und neue einfügen

Mit der Rechtschreibprüfung Rechtschreibfehler aufspüren

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie haben gerade ein größeres Projekt mit Excel erstellt, formatiert und gedruckt, zum Beispiel eine Arbeitsmappe mit dem Budget Ihrer Abteilung für das kommende Geschäftsjahr. Da Sie sich mittlerweile schon einigermaßen mit Excel auskennen, sind Sie vor dem eigentlichen Termin fertig geworden.

Sie geben also die Unterlagen weiter, damit Ihre Chefin oder Ihr Chef die Zahlen noch mal prüfen kann. Es ist ausreichend Zeit für die unweigerlichen Änderungen auf den letzten Drücker – Sie haben alles im Griff.

Aber dann wird’s doch noch eng – Sie kriegen die Unterlagen zurück, versehen mit einer ellenlangen Notiz: »Sie haben die Zeitarbeitskräfte und die Überstunden vergessen! Könnten Sie dann auch noch die gekennzeichneten Zahlenreihen nach oben und die Spalten nach rechts verschieben?«

Ihre Euphorie lässt allmählich nach und Sie werden jetzt doch noch nervös. Sie haben eher so etwas erwartet wie: »Ändern Sie bitte diese Spaltenüberschriften von Fett- in Kursivdruck und gestalten Sie die Zeile mit den Endsummen farbig.« Mit den jetzigen Änderungswünschen ist mehr Aufwand verbunden, als Sie eingeplant haben. Schlimmer noch, Sie müssen gravierende Änderungen vornehmen und der Aufbau Ihres wundervollen Dokuments ist in Gefahr.

Was ich Ihnen mit dieser rührenden Geschichte sagen wollte, ist eigentlich nur, dass die Bearbeitung eines Arbeitsblattes in einer Arbeitsmappe auf verschiedenen Ebenen ablaufen kann:

Sie können Änderungen vornehmen, die den Inhalt der Zellen betreffen, beispielsweise das Kopieren einer Zeile mit Spaltenüberschriften oder das Verschieben einer Tabelle in einen anderen Bereich des Arbeitsblattes.

Sie können Änderungen vornehmen, die die Struktur des Arbeitsblattes betreffen, zum Beispiel neue Spalten und Zeilen einfügen (um Daten einzufügen, die vergessen wurden) oder nicht erforderliche Spalten und Zeilen aus einer bestehenden Tabelle löschen, ohne dadurch Lücken entstehen zu lassen.

Sie können sogar die Anzahl der Arbeitsblätter in einer Arbeitsmappe ändern, indem Sie Blätter einfügen oder löschen.

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie diese Arten von Änderungen problemlos durchführen. Sie werden sehen, dass das Kopieren und Verschieben von Daten oder das Einfügen und Löschen von Zeilen und Spalten eine ganz einfache Sache ist. Die einzige Schwierigkeit liegt darin, die Reichweite der Auswirkungen zu erkennen, die derartige Aktionen haben können. Aber lassen Sie sich darüber (noch) keine grauen Haare wachsen! Es bleibt Ihnen immer noch die Notbremse mit dem Befehl RÜCKGÄNGIG – für den Fall, dass Sie durch eine kleine Änderung das gesamte Arbeitsblatt auf den Kopf gestellt haben!

Arbeitsmappen, wo seid ihr?

Bevor Sie einer Arbeitsmappe überhaupt irgendwelchen Schaden zufügen können, müssen Sie sie erst einmal öffnen. Um eine Arbeitsmappe zu öffnen, klicken Sie auf die Registerkarte DATEI und dann auf ÖFFNEN. (Die gute alte Tastenkombinationen [Strg]+[O] und [Strg]+[F12] funktionieren auch.)

Mit der Tastenkombination [Strg]+[F12] wird im Unterschied zu allen anderen Öffnungsverfahren sofort das Dialogfeld ÖFFNEN angeboten. Das heißt, der neue Bildschirm ÖFFNEN von Excel 2013 wird übersprungen. Das Dialogfeld ÖFFNEN ist immer dann der kürzere Weg, wenn die gewünschte Arbeitsmappe im dort angebotenen Ordner griffbereit liegt. Das ist entweder der Ordner DOKUMENTE auf Ihrer Festplatte oder, wenn Sie zuvor schon eine andere Mappe in einem anderen Ordner geöffnet haben, der zuletzt verwendete Ordner.

Wenn Sie Excel gerade erst gestartet und noch keine Arbeitsmappe geöffnet haben, wird die benötigte Arbeitsmappe vielleicht links im Startbildschirm in der Liste mit den zuletzt verwendeten Dokumenten angeboten. Dann brauchen Sie nur auf den Dokumentnamen zu klicken, um die Mappe zu öffnen. Und wenn die Arbeitsmappe nicht in der Liste angezeigt wird, klicken Sie auf den Link WEITERE ARBEITSMAPPEN ÖFFNEN, um zum Bildschirm ÖFFNEN zu gelangen, der Thema des folgenden Abschnitts ist.

Der Bildschirm »Öffnen«

Wenn dieser neue Bildschirm in der Backstage-Ansicht von Excel zum ersten Mal angezeigt wird (siehe Abbildung 4.1), ist im mittleren Bereich der Eintrag ZULETZT VERWENDETE ARBEITSMAPPEN ausgewählt und Sie sehen in der Liste rechts auf dem Bildschirm die Dateien, mit denen Sie kürzlich gearbeitet haben. Wenn die gewünschte Mappe nicht dabei ist, müssen Sie sich für einen anderen Speicherort entscheiden, die da wären:

SkyDrive: Um ein Dokument zu öffnen, das über den Wolken schwebt beziehungsweise sich in Ihrem Windows Live-Bereich von SkyDrive befindet, klicken Sie auf den SkyDrive Eintrag im Bildschirm ÖFFNEN. Dann werden die zuletzt verwendeten SkyDrive-Ordner und die Schaltfläche DURCHSUCHEN angezeigt. Mit Letzterer können Sie im Dialogfeld ÖFFNEN auf SkyDrive durch Ihre Ordner blättern. (Wenn Sie Infos zu SkyDrive benötigen, besuchen Sie doch einmal die Webseite www.windowslive.de/SkyDrive.)

COMPUTER: Das klingt schon etwas vertrauter, oder? Hier finden Sie alle Dokumente, die Sie lokal auf Ihrem Rechner oder in einem Netzlaufwerk gesichert haben. Folglich werden bei Wahl dieser Option rechts daneben die zuletzt besuchten Ordner auf der Festplatte Ihres Rechners und im Netzwerk, auf das Sie zugreifen können, angezeigt. Außerdem sehen Sie dort den Ordner DOKUMENTE (das ist Ihre lokale Bibliothek DOKUMENTE sowie den Ordner DESKTOP (egal ob Windows 7 oder Windows 8) und die Schaltfläche DURCHSUCHEN zum Durchforsten weiterer lokaler Ordner im Dialogfeld ÖFFNEN.

ORT HINZUFÜGEN: Damit definieren Sie den Zugriff auf eine SharePoint-Site oder auf Ihr SkyDrive-Konto. Wenn Sie auf diese Option klicken, werden rechts die beiden Möglichkeiten OFFICE 365 SHAREPOINT mit dem SharePoint-Logo und SKYDRIVE angezeigt. Durch Wahl von OFFICE 365 SHAREPOINT können Sie sich mit Ihrer Benutzer-ID und Ihrem Kennwort auf einer SharePoint-Site anmelden und die dortige Ordnerstruktur im Bildschirm ÖFFNEN im Bereich COMPUTER anzeigen. Ähnlich verhält es sich mit der Option SKYDRIVE. Damit richten Sie Ihre SkyDrive-Ordner im Bildschirm ÖFFNEN ein – und zwar in einem separaten SkyDrive-Bereich (wie in Abbildung 4.1 der Eintrag SABINEGL LAMBRICHS SKYDRIVE). Hierzu brauchen Sie ein Microsoft-Konto mit Benutzername und Kennwort.

Abbildung 4.1: Im Bildschirm »Öffnen« werden die Orte angeboten, an denen sich die Arbeitsmappe befinden könnte, die Sie öffnen wollen.

Das Dialogfeld »Öffnen«

Wenn Sie sich durch den Bildschirm ÖFFNEN gekämpft und sich dort für einen Dateispeicherort entschieden haben, landen Sie endlich im Dialogfeld ÖFFNEN, das etwa so wie das in Abbildung 4.2 aussieht. Dieses Dialogfeld ist in zwei Bereiche unterteilt: den Navigationsbereich auf der linken Seite, in dem Sie den zu öffnenden Ordner auswählen, und den Hauptbereich auf der rechten Seite, in dem die Symbole für alle Unterordner des aktuellen Ordners sowie die Dokumente angezeigt werden, die Excel öffnen kann.

Abbildung 4.2: Verwenden Sie das Dialogfeld »Öffnen«, um eine Arbeitsmappe zu suchen und zum Bearbeiten zu öffnen.

Der Ordner, dessen Inhalt im Dialogfeld ÖFFNEN angezeigt wird, ist entweder der Ordner, den Sie im Dialogfeld EXCEL-OPTIONEN in der Kategorie SPEICHERN unter LOKALER STANDARDSPEICHERORT FÜR DATEI angegeben haben, oder der Ordner, den Sie während der aktuellen Excel-Sitzung zuletzt geöffnet haben, oder der Ordner, für den Sie sich im Bildschirm ÖFFNEN entschieden haben.

Um eine Arbeitsmappe zu öffnen, die sich in einem anderen Ordner befindet, klicken Sie im Navigationsbereich entweder im Bereich FAVORITEN auf den entsprechenden Link oder auf den gewünschten Ordnernamen.

Wenn Sie einen Ordner öffnen und dieser anscheinend keine Dateien enthält (Sie aber genau wissen, dass dieser Ordner nicht leer ist), heißt das nur, dass der Ordner keine Dateitypen enthält, die Excel direkt öffnen kann (wie Arbeitsmappen, Vorlagen und Makros). Um alle Dateien anzuzeigen, unabhängig davon, ob Excel sie direkt öffnen kann oder nicht, klicken Sie in der Dropdownliste, die aktuell den Eintrag ALLE EXCEL-DATEIEN anzeigt, auf den Eintrag ALLE DATEIEN.

Wenn die Arbeitsmappe, mit der Sie arbeiten wollen, endlich im Dialogfeld ÖFFNEN angezeigt wird, markieren Sie sie und klicken dann auf ÖFFNEN. Wenn Sie im Umgang mit der Maus geübt sind, doppelklicken Sie stattdessen auf das Dateisymbol.

Im Dialogfeld ÖFFNEN können Sie mithilfe des Schiebereglers im Dropdownmenü zur Schaltfläche ANSICHTEN die Art und Weise ändern, wie Ordner und Ordnersymbole in diesem Dialogfeld angezeigt werden. Wenn Sie diesen Regler auf GROSSE SYMBOLE oder sogar auf EXTRA GROSSE SYMBOLE stellen (oder irgendwo dazwischen), zeigt das Excel-Arbeitsmappensymbol sogar eine Vorschau der Daten an, die sich links oben im ersten Arbeitsblatt der Arbeitsmappe befinden. Voraussetzung ist allerdings, dass Sie beim Speichern der Datei die Vorschaufunktion aktiviert haben (und dass die Vorschaufunktion funktioniert).

Wenn Sie diese Funktion beim Speichern Ihrer Arbeitsmappen in Excel 2013 nutzen wollen, aktivieren Sie im Dialogfeld SPEICHERN UNTER das Kontrollkästchen, bevor Sie die Datei zum ersten Mal speichern. Anhand dieser Vorschau können Sie schnell die Arbeitsmappe finden, die Sie bearbeiten oder drucken wollen. Leider funktioniert die Vorschau nicht immer. Speichern Sie Ihre Dokumente trotzdem wie gerade beschrieben, für den Fall, dass die Vorschau irgendwann wieder funktionieren wird. Ja, sie hat schon mal funktioniert.

Die Einstellungen für die zuletzt verwendeten Dateien ändern

Wenn Sie im Bildschirm ÖFFNEN auf den Eintrag ZULETZT VERWENDETE ARBEITSMAPPEN klicken, hält Excel 2013 automatisch die 25 Arbeitsmappen für Sie bereit, die Sie zuletzt in Excel geöffnet haben. Wenn Ihnen das zu viel oder zu wenig ist, können Sie die Anzahl der angezeigten Arbeitsmappen folgendermaßen ändern:

1. Wählen Sie DATEI|OPTIONEN|ERWEITERT, um die erweiterten Optionen im Dialogfeld EXCEL-OPTIONEN anzuzeigen.

2. Blättern Sie zum Bereich ANZEIGE und geben Sie dort im Feld DIESE ANZAHL ZULETZT VERWENDETER ARBEITSMAPPEN ANZEIGEN eine Zahl zwischen 1 und 50 ein.

3. Bestätigen Sie mit OK.

Und wenn Sie gerade keine zuletzt verwendeten Arbeitsmappen auflisten möchten, setzen Sie das Feld mit dem langatmigen Namen DIESE ANZAHL ZULETZT VERWENDETER ARBEITSMAPPEN ANZEIGEN einfach auf 0.

Wo wir gerade beim Thema sind: Wenn Sie die darunter liegende Option SCHNELLZUGRIFF AUF DIESE ANZAHL ZULETZT VERWENDETER ARBEITSMAPPEN aktivieren, werden die vier zuletzt geöffneten Arbeitsmappen als vier zusätzliche Einträge links in der Backstage-Ansicht unter dem Befehl OPTIONEN angezeigt. Diese Zahl können Sie selbstverständlich auch ändern. Geben Sie dazu einfach eine andere Zahl in das zu dieser Option gehörige Drehfeld ein.

Mehr als eine Arbeitsmappe gleichzeitig öffnen

Wenn Sie wissen, dass Sie mehr als eine Arbeitsmappe bearbeiten wollen, markieren Sie im Dialogfeld ÖFFNEN mehrere Dateinamen gleichzeitig. Excel öffnet dann diese Dateien in der aufgeführten Reihenfolge, sobald Sie auf ÖFFNEN klicken oder [Enter] drücken.

Falls Sie nicht mehr wissen, wie Sie mehrere Dateinamen gleichzeitig markieren: Stehen die Dateinamen im Dialogfeld ÖFFNEN alle hintereinander im Listenfeld, klicken Sie auf den ersten Dateinamen und dann mit gedrückter [Shift]-Taste auf den letzten Dateinamen. Falls die gewünschten Dateinamen kunterbunt durcheinander stehen, halten Sie die [Strg]-Taste gedrückt, während Sie auf die einzelnen Dateinamen klicken.

Nachdem Sie die Arbeitsmappen in Excel geöffnet haben, können Sie zwischen den Dokumenten hin und her wechseln, indem Sie entweder auf deren Schaltflächen in der Windows-Taskleiste klicken oder mit [Alt]+[Tab] durch die auf dem Desktop angezeigten Miniaturansichten blättern. (In Kapitel 7 erfahren Sie Näheres zum gleichzeitigen Arbeiten mit mehreren Arbeitsblättern und Arbeitsmappen.)

Wo habe ich diese Arbeitsmappe bloß abgelegt?

Eigentlich ist das einzige Problem, auf das Sie beim Öffnen einer Arbeitsmappe stoßen könnten, dass Sie die Datei nicht finden. Alles ist in bester Ordnung, solange Sie den Dateinamen der Arbeitsmappe im Dialogfeld ÖFFNEN sehen oder wissen, in welchem Ordner Sie suchen müssen. Was aber, wenn eine Datei sich anscheinend aus dem Staub gemacht hat und nirgendwo aufgelistet ist?

Für solche schwierigen Fälle hält das Dialogfeld ÖFFNEN oben rechts das Feld DURCHSUCHEN für Sie bereit, mit dem Sie nach verloren gegangenen Arbeitsmappen direkt aus dem Dialogfeld heraus suchen können.

Um diese Suchfunktion einzusetzen, klicken Sie auf das betreffende Feld in der oberen rechten Ecke des Dialogfeldes ÖFFNEN und geben dort eine Zeichenfolge ein, die im Namen der Arbeitsmappe oder auch in einem Begriff in der Arbeitsmappe vorkommt.

Während Windows nach Übereinstimmungen sucht, werden die gefundenen Dateien (Arbeitsmappen ebenso wie Vorlagen oder Makros) im Dialogfeld ÖFFNEN aufgelistet. Sobald die gesuchte Arbeitsmappe angezeigt wird, können Sie sie mit einem Klick auf ihr Symbol und einem weiteren Klick auf die Schaltfläche ÖFFNEN ans Tageslicht bringen (ein Doppelklick auf den Dateinamen tut’s auch).

Was es noch im Dialogfeld »Öffnen« gibt

Im Dialogfeld ÖFFNEN gibt es die Schaltfläche ÖFFNEN (was an sich erst einmal keine Überraschung sein sollte). Diese Schaltfläche verfügt aber über ein Dropdownmenü, mit dem sich die ausgewählten Arbeitsmappen auf besondere Weise öffnen lassen:

SCHREIBGESCHÜTZT ÖFFNEN: Dieser Befehl öffnet die Dokumente, die im Listenfeld des Dialogfeldes ÖFFNEN markiert sind, als schreibgeschützte Dateien. Was heißt das denn nun schon wieder? Schreibgeschützt bedeutet, dass Sie die Dateien anschauen dürfen, aber – falls Sie in den Dateien herumpfuschen – die Änderungen nicht speichern können. Und was machen Sie dann? Dann müssen Sie auf die Registerkarte DATEI klicken, SPEICHERN UNTER wählen und der Datei einen neuen Namen geben (mehr dazu in Kapitel 2).

ALS KOPIE ÖFFNEN: Mit diesem Befehl öffnen Sie eine Kopie der Dateien, die Sie im Dialogfeld ÖFFNEN markiert haben. Eigentlich keine schlechte Sache, denn wenn Sie mal ein heilloses Durcheinander anrichten, können Sie immer wieder auf das Original zurückgreifen.

IM BROWSER ÖFFNEN: Dieser Befehl öffnet Arbeitsmappen, die als Webseiten gespeichert wurden (wird in Kapitel 12 beschrieben), in Ihrem Lieblingsbrowser. Dieser Befehl ist natürlich nur verfügbar, wenn die ausgewählte Datei als Webseite und nicht als Excel-Arbeitsmappe gespeichert wurde.

IN GESCHÜTZTER ANSICHT ÖFFNEN: Dieser Befehl öffnet Arbeitsmappen in einer geschützten Ansicht, die Ihnen so lange jegliche Änderung an der Arbeitsmappe verweigert, bis Sie auf die Schaltfläche BEARBEITUNG AKTIVIEREN klicken, die in der gelben Leiste GESCHÜTZTE ANSICHT unterhalb des Menübandes angezeigt wird.

ÖFFNEN UND REPARIEREN: Mit diesem Befehl können Sie mit etwas Glück beschädigte Arbeitsmappen reparieren, bevor diese in Excel geöffnet werden. Wenn Sie diesen Befehl wählen, wird ein Dialogfeld angezeigt, das Ihnen zwei Möglichkeiten anbietet. Excel kann entweder die beschädigte Datei reparieren und die wiederhergestellte Version öffnen oder Daten aus einer beschädigten Datei auslesen und diese in einer neuen Arbeitsmappe öffnen (die Sie wiederum mit dem Befehl SPEICHERN speichern können). Klicken Sie auf die Schaltfläche REPARIEREN, um die Datei wiederherzustellen und zu öffnen, oder klicken Sie auf die Schaltfläche DATEN EXTRAHIEREN, wenn die Reparatur der Datei keinen Erfolg hatte.

Bitte rückgängig machen!

Bevor Sie nun in Ihrer wertvollen Arbeitsmappe mit der großen Änderungsaktion beginnen, sollten Sie für alle Fälle wissen, wie überaus hilfreich die Rückgängig-Funktion sein kann. Die Schaltfläche RÜCKGÄNGIG, die Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff finden, ist ein echter Verwandlungskünstler. Wenn Sie den Zellbereich mit [Entf] löschen, zeigt die QuickInfo dieser Schaltfläche RÜCKGÄNGIG: INHALTE LÖSCHEN (STRG+Z) an. Wenn Sie Einträge kopieren und an einer anderen Stelle im Arbeitsblatt wieder einfügen, ändert sich die QuickInfo dieser Schaltfläche in RÜCKGÄNGIG: EINFÜGEN (STRG+Z).

Wenn Sie sich nicht der Schaltfläche RÜCKGÄNGIG bedienen wollen, können Sie auch einfach [Strg]+[Z] drücken, was zum selben Ergebnis führt.

Wie gesagt, die Schaltfläche RÜCKGÄNGIG in der Symbolleiste für den Schnellzugriff ändert sich je nach der von Ihnen ausgeführten Aktion. Da der Befehl sich also nach jeder Aktion entsprechend wandelt, müssen Sie schnell reagieren, denn wenn Sie erst einmal den nächsten Befehl gewählt haben, können Sie den Fehler in Ihrem Arbeitsblatt mit der Schaltfläche RÜCKGÄNGIG nicht mehr ausmerzen. In einem solchen Fall müssen Sie sich der Pfeilschaltfläche neben der Schaltfläche RÜCKGÄNGIG bedienen. Wenn das dazugehörige Dropdownmenü aufklappt, wählen Sie hier die Aktion, die rückgängig gemacht werden soll. Excel wird daraufhin aber nicht nur diese Aktion, sondern auch alle, die in dieser Liste vor ihr stehen (und automatisch markiert sind), rückgängig machen.

Das Rückgängigmachen rückgängig machen

Nachdem Sie die Schaltfläche RÜCKGÄNGIG in der Symbolleiste für den Schnellzugriff eingesetzt haben, aktiviert Excel gleich rechts daneben die Schaltfläche WIEDERHOLEN. Wenn Sie einen Eintrag mit [Entf] aus einer Zelle entfernen und dann auf die Schaltfläche RÜCKGÄNGIG klicken oder [Strg]+[Z] drücken, wird eine QuickInfo angezeigt, wenn Sie mit der Maus auf die Schaltfläche WIEDERHOLEN zeigen: WIEDERHOLEN: INHALTE LÖSCHEN (STRG+Y).

Wenn Sie auf die Schaltfläche WIEDERHOLEN klicken oder [Strg]+[Y] drücken, macht Excel alles wieder ungeschehen. Das hört sich aber alles viel komplizierter an, als es in Wirklichkeit ist. Diese Option ist äußerst nützlich, wenn Sie sich nicht entscheiden können, ob Sie eine bestimmte Änderung vornehmen sollen oder nicht. Schalten Sie also einfach zwischen RÜCKGÄNGIG und WIEDERHOLEN hin und her und lassen Sie sich so einmal den Zustand vorher und einmal nachher anzeigen.

Wenn mit »Rückgängig« nichts mehr vorwärtsgeht

Jetzt glauben Sie bestimmt, dass bei so viel Netz und doppeltem Boden nichts mehr schiefgehen kann. Nun, dann sollte ich Sie vielleicht wieder auf den Boden der Tatsachen zurückholen und Ihnen sagen, dass Sie mit RÜCKGÄNGIG nicht alles rückgängig machen können. Sie können zwar die letzte Löschung eines Zellinhalts oder das letzte Ausschneiden, Kopieren und Einfügen von Zellen widerrufen, nicht aber das Löschen einer Datei oder ein falsches Speichern. (Wenn Sie beispielsweise statt des Befehls SPEICHERN UNTER auf der Registerkarte DATEI, mit dem Sie die bearbeitete Arbeitsmappe unter einem anderen Namen ablegen wollten, den Befehl SPEICHERN wählen und damit alle Änderungen als Teil des aktuellen Dokuments speichern – Pech gehabt!)

Leider teilt Excel Ihnen nicht mit, wann Sie im Begriff sind, etwas zu tun, von dem es kein Zurück mehr gibt. Erst wenn Sie das, was Sie nicht hätten tun sollen, ausgeführt haben, und hoffnungsfroh auf die Schaltfläche RÜCKGÄNGIG klicken, wird ganz lapidar angezeigt: RÜCKGÄNGIG: NICHT MÖGLICH. Na, super!

Es gibt allerdings eine Ausnahme von dieser Regel, nämlich wenn das Programm Sie vor einer Änderung, die normalerweise nicht rückgängig gemacht werden kann, mit einer Meldung warnt. Wenn der Speicherplatz nur noch minimal ist und/oder die Änderung sich grundlegend auf das Arbeitsblatt auswirken würde, erkennt Excel, dass es nicht in der Lage wäre, diese Änderung rückgängig zu machen. Das Programm meldet Ihnen dann, dass nicht genügend Speicherplatz vorhanden ist, um diese Aktion rückgängig zu machen, und fragt, ob Sie fortfahren möchten. Wenn Sie auf die Schaltfläche JA klicken und die Bearbeitung damit abschließen, sollten Sie sich bewusst sein, dass es jetzt kein Pardon mehr gibt. Falls Sie später – zu spät – bemerken, dass Sie eine Zeile mit wichtigen Formeln gelöscht haben (die Sie vergessen haben, weil sie nicht angezeigt wurden), gibt es kein Zurück beziehungsweise Rückgängig mehr. Deshalb ist es in solchen Fällen mitunter besser, die Datei zu schließen und die Frage, ob Sie die Änderungen speichern wollen, entschieden zu verneinen!

Ziehen bis zum Ablegen

Die bedeutendste Bearbeitungstechnik, die Sie unbedingt kennen sollten, heißt Ziehen und Ablegen oder auch Drag & Drop. Wie der Name irgendwie schon andeutet, ist dies eine Maustechnik, die Sie einsetzen, um markierte Zellen zu ziehen, um sie an einer anderen Stelle im Arbeitsblatt wieder abzulegen. In erster Linie verschiebt man mit »Ziehen und Ablegen« Zellinhalte im Arbeitsblatt; Sie können aber auch markierte Zellen damit kopieren. (Falls Sie’s nicht mehr wissen, noch nicht wissen oder noch nie gewusst haben: Ziehen heißt, dass Sie ein Element markieren und die linke Maustaste gedrückt halten, während Sie die Maus bewegen, um das Element an die gewünschte Stelle zu verschieben.)

Um »Ziehen und Ablegen« zum Verschieben eines Zellbereichs (das geht immer nur mit einem) einzusetzen, gehen Sie so vor:

1. Markieren Sie einen Zellbereich.

2. Setzen Sie den Mauszeiger auf einen Rand des markierten Bereichs.

Ihr Startzeichen wird gegeben, wenn sich der Mauszeiger in einen Vierfachpfeil verwandelt: Jetzt können Sie den Zellbereich an die neue Position im Arbeitsblatt ziehen.

3. Ziehen Sie den markierten Zellbereich zu seiner neuen Position.

Sie ziehen, indem Sie die Maustaste (in der Regel die linke) drücken und diese so lange gedrückt lassen, wie Sie die Maus bewegen.

Während Sie ziehen, bewegen Sie nur die Umrisse des Zellbereichs. In einer kleinen QuickInfo teilt Excel Ihnen mit, wo Sie den Zellbereich ablegen würden, wenn Sie jetzt die Maus losließen.

Ziehen Sie den Umriss weiter, bis er sich über den Zellen im Arbeitsblatt befindet, in denen Sie die Einträge ablegen wollen.

4. Lassen Sie die Maustaste los.

Die Zellinhalte dieses Zellbereichs werden an der neuen Position angezeigt, sobald Sie die Taste loslassen.

In Abbildung 4.3 und Abbildung 4.4 sehen Sie, wie Sie mit »Ziehen und Ablegen« einen Zellbereich verschieben. In Abbildung 4.3 ist der Zellbereich A12:E12 markiert, der in die Zeile 13 verschoben werden soll, damit die Umsatzzahlen einer neuen Firma eingefügt werden können, die die Annas Strudelladen GmbH erst kürzlich erworben hat. Abbildung 4.4 zeigt das Arbeitsblatt nach dem Verschieben.

Abbildung 4.3: Ein markierter Zellbereich wird an eine neue Position im Arbeitsblatt gezogen.

Abbildung 4.4: Das Arbeitsblatt nach Ausführen der Aktion »Ziehen und Ablegen«

Leider hat Excel die Argumente in den Summenformeln im Zellbereich B13:E13 nicht aktualisiert und addiert weiterhin nur die Werte aus den Zeilen 3 bis 11. Wenn Sie jedoch die Umsatzzahlen für diese neuen Unternehmen in die Spalten B bis C in Zeile 12 eingeben, zeigt Excel, dass es mitdenkt, und aktualisiert automatisch die Formeln in Zeile 13, um die neuen Eingaben einzuschließen. So wird aus der Formel =SUMME(B3:B11) in Zelle B13 wie von Zauberhand =SUMME(B3:B12).

Kopieren mit »Ziehen und Ablegen«

Doch was ist, wenn Sie lieber einen Zellbereich kopieren möchten? Sie müssen zum Beispiel eine neue Tabelle in demselben Arbeitsblatt anlegen und wollen den Zellbereich mit der formatierten Überschrift und den Spaltenüberschriften für diese neue Tabelle kopieren. Spielen wir das Ganze mal für die Spaltenüberschriften durch:

1. Markieren Sie den Zellbereich.

Wenn wir beim aktuellen Beispiel bleiben, markieren Sie den Zellbereich A1:E2.

2. Drücken Sie [Strg], während Sie den Mauszeiger auf einen Rand des markierten Zellbereichs setzen.

Der Zeiger wird jetzt mit einem Pluszeichen (+) auf der rechten Seite dargestellt. Dies ist das Zeichen dafür, dass Sie mit »Ziehen und Ablegen« die markierten Zellen kopieren und nicht verschieben.

3. Ziehen Sie den Umriss des markierten Zellbereichs an die Stelle, an der die Kopie abgelegt werden soll, und lassen Sie dann die Maustaste los.

Wenn Sie mit »Ziehen und Ablegen« Zellen verschieben oder kopieren und dabei den Umriss des markierten Zellbereichs so positionieren, dass dadurch ganz oder teilweise Zellen überlagert werden, die bereits Einträge enthalten, erhalten Sie eine Warnmeldung, dass Excel jetzt die bestehenden Einträge überschreibt, anstatt sie zur Seite zu schieben. Wenn Sie das vermeiden wollen, brechen Sie Ihre Aktion ab, indem Sie in dieser Meldung auf ABBRECHEN klicken. Wenn Sie die Zellen überschreiben wollen, klicken Sie einfach auf OK oder drücken [Enter].

Darf ich mal eben dazwischen?

Wenn Sie einen neuen Eintrag in eine bereits belegte Zelle eingeben oder dorthin verschieben, überschreibt der neue Eintrag vollständig den alten, so als ob der alte Eintrag nie bestanden hätte.

Wenn Sie einen Zellbereich in einen stark frequentierten Bereich des Arbeitsblattes verschieben oder kopieren wollen, ohne dabei versehentlich vorhandene Einträge zu überschreiben, drücken Sie [Shift], während Sie den markierten Bereich ziehen. (Wenn Sie kopieren, drücken Sie [Shift]+[Strg] während des Ziehens.)

Anstatt einen rechteckigen Umriss des Zellbereichs zu ziehen, ziehen Sie nun einen schraffierten Balken, der je nach Position die Breite beziehungsweise Höhe des markierten Bereichs darstellt. Während Sie diesen Balken verschieben, versucht er sich ständig an die Spalten- und Zeilenränder zu hängen. Wenn Sie diesen Balken auf dem Spalten- oder Zeilenrand positionieren, wo der Zellbereich eingefügt werden soll, lassen Sie die Maustaste los. Excel fügt den Zellbereich ein und verweist bestehende Einträge in benachbarte leere Zellen.

Was Ihnen natürlich auch passieren kann, wenn Sie einen Zellbereich an eine neue Position ziehen, ist, dass statt der Daten nur diese ########## angezeigt werden, da Excel die Spaltenbreite nun nicht wie beim Formatieren der Daten automatisch anpasst. Es ist aber ein Leichtes, diese ########## wieder verschwinden zu lassen. Doppelklicken Sie auf die rechte Spaltenbegrenzung und die Spalte wird in der Breite so angepasst, dass wieder alle Daten samt Währungszeichen angezeigt werden können.

Aber ich habe doch nur gemacht, was Sie gesagt haben …

»Ziehen und Ablegen« zum Einfügen von Daten ist wohl eine der heikelsten Excel-Aktionen. Selbst wenn Sie alles richtig ausgeführt haben, wird manchmal ein Dialogfeld mit einer Meldung angezeigt, dass Excel anschließend die bestehenden Einträge überschreibt, anstatt sie zur Seite zu schieben. Klicken Sie in diesem Fall immer auf ABBRECHEN. Zum Glück gibt es spezielle EINFÜGEN-Befehle, sodass Sie sich nicht darum kümmern müssen, ob Sie den Balken an die richtige Position gezogen haben oder nicht (mehr dazu weiter hinten in diesem Kapitel im Abschnitt »Vorsicht, Bauarbeiten!«).

Die Formel und das AutoAusfüllen

Sie sollten immer dann mit »Ziehen und Ablegen« arbeiten (und dabei [Strg] gedrückt halten), wenn Sie mehrere angrenzende Zellen an eine andere Stelle im Arbeitsblatt kopieren möchten. Es wird aber sicherlich häufiger vorkommen, dass Sie eine Formel, die Sie gerade erstellt haben, in eine Reihe angrenzender Zellen kopieren wollen, da dort dieselbe Berechnung durchgeführt werden soll (zum Beispiel das Errechnen der Gesamtsumme einer Zahlenreihe). Diese Art des Kopierens kann jedoch nicht mit »Ziehen und Ablegen« ausgeführt werden. Verwenden Sie hierzu die in Kapitel 2 beschriebene AutoAusfüllen-Funktion oder die Befehle KOPIEREN und EINFÜGEN (siehe den Abschnitt »Man muss auch einfügen können« weiter hinten in diesem Kapitel).

Im Folgenden sehen Sie, wie Sie mit AutoAusfüllen eine Formel in einen Zellbereich kopieren können. Abbildung 4.5 zeigt das Arbeitsblatt mit den Umsätzen von Annas Strudelladen GmbH und den Gesamtumsätzen für den Monat Januar in Zeile 12, die auch für die restlichen Monate bis Zelle E12 erstellt werden sollen. (Der neue Laden, für den Sie weiter oben eine Zeile freigeschaufelt haben, ging übrigens schnell pleite und wird daher auch nicht in der Liste mit den Firmen von Annas Strudelladen aufgeführt.)

Abbildung 4.5: Eine Formel mit AutoAusfüllen in einen Zellbereich kopieren

Abbildung 4.6 zeigt das Arbeitsblatt, nachdem ich das Ausfüllkästchen von B12 gezogen habe, um den Zellbereich C12:E12 zu markieren (wohin diese Formel kopiert werden soll).

Abbildung 4.6: Das Arbeitsblatt mit den aktualisierten Summenformeln

Alles relativ

In Abbildung 4.6 sehen Sie das Arbeitsblatt, nachdem ich die Formel aus einer Zelle in den Zellbereich C12:E12 kopiert habe. Die Zelle B12 ist aktiv. Beim Kopieren der Formeln geht Excel folgendermaßen vor. Die Originalformel in Zelle B12 lautet:

=SUMME(B3:B11)

Wenn die Originalformel nach nebenan in Zelle C12 kopiert wird, ändert Excel die Formel und zeigt jetzt an:

=SUMME(C3:C11)

Excel passt also den Spaltenbezug an und ändert B in C, da ich von links nach rechts gezogen habe.

Wenn Sie eine Formel in einen Zellbereich kopieren, der sich über mehrere Zeilen innerhalb einer Spalte erstreckt, passt Excel die Zeilennummern statt der Spaltenbuchstaben an. Die Zelle E3 im Arbeitsblatt mit den Umsatzzahlen von Annas Strudelladen GmbH enthält beispielsweise die Formel:

=SUMME(B3:D3)

Wenn Sie diese Formel in Zelle E4 kopieren, ändert Excel die Kopie der Formel in:

=SUMME(B4:D4)

Excel passt den Zeilenbezug der neuen Position in Zeile 4 an. Da Excel den Zellbezug in den kopierten Formeln relativ zur Kopierrichtung anpasst, werden die Zellbezüge auch als relative Zellbezüge bezeichnet.

Absolut richtig

Alle neuen Formeln, die Sie erstellen, enthalten automatisch relative Zellbezüge. Da die meisten Kopien, die Sie von Formeln erstellen, eine Anpassung der Zellbezüge erforderlich machen, brauchen Sie sich darüber keine weiteren Gedanken zu machen. Ab und zu werden Sie allerdings der berühmten Ausnahme begegnen und festlegen müssen, wann und wie Zellbezüge in Kopien angepasst werden sollen.

Eine der häufigsten Ausnahmen ist wohl, wenn Sie einen Bereich mit verschiedenen Werten mit einem Einzelwert vergleichen wollen, also wenn Sie beispielsweise berechnen wollen, welchen prozentualen Anteil ein bestimmter Bereich am Gesamtbereich hat. Angenommen, Sie wollen im Arbeitsblatt mit den Umsätzen für Annas Strudelladen GmbH eine Formel erstellen und kopieren, die den prozentualen Anteil des jeweiligen Monatsumsatzes (aus den Zellen B14 bis D14) am Quartalsumsatz (aus Zelle E12) errechnet.

Weiter angenommen, Sie möchten diese Formeln in Zeile 14 des Arbeitsblattes eingeben und dabei in Zelle B14 beginnen. Die Formel in Zelle B14 zur Berechnung des prozentualen Anteils des Januarumsatzes am Quartalsumsatz ist recht simpel:

=B12/E12

Diese Formel dividiert die Gesamtumsätze im Monat Januar aus Zelle B12 durch den Quartalsumsatz in E12. Das war ein Kinderspiel, oder? Wenn Sie nun allerdings das Ausfüllkästchen eine Zelle nach rechts ziehen, um die Formel in Zelle C14 zu kopieren, lesen Sie in der Bearbeitungsleiste:

=C12/F12

Die Anpassung des ersten Zellbezugs von B12 nach C12 hat ja geklappt. Was man allerdings von der Anpassung des zweiten Zellbezugs von E12 auf F12 nicht behaupten kann. Nicht nur, dass dies keineswegs den gewünschten Anteil der Umsätze im Februar aus Zelle C12 am Umsatz des ersten Quartals aus Zelle E12 berechnet, das Ganze endet obendrein in C14 mit der Fehlermeldung #DIV/0!.

Um Excel daran zu hindern, einen Zellbezug beim Kopieren einer Formel anzupassen, ändern Sie den relativen Zellbezug in einen absoluten. Wie? Nun, Sie drücken ganz einfach die Funktionstaste [F4], nachdem Sie Excel mit [F2] in den Bearbeiten-Modus versetzt haben. Das Programm zeigt den absoluten Zellbezug an, indem es jeweils ein $-Zeichen vor den Spaltenbuchstaben und die Zeilennummer einfügt. In Abbildung 4.7 enthält die Zelle B14 die korrekte Formel, die in den Zellbereich C14:D14 kopiert werden kann:

=B12/$E$12

Abbildung 4.7: Die Formel zum Berechnen des prozentualen Anteils der Monatsumsätze an den Quartalsumsätzen wird mit einem absoluten Zellbezug kopiert.

Abbildung 4.8 zeigt das Arbeitsblatt, nachdem diese Formel mit dem Ausfüllkästchen in den Zellbereich C14:D14 kopiert wurde.

Die Zelle C14 ist markiert und in der Bearbeitungsleiste wird die folgende Formel angezeigt:

=C12/$E$12

Abbildung 4.8: Das Arbeitsblatt, nachdem die Formel mit den absoluten Zellbezügen kopiert wurde

Da in der ursprünglichen Formel E12 in $E$12 geändert wurde, enthalten jetzt alle Kopien denselben absoluten Zellbezug.

Wenn Sie aus Versehen eine Formel kopieren, in der ein oder mehrere Zellbezüge absolut hätten sein sollen, können Sie den Schaden mit den folgenden Schritten beheben:

1. Doppelklicken Sie auf die Zelle, die die falsche Formel enthält, oder drücken Sie [F2], um sie zu bearbeiten.

2. Positionieren Sie die Einfügemarke vor dem relativen Zellbezug, der absolut werden soll.

3. Drücken Sie [F4].

4. Wenn Sie den Bearbeitungsvorgang abgeschlossen haben, drücken Sie [Enter] und kopieren dann die Formel mit dem Ausfüllkästchen in den betreffenden Zellbereich.

Sie sollten [F4]wirklich nur drücken, um einen Zellbezug – wie oben beschrieben – als absolut zu definieren. Wenn Sie [F4]ein zweites Mal drücken, erzeugen Sie einen gemischten Zellbezug, bei dem die Zeile absolut und die Spalte relativ ist (wie bei E$12). Wenn Sie [F4]zum dritten Mal drücken, kommt es zu einer neuen Zellbezugsmischung, bei der die Spalte absolut und die Zeile relativ ist (wie bei $E12). Drücken Sie nun, weil es so schön ist, [F4]ein viertes Mal, ändert Excel den Zellbezug wieder in relativ, also in E12. Sie sind jetzt wieder bei der Ausgangssituation und können nun [F4]wieder so oft drücken, bis Sie die gewünschte Mischung an Zellbezügen erhalten.

Man muss auch einfügen können

Anstatt mit »Ziehen und Ablegen« oder AutoAusfüllen zu arbeiten, können Sie auch die allzeit bereiten Befehle AUSSCHNEIDEN, KOPIEREN und EINFÜGEN verwenden, um Daten in einem Arbeitsblatt zu verschieben oder zu kopieren. Diese Befehle bedienen sich der elektronischen Zwischenablage, in der die Daten, die Sie ausschneiden oder kopieren, gespeichert werden, bis Sie sich dazu entschließen, diese Daten irgendwo einzufügen. Weil es diese hervorragende Einrichtung der Zwischenablage gibt, können Sie mit diesen Befehlen Daten auch in eine andere geöffnete Excel-Arbeitsmappe oder sogar in eine andere Windows-Anwendung (zum Beispiel in ein Word-Dokument) verschieben oder kopieren.

Um einen markierten Zellbereich mit den Befehlen AUSSCHNEIDEN und EINFÜGEN zu verschieben, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie die Zellen, die verschoben werden sollen.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte START in der Gruppe ZWISCHENABLAGE auf die Schaltfläche AUSSCHNEIDEN (die mit der Schere).

Falls Ihnen das lieber ist, können Sie auch [Strg]+[X] drücken.

Immer wenn Sie den Befehl AUSSCHNEIDEN wählen, wird der Zellbereich mit einem Laufrahmen versehen (eine sich bewegenden gestrichelte Linie, die den Zellbereich umgibt) und es wird folgende Meldung in der Statusleiste angezeigt:

Markieren Sie den Zielbereich, und drücken Sie die Eingabetaste.

3. Klicken Sie auf die Zelle in der oberen linken Ecke des Zellbereichs, in dem die Daten abgelegt werden sollen.

4. Drücken Sie [Enter], um die Aktion abzuschließen.

Wenn Ihnen keine Anstrengung zu viel ist, erzielen Sie dasselbe Ergebnis auch mit Klicken auf die Schaltfläche EINFÜGEN, die sich auf der Registerkarte START in der Gruppe ZWISCHENABLAGE befindet, oder indem Sie [Strg]+[V] drücken.

Wenn Sie den Zielbereich festlegen, müssen Sie keinen leeren Zellbereich markieren, dessen Form und Größe den markierten Zellen entspricht, die Sie verschieben. Excel muss nur die Position der Zelle in der oberen linken Ecke des Zielbereichs kennen, um die restlichen Zellen unterzubringen.

Das Kopieren markierter Zellen mit den Befehlen KOPIEREN und EINFÜGEN verläuft nach demselben Schema wie das Ausschneiden und Einfügen. Nachdem Sie den zu kopierenden Zellbereich markiert haben, legen Sie die Daten in der Zwischenablage ab, indem Sie entweder im Menüband auf der Registerstarte START auf KOPIEREN klicken, im Kontextmenü der Zellen den Befehl KOPIEREN wählen oder ganz einfach [Strg]+[C] drücken.

Kopieren – so oft Sie wollen

Wenn Sie einen markierten Zellbereich mit den Befehlen KOPIEREN und EINFÜGEN über die Zwischenablage kopiert haben, können Sie diese Daten beliebig oft einfügen. Sie müssen nur darauf achten, den ersten Kopiergang nicht mit [Enter] abzuschließen, sondern im Menüband auf der Registerkarte START in der Gruppe ZWISCHENABLAGE auf EINFÜGEN zu klicken oder [Strg]+[V] zu drücken.

Wenn Sie den Befehl EINFÜGEN verwenden, um einen Kopiervorgang abzuschließen, kopiert Excel die markierten Zellen in den Zielbereich, ohne den Laufrahmen zu entfernen. Das heißt für Sie, dass Sie noch weitere Zielbereiche (in diesem oder einem anderen Dokument) wählen können.

Nachdem Sie die erste Zelle des nächsten Zielbereichs markiert haben, wählen Sie wiederum den Befehl EINFÜGEN. Sie können jetzt beliebig lange so weitermachen. Wenn Sie die letzte Kopie machen, drücken Sie [Enter], anstatt auf EINFÜGEN zu klicken oder [Strg]+[V] zu drücken. Falls Sie dies vergessen und stattdessen doch wieder auf EINFÜGEN klicken, müssen Sie [ESC] drücken, um den Laufrahmen um den ursprünglichen Zellbereich wieder zu entfernen.

Und noch mehr Optionen fürs Einfügen

Nachdem Sie im Menüband auf der Registerkarte START in der Gruppe ZWISCHENABLAGE auf EINFÜGEN geklickt oder [Strg]+[V] gedrückt haben, um Zelleinträge einzufügen, die Sie in die Zwischenablage kopiert haben (nicht solche, die Sie ausgeschnitten haben), wird die Schaltfläche EINFÜGEOPTIONEN am Ende des eingefügten Zellbereichs angezeigt. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken oder [Strg] drücken, wird ein Menü wie das in Abbildung 4.9 mit drei Gruppen von Schaltflächen (EINFÜGEN, WERTE EINFÜGEN und WEITERE EINFÜGEOPTIONEN) angezeigt.

Sie können mit diesen Einfügeoptionen steuern, welche Inhalte und Formate dem eingefügten Zellbereich zugewiesen werden sollen. Die einzelnen Einfügeoptionen aus diesem Menü sind im Folgenden mit ihren jeweiligen Zugriffsbuchstaben aufgeführt:

EINFÜGEN (E): Excel fügt den gesamten Zellinhalt (Formeln, Formate und so weiter) des markierten Zellbereichs ein.

FORMELN (F): Excel fügt Text, Zahlen und Formeln des aktuell markierten Zellbereichs ein, ohne dessen Format zu übernehmen.

FORMELN UND ZAHLENFORMAT (O): Excel fügt die Zahlenformate und die Formeln ein, die den kopierten Werten zugewiesen sind.

Abbildung 4.9: Nachdem Sie Zellen kopiert haben, klicken Sie auf die Schaltfläche »Einfüge- optionen« oder drücken [Strg], um dieses Menü mit Einfügeoptionen anzuzeigen.

URSPRÜNGLICHE FORMATIERUNG BEIBEHALTEN (U): Bei dieser Option kopiert Excel die Formatierung der Originalzellen und fügt diese in die Zielzellen (zusammen mit den kopierten Zelleinträgen) ein.

KEINE RAHMENLINIEN (K): Excel fügt den gesamten Zellinhalt der Originalzellen ohne die dort verwendeten Rahmenlinien in den Zielbereich ein.

BREITE DER URSPRUNGSSPALTE BEIBEHALTEN (B): Wenn Sie diese Option wählen, wird die Spaltenbreite im Zielbereich genauso breit wie die im Quellbereich.

TRANSPONIEREN (T): Excel ändert die Ausrichtung der eingefügten Zelleinträge. Beispiel: Die ursprünglichen Zellinhalte nehmen mehrere Zeilen in einer Spalte ein; die transponierten eingefügten Zellinhalte stehen in einer Zeile, die sich aber über mehrere Spalten erstreckt.

WERTE (W): Excel fügt nur die berechneten Werte von Formeln in den Zielzellbereich ein.

WERTE UND ZAHLENFORMAT (A): Bei dieser Option fügt Excel Text, Zahlen und berechnete Werte zusammen mit all ihren Formatierungen aus dem Quellbereich in den Zielbereich ein. Mit anderen Worten: Im Zielbereich sieht alles so aus wie im Quellbereich, selbst wenn alle Originalformeln verloren gehen und nur die errechneten Werte kopiert werden.

WERTE UND QUELLFORMATIERUNG (E): Excel fügt die berechneten Werte von Formeln sowie alle Formatierungen in den Zielzellbereich ein.

FORMATIERUNG (R): Bei dieser Option fügt Excel nur die Formatierung (und nicht die Zelleinträge) vom Quellbereich in den Zielbereich ein.

VERKNÜPFUNG EINFÜGEN (N): Wählen Sie diese Option, wenn Formeln in den Zielbereich übernommen und mit dem Quellbereich verknüpft werden sollen, damit Änderungen, die Sie in den Zelleinträgen im Quellbereich vornehmen, sich auch direkt in den entsprechenden Zellen im Zielbereich widerspiegeln.

GRAFIK (G): Excel fügt nur die Bilder in den Zielzellbereich ein.

VERKNÜPFTE GRAFIK (N): Excel fügt nur die Verknüpfungen zu den Bildern in den Zielzellbereich ein.

Die Optionen, die in dem Menü mit den Einfügeoptionen angezeigt werden, sind kontextabhängig. Die Einfügeoptionen sind also vom Datentyp der Zellen abhängig, die Sie zuvor in die Office-Zwischenablage kopiert haben. Sie können die Einfügeoptionen auch auf den Plan rufen, indem Sie im Menüband auf der Registerkarte START auf den Pfeil der Schaltfläche EINFÜGEN klicken. Sofort klappen die Einfügeoptionen auf, die denen entsprechen, die angezeigt werden, wenn Sie mit [Strg] Zellen im Arbeitsblatt kopieren und einfügen.

Einfügen mit dem Aufgabenbereich »Zwischenablage«

Die Zwischenablage kann ausgeschnittene und kopierte Inhalte aus jedem Programm, das unter Windows läuft, aufnehmen – also nicht nur aus Excel. Sie können so nämlich noch Dinge aus der Zwischenablage in eine Arbeitsmappe kopieren, selbst wenn der Kopier- oder Verschiebevorgang bereits etwas länger zurückliegt (auch wenn Sie dazu [Enter] drücken, anstatt den Befehl EINFÜGEN zu wählen).

Damit die Zwischenablage in ihrem eigenen Aufgabenbereich ganz links im Programmfenster angezeigt wird, klicken Sie auf der Registerkarte START in der Gruppe ZWISCHENABLAGE unten rechts auf diese winzige Schaltfläche, die aus irgendeinem seltsamen Grund auf den Namen »Startprogramm für ein Dialogfeld« getauft wurde.

Um irgendein Element (nicht das zuletzt ausgeschnittene oder kopierte) aus der Office-Zwischenablage in eine Arbeitsmappe einzufügen, klicken Sie im Aufgabenbereich ZWISCHENABLAGE auf das entsprechende Element, um es in der Arbeitsmappe an der aktuellen Position des Zellcursors einzufügen.

Sie können alle Elemente, die in der Office-Zwischenablage abgelegt sind, in einem Arbeitsgang in die aktuelle Arbeitsmappe einfügen, indem Sie ganz oben im Aufgabenbereich ZWISCHENABLAGE auf ALLE EINFÜGEN klicken. Um alle Elemente aus der Office-Zwischenablage zu entfernen, klicken Sie auf ALLE LÖSCHEN. Um einen bestimmten Eintrag aus der OfficeZwischenablage zu löschen, zeigen Sie auf den Eintrag im Aufgabenbereich, klicken dann auf den eingeblendeten Dropdownpfeil und wählen dann in dem Menü den Befehl LÖSCHEN (siehe Abbildung 4.10).

Abbildung 4.10: Der Aufgabenbereich »Zwischenablage« wird auf der linken Seite des Excel-Fensters angezeigt.

Um den Aufgabenbereich ZWISCHENABLAGE automatisch anzuzeigen, nachdem Sie zwei Mal in einer Arbeitsmappe etwas ausgeschnitten oder eingefügt haben, klicken Sie unten im Aufgabenbereich im Dropdownmenü der Schaltfläche OPTIONEN auf OFFICE-ZWISCHENABLAGE AUTOMATISCH ANZEIGEN. Um den Aufgabenbereich ZWISCHENABLAGE im Excel-Programmfenster schnell mit [Strg]+[C], [C] zu öffnen, klicken Sie im Dropdownmenü der Schaltfläche OPTIONEN auf OFFICE-ZWISCHENABLAGE ANZEIGEN, WENN STRG+C ZWEIMAL BETÄTIGT WURDE. Mit [Strg]+[C], [C] wird jedoch der Aufgabenbereich lediglich geöffnet. Um ihn zu schließen, müssen Sie auf die Schaltfläche SCHLIESSEN (die mit dem X) klicken.

Auch beim Einfügen sollte man wählerisch sein

Normalerweise kopiert Excel die gesamten Daten, die der markierte Zellbereich enthält, das heißt Formatierungen ebenso wie Formeln, Text und sonstige Daten, es sei denn, Sie arbeiten mit den Einfügeoptionen (mehr dazu weiter vorn in diesem Kapitel im Abschnitt »Und noch mehr Optionen fürs Einfügen«). Mit dem Befehl INHALTE EINFÜGEN im Dropdownmenü der Schaltfläche EINFÜGEN können Sie festlegen, welche Inhalte und Formate der aktuellen Zellauswahl eingefügt werden sollen. Viele der Optionen im Dialogfeld INHALTE EINFÜGEN finden Sie auch im Menü mit den Einfügeoptionen.

Um nur bestimmte Bereiche einer Zellauswahl einzufügen und dabei andere außer Acht zu lassen, klicken Sie auf der Registerkarte START auf den Pfeil der Schaltfläche EINFÜGEN. Klicken Sie dann im Dropdownmenü auf den Befehl INHALTE EINFÜGEN, um das Dialogfeld INHALTE EINFÜGEN zu öffnen (siehe Abbildung 4.11).

Abbildung 4.11: Verwenden Sie die Optionen im Dialogfeld »Inhalte einfügen«, um nur bestimmte Teile der kopierten Zellauswahl in den Zielzellbereich einzufügen.

Im Dialogfeld INHALTE EINFÜGEN finden Sie folgende Optionen:

Standardmäßig wählt Excel die Option ALLES im Gruppenfeld EINFÜGEN und fügt damit den gesamten Zellinhalt (Formeln, Formate und so weiter) des markierten Zellbereichs ein.

Wählen Sie die Option FORMELN im Gruppenfeld EINFÜGEN, um Text, Zahlen und Formeln des aktuell markierten Zellbereichs einzufügen, ohne dessen Format zu übernehmen.

Wählen Sie die Option WERTE im Gruppenfeld EINFÜGEN, um anstelle der Formeln nur die berechneten Werte aus dem markierten Zellbereich zu übernehmen.

Wählen Sie die Option FORMATE im Gruppenfeld EINFÜGEN, um lediglich die Formatierung des markierten Zellbereichs einzufügen. Alle anderen Zellinhalte bleiben bei dieser Option unberücksichtigt.

Wählen Sie die Option KOMMENTARE im Gruppenfeld EINFÜGEN, um nur die Kommentare der Zellen einzufügen (zu Kommentaren mehr in Kapitel 6).

Wählen Sie die Option GÜLTIGKEIT im Gruppenfeld EINFÜGEN, um nur die Gültigkeitskriterien in den Zellbereich einzufügen, die Sie mit dem Befehl GÜLTIGKEIT festgelegt haben. Mit diesem vielversprechend klingenden Befehl legen Sie die Gültigkeitskriterien für eine Zelle oder einen Zellbereich fest.

Wählen Sie im Gruppenfeld EINFÜGEN die Option ALLES MIT QUELLDESIGN, um alle Inhalte und die Zellenformatvorlagen in den Zellbereich einzufügen.

Wählen Sie die Option ALLES AUSSER RAHMEN im Gruppenfeld EINFÜGEN, um den gesamten Zellinhalt des markierten Zellbereichs ohne die dort verwendeten Rahmen einzufügen.

Klicken Sie im Gruppenfeld EINFÜGEN auf die Option SPALTENBREITE, um die Spaltenbreite des Zellbereichs, in den eingefügt werden soll, den aus der Zwischenablage einzufügenden Zellen anzupassen.

Wählen Sie im Gruppenfeld EINFÜGEN die Option FORMELN UND ZAHLENFORMATE, um die Zahlenformate zu übernehmen, die den eingefügten Werten und Formeln zugewiesen sind.

Wählen Sie im Gruppenfeld EINFÜGEN die Option WERTE UND ZAHLENFORMATE, um Formeln in ihre errechneten Werte zu konvertieren und die Zahlenformate zu übernehmen, die den eingefügten Werten zugewiesen sind.

Mit der letzten Option in diesem Gruppenfeld ALLE ZUSAMMENFÜHRENDEN BEDINGTEN FORMATE werden bedingte Formatierungen in den Zellbereich eingefügt.

Standardmäßig ist im Gruppenfeld VORGANG die Option KEINE aktiviert. Diese Auswahl soll signalisieren, dass Excel keine Rechenoperation zwischen den Daten, die Sie in der Zwischenablage abgelegt haben, und den Daten in dem Zellbereich, in den Sie einfügen wollen, ausführen wird.

Wählen Sie die Option ADDIEREN im Gruppenfeld VORGANG, um die Daten, die Sie in der Zwischenablage abgelegt haben, zu den Daten in dem Zellbereich, in den Sie einfügen wollen, zu addieren.

Wählen Sie die Option SUBTRAHIEREN im Gruppenfeld VORGANG, um die Daten, die Sie in der Zwischenablage abgelegt haben, von den Daten in dem Zellbereich, in den Sie einfügen wollen, zu subtrahieren.

Wählen Sie die Option MULTIPLIZIEREN im Gruppenfeld VORGANG, um die Daten, die Sie in der Zwischenablage abgelegt haben, mit den Daten in dem Zellbereich, in den Sie einfügen wollen, zu multiplizieren.

Wählen Sie die Option DIVIDIEREN im Gruppenfeld VORGANG, um die Daten in dem Zellbereich, in den Sie einfügen wollen, durch die Daten, die Sie in der Zwischenablage abgelegt haben, zu dividieren.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen LEERZELLEN ÜBERSPRINGEN, wenn Sie vermeiden wollen, dass Werte im Einfügebereich durch Leerzellen im Kopierbereich ersetzt werden, das heißt, eine leere Zelle kann die aktuellen Zellinhalte nicht überschreiben.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen TRANSPONIEREN, wenn Excel die Ausrichtung der eingefügten Inhalte ändern soll. Beispiel: Die ursprünglichen Zellinhalte nehmen mehrere Zeilen in einer Spalte ein; die transponierten eingefügten Zellinhalte stehen in einer Zeile, die sich aber über mehrere Spalten erstreckt.

Klicken Sie auf VERKNÜPFEN, wenn Sie Zellinhalte kopieren und gleichzeitig eine Verknüpfung zwischen den Kopien, die Sie einfügen, und den Originalinhalten herstellen möchten, damit es bei Änderungen im Original auch zu einer Aktualisierung der eingefügten Kopien kommt.

Inhalt oder Zelle löschen, das ist hier die Frage

Ich kann natürlich der Bearbeitung von Daten in Excel kein ganzes Kapitel widmen, ohne Ihnen nicht auch noch zu erzählen, wie Sie Einträge aus einem Arbeitsblatt wieder entfernen können.

Zellinhalt löschen: Sie können den Inhalt einer Zelle löschen, ohne damit die Zelle selbst aus dem Arbeitsblatt zu entfernen, da sich dadurch die Struktur der angrenzenden Zellen ändern würde.

Zellen löschen: Sie können jedoch auch die Zelle selbst löschen, wobei nicht nur der Inhalt und das Format der Zelle gelöscht werden, sondern die Zelle selbst aus dem Arbeitsblatt entfernt wird. Wenn Sie eine Zelle löschen, muss Excel die Anordnung der Inhalte in den angrenzenden Zellen neu gestalten, um mögliche Löcher zu stopfen.

Inhalte löschen

Um den Inhalt eines Zellbereichs und nicht die Zellen selbst zu löschen, markieren Sie den Bereich und drücken [Entf].

Wenn Sie allerdings mehr als den Inhalt eines Zellbereichs loswerden wollen, klicken Sie auf der Registerkarte START in der Gruppe BEARBEITEN auf den Pfeil der Schaltfläche LÖSCHEN (der Radiergummi) und dann auf eine der Optionen im Dropdownmenü:

ALLE LÖSCHEN: Wählen Sie diesen Befehl, um einfach alles, das heißt Formate, Kommentare, Einträge und so weiter, aus der Zelle zu entfernen.

FORMATE LÖSCHEN: Löscht alle Formate aus dem Zellbereich und lässt den restlichen Zellinhalt unberührt.

INHALTE LÖSCHEN: Löscht nur die Einträge in dem Zellbereich, so als würden Sie [Entf] drücken.

KOMMENTARE LÖSCHEN: Entfernt lediglich alle Kommentare aus dem Zellbereich.

LINKS LÖSCHEN: Entfernt die aktiven Links (siehe Kapitel 12) aus dem Zellbereich, ohne den Linktext zu.

LINKS ENTFERNEN: Entfernt die aktiven Links (siehe Kapitel 12) aus dem Zellbereich mit allem, was zu den Links gehört.

Das absolute Ende für einen Zellbereich

Um Zellen an sich und nicht nur deren Inhalte zu löschen, markieren Sie den betreffenden Zellbereich und klicken auf der Registerkarte START in der Gruppe ZELLEN auf den Pfeil neben der Schaltfläche LÖSCHEN. Wählen Sie dann im angezeigten Dropdownmenü den Befehl ZELLEN LÖSCHEN. Das Dialogfeld LÖSCHEN wird geöffnet, in dem Sie festlegen können, in welche Richtung Excel die verbleibenden Zellen verschieben soll, um die entstehende Lücke zu schließen. Die folgenden Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

ZELLEN NACH LINKS VERSCHIEBEN: Wählen Sie diese standardmäßig aktivierte Option, damit Excel die Einträge aus den benachbarten Zellen auf der rechten Seite nach links verschiebt und so die Lücken schließt, wenn Sie den Zellbereich mit OK oder [Enter] löschen.

ZELLEN NACH OBEN VERSCHIEBEN: Wenn Sie diese Option wählen, werden die Einträge aus den unten angrenzenden Zeilen nach oben verschoben.

GANZE ZEILE: Wenn Sie im markierten Zellbereich die Zeilen komplett löschen wollen, sollten Sie diese Option wählen.

GANZE SPALTE: Wenn Sie die Spalten im markierten Zellbereich komplett löschen möchten, wählen Sie diese Option.

Wenn Sie bereits im Voraus wissen, dass Sie die verbleibenden Zellen nach dem Löschen der Zellen in der aktuellen Zellauswahl nach links verschieben wollen, klicken Sie einfach im Menüband auf der Registerkarte START auf LÖSCHEN. (Da passiert auch nichts anderes, als wenn Sie das Dialogfeld LÖSCHEN öffnen und die Standardoption ZELLEN NACH LINKS VERSCHIEBEN mit OK bestätigen.)

Um ganze Spalten oder Zeilen aus einem Arbeitsblatt zu löschen, können Sie auf den Spaltenbuchstaben beziehungsweise die Zeilennummer klicken und dann im Kontextmenü der Spalte oder Zeile – öffnet sich mit Rechtsklick – den Befehl INHALTE LÖSCHEN wählen.

Ganze markierte Spalten oder Zeilen lassen sich in einem Arbeitsblatt auch löschen, wenn Sie auf der Registerkarte START auf den Pfeil der Schaltfläche LÖSCHEN klicken und im Dropdownmenü die Option BLATTSPALTEN LÖSCHEN beziehungsweise BLATTZEILEN LÖSCHEN wählen.

Ganze Spalten und Zeilen aus einem Arbeitsblatt zu löschen, ist eine riskante Angelegenheit. Sie sollten sich ganz sicher sein, dass diese Spalten und Zeilen nichts Wertvolles enthalten. Wenn Sie nämlich eine vollständige Zeile aus dem Arbeitsblatt entfernen, löschen Sie alle Daten in den Spalten A bis XFD in dieser Zeile (angezeigt werden ja immer nur einige wenige). Entsprechend gilt: Wenn Sie eine ganze Spalte löschen, entfernen Sie alle Daten in den Zeilen 1 bis 1.048.576 in dieser Spalte. Das könnte gefährlich werden …

Vorsicht, Bauarbeiten!

Es wird wahrscheinlich sehr häufig vorkommen, dass Sie neue Einträge in einen bereits belegten Bereich des Arbeitsblattes einfügen müssen. Sie können hierzu neue Zellen in den Bereich einfügen, anstatt einzelne Zellbereiche zu verschieben und neu anzuordnen. Um einen Zellbereich einzufügen, markieren Sie die Zellen (von denen einige bereits belegt sind), an deren Stelle die neuen Zellen angezeigt werden sollen, und klicken dann auf der Registerkarte START in der Gruppe ZELLEN auf den Pfeil der Schaltfläche EINFÜGEN. Wählen Sie im daraufhin angezeigten Dropdownmenü den Befehl ZELLEN EINFÜGEN. Das Dialogfeld ZELLEN EINFÜGEN mit den folgenden Optionsfeldern wird geöffnet:

ZELLEN NACH RECHTS VERSCHIEBEN: Sollen die bestehenden Zelleinträge nach rechts verschoben werden, klicken Sie auf diese Option und wählen dann OK oder drücken [Enter].

ZELLEN NACH UNTEN VERSCHIEBEN: Wenn das Programm die bestehenden Zellen nach unten verschieben soll, klicken Sie auf diese Option und wählen dann OK oder drücken [Enter].

GANZE ZEILE oder GANZE SPALTE: Ebenso wie beim Löschen von Zellen können Sie beim Einfügen von Zellen über das Dialogfeld ZELLEN EINFÜGEN ganze Zeilen und Spalten in den Zellbereich einfügen. Klicken Sie hierzu auf die Option GANZE ZEILE beziehungsweise auf die Option GANZE SPALTE.

Wenn Sie bereits im Voraus wissen, dass Sie die bestehenden Zellen nach dem Einfügen nach rechts verschieben wollen, klicken Sie einfach im Menüband auf der Registerkarte START auf EINFÜGEN. (Da passiert auch nichts anderes, als wenn Sie das Dialogfeld ZELLEN EINFÜGEN öffnen und die Option ZELLEN NACH RECHTS VERSCHIEBEN mit OK bestätigen.)

Denken Sie daran, dass Sie ganze Spalten und Zeilen in einem Arbeitsblatt auch einfügen können, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den betreffenden Zellbereich klicken und dann im Kontextmenü der Spalte oder Zeile den Befehl ZELLEN EINFÜGEN wählen.

Vergessen Sie nie, dass sich – genau wie beim Löschen ganzer Spalten und Zeilen – das Einfügen ganzer Spalten und Zeilen auf das gesamte Arbeitsblatt auswirkt und nicht nur auf den Teil, den Sie momentan auf dem Bildschirm sehen. Wenn Sie also nicht wissen, was alles noch in den großen Weiten des Arbeitsblattes verborgen ist, können Sie nicht mit Gewissheit sagen, ob sich das Einfügen nicht irgendwie auf Einträge in nicht angezeigten Bereichen auswirkt.

Tippfehlern den Garaus machen

Wenn Ihre Rechtschreibkenntnisse wie bei mir auch manchmal zu wünschen übrig lassen, werden Sie sicherlich erleichtert sein zu hören, dass Excel über eine integrierte Rechtschreibprüfung verfügt, die diese kleinen peinlichen Rechtschreibfehler aufspürt und verbessert. Es gibt also keine Entschuldigung mehr für ein Arbeitsblatt mit Tippfehlern in den Überschriften.

Um die Rechtschreibprüfung in einem Arbeitsblatt zu aktivieren, stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte ÜBERPRÜFEN auf RECHTSCHREIBUNG.

Drücken Sie [F7].

Egal wie Sie die Sache angehen, Excel beginnt sofort mit der Rechtschreibprüfung aller Texteinträge im Arbeitsblatt. Wenn das Programm auf ein unbekanntes Wort trifft, wird dieses im Dialogfeld RECHTSCHREIBUNG angezeigt (siehe Abbildung 4.12).

Das Textfeld NICHT IM WÖRTERBUCH enthält das Excel unbekannte Wort, wobei höchstwahrscheinlich richtige Wörter im Listenfeld VORSCHLÄGE angezeigt werden. Wenn das zunächst vorgeschlagene Wort nicht richtig ist, blättern Sie durch das Listenfeld VORSCHLÄGE und klicken dann auf die korrekte Schreibweise.

Abbildung 4.12: Überprüfen Sie Ihre Texte mithilfe des Dialogfeldes »Rechtschreibung« auf Tippfehler.

Das Dialogfeld RECHTSCHREIBUNG enthält folgende Optionen:

EINMAL IGNORIEREN und ALLE IGNORIEREN: Wenn die Rechtschreibprüfung auf ein Wort stößt, das nicht im Wörterbuch enthalten ist, von dem Sie jedoch der Meinung sind, dass es vollkommen in Ordnung ist, klicken Sie auf EINMAL IGNORIEREN. Wenn die Rechtschreibprüfung Sie mit diesem Wort nicht mehr behelligen soll, klicken Sie auf ALLE IGNORIEREN.

ZUM WÖRTERBUCH HINZUFÜGEN: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um ein (zumindest Excel) unbekanntes Wort dem Benutzerwörterbuch hinzuzufügen, damit es die nächste Rechtschreibprüfung »besteht«.

ÄNDERN: Um das Wort im Textfeld NICHT IM WÖRTERBUCH durch das im Listenfeld VORSCHLÄGE markierte Wort zu ersetzen, klicken Sie auf diese Schaltfläche.

IMMER ÄNDERN: Um alle Vorkommen dieses falsch geschriebenen Wortes im Arbeitsblatt zu ändern, klicken Sie auf diese Schaltfläche.

AUTOKORREKTUR: Wenn Excel von jetzt an den gerade angezeigten Fehler bereits bei der Eingabe automatisch durch den Vorschlag ersetzen soll, der im Listenfeld VORSCHLÄGE markiert ist, klicken Sie auf diese Schaltfläche. Das falsch geschriebene Wort und der Vorschlag werden daraufhin in die AutoKorrektur-Liste übernommen – mehr dazu in Kapitel 2.

WÖRTERBUCHSPRACHE: Wenn Sie bei der Korrektur eine andere Sprache verwenden möchten (zum Beispiel Englisch, wenn Sie englische Ausdrücke in einer Arbeitsmappe überprüfen wollen), klappen Sie diese Dropdownliste auf und wählen Sie dann die gewünschte Wörterbuchsprache aus.

Bei der Rechtschreibprüfung werden nicht nur Wörter angezeigt, die nicht im integrierten oder im benutzerdefinierten Wörterbuch gefunden werden, sondern auch Wortwiederholungen in einem Zelleintrag (zum Beispiel in €€) oder Wörter mit eigenartiger Groß-/Kleinschreibung (zum Beispiel UMSatz). Standardmäßig ignoriert die Rechtschreibprüfung alle Wörter mit Zahlen und Internetadressen. Wenn Wörter mit Großbuchstaben vollständig ignoriert werden sollen, klicken Sie unten im Dialogfeld RECHTSCHREIBUNG auf OPTIONEN und aktivieren Sie dann im Dialogfeld EXCEL-OPTIONEN in der Kategorie DOKUMENTPRÜFUNG das Kontrollkästchen WÖRTER IN GROSSBUCHSTABEN IGNORIEREN. Klicken Sie anschließend auf OK.

Sie können die Rechtschreibung auch nur für eine bestimmte Gruppe von Einträgen prüfen, indem Sie den Zellbereich markieren, bevor Sie auf der Registerkarte ÜBERPRÜFEN auf RECHTSCHREIBUNG klicken oder [F7] drücken.

Excel bietet auch den Luxus eines Thesaurus an, mit dem Sie Synonyme für das Wort in der aktuellen Zelle nachschlagen können. Wählen Sie dazu auf der Registerkarte ÜBERPRÜFEN in der Gruppe DOKUMENTPRÜFUNG den Befehl THESAURUS oder drücken Sie [Shift]+[F7]. Daraufhin öffnet Excel den Aufgabenbereich THESAURUS und listet Synonyme für das Wort in der aktuellen Zelle auf. Sie können im Aufgabenbereich THESAURUS oben auch direkt einen Begriff eingeben. Und wenn Sie in der Liste mit angebotenen Synonymen auf einen Eintrag klicken, werden Synonyme zum Synonym angezeigt. Und so kommen Sie vom Hundertsten ins Tausendste. Falls Sie sich irgendwann für ein Synonym entscheiden können, mit dem Sie das aktuelle Wort im Arbeitsblatt ersetzen möchten, wählen Sie im dazugehörigen Dropdownmenü den Befehl EINFÜGEN.

5

Und jetzt alles aufs Papier gebracht (oder Druckversuch – der 101.)

In diesem Kapitel

Seiten vor dem Drucken im Seitenlayout und in der Seitenansicht der Backstage-Ansicht prüfen

Aus der Symbolleiste für den Schnellzugriff heraus drucken

Alle Arbeitsblätter einer Arbeitsmappe auf einen Streich drucken

Nur einen ganz bestimmten Bereich des Arbeitsblattes drucken

Ein ganzes Arbeitsblatt auf nur einer Seite drucken

Vom Hochformat zum Querformat und umgekehrt wechseln

Die Ränder für den Ausdruck ändern

Den Ausdruck mit Kopf- und Fußzeilen informativer gestalten

Auf jeder Druckseite die Spalten- und Zeilenbeschriftungen wiederholen

Selbst bestimmen, wo im Ausdruck eine neue Seite beginnen soll

Die Formeln anstelle der Ergebnisse drucken

Wenn alles gesagt und getan ist, wird es höchste Zeit, die Daten aufs Papier zu bringen. Alles, was Sie sich bisher mühsam erarbeitet haben, Dateneingabe, Formatierungen, Formeleingabe etc., dient ja eigentlich hauptsächlich dem Zweck, das Ganze irgendwann einmal schwarz auf weiß in Händen zu halten. In diesem Kapitel erfahren Sie endlich, wie Sie mit Excel drucken. Das wurde auch Zeit, oder? Wie Sie sehen werden, gilt es dabei nur ein paar Formalitäten einzuhalten, und schon erhalten Sie einen Topausdruck – und das (hoffentlich) bereits beim ersten Versuch.

Dank des Bereichs DRUCKEN in der Backstage-Ansicht ist das Drucken mit Excel keine Zauberei. Dort finden Sie auch die Seitenansicht für Ihr Dokument. Der Bereich DRUCKEN in der Backstage-Ansicht und die praktische Registerkarte SEITENLAYOUT im Menüband bilden zusammen ein unschlagbares Paar. Damit klappt der Ausdruck bestimmt schon beim ersten Mal (und nicht erst beim 101. Versuch).

Zunächst sollten Sie sich ein bisschen mit der Seitenaufteilung von Excel beschäftigen und lernen, diese Ihren Wünschen entsprechend zu steuern. Angenommen, Sie möchten ein Dokument ausdrucken, das etwas länger als eine Druckseite ist. Da Sie aber recht viele Spalten mit wichtigen Zahlen versehen haben, ist das Arbeitsblatt nicht nur länger als eine Seite, sondern auch noch breiter. Wie um alles in der Welt soll das jemals in ordentlicher Form aus dem Drucker kommen? Excel muss also sowohl einen horizontalen Seitenumbruch (für die Länge) als auch einen vertikalen (für die Breite) durchführen.

Excel geht dabei folgendermaßen vor: Es druckt zuerst in vertikaler Richtung, das heißt alle Zeilen und so viele Spalten, wie auf eine Seite passen (zum Beispiel A bis E). Sobald eine Seite bis unten vollgeschrieben ist, wird eine neue Seite begonnen … und das so lange, bis alle Zeilen mit den ersten Spalten gedruckt sind. Dann blättert Excel zurück zur ersten Zeile und springt nach rechts, um den zweiten Spaltenbereich (zum Beispiel F bis K) für alle Zeilen zu drucken. Das Ganze wird so lange wiederholt, bis alle Daten gedruckt sind.

Wenn Excel seine Druckaufteilung vornimmt, käme es nie auf die Idee, die Daten innerhalb einer Zeile oder Spalte aufzuteilen. Passt eine Zeile nicht mehr auf die Seite, wird sie vollständig auf die nächste Seite geschrieben. Dasselbe gilt für Spalten.

Sie haben nun mehrere Möglichkeiten, mit diesen Problemen fertigzuwerden. Und Sie werden diese auch gleich alle kennenlernen. Denn wenn Sie erst einmal gelernt haben, die Seitenaufteilung von Excel für Ihre Zwecke zu nutzen, muss nur noch der Drucker arbeiten. Sie selbst haben dann Ihre Schuldigkeit getan.

Einen prüfenden Blick auf Arbeitsblätter

im Seitenlayout werfen

Tun Sie sich und der Umwelt einen Gefallen: Verwenden Sie vor dem Drucken stets die wunderbare Einrichtung des Seitenlayouts und retten Sie so im Laufe der Zeit ein bis zwei Wälder. Mithilfe des Seitenlayouts können Sie in Excel einen Blick auf die endgültigen Seiten der aktuellen Arbeitsmappe werfen und – wenn Ihnen etwas nicht gefällt – diese dort auch gleich bearbeiten. Und wie gelangen Sie dorthin? Entweder klicken Sie ganz unten in der Statusleiste links neben dem Zoomregler auf die Schaltfläche SEITENLAYOUT (die mittlere von den drei Schaltflächen) oder Sie klicken auf der Registerkarte ANSICHT in der Gruppe ARBEITSMAPPENANSICHTEN auf die Schaltfläche SEITENLAYOUT. Wie Sie in Abbildung 5.1 sehen können, bietet Ihnen Excel im Seitenlayout den Luxus eines horizontalen und eines vertikalen Lineals über den Spalten- und neben den Zeilenköpfen. Im Arbeitsblatt können Sie exakt die Ränder jeder Druckseite sowie eventuell vorhandene Kopf- und Fußzeilen erkennen. Und wenn Sie mit dem Zoomregler die Darstellung etwas verkleinern, werden Sie sogar präzise über die Seitenumbrüche informiert. Das nenn ich echten Service!

Wenn Sie einen Überblick über alle Druckseiten des aktuellen Arbeitsblattes erhalten wollen, ziehen Sie den Zoomregler in der Statusleiste so weit nach links, bis die Darstellung derart verkleinert wird, dass Sie eine Miniaturausgabe aller Druckseiten auf dem Bildschirm sehen.

Excel zeigt im Lineal stets die Standardmaßeinheit an, die auf Ihrem Rechner eingestellt ist (zum Beispiel Zentimeter in Europa und Zoll in den USA). Wenn Sie mit den aktuellen Einstellungen nicht glücklich sind, klicken Sie auf der Registerkarte DATEI auf die Schaltfläche OPTIONEN. Im Dialogfeld EXCEL-OPTIONEN klicken Sie dann im linken Bereich auf den Eintrag ERWEITERT. Nun müssen Sie im rechten Bereich nur noch so lange nach unten scrollen, bis der Bereich ANZEIGE sich blicken lässt. Dort klicken Sie auf den Pfeil des Dropdown-Listenfeldes LINEALEINHEITEN und wählen eine Maßeinheit (ZOLL, ZENTIMETER oder MILLIMETER).

Die Lineale können Sie übrigens im Seitenlayout ein- und ausblenden, indem Sie auf der Registerkarte ANSICHT in der Gruppe ANZEIGEN das Kontrollkästchen LINEAL aktivieren beziehungsweise deaktivieren.

Abbildung 5.1: Einen Blick auf ein Arbeitsblatt in der Seitenlayoutansicht werfen

Einen prüfenden Blick auf Arbeitsblätter in der Seitenansicht werfen

Die komfortable Backstage-Ansicht zum Drucken spart Zeit, Nerven und Papier. Viele Wege führen dorthin: Klicken Sie auf die Registerkarte DATEI und dann auf den Eintrag DRUCKEN oder drücken Sie [Strg]+[P] oder [Strg]+[F2]. Wie Sie in Abbildung 5.2 sehen können, haben Sie im Bereich DRUCKEN der Backstage-Ansicht alles im Blick – die aktuellen Einstellungen für den Ausdruck und eine Vorschau auf die erste Druckseite des Arbeitsblattes.

Sie haben auch die Möglichkeit, die Symbolleiste für den Schnellzugriff um die Schaltfläche SEITENANSICHT UND DRUCKEN zu erweitern. Dann brauchen Sie nur noch auf diese Schaltfläche zu klicken, um im Bereich DRUCKEN einen Blick auf Ihr Dokument werfen zu können.

In der Druckvorschau oder Seitenansicht können Sie genau sehen, wie Excel Ihre Daten auf dem Papier verteilen wird. Sie haben dann in der Backstage-Ansicht noch Gelegenheit, die Ränder anzupassen oder Seiteneinstellungen zu ändern. Sieht alles okay aus, können Sie direkt aus der Backstage-Ansicht heraus drucken.

Abbildung 5.2: Der Bereich »Drucken« in der Backstage-Ansicht mit allen aktuellen Druckeinstellungen und der Druckvorschau

In der Seitenansicht der Backstage-Ansicht wird also die erste Seite des zu druckenden Arbeitsblattes angezeigt. Sie können dort zwar nichts mehr lesen, dafür erkennen Sie aber genau, wie die erste Druckseite aussehen wird. Was machen Sie, wenn Sie doch zumindest ein bisschen von dem, was da geschrieben steht, lesen möchten, um sich im Arbeitsblatt zu orientieren? Sie vergrößern einfach die Darstellung. Klicken Sie dazu rechts unten unterhalb der Seitenansicht auf die Schaltfläche AUF SEITE ZOOMEN. Vergleichen Sie die Darstellung der Druckseite in Abbildung 5.2 und Abbildung 5.3. Wie Sie sehen können, lässt sich die erste Seite des vierseitigen Dokuments in der Vergrößerung doch deutlich besser lesen.

Nachdem Sie die Darstellung vergrößert haben, können Sie mit den Bildlaufleisten in Ruhe durch die Seiten blättern. Wenn Sie die ganze (verkleinerte) Druckseite wieder anzeigen möchten, klicken Sie erneut auf die Schaltfläche AUF SEITE ZOOMEN.

Abbildung 5.3: Die erste Seite von vieren nach Klicken auf die Schaltfläche »Auf Seite zoomen«

Excel zeigt stets unterhalb der Seitenansicht an, wie viele Seiten insgesamt gedruckt werden. Mit der Schaltfläche NÄCHSTE SEITE gelangen Sie zur nächsten, mit der Schaltfläche VORHERIGE SEITE zur vorherigen Druckseite. (Letztere Schaltfläche wird abgeblendet dargestellt, wenn Sie sich auf der ersten Seite befinden.)

Wenn Sie die Markierungen für den linken, oberen, rechten und unteren Rand sowie die Spaltenbreiten anzeigen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche SEITENRÄNDER ANZEIGEN links neben der Schaltfläche AUF SEITE ZOOMEN. Und wenn Ihnen eine Rand- oder Spalteneinstellung nicht passt, ziehen Sie einfach die dazugehörige Markierung, um die Einstellungen für den Rand beziehungsweise für die Spalte neu festzulegen (siehe auch den Abschnitt »Den Seitenrändern auf der Spur« weiter hinten in diesem Kapitel).

Wenn Sie alles in der Seitenansicht überprüft haben, können Sie die folgenden Druckeinstellungen ändern, bevor Sie den endgültigen Druck wagen:

Die Schaltfläche DRUCKEN mit dem Feld EXEMPLARE: Klicken Sie erst dann auf die Schaltfläche DRUCKEN, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben und den Druckvorgang starten wollen. Wenn Sie mehr als eine Kopie Ihres Arbeitsblattes drucken wollen, geben Sie die Anzahl der zu druckenden Exemplare im gleichnamigen Feld rechts daneben ein.

Das Dropdown-Listenfeld DRUCKER: Klicken Sie auf den Pfeil neben diesem Feld, wenn für den Ausdruck ein anderer Drucker oder ein Faxgerät verwendet werden soll. Sie werden in diesem Listenfeld natürlich nur fündig, wenn Sie über den Luxus mehrerer Ausgabegeräte verfügen. (Excel zeigt in diesem Listenfeld automatisch den Namen des Druckers an, der als Standarddrucker in Windows eingerichtet ist. Sehr umsichtig!)

Die vielen Dropdown-Listenfelder im Bereich EINSTELLUNGEN: Fangen wir gleich mal mit dem ersten Dropdown-Listenfeld in diesem Bereich an, unter dem Excel zwei zusätzliche Felder für Sie bereithält. Klicken Sie auf den Pfeil des Dropdown-Listenfeldes und wählen Sie, ob Sie das aktive Blatt beziehungsweise mehrere ausgewählte Blätter, die gesamte Arbeitsmappe oder eine Auswahl von Zellen drucken wollen. Oder grenzen Sie das zu druckende Material strikt auf eine bestimmte Seitenzahl ein, indem Sie die erste und die letzte zu druckende Seite in die beiden darunter liegenden Felder eingeben.

Es gibt noch eine Reihe weiterer Dropdown-Listenfelder zu bestaunen – zum Sortieren mehrerer Exemplare, zum Drucken im Hoch- beziehungsweise Querformat, zur Auswahl des Papierformats, zum Einstellen der Seitenränder sowie der Bereiche für die Kopf- und Fußzeilen und zu guter Letzt zum Drucken mehrerer verkleinerter Seiten auf einer Papierseite.

Das mit dem Druckbereich muss noch geklärt werden

Excel verfügt über eine besondere Druckfunktion, mit der sich ein Druckbereich festlegen lässt. Dazu markieren Sie zunächst alle Zellen im Arbeitsblatt, die Sie drucken möchten. Dann klicken Sie auf der Registerkarte SEITENLAYOUT in der Gruppe SEITE EINRICHTEN auf die Schaltfläche DRUCKBEREICH und danach auf DRUCKBEREICH FESTLEGEN. Wenn Sie nun in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche SCHNELLDRUCK klicken (falls Sie sie dort eingefügt haben) oder in der Backstage-Ansicht zum Drucken auf die Schaltfläche DRUCKEN klicken beziehungsweise [Strg]+[F2] drücken, wird genau dieser Druckbereich gedruckt – nicht mehr und nicht weniger.

Denken Sie daran: Auch wenn Sie versuchen, in der Backstage-Ansicht zum Drucken irgendeinen anderen Bereich zum Drucken einzustellen – es hilft nichts! Der Druckbereich setzt sich durch! Es sei denn, Sie klicken im Bereich EINSTELLUNGEN in der Liste des ersten Dropdown-Listenfeldes auf den Eintrag DRUCKBEREICH IGNORIEREN oder heben den Druckbereich wieder auf. Und wie werden Sie einen einmal festgelegten Druckbereich wieder los? Dazu klicken Sie auf der Registerkarte SEITENLAYOUT in der Gruppe SEITE EINRICHTEN auf die Schaltfläche DRUCKBEREICH und danach auf DRUCKBEREICH AUFHEBEN. Dann haben die Einstellungen im Dialogfeld DRUCKEN wieder das Sagen.

Sie können einen Druckbereich auch auf der Registerkarte BLATT im Dialogfeld SEITE EINRICHTEN definieren beziehungsweise löschen. Um zu diesem Dialogfeld zu gelangen, klicken Sie auf der Registerkarte SEITENLAYOUT in der Gruppe SEITE EINRICHTEN auf das Startprogramm für ein Dialogfeld (Sie wissen schon – dieser kleine, schräg nach rechts unten zeigende Pfeil, zu dem dieser bombastische Name so gar nicht passen will). Wenn Sie dann auf die Registerkarte BLATT klicken, können Sie dort den Druckbereich definieren.

Sie setzen die Einfügemarke in das Textfeld DRUCKBEREICH und markieren dann den Zellbereich im Arbeitsblatt. (Dieses Dialogfeld lässt sich mit der Schaltfläche DIALOG REDUZIEREN am Ende des Textfeldes so minimieren, dass nur noch das Druckbereichfeld angezeigt wird.) Sollten Sie den Druckbereich in diesem Dialogfeld wieder loswerden wollen, brauchen Sie nur die Zelladressen im Textfeld DRUCKBEREICH zu markieren und [Entf] zu drücken.

Das aktuelle Arbeitsblatt drucken

Solange Sie Excels Standardeinstellungen für das Drucken verwenden, ist das Drucken eines Arbeitsblattes ein Kinderspiel: Fügen Sie einfach die Schaltfläche SCHNELLDRUCK in die Symbolleiste für den Schnellzugriff ein. Sie klicken dazu ganz rechts in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF ANPASSEN (das ist der Pfeil mit dem Querbalken darüber) und wählen in der Liste den Eintrag SCHNELLDRUCK.

Und schon steht Ihnen der Expressdruck via Symbolleiste für den Schnellzugriff zur Verfügung. Einmal darauf geklickt und der Ausdruck des aktuellen Arbeitsblattes ist in der Mache, einschließlich eventuell enthaltener Diagramme und grafischer Objekte, aber ohne Kommentare; die werden nicht automatisch gedruckt. (In Kapitel 6 erfahren Sie alles, was Sie zu Kommentaren wissen sollten, und in Kapitel 10 erhalten Sie jede Menge Infos über Grafiken und Diagramme.)

Was passiert eigentlich beim Drucken? Wenn Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche SCHNELLDRUCK klicken, übergibt Excel die eigentliche Arbeit (den Druckjob) an die sogenannte Druckwarteschlange von Windows. Diese ominöse Schlange fungiert als Bote zwischen Excel und Ihrem Drucker. Je nachdem, wie viel Sie drucken, kann die Übergabe an den Boten etwas Zeit in Anspruch nehmen. Excel hält Sie über ein Dialogfeld auf dem Laufenden (zum Beispiel Druckt Seite 2 von 100.). Sollten Sie es sich jetzt doch noch anders überlegen, können Sie dem Druckjob durch Klicken auf ABBRECHEN den Garaus machen. Ansonsten wird der Druckjob an den Drucker übergeben und Sie können weiterarbeiten. Bis der Drucker dann anfängt zu drucken, kann es etwas dauern. Also keine Sorge, wenn der Drucker nicht sofort reagiert.

Manchmal will man eigentlich nicht drucken und hat es aber trotzdem irgendwie geschafft, riesige Datenmengen an den Drucker zu schicken. (Denken Sie an den Wald.) Wenn man es schnell genug merkt, sind die Daten vielleicht erst in der Warteschlange gelandet oder nur zum Teil bereits von dort an den Drucker weitergeleitet worden. Dann lohnt es sich, den Druck abzubrechen. Und wo? Im Dialogfeld für Ihren Drucker.

Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Taskleiste von Windows auf das Druckersymbol. Damit wird das Kontextmenü für den Drucker geöffnet.

Wenn Sie lediglich mit dem Mauszeiger auf das Druckersymbol zeigen (nicht klicken!), wird dort folgende QuickInfo angezeigt: 1 ausstehende(s) Dokument(e) für »benutzername«.

2. Wählen Sie im Kontextmenü für den Drucker den Befehl ALLE AKTIVEN DRUCKER ÖFFNEN.

Damit öffnen Sie das Druckerfenster, in dem der Excel-Druckauftrag angezeigt wird.

3. Markieren Sie den Excel-Druckauftrag, der gelöscht werden soll.

4. Wählen Sie im Menü DOKUMENT den Befehl ABBRECHEN.

5. Warten Sie, bis der Auftrag abgebrochen ist. (Kann eine Weile dauern.) Klicken Sie anschließend auf das X ganz rechts in der Titelleiste, um das Druckerfenster zu schließen.

Auf der Jagd nach der perfekten Seite

Wie ich am Anfang dieses Kapitels angekündigt habe, ist die Steuerung der Seitenaufteilung die einzige Schwierigkeit beim Drucken. Gott sei Dank finden Sie auf der Registerkarte SEITENLAYOUT alle Werkzeuge, die Sie dafür brauchen.

Es gibt dort drei Gruppen, die Sie mit ihren Schaltflächen bei dieser Aufgabe unterstützen: SEITE EINRICHTEN, AN FORMAT ANPASSEN und BLATTOPTIONEN, zu denen Sie gleich mehr erfahren werden.

Und natürlich sollten Sie beim Basteln mit den Werkzeugen der drei Gruppen in die Seitenlayoutansicht schalten. Dann sehen Sie nämlich gleich, wie Ihre Druckseiten in Wirklichkeit aussehen werden. Klicken Sie zum Umschalten in die Seitenlayoutansicht unten rechts in der Statusleiste auf die Schaltfläche SEITENLAYOUT.

Die Werkzeuge der Gruppe »Seite einrichten«

Die Gruppe SEITE EINRICHTEN auf der Registerkarte SEITENLAYOUT enthält folgende wichtige Schaltflächen:

SEITENRÄNDER: Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, können Sie unter drei verschiedenen Einstellungen für die Seitenränder wählen (mehr dazu im nächsten Abschnitt »Den Seitenrändern auf der Spur«).

AUSRICHTUNG: Mit dieser Schaltfläche können Sie zwischen dem Hoch- und dem Querformat für den Ausdruck hin- und herschalten (mehr dazu gleich im Abschnitt »Wie wär’s im Querformat?«).

FORMAT: Ein Klick und Sie können in einer ziemlich langen Liste unter verschiedensten Papierformaten wählen oder eigene Papiergrößen basteln. Wenn Sie ganz unten auf den Eintrag WEITERE PAPIERFORMATE klicken, wechseln Sie zum Dialogfeld SEITE EINRICHTEN, in dem Sie weitere Druckoptionen einstellen können.

DRUCKBEREICH: Hier fügen Sie einen Druckbereich ein oder löschen einen bereits definierten. Das kluge Kästchen »Das mit dem Druckbereich muss noch geklärt werden« weiter vorn in diesem Kapitel kennt sich bei diesem Thema aus.

UMBRÜCHE: Hier fügen Sie Seitenumbrüche ein oder entfernen sie wieder. Lesen Sie mehr zu diesem Thema im Abschnitt »Alles an seinem Platz« weiter hinten in diesem Kapitel.

HINTERGRUND: Durch Klicken auf diese Schaltfläche wird das Fenster BILDER EINFÜGEN geöffnet, in dem Sie ein Hintergrundbild für das aktuelle Arbeitsblatt festlegen können. Wenn Sie bereits ein Hintergrundbild gewählt haben, lautet der Name dieser Schaltfläche HINTERGRUND LÖSCHEN.

DRUCKTITEL: Damit öffnen Sie das Dialogfeld SEITE EINRICHTEN und begeben sich dort zur Registerkarte BLATT. Wie das mit dem Drucktitel geht, erfahren Sie im Abschnitt »Jeder hat Anspruch auf einen Titel« weiter hinten in diesem Kapitel.

Den Seitenrändern auf der Spur

Sicherheitshalber noch einmal, damit Sie’s auch wirklich wissen: Wir befinden uns gerade im Menüband auf der Registerkarte SEITENLAYOUT in der Gruppe SEITE EINRICHTEN. Sie sollten jetzt auf die Schaltfläche SEITENRÄNDER klicken. Aha! Das ist doch ganz übersichtlich:

NORMAL: Das sind also die ganz normalen Randeinstellungen – 1,91 cm für den oberen und unteren Rand, 1,78 cm für den linken und rechten Rand und 0,76 cm zwischen oberem Rand und Kopfzeile sowie zwischen unterem Rand und Fußzeile.

BREIT: Hier sind die Seitenränder etwas großzügiger gesetzt – 2,54 cm für den oberen, unteren, linken und rechten Rand und 1,27 cm zwischen oberem Rand und Kopfzeile sowie zwischen unterem Rand und Fußzeile.

SCHMAL: Hier wird’s enger – 1,91 cm für den oberen und unteren Rand, 0,64 cm für den linken und rechten Rand und 0,76 cm zwischen oberem Rand und Kopfzeile sowie zwischen unterem Rand und Fußzeile.

Und für was soll das gut sein? Stellen Sie sich vor, Sie möchten ein Arbeitsblatt drucken und sehen bereits im Seitenlayout oder in der Seitenansicht, dass genau eine Spalte nicht mehr auf die Druckseite passt. Wenn Sie es mit den schmalen Randeinstellungen versuchen, reicht der Platz vielleicht auch noch für diesen einen Ausreißer.

Sollte es doch nicht reichen, ändern Sie die Seitenränder manuell, entweder im Dialogfeld SEITE EINRICHTEN auf dessen Registerkarte SEITENRÄNDER oder in der Seitenansicht im Bereich DRUCKEN der Backstage-Ansicht durch Ziehen der Markierungen für die Seitenränder. Wenn Sie mehr Spalten auf einer Seite drucken möchten, reduzieren Sie den linken und den rechten Rand, sollen es mehr Zeilen auf einer Seite sein, verkleinern Sie den oberen und unteren Rand.

Zunächst einmal zur Registerkarte SEITENRÄNDER des Dialogfeldes SEITE EINRICHTEN, das in Abbildung 5.4 zu sehen ist. Um dorthin zu gelangen, klicken Sie ganz unten in der Liste der Schaltfläche SEITENRÄNDER auf den Eintrag BENUTZERDEFINIERTE SEITENRÄNDER. Dann landen Sie automatisch auf der gleichnamigen Registerkarte. Geben Sie dort die neuen Randeinstellungen in die Felder LINKS, RECHTS, OBEN und UNTEN ein.

Abbildung 5.4: Die Registerkarte »Seitenränder» im Dialogfeld »Seite einrichten«

Im Bereich AUF DER SEITE ZENTRIEREN können Sie eine Seite innerhalb der aktuellen Ränder ausrichten. Mit HORIZONTAL wird die Seite zwischen dem linken und dem rechten, mit VERTIKAL zwischen dem oberen und dem unteren Seitenrand ausgerichtet. Beides zusammen geht natürlich auch. Dann ist es richtig zentriert.

Nun zum Ränderziehen in der Seitenansicht: Wenn Sie im Bereich DRUCKEN der Backstage-Ansicht ([Strg]+[P]) unterhalb der Seitenansicht auf die Schaltfläche SEITENRÄNDER ANZEIGEN klicken, können Sie die Seitenränder durch Ziehen der Markierungen ändern. Und genau so können Sie hier auch die Spaltenbreiten verändern (wie Abbildung 5.5 zeigt). Um einen Rand zu ändern, setzen Sie den Mauszeiger auf die entsprechende Randmarkierung. (Der Mauszeiger wird zum Doppelpfeil.) Ziehen Sie dann die Markierung ganz einfach in die gewünschte Richtung. Sobald Sie die Maustaste loslassen, zeichnet Excel die Seite neu und berücksichtigt dabei die geänderten Randeinstellungen. Dabei kann es passieren, dass Sie Spalten oder Zeilen auf der aktuellen Seite »gewinnen« oder »verlieren«. Aber mit etwas Übung bekommen Sie schnell ein Gefühl dafür, wie weit Sie gehen können. Die Spaltenbreite wird analog dazu geändert. Für jede Spalte zeigt Excel am oberen Seitenrand eine Markierung an, die Sie beliebig ziehen können.

Wie wär’s im Querformat?

Die Liste, die Ihnen beim Klicken auf die Schaltfläche AUSRICHTUNG (wir sind immer noch auf der Registerkarte SEITENLAYOUT in der Gruppe SEITE EINRICHTEN) entgegenklappt, besteht aus genau zwei Einträgen:

HOCHFORMAT: Das ist der Standard. Dabei werden alle Spalten der kurzen Papierkante entlang gedruckt.

QUERFORMAT: Für Querdenker werden alle Spalten der langen Papierkante entlang gedruckt.

Abbildung 5.5: Die Seitenansicht mit den Markierungen für Seitenränder und Spalten. Oben links wird gerade der linke Rand geändert.

Da viele Arbeitsblätter breiter als hoch sind (denken Sie nur an ein Budgetblatt mit zwölf aufeinanderfolgenden Monaten), kann es nur von Vorteil sein, wenn Ihr Drucker in der Lage ist, auch einmal querzudenken, das heißt das Papier im Querformat zu bedrucken. Dann passen nämlich bedeutend mehr Spalten auf eine Seite als im Standardhochformat.

Dass das nicht immer zu einer Reduzierung der Seiten führen muss, zeigt Abbildung 5.6. Dort sehen Sie die Seiten eines zukünftigen Ausdrucks im Seitenlayout im Querformat. In diesem Beispiel kann Excel zwar drei Spalten mehr auf eine Seite bekommen als im Hochformat. Da diese Arbeitsmappe aber länger als breit ist, vergrößert sich die Anzahl der Druckseiten von vier auf sechs. (Ein Vergleich mit Abbildung 5.1 bringt den Beweis dafür.)

Jeder hat Anspruch auf einen Titel

Sie können sogenannte Drucktitel für den Ausdruck definieren. Das sind Zeilen und/oder Spalten, die auf jeder Seite stets links beziehungsweise oben gedruckt werden. Diese Drucktitel sind besonders bei mehrseitigen Ausdrucken von unschätzbarem Wert. Wissen Sie noch, um was es geht, wenn Sie auf der zehnten Seite keine Spalten- oder Zeilenbeschriftungen mehr sehen? Ich nicht! Aber wenn Sie die Beschriftungen auf jeder Druckseite wiederholen, wissen Sie stets, wovon Ihre Zahlen sprechen.

Abbildung 5.6: Im Seitenlayout klar zu erkennen: Im Querformat spart man sich bei diesem Arbeitsblatt keine Seiten – ganz im Gegenteil.

Verwechseln Sie einen Drucktitel oben auf jeder Druckseite nicht mit der Kopfzeile des Dokuments, die Sie weiter hinten in diesem Kapitel im Abschnitt »Von Kopf bis Fuß« noch kennenlernen werden. Die Kopfzeile befindet sich über dem oberen Seitenrand, während der Drucktitel zu den Daten des eigentlichen Arbeitsblattes zählt. Sie können Zeilen und Spalten als Drucktitel definieren. Im Fall von Zeilen wird der Drucktitel stets direkt oberhalb der ersten Daten und im Falle von Spalten links neben den ersten Daten ausgegeben.

Und so legen Sie einen Drucktitel für den Ausdruck fest:

1. Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte SEITENLAYOUT in der Gruppe SEITE EINRICHTEN auf die Schaltfläche DRUCKTITEL.

Wie von Zauberhand wird die Registerkarte BLATT des Dialogfeldes SEITE EINRICHTEN angezeigt (siehe Abbildung 5.7).

Wenn Sie Zeilen als Drucktitel definieren möchten, fahren Sie mit Schritt 2a fort, im Fall von Spalten mit Schritt 2b.

Abbildung 5.7: Drucktitel verleihen

2. a) Setzen Sie die Einfügemarke in das Textfeld WIEDERHOLUNGSZEILEN OBEN und ziehen Sie dann mit gedrückter Maustaste über die Zeilen, deren Inhalt oben auf jeder Seite gedruckt werden soll. Das Dialogfeld wird auf das Feld WIEDERHOLUNGSZEILEN OBEN reduziert. Dasselbe erreichen Sie auch, wenn Sie auf die Schaltfläche DIALOG REDUZIEREN (die mit dem kleinen roten Pfeil drin) am Ende des Textfeldes klicken.

Haben Sie gesehen, dass Excel beim Ziehen mit der Maus um den Drucktitel einen Laufrahmen setzt – eine gepunktete Linie, die »herumläuft«? Sie soll den Titel und den Rest optisch voneinander trennen und Ihnen als Orientierung dienen.

b) Im Fall von Spalten aktivieren Sie das Textfeld WIEDERHOLUNGSSPALTEN LINKS und ziehen dann über den Spaltenbereich, der auf jeder Seite links gedruckt werden soll. Das Dialogfeld wird auf das Feld WIEDERHOLUNGSSPALTEN LINKS reduziert. Dasselbe erreichen Sie auch, wenn Sie auf die Schaltfläche DIALOG REDUZIEREN (die mit dem kleinen roten Pfeil drin) am Ende des Textfeldes klicken.

Auch hier gibt es wieder diesen Laufrahmen.

In Abbildung 5.7 habe ich die Zeilen 1 und 2 mit dem Titel der Kundenliste sowie den Spaltenbeschriftungen der Kundenliste als Drucktitel ausgewählt. Folglich steht im Textfeld WIEDERHOLUNGSZEILEN OBEN der Eintrag $1:$2. Wählen Sie OK oder drücken Sie [Enter], um das Dialogfeld SEITE EINRICHTEN zu schließen.

Sobald das Dialogfeld SEITE EINRICHTEN verschwindet, verduftet auch der Laufrahmen. In Abbildung 5.7 wurden also die erste beiden Zeilen als Drucktitel definiert. Abbildung 5.8 zeigt im Seitenlayout die zweite Seite des Ausdrucks. Wie Sie sehen können, werden die Drucktitel wiederholt.

Abbildung 5.8: Seite 2 mit Drucktiteln im Seitenlayout

Wenn Sie genug von den Drucktiteln haben, können Sie sie einfach entfernen, indem Sie im Dialogfeld SEITE EINRICHTEN auf die Registerkarte BLATT klicken und die Einträge in den Textfeldern WIEDERHOLUNGSZEILEN OBEN und/oder WIEDERHOLUNGSSPALTEN LINKS löschen. Auf OK klicken, und weg ist der Drucktitel.

Die Werkzeuge der Gruppe »An Format anpassen«

Jetzt haben Sie mich schon sehr weit in den Dschungel der Druckvorbereitungen begleitet. Damit Sie mich nicht auf den letzten Metern verlieren: Wir befinden uns immer noch im Menüband auf der Registerkarte SEITENLAYOUT, jetzt aber in der Gruppe AN FORMAT ANPASSEN. Dort gibt es die Schaltfläche SKALIERUNG, mit der Sie den Ausdruck – wie der Name schon sagt – skalieren können. Stattdessen können Sie auch alle Daten Ihres Arbeitsblattes auf eine Seite quetschen. Excel berechnet beim Skalieren automatisch, um wie viel es das Arbeitsblatt verkleinern muss, damit alles auf einer Seite Platz hat. Dazu klicken Sie auf den Pfeil neben BREITE und wählen den Eintrag 1 SEITE. Dann klicken Sie auf den Pfeil neben HÖHE und wählen ebenfalls den Eintrag 1 SEITE.

Sie werden aber häufig im Bereich DRUCKEN der Backstage-Ansicht ([Strg]+[P]) in der Seitenansicht bemerken, dass das Ganze einfach zu klein geworden ist. Was nützt es, wenig Papier zu verbrauchen, wenn man das Ergebnis nicht mehr entziffern kann. Wenn es wirklich unleserlich ist, drücken Sie erst einmal [ESC], um die Backstage-Ansicht zu verlassen. Ändern Sie dann auf der Registerkarte SEITENLAYOUT in der Gruppe AN FORMAT ANPASSEN in den Feldern HÖHE und BREITE die Anzahl der Seiten.

Bei einer recht breiten Tabelle geben Sie zum Beispiel im Feld BREITE 2 ein und belassen den Eintrag im Feld HÖHE bei 1. Bei einer recht langen Tabelle verfahren Sie genau umgekehrt. Entscheiden Sie anschließend, welche Variante besser zu Ihrem Arbeitsblatt passt.

Sollten Sie nach der ganzen Anpasserei einsehen, dass das Verkleinern des Arbeitsblattes sinnlos ist, wählen Sie einfach im Listenfeld von HÖHE und BREITE den Eintrag AUTOMATISCH und geben im Feld SKALIERUNG 100 ein.

Die Werkzeuge der Gruppe »Blattoptionen«

Wo wir sind? Immer noch im Menüband auf der Registerkarte SEITENLAYOUT, jetzt aber in der Gruppe BLATTOPTIONEN. Dort gibt es zwei ziemlich nützliche DRUCKEN-Kontrollkästchen, eines unter GITTERNETZLINIEN und eines unter ÜBERSCHRIFTEN. Beide sind standardmäßig nicht aktiviert.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen DRUCKEN im Bereich GITTERNETZLINIEN, wenn Sie eben dieses Raster drucken möchten.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen DRUCKEN im Bereich ÜBERSCHRIFTEN, wenn Sie die Spaltenbuchstaben und die Zeilennummern drucken möchten.

Aktivieren Sie beide DRUCKEN-Kontrollkästchen, wenn Sie wollen, dass der Ausdruck so weit wie möglich mit der Ansicht auf dem Bildschirm übereinstimmt. Dies ist hilfreich, wenn Sie beispielsweise Zellbezüge im Ausdruck benötigen, um Zellen im aktuellen Arbeitsblatt auf dem Bildschirm zur Bearbeitung aufzuspüren.

Von Kopf bis Fuß

Kopf- und Fußzeilen sind Textzeilen, die im Ausdruck auf jeder Seite ganz oben beziehungsweise ganz unten gedruckt werden. Dabei wird die Kopfzeile innerhalb des oberen Seitenrands und die Fußzeile innerhalb des unteren Seitenrands gedruckt. Beide werden innerhalb ihrer Randbegrenzung vertikal zentriert. Aber von allein geht nichts. Sie müssen Excel schon anweisen, Ihre Arbeitsmappe mit einer Kopf- und/oder Fußzeile auszustatten.

Kopf- und Fußzeilen sind unter Umständen im Ausdruck recht hilfreich, da sie Zusatzinformationen zum Dokument enthalten können, zum Beispiel den Dateinamen, die Seitenzahl, das Druckdatum oder die Druckuhrzeit.

Der zentrale Ort zum Erstellen und Bearbeiten von Kopf- und Fußzeilen ist die Seitenlayoutansicht. Sie haben folgende Möglichkeiten, um zu dieser Ansicht zu wechseln: Sie klicken in der Statusleiste auf die Schaltfläche SEITENLAYOUT. Oder Sie klicken im Menüband auf der Registerkarte ANSICHT in der Gruppe ARBEITSMAPPENANSICHTEN auf die Schaltfläche SEITENLAYOUT. Ein Weg wird schon klappen!

Und wenn Sie dort gelandet sind, zeigen Sie oben auf der ersten Seite auf den Bereich KLICKEN SIE HIER, UM EINE KOPFZEILE HINZUZUFÜGEN beziehungsweise unten auf der ersten Seite auf den Bereich KLICKEN SIE HIER, UM EINE FUSSZEILE HINZUZUFÜGEN. Wenn Sie beispielsweise auf den mittleren Bereich der Kopf- oder Fußzeile klicken, wird die Einfügemarke im mittleren Teil der Kopf- beziehungsweise Fußzeile eingefügt und Sie können mit der Eingabe beginnen.

Sie können aber auch auf den linken beziehungsweise auf den rechten Bereich der Kopf- oder Fußzeile zeigen und klicken, um im linken beziehungsweise rechten Bereich der Kopf- oder Fußzeile etwas einzugeben. Ganz wie Sie wünschen!

Sobald Sie auf einen Bereich der Kopf- oder Fußzeile klicken, wird rechts im Menüband die kontextbezogene Registerkarte KOPF- UND FUSSZEILENTOOLS angehängt, die wiederum die Registerkarte ENTWURF beinhaltet. Tja, das Leben ist nicht immer einfach. Wenn ich Sie jetzt vollends verwirrt habe, werfen Sie einen Blick auf Abbildung 5.9. So schlimm ist es dann doch wieder nicht. Die Registerkarte ENTWURF setzt sich aus den Gruppen KOPF- UND FUSSZEILE, KOPF- UND FUSSZEILENELEMENTE, NAVIGATION und OPTIONEN zusammen, die in den folgenden Abschnitten »abgearbeitet« werden.

Abbildung 5.9: Die kontextbezogene Registerkarte »Kopf- und Fusszeilentools« mit der Registerkarte »Entwurf« und deren Gruppen

Kopf- und Fußzeilen von der Stange

Wo sind wir gerade? Auf der Registerkarte ENTWURF der kontextbezogenen Registerkarte KOPF- UND FUSSZEILENTOOLS in der Gruppe KOPF- UND FUSSZEILE.

Wenn Sie dort auf die Schaltfläche KOPFZEILE oder FUSSZEILE klicken, klappt Ihnen jeweils eine Liste mit bereits vorab definierten Kopf- und Fußzeilen entgegen. Klicken Sie in einer der beiden Listen auf den gewünschten Eintrag und schon haben Sie eine wunderschöne Kopf-/Fußzeile.

Abbildung 5.10: Die zweite Seite der Kundenliste mit Fußzeile und die dritte Seite mit Kopfzeile

Um die zentrierten Kopf- und Fußzeilen aus Abbildung 5.10 zu erstellen, bin ich folgendermaßen vorgegangen: Ich habe den mittleren Bereich der Kopfzeile markiert und auf die Schaltfläche KOPFZEILE geklickt und dann in der Liste den Eintrag KUNDEN; SEITE 1 gewählt. Für die Fußzeile habe ich mich ebenfalls für die Mitte und für den folgenden Listeneintrag entschieden: SEITE 1 VON ? Bei dem Eintrag in der Kopfzeile handelt es sich um den Dateinamen der Arbeitsmappe. Excel ersetzt den Fußzeileneintrag SEITE 1 VON ? im Ausdruck durch die aktuelle Seitenzahl und die Gesamtanzahl. Beide Optionen können Sie sowohl in der Dropdownliste KOPFZEILE als auch in der Dropdownliste FUSSZEILE wählen.

In Abbildung 5.10 sehen Sie die zweite und dritte Seite der Kundenliste im Seitenlayout. Hier können Sie prüfen, was aus der Kopf- und Fußzeile im Ausdruck wird. In der Fußzeile sehen Sie den Eintrag Seite 2 von 6. In der Kopfzeile wird der Arbeitsmappenname sowie die aktuelle Seitenzahl angezeigt, nämlich Seite 3. Was auf den anderen Seiten in den jeweiligen Kopf- und Fußzeilen steht, können Sie sich sicherlich jetzt denken.

Wenn Sie keine Kopf- und/oder keine Fußzeile in Ihrem Ausdruck mehr benötigen, klicken Sie auf die Schaltfläche KOPFZEILE beziehungsweise FUSSZEILE und wählen ganz oben in der Liste den Eintrag (KEINE).

Sobald Sie im Seitenlayout auf eine Kopf- oder Fußzeile klicken, wird im Menüband die kontextbezogene Registerkarte KOPF- UND FUSSZEILENTOOLS mit der dazugehörigen Registerkarte ENTWURF angezeigt.

Kopf- und Fußzeilen selbst gemacht

Wo? Auf der Registerkarte ENTWURF der kontextbezogenen Registerkarte KOPF- UND FUSSZEILENTOOLS in der Gruppe KOPF- UND FUSSZEILENELEMENTE.

Meistens reichen die Auswahlmöglichkeiten in den Listen der Schaltflächen KOPFZEILE und FUSSZEILE in der Gruppe KOPF- UND FUSSZEILE völlig aus. Aber hin und wieder kann es schon mal vorkommen, dass Sie Informationen in die Kopf- oder Fußzeilen einfügen möchten, die es in den Listen nicht gibt oder die es dort nicht in der von Ihnen gewünschten Kombination gibt. Was tun? Sie wenden sich vertrauensvoll an die Gruppe KOPF- UND FUSSZEILENELEMENTE. In dieser Gruppe finden Sie jede Menge Schaltflächen, mit deren Hilfe Sie Kopf- und Fußzeilen nach Ihrem ganz persönlichen Geschmack erstellen können.

Also, in der Gruppe KOPF- UND FUSSZEILENELEMENTE gibt es folgende Schaltflächen:

SEITENZAHL: Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird der Code &[Seite] in die Kopf- oder Fußzeile eingefügt, der dann durch die aktuelle Seitenzahl ersetzt wird.

ANZAHL DER SEITEN: Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird der Code &[Seiten] in die Kopf- oder Fußzeile eingefügt, der dann durch die Gesamtseitenzahl ersetzt wird.

AKTUELLES DATUM: Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird der Code &[Datum] in die Kopf- oder Fußzeile eingefügt, der dann durch das aktuelle Datum ersetzt wird.

AKTUELLE UHRZEIT: Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird der Code &[Zeit] in die Kopf- oder Fußzeile eingefügt, der dann durch die aktuelle Uhrzeit ersetzt wird.

DATEIPFAD: Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird der Code &[Pfad] &[Datei] in die Kopf- oder Fußzeile eingefügt, der dann durch die Pfadangabe zu dem Ordner der Datei und den Dateinamen der Datei ersetzt wird.

DATEINAME: Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird der Code &[Datei] in die Kopf- oder Fußzeile eingefügt, der dann durch den Namen der Arbeitsmappe ersetzt wird.

BLATTNAME: Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird der Code &[Register] in die Kopf- oder Fußzeile eingefügt, der dann durch den Namen des Arbeitsblattes ersetzt wird, so wie er auf der entsprechenden Blattregisterkarte in der Blattregisterleiste angezeigt wird.

GRAFIK: Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird der Code &[Grafik] in die Kopf- oder Fußzeile eingefügt und das Fenster BILD EINFÜGEN geöffnet. Dort wählen Sie das Bild aus, das in die Kopf- oder Fußzeile eingefügt werden soll.

GRAFIK FORMATIEREN: Diese Schaltfläche kann nur gewählt werden, wenn Sie auch tatsächlich eine Grafik in die Kopf- oder Fußzeile eingefügt haben. Dann wird das Dialogfeld GRAFIK FORMATIEREN geöffnet, in dem Sie Größe, Farbe, Kontrast etc. der Grafik ändern können.

Genug der grauen Theorie. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um mit den Schaltflächen der Gruppe KOPF- UND FUSSZEILENELEMENTE eine eigene, ganz persönlich zusammengestellte Kopfzeile zu erstellen:

1. Klicken Sie unten in der Statusleiste auf die Schaltfläche SEITENLAYOUT oder klicken Sie auf der Registerkarte ANSICHT in der Gruppe ARBEITSMAPPENANSICHTEN auf die Schaltfläche SEITENLAYOUT.

Im Seitenlayout wird im oberen Rand zentriert der Text KLICKEN SIE HIER, UM EINE KOPFZEILE HINZUZUFÜGEN angezeigt. Unten auf der ersten Seite steht analog dazu KLICKEN SIE HIER, UM EINE FUSSZEILE HINZUZUFÜGEN.

2. Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf den oberen beziehungsweise den unteren Rand und klicken Sie auf den linken, mittleren oder rechten Bereich, um mit der Erstellung einer benutzerdefinierten Kopf- oder Fußzeile zu beginnen.

Sobald Sie auf einen Bereich der Kopf- oder Fußzeile klicken, verschwindet der Text KLICKEN SIE HIER … Stattdessen kommen Sie im Menüband in den Genuss der kontextbezogenen Registerkarte KOPF- UND FUSSZEILENTOOLS, die wiederum die Registerkarte ENTWURF enthält.

3. Um von Excel bereitgestellte Daten in Ihre Kopf- oder Fußzeile einzufügen (zum Beispiel Dateiname, Datum, Arbeitsmappenname etc.), klicken Sie in der Gruppe KOPF- UND FUSSZEILENELEMENTE auf die betreffenden Schaltflächen.

Excel fügt dann den entsprechenden Code, angeführt vom Zeichen »&«, in die Kopf- oder Fußzeile ein. Sobald Sie auf eine Stelle außerhalb des gerade bearbeiteten Kopf- oder Fußzeilenbereichs klicken, wird dieser ominöse Code durch den eigentlichen Inhalt, sprich die Seitenzahl, das Datum etc., ersetzt.

4. (Optional) Um noch eigenen Text einzufügen, geben Sie ihn an der aktuellen Position der Einfügemarke ein.

Wenn Sie von Excel generierte Daten mit eigenem Text mischen, müssen Sie unbedingt auf Leerzeichen, Satzzeichen etc. achten. Um beispielsweise den Text Seite 1 von 4 in eine Fußzeile einzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

a. Geben Sie das Wort Seite ein und drücken Sie die [Leertaste].

b. Klicken Sie auf die Schaltfläche SEITENZAHL und drücken Sie die [Leertaste].

c. Geben Sie das Wort von ein und drücken Sie die [Leertaste] ein drittes Mal.

d. Klicken Sie auf die Schaltfläche SEITENZAHL.

In der Kopfzeile wird dann der Code Seite &[Seite] von &[Seiten] angezeigt.

5. (Optional) Um Schrift, Schriftgröße oder andere Formateigenschaften wie Fett, Kursiv etc. für den Text der Kopf- oder Fußzeile zu ändern, ziehen Sie mit der Maus über den entsprechenden Kopf-/Fußzeilenbereich und klicken im Menüband auf die Registerkarte START in der Gruppe SCHRIFTART auf die betreffende Schaltfläche.

6. Wenn Ihnen Ihre Kopf- und/oder Fußzeilen sowohl inhaltlich als auch optisch gefallen, klicken Sie auf eine Zelle im Arbeitsblatt.

Excel ersetzt den Code brav durch seinen Inhalt und lässt die kontextbezogene Registerkarte KOPF- UND FUSSZEILENTOOLS mit ihrer Registerkarte ENTWURF dezent verschwinden.

In Abbildung 5.11 sehen Sie eine benutzerdefinierte Kopfzeile, die ich in ein Arbeitsblatt im Seitenlayout eingefügt habe. Hier habe ich alle Register gezogen: Die Kopfzeile enthält in allen drei Bereichen Daten und zwar sowohl von Excel gelieferte Infos als auch von mir eingegebenen Text – im linken Bereich der Arbeitsblattname, in der Mitte mein eigener Text Unsere besten und treusten Kundinnen und Kunden (man beachte die fette Formatierung) und rechts das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit.

Abbildung 5.11: Ein Arbeitsblatt im Seitenlayout mit einer äußerst informativen Kopfzeile

Eine extra Kopf- und Fußzeile für die erste Seite

Wo? Auf der Registerkarte ENTWURF der kontextbezogenen Registerkarte KOPF- UND FUSSZEILENTOOLS in der Gruppe OPTIONEN.

Sie können sogar eine extra Kopf- oder Fußzeile für die erste Seite definieren. Markieren Sie dazu die Kopf- oder Fußzeile und klicken Sie dann in der Gruppe OPTIONEN auf das Kontrollkästchen ERSTE SEITE ANDERS. Und schon leert sich die erste Kopf- und Fußzeile (falls es eine gab) und oben drüber beziehungsweise unten drunter steht KOPFZEILE DER ERSTEN SEITE beziehungsweise FUSSZEILE DER ERSTEN SEITE. Definieren Sie dann in aller Ruhe Ihre Kopf- und/oder Fußzeile für die erste Seite, so wie Sie es im vorherigen Abschnitt gelernt haben.

Eine separate Kopf- oder Fußzeile bietet sich für Arbeitsmappen mit einer Art Deckblattseite an. Angenommen, Sie möchten in einem vierseitigen Arbeitsblatt eine Fußzeile mit der aktuellen Seitenzahl und der Gesamtseitenzahl anzeigen. Nur auf der ersten Seite, dem Deckblatt, soll keine Seitenzahl stehen. Sie aktivieren also auf der Registerkarte ENTWURF der kontextbezogenen Registerkarte KOPF- UND FUSSZEILENTOOLS in der Gruppe OPTIONEN das Kontrollkästchen ERSTE SEITE ANDERS. Auf der zweiten Seite definieren Sie die gewünschte Fußzeile, die dann auch für alle Folgeseiten gilt. Die Fußzeile für die erste Seite lassen Sie einfach unberührt.

Und glauben Sie bloß nicht, Excel ist dann zu dumm zum Zählen. Während auf der ersten Seite keine Seitenzahl in der Fußzeile steht, wird auf der zweiten Seite ganz brav Seite 2 von 4, auf der dritten Seite Seite 3 von 4 und auf der vierten Seite Seite 4 von 4 angezeigt. Wer kann, der kann.

Extrawürste für gerade und ungerade Seiten

Wo? Auf der Registerkarte ENTWURF der kontextbezogenen Registerkarte KOPF- UND FUSSZEILENTOOLS in der Gruppe OPTIONEN.

Angenommen, Sie möchten doppelseitig drucken. Dann wäre es doch ganz nett, wenn Sie für die Vorderseite eine andere Kopf- oder Fußzeile definieren könnten als für die Rückseite. Nichts einfacher als das. Sie brauchen eine Kopf- oder Fußzeile für gerade und eine Kopf- oder Fußzeile für ungerade Seiten. Dann könnten Sie beispielsweise den Arbeitsmappennamen auf den ungeraden Seiten (Vorderseiten) auf der rechten Seite ausgeben und auf den geraden Seiten (Rückseiten) auf der linken Seite.

Aktivieren Sie dazu in der Gruppe OPTIONEN das etwas kryptisch bezeichnete Kontrollkästchen GERADE & UNGERADE SEITEN UNTERSCH. Dann machen Sie sich zunächst in der Kopf- oder Fußzeile auf der ersten Seite ans Werk, die jetzt die Bezeichnung KOPFZEILE EINER SEITE (UNGERADE SEITENZAHL) beziehungsweise FUSSZEILE EINER SEITE (UNGERADE SEITENZAHL) trägt. Alle folgenden Kopf- oder Fußzeilen auf ungeraden Seiten beinhalten dann dieselben Infos. Danach bearbeiten Sie die Kopf- oder Fußzeile der zweiten Seite, die jetzt die Bezeichnung KOPFZEILE EINER SEITE (GERADE SEITENZAHL) beziehungsweise FUSSZEILE EINER SEITE (GERADE SEITENZAHL) trägt. Alle folgenden Kopf- oder Fußzeilen auf geraden Seiten passen sich an.

Alles an seinem Platz

Wenn Excel Ihre Daten auf die Druckseiten verteilt, nimmt es natürlich keine Rücksicht darauf, was eigentlich zusammengehört und folglich nicht auf zwei Druckseiten verteilt werden sollte.

In Abbildung 5.12 sehen Sie ein typisches Beispiel für einen unsinnigen vertikalen Umbruch in einem Arbeitsblatt. Aber dagegen lässt sich was tun. Was genau stört denn hier? Excel trennt die Kundenliste zwischen den Spalten J und K. Das heißt, die letzte Spalte wird einsam und allein auf einer neuen Seite gedruckt.

Um zu verhindern, dass die Spalte mit dem Auftragsvolumen ganz allein auf einer Seite gedruckt wird, müssen Sie den Seitenumbruch um mindestens eine Spalte nach links verschieben. Ich habe mich in diesem Fall für einen Umbruch zwischen den Spalten H und I entschieden. Das heißt, die letzten drei Spalten (die nicht zu den Adressdaten gehören) werden zusammen auf einer Seite gedruckt. Auf den Seiten 1 bis 3 des Ausdrucks stehen also die Kunden mit ihren Adressdaten, während auf den Seiten 4 bis 6 die auftragsrelevanten Daten stehen.

Abbildung 5.12: Die Umbruchvorschau bringt den hässlichen Seitenumbruch ans Licht.

An die Arbeit! Einen vertikalen Seitenumbruch selbst definieren geht so:

1. Klicken Sie in der Statusleiste auf die Schaltfläche UMBRUCHVORSCHAU oder klicken Sie auf der Registerkarte ANSICHT in der Gruppe ARBEITSMAPPENANSICHTEN auf die Schaltfläche UMBRUCHVORSCHAU.

Die Umbruchvorschau wird geöffnet. Dort werden alle Daten verkleinert angezeigt (circa 60 Prozent der Normalanzeige). Die Seitenzahlen sind in großen hellgrauen Buchstaben unterlegt und die Seitenumbrüche sind an den fetten Linien zwischen den Zeilen und Spalten im Arbeitsblatt zu erkennen.

2. Zeigen Sie auf die Seitenumbruchlinie, die Sie anpassen möchten. Wenn sich der Mauszeiger dienstbeflissen in einen horizontalen Doppelpfeil verwandelt, drücken Sie die linke Maustaste und ziehen die Linie bis zur gewünschten Spalte (beziehungsweise Zeile). Dann lassen Sie die Maustaste wieder los.

Abbildung 5.13: Jetzt sitzt der Seitenumbruch.

In dem Beispiel von Abbildung 5.12 ziehe ich also die vertikale Seitenumbruchlinie zwischen Seite 1 und 4 um zwei Spalten nach links. Der Umbruch soll zwischen den Spalten H und I stattfinden, damit die Adressdaten der Kunden auf den Seiten 1 und 3 und die auftragsbezogenen Daten auf den Seiten 2 und 4 gedruckt werden. Das Ergebnis sehen Sie in Abbildung 5.13.

3. Wenn alle Umbruchlinien so stehen, wie Sie sie haben wollen, klicken Sie unten in der Statusleiste auf die Schaltfläche NORMAL oder Sie klicken auf der Registerkarte ANSICHT in der Gruppe ARBEITSMAPPENANSICHTEN auf die Schaltfläche NORMAL, um zur Standardansicht in der Arbeitsmappe zurückzuschalten.

Selbstverständlich können Sie auch einen Seitenumbruch per Hand einfügen. Klicken Sie dazu auf eine Zelle und dann auf der Registerkarte SEITENLAYOUT in der Gruppe SEITE EINRICHTEN auf den Pfeil der Schaltfläche UMBRÜCHE. Wählen Sie dort den Eintrag SEITENUMBRUCH EINFÜGEN. Der Umbruch erfolgt entweder oberhalb der Zelle oder links neben der Zelle. Wenn Sie den Umbruch wieder loswerden wollen, klicken Sie auf der Registerkarte SEITENLAYOUT in der Gruppe SEITE EINRICHTEN auf den Pfeil der Schaltfläche UMBRÜCHE und wählen dort den Eintrag SEITENUMBRÜCHE ENTFERNEN. Und wenn Sie mehrere manuell gesetzte Seitenumbrüche auf einen Streich entfernen wollen, klicken Sie auf den Pfeil der Schaltfläche UMBRÜCHE und dann auf den Eintrag ALLE SEITENUMBRÜCHE ZURÜCKSETZEN.

Auch Formeln wollen gedruckt werden

Jetzt wissen Sie nur noch nicht, wie man Formeln anstelle der berechneten Werte ausdrucken kann. Wozu auch? Doch, doch! Das kann manchmal ganz nützlich sein, wenn Sie in einem recht großen Arbeitsblatt mit vielen Formeln rechnen und irgendwann feststellen, dass da ein Fehler drin ist. Wenn man das Ganze schwarz auf weiß sieht, besteht eher die Möglichkeit, eine fehlerhafte Formel zu finden. Dazu ist es aber nötig, die Formeln selbst aufs Papier zu bringen.

Bevor Sie die Formeln drucken können, müssen Sie sie aber erst einmal anstelle ihrer Ergebnisse auf dem Bildschirm anzeigen. Klicken Sie dazu im Menüband auf der Registerkarte FORMELN in der Gruppe FORMELÜBERWACHUNG auf die Schaltfläche FORMELN ANZEIGEN. (Das ist die Schalfläche mit der winzigen 15 über dem fx.)

Nun zeigt Excel im Arbeitsblatt alle Formeln an, wie sie sonst nur in der Bearbeitungsleiste zu sehen sind. Excel vergrößert dabei automatisch die Spaltenbreite, da Formeln in der Regel länger sind als berechnete Werte. Beachten Sie auch, dass bei der Formelanzeige alle Einträge – Text, Werte und Formeln – linksbündig und ohne ein Zahlenformat angezeigt werden.

Sie können bequem und einfach zwischen der normalen Darstellung des Zellinhalts und der Formeldarstellung hin- und herschalten, indem Sie [Alt], [M][F] drücken.

Nun kann gedruckt werden. Es empfiehlt sich, die Zeilen- und Spaltenköpfe ebenfalls auszudrucken, damit Sie Zellbezüge in den Formeln im Ausdruck leichter verfolgen können.

Um Zeilen- und Spaltenköpfe zu drucken, aktivieren Sie auf der Registerkarte SEITENLAYOUT in der Gruppe BLATTOPTIONEN im Bereich ÜBERSCHRIFTEN das Kontrollkästchen DRUCKEN. Dann kann das Drucken losgehen.

Wenn Sie das Arbeitsblatt mit seinen Formeln gedruckt und hoffentlich auch den Fehler in der Formel gefunden haben, können Sie zur normalen Anzeige (ohne Formeln) zurückschalten, indem Sie auf der Registerkarte FORMELN in der Gruppe FORMELÜBERWACHUNG erneut auf die Schaltfläche FORMELN ANZEIGEN klicken – und weg sind die Formeln.

Viel Spaß beim Drucken.

Teil III

Den Datenüberblick behalten

In diesem Teil …

Erforschen Sie neue Wege zum Navigieren im Arbeitsblatt.

Kommentieren Sie Zellen in einem Arbeitsblatt.

Spüren Sie Daten in einem Arbeitsblatt auf und ersetzen Sie sie durch andere Daten.

Gönnen Sie Ihrer Arbeitsmappe neue Arbeitsblätter oder werden Sie nicht benötigte Blätter wieder los.

Öffnen Sie für ein Arbeitsblatt mehrere Fenster, um die Daten zu vergleichen.

Verschieben Sie Arbeitsblätter innerhalb einer oder sogar in eine andere Arbeitsmappe.

6

Ihre Daten in den Griff kriegen

In diesem Kapitel

Mit der Zoomfunktion das Arbeitsblatt in der Bildschirmanzeige vergrößern oder verkleinern

Ein Dokumentfenster in zwei oder vier Ausschnitte teilen

Spalten und Zeilen auf dem Bildschirm als Überschriften »einfrieren«

Kommentare in Zellen einfügen

Daten im Arbeitsblatt aufspüren und ersetzen

Zellbereichen allgemein verständliche Namen zuweisen

Sich auf Onlinerecherche begeben

Selbst entscheiden, wann ein Arbeitsblatt neu berechnet wird

Ein Arbeitsblatt vor unbefugten Änderungen schützen

Sie wissen ja mittlerweile, dass das Excel-Arbeitsblatt Ihnen unsagbar viel Platz für die Unterbringung Ihrer Daten bietet. Da Ihr Bildschirm Sie aber nur jeweils einen kleinen Ausschnitt von diesem großen Blatt sehen lässt, kann es manchmal zum Problem werden, den Überblick über die Daten zu behalten.

Das Excel-Arbeitsblatt verwendet zwar ein zusammenhängendes Koordinatensystem, mit dem Sie sich in dem großen Arbeitsblatt zurechtfinden können. Sie werden aber sicherlich zugeben, dass die Bezeichnungen A1, B2 etc. zwar äußerst logisch, jedoch für den menschlichen Denkapparat schwer zu behalten sind. Ich meine damit, dass »Gehe zu Zelle IV88« bei Weitem nicht die Aussagekraft von »Gehe zur Ecke Badstraße und Turmgasse« besitzt. Denken Sie mal darüber nach, wie schwierig es ist, sich eine vernünftige Eselsbrücke für den Abschreibungsplan 2013 und dessen Standort im Zellbereich AC50:AN75 einfallen zu lassen.

In diesem Kapitel lernen Sie, welche Möglichkeiten Ihnen im Kampf gegen das plötzliche Nicht-mehr-Auffinden von Daten zur Verfügung stehen. Zunächst einmal erfahren Sie, wie Sie die Anzeigegröße für ein Arbeitsblatt ändern, indem Sie die Anzeige vergrößern oder verkleinern, wie Sie das Dokumentfenster in mehrere kleine Ausschnitte unterteilen und bestimmte Zeilen und Spalten für immer und ewig auf dem Bildschirm fixieren.

Aber damit noch nicht genug! Sie erfahren auch, wie Sie Zellen mit Kommentaren versehen, Zellbereichen beschreibende, allgemein verständliche Namen zuweisen und mit den Befehlen SUCHEN und ERSETZEN Einträge irgendwo im Arbeitsblatt finden und, falls erforderlich, ersetzen. Zu guter Letzt erzähle ich Ihnen dann noch, wie Sie sich mit den Recherchefunktionen von Excel auf Onlinerecherche begeben, wie Sie Excel dazu bringen, das Arbeitsblatt neu zu berechnen, und wie Sie Ihre Mappen und Blätter vor unbefugten Änderungen schützen.

Zoom, zoom, zoom, Fenster zoom herum

Sie wollen das riesige Umsatzarbeitsblatt auf Ihrem neuen Microsoft Surface Pro-Tablet-Rechner bearbeiten, der mit seinem multi-touch-fähigen Display zwar sehr up to date, aber mit seinem 10,6-Zoll-Display wiederum nicht gerade zu den Bildschirmriesen gehört. Auch auf Ihrem 14-Zoll-Notebook kann das Ganze anstrengend werden. Na, und jetzt? Den ganzen Tag quälen Sie sich und Ihre Augen damit, die Daten in den winzigen Zellen zu lesen, oder führen wilde Bildläufe durch, um einen Zellbereich zu suchen, der heute einfach nicht aufzufinden ist. Bleiben Sie gelassen, schließlich gibt es den Zoomregler in der Statusleiste, den Sie wie ein Vergrößerungsglas zum Vergrößern und Verkleinern einsetzen können.

Der Zoomregler in der Statusleiste des Programmfensters lässt sich auf zwei Arten bedienen:

Sie ziehen den Regler nach links beziehungsweise rechts, um die Anzeige stufenlos zu verkleinern beziehungsweise zu vergrößern. 10 % ist die kleinste und 400 % die größte Darstellung.

Sie klicken auf das Symbol VERKLEINERN (das Minuszeichen) beziehungsweise auf das Symbol VERGRÖSSERN (das Pluszeichen), um die Darstellung in Zehn-Prozent-Schritten zu verkleinern beziehungsweise zu vergrößern.

In Abbildung 6.1 sehen Sie ein Arbeitsblatt in der Vergrößerungsstufe 200 %. Das heißt, die Darstellung ist doppelt so groß wie normal. Um ein Arbeitsblatt derart zu vergrößern, ziehen Sie den Zoomregler unten in der Statusleiste so weit nach rechts, bis links daneben 200% angezeigt wird. Wenn Sie’s lieber etwas umständlicher mögen, können Sie auch auf der Registerkarte ANSICHT in der Gruppe ZOOM auf die Schaltfläche ZOOM klicken, um das gleichnamige Dialogfeld zu öffnen. Dort müssen Sie dann noch im Bereich ZOOMMODUS auf das Optionsfeld 200 % klicken. (Glauben Sie wirklich, dass sich dieser Aufwand lohnt?) Um jetzt die Daten in diesen Zellen zu lesen, werden Sie noch nicht einmal Ihre Lesebrille brauchen! Das einzige Problem mit der zweihundertprozentigen Vergrößerungsstufe ist, dass Sie nur wenige Zellen gleichzeitig sehen können.

Abbildung 6.2 zeigt wieder das Arbeitsblatt aus Abbildung 6.1, jetzt allerdings in der Vergrößerungsstufe 40 %. Um die Anzeige auf diese Größe zu verkleinern, ziehen Sie wieder den Zoomregler in der Statusleiste, dieses Mal aber nach links und zwar so weit, bis daneben 40% angezeigt wird.

Nun ja, bei dieser Größe können Sie dann wenigstens sicher sein, dass Sie garantiert nichts lesen können. Aus dieser Vogelperspektive erkennen Sie jedoch auf einen Blick, wie sich die Daten in Ihrem Arbeitsblatt verteilen.

Das Dialogfeld ZOOM (klicken Sie auf der Registerkarte ANSICHT in der Gruppe ZOOM auf die Schaltfläche ZOOM) verfügt über fünf integrierte Vergrößerungsstufen (200 %, 100 % (das ist die normale Bildschirmanzeige), 75 %, 50 % und 25 %. Wenn Sie andere Vergrößerungen einstellen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

Wenn Sie Vergrößerungsstufen einstellen wollen, die zwischen den vorgegebenen liegen (zum Beispiel 150 % oder 85 %) oder größer beziehungsweise kleiner sind als die größte beziehungsweise die kleinste vorgegebene Stufe (zum Beispiel 400 % oder 10 %), klicken Sie im Dialogfeld ZOOM auf das Optionsfeld BENUTZERDEFINIERT und geben dort die gewünschte Vergrößerungsstufe ein. Dann brauchen Sie nur noch [Enter] zu drücken.

Abbildung 6.1: So sieht das Arbeitsblatt in der Vergrößerungsstufe 200 % aus.

Abbildung 6.2: Darf’s auch etwas kleiner sein? Das Arbeitsblatt in der Vergrößerungsstufe 40 %.

Wenn Sie nicht wissen, welche Vergrößerung Sie eingeben sollen, um einen bestimmten Zellbereich auf dem Bildschirm anzuzeigen, markieren Sie den Zellbereich und klicken im Menüband auf der Registerkarte ANSICHT in der Gruppe ZOOM auf die Schaltfläche AUSWAHL VERGRÖSSERN. Excel berechnet daraufhin, welche Vergrößerung benötigt wird, um den gesamten aktuell markierten Zellbereich auf dem Bildschirm anzeigen zu können. Das ist doch was, oder?

Und wenn Sie mal ganz schnell wieder zur Anzeigegröße von 100 % zurückschalten wollen, klicken Sie einfach unten in der Statusleiste auf den winzigen vertikalen Balken in der Zoomleiste. Sie müssen aber schon sehr genau zielen!

Sie können mithilfe der Zoomfunktion auch zu einem anderen Zellbereich im Arbeitsblatt springen. Wählen Sie zuerst eine kleine Vergrößerungsstufe, zum Beispiel 50 %. Suchen Sie dann den gewünschten Zellbereich heraus und markieren Sie dort eine Zelle. Zoomen Sie abschließend noch einmal, dieses Mal mit der Einstellung 100 %. Wenn Excel die Anzeige wieder auf Normalgröße zurückstellt, werden die von Ihnen markierte Zelle und der dazugehörige Zellbereich auf dem Bildschirm angezeigt.

Wer klopft da an mein Unterfenster?

Auch wenn Sie sich mit Vergrößern und Verkleinern einen Überblick über Ihr Arbeitsblatt verschaffen, können Sie damit noch lange nicht zwei separate Bereiche so anordnen, dass Sie die darin enthaltenen Daten auf dem Bildschirm vergleichen können (zumindest nicht in einer Größe, in der Sie die Daten auch lesen können). Um das zu erreichen, teilen Sie das Fenster in mehrere Unterfenster beziehungsweise Ausschnitte und blättern dann in jedem Ausschnitt so lange, bis alle Daten, die verglichen werden sollen, dort angezeigt werden.

Das Teilen des Fensters ist eine der leichtesten Übungen. Abbildung 6.3 zeigt die prognostizierte Gewinn-und-Verlust-Rechnung für Marios Pizzastube, bei der ich das Arbeitsblattfenster horizontal in zwei Ausschnitte unterteilt und im zweiten Ausschnitt zur Zeile 21 geblättert habe. Jeder Ausschnitt verfügt über eine eigene vertikale Bildlaufleiste, mit deren Hilfe Sie verschiedene Teile des Arbeitsblattes anzeigen können.

Um ein Arbeitsblatt horizontal in zwei Ausschnitte zu teilen, markieren Sie die Zelle neben beziehungsweise über der geteilt werden soll, und klicken auf der Registerkarte ANSICHT in der Gruppe FENSTER auf die Schaltfläche TEILEN.

Der Schlüssel zur sinnvollen Teilung ist also die Cursorposition vor Auswahl des Teilungsbefehls:

Um ein Fenster horizontal zu teilen – zwei Ausschnitte übereinander –, setzen Sie den Cursor in Spalte A der Zeile, über der das Arbeitsblatt geteilt werden soll.

Um ein Fenster vertikal zu teilen – zwei Ausschnitte nebeneinander –, setzen Sie den Cursor in Zeile 1 der Spalte, links neben der das Arbeitsblatt geteilt werden soll.

Abbildung 6.3: Das Arbeitsblatt in einem geteilten Dokumentfenster, nachdem ich im unteren Ausschnitt mit der Bildlaufleiste nach unten geblättert habe

Um ein Fenster in vier Ausschnitte zu teilen – zwei übereinander und zwei nebeneinander –, setzen Sie den Cursor in die Zeile über der und in die Spalte neben der das Arbeitsblatt geteilt werden soll.

Nach dem Teilen sind die Ausschnitte durch einen dünnen grauen Balken gekennzeichnet, entlang der Spalte oder der Zeile oder beides. Sobald Sie auf einen solchen Balken zeigen – sei es mit dem Maus, dem Finger oder dem Stift –, sehen Sie einen Doppelpfeil, dessen Pfeile weg von der Teilungslinie zeigen.

Ziehen Sie die Teilungslinie in die gewünschte Richtung, um die Ausschnittgrößen zu ändern. Und wenn Sie genug von den Ausschnitten haben, klicken Sie auf der Registerkarte ANSICHT in der Gruppe FENSTER erneut auf die Schaltfläche TEILEN, um die Teilung aufzuheben.

Eingefrorene Zeilen- und Spaltenüberschriften

Ausschnitte sind eine tolle Sache, wenn man verschiedene Teile desselben Arbeitsblattes anzeigen lassen will, die man normalerweise nicht gleichzeitig betrachten könnte. Aber da gibt es noch eine andere Art von Ausschnitt, die sogenannten fixierten Ausschnitte. Was heißt das denn schon wieder? Sie können mithilfe von fixierten Ausschnitten Überschriften in den oberen Zeilen und ersten Spalten »festmauern«, »einfrieren«, »fixieren« … – nennen Sie es, wie Sie wollen –, damit sie stets auf dem Bildschirm angezeigt werden, ungeachtet dessen, wie oft und wie weit Sie im Arbeitsblatt blättern. Derart fixierte Überschriften sind besonders hilfreich, wenn Sie mit einem Bereich arbeiten, der mehr Daten enthält, als auf dem Bildschirm angezeigt werden können.

In Abbildung 6.4 sehen Sie so einen Datenbereich. Das Arbeitsblatt mit der Kundenliste enthält mehr Zeilen und Spalten, als Sie auf einmal anzeigen lassen können (es sei denn durch Verkleinern, aber dann wird’s unleserlich).

Werden nun im Dokumentfenster die ersten zwei Zeilen fixiert, können Sie die oberen zwei Zeilen mit der Überschrift und den Spaltenüberschriften auf dem Bildschirm anzeigen lassen, während Sie im restlichen Arbeitsblatt nach oben oder unten blättern, um die verschiedenen Kundendaten zu prüfen. Wenn Sie im Fenster dann noch die ersten zwei Spalten fixieren, bleiben auch die Kundennummer und der Nachname auf dem Bildschirm »kleben«, wenn Sie nach rechts oder nach links blättern.

Abbildung 6.4 zeigt die Kundenliste, nachdem im Fenster die ersten zwei Spalten und die ersten zwei Zeilen fixiert wurden. Sie wollen wissen, wie das geht? Aber bitte sehr:

1. Markieren Sie die Zelle C3.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte ANSICHT in der Gruppe FENSTER auf die Schaltfläche FENSTER FIXIEREN und danach in der Liste auf FENSTER FIXIEREN.

In diesem Beispiel fixiert Excel den Ausschnitt oberhalb der Zeile 3 und den Ausschnitt links von Spalte C.

Die Rahmen der fixierten Ausschnitte werden als Linie und nicht wie bei den herkömmlichen Ausschnitten als schmaler Balken dargestellt.

Abbildung 6.4: In den fixierten Ausschnitten stehen die Zeilen- und die Spaltenbeschriftungen eingefroren auf dem Bildschirm.

In Abbildung 6.5 sehen Sie, was passiert, wenn Sie nach dem Einfrieren der Ausschnitte im Arbeitsblatt blättern. In dieser Abbildung bin ich im Arbeitsblatt bis zur Zeile 33 gewandert. Da der horizontale Ausschnitt mit der Überschrift des Arbeitsblattes und mit den Spaltenbeschriftungen in den Zeilen 1 und 2 fixiert ist, bleiben diese beiden Zeilen trotz Bildlauf angezeigt.

Abbildung 6.5: Blättern Sie in der Kundenliste nach unten, um weitere Zeilen des Arbeitsblattes anzuzeigen.

In Abbildung 6.6 sehen Sie, was passiert, wenn Sie nach rechts blättern, sodass die Spalten E bis K zu sehen sind. Die eingefrorenen Spalten A und B lassen sich hiervon nicht beirren und werden weiterhin auf dem Bildschirm angezeigt. Ohne die Informationen in diesen Spalten hätten Sie ganz schöne Schwierigkeiten, die Daten zuzuordnen!

Wenn Sie einfach die allererste Zeile und/oder die allererste Spalte fixieren wollen, klicken Sie auf der Registerkarte ANSICHT in der Gruppe FENSTER auf die Schaltfläche FENSTER FIXIEREN und dann auf den Listeneintrag OBERSTE ZEILE FIXIEREN oder ERSTE SPALTE FIXIEREN.

Um die Fixierung der Ausschnitte aufzuheben, klicken Sie auf der Registerkarte ANSICHT in der Gruppe FENSTER auf die Schaltfläche FENSTER FIXIEREN und dann in der Liste auf den Eintrag FIXIERUNG AUFHEBEN.

Abbildung 6.6: Blättern Sie nach rechts, um weitere Spalten anzuzeigen.

Elektronische Kommentare

Mit Excel können Sie in Zellen Kommentare erstellen. Schreiben Sie sich beispielsweise selbst eine Notiz, dass Sie eine bestimmte Zahl nochmals überprüfen müssen, bevor Sie das Arbeitsblatt drucken, oder dass Sie daran denken sollten, dass ein bestimmter Wert nur ein Schätzwert ist. Vielleicht hinterlegen Sie aber auch einen Kommentar, um einen Geburtstag oder eine Einladung nicht zu vergessen.

Ein Kommentar kann nicht nur als Erinnerung dienen. Sie können damit auch die Position markieren, an der Sie sich gerade in einem großen Arbeitsblatt befinden. Wenn Sie dann das nächste Mal dieses Arbeitsblatt bearbeiten, finden Sie über die Position des Kommentars schnell die Stelle wieder, an der Sie mit Ihrer Arbeit aufgehört haben.

Kommentare in Zellen einfügen

Um in eine Zelle einen Kommentar einzufügen, machen Sie Folgendes:

1. Markieren Sie die Zelle, in die Sie den Kommentar einfügen möchten.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte ÜBERPRÜFEN in der Gruppe KOMMENTARE auf die Schaltfläche NEUER KOMMENTAR.

Ein kleines Textfeld (wie in Abbildung 6.7) wird angezeigt, das bereits den Namen des Benutzers enthält. Die Einfügemarke blinkt ungeduldig in einer neuen Zeile und wartet auf Ihre Eingabe.

(Den Namen des Benutzers holt sich Excel übrigens aus dem Eintrag im Textfeld BENUTZERNAME, das Sie folgendermaßen finden: Klicken Sie auf der Registerkarte DATEI auf den Befehl OPTIONEN. Excel führt Sie direkt in das Dialogfeld EXCEL-OPTIONEN und zwar in den Bereich ALLGEMEIN, in dem ganz unten das Textfeld BENUTZERNAME steht. Sollte es noch leer sein, geben Sie Ihren Namen ein, damit er in den Kommentaren zu sehen ist.)

3. Geben Sie den Text Ihres Kommentars in das Textfeld ein.

4. Wenn Sie die Eingabe Ihres Kommentars beendet haben, klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Arbeitsblatt.

Enthält eine Zelle einen Kommentar, wird dies mit einem winzigen roten Dreieck in der oberen rechten Ecke der Zelle gekennzeichnet.

5. Um den Kommentar in einer Zelle anzuzeigen, zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf die Zelle mit dem kleinen Dreieck.

Abbildung 6.7: Geben Sie den Kommentar zu einer Zelle in dieses Textfeld ein.

Kommentare im Überblick

Wenn Sie in einer Arbeitsmappe mit jeder Menge Arbeitsblättern mit verschiedensten Kommentaren rumhantieren, ist es sicherlich ein bisschen mühsam, auf jeden einzelnen Kommentar mit dem Mauszeiger zu zeigen, um die Anmerkung lesen zu können. Aber auch für solche Fälle hat Excel vorgesorgt. Klicken Sie auf der Registerkarte ÜBERPRÜFEN in der Gruppe KOMMENTAR auf die Schaltfläche ALLE KOMMENTARE ANZEIGEN. Damit werden auf einen Schlag alle Kommentare in der Arbeitsmappe angezeigt, wie Abbildung 6.8 zeigt.

Abbildung 6.8: Kommentare so weit das Auge reicht

Auf der Registerkarte ÜBERPRÜFEN finden Sie in der Gruppe KOMMENTARE auch noch die Schaltflächen VORHERIGER und NÄCHSTER, um zwischen den einzelnen Kommentaren hin und her zu springen. Wenn Sie beim letzten Kommentar in der Arbeitsmappe angekommen sind, erhalten Sie eine Meldung, in der abgefragt wird, ob mit der Überprüfung der Kommentare wieder von vorn begonnen werden soll. Falls Sie das möchten, wählen Sie OK und fahren mit der Überarbeitung fort. Nach getaner Arbeit lassen sich die Kommentare natürlich auch wieder ausblenden. Klicken Sie dazu erneut auf der Registerkarte ÜBERPRÜFEN in der Gruppe KOMMENTARE auf die Schaltfläche ALLE KOMMENTARE ANZEIGEN. Von den Kommentaren bleiben dann nur noch die roten Dreiecke übrig.

Kommentare bearbeiten

Um den Inhalte eines Kommentars zu bearbeiten, klicken Sie auf der Registerkarte ÜBERPRÜFEN in der Gruppe KOMMENTAR auf die Schaltfläche VORHERIGER oder NÄCHSTER und anschließend auf die Schaltfläche KOMMENTAR BEARBEITEN, die dann anstelle der Schaltfläche NEUER KOMMENTAR angezeigt wird. Bedeutend schneller geht es allerdings, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle mit dem Kommentar klicken und im Kontextmenü elegant den Befehl KOMMENTAR BEARBEITEN wählen. Der Kommentar steht dann bereit zur Bearbeitung.

Wenn Ihnen der Kommentar aus irgendwelchen Gründen im Weg steht und Sie ihn gerne irgendwo anders in der Arbeitsmappe anzeigen wollen, markieren Sie den Kommentar und zeigen mit dem Mauszeiger auf einen der vier Ränder des Kommentarfeldes. Sobald aus dem Mauszeiger ein Vierfachpfeil wird, ziehen Sie das gesamte Textfeld an eine andere Position im Arbeitsblatt. Wenn Sie dann die Maustaste loslassen, sehen Sie, dass Excel die Linie mit dem Pfeil, der das Kommentarfeld mit dem roten Dreieck in der oberen rechten Zellecke verbindet, neu zeichnet. Das heißt, die optische Verbindung zur eigentlichen Zelle mit dem Kommentar geht nicht verloren.

Sie können auch die Größe des Kommentarfeldes ändern. Markieren Sie dazu den Kommentar, zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf einen der Ziehpunkte und ziehen Sie in die gewünschte Richtung (zur Mitte des Textfeldes, um es zu verkleinern, beziehungsweise von der Mitte weg, um es zu vergrößern). Sobald Sie die Maustaste loslassen, wird das Kommentarfeld neu gezeichnet. Wenn Sie die Größe und die Form des Kommentarfeldes ändern, umbricht Excel automatisch den Kommentartext so, dass dieser in die neue Form und Größe des Kommentarfeldes passt.

Aber auch die Schrift des Kommentars lässt sich natürlich ändern. Klicken Sie zunächst mit der rechten Maustaste auf die Zelle mit dem Kommentar und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl KOMMENTAR BEARBEITEN. Markieren Sie dann den Kommentartext oder Teile davon, indem Sie mit der Maus über den entsprechenden Text ziehen. Klicken Sie abschließend mit der rechten Maustaste auf den markierten Text und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl KOMMENTAR FORMATIEREN. (Stattdessen können Sie auch [Strg]+[1] drücken – so wie beim Öffnen des Dialogfeldes ZELLEN FORMATIEREN.) Das Dialogfeld KOMMENTAR FORMATIEREN wird geöffnet, das nur die Registerkarte SCHRIFT enthält (dieselbe Registerkarte wie im Dialogfeld ZELLEN FORMATIEREN, das Sie aus Kapitel 3 kennen). Ändern Sie hier die Schriftart, Schriftgröße, Schriftfarbe etc. für den markierten Kommentar.

Ein Kommentar kann selbstverständlich auch wieder gelöscht werden. Markieren Sie dazu die Zelle, die den Kommentar enthält, und klicken Sie auf der Registerkarte ÜBERPRÜFEN in der Gruppe KOMMENTARE auf die Schaltfläche KOMMENTAR LÖSCHEN. Wer noch mehr Alternativen braucht, dem kann ich noch den Befehl KOMMENTAR LÖSCHEN im Kontextmenü der Zelle nennen. Der Kommentar wird dann samt rotem Dreieck aus der Zelle entfernt.

Einen geb ich noch drauf: Wenn Sie alle Kommentare auf einen Streich löschen wollen, markieren Sie das Arbeitsblatt oder den Bereich mit den Kommentaren und klicken auf der Registerkarte START in der Gruppe BEARBEITEN auf die Schaltfläche LÖSCHEN (die mit dem kleinen Radiergummi) und dann in der Liste auf den Eintrag KOMMENTARE LÖSCHEN.

Der Kommentar im Ausdruck

Wenn Sie ein Arbeitsblatt drucken, können Sie die Kommentare zusammen mit den ausgewählten Daten im Arbeitsblatt drucken. Von allein geht das aber nicht. Klicken Sie auf der Registerkarte SEITENLAYOUT in der Gruppe SEITE EINRICHTEN auf das Startprogramm für ein Dialogfeld, um das Dialogfeld SEITE EINRICHTEN zu öffnen. Wechseln Sie dann zur Registerkarte BLATT und klicken Sie auf den Pfeil neben KOMMENTARE. Puh, fast geschafft. Jetzt müssen Sie sich in der Liste nur noch für AM ENDE DES BLATTES oder für WIE AUF DEM BLATT ANGEZEIGT entscheiden und schon werden die Kommentare entsprechend gedruckt. »Schon« ist gut!

Wie heißt denn die Zelle?

Wenn Sie Zellen und Zellbereichen allgemein verständliche Namen zuweisen, werden Sie sehr viel länger den Überblick über den Verbleib wichtiger Daten in einer Arbeitsmappe behalten. Anstatt sich also zu bemühen, die merkwürdigen Zellkoordinaten mit bestimmten Informationen in Verbindung zu bringen, merken Sie sich einfach einen Namen. Mithilfe von Namen können Sie sogar den Druckbereich festlegen. Außerdem können Sie die Namen in anderen Office 2013-Programmen einsetzen, zum Beispiel in Word oder in Access. Und damit nicht genug! Nachdem Sie einen Namen für eine Zelle oder einen Zellbereich festgelegt haben, können Sie ihn mit der »Gehe zu«-Funktion anwählen und sogleich zum gewünschten Zellbereich springen.

Ich war eigentlich stets bei allen früheren Excel-Versionen – gebaut für robuste Desktop-PCs und filigrane Notebooks – ein großer Fan von Bereichsnamen. Und was diese neue Excel-Version betrifft, die auch für den Einsatz auf Touchscreen-Geräten wie Windows 8 Tablet-PCs und -Smartphones gedacht ist, bin ich zu einem regelrecht fanatischen Befürworter des Einsatzes von Bereichsnamen geworden. Sie können sich gar nicht vorstellen, wie viel Zeit, Arbeit und Frust Sie sich ersparen, wenn Sie Ihre Tabellen und Listen auf diesen smarten neuen Touchscreens per Bereichsnamen auswählen. Einfach die Namensliste in der Bearbeitungsleiste öffnen und auf den gewünschten Namen klicken. Alles erledigt! Ansonsten müssen Sie wischen und wedeln, um zum gewünschten Datenbereich zu kommen, den Bereich vorsichtig mit dem Finger auswählen … und wieder daneben …

Das Kind beim Namen nennen

Wenn Sie einen Namen für eine Zelle oder einen Zellbereich festlegen, sollten Sie sich an die folgenden wenigen Regeln halten:

Der Name muss mit einem Buchstaben und darf nicht mit einer Zahl beginnen, also Gewinn2013 (nicht 2013Gewinn).

Der Name darf keine Leerzeichen enthalten. Statt eines Leerzeichens verwenden Sie beispielsweise den Unterstrich (_), um die Bestandteile des Namens zu kennzeichnen (zum Beispiel Gewinn_2013).

Der Name darf weder Zahlen noch Zellbezügen im aktuellen Arbeitsblatt gleichen. Sie können zum Beispiel eine Zelle nicht Q1 nennen, da dies ein Zellbezug ist. Verwenden Sie stattdessen Q1_Gesamt oder so ähnlich.

Und so legen Sie einen Namen für eine Zelle oder einen Zellbereich fest:

1. Markieren Sie die Zelle oder den Zellbereich.

2. Klicken Sie im Namenfeld (das ist das Feld ganz links in der Bearbeitungsleiste) auf die Zelladresse der aktuell markierten Zelle beziehungsweise des aktuell markierten Zellbereichs.

Die ganze Zelladresse wird jetzt im Namenfeld hervorgehoben dargestellt.

3. Geben Sie den Namen für die markierte Zelle beziehungsweise den markierten Zellbereich in das Namenfeld ein.

Schauen Sie sich noch mal die obige Liste an, um sicherzugehen, dass Sie dem Zellbereich auf jeden Fall einen gültigen Namen zuweisen.

4. Drücken Sie [Enter].

Wenn Sie jetzt eine benannte Zelle oder einen benannten Zellbereich in einem Arbeitsblatt markieren wollen, klicken Sie in der Dropdownliste des Namenfeldes auf den entsprechenden Namen. Und wie öffnen Sie diese Liste? Sie klappt Ihnen entgegen, wenn Sie auf den Pfeil rechts neben der Zelladresse klicken.

Der Umweg über das Dialogfeld GEHE ZU funktioniert folgendermaßen: Drücken Sie [F5] oder klicken Sie auf der Registerkarte START in der Gruppe BEARBEITEN auf die Schaltfläche SUCHEN UND AUSWÄHLEN und danach auf GEHE ZU. Alle drei Wege führen zum Dialogfeld GEHE ZU (siehe Abbildung 6.9). Doppelklicken Sie auf den gewünschten Namen im Listenfeld GEHE ZU (beziehungsweise markieren Sie den Namen und klicken Sie auf OK oder drücken Sie [Enter]). Und kaum klickt oder drückt man eine Weile so vor sich hin, markiert Excel auch schon die benannte Zelle beziehungsweise den benannten Zellbereich.

Auch Formeln haben einen Namen

Mit Namen lassen sich nicht nur Zellen hervorragend aufspüren, mit ihrer Hilfe können Sie auch Formeln »lesbarer« machen. Gehen wir mal davon aus, dass Sie in der Zelle K3 eine ganz simple Formel eingegeben haben, die die Stunden, die Sie für einen Kunden tätig waren (in Zelle I3), mit Ihrem Stundensatz (in Zelle J3) multipliziert, um auszurechnen, wie viel Sie dem Kunden in Rechnung stellen können. Normalerweise würden Sie diese Formel in Zelle K3 so eingeben:

=I3*J3

Wenn Sie jedoch die Zelle I3 Stunden und die Zelle J3 Stundensatz genannt haben, können Sie die Formel in K3 auch so eingeben:

=Stunden*Stundensatz

Abbildung 6.9: Das Dialogfeld »Gehe zu«

Es lässt sich wohl nicht bestreiten, dass man sich unter der Formel =Stunden*Stundensatz sehr viel mehr vorstellen kann als unter =I3*J3.

Wenn Sie von dieser Möglichkeit der Formelgestaltung angetan sind, steht hier, wie’s funktioniert. (Frischen Sie bei Bedarf Ihre Kenntnisse über die Formeleingabe in Kapitel 2 noch einmal auf.)

1. Geben Sie Ihren Zellen Namen, so wie Sie es gerade gelernt haben.

Geben Sie für dieses Beispiel der Zelle I3 den Namen Stunden und der Zelle J3 den Namen Stundensatz.

2. Markieren Sie die Zelle, in der die Formel angezeigt werden soll.

Das ist in diesem Beispiel die Zelle K3.

3. Beginnen Sie die Formel mit dem Gleichheitszeichen (=).

4. Markieren Sie die erste Zelle, auf die sich die Formel bezieht, indem Sie entweder darauf klicken oder mit den Pfeiltasten den Zellcursor dort hinbewegen.

Wählen Sie in diesem Fall I3.

5. Geben Sie den mathematischen Operator ein, der in der Formel verwendet werden soll.

Für dieses Beispiel geben Sie das Sternchen (*) als Multiplikationszeichen ein. (Kapitel 2 enthält eine Liste mit weiteren mathematischen Operatoren.)

6. Markieren Sie die zweite Zelle, auf die sich die Formel bezieht, wie in Schritt 4 beschrieben.

Wählen Sie in diesem Fall J3.

7. Klicken Sie in der Bearbeitungsleiste auf die Schaltfläche EINGEBEN (die mit dem Häkchen) oder drücken Sie [Enter], um die Formel abzuschließen.

Wenn Sie alle Schritte ausgeführt haben, schreibt Excel in Zelle K3 die Formel = Stunden*Stundensatz.

Wenn Sie eine Formel kopieren, die im Original Zellnamen statt Zelladressen enthält, kopiert Excel diese Formel, ohne dabei die Zellbezüge an die neuen Zeilen und Spalten anzupassen (siehe auch Kapitel 4).

Wie heißt denn die Konstante?

Manchen Formeln greifen auf Konstanten zurück, die sich nicht allzu häufig ändern, zum Beispiel 19 % für die Mehrwertsteuer oder 10 % für einen Rabatt. Wenn Sie nun derartige Konstanten nicht jedes Mal wieder per Hand in eine Formel eingeben oder zu Fuß in einer Formel auf die entsprechende Zelle verweisen möchten, erstellen Sie einfach einen Namen, der den entsprechenden Wert enthält, und arbeiten dann effektiv und schlau mit diesem Namen in Ihren Formeln.

Angenommen, Sie möchten eine Konstante mit dem klangvollen Namen Mehrwertsteuer erstellen. Dann tun Sie Folgendes:

1. Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte FORMELN in der Gruppe DEFINIERTE NAMEN auf die Schaltfläche NAMEN DEFINIEREN.

Das Dialogfeld NEUER NAME meldet sich zum Dienst.

2. Geben Sie den Namen (zum Beispiel Mehrwertsteuer) in das Textfeld NAME ein.

Wenn Sie einen anderen Namen vergeben wollen, ist das auch okay. Sie müssen sich aber an die Regeln für die Namensvergabe halten, die Sie hoffentlich gelesen haben.

3. (Optional) Soll der Name nur für ein bestimmtes Arbeitsblatt gelten, klicken Sie auf den Pfeil neben BEREICH und wählen in der Liste das gewünschte Arbeitsblatt aus.

Normalerweise ist es günstiger, mit der Standardeinstellung ARBEITSMAPPE zu arbeiten. Denn dann gilt der Name in der gesamten Mappe und nicht nur im gewählten Blatt. Wenn Sie sich aber absolut sicher sind, dass Sie den Namen nur in einem Arbeitsblatt brauchen, wählen Sie hier das entsprechende Blatt aus.

4. Klicken Sie auf das Textfeld BEZIEHT SICH AUF und ersetzen Sie dort die aktuelle Zelladresse durch den Wert 19%.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um diesen neuen Namen dem Arbeitsblatt hinzuzufügen.

Nachdem Sie einer Konstanten auf diese Weise einen Namen verpasst haben, können Sie den Namen in Formeln in Ihrem Arbeitsblatt folgendermaßen verwenden:

Tippen Sie den Namen der Konstanten in einer Formel genau an der Stelle ein, an der der entsprechende Wert benötigt wird. Excel hilft Ihnen dabei und bietet Ihnen in der Eingabehilfe den Namen an, sobald es ihn erkennen kann.

Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte FORMELN in der Gruppe DEFINIERTE NAMEN auf die Schaltfläche IN FORMEL VERWENDEN. Wählen Sie dann in der Liste den gewünschten Namen aus; in diesem Beispiel wäre das MEHRWERTSTEUER.

Wenn Sie eine Formel kopieren, die eine benannte Konstante enthält, bleibt der Wert der Konstanten in allen Kopien, die Sie durch Ziehen des Ausfüllkästchens erstellen, gleich. (Bereichsnamen in Formeln funktionieren also wie absolute Zellbezüge.) In Kapitel 4 erfahren Sie mehr über das Kopieren von Formeln.

Denken Sie dran: Wenn Sie der Konstanten im Dialogfeld NAMENS-MANAGER einen neuen Wert zuweisen (Sie klicken auf der Registerkarte FORMELN in der Gruppe DEFINIERTE NAMEN auf die Schaltfläche NAMENS-MANAGER, markieren den Namen und klicken auf BEARBEITEN), rechnen alle Formeln, in denen die Konstante bereits enthalten ist, mit dem neuen aktuellen Wert. Hilfe! Eine rückwirkend erhöhte Mehrwertsteuer. Das fehlt gerade noch!

Wer suchet, der findet

Wenn alle Stricke reißen und Sie einen bestimmten Zelleintrag einfach nicht finden, sollten Sie Excels Suchfunktion aktivieren, um diese Daten in Ihrem Arbeitsblatt aufzuspüren. Klicken Sie dazu im Menüband auf der Registerkarte START in der Gruppe BEARBEITEN auf die Schaltfläche SUCHEN UND AUSWÄHLEN und dann noch auf die Schaltfläche SUCHEN. Oder drücken Sie [Strg]+[F].

Egal für welchen Weg Sie sich entschieden haben, Sie landen unweigerlich im Dialogfeld SUCHEN UND ERSETZEN, wie Abbildung 6.10 zeigt. Schreiben Sie den Text oder die Werte, den/die Sie suchen, in das Textfeld SUCHEN NACH und klicken Sie anschließend auf WEITERSUCHEN oder drücken Sie [Enter], um die Suche zu starten. Klicken Sie auf die Schaltfläche OPTIONEN, um das Dialogfeld nach unten aufzuklappen und weitere Auswahlmöglichkeiten hervorzuzaubern (siehe auch Abbildung 6.10).

Wenn Sie nach einem Eintrag suchen, achten Sie bei der Eingabe in das Textfeld SUCHEN NACH darauf, ob der Text oder der Wert ein vollständiger Zelleintrag ist oder nur einen Ausschnitt aus einem Zelleintrag darstellt. In Abbildung 6.10 wurde im Textfeld SUCHEN NACH nr eingegeben. Da das Kontrollkästchen GESAMTEN ZELLINHALT VERGLEICHEN nicht aktiviert ist, findet Excel in der Kundenliste den Eintrag nr

im Feldnamen Kund.nr in Zelle A2,

im Straßennamen Urbanring in Zelle D22,

Abbildung 6.10: Das Dialogfeld »Suchen und Ersetzen«

im Bundesland NRW in Zelle G27,

im Vornamen Henry in Zelle C29 sowie

im Namen Wagenroth in Zelle B86.

Wenn Sie vor Suchbeginn das Kontrollkästchen GESAMTEN ZELLINHALT VERGLEICHEN aktiviert hätten, wäre Excel überhaupt nicht fündig geworden, da die zuvor gefundenen Einträge den Ausdruck nr ja nur als Bestandteile des Zelleintrags enthalten.

Bei der Textsuche können Sie auch festlegen, ob Excel bei der Suche auf Groß- beziehungsweise Kleinschreibung achten soll. Standardmäßig legt Excel auf diesen kleinen (aber oft wichtigen) Unterschied keinen Wert. Ist es aber für die Eingrenzung Ihres Suchbegriffs erforderlich, dass Excel zwischen Groß- und Kleinschreibung unterscheidet, sollten Sie das Kontrollkästchen GROSS-/KLEINSCHREIBUNG BEACHTEN aktivieren.

Damit aber noch nicht genug. Sollte der Text oder der Wert, nach dem Sie suchen, bestimmte Formatierungen enthalten, können Sie diese Darstellung in Ihren Suchlauf aufnehmen. Und selbstverständlich ist es auch möglich, nur nach Formatierungen zu suchen.

Damit Excel neben dem Inhalt auch nach übereinstimmenden Formatierungen sucht, tun Sie Folgendes:

1. Klicken Sie im Dialogfeld SUCHEN UND ERSETZEN auf den Pfeil der Schaltfläche FORMAT und wählen Sie in der Liste den Eintrag FORMAT VON ZELLE WÄHLEN.

Das Dialogfeld SUCHEN UND ERSETZEN verabschiedet sich vorübergehend. Stattdessen hängt Excel an den Mauszeiger so eine Art Pipette dran.

2. Klicken Sie mit dem Pipetten-Mauszeiger auf die Zelle im Arbeitsblatt, die die Formate enthält, nach denen Sie suchen möchten.

Das Dialogfeld SUCHEN UND ERSETZEN taucht wieder auf und weiß nun über die zu suchenden Formate Bescheid.

Wenn Sie die Formate lieber in einem Dialogfeld auswählen möchten – nämlich im Dialogfeld FORMAT SUCHEN (das identisch mit dem Dialogfeld ZELLEN FORMATIEREN ist) –, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie im Dialogfeld SUCHEN UND ERSETZEN auf die Schaltfläche FORMAT oder klicken Sie auf den Pfeil der Schaltfläche und wählen Sie dann den Listeneintrag FORMAT.

2. Toben Sie sich im Dialogfeld FORMAT SUCHEN auf den vielen verschiedenen Registerkarten aus und aktivieren Sie die Formatoptionen, nach denen gesucht werden soll. Beenden Sie das Ganze durch Klicken auf OK.

Kapitel 3 kann Sie unterstützen, wenn Sie sich in diesem Dialogfeld nicht so ganz zurechtfinden.

Sobald Sie sich für die Suche nach bestimmten Formaten auf die eine oder andere Art entschieden haben, wird aus dem Feld KEIN FORMAT FESTGELEGT das Feld VORSCHAU. Darin wird das Wort Vorschau angezeigt, das wiederum mehr oder weniger in der Schrift und mit den Schriftoptionen dargestellt ist, die Sie zuvor für die Suche festgelegt haben. Und wenn Sie nicht mehr nach irgendwelchen Formatierungen suchen wollen, klicken Sie auf den Pfeil von FORMAT und wählen dort den Listeneintrag LÖSCHEN: FORMAT SUCHEN. Die Vorschau verschwindet und macht wieder Platz für KEIN FORMAT FESTGELEGT.

Wenn Sie in einem Arbeitsblatt nach Werten suchen, denken Sie immer an den Unterschied zwischen Formeln und Werten. In Abbildung 6.6 wird zum Beispiel in Zelle J33 der Kundenliste der Wert 10,1 angezeigt. Wenn Sie jedoch 10,1 in das Textfeld SUCHEN NACH eingeben und dann [Enter] drücken, um die Suche zu starten, wird sofort eine Meldung angezeigt, dass Excel keine übereinstimmenden Daten finden kann.

Excel kann den Wert 10,1 in Zelle J33 nicht finden, weil dieser Wert mit der folgenden Formel errechnet wird und Excel standardmäßig in den Formeln (das heißt nicht in den Werten selbst) nach einer Übereinstimmung sucht:

=(HEUTE()–I33)/365

Um nach dem Wert 10,1, der in J33 mit dieser Formel errechnet wurde, zu suchen, markieren Sie in der Dropdownliste SUCHEN IN den Eintrag WERTE. Standardmäßig ist hier die Option FORMELN aktiviert.

Und wenn Sie nach Text oder Werten in Kommentaren suchen möchten, wählen Sie in dieser Dropdownliste den Eintrag KOMMENTARE.

Wenn Sie nicht wissen, wie ein Wort oder ein Name korrekt geschrieben wird oder wie ein Wert oder eine Formel genau lautet, arbeiten Sie mit Platzhalterzeichen. Nehmen Sie das Fragezeichen (?) für ein einzelnes unbekanntes Zeichen und das Sternchen (*) für eine beliebige Anzahl unbekannter Zeichen.

Versuchen Sie’s mal: Geben Sie die folgenden Zeichen in das Textfeld SUCHEN NACH ein und wählen Sie in der Dropdownliste SUCHEN IN die Option WERTE.

7*4

Excel findet damit Zellen, die Werte wie 74, 704 und 75234 oder Texteinträge wie Badstr. 73 4. Stock enthalten.

Wenn Sie tatsächlich einmal nach einem (Multiplikations-)Sternchen suchen wollen, stellen Sie dem Sternchen eine Tilde voran:

~*4

Auf diese Weise können Sie nach einer Formel suchen, in der mit 4 multipliziert wird.

Wenn Sie den folgenden Eintrag im Textfeld SUCHEN NACH verwenden, werden Zelleinträge wie Jan, Januar, Juni etc. gefunden:

J?n*

In der Regel sucht Excel nur im aktuellen Arbeitsblatt nach dem von Ihnen eingegebenen Suchtext. Wenn das Programm alle Arbeitsblätter einer Arbeitsmappe durchsuchen soll, öffnen Sie die erste Dropdownliste DURCHSUCHEN und wählen dort den Eintrag ARBEITSMAPPE.

Wenn Excel eine Zelle im Arbeitsblatt findet, die den gesuchten Text oder Wert enthält, wird diese Zelle markiert. Das Dialogfeld SUCHEN UND ERSETZEN bleibt geöffnet. (Sollte es die Sicht auf die gesuchte Zelle versperren, ziehen Sie es einfach auf die Seite.) Um die nächste Übereinstimmung zu suchen, klicken Sie auf die Schaltfläche WEITERSUCHEN oder drücken [Enter].

Excel durchsucht normalerweise die Zeilen von oben nach unten. Wenn Sie jedoch lieber spaltenweise suchen möchten, markieren Sie in der zweiten Dropdownliste SUCHEN den Eintrag IN SPALTEN. Wenn Sie einen zuvor gefundenen Eintrag nochmals anzeigen lassen wollen, drücken Sie [Shift] und klicken dabei auf die Schaltfläche WEITERSUCHEN.

Aufgepasst bei Zellersatzteilen

Wenn Sie einen Zelleintrag suchen, um ihn anschließend durch etwas anderes zu ersetzen, klicken Sie im Dialogfeld SUCHEN UND ERSETZEN einfach auf die Registerkarte ERSETZEN, um zu dieser Registerkarte zu wechseln. Wenn Sie ganz von vorn beginnen, klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte START in der Gruppe BEARBEITEN auf die Schaltfläche SUCHEN UND AUSWÄHLEN und dann auf den Eintrag ERSETZEN. Mit [Strg]+[H] geht es noch schneller. Geben Sie dann im Dialogfeld SUCHEN UND ERSETZEN auf der Registerkarte ERSETZEN im Textfeld SUCHEN NACH den Wert oder Text ein, der ersetzt werden soll, und in das Textfeld ERSETZEN DURCH den Ersatzwert oder -text.

Wenn Sie den Ersatztext eingeben, müssen Sie darauf achten, den Text genau so zu schreiben, wie er auf dem Bildschirm angezeigt werden soll. Mit anderen Worten: Wenn Sie jedes Jan im Arbeitsblatt durch Januar ersetzen möchten, muss Folgendes im Textfeld ERSETZEN DURCH stehen:

Januar

Denken Sie daran, dass Sie im Textfeld ERSETZEN DURCH genau auf die Groß- oder Kleinschreibung des eingegebenen Wortes achten müssen, auch wenn Sie im Textfeld SUCHEN NACH hierauf keine Rücksicht zu nehmen brauchen (immer vorausgesetzt natürlich, dass das Kontrollkästchen GROSS-/KLEINSCHREIBUNG BEACHTEN nicht aktiviert ist).

Nachdem Sie eingegeben haben, was gesucht und durch was ersetzt werden soll, lassen Sie Excel die übereinstimmenden Einträge im Arbeitsblatt entweder von Fall zu Fall (auf ERSETZEN klicken) oder alle in einem Arbeitsgang ersetzen (auf ALLE ERSETZEN klicken). In Abbildung 6.11 können Sie sich einen Überblick über das Dialogfeld verschaffen.

Abbildung 6.11: Hier wird gerade Jan durch Januar ersetzt.

Seien Sie vorsichtig mit der Schaltfläche ALLE ERSETZEN. Ihr ganzes Arbeitsblatt kann unversehens durcheinandergewirbelt werden, wenn Sie damit – nichts Böses ahnend – Werte, Teile von Formeln oder Zeichen in Überschriften ersetzen, die Sie eigentlich gar nicht ersetzen wollten. Als Vorsichtsmaßnahme lege ich Ihnen folgende goldene Regeln ans Herz:

Führen Sie niemals die Funktion ALLE ERSETZEN in einem nicht gespeicherten Dokument durch!

Vergewissern Sie sich vor dem Ersetzen auch, dass das Kontrollkästchen GESAMTEN ZELLINHALT VERGLEICHEN aktiviert ist. Es könnte Ihnen eine ganze Reihe ungewollter Änderungen bescheren, wenn Sie dieses Kontrollkästchen nicht aktivieren und Sie wirklich nur ganze Zelleinträge ersetzen wollen.

Wenn Sie aber tatsächlich einmal einen Wurm reingebracht haben, klicken Sie schnell und beherzt in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche RÜCKGÄNGIG beziehungsweise drücken Sie [Strg]+[Z]. Und schon wird das Arbeitsblatt wieder in seinen alten Zustand zurückversetzt. Wenn Sie das Problem erst zu spät erkennen und nichts mehr rückgängig gemacht werden kann, schließen Sie das Dokument, ohne es zu speichern, und öffnen dann die vor dem Ersetzen gespeicherte Version. Was für ein Glück, dass Sie dies hier gelesen haben!

Wenn Excel Ihnen die gefundenen Einträge zuerst anzeigen soll, klicken Sie auf die Schaltfläche WEITERSUCHEN oder drücken [Enter]. Excel markiert dann die nächste Zelle, die den Text oder Wert enthält, den Sie im Textfeld SUCHEN NACH eingegeben haben. Soll Excel den markierten Text ersetzen, klicken Sie auf die Schaltfläche ERSETZEN. Falls Sie gerade diese Übereinstimmung nicht ersetzen wollen, klicken Sie auf WEITERSUCHEN, um mit der Suche fortzufahren. Um das Dialogfeld SUCHEN UND ERSETZEN zu schließen, weil der Suchen-und-Ersetzen-Vorgang für Sie beendet ist, klicken Sie kurz entschlossen auf SCHLIESSEN.

Recherchieren

Excel verfügt über einen interessanten Aufgabenbereich – RECHERCHIEREN –, mit dem Sie Informationen zu bestimmten Themen nachschlagen können. Bei den Quellen Ihrer Recherche könnte es sich beispielsweise um ein Nachschlagewerk wie den deutschen Thesaurus, um eine Recherche- oder eine Wirtschafts- und Finanzwebseite oder eine sonstige Quelle im Web handeln. Interessante Sache, die aber im Fall von Webseiten einen Internetzugang voraussetzt.

Um den Aufgabenbereich RECHERCHIEREN direkt zu öffnen, klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte ÜBERPRÜFEN in der Gruppe DOKUMENTPRÜFUNG auf die Schaltfläche RECHERCHIEREN. Und schon wird der Aufgabenbereich rechts im Programmfenster eingeblendet (wie in Abbildung 6.12 zu sehen ist).

Abbildung 6.12: Erweitern Sie Ihren Wortschatz.

Geben Sie nun den Suchbegriff, nach dem recherchiert werden soll, im Textfeld SUCHEN NACH ein und wählen Sie in der darunter liegenden Dropdownliste die gewünschten Quellen aus, in denen gesucht werden soll. Hinter dem Listeneintrag ALLE NACHSCHLAGEWERKE verbergen sich standardmäßig ein deutscher, englischer, französischer oder italienischer Thesaurus, in denen Sie den Begriff nachzuschlagen können. Außerdem finden Sie dort noch das Übersetzungswerkzeug, mit dem Sie den Suchbegriff in eine der gerade genannten Sprachen übersetzen lassen können.

Wenn Sie auf den Link NACH WEITEREN RECHERCHEDIENSTEN SUCHEN klicken (siehe Abbildung 6.12), prüft Excel, ob weitere Dienste zur Verfügung stehen. In der Regel sind das Recherche-Onlinequellen wie Factiva iWorks oder Bing und Wirtschafts- und Finanzwebseiten.

Um die Suche zu starten, klicken Sie oben im Aufgabenbereich auf die grüne Schaltfläche mit dem nach rechts weisenden Pfeil. Die Verbindung zur gewählten Datenquelle wird hergestellt und das Ergebnis im Aufgabenbereich RECHERCHIEREN angezeigt. In Abbildung 6.12 habe ich beispielsweise im Thesaurus nach dem Begriff Feierabend gesucht und auch jede Menge dazu gefunden.

Wenn als Suchergebnis im Aufgabenbereich Webseiten angezeigt werden, brauchen Sie nur auf den gewünschten Link zu klicken, und schon wird Ihr Webbrowser, zum Beispiel Internet Explorer oder Firefox, gestartet und die entsprechende Webseite auf den Bildschirm gezaubert. Wollen Sie später wieder zurück zu Excel, von wo aus Sie ja schließlich Ihre Suche gestartet haben, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche SCHLIESSEN in der oberen rechten Ecke des Fensters, um den Webbrowser zu schließen.

Selbstverständlich können Sie selbst bestimmen, welche Dienste Ihnen bei der Suche nach Daten zur Verfügung stehen. Klicken Sie dazu unten im Aufgabenbereich auf den Link RECHERCHEOPTIONEN. Damit öffnen Sie das gleichnamige Dialogfeld, in dem Sie Nachschlagewerke für die Suche aktivieren beziehungsweise deaktivieren sowie Onlinedienste und Webseiten hinzufügen beziehungsweise entfernen können.

Manuell neu berechnen

Die Suche nach Daten in einem Arbeitsblatt ist zwar zugegebenermaßen außerordentlich wichtig; sie ist aber nur eine der Möglichkeiten, die Daten in den Griff zu kriegen. In wirklich umfangreichen Arbeitsblättern kann es zum Beispiel interessant sein, die Neuberechnung von Einträgen manuell zu steuern. Dies ist dann von Vorteil, wenn durch das ständige Neuberechnen geänderter oder neu eingegebener Daten das Arbeiten mit Excel nur noch im Schneckentempo vorangeht. Wenn Sie diese Neuberechnung erst durchführen, wenn Sie das Arbeitsblatt speichern oder drucken wollen, werden Sie von solchen Verzögerungen nichts mitbekommen.

Um die Neuberechnung manuell zu steuern, klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte FORMELN in der Gruppe BERECHNUNG auf die Schaltfläche BERECHNUNGSOPTIONEN und dann auf MANUELL. Und schon legt sich Excel auf die faule Haut. Das Programm zeigt bei jeder Änderung im Arbeitsblatt, die eine Neuberechnung zur Folge hätte, in der Statusleiste einfach Berechnen an. Das ist dann das Signal für Sie, dass Excel die Formeln aktualisieren, das heißt neu berechnen sollte, bevor Sie die Arbeitsmappe speichern oder drucken.

Um die Formeln in einem Arbeitsblatt neu zu berechnen, drücken Sie [F9] oder klicken im Menüband auf der Registerkarte FORMELN in der Gruppe BERECHNUNG auf die Schaltfläche NEU BERECHNEN. Das ist die Schaltfläche, die wie ein Taschenrechner aussieht.

Excel berechnet dann brav alle Formeln in allen Arbeitsblättern der Arbeitsmappe neu. Wenn Sie nur im aktuellen Arbeitsblatt gearbeitet haben und nicht warten wollen, bis Excel jedes einzelne Arbeitsblatt neu berechnet hat, können Sie sich bei der Neuberechnung auf das aktuelle Arbeitsblatt beschränken. Klicken Sie dazu im Menüband auf der Registerkarte FORMELN in der Gruppe BERECHNUNG auf die Schaltfläche BLATT BERECHNEN. Das ist die Schaltfläche unter dem Taschenrechner. Oder drücken Sie [Shift]+[F9].

Wenn sich in Ihrem Arbeitsblatt Datenbereiche mit verschiedensten Was-wäre-wenn-Szenarien tummeln (Kapitel 8 weiß mehr zu diesem Thema zu berichten), können Sie dafür sorgen, dass Excel alles andere automatisch berechnet, nur diese Szenarien nicht. Wie das geht? Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte FORMELN in der Gruppe BERECHNUNG auf die Schaltfläche BERECHNUNGSOPTIONEN und dann auf AUTOMATISCH AUSSER BEI DATENTABELLEN.

Und wenn Sie Excel wieder die Verantwortung für das automatische Berechnen aufbürden wollen, klicken Sie auf der Registerkarte FORMELN in der Gruppe BERECHNUNG auf die Schaltfläche BERECHNUNGSOPTIONEN und dann auf AUTOMATISCH. Und schon sind Sie aus dem Schneider.

Schutzmaßnahmen ergreifen

Sobald Sie ein Arbeitsblatt so gut wie fertiggestellt haben, das heißt die Formeln überprüft und den Text nochmals gelesen haben, möchten Sie Ihr Dokument doch sicherlich gern vor unplanmäßigen Änderungen schützen.

Jede Zelle in einem Arbeitsblatt kann gesperrt beziehungsweise nicht gesperrt werden. Standardmäßig sind alle Zellen eines Arbeitsblattes gesperrt. Das Sperren muss sozusagen nur noch aktiviert werden. Wenn Sie die folgenden Schritte ausführen, sind Ihre Daten so sicher wie in Abrahams Schoß.

1. Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte ÜBERPRÜFEN in der Gruppe ÄNDERUNGEN auf die Schaltfläche BLATT SCHÜTZEN.

Excel öffnet das Dialogfeld BLATT SCHÜTZEN (siehe Abbildung 6.13), in dem Sie die Kontrollkästchen aktivieren, deren Funktionen auch in einem geschützten Arbeitsblatt verfügbar sein sollen. Standardmäßig sind die beiden Kontrollkästchen GESPERRTE ZELLEN AUSWÄHLEN und NICHT GESPERRTE ZELLEN AUSWÄHLEN im Listenfeld ALLE BENUTZER DIESES ARBEITSBLATTES DÜRFEN aktiviert. Auch das Kontrollkästchen ARBEITSBLATT UND INHALT GESPERRTER ZELLEN SCHÜTZEN ganz oben im Dialogfeld ist standardmäßig aktiviert.

2. (Optional) Aktivieren Sie bei Bedarf die Kontrollkästchen im Listenfeld ALLE BENUTZER DIESES ARBEITSBLATTES DÜRFEN, deren Funktionen auch in einem geschützten Arbeitsblatt aktiv sein sollen.

3. Wenn Sie ein Kennwort zuweisen wollen, das eingegeben werden muss, bevor der Schutz für ein Arbeitsblatt wieder entfernt werden kann, geben Sie dieses Kennwort in das Textfeld KENNWORT ZUM AUFHEBEN DES BLATTSCHUTZES ein.

4. Klicken Sie auf OK oder drücken Sie [Enter].

Wenn Sie ein Kennwort eingegeben haben, wird anschließend das Dialogfeld KENNWORT BESTÄTIGEN geöffnet. Geben Sie hier das Kennwort erneut ein und achten Sie dabei darauf, es exakt so zu schreiben wie im Textfeld KENNWORT ZUM AUFHEBEN DES BLATTSCHUTZES im Dialogfeld BLATT SCHÜTZEN angegeben. Klicken Sie dann auf OK oder drücken Sie [Enter].

Abbildung 6.13: Vor all diesen Änderungen können Sie Ihr Arbeitsblatt schützen.

Sie können auch noch einen Schritt weitergehen und das gesamte Layout der Arbeitsblätter in einer Arbeitsmappe schützen. Das geht so:

1. Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte ÜBERPRÜFEN in der Gruppe ÄNDERUNGEN auf die Schaltfläche ARBEITSMAPPE SCHÜTZEN.

Excel öffnet das Dialogfeld STRUKTUR UND FENSTER SCHÜTZEN, in dem das Kontrollkästchen STRUKTUR bereits aktiviert ist, das Kontrollkästchen FENSTER jedoch nicht. Wenn Sie die Struktur einer Arbeitsmappe schützen, können die Arbeitsblätter zum Beispiel nicht mehr gelöscht oder neu angeordnet werden. Die Fenster in einer Arbeitsmappe zu schützen ist dann sinnvoll, wenn Sie Fenster eingerichtet haben (was Thema im nächsten Kapitel ist).

2. Wenn Sie ein Kennwort zuweisen wollen, das eingegeben werden muss, bevor der Schutz für eine Arbeitsmappe wieder entfernt werden kann, geben Sie dieses Kennwort in das Textfeld KENNWORT (OPTIONAL) ein.

3. Klicken Sie auf OK oder drücken Sie [Enter].

Wenn Sie ein Kennwort eingegeben haben, wird anschließend das Dialogfeld KENNWORT BESTÄTIGEN geöffnet. Geben Sie hier das Kennwort erneut ein und achten Sie dabei darauf, es exakt so zu schreiben wie im Textfeld KENNWORT (OPTIONAL) im Dialogfeld STRUKTUR UND FENSTER SCHÜTZEN angegeben. Klicken Sie dann auf OK oder drücken Sie [Enter].

Wenn Sie auf der Registerkarte ÜBERPRÜFEN in der Gruppe ÄNDERUNGEN auf die Schaltfläche BLATT SCHÜTZEN klicken, können in diesem Arbeitsblatt die Inhalte der Zellen nicht mehr verändert werden, mit Ausnahme der Funktionen, die Sie im Listenfeld ALLE BENUTZER DIESES ARBEITSBLATTES DÜRFEN explizit aktiviert haben (siehe weiter oben). Und wenn Sie sich für den Arbeitsmappenschutz entschieden haben, ist auch der Aufbau der Arbeitsmappe vor Änderungen sicher.

Wenn Sie versuchen, einen Eintrag in einer gesperrten Zelle zu bearbeiten oder zu ersetzen, zeigt Excel eine Warnmeldung an, dass Sie versuchen, eine Zelle oder ein Diagramm zu ändern, die beziehungsweise das schreibgeschützt ist.

In der Regel wird es nicht in Ihrer Absicht liegen, in den Arbeitsblättern einer Arbeitsmappe alle Zellen vor Änderungen zu schützen, sondern nur bestimmte Bereiche. In einem Budget-Arbeitsblatt möchten Sie vielleicht alle Zellen schützen, die Überschriften und Formeln enthalten, und Änderungen in den Zellen zulassen, in die Sie die Budgetzahlen eingeben. Mit dieser Vorsichtsmaßnahme verhindern Sie, dass Sie aus Versehen eine Überschrift oder eine Formel aus dem Arbeitsblatt löschen, nur weil Sie einen Wert in eine falsche Zelle eingeben. (Das kommt häufiger vor, als Sie meinen!)

Um bestimmte Zellen für die Überarbeitung ungeschützt, das heißt nicht gesperrt, zu lassen, markieren Sie (vor dem Schützen eines Blattes oder der Mappe) diese Zellen und drücken [Strg]+[1]. Damit wird das Dialogfeld ZELLEN FORMATIEREN geöffnet. Wechseln Sie dort zur Registerkarte SCHUTZ und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen GESPERRT. Danach schützen Sie in aller Ruhe das Blatt oder die gesamte Mappe.

Um den Schutz für das aktuelle Arbeitsblatt oder die Arbeitsmappe wieder aufzuheben und Änderungen sowohl in gesperrten als auch in nicht gesperrten Zellen durchführen zu können, klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte ÜBERPRÜFEN in der Gruppe ÄNDERUNGEN auf die Schaltfläche BLATTSCHUTZ AUFHEBEN beziehungsweise auf die Schaltfläche ARBEITSMAPPE SCHÜTZEN (hier ist leider nicht die Rede vom »Aufheben«) und dann im Dialogfeld STRUKTUR UND FENSTER SCHÜTZEN auf die entsprechenden Kontrollkästchen. Wenn Sie ein Kennwort für den Schutz des Arbeitsblattes oder der Arbeitsmappe eingegeben haben, müssen Sie dieses jetzt in das Textfeld KENNWORT im Dialogfeld BLATTSCHUTZ AUFHEBEN beziehungsweise ARBEITSMAPPENSCHUTZ AUFHEBEN eingeben.

Sie können ein Arbeitsblatt oder eine Arbeitsmappe übrigens auch in der Backstage-Ansicht schützen, und zwar im Bildschirm INFORMATIONEN. Klicken Sie dort auf die nicht zu übersehende Schaltfläche ARBEITSMAPPE SCHÜTZEN und wählen Sie in der Dropdownliste entweder den Eintrag AKTUELLE TABELLE SCHÜTZEN (damit ist das aktuelle Arbeitsblatt gemeint) oder den Eintrag ARBEITSMAPPENSTRUKTUR SCHÜTZEN. Dann kriegen Sie entweder das Dialogfeld BLATT SCHÜTZEN oder STRUKTUR UND FENSTER SCHÜTZEN angezeigt und wissen hoffentlich, was zu tun ist. Wenn nicht, lesen Sie bitte noch einmal diesen Abschnitt.

Schützen und freigeben

Wenn Sie eine Arbeitsmappe erstellen, deren Inhalt von verschiedenen Benutzern in Ihrem Netzwerk aktualisiert wird, können Sie die Schaltfläche ARBEITSMAPPE SCHÜTZEN UND FREIGEBEN zum Zuge kommen lassen. Diese Schaltfläche finden Sie übrigens auf der Registerkarte ÜBERPRÜFEN in der Gruppe ÄNDERUNGEN. Damit stellen Sie absolut sicher, dass Excel alle Änderungen verfolgt und dass niemand – sei es absichtlich oder unbewusst (man will ja niemandem etwas unterstellen) – diese Überwachungsfunktion wieder ausschaltet. Das Einzige, was Sie zum Schutz der freigegebenen Arbeitsmappe tun müssen, ist im Dialogfeld FREIGEGEBENE ARBEITSMAPPE SCHÜTZEN das Kontrollkästchen FREIGABE MIT ÄNDERUNGSPROTOKOLL zu aktivieren. Nachdem Sie dieses Kontrollkästchen aktiviert haben, können Sie noch ein weiteres Hindernis einbauen und im Textfeld KENNWORT (OPTIONAL) ein Kennwort vergeben. Auf diese Weise erhalten nur diejenigen Zugriff auf Ihre Arbeitsmappe, die über das Kennwort Bescheid wissen.

7

Mit mehreren Arbeitsblättern jonglieren

In diesem Kapitel

Zwischen verschiedenen Arbeitsblättern in einer Arbeitsmappe hin und her springen

Arbeitsblätter in eine Arbeitsmappe einfügen und löschen

Mehrere Arbeitsblätter als Gruppe markieren und bearbeiten

Blattregister mit klangvollen Namen versehen

Arbeitsblätter in einer Arbeitsmappe neu anordnen

Verschiedene Arbeitsblätter in verschiedenen Fenstern gleichzeitig auf dem Bildschirm anzeigen

Arbeitsblätter Seite an Seite auf dem Bildschirm vergleichen

Ein Arbeitsblatt aus einer Arbeitsmappe in eine andere kopieren oder verschieben

Formeln fabrizieren, mit denen Sie Arbeitsblätter einer Arbeitsmappe zusammenfassen

Solange Sie noch blutiger Anfänger im Umgang mit dem ganzen Tabellenkalkulationskram sind, haben Sie wahrscheinlich genug damit zu tun, ein einziges Arbeitsblatt in den Griff zu bekommen. Allein der Gedanke an das Arbeiten mit mehreren Arbeitsblättern bringt Sie schon zum Schwitzen. Sobald Sie aber etwas sicherer geworden sind, werden Sie feststellen, dass das Arbeiten mit mehreren Arbeitsblättern in einer Arbeitsmappe auch nichts anderes ist als das Arbeiten mit einem.

Verwechseln Sie das Arbeitsblatt nicht mit der Arbeitsmappe. Die Arbeitsmappe stellt das gesamte Dokument (die Datei) dar, das Sie öffnen und speichern, kopieren oder löschen etc. Jede Arbeitsmappe (= jede Datei) enthält standardmäßig ein leeres Arbeitsblatt. Stellen Sie sich dieses leere Blatt wie ein leeres, herkömmliches Blatt in einem Aktenordner vor. Und so wie Sie es Ihnen freisteht, in den Aktenordner weitere Blätter einzuheften, können Sie auch weitere Arbeitsblätter in Ihre Arbeitsmappe einfügen. Damit Sie sich nicht in den Arbeitsblättern einer Arbeitsmappe verirren, werden das Standardblatt und alle weiteren hinzugefügten Arbeitsblätter mit einem Blattregister versehen (TABELLE 1, TABELLE 2, TABELLE 3 …). Die Blätter entsprechen in etwa den Registerblättern in einem herkömmlichen Aktenordner. Sie sehen: Es ist alles mehr oder weniger so wie im wirklichen Leben.

Was ich an Arbeitsblättern so mag

Bevor Sie erfahren, wie Sie mit mehreren Arbeitsblättern in Excel arbeiten, sollte ich vielleicht zunächst erklären, warum man so etwas überhaupt tun sollte. Angenommen, Sie haben ein Bündel von Arbeitsblättern erstellt, die alle thematisch zusammengehören und deshalb auch in derselben Arbeitsmappe abgelegt werden sollten. Denken Sie nur an Annas Strudelladen mit all seinen Niederlassungen. Jede Niederlassung hat ihr eigenes Arbeitsblatt in der Arbeitsmappe AS GMBH GESCHÄTZTER G+V 2014. In jedem einzelnen Arbeitsblatt werden die Jahresumsätze pro Niederlassung dokumentiert. Dadurch, dass Sie die Daten aller Niederlassungen in einer Arbeitsmappe verwalten, haben Sie folgende Vorteile:

Sie haben im Handumdrehen neue Arbeitsblätter erstellt, da Sie die allgemeingültigen Daten, die in jedem Arbeitsblatt vorkommen, nur einmal in der Arbeitsmappe eingeben müssen. (Mehr Infos zu diesem Thema gibt es im Abschnitt »Gruppenarbeit (oder alle für einen)« weiter hinten in diesem Kapitel.)

Sie können Makros, die Ihnen beim Erstellen des ersten Arbeitsblattes geholfen haben, mit der aktuellen Arbeitsmappe verknüpfen. Warum denn das? Ganz einfach: Dadurch stehen die Makros auch in allen anderen Arbeitsblättern der Arbeitsmappe zur Verfügung. Ein Makro enthält eine Abfolge von häufig ausgeführten, sich wiederholenden Aufgaben und Berechnungen, die Sie aufgezeichnet haben, um sie ganz einfach mit nur einem Mausklick wieder abzurufen. (Mehr zum Thema Makros gibt es in Kapitel 12.)

In Windeseile haben Sie die Umsätze der einzelnen Niederlassungen miteinander verglichen. (Mehr hierzu finden Sie im Abschnitt »In Arbeitsblättern ›fensterln‹« weiter hinten in diesem Kapitel.)

Sie können alle Arbeitsblätter der Arbeitsmappe in einem Aufwasch drucken. (In Kapitel 5 beschreibe ich, wie Sie die gesamte Arbeitsmappe oder nur ganz bestimmte Arbeitsblätter drucken.)

Eine grafische Darstellung der Zahlen aller Arbeitsblätter – nichts leichter als das; Infos hierzu finden Sie in Kapitel 10.

Das Zusammenfassen der Daten aller Arbeitsblätter einer Arbeitsmappe, zum Beispiel nach Quartals- oder Jahresumsätzen, ist ein Kinderspiel. (Infos zu diesem Thema finden Sie im Abschnitt »Fassen wir zusammen« weiter hinten in diesem Kapitel.)

Blatt für Blatt aneinandergereiht

Eine kurze Zusammenfassung: Jede Arbeitsmappe enthält erst einmal nur ein Arbeitsblatt mit der fantasievollen Bezeichnungen TABELLE 1. Dieser Name wird unten im Arbeitsmappenfenster in der Registerleiste angezeigt. Um nun ein weiteres Arbeitsblatt in die Arbeitsmappe aufzunehmen, klicken Sie unten in der Blattregisterleiste auf die Schaltfläche NEUES BLATT (das Pluszeichen). Das zweite Blatt heißt dann TABELLE 2. Und wenn Sie noch einmal auf die Schaltfläche NEUES BLATT klicken, wird das Arbeitsblatt TABELLE 3 eingefügt und so weiter und so fort. Ich denke, Sie haben das System verstanden. Alle Blattnamen werden unten in der Blattregisterleiste angezeigt.

Um nun von einem Arbeitsblatt zu einem anderen Arbeitsblatt zu springen, klicken Sie auf das entsprechende Register. Excel zeigt sofort diensteifrig das gewählte Arbeitsblatt auf dem Bildschirm an. Und Sie wissen stets, mit welchem Arbeitsblatt Sie gerade arbeiten, da das entsprechende Blattregister weiß und der Registername in fettem, saftigem Grün dargestellt ist.

Wenn Sie eine ganze Reihe von Arbeitsblättern eingefügt haben (dazu später mehr), können wahrscheinlich nicht mehr alle Blattregister gleichzeitig angezeigt werden. In diesem Fall sehen Sie rechts neben dem letzten anzeigbaren Blattregister drei Punkte (…) nach dem Motto: Da kommt noch was. Und praktisch wie Excel nun mal denkt, stellt es auch gleich zwei Pfeile ganz am Anfang der Registerleiste zur Verfügung, mit denen Sie die nicht sichtbaren Blattregister hervorzaubern können.

Wenn Sie auf den nach rechts zeigenden Registerlaufpfeil klicken, wird ein Bildlauf nach rechts durchgeführt, um die dort verborgenen Register anzuzeigen. Halten Sie beim Klicken die [Strg]-Taste gedrückt, um bis zum allerletzten Register vorzudringen.

Mit dem nach links zeigenden Registerlaufpfeil führen Sie analog dazu einen Registerbildlauf nach links durch. Und Klicken mit gedrückter [Strg]-Taste bringt Sie in flottem Tempo zum allerersten Blattregister.

Und dann gibt es noch eine dritte Möglichkeit, zu einem anderen, in der Registerleiste weit entfernten Arbeitsblatt zu wechseln: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen der Registerlaufpfeile, um das Dialogfeld AKTIVIEREN zu öffnen (siehe Abbildung 7.1). Dort werden alle in der Arbeitsmappe enthaltenen Arbeitsblätter aufgelistet. Sie brauchen nur eines auszuwählen und auf OK zu klicken, und schon sind Sie dort.

Abbildung 7.1: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Registerlaufpfeil und wählen Sie im Dialogfeld »Aktivieren« das Blatt aus, das Sie anzeigen wollen.

Bitte denken Sie stets daran: Das Blättern zum Sichtbarmachen eines Registers in der Registerleiste hat nichts mit dem aktiven Auswählen eines Registers zu tun. Wenn das gewünschte Register endlich sichtbar geworden ist, müssen Sie anschließend trotzdem noch darauf klicken, um seinen Inhalt, sprich das Arbeitsblatt, auf den Bildschirm zu bekommen (es sei denn, Sie wählen es im Dialogfeld AKTIVIEREN – siehe Abbildung 7.1 – aus.)

Damit das Hin- und Herspringen zwischen vielen Registern nicht zu kompliziert wird, gibt es noch das Registerteilungsfeld (das sind die drei untereinander stehenden Punkte) rechts neben der Schaltfläche NEUES BLATT. Damit können Sie die Registerleiste verlängern. Der Nachteil dabei ist, dass Sie dadurch die horizontale Bildlaufleiste verkürzen. Wenn Sie nicht allzu viel Wert auf die horizontale Bildlaufleiste legen, können Sie sie auch ganz verschwinden lassen. Ziehen Sie dazu das Registerteilungsfeld so weit nach rechts, bis es an die vertikale Bildlaufleiste stößt.

Wenn Sie später die Originallänge der Registerleiste wiederherstellen wollen, doppelklicken Sie auf das Registerteilungsfeld.

Mit der Tastatur von Arbeitsblatt zu Arbeitsblatt springen

Und wer das Geklicke unten in der Registerleiste nicht mag, der greift auf die Tastatur zurück. Um mithilfe der Tastatur zum nächsten Arbeitsblatt zu springen, drücken Sie [Strg]+[Bild ab]. Zum vorherigen Arbeitsblatt gelangen Sie durch Drücken von [Strg]+[Bild auf]. Das Nette an diesen Tastenkombinationen ist, dass sie auch dann funktionieren, wenn das nächste beziehungsweise das vorherige Arbeitsblatt noch gar nicht in Sichtweite ist.

Gruppenarbeit (oder alle für einen)

Wenn Sie also auf ein Blattregister klicken, wird das entsprechende Arbeitsblatt angezeigt und Sie können es nach Herzenslust bearbeiten. Was ist aber, wenn Sie in allen Arbeitsblättern dieselben Änderungen vornehmen möchten. Jedes Blatt einzeln? Das kann nicht sein, oder? Nein! Sie können Gott sei Dank mehrere Blattregister markieren. Alles, was Sie anschließend ändern, wird in allen markierten Arbeitsblättern übernommen.

Angenommen, Sie müssen drei Arbeitsblätter in einer neuen Arbeitsmappe erstellen. Alle Blätter sollen die 12 Monatsnamen in Zeile 3 ab Spalte B enthalten. Bevor Sie auch nur irgendetwas eingeben, markieren Sie zunächst die drei Blattregister (TABELLE 1, TABELLE 2 und TABELLE 3). Wie das geht, erfahren Sie gleich. Danach geben Sie im aktuellen Arbeitsblatt in Zelle B3 Januar ein und ziehen das Ausfüllkästchen bis zur Zelle M3. (Das »AutoAusfüllen« ist Thema in Kapitel 2.) Wer es nicht glauben will, der wechsle zum Arbeitsblatt TABELLE 2 oder TABELLE 3. Unglaublich, aber wahr! Excel hat die Monatsnamen in allen drei Arbeitsblättern an der gleichen Position eingefügt. Ganz schön clever, was?

Und noch ein Beispiel: Angenommen, Sie arbeiten in einer anderen Arbeitsmappe und wollen dort die Arbeitsblätter TABELLE 2 und TABELLE 3 loswerden. Sie könnten nun natürlich das Register TABELLE 2 aktivieren und dann im Menüband auf der Registerkarte START in der Gruppe ZELLEN auf den Pfeil neben LÖSCHEN und dann auf BLATT LÖSCHEN klicken. Danach müssten Sie allerdings noch das Register TABELLE 3 aktivieren und dann im Menüband auf der Registerkarte START in der Gruppe ZELLEN erneut auf den Pfeil neben LÖSCHEN und dann auf BLATT LÖSCHEN klicken. Zu umständlich! Markieren Sie einfach die beiden Register und eliminieren Sie die Arbeitsblätter in einem einzigen Schritt mit oben genanntem Befehlswust.

Jetzt habe ich so viel über das Markieren von Blattregistern erzählt. Aber Sie wissen wahrscheinlich immer noch nicht, wie das geht. Nun, dem kann abgeholfen werden:

Wenn Sie eine Gruppe nebeneinander liegender Register markieren wollen, klicken Sie auf das erste Register und blättern in der Registerleiste so lange nach rechts, bis das letzte Register sichtbar wird, das Sie markieren möchten. Klicken Sie dann mit gedrückter [Shift]-Taste auf das letzte Register. Damit werden das erste Register, das letzte Register und alle Register zwischen dem ersten und dem letzten markiert.

Wenn die zu markierenden Register nicht nebeneinander liegen, klicken Sie auf das erste Register. Danach halten Sie [Strg] gedrückt und klicken nacheinander auf alle weiteren gewünschten Register.

Wenn Sie gleich alle Register der Arbeitsmappe auf einen Schlag markieren möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Register des Arbeitsblattes, das anschließend das aktive Blatt sein soll. Im Kontextmenü für die Register schnell den Befehl ALLE BLÄTTER AUSWÄHLEN gewählt, und schon sind alle Register markiert und das Register, auf das Sie mit der rechten Maustaste geklickt haben, ist das aktive.

Damit Sie auch wissen, welche Register markiert und welches Register das aktive ist, stellt Excel alle markierten Register in Weiß dar und unterstreicht sie dick in Grün. Die Namen der markierten Register werden ebenfalls fett dargestellt und der Name des aktiven Registers hebt sich durch einen satten dunkelgrünen Farbton von den anderen Namen ab. Außerdem wird in der Titelleiste der Arbeitsmappe hinter dem Dateinamen zusätzlich [GRUPPE] angezeigt.

Um nach der Bearbeitung der markierten Register die Auswahl wieder aufzuheben, klicken Sie auf ein nicht markiertes – sprich: alltaggraues – Register. Der Befehl GRUPPIERUNG AUFHEBEN im Kontextmenü für die Register tut es auch. Oder klicken Sie mit gedrückter [Shift]-Taste auf das aktuelle Blattregister.

Mal mehr, mal weniger

Vielleicht werden Sie nie in Ihrem Leben mit mehr als einem Arbeitsblatt arbeiten müssen (oder wollen). Es kann aber durchaus Fälle geben, in denen Sie bedeutend mehr brauchen (wenn Sie beispielsweise die Daten eines Unternehmens mit 20 Niederlassungen oder das Budget für 30 Abteilungen verwalten wollen).

Aber das ist mit Excel kein Problem. Sie können jederzeit Arbeitsblätter in eine Arbeitsmappe einfügen (böse Zungen behaupten, bis zu 255 Stück!). Sie klicken in der Registerleiste auf die Schaltfläche NEUES BLATT (Sie wissen schon – das eingekreiste Pluszeichen) oder drücken Sie [Shift]+[F11].

Wenn Sie gleich mehrere Arbeitsblätter auf einen Schlag einfügen wollen, markieren Sie eine Gruppe von Registern (genauso viele Register, wie Sie Blätter einfügen wollen). Denken Sie auch daran, dass die neuen Blätter vor dem ersten markierten Register eingefügt werden. Klicken Sie dann im Menüband auf der Registerkarte START in der Gruppe ZELLEN auf den Pfeil neben EINFÜGEN und dann auf BLATT EINFÜGEN.

Jetzt fehlt noch das Löschen von Arbeitsblättern, und das geht so:

1. Markieren Sie das Register des Arbeitsblattes, das gelöscht werden soll.

2. Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte START in der Gruppe ZELLEN auf den Pfeil neben LÖSCHEN und dann auf BLATT LÖSCHEN. Für die Pragmatiker unter Ihnen: Der Befehl LÖSCHEN im Kontextmenü für die Register tut es auch.

Excel zeigt daraufhin eine furchterregende Meldung an, die besagt, dass das Blatt und seine Daten endgültig verloren gehen.

3. Wenn Sie sich absolut sicher sind, dass Sie das Blatt nicht mehr brauchen, klicken Sie tapfer auf LÖSCHEN.

Halten Sie sich aber stets vor Augen, dass Sie es hier mit einem der fatalen Fälle zu tun haben, bei denen die Schaltfläche RÜCKGÄNGIG in der Symbolleiste für den Schnellzugriff ihren Dienst verweigert. Ist das Blatt erst einmal gelöscht, gibt es kein Zurück mehr!

Und dann gibt es da ja auch noch das Löschen mehrerer Arbeitsblätter. Markieren Sie die Register aller zu löschenden Arbeitsblätter und klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte START in der Gruppe ZELLEN auf den Pfeil neben LÖSCHEN und dann auf BLATT LÖSCHEN. Auch hier erscheint diese schreckliche Meldung, die Sie mit LÖSCHEN bestätigen, wenn es Ihnen wirklich ernst damit ist.

Sollten Sie feststellen, dass Sie immer wieder Arbeitsblätter einfügen oder löschen müssen, wäre es vielleicht an der Zeit, die Standardzahl von einem Arbeitsblatt pro Mappe zu ändern. Ja, das geht! Um diese magische Zahl in eine für Sie realistische Zahl umzuwandeln, klicken Sie auf der Registerkarte DATEI auf OPTIONEN. Im Dialogfeld EXCEL-OPTIONEN werden im rechten Bereich standardmäßig die Einstellungsmöglichkeiten des Bereichs ALLGEMEIN angezeigt. Und hier sind Sie auch schon richtig. Geben Sie im Feld SO VIELE ARBEITSBLÄTTER EINFÜGEN die gewünschte Anzahl (1 bis 255) ein. Ein weiter Weg, der sich aber durchaus lohnen kann.

Jedem Register seinen Namen

Sind wir mal ehrlich: Die Namen, die Excel standardmäßig für die Blattregister vergibt, sind nicht gerade das Gelbe vom Ei. TABELLE 1, TABELLE 2, TABELLE 3 … – wer soll da noch wissen, wo was geschrieben steht. Das können Sie ändern. Sie haben die Möglichkeit, die Register umzubenennen. Ein Registername darf aber nicht länger als 31 Zeichen sein. Das müsste aber in den meisten Fällen reichen, oder?

Und so benennen Sie Ihre Register um:

1. Doppelklicken Sie auf das entsprechende Register oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Register und wählen Sie dann im Kontextmenü für das Register den Befehl UMBENENNEN.

In beiden Fällen wird das Blattregister dunkelgrau unterlegt.

2. Überschreiben Sie den aktuellen Namen.

3. Drücken Sie [Enter].

Der neue Blattregistername wird nun angezeigt.

In der Kürze liegt die Würze

Auch wenn Excel Ihnen erlaubt, Registernamen mit bis zu 31 Zeichen (einschließlich Leerzeichen) zu vergeben, sollten Sie das nicht schamlos ausnutzen und zwar aus folgenden Gründen:

Je länger der Registername, umso länger auch das Register selbst. Der Name muss ja irgendwie angezeigt werden. Und je länger das Register, umso weniger Register können in der Leiste angezeigt werden. Dies wiederum hat zur Folge, dass Sie ständig in der Registerleiste blättern müssen, weil dort ja nur so wenig Register angezeigt werden können. Das war der erste Grund.

Nun zum zweiten: Wenn Sie Formeln erstellen, die auf Zellen verweisen, die sich in verschiedenen Arbeitsblättern befinden (ein Beispiel dafür finden Sie im Abschnitt »Fassen wir zusammen« weiter hinten in diesem Kapitel), verwendet Excel als Zellbezug unter anderem die Registernamen. (Wie soll Excel denn sonst zwischen der Zelle C1 in TABELLE 1 und der in TABELLE 2 unterscheiden?) Wenn Sie nun mit ellenlangen Registernamen arbeiten, werden auch Ihre Formeln dementsprechend lang. Das kann ganz schön anstrengend sein, wenn man mal einen Fehler in einer Formel sucht.

Also: Je kürzer, desto besser. Und bitte jeden Namen nur einmal verwenden!

Jedem Register seine Farbe

Selbstverständlich können Sie auch etwas Farbe in Ihren weißgrauen Registeralltag bringen. Andere Farbe – andere Bedeutung. So können Sie beispielsweise rote Register für Arbeitsblätter mit Ausgaben und blaue Register für Arbeitsblätter mit Einnahmen verwenden.

Um ein Register einzufärben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das betreffende Register und wählen in dem Kontextmenü für das Register den Befehl REGISTERFARBE. Klicken Sie im dann angebotenen Farbmenü auf die Design- oder Standardfarbe Ihrer Wahl. Der Name des aktiven Registers wird nun tatsächlich in der gewählten Farbe unterstrichen. Sobald Sie ein anderes Register auswählen, füllt die zugewiesene Farbe das gesamte, jetzt nicht mehr aktive Register. Der Name des Registers wird nun entweder weiß oder schwarz angezeigt. Das hängt von der gewählten Farbe ab – je nachdem, was man besser lesbar ist.

Wenn Sie genug Farbe gesehen haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das farbige Register, wählen im Kontextmenü für das Register den Befehl REGISTERFARBE und entscheiden sich unten in der Liste für die Option KEINE FARBE – Farbe ade.

Arbeitsblätter nach Belieben anordnen

Manchmal werden Sie vielleicht bemerken, dass es besser wäre, wenn Ihre Arbeitsblätter in der Arbeitsmappe anders angeordnet wären. Damit wären wir wieder beim guten alten Ziehen und Ablegen beziehungsweise Drag & Drop. Sie können ein Blattregister problemlos an eine andere Position in der Registerleiste verschieben. Der Mauszeiger nimmt beim Ziehen die Form einer Seite mit Eselsohr in der oberen rechten Ecke an. Zusätzlich wird beim Ziehen die zukünftige Position der Registermarke durch einen kleinen nach unten zeigenden Pfeil verdeutlicht (siehe Abbildung 7.2). Sobald Sie die Maustaste loslassen, ordnet Excel die Arbeitsblätter Ihren Wünschen entsprechend neu an. Das gezogene Arbeitsblatt wird genau dort eingefügt, wo Sie es »fallen gelassen« haben (zu sehen in Abbildung 7.3).

Abbildung 7.2: Die Blätter in der Arbeitsmappe »AS GmbH Geschätzter G+V 2014« sollen neu angeordnet werden: Das Arbeitsblatt »Marlenes Croissanterie« wandert hinter das Arbeitsblatt »Adrians Stehimbiss« (siehe auch Abbildung 7.3).

Abbildung 7.3: Die Arbeitsmappe mit ihren neu angeordneten Registern

Wenn Sie beim Ziehen eines Registers [Strg] gedrückt halten, fügt Excel eine Kopie des entsprechenden Arbeitsblattes ein, sobald Sie die Maustaste loslassen. Damit Sie auch ja wissen, dass Sie ein Register kopieren und nicht verschieben, erhält der Blattmauszeiger (nicht: Blattlauszeiger) zusätzlich ein Pluszeichen. Was macht Excel nach dem Kopieren mit dem Registernamen? Denn der muss schließlich eindeutig sein! Es hängt an den Namen des kopierten Arbeitsblattes schlicht (2) an. Wenn Sie beispielsweise TABELLE 5 kopieren, erhält die Kopie den Namen TABELLE 5 (2). Anschließend können Sie für das Register einen etwas verständlicheren Namen vergeben (siehe »Jedem Register seinen Namen« weiter vorn in diesem Kapitel).

Sie können Arbeitsblätter auch mithilfe des Befehls VERSCHIEBEN ODER KOPIEREN im Kontextmenü für das Register des markierten Arbeitsblattes verschieben oder kopieren. Mit diesem Befehl wird das gleichnamige Dialogfeld geöffnet. Klicken Sie dort im Listenfeld EINFÜGEN VOR auf den Namen des Arbeitsblattes, vor dem das aktuelle Arbeitsblatt eingefügt werden soll. Soll das aktuelle Arbeitsblatt verschoben werden, klicken Sie dann auf OK. Soll es kopiert werden, müssen Sie noch das Kontrollkästchen KOPIE ERSTELLEN aktivieren, bevor Sie auf OK klicken. Im Fall einer Kopie nummeriert Excel den Blattnamen der Kopie beziehungsweise der Kopien fortlaufend. Die erste Kopie eines Arbeitsblattes mit Namen GESAMTEINNAHMEN lautet dann GESAMTEINNAHMEN (2), die zweite Kopie GESAMTEINNAHMEN (3) und so weiter. Und genau diese Namen werden auch auf den entsprechenden Registern angezeigt.

In Arbeitsblättern »fensterln«

So wie Sie ein einzelnes Arbeitsblatt in mehrere Ausschnitte unterteilen können (siehe Kapitel 6), ist es auch möglich, eine Arbeitsmappe in mehrere Arbeitsblattfenster aufzuteilen und diese Fenster anschließend beliebig anzuordnen.

Dazu öffnen Sie neue Dokumentfenster (zusätzlich zu dem Fenster, das automatisch geöffnet wird, wenn Sie eine Arbeitsmappe laden) und weisen anschließend jedem Fenster ein Arbeitsblatt zu. Folgende Schritte sind dafür notwendig:

1. Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte ANSICHT in der Gruppe FENSTER auf die Schaltfläche NEUES FENSTER.

2. Klicken Sie auf das Register des Arbeitsblattes, das in dem neuen Fenster angezeigt werden soll.

Das zweite Fenster erkennen Sie an dem Zusatz :2 hinter dem Arbeitsmappennamen in der Titelleiste.

3. Klicken Sie erneut auf der Registerkarte ANSICHT in der Gruppe FENSTER auf die Schaltfläche NEUES FENSTER. Dreimal dürfen Sie raten, welchen Zusatz dieser Name in der Titelleiste enthält.

4. Klicken Sie auf das Register des Arbeitsblattes, das im dritten Fenster angezeigt werden soll.

5. Öffnen Sie so viele neue Fenster, wie Sie benötigen, und weisen Sie ihnen die entsprechenden Arbeitsblätter zu.

So, hoffentlich hat diese mühselige Vorarbeit auch etwas gebracht.

6. Klicken Sie auf der Registerkarte ANSICHT in der Gruppe FENSTER auf die Schaltfläche ALLE ANORDNEN.

Noch etwas Geduld. Jetzt wird erst einmal das Dialogfeld FENSTER ANORDNEN geöffnet.

7. Wählen Sie eine Option für die Fensterdarstellung aus und bestätigen Sie mit OK.

Folgende Optionen stehen im Dialogfeld FENSTER ANORDNEN zu Ihren Diensten:

UNTERTEILT: Wenn Sie das Optionsfeld UNTERTEILT aktivieren, ordnet Excel alle geöffneten Fenster neben- und untereinander an, sodass sie alle auf den Bildschirm passen – und zwar in der Reihenfolge, in der Sie sie geöffnet haben. Dies bedeutet, dass Sie von jedem Fenster einen kleinen Ausschnitt sehen können. In Abbildung 7.4 sehen Sie ein Beispiel mit drei Fenstern in dieser Anordnung.

Abbildung 7.4: Fensterln in unterteilter Anordnung

HORIZONTAL: Mit dem Optionsfeld HORIZONTAL können Sie alle Fenster untereinander anzeigen lassen. Ein Beispiel für diese Konstellation sehen Sie in Abbildung 7.5 (ebenfalls mit drei Fenstern).

VERTIKAL: Was horizontal geht, muss auch vertikal möglich sein. Entscheiden Sie sich für das Optionsfeld VERTIKAL, um alle Fenster nebeneinander anzeigen zu lassen. Ein Beispiel dafür finden Sie in Abbildung 7.6.

ÜBERLAPPEND: Last but not least gibt es da noch das Optionsfeld ÜBERLAPPEND. Damit werden die Fenster übereinandergestapelt, sodass von jedem Fenster nur die Titelleiste sichtbar ist (siehe Abbildung 7.7). Die Ausnahme stellt natürlich das oberste Fenster dar; von ihm sieht man alles.

FENSTER DER AKTIVEN ARBEITSMAPPE: Dann wäre da auch noch das Kontrollkästchen FENSTER DER AKTIVEN ARBEITSMAPPE. Wenn Sie es aktivieren, zeigt Excel nur die Fenster an, die Sie für die aktuelle Arbeitsmappe geöffnet haben. Sollten Sie beispielsweise drei Arbeitsmappen und für jede Arbeitsmappe drei Fenster geöffnet haben, werden normalerweise alle diese Fenster angezeigt. (Ja, ja, das geht schon. Ihr Rechner braucht dafür nur genügend Arbeitsspeicher.) Wenn Sie jedoch das Kontrollkästchen aktivieren, werden nur die drei Fenster der aktuellen Arbeitsmappe angezeigt.

Abbildung 7.5: Horizontal fensterln

Abbildung 7.6: Vertikal fensterln

Abbildung 7.7: Fensterln in überlappender Anordnung

Haben Sie alles auf die eine oder andere Art angeordnet, müssen Sie nur auf das Fenster klicken, das Sie bearbeiten möchten. Im Fall der überlappenden Darstellung klicken Sie hierzu auf die entsprechende Titelleiste. Sie können auch auf das Excel-Symbol in der Taskleiste von Windows 7 oder Windows 8 klicken, um eine übersichtliche Liste mit allen geöffneten Arbeitsmappenfenstern einzublenden. Jetzt müssen Sie nur noch auf den gewünschten Fensternamen klicken.

Bei unterteilt, horizontal oder vertikal angeordneten Fenstern erkennen Sie das aktive Fenster an der grün umrandeten aktiven Zelle. Außerdem sind der Arbeitsmappenname und die Symbole rechts in der Titelleiste im aktiven Fenster dunkler als in den anderen Fenstern. Aber da müssen Sie schon genau hinsehen. Um ein anderes Fenster zu aktivieren, klicken Sie in das gewünschte Fenster oder auf die entsprechende Titelleiste.

Wenn Sie vorübergehend mehr von einem bestimmten Fenster sehen möchten, klicken Sie auf seine Schaltfläche MAXIMIEREN in der oberen rechten Ecke des Fensters (das vorletzte Symbol). Haben Sie alles gesehen, was Sie wollten, klicken Sie auf die Schaltfläche VERKLEINERN (die mit den zwei Rechtecken – sprich zwei Fenstern), um zur vorherigen Fenstergröße zurückzuschalten.

Um das nächste der unterteilt, horizontal, vertikal oder überlappend angeordneten Fenster zu aktivieren, drücken Sie [Strg]+[F6]. Zum vorherigen Fenster springen Sie durch Drücken von [Strg]+[Shift]+[F6]. Diese beiden Möglichkeiten funktionieren selbst dann, wenn die Fenster als Vollbild angezeigt werden.

Sobald Sie eines der ach so sorgfältig angeordneten Fenster schließen (auf das X ganz rechts in der Titelleiste klicken oder [Strg]+[F4]beziehungsweise [Strg]+[W] drücken), ist es vorbei mit der Ordnung, da Excel die Lücke nicht automatisch auffüllt. Dasselbe Problem tritt auf, wenn Sie nachträglich ein neues Fenster durch Klicken auf die Schaltfläche NEUES FENSTER (auf der Registerkarte ANSICHT in der Gruppe FENSTER) öffnen. Hier entsteht zwar keine Lücke, das neue Fenster wird aber einfach über die bereits geöffneten Fenster geklatscht.

Egal ob Lücke oder aufdringliches neues Fenster: Mit dem Befehl ALLE ANORDNEN in der gleichen Gruppe auf der gleichen Registerkarte können Sie dem Chaos Einhalt gebieten. Sie müssen sich dann natürlich erneut im Dialogfeld FENSTER ANORDNEN für eine Darstellungsform entscheiden beziehungsweise die zuvor gewählte mit OK bestätigen.

Versuchen Sie ja nicht, irgendein Fenster durch Klicken auf die Registerkarte DATEI und dann auf SCHLIESSEN loszuwerden. Damit schließen Sie die Arbeitsmappe und verlieren alle Fenster, die Sie mühselig geöffnet und angeordnet haben.

Wenn Sie die Arbeitsmappe speichern, merkt sich Excel auch die aktuelle Fensteranordnung. Dies bedeutet, dass Sie genau dieselbe Anordnung wieder auf dem Bildschirm sehen, wenn Sie die Datei erneut öffnen. Ist dies nicht erwünscht, schließen Sie alle nicht benötigten Fenster (Fenster aktivieren und danach [Strg]+[F4]drücken). Vergrößern Sie das letzte Fenster anschließend zum Vollbild und klicken Sie auf das Register des Blattes, mit dem Sie später weiterarbeiten wollen. Dann dürfen Sie endlich speichern. Wenn Sie die Arbeitsmappe das nächste Mal öffnen, können Sie sofort loslegen.

Arbeitsblätter Seite an Seite vergleichen

Angenommen, Sie haben wie oben beschrieben für eine Arbeitsmappe zwei Fenster geöffnet und jedem Fenster ein Arbeitsblatt zugewiesen. Wenn Sie jetzt im Menüband auf der Registerkarte ANSICHT in der Gruppe FENSTER auf die Schaltfläche NEBENEINANDER ANZEIGEN (das aufgeschlagene Buch) klicken, werden diese beiden Fenster auf dem Bildschirm horizontal angeordnet, so als hätten Sie sich im Dialogfeld FENSTER ANORDNEN für die Variante HORIZONTAL entschieden (siehe auch Abbildung 7.8).

Sollten Sie mehr als zwei Fenster geöffnet haben, wird Ihnen nach Wahl von NEBENEINANDER ANZEIGEN das Dialogfeld NEBENEINANDER VERGLEICHEN präsentiert. Es enthält eine Liste aller geöffneten Fenster, in der Sie das betreffende Fenster auswählen können, das mit dem aktuellen Fenster verglichen werden soll. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK und schon werden das aktuelle und das gewählte Fenster ganz einträchtig horizontal angeordnet.

Unterhalb der Schaltfläche NEBENEINANDER ANZEIGEN (auf der Registerkarte ANSICHT in der Gruppe FENSTER) sehen Sie noch zwei weitere Schaltflächen:

SYNCHRONER BILDLAUF: Wenn diese Schaltfläche aktiviert ist (und das ist sie standardmäßig) und Sie in einem der beiden Fenster blättern, wird synchron auch im inaktiven Fenster geblättert. Wenn Sie in einem Fenster unabhängig vom anderen Fenster blättern wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche, um den synchronen Bildlauf zu deaktivieren.

Abbildung 7.8: Zwei Arbeitsblätter miteinander vergleichen

FENSTERPOSITION ZURÜCKSETZEN: Wenn Sie die Größe des aktiven Fensters manuell verändert haben (durch Ziehen des Größenfeldes), können Sie auf diese Schaltfläche klicken, um die Anordnung beider Fenster in gleicher Größe wiederherzustellen.

Von Arbeitsmappe zu Arbeitsmappe

Es wird Ihnen sicherlich auch mal passieren, dass Sie ein Arbeitsblatt in eine andere Arbeitsmappe verschieben oder kopieren möchten. Und das geht so:

1. Öffnen Sie sowohl die Arbeitsmappe, die die zu verschiebenden beziehungsweise zu kopierenden Arbeitsblätter enthält, als auch die Arbeitsmappe, in die die Blätter verschoben beziehungsweise kopiert werden sollen.

Ihre Arbeitsmappen finden Sie, wenn Sie auf der Registerkarte DATEI auf ÖFFNEN klicken oder [Strg]+[O] drücken.

2. Aktivieren Sie die Arbeitsmappe, die die Arbeitsblätter enthält, die Sie verschieben oder kopieren möchten.

Klicken Sie dazu in der Taskleiste von Windows 7 oder Windows 8 auf das Excel-Symbol und in der dann angezeigten Liste auf den gewünschten Mappennamen.

3. Markieren Sie die Blattregister der Arbeitsblätter, die verschoben oder kopiert werden sollen.

Um ein einzelnes Arbeitsblatt zu markieren, klicken Sie auf das entsprechende Register. Mehrere benachbarte Blätter markieren Sie, indem Sie auf das erste Register und mit gedrückter [Shift]-Taste auf das letzte Register klicken. Befinden sich die Arbeitsblätter nicht nebeneinander, klicken Sie auf das erste Register und dann mit gedrückter [Strg]-Taste auf alle weiteren Register.

4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Markierung und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl VERSCHIEBEN ODER KOPIEREN.

Das Dialogfeld VERSCHIEBEN ODER KOPIEREN wird geöffnet (sieht so ähnlich wie in Abbildung 7.9 aus). Dort müssen Sie sich endgültig entscheiden, ob Sie verschieben oder kopieren möchten und wohin Sie verschieben beziehungsweise kopieren möchten.

Abbildung 7.9: Das Dialogfeld »Verschieben oder kopieren«, in dem Sie die Arbeitsmappe auswählen, in die Arbeitsblätter verschoben beziehungsweise kopiert werden sollen

5. Wählen Sie in der Dropdownliste ZUR MAPPE die Arbeitsmappe aus, in die die markierten Arbeitsblätter verschoben beziehungsweise kopiert werden sollen.

Sollen die Blätter in eine brandneue Arbeitsmappe verschoben werden, wählen Sie in der Dropdownliste den Eintrag (NEUE ARBEITSMAPPE).

6. Im Listenfeld EINFÜGEN VOR müssen Sie sich entscheiden, vor welchem Arbeitsblatt die markierten Arbeitsblätter eingefügt werden sollen. Sollen sie ganz hinten in der Arbeitsmappe landen, wählen Sie im Listenfeld den allerletzten Eintrag (ANS ENDE STELLEN).

7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen KOPIE ERSTELLEN, wenn die Arbeitsblätter kopiert statt verschoben werden sollen.

8. Wählen Sie OK oder drücken Sie [Enter].

Die markierten Arbeitsblätter werden in die angegebene Arbeitsmappe verschoben beziehungsweise kopiert.

Wenn Sie den direkten Kontakt zu Blättern und Mappen bevorzugen, können Sie Arbeitsblätter auch durch Ziehen und Ablegen in andere Arbeitsmappenfenster verschieben oder kopieren. Das funktioniert auch mit mehreren Blättern. Prüfen Sie vor dem Ziehen aber noch einmal, ob Sie wirklich die Register genau der Blätter markiert haben, die verschoben beziehungsweise kopiert werden sollen.

Wenn Sie also ein Arbeitsblatt oder mehrere von dieser Sorte mit der Maus in eine andere Arbeitsmappe ziehen möchten, müssen Sie beide Arbeitsmappen öffnen und sie mit der Schaltfläche ALLE ANORDNEN (auf der Registerkarte ANSICHT in der Gruppe FENSTER) nebeneinander oder untereinander anordnen. Außerdem darf das Kontrollkästchen FENSTER DER AKTIVEN ARBEITSMAPPE im Dialogfeld ANORDNEN keinesfalls aktiviert sein. Sonst bekommen Sie keine verschiedenen Arbeitsmappen zu Gesicht.

Haben Sie die Arbeitsmappenfenster angeordnet, ziehen Sie die entsprechenden Blattregister aus dem einen Fenster heraus und legen sie im anderen Arbeitsmappenfenster ab. So viel zum Verschieben. Halten Sie beim Ziehen [Strg] gedrückt, werden die markierten Blätter kopiert. Der kleine nach unten zeigende Pfeil in der Registerleiste kennzeichnet, an welcher Stelle die Arbeitsblätter eingefügt werden, wenn Sie die Maustaste loslassen.

Sicherheitshalber sollte ich Sie noch einmal darauf hinweisen: Dieses ganze Hin- und Hergeziehe von Arbeitsmappe zu Arbeitsmappe gehört leider zu den Aktionen, die nicht durch Klicken auf die Schaltfläche RÜCKGÄNGIG in der Symbolleiste für den Schnellzugriff rückgängig gemacht werden können. (Falls Sie nicht mehr wissen, wovon ich spreche, wenden Sie sich an Kapitel 4.) Wenn Sie ein Arbeitsblatt in der verkehrten Arbeitsmappe oder an der verkehrten Position »fallen« lassen, müssen Sie selbst dafür sorgen, dass das Arbeitsblatt den korrekten Hafen sicher erreicht.

In Abbildung 7.10 und Abbildung 7.11 sehen Sie, wie einfach es ist, Arbeitsblätter mit der Maus in eine andere Arbeitsmappe zu verschieben oder zu kopieren.

In Abbildung 7.10 sind zwei Arbeitsmappen bereits geöffnet: ANNAS STRUDELLADEN GMBH – UMSATZ 2013 links und AS GMBH GESCHÄTZTER G+V 2014 rechts. Ich will nun die drei Arbeitsblätter MARIOS PIZZASTUBE, ADRIANS STEHIMBISS und MARLENES CROISSANTERIE aus der Arbeitsmappe AS GMBH GESCHÄTZTER G+V 2014 in die Arbeitsmappe ANNAS STRUDELLADEN GMBH – UMSATZ 2013 kopieren. Dazu markiere ich die drei Register und ziehe sie mit gedrückter [Strg]-Taste in die Arbeitsmappe ANNAS STRUDELLADEN GMBH – UMSATZ 2013 rechts neben das Register UMSATZ. Der kleine Pfeil weist zwischen das Register UMSATZ und die Schaltfläche NEUES BLATT.

Abbildung 7.10: Die Arbeitsblätter »Marios Pizzastube«, »Adrians Stehimbiss« und »Marlenes Croissanterie« werden mit der Maus in die Arbeitsmappe »Annas Strudelladen GmbH – Umsatz 2013« gezogen.

Abbildung 7.11: Die Arbeitsblätter »Marios Pizzastube«, »Adrians Stehimbiss« und »Marlenes Croissanterie« wurden in der Arbeitsmappe »Annas Strudelladen GmbH – Umsatz 2013« hinter dem

Arbeitsblatt »Umsatz« eingefügt.

Fassen wir zusammen

Wie immer kommen am Schluss die interessanten Dinge. Ich möchte Ihnen in diesem Abschnitt die faszinierende Welt des Zusammenfassens von Arbeitsblättern zeigen. Sie können nämlich ein ganzes Bündel von verschiedenen Arbeitsblättern einer Arbeitsmappe in einem separaten Arbeitsblatt zusammenfassen. (Fachleute sprechen hier auch von Konsolidieren.)

Am besten erkläre ich das Ganze an einem Beispiel. Ich werde in den folgenden Schritten erklären, wie ich das zusammenfassende Arbeitsblatt mit dem Namen GESAMT in der Arbeitsmappe AS GMBH GESCHÄTZTER G+V 2014 erstellt habe, in dem die voraussichtlichen Gewinne und Verluste aller Firmen von Annas Strudelladen für das Jahr 2013 zusammengefasst sind.

Da die Arbeitsmappe AS GMBH GESCHÄTZTER G+V 2014 mit den voraussichtlichen Gewinnen und Verlusten aller Firmen bereits existiert, ist das Zusammenfassen ein Kinderspiel. Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Fügen Sie zunächst ein neues Arbeitsblatt vor allen bereits vorhandenen Arbeitsblättern ein und benennen Sie das Blatt in GESAMT um.

Wer vergessen hat, wie’s geht, sollte dieses Kapitel noch einmal lesen.

2. Geben Sie nun den Titel für das neue Arbeitsblatt in Zelle B1 ein: Annas Strudelladen GmbH und in Zelle C2 den Text in Euro.

Markieren Sie dazu die Zelle B1 beziehungsweise C2, geben Sie den Text ein und formatieren Sie ihn nach Belieben.

3. Kopieren Sie die Zeilenbeschriftungen (mit den Gewinnen und Verlusten) aus dem Arbeitsblatt MARIOS PIZZASTUBE in das Arbeitsblatt GESAMT.

Markieren Sie den Zellbereich A2:B26 im Arbeitsblatt MARIOS PIZZASTUBE und drücken Sie [Strg]+[C]. Klicken Sie dann auf das Register GESAMT und markieren Sie dort die Zelle A2. Anschließend müssen Sie nur noch [Enter] drücken.

Nun sind Sie bereit, die Summenformel in die Zelle C4 einzugeben; mit dieser Formel werden die Erlöse aller Firmen berechnet:

1. Markieren Sie im Arbeitsblatt GESAMT die Zelle C4 und klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte START in der Gruppe BEARBEITEN auf die Schaltfläche AUTOSUMME.

Excel fügt den Eintrag =SUMME() in C4 ein. Die Einfügemarke befindet sich einsatzbereit zwischen den runden Klammern.

2. Klicken Sie auf das Register MARIOS PIZZASTUBE und markieren Sie in diesem Arbeitsblatt die Zelle C4 mit den Umsatzerlösen von Marios Pizzastube.

In der Bearbeitungsleiste wird nun Folgendes angezeigt: =SUMME(‘Marios Pizzastube’!C4)

3. Geben Sie ein Semikolon (;) oder ein Pluszeichen (+) ein (damit beginnen Sie ein neues Argument) und klicken Sie auf das nächste Register (welches Register auch immer nach all dem Hin- und Hergeschiebe in Ihrer Arbeitsmappe kommt). Markieren Sie auch dort C4, um die Erlöse für die entsprechende Niederlassung auszuwählen.

In der Bearbeitungsleiste wird nun beispielsweise Folgendes angezeigt: =SUMME(‘Marios Pizzastube’!C4;‘Adrians Stehimbiss’!C4)

4. Das Ganze wiederholen Sie für alle weiteren Firmen.

In der Bearbeitungsleiste wird letztendlich die Riesenformel aus Abbildung 7.12 angezeigt.

5. So, die Formel hätten wir. Jetzt müssen Sie nur noch [Enter] drücken.

Abbildung 7.12 zeigt das Ergebnis. In Zelle C4 des Arbeitsblattes GESAMT werden die Erlöse aller Firmen addiert. In der Bearbeitungsleiste sehen Sie die imposante Summenformel dazu.

Abbildung 7.12: Das Arbeitsblatt »Gesamt« mit der Summenformel für die Erlöse aller Firmen von Annas Strudelladen

Nun müssen Sie nur noch mithilfe des Ausfüllkästchens die Formel bis runter in Zelle C26 kopieren (so weit runter stehen Formeln):

1. Zelle C4 ist immer noch markiert. Ziehen Sie dort das Ausfüllkästchen bis runter in Zelle C26. Damit werden die entsprechenden Werte für alle Firmen addiert.

2. Löschen Sie anschließend die Summenformel in den Zellen C5, C12, C14, C16 etc., kurzum in allen Zellen, die weder Einnahmen noch Ausgaben enthalten.

In Abbildung 7.13 sehen Sie das Zusammenfassungsblatt, nachdem die Formel aus Zelle C4 kopiert und in bestimmten Zellen wieder gelöscht wurde.

Ich finde, das Arbeitsblatt GESAMT sieht nach recht viel Arbeit und Aufwand aus. Damit kann man schon Leute beeindrucken. Und dabei war alles ziemlich einfach. Aber das Beste an der Sache habe ich noch gar nicht erwähnt: Die Formeln im Arbeitsblatt GESAMT sind mit den entsprechenden Werten in den anderen Arbeitsblättern verknüpft. Was das heißt? Nun, sobald Sie einen Wert in einem der anderen Arbeitsblätter für die Firmen ändern, wird das Arbeitsblatt GESAMT automatisch aktualisiert und zeigt die allerneuesten Werte an. Das nenne ich Service!

Abbildung 7.13: Das Arbeitsblatt »Gesamt«, in dem die Gewinne und Verluste der Firmen von Annas Strudelladen zusammengefasst sind

Teil IV

Hier geht’s zur Datenanalyse

In diesem Teil …

Setzen Sie die Was-wäre-wenn-Analysewerkzeuge von Excel ein, mit deren Hilfe Sie die für einen besseren Umsatz erforderlichen Änderungen ergreifen und einem unerwünschten Ergebnis vorbeugen können.

Zaubern Sie verschiedene mögliche Szenarien für Ihre Daten.

Lernen Sie das Analysetool schlechthin kennen – die PivotTable mit oder ohne PivotChart.

8

Was wäre wenn …?

In diesem Kapitel

Was-wäre-wenn-Analysen mit Datentabellen mit einer oder zwei Variablen

Was-wäre-wenn-Analysen mit der Zielwertsuche

Was-wäre-wenn-Analysen mit dem Szenario-Manager

Es wäre echt ein Fehler, Excel 2013 lediglich als smarten Taschenrechner zu betrachten, der dann glänzt, wenn es darum geht, simple, statische Berechnungen durchzuführen. Damit täten Sie dem Programm wirklich unrecht. Excel 2013 brilliert nämlich unter anderem auch bei sogenannten dynamischen Berechnungen, bei denen Sie verschiedene Möglichkeiten und Szenarien untersuchen und sich aufgrund der Was-wäre-wenn-Ergebnisse für eine bestimmte Vorgehensweise entscheiden, sei es zu Hause oder in einem Unternehmen. So, so – Was-wäre-wenn-Analysen! Sie packen zum Beispiel einfach eine Reihe von absehbaren oder gewünschten Werten in nur eine einzige Formel und lassen sich von dem dann berechneten Ergebnis überraschen.

In Excel 2013 gibt es viele Wege zur Durchführung von Was-wäre-wenn-Analysen. Einige davon gehen ziemlich in die Tiefe. Da es aber ein … für Dummies-Buch ist, stelle ich Ihnen in diesem Kapitel drei einfachere Verfahren vor. Aber glauben Sie bloß nicht, dass die jeder kennt oder gar beherrscht!

Datentabellen: Hier können Sie mit ein oder zwei Variablen spielen. Testen Sie beispielsweise, was mit Ihrem Umsatz passiert, wenn Sie verschiedene Wachstums- und Kostenprognosen zugrunde legen.

Zielwertsuche: Hier haben Sie ein festes Ziel, das Sie unbedingt erreichen möchten, und einige Parameter, mit denen Excel spielen kann, um das Ergebnis zu erzielen, zum Beispiel Ihren Gewinn auf 15 Milliarden Euro im Jahr zu steigern.

Szenarien: Hier können Sie am meisten spielen. Legen Sie ein optimales Szenario fest (zum Beispiel eine Gewinnsteigerung um 8,5 Prozent), dann eines für den schlechtesten Fall (gar kein Gewinn oder sogar Verlust) und vielleicht noch ein paar dazwischen.

»Was wäre wenn« mit Datentabellen spielen

Mithilfe von Datentabellen können Sie eine Reihe von möglichen Werten an Excel übergeben. Excel packt dann die Werte alle in eine Formel. Das klingt nicht nur praktisch, das ist auch praktisch. Excel unterstützt zwei verschiedene Datentabellentypen: einmal verschiedenste Werte für eine Variable und dann verschiedenste Werte für zwei Variablen in der Formel.

Beide Typen verwenden aber dasselbe Dialogfeld DATENTABELLE. Sie müssen sich also nicht zwei verschiedene Wege merken. Und wie gelangen Sie zu diesem Dialogfeld? Sie klicken im Menüband auf der Registerkarte DATEN in der Gruppe DATENTOOLS auf die Schaltfläche WAS-WÄRE-WENN-ANALYSE und dann auf DATENTABELLE. Das Dialogfeld DATENTABELLE enthält zwei Textfelder: WERTE AUS ZEILE und WERTE AUS SPALTE.

Vielleicht ahnen Sie es ja schon. Bei einer Datentabelle mit einer Variablen geben Sie im Dialogfeld DATENTABELLE entweder im Textfeld WERTE AUS ZEILE (wenn Sie die möglichen Werte nebeneinander in einer Zeile angeordnet haben) oder im Textfeld WERTE AUS SPALTE (wenn Sie die möglichen Werte untereinander in einer Spalte angeordnet haben) eine Zelle an.

Und konsequenterweise geben Sie bei einer Datentabelle mit zwei Variablen sowohl im Textfeld WERTE AUS ZEILE (für die möglichen Werte, die Sie in einer Zeile eingegeben haben) als auch im Textfeld WERTE AUS SPALTE (für die möglichen Werte, die Sie in einer Spalte eingegeben haben) eine Zelle an.

Auch wenn Sie vielleicht bis jetzt nur Bahnhof verstehen: Lesen Sie einfach mal weiter. Anhand des folgenden Beispiels wird die Sache schon verständlicher.

Datentabelle mit einer Variablen

In Abbildung 8.1 sehen Sie eine Arbeitsmappe mit der Umsatzprognose für 2014. Hier soll eine Datentabelle mit einer Variablen erstellt werden. Der voraussichtliche Umsatz im Jahr 2014 in Zelle B5 wird berechnet, indem der Umsatz 2013 in Zelle B2 mit der Wachstumsrate in Zelle B3 multipliziert wird. Die Formel in B5 könnte so lauten:

=B2+(B2*B3)

Ich bin aber beim Erstellen der Formel etwas anders vorgegangen, damit es nicht so langweilig wird. Ich habe den Bereich A2:B5 markiert und dann auf der Registerkarte FORMELN in der Gruppe DEFINIERTE NAMEN auf die Schaltfläche AUS AUSWAHL ERSTELLEN geklickt und im daraufhin angezeigten Dialogfeld das standardmäßig aktivierte Kontrollkästchen LINKER SPALTE mit OK bestätigt. Und dabei ist dann folgende Formel in B5 herausgekommen:

=Umsatz_2013+(Umsatz_2013*Jährliche_Wachstumsrate)

Die Formel erfordert dann zwar die gerade beschriebene Vorarbeit, ist hinterher aber umso verständlicher zu lesen.

Und wie Sie in Abbildung 8.1 erkennen können, habe ich eine Reihe von möglichen Wachstumsraten (1,0 % bis 5,5 %) in den Bereich B8:B17 geschrieben. Um nun die Datentabelle aus Abbildung 8.2 zu zaubern, in der jeder einzelne Wert in diesem Bereich in eine Formel zur Berechnung des Umsatzwachstums hineingepackt wird, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Kopieren Sie die Formel aus Zelle B5 folgendermaßen nach Zelle C7: Geben Sie in Zelle C7 das Gleichheitszeichen (=) ein, klicken Sie dann auf Zelle B5 und drücken Sie die [Enter]-Taste.

Die Formel in C7 lautet dann =Prognostizierter_Umsatz_2014. Die Formelkopie (in die die verschiedenen Wachstumsraten gepackt werden sollen) dient jetzt als Überschrift für die Datentabelle mit einer Variablen.

Abbildung 8.1: Eine Spalte mit möglichen Wachstumsraten soll in die »einvariablige« Datentabelle eingesetzt werden.

2. Markieren Sie den Bereich B7:C17 (so wie in Abbildung 8.1 zu sehen ist).

Zum Bereich der Datentabelle gehören die Formel und die verschiedenen Wachstumsraten.

3. Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte DATEN in der Gruppe DATENTOOLS auf die Schaltfläche WAS-WÄRE-WENN-ANALYSE und dann auf DATENTABELLE.

Das Dialogfeld DATENTABELLE meldet sich zu Wort (ebenfalls in Abbildung 8.1 zu sehen).

4. Klicken Sie in das Textfeld WERTE AUS SPALTE und dann auf die Zelle B3, die Zelle nämlich, die die Originalwachstumsrate enthält.

Excel übernimmt Ihr Klicken im Feld WERTE AUS SPALTE in Form des Zellbezugs $B$3.

5. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld DATENTABELLE zu schließen.

Und wie von Zauberhand ergänzt Excel die Datentabelle im Bereich C8:C17 mithilfe einer ziemlich mysteriösen MEHRFACHOPERATION-Funktion. Zu erklären, wie diese genau funktioniert, würde hier zu weit gehen. Es wird aber auf jeden Fall in jeder Zelle des Bereichs C8:C17 die links daneben liegende Wachstumsrate für die Berechnung verwendet. Und so soll es ja auch sein.

6. Markieren Sie die Zelle C7, klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte START in der Gruppe ZWISCHENABLAGE auf die Schaltfläche FORMAT ÜBERTRAGEN und ziehen Sie mit dem Pinsel-Mauszeiger über den Zellbereich C8:C17.

Excel weiß gleich, was Sie wollen, nimmt das Zahlenformat von C7 auf und überträgt es auf den Bereich C8:C17, wie in Abbildung 8.2 zu sehen ist.

Abbildung 8.2: Die fertige Datentabelle mit den verschiedenen Umsatzmöglichkeiten für 2014

Zwei Dinge noch zur »einvariabligen« Datentabelle:

Wenn Sie im Bereich B8:B17 eine Wachstumsrate ändern, wird der entsprechende Umsatz im Bereich C8:C17 sofort aktualisiert. Wenn Sie das nicht wollen, weil die Aktualisierung eventuell zu lange dauert, klicken Sie auf der Registerkarte FORMELN in der Gruppe BERECHNUNG auf die Schaltfläche BERECHNUNGSOPTIONEN und dann auf AUTOMATISCH AUSSER BEI DATENTABELLEN. Damit werden alle Berechnungsänderungen, die Sie in der Arbeitsmappe durchführen, automatisch neu berechnet. Nur Änderungen in der Datentabelle werden zunächst nicht aktualisiert. Dafür müssen Sie dann explizit in der Gruppe BERECHNUNG auf die Schaltfläche NEU BERECHNEN beziehungsweise BLATT BERECHNEN klicken oder [F9] beziehungsweise [Shift]+[F9] drücken.

Wenn Sie versuchen, einen Wert im Bereich C8:C17 zu löschen, macht Ihnen Excel energisch klar, dass Teile der Datentabelle nicht geändert werden können. Entweder löschen Sie den gesamten Bereich C8:C17 oder gar nichts. So, jetzt wissen Sie es!

Matrixformeln und die MEHRFACHOPERATION-Funktion

in Datentabellen

So ganz kann ich die MEHRFACHOPERATION-Funktion doch nicht auf sich beruhen lassen. Diese Formel, die automatisch den leeren Bereich der Datentabelle auffüllt, ist eine sogenannte Matrixformel. Man kann Matrixformeln ziemlich gut an den geschweiften Klammern erkennen. Bei solchen Formeln stellt Excel Kopien der Formel in die leeren Zellen des markierten Bereichs, sobald Sie die Originalformel eingeben. Sie geben vor und Excel führt aus. Da Excel die leeren Zellen in einem Schritt mit den Kopien versorgt, können diese Zellen auch nur in einem Schritt gelöscht werden. Alles oder nichts.

Datentabelle mit zwei Variablen

So, jetzt kommt der Transfer auf zwei Variablen. Sie geben zwei Bereiche mit möglichen Werten für ein und dieselbe Formel vor – eine Zelle stellvertretend für die möglichen Werte, die Sie in der Datentabelle oben in einer Zeile angeordnet haben, und eine Zelle stellvertretend für die möglichen Werte, die Sie in der Datentabelle links in einer Spalte angeordnet haben. Die eigentliche Formel (beziehungsweise Formelkopie) befindet sich am Schnittpunkt der Zeile und der Spalte mit den möglichen Werten.

Oje! Wie kompliziert! Aber nur in der Theorie. Halten Sie durch und lesen Sie weiter. Abbildung 8.3 hilft Ihnen vielleicht weiter. Hier sehen Sie wieder das Arbeitsblatt mit der Umsatzprognose für 2014. Jetzt ist aber noch ein Parameter dazugekommen, nämlich die Kosten, die in Form des prozentualen Anteils am Umsatz angegeben sind. Die Formel in B5 ist daher etwas komplexer geworden. In Reinform würde sie folgendermaßen lauten:

=B2+(B2*B3)–(B2*B4)

Da ich wie oben im Abschnitt zur Datentabelle mit einer Variablen die linke Spaltenbeschriftung als Name in Formeln verwende, sieht die Formel in Zelle B5 so aus:

=Umsatz_2013+(Umsatz_2013*Jährliche_Wachstumsrate)–(Umsatz_2013* Kosten)

Danach habe ich mich der Datentabelle gewidmet. Die möglichen Wachstumsraten sind wie im vorherigen Beispiel im Bereich B8:B17 angeordnet. Hinzugekommen ist jetzt der Bereich C7:F7 für die zweite Variable, nämlich der mögliche prozentuale Anteil der Kosten. Danach habe ich die Originalformel aus Zelle B5 in die Zelle B7 (der Schnittpunkt zwischen den Zeilen- und der Spaltenvariablen) kopiert. Wenn Sie alles richtig gemacht haben, müsste die Formel in Zelle B7 =Prognostizierter_Umsatz_2014 lauten.

Ärmel hochgekrempelt und ran an die Datentabelle:

1. Markieren Sie den Bereich B7:F17.

Zum Bereich der Datentabelle gehören die Formel, die Spalte mit den verschiedenen Wachstumsraten sowie die Zeile mit den verschiedenen Kostenanteilen.

Abbildung 8.3: Eine Datentabelle mit zwei Variablen, eine für mögliche Wachstumsraten und eine für mögliche Kostenanteile

2. Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte DATEN in der Gruppe DATENTOOLS auf die Schaltfläche WAS-WÄRE-WENN-ANALYSE und dann auf DATENTABELLE.

Das Dialogfeld DATENTABELLE wird geöffnet. Das Textfeld WERTE AUS ZEILE ist aktiviert. Dort blinkt die Einfügemarke.

3. Klicken Sie auf Zelle B4, um den absoluten Zellbezug $B$4 in das Textfeld WERTE AUS ZEILE zu übernehmen.

4. Klicken Sie auf das Textfeld WERTE AUS SPALTE und dann auf die Zelle B3, um den absoluten Zellbezug $B$3 in das Textfeld WERTE AUS SPALTE zu übernehmen.

5. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld DATENTABELLE zu schließen.

Excel füllt die leeren Zellen der Datentabelle mithilfe der bereits bekannten, aber immer noch mysteriösen MEHRFACHOPERATION-Funktion aus und verwendet dabei Zelle B4 als Zeileninput und Zelle B3 als Spalteninput.

6. Markieren Sie die Zelle B7, klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte START in der Gruppe ZWISCHENABLAGE auf die Schaltfläche FORMAT ÜBERTRAGEN und ziehen Sie mit dem Pinsel-Mauszeiger über den Zellbereich C8:F17.

Excel versieht den Bereich C8:C17 brav mit Tausenderpunkt und Eurozeichen. Falls die Spalten durch das etwas längere Währungsformat zu schmal geworden sind, sehen Sie nur noch #####.

7. Klicken Sie auf der Registerkarte START in der Gruppe ZELLEN auf die Schaltfläche FORMAT und dann auf den Eintrag SPALTENBREITE AUTOMATISCH ANPASSEN.

Spätestens jetzt sollten Sie gewisse Ähnlichkeiten mit Abbildung 8.4 erkennen.

Abbildung 8.4: Die fertige Datentabelle, die die von zwei Variablen abhängigen Umsätze anzeigt

Die Matrixformel (siehe auch den Kasten »Matrixformeln und die MEHRFACHOPERATION-Funktion in Datentabellen« im vorherigen Abschnitt) sieht hier folgendermaßen aus: {=MEHRFACHOPERATION(B4;B3)}. Damit wird nicht mehr gesagt, als dass es sich um eine Matrixformel mit zwei Variablen handelt, nämlich B4, stellvertretend für die Zeilenwerte der Datentabelle, und B3, stellvertretend für die Spaltenwerte der Datentabelle. Und da nur diese eine Matrixformel im Bereich C8:F17 steht, kann auch nur dieser gesamte Bereich in einem Schritt gelöscht oder sonst wie bearbeitet werden.

»Was wäre wenn« mit der Zielwertsuche spielen

Manchmal, wenn Sie so vor sich hin träumen, was wäre, wenn …, dann haben Sie in Ihrem Traum ein ganz bestimmtes Ziel vor Augen. Und genauso kann man eine Was-wäre-wenn-Analyse in Excel auch angehen. Wenn Sie ein bestimmtes Ziel erreichen wollen und Excel Ihnen den Weg zu diesem Ziel zeigen soll, bedienen Sie sich einfach der Zielwertsuche des Programms. Bei den Datentabellen haben Sie mögliche Werte vorgegeben und Excel hat das Ziel berechnet. Hier ist es genau umgekehrt. Sie bestimmen das Ziel und Excel nennt Ihnen mögliche Werte, die zu diesem Ziel führen.

Bevor Sie sich auf die Zielwertsuche begeben können, müssen Sie die Zielzelle markieren, das heißt die Zelle, in der am Schluss das von Ihnen genannte Ziel enthalten sein soll. Dann müssen Sie Excel Ihr Ziel nennen, denn Gedankenlesen kann es doch noch nicht. Und abschließend müssen Sie angeben, welche Zelle Excel bei seinen Berechnungen verändern darf.

In Abbildung 8.5 begibt sich Excel auf eine Zielwertsuche mit folgenden Vorgaben: Der Ertrag in Zielzelle B7 soll auf den Zielwert von 300.000,00 Euro für das erste Quartal erhöht werden. (Er ist aber von bestimmten prozentualen Wareneinsatzkosten und Ausgabenanteilen abhängig.) Um dies zu erreichen, darf Excel den Umsatzwert in Zelle B3 ändern.

Abbildung 8.5: Mithilfe der Zielwertsuche können Sie herausfinden, um wie viel Sie den Umsatz steigern müssen, um zu einem bestimmten Zielertrag zu gelangen.

Wenn Sie bereit sind, sich auf die Zielwertsuche nach den 300.000 Euro im ersten Quartal zu machen, klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte DATEN in der Gruppe DATENTOOLS auf die Schaltfläche WAS-WÄRE-WENN-ANALYSE und danach auf ZIELWERTSUCHE.

Damit öffnen Sie das Dialogfeld ZIELWERTSUCHE (siehe Abbildung 8.5). Da Zelle B7 gerade aktiv war, als Sie das Dialogfeld geöffnet haben, enthält das Textfeld ZIELZELLE bereits die richtigen Infos, nämlich B7. Wenn dort nicht B7 steht, markieren Sie die Zelle jetzt einfach. Geben Sie danach in das Textfeld ZIELWERT 300000 ein. Klicken Sie abschließend zunächst auf das Textfeld VERÄNDERBARE ZELLE und dann im Arbeitsblatt auf die Zelle B3, deren absoluter Zellbezug $B$3 dann im Dialogfeld übernommen wird.

In Abbildung 8.6 sehen Sie das Ergebnis der Zielwertsuche, das Sie erhalten, sobald Sie im Dialogfeld ZIELWERTSUCHE auf OK klicken. Wenn Sie es schaffen, den Umsatz auf 576.923,08 Euro zu steigern (was natürlich auch erhöhte Wareneinsatzkosten und Ausgaben verursacht), schaffen Sie Ihr Ertragsziel von 300.000 im ersten Quartal.

Abbildung 8.6: Keiner hat es geglaubt, aber das Ziel ist zu schaffen.

Das Dialogfeld STATUS DER ZIELWERTSUCHE (siehe Abbildung 8.6) informiert Sie darüber, dass eine Lösung gefunden wurde und dass Zielwert und aktueller Wert identisch sind. Wenn Ziel- und aktueller Wert mal nicht identisch sind (das kommt auch vor!), können Sie sich über eine SCHRITT- und PAUSE-Schaltfläche schrittweise an das Ergebnis herantasten.

Wenn Sie die von der Zielwertsuche ermittelten Werte übernehmen wollen, schließen Sie das Dialogfeld STATUS DER ZIELWERTSUCHE durch Klicken auf OK. Wenn Sie Ihre Originalwerte behalten wollen, klicken Sie auf ABBRECHEN. Und sollten Sie versehentlich auf OK geklickt haben, obwohl Sie die neuen Werte gar nicht brauchen können, denken Sie an die Notbremse und klicken Sie geschwind in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche RÜCKGÄNGIG oder drücken Sie [Strg]+[Z].

Wenn Sie zwischen Original und Ergebnis der Zielwertsuche hin- und herschalten wollen, nachdem Sie das Dialogfeld STATUS DER ZIELWERTSUCHE bereits geschlossen haben, klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff abwechselnd auf die Schaltflächen RÜCKGÄNGIG und WIEDERHOLEN beziehungsweise drücken abwechselnd [Strg]+[Z] und [Strg]+[Y].

»Was wäre wenn« mit dem Szenario-Manager spielen

Wenn Sie im Menüband auf der Registerkarte DATEN in der Gruppe DATENTOOLS auf die Schaltfläche WAS-WÄRE-WENN-ANALYSE und dann auf SZENARIO-MANAGER klicken, können Sie verschiedenste Szenarien mit unterschiedlichsten Variablen kreieren und speichern.

Und wenn Sie vor lauter Szenarien den Überblick verlieren, geben Sie eine Zusammenfassung bei Excel in Auftrag: ein Arbeitsblatt, in dem alle Szenarien mit den unterschiedlichen Werten und Ergebnissen zusammen dargestellt werden.

Verschiedenste Szenarien

Um Szenarien mit wechselnden Werten erstellen zu können, müssen Sie erst einmal wissen, welche Werte in den einzelnen Szenarien variieren sollen. Wenn Sie das geschafft haben, markieren Sie die entsprechenden Zellen (auch veränderbare Zellen genannt) und klicken auf der Registerkarte DATEN in der Gruppe DATENTOOLS auf die Schaltfläche WAS-WÄRE-WENN-ANALYSE und dann auf SZENARIO-MANAGER.

In Abbildung 8.7 sehen Sie erneut die Umsatzprognose für 2014, dieses Mal im Arbeitsblatt SZENARIEN. Die drei veränderbaren Zellen G3, G4 und G6 sind bereits markiert. Was Sie in der Abbildung nicht sehen können, ist die Tatsache, dass ich diesen drei Zellen Namen zugewiesen habe (G3 = UMSATZZUWACHS, G4 = WARENEINSATZ und G6 = AUSGABEN). Danach habe ich den Szenario-Manager wie im obigen Absatz beschrieben geöffnet.

Es sollen drei Szenarien mit den folgenden Werten für die drei veränderbaren Zellen erstellt werden:

Wahrscheinlich: Der Umsatzzuwachs beträgt 5 % und der Wareneinsatz 20 %. Die Ausgaben betragen 28 %.

Optimal: Der Umsatzzuwachs beträgt 8 % und der Wareneinsatz 18 %. Die Ausgaben betragen 20 %.

Schlecht: Der Umsatzzuwachs beträgt 2 % und der Wareneinsatz 25 %. Die Ausgaben betragen 35 %.

Um das erste Szenario zu erstellen, klicken Sie also auf der Registerkarte DATEN in der Gruppe DATENTOOLS auf die Schaltfläche WAS-WÄRE-WENN-ANALYSE und dann auf SZENARIO-MANAGER, um besagten Manager zu öffnen. Klicken Sie dann im Dialogfeld SZENARIO-MANAGER auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN. Daraufhin wird das Dialogfeld SZENARIO HINZUFÜGEN geöffnet. Geben Sie im Textfeld SZENARIONAME den Namen Wahrscheinlich ein und bestätigen Sie mit OK. Immer vorausgesetzt, Sie haben vor Aufruf des Szenario-Managers die drei veränderbaren Zellen G3, G4 und G6 markiert und diese werden im Textfeld VERÄNDERBARE ZELLEN aufgelistet. Wenn Sie das nicht getan haben, müssen Sie es noch im Dialogfeld SZENARIO HINZUFÜGEN nachholen.

Excel zeigt nun das Dialogfeld SZENARIOWERTE an, in dem Sie die folgenden Werte in die drei Textfelder UMSATZZUWACHS, WARENEINSATZ und AUSGABEN eingeben:

im Textfeld UMSATZZUWACHS: 0,05

im Textfeld WARENEINSATZ: 0,20

im Textfeld AUSGABEN: 0,28

Klicken Sie auf HINZUFÜGEN.

Abbildung 8.7: Drei Szenarien für die Umsatzprognose 2014

Spätestens jetzt sollten Sie verstehen, warum ich darauf bestanden habe, den veränderbaren Zellen Namen zu geben. Diese Namen werden nämlich beim Erstellen der Szenarien anstelle der Zellbezüge verwendet. Und das ist doch viel verständlicher und übersichtlicher.

Nachdem Sie das erste Szenario durch Klicken auf HINZUFÜGEN erstellt haben, schaltet Excel zum Dialogfeld SZENARIO HINZUFÜGEN zurück, in der Hoffnung, dass Sie noch ein Szenario zu bieten haben. Und Sie haben. Geben Sie im Textfeld SZENARIONAME den Namen Optimal ein und bestätigen Sie mit OK. Und wieder zurück im Dialogfeld SZENARIOWERTE geben Sie die folgenden Werte in die inzwischen schon vertrauten drei Textfelder UMSATZZUWACHS, WARENEINSATZ und AUSGABEN ein:

im Textfeld UMSATZZUWACHS: 0,08

im Textfeld WARENEINSATZ: 0,18

im Textfeld AUSGABEN: 0,20

Klicken Sie auf HINZUFÜGEN.

Zurück im Dialogfeld SZENARIO HINZUFÜGEN. Ein Szenario haben Sie noch. Geben Sie im Textfeld SZENARIONAME den Namen Schlecht ein und bestätigen Sie mit OK. SZENARIOWERTE zum dritten Mal. Geben Sie folgende Werte für die veränderbaren Zellen ein:

im Textfeld UMSATZZUWACHS: 0,02

im Textfeld WARENEINSATZ: 0,25

im Textfeld AUSGABEN: 0,35

Da es das letzte Szenario ist, bestätigen Sie dieses Mal mit OK. Dies führt Sie zurück zum Szenario-Manager, der jetzt im Listenfeld SZENARIEN alle drei gerade erstellten Szenarien auflistet, nämlich WAHRSCHEINLICH, OPTIMAL und SCHLECHT. Und dies ist auch der Stand von Abbildung 8.7.

Um nun eines der drei Szenarien zu testen, markieren Sie es im Dialogfeld SZENARIO-MANAGER im Listenfeld und klicken auf ANZEIGEN. Und schon ändert Excel im Arbeitsblatt die drei veränderbaren Zellen entsprechend dem gewählten Szenario und berechnet alles neu.

Wenn Sie den Szenario-Manager schließen, sollten Sie unbedingt speichern. So stehen die drei Szenarien auch noch beim nächsten Öffnen der Arbeitsmappe zur Verfügung. Sie müssen dann nur noch den Szenario-Manager öffnen, ein Szenario auswählen und anzeigen lassen.

Szenarien im Überblick

Wenn Sie einige Szenarien erstellt haben und im Begriff sind, den Überblick zu verlieren, erstellen Sie doch ganz einfach einen Szenariobericht, ähnlich wie in Abbildung 8.8 gezeigt. Dort sehen Sie sowohl alle veränderbaren Zellen und die jeweiligen Szenarioergebnisse als auch die aktuellen Werte in den veränderbaren Zellen zum Zeitpunkt der Berichtserstellung.

So einen Bericht können Sie doch auch gebrauchen, oder? Also ans Werk! Klicken Sie auf der Registerkarte DATEN in der Gruppe DATENTOOLS auf die Schaltfläche WAS-WÄRE-WENN-ANALYSE und dann auf SZENARIO-MANAGER. Der Szenario-Manager meldet sich zu Diensten. Klicken Sie im Szenario-Manager auf die Schaltfläche ZUSAMMENFASSUNG, was Sie wiederum zum Dialogfeld SZENARIOBERICHT führt.

In diesem Dialogfeld können Sie wählen, ob Sie einen (statischen) Szenariobericht oder einen (dynamischen) PivotTable-Szenariobericht erstellen möchten. (Mehr zu PivotTables gibt es in Kapitel 9.) Entscheiden Sie sich für das Optionsfeld SZENARIOBERICHT und ändern Sie bei Bedarf auch noch die Zellen, die im Bericht als Ergebniszellen angezeigt werden sollen. Ich habe mich im Beispiel aus Abbildung 8.8 für die Ergebniszellen B7 bis F7 entschieden. Diesen Zellen habe ich zuvor die klangvollen Namen Q1_ERTRAG, Q2_ERTRAG, Q3_ERTRAG, Q4_ERTRAG und ERTRAG_GESAMT zugewiesen, damit der Bericht auch besonders professionell aussieht.

Sobald Sie im Dialogfeld SZENARIOBERICHT auf OK klicken, fügt Excel vor dem aktuellen Arbeitsblatt ein separates Arbeitsblatt mit der Bezeichnung Szenariobericht ein, das den Bericht mit den veränderbaren Zellen und den Ergebniszellen in recht ansprechender Form präsentiert. Selbstverständlich können Sie das Berichtsblatt umbenennen und an eine andere Position verschieben.

Abbildung 8.8: Der Szenariobericht mit den drei zuvor erstellten Szenarien für die Umsatzprognose 2014

Was-wäre-wenn-Spielchen mit dem Solver

Auch auf die Gefahr hin, dass ich Sie jetzt gänzlich verwirre. Den Solver muss ich einfach erwähnen. Mit dem Solver können Sie ziemlich komplexe Was-wäre-wenn-Analysen durchführen. Beim Solver handelt es sich um ein sogenanntes Add-In, das heißt um eine Funktion, die standardmäßig gar nicht auf Ihrem Rechner installiert ist, aber jederzeit nachträglich eingerichtet werden kann. (Mehr zu den Add-Ins in Kapitel 12.) Bei den Was-wäre-wenn-Analysen mit dem Solver können Sie nicht nur jede Menge Variablen definieren, sondern auch noch Nebenbedingungen für die Variablen und die Ergebnisse festlegen. Nun haben Sie zumindest mal von diesem Add-In gehört und können gelassen und wissend nicken, wenn dieses Stichwort demnächst im Kollegen- oder Freundeskreis fällt.

9

PivotTables – die ultimative Datenauswertung

In diesem Kapitel

Verstehen, wie PivotTables ticken

Eine neue PivotTable mit den Funktionen SCHNELLANALYSE und EMPFOHLENE PIVOTTABLES bauen

Eine neue PivotTable manuell zusammenstellen

Eine PivotTable formatieren

Daten in einer PivotTable sortieren und filtern

Aufbau und Layout einer PivotTable verändern

Ein PivotChart erstellen

Unter PivotTables versteht man in Excel eine ganz besondere Art von zusammenfassender und auswertender Tabelle, die an Flexibilität wohl kaum zu überbieten ist. Im Handumdrehen können Sie Beziehungen innerhalb Ihrer Datenquelle prüfen und analysieren, und das, ohne eine einzige Formel dafür erstellen zu müssen. Als Datenquellen können Ihre in Excel verwalteten Excel-Tabellen dienen (mehr zu dieser speziellen Tabellenform in Kapitel 11). Oder wie wäre es mit externen Datenbanktabellen, die Sie aus einem Datenbankprogramm wie Microsoft Access in Excel importieren? Oder – noch etwas exotischer – aus einem Datenfeed wie Windows Azure Marketplace (mehr dazu ebenfalls in Kapitel 11)?

Sie werden in diesem Kapitel zwangsläufig immer wieder von (Excel-)Tabellen lesen. Das sind ebenfalls ganz besondere Tabellen, die in früheren Excel-Versionen Datenlisten hießen. Excel-Tabellen dienen PivotTables häufig als Datenquelle. Sie können eine PivotTable aber auch basierend auf jedem herkömmlichen Datenbereich erstellen. Kapitel 11 widmet sich Excel-Tabellen ganz ausführlich.

Sie können mithilfe von PivotTables die Anordnung der zusammengefassten Daten jederzeit beliebig ändern. Aus Zeile mach Spalte, aus Spalte mach Zeile und mehrere Dimensionen sind auch kein Thema. Und wenn Sie mehr der visuell orientierte Typ sind, lassen Sie sich Ihre Daten einfach in einem PivotChart präsentieren. Ich habe Sie neugierig gemacht, oder?

Was man mit PivotTables so alles machen kann

PivotTables sind auch deshalb so vielseitig, weil Sie Daten mit einer bunten Vielzahl von Funktionen zusammenfassen können (auch wenn Sie im grauen Alltag wahrscheinlich doch wieder hauptsächlich bei der Summenfunktion hängen bleiben werden). Beim Erstellen einer PivotTable (mehr dazu gleich in den nächsten Abschnitten) stehen vorab ein paar Entscheidungen an: Welche zusammenfassende Funktion soll verwendet werden? Auf welche Spalten (Felder) soll die Funktion angewendet werden? Und mit welchen anderen Spalten (Feldern) sollen diese Berechnungen angeordnet werden?

Mit PivotTables ist die Anordnung der Daten echt kein Thema mehr. Sie können beispielsweise eine PivotTable aus einer Mitarbeiterdatenbanktabelle erstellen, in der die Gehälter nach Abteilungen in verschiedenen Niederlassungen addiert werden.

Eine PivotTable mithilfe der Schnellanalyse bauen

In Excel 2013 ist das Erstellen einer PivotTable dank der brandneuen Schnellanalysefunktionen einfacher als je zuvor. Damit Sie die verschiedenen PivotTables in der Livevorschau betrachten können, die die Schnellanalyse auf der Basis der Einträge in einer Datentabelle oder Excel-Tabelle erstellen kann, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Wählen Sie die Daten aus (einschließlich Spaltenbeschriftungen).

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche SCHNELLANALYSE, die rechts unter dem markierten Datenbereich zu Diensten steht.

Damit klappen Ihnen alle Funktionen entgegen, die die Schnellanalyse zu bieten hat. Standardmäßig werden dort die Formatierungsbefehle angeboten.

3. Klicken Sie oben in der Schnellanalyse auf den Bereich TABELLEN.

Die Schnellanalyse zeigt die Tabellenoptionen an – die Schaltfläche TABELLE und gleiche mehrere Schaltflächen PIVOTTABLE. Wenn Sie auf die Schaltfläche TABELLE zeigen, sehen Sie, wie sich die Schnellanalyse Ihre Daten als formatierte Tabelle vorstellt. (Wissen Sie noch? Damals in Kapitel 3?) Mit den PIVOTTABLE-Schaltflächen können Sie sich in der Livevorschau die verschiedenen PivotTables ansehen, die die Schnellanalyse aus Ihren Daten zaubern kann.

4. Zeigen Sie auf die einzelnen PivotTable-Schaltflächen, um sich über die verschiedenen Zusammenfassungen zu informieren, die die Schnellanalyse basierend auf den Tabellendaten zu bieten hat.

Sobald Sie auf eine PIVOTTABLE-Schaltfläche zeigen, wird über den Schnellanalyseoptionen eine Miniversion der jeweiligen PivotTable vorab angezeigt.

5. Wird die PivotTable angezeigt, die Sie mit Ihren Daten bauen wollen, klicken Sie beherzt auf die zugehörige PivotTable-Schaltfläche, um die entsprechende PivotTable zu erstellen.

Excel fügt die PivotTable in einem neuen Arbeitsblatt ein, das ganz an den Anfang in der Registerleiste gesetzt wird. Das neue Arbeitsblatt wird zum aktiven Blatt. Das heißt, Sie können sofort den Blattnamen ändern und die neue PivotTable bei Bedarf bearbeiten.

Abbildung 9.1 und Abbildung 9.2 zeigen, wie aus theoretischen Betrachtungen eine echte PivotTable wird. In Abbildung 9.1 habe ich mich für die erste PivotTable-Variante der Schnellanalyse entschieden (obwohl es nicht wirklich genau das ist, was ich will). In dieser PivotTableVariante der Schnellanalyse werden die Teilsummen und Gesamtsummen für die Unternehmen der GmbH für den Monat Januar angezeigt und dabei wird unterschieden, ob es sich um eine lokale Bewirtung oder eine Lieferung außer Haus handelt.

Abbildung 9.1: Die Vorschau auf eine PivotTable, die die Schnellanalyse aus Ihren Daten zaubern kann

In Abbildung 9.2 wird die nagelneue PivotTable in dem ebenfalls nagelneuen Arbeitsblatt TABELLE 1 präsentiert. Da die neue PivotTable ausgewählt ist, sehen Sie oben im Menüband die kontextbezogene Registerkarte PIVOTTABLE-TOOLS mit ihren beiden Registerkarten ANALYSIEREN und ENTWURF. Außerdem wird rechts der Aufgabenbereich PIVOTTABLE-FELDER angezeigt. Dort habe ich übrigens gleich in der ersten Liste schnell und unauffällig auf die beiden Kontrollkästchen Februar und März geklickt, damit die PivotTable nicht nur die Zahlen für Januar, sondern auch die für Februar und März anzeigt. Damit habe ich es auch schon verraten: Mit den kontextbezogenen Registerkarten und dem speziellen Aufgabenbereich können Sie die neue PivotTable bearbeiten. Mehr dazu finden Sie in den Abschnitten »Eine PivotTable formatieren« und »PivotTables umstrukturieren« weiter hinten in diesem Kapitel.

Sollte Excel nicht in der Lage sein, aus Ihren Daten mehrere PivotTable-Varianten anzubieten, wird nur eine Schaltfläche PIVOTTABLE nach Klicken auf den Bereich TABELLE in der Schnellanalyse angezeigt. Wenn dies der Fall ist, seien Sie zufrieden, mit dem, was Sie kriegen, klicken Sie auf die Schaltfläche und bauen Sie sich selbst eine PivotTable, wie im Abschnitt »Eine PivotTable selbst basteln« weiter hinten in diesem Kapitel beschrieben wird.

Abbildung 9.2: Die neue PivotTable im neuen Arbeitsblatt

PivotTable auf Empfehlung

Wenn Sie eher etwas faul sind und Ihnen das Erstellen von PivotTables mit der Schnellanalyse (siehe den vorherigen Abschnitt) zu anstrengend ist, ist die neue Funktion EMPFOHLENE PIVOTTABLES genau das Richtige für Sie. Probieren Sie das gleich mal aus:

1. Wählen Sie eine Zelle in der Excel-Tabelle aus, aus der Sie die neue PivotTable generieren wollen.

Wenn die Tabelle eine Zeile mit Spaltenbeschriftungen und zusammenhängende Zeilen mit Daten enthält, so wie es in Kapitel 11 beschrieben ist, kann das eine x-beliebige Zelle in der Tabelle sein.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte EINFÜGEN in der Gruppe TABELLEN auf die Schaltfläche EMPFOHLENE PIVOTTABLES.

Sofort meldet sich Excel mit dem Dialogfeld EMPFOHLENE PIVOTTABLES zu Wort, wie in Abbildung 9.3 zu sehen ist. Es enthält links eine Liste mit Beispielen für PivotTables, die Excel aus Ihren Daten erstellen kann.

3. Wählen Sie eine Darstellung aus und bestätigen Sie mit OK.

Und sofort erstellt Excel die gewählte PivotTable und fügt sie ganz am Anfang der Arbeitsmappe in ein neues Arbeitsblatt ein. Da die neue PivotTable ausgewählt ist, sehen Sie oben im Menüband die kontextbezogene Registerkarte PIVOTTABLE-TOOLS mit ihren Registerkarten ANALYSIEREN und ENTWURF. Außerdem wird rechts der Aufgabenbereich PIVOTTABLE-FELDER angezeigt – wichtige Elemente, mit denen Sie an der Darstellung und am Aufbau der PivotTable feilen können, wie in den Abschnitten »Eine PivotTable formatieren« und »PivotTables umstrukturieren« weiter hinten in diesem Kapitel gezeigt wird.

Abbildung 9.3: Empfehlung vom Chef!

Eine PivotTable selbst basteln

Manchmal passen weder die empfohlenen PivotTables noch die Vorschläge der Schnellanalyse. Was dann? Dann basteln Sie einfach selbst eine PivotTable. Ja, das können Sie! Dazu wählen Sie entweder eine empfohlene Variante, die Ihren Vorstellungen sehr nahekommt, um sie anschließend zu bearbeiten, oder Sie bauen die PivotTable von Grund auf neu. Das ist gar nicht so schwer und zeitaufwendig, wie Sie vielleicht denken.

Sie öffnen das Arbeitsblatt, das die Tabelle beziehungsweise den Zellbereich mit den gewünschten Daten enthält, markieren dort eine beliebige Zelle und klicken im Menüband auf der Registerkarte EINFÜGEN in der Gruppe TABELLEN auf die Schaltfläche PIVOTTABLE.

Das Dialogfeld PIVOTTABLE ERSTELLEN wird geöffnet. Gleichzeitig markiert Excel alle Daten in der Tabelle beziehungsweise im Datenbereich mit einem Laufrahmen. Sollte Excel sich irren und nicht den korrekten Bereich anzeigen, ändern Sie ihn einfach unterhalb des Optionsfeldes TABELLE ODER BEREICH AUSWÄHLEN im Textfeld TABELLE/BEREICH. Standardmäßig möchte Excel die neue PivotTable in einem neuen Arbeitsblatt aufbauen. Wenn Ihnen das nicht passt, aktivieren Sie das Optionsfeld VORHANDENES ARBEITSBLATT und geben im darunter liegenden Textfeld QUELLDATEI (Quelle ist das ja eigentlich keine, eher ein Ziel) die Zelle (wenn die PivotTable im aktuellen Arbeitsblatt eingefügt werden soll) oder das Arbeitsblatt und die Zelle (wenn die PivotTable in einem anderen Arbeitsblatt eingefügt werden soll) an. Theoretisch können Sie die PivotTable auch in einer ganz anderen Mappe ablegen. Wenn Sie die PivotTable in einem vorhandenen Arbeitsblatt ablegen, müssen Sie darauf achten, dass dort nicht versehentlich Daten überschrieben werden. (Wem das jetzt alles zu theoretisch war, der werfe einen Blick auf Abbildung 9.4.)

Wenn es sich bei den Daten um eine externe Datenquelle handelt, zum Beispiel eine Datenbanktabelle aus Microsoft Access, aktivieren Sie im Dialogfeld PIVOTTABLE ERSTELLEN das Optionsfeld EXTERNE DATENQUELLE VERWENDEN und klicken danach auf die Schaltfläche VERBINDUNG AUSWÄHLEN. Schon landen Sie im Dialogfeld VORHANDENE VERBINDUNGEN und können dort auf den Namen der gewünschten Verbindung klicken. Kapitel 11 weiß mehr über das Herstellen einer Verbindung zu einer externen Datei sowie über das Importieren von Daten über eine Abfrage zu berichten.

Abbildung 9.4: So definieren Sie die Datenquelle für die zu erstellende PivotTable.

Quelle und Ziel der PivotTable stehen also fest. Jetzt müssen Sie im Dialogfeld PIVOTTABLE ERSTELLEN nur noch auf OK klicken. Excel wechselt zum neuen beziehungsweise zum angegebenen Arbeitsblatt und zeigt links im Arbeitsblatt eine hübsche Grafik und rechts im Programmfenster den Aufgabenbereich PIVOTTABLE-FELDER an. Dieser nicht ganz unwichtige Aufgabenbereich ist in zwei Bereiche unterteilt (siehe auch Abbildung 9.5): das Listenfeld WÄHLEN SIE DIE FELDER AUS, DIE SIE DEM BERICHT HINZUFÜGEN MÖCHTEN, das die Namen aller Felder der Tabelle beziehungsweise des Bereichs sowie ein Kontrollkästchen für alle Felder enthält, und der untere Bereich FELDER ZWISCHEN DEN BEREICHEN UNTEN ZIEHEN, der in die vier Unterbereiche FILTER, ZEILEN, SPALTEN und WERTE unterteilt ist, in die Sie die Namen aus dem oberen Listenfeld ziehen können. Außerdem sehen Sie oben im Menüband die kontextbezogene Registerkarte PIVOTTABLE-TOOLS mit ihren beiden Registerkarten ANALYSIEREN und ENTWURF.

Sie können ein neues Arbeitsblatt mit einer leeren PivotTable auch folgendermaßen einfügen: Klicken Sie im Dialogfeld EMPFOHLENE PIVOTTABLES auf die Schaltfläche LEERE PIVOTTABLE (siehe Abbildung 9.3) oder in der Schnellanalyse unter TABELLEN auf die einsame Schaltfläche PIVOTTABLE, die angezeigt wird, wenn die Schnellanalyse keine PivotTable-Vorschläge für Ihre Daten hat. In beiden Fällen wird das Dialogfeld PIVOTTABLE ERSTELLEN (wie in Abbildung 9.4) umgangen. Sie bekommen es erst gar nicht zu Gesicht. Wenn Sie eine Option aus dem Dialogfeld PIVOTTABLE ERSTELLEN zum Erstellen der PivotTable brauchen, bleibt Ihnen nur der Weg über die Schaltfläche PIVOTTABLE in der Gruppe TABELLEN auf der Registerkarte EINFÜGEN.

Der eigentliche Datenbereich der PivotTable ist noch leer. Aber das kann sich schnell ändern. Jetzt müssen Sie nämlich nur noch die Felder im oberen Bereich des Aufgabenbereichs PIVOTTABLE-FELDER den verschiedenen Bestandteilen der PivotTable zuordnen. Dazu ziehen Sie einfach die benötigten Felder aus dem oberen Bereich in die passenden unteren Bereiche, die jetzt einmal kurz durchgekaut werden:

FILTER: Der etwas kompliziertere Bereich steht natürlich wieder an erster Stelle. Egal! Damit filtern Sie die in der PivotTable dargestellten Daten noch einmal unter einem zusätzlichen Aspekt. Angenommen, Sie stellen ein Feld namens JAHRE (muss es natürlich in Ihrer Tabelle geben) in den Bereich FILTER, dann können Sie die in der PivotTable angezeigten Daten zusätzlich noch nach verschiedenen Jahren anzeigen, sprich filtern.

SPALTEN: Ziehen Sie in diesen Bereich das Feld mit den Daten für die Spaltenbeschriftungen der PivotTable.

ZEILEN: Ziehen Sie in diesen Bereich das Feld mit den Daten für die Zeilenbeschriftungen der PivotTable.

WERTE: Ziehen Sie in diesen Bereich das Feld mit den eigentlichen Daten der PivotTable, die auf irgendeine Weise in der letzten Spalte und der untersten Zeile zusammengefasst werden.

Abbildung 9.5 gibt dieser ganzen Theorie einen praktischen Sinn: Zunächst habe ich das Feld GESCHLECHT aus der oberen PivotTable-Feldliste in den unteren Bereich FILTER gezogen. Das ist dann sozusagen die oberste Filterebene. Dort kann ich bei Bedarf die Daten der PivotTable nach männlichen oder nach weiblichen Beschäftigten filtern. Danach habe ich das Feld ABTEILUNG in den Bereich SPALTEN und das Feld NIEDERLASSUNG in den Bereich ZEILEN gezogen. Excel zeigt dann brav oben in den Spalten die verschiedenen Abteilungen als Spaltenüberschriften und links in den Zeilen die verschiedenen Niederlassungen als Zeilenbeschriftungen an. Jetzt fehlen nur noch die eigentlichen Werte der PivotTable. Dazu habe ich das Feld GEHALT in den Bereich WERTE gezogen. Excel macht daraus standardmäßig den Eintrag SUMME VON GEHALT, was nichts anderes bedeutet, als dass alle Werte der PivotTable in der letzten Spalte und in der untersten Zeile addiert werden.

Abbildung 9.5: Die neue, gefüllte PivotTable nachdem die Felder der Personaltabelle in die entsprechenden Bereiche gezogen wurden

Wenn Sie eine neue PivotTable erstellen beziehungsweise eine Zelle einer bereits vorhandenen PivotTable markieren, bietet Excel im Menüband die kontextbezogene Registerkarte PIVOTTABLE-TOOLS an, die wiederum die Registerkarten ANALYSIEREN und ENTWURF ihr Eigen nennt. Die Registerkarte ANALYSIEREN ist standardmäßig am Zug. Sie enthält ziemlich viele Gruppen, unter anderem die Gruppe ANZEIGEN, die die folgenden nützlichen Schaltflächen aufweist:

FELDLISTE: Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, blenden Sie den Aufgabenbereich PIVOTTABLE-FELDER ein beziehungsweise aus.

SCHALTFLÄCHEN +/-: Damit können Sie die »+«- und »-«-Schaltflächen zum Anzeigen beziehungsweise Ausblenden zusätzlicher Wertezusammenfassungen ein- beziehungsweise ausblenden. Diese Schaltflächen sehen Sie nur dann, wenn Sie mehr als ein Feld in den Bereich ZEILENBESCHRIFTUNGEN und/oder SPALTENBESCHRIFTUNGEN gezogen haben.

FELDKOPFZEILEN: Damit blenden Sie in der PivotTable die Bereiche ZEILENBESCHRIFTUNGEN und SPALTENBESCHRIFTUNGEN aus.

Eine PivotTable formatieren

Das Formatieren von PivotTables ist keine große Sache. Klicken Sie einfach auf eine Zelle der PivotTable, damit sich ihre kontextbezogene Registerkarte PIVOTTABLE-TOOLS meldet. Klicken Sie dort dann auf die Registerkarte ENTWURF, die wiederum in drei Gruppen unterteilt ist:

LAYOUT: Mit den Schaltflächen dieser Gruppe können Sie Teil- und Gesamtergebnisse aktivieren beziehungsweise deaktivieren und sonstige grundlegende Layoutfragen klären.

OPTIONEN FÜR PIVOTTABLE-FORMATE: Mit den Kontrollkästchen dieser Gruppe können Sie das Tabellenformat überarbeiten, das Sie in der Gruppe rechts daneben wählen.

PIVOTTABLE-FORMATE: Diese Gruppe stellt Ihnen für die aktuelle PivotTable Tabellenformate in Hülle und Fülle in einem Katalog zur Auswahl zur Verfügung.

Das PivotTable-Format überarbeiten

Denken Sie immer daran, dass Sie bei der Auswahl eines PivotTable-Formats von der Livevorschau Gebrauch machen können. Sie zeigen auf ein Format und Excel zeigt Ihnen in der PivotTable, wie das Ganze aussehen würde, wenn Sie jetzt auf das entsprechende Format klickten.

Wenn Sie sich auf der Registerkarte PIVOTTABLE-TOOLS/ENTWURF in der Gruppe PIVOTTABLE-FORMATE für ein PivotTable-Format entschieden haben, können Sie es anschließend mithilfe der Optionen der Gruppe OPTIONEN FÜR PIVOTTABLE-FORMATE überarbeiten. Wenn das von Ihnen gewählte Format beispielsweise nicht über verbundene Zeilen oder Spalten verfügt, aktivieren Sie eben einfach in der Gruppe OPTIONEN FÜR PIVOTTABLE-FORMATE das Kontrollkästchen VERBUNDENE ZEILEN und/oder VERBUNDENE SPALTEN.

Die Werte einer PivotTable formatieren

Um den Werten der PivotTable ein anderes Format zuzuweisen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie im Aufgabenbereich PIVOTTABLE-FELDER unten im Bereich WERTE auf den Eintrag SUMME VON FELDNAME (in unserem Beispiel heißt das Feld SUMME VON GEHALT) und wählen Sie in der dann angezeigten Liste den Befehl WERTFELDEINSTELLUNGEN. Stattdessen können Sie auch einen Wert in der Zeile GESAMTERGEBNIS markieren und auf der Registerkarte PIVOTTABLE-TOOLS/ANALYSIEREN in der Gruppe AKTIVES FELD auf die Schaltfläche FELDEINSTELLUNGEN klicken.

Egal wie Sie es anstellen, es wird auf jeden Fall das Dialogfeld WERTFELDEINSTELLUNGEN geöffnet.

2. Klicken Sie dort auf die Schaltfläche ZAHLENFORMAT, um zur Registerkarte ZAHLEN des Dialogfeldes ZELLEN FORMATIEREN zu wechseln.

Endlich wieder einmal ein bekanntes Gesicht!

3. Wählen Sie im Listenfeld KATEGORIE ein Zahlenformat aus.

4. (Optional) Definieren Sie das gewählte Format genauer, zum Beispiel mit Tausenderpunkt, mit Währungssymbol etc.

5. Klicken Sie zweimal auf OK, um die Dialogfelder ZELLEN FORMATIEREN und WERTFELDEINSTELLUNGEN zu schließen.

PivotTable-Daten filtern und sortieren

Wie Sie vielleicht schon bemerkt haben, versieht Excel die Felder für den Filter und für die Zeilen- und Spaltenbeschriftungen automatisch mit einer kleinen Schaltfläche, die einen nach unten zeigenden Pfeil enthält. Das sind die Filterschaltflächen (über die Sie noch einiges in Kapitel 11 erfahren werden), mit denen Sie die PivotTable nach den Inhalten der Felder filtern und im Fall der Spalten- und Zeilenbeschriftungen die Einträge auch noch sortieren können.

Außerdem gibt es in einigen PivotTables noch die Schaltflächen »+« und »-«, mit denen ebenfalls gefiltert werden kann. Wenn Sie in der PivotTable mehr als eine Zeilen- und/oder Spaltenbeschriftung definiert haben, enthält die PivotTable »-«-Schaltflächen, mit denen Sie eine zusätzliche Zusammenfassung eines zweiten Feldes ausblenden können. Wenn Sie darauf klicken, verwandelt sich die Schaltfläche in eine »+«-Schaltfläche, mit der Sie die dahinter verborgenen Ergebnisse wieder einblenden können.

PivotTables nach Filter filtern

Die wichtigste Schaltfläche zum Filtern ist der Pfeil neben dem Feld für den Filter, ganz oben in der PivotTable. Wenn Sie auf diesen Pfeil klicken und dort einen Feldeintrag wählen, können Sie mit einem Schlag einen großen Teil der Daten von der Anzeige in der PivotTable ausschließen.

An einem Beispiel werden Sie es sicherlich besser verstehen. In unserer Beispiel-PivotTable wird das Feld GESCHLECHT der Tabelle PERSONALLISTE als Berichtsfilter verwendet. Jetzt kommt es: Über diesen Berichtsfilter können Sie die Summe der Gehälter aller Männer beziehungsweise aller Frauen nach Abteilung und Niederlassung herausfiltern. Das ist doch klasse, oder? Dazu müssen Sie lediglich Folgendes tun:

Klicken Sie auf den Filterpfeil neben GESCHLECHT, wählen Sie in der Liste den Eintrag M und bestätigen Sie mit OK. Schwupp wird die PivotTable deutlich kürzer. Die PivotTable enthält nur noch die Gehälter der männlichen Beschäftigten nach Abteilung und Niederlassung.

Klicken Sie auf den Filterpfeil neben GESCHLECHT, wählen Sie in der Liste den Eintrag W und bestätigen Sie mit OK. Schwupp ändert sich die PivotTable erneut, da jetzt nur die Gehälter der weiblichen Beschäftigten nach Abteilung und Niederlassung angezeigt werden.

Und wenn Sie später wieder alle anzeigen wollen, klicken Sie erneut auf den Pfeil neben GESCHLECHT, wählen in der Liste den Eintrag (ALLE) und bestätigen mit OK.

Und woher wissen Sie, dass und was gefiltert wurde? Es werden ja keine Vornamen in der PivotTable angezeigt. Sobald Sie über den Filter die PivotTable filtern, wird oben in der Tabelle neben dem Feld Geschlecht M oder W anstelle von (ALLE) angezeigt. Außerdem zeigt Excel neben dem Filterpfeil noch eine Art Trichter an, der besagt, dass die PivotTable nach diesem Feld gefiltert wurde und aktuell daher nicht alle Daten angezeigt werden.

Nach Zeilen- und Spaltenbeschriftungen filtern

Auch die Felder ZEILENBESCHRIFTUNGEN und SPALTENBESCHRIFTUNGEN der PivotTable verfügen über Filterschaltflächen. Damit können Sie die Daten für bestimmte Gruppen, manchmal auch für einzelne Elemente herausfiltern. Sie klicken einfach auf eine der beiden Filterschaltflächen und deaktivieren in der Liste zunächst einmal das Kontrollkästchen (ALLE ANZEIGEN). Damit werden automatisch alle Kontrollkästchen für die Feldeinträge deaktiviert. Danach können Sie sich daranmachen und die Kontrollkästchen für die Gruppe beziehungsweise Einzelelemente aktivieren, deren Daten Sie in der PivotTable sehen wollen. Wenn Sie so weit sind, bestätigen Sie mit OK.

Auch hier versieht Excel den Filterpfeil des Feldes, mit dem gefiltert wird, mit einer Art Trichter. Dann wissen Sie gleich, wo gefiltert wurde. Und wenn Sie wieder alle Daten eines gefilterten Zeilen- oder Spaltenfeldes anzeigen wollen, klicken Sie auf den entsprechenden Filterpfeil, aktivieren in der Liste das Kontrollkästchen (ALLE ANZEIGEN) und bestätigen mit OK.

In Abbildung 9.6 sehen Sie ein Beispiel für eine zweifach gefilterte PivotTable. Zunächst wurde im Berichtsfilter nach dem Geschlecht »weiblich« gefiltert. Und dann wurde noch im Filter für die Spaltenbeschriftung nach den Abteilungen EDV und Vertrieb gefiltert.

Wer ganz genau hingesehen hat, wird vielleicht bemerkt haben, dass nach dem Filtern nach weiblichen Beschäftigten keine Gehälter mehr für die Niederlassung Lindau angezeigt werden. Lassen Sie sich nicht verwirren. Ich habe nicht auch noch heimlich in den Zeilenbeschriftungen gefiltert und Lindau von der Anzeige ausgeschlossen. Diese Niederlassung wird einfach deshalb nicht aufgeführt, weil sie keine Frauen in den Abteilungen EDV und Vertrieb beschäftigt. Abbildung 9.6 kann dies auch beweisen, da dort der Filterpfeil von ZEILENBESCHRIFTUNGEN ohne ein Trichtersymbol angezeigt wird.

Abbildung 9.6: Jetzt wissen Sie, wie viele Frauen in den Abteilungen EDV und Vertrieb arbeiten und was sie verdienen.

PivotTables mit Datenschnitten filtern

Datenschnitte sind ein Feature, mit dem Sie PivotTables noch effektiver und einfacher filtern können. Sie erstellen Ihre eigenen Datenschnitte, mit denen Sie Ihre PivotTable quasi auf Knopfdruck gezielt nach mehr als einem Feld filtern. Damit aber noch nicht genug. Es ist sogar möglich, sogenannte Datenschnittverbindungen zu Feldern aus anderen PivotTables in anderen Arbeitsmappen herzustellen.

Um einen Datenschnitt in eine PivotTable einzufügen, bedarf es lediglich zweier Schritte:

1. Klicken Sie auf eine Zelle in der PivotTable und danach auf der Registerkarte PIVOTTABLE-TOOLS/ANALYSIEREN in der Gruppe FILTERN auf die Schaltfläche DATENSCHNITT EINFÜGEN.

Falls Ihnen eine kleine Liste entgegenklappt, klicken Sie auf den Eintrag DATENSCHNITT EINFÜGEN. Das Dialogfeld DATENSCHNITT AUSWÄHLEN wird geöffnet.

2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen aller Felder, nach denen Sie die PivotTable filtern und für die Datenschnitte erstellt werden sollen, und bestätigen Sie Ihre Entscheidung mit OK.

Excel schreitet sofort zur Tat und blendet für jedes gewählte PivotTable-Feld einen Datenschnitt ein. (Die Datenschnitte werden als grafische Objekte eingefügt. Mehr hierzu erfahren Sie in Kapitel 10.)

So, die Datenschnitte wären schon mal erstellt. Jetzt brauchen Sie nur noch in den jeweiligen Datenschnitten auf die Elemente zu klicken, die in der PivotTable angezeigt werden sollen. Wenn Sie mehrere hintereinander aufgelistete Datenschnittelemente auswählen wollen, halten Sie beim Klicken die [Shift]-Taste gedrückt. Sind die Elemente, die Sie anzeigen wollen, verstreut im Datenschnitt angeordnet, halten Sie beim Klicken die [Strg]-Taste gedrückt.

In Abbildung 9.7 sehen Sie eine PivotTable, die mithilfe von Datenschnitten gefiltert wurde. Was genau ist da passiert? Zunächst wurden Datenschnitte für die Felder GESCHLECHT, ABTEILUNG und NIEDERLASSUNG erstellt. Mit diesen Datenschnitten wurde dann die PivotTable so gefiltert, dass die Gehälter aller männlichen Beschäftigten in den Abteilungen VERTRIEB und VERWALTUNG in den Niederlassungen FLENSBURG und HAMBURG angezeigt werden. Sie sehen schon, das Filtern mit Datenschnitten ist auch nichts anderes als das Filtern mit dem Berichtsfilter oder nach Zeilen-/Spaltenbeschriftungen. Es ist aber übersichtlicher und präziser auf das zugeschnitten, was Sie wollen.

Abbildung 9.7: Daten mit Datenschnitten filtern

Da es sich bei Datenschnitten um grafische Objekte handelt, können Sie sie verschieben, in der Größe ändern oder löschen wie jedes andere grafische Objekt auch. Wem das nichts sagt, der wirft bitte einen Blick in Kapitel 10.

PivotTables mit einer Zeitachse filtern

Excel ist einfach unermüdlich und stellt in seiner Version 2013 noch ein Filterwerkzeug zur Verfügung, die Zeitachse. Stellen Sie sich die Zeitachse wie einen Datenschnitt vor, der speziell für Datumsfelder entwickelt wurde, damit Sie Daten aus Ihrer PivotTable herausfiltern können, die nicht in einen bestimmten Zeitabschnitt fallen.

Um eine solche Zeitachse einzufügen, wählen Sie eine Zelle in der PivotTable aus und klicken dann auf der kontextbezogenen Registerkarte PIVOTTABLE-TOOLS/ANALYSIEREN in der Gruppe FILTER auf die Schaltfläche ZEITACHSE EINFÜGEN. Damit wird das gleichnamige Dialogfeld geöffnet. Es enthält für jedes Datumsfelder der PivotTable ein Kontrollkästchen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für das Datumsfeld, nach dem Sie filtern wollen, und bestätigen Sie Ihre Wahl mit OK

In Abbildung 9.8 sehen Sie die eingefügte Zeitachse, nachdem ich im Dialogfeld ZEITACHSE EINFÜGEN das Kontrollkästchen für das Feld EINGESTELLT AM aktiviert habe. Das Zeitachsenfenster schwebt frei und unbekümmert im Excel-Fenster und zeigt das Jahr und seine Monate an. Sie können die Zeiteinheit bei Bedarf auch in Jahre, Quartale oder Tage ändern. Klicken Sie dazu auf den Dropdownpfeil von MONATE und wählen Sie eine andere Zeiteinheit aus.

Abbildung 9.8: Dieselbe PivotTable – aber dieses Mal nach einer Zeitachse für das Feld »Eingestellt am« gefiltert

Man kann mit der Zeitachse ganz genau bestimmen, für welchen Zeitraum die gehörigen Daten angezeigt werden sollen. In Abbildung 9.8 sehen Sie in der PivotTable das Gehalt der Mitarbeiter mit Abteilung und Niederlassung, die im Jahr 2000 eingestellt wurden. Und wenn Sie an einem anderen Jahr interessiert sind, ziehen Sie einfach das Anfangs- und Enddatum in der Achse an eine andere Position.

PivotTables sortieren

Selbstverständlich ist es möglich, eine PivotTable nach einem oder nach mehreren Zeilen- oder Spaltenfeldern zu sortieren. Dazu klicken Sie auf den Pfeil neben ZEILENBESCHRIFTUNGEN oder SPALTENBESCHRIFTUNGEN und wählen dort die gewünschte Sortieroption.

Enthält das Feld der Zeilen- oder Spaltenbeschriftungen Texteinträge, zum Beispiel die Felder ABTEILUNG und NIEDERLASSUNG, werden nach dem Klicken auf den Pfeil die Sortierbefehle VON A BIS Z und VON Z NACH A angeboten. Die Daten werden dann in alphabetischer Reihenfolge auf- beziehungsweise absteigend sortiert. Enthält das Feld numerische Werte, wie das Feld GEHALT, lauten die Sortierbefehle NACH GRÖSSE SORTIEREN (AUFSTEIGEND) und NACH GRÖSSE SORTIEREN (ABSTEIGEND). Die Daten werden dann von klein nach groß beziehungsweise umgekehrt sortiert. Last but not least: Wenn das Feld Datumseinträge enthält, lauten die Sortierbefehle NACH DATUM SORTIEREN (AUFSTEIGEND) und NACH DATUM SORTIEREN (ABSTEIGEND). Das heißt, die Daten werden von alt nach neu und umgekehrt sortiert.

PivotTables umstrukturieren

PivotTables sind so viel dynamischer und pflegeleichter als herkömmliche Excel-Tabellen oder Datenbereiche. Erstens ist es einfach, die Daten zu ändern, die in der PivotTable angezeigt werden, genauso einfach wie das eigentliche Anzeigen beim Erstellen der PivotTable. Zweitens ist es kein Problem, eine PivotTable umzustellen. Denn dann ziehen Sie einfach andere Felder in die entsprechenden Bereiche der Feldliste und schon baut Excel die PivotTable wunschgemäß um. Und wenn Sie drittens auch noch bedenken, dass Sie zwischen verschiedenen zusammenfassenden Funktionen auswählen können, mit denen die Daten in der letzten Spalte und in der untersten Zeile zusammengefasst werden, müssen Sie mir sicherlich recht geben: PivotTables sind ein äußerst flexibles und dynamisches Tabellenmodell.

Die angezeigten Daten in einer PivotTable ändern

Um eine PivotTable umstrukturieren zu können, brauchen Sie auf jeden Fall die PivotTable-Feldliste. Falls sie aus irgendwelchen Gründen nicht mehr auf Ihrem Bildschirm sichtbar ist, holen Sie sie folgendermaßen wieder hervor:

1. Klicken Sie auf eine beliebige Zelle in der PivotTable.

Sofort wird im Menüband die kontextbezogene Registerkarte PIVOTTABLE-TOOLS mit ihren beiden Registerkarten ANALYSIEREN und ENTWURF angezeigt, wobei Erstere aktiviert ist.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte PIVOTTABLE-TOOLS/ANALYSIEREN in der Gruppe ANZEIGEN auf die Schaltfläche FELDLISTE.

Hurra, die Feldliste ist wieder da! Und alle Felder der Datenquelle sind auch noch da. Und die Felder der angezeigten Daten befinden sich tatsächlich noch im unteren Bereich in den korrekten Abschnitten.

Jetzt können Sie bei Bedarf folgende Modifikationen in Ihrer PivotTable vornehmen:

Um ein Feld aus einem der vier unteren Bereiche (FILTER, ZEILEN, SPALTEN und WERTE) zu entfernen, ziehen Sie den entsprechenden Feldnamen entweder aus dem Bereich heraus und lassen ihn fallen, sobald der Mauszeiger sich in ein »x« verwandelt. Oder Sie deaktivieren im oberen Bereich des Aufgabenbereichs im Listenfeld WÄHLEN SIE DIE FELDER … das Kontrollkästchen für das entsprechende Feld.

Um ein Feld, dessen Daten in der PivotTable angezeigt werden, an eine andere Stelle zu verschieben, ziehen Sie seinen Namen im unteren Bereich des Aufgabenbereichs aus seinem aktuellen Bereich in einen anderen Bereich.

Um die Daten eines weiteren Feldes in der PivotTable anzuzeigen, ziehen Sie seinen Namen aus dem oberen Bereich im Listenfeld WÄHLEN SIE DIE FELDER … in den unteren Bereich an die gewünschte Stelle. Und wenn es sich dabei um eine zusätzliche Zeilenbeschriftung handelt, genügt es sogar, wenn Sie das entsprechende Kontrollkästchen oben im Listenfeld aktivieren – und schwupp wird das gewählte Feld unten im Bereich ZEILENBESCHRIFTUNGEN angezeigt.

Die Struktur einer PivotTable ändern

Im obigen Abschnitt haben Sie gerade erfahren, wie Sie die Daten anderer oder weiterer Felder in der PivotTable sichtbar machen. Damit aber nicht genug. Sie können auch die Felder bereits angezeigter Daten einfach umstellen, um die Daten der PivotTable aus einer völlig anderen Sicht zu präsentieren. Ich greife noch einmal das Beispiel aus diesem Kapitel auf. Angenommen, Sie möchten die Niederlassungen als Spaltenbeschriftung und die Abteilungen als Zeilenbeschriftung definieren (also genau anders herum als bisher).

Kein Problem! Sie ziehen im PivotTable-Aufgabenbereich den Feldnamen ABTEILUNG aus dem Bereich ZEILEN in den Bereich SPALTEN. Danach ziehen Sie den Feldnamen NIEDERLASSUNG aus dem Bereich SPALTEN in den Bereich ZEILEN.

Und Excel baut sofort die PivotTable um und zeigt in den Spalten die Niederlassungen und in den Zeilen die Abteilungen an. Das Leben kann so einfach sein.

Die zusammenfassende Funktion in einer PivotTable ändern

Aller guten Dinge sind drei. Nachdem Sie nun (hoffentlich) wissen, wie Sie die angezeigten Daten in der PivotTable ändern und die Struktur der PivotTable auf den Kopf stellen, ist es an der Zeit, dass Sie erfahren, wie Sie die zusammenfassende Funktion wechseln, mit der die Werte der PivotTable in der letzten Spalte und in der untersten Zeile zusammengefasst werden. Standardmäßig verwendet Excel hier die gute alte Funktion SUMME. Damit können Sie Teil- und Gesamtsummen für die numerischen Daten der PivotTable erstellen.

In manchen PivotTables wird die Funktion aber nicht so ganz passen. Stattdessen wäre beispielsweise MITTELWERT oder ANZAHL sinnvoller. Um die Funktion SUMME durch eine andere zu ersetzen, klicken Sie im Aufgabenbereich PIVOTTABLE-FELDER auf das Feld SUMME VON FELDNAME (in diesem Beispiel heißt das Feld SUMME VON GEHALT) und wählen im dann angezeigten Menü den Befehl WERTFELDEINSTELLUNGEN. Das gleichnamige Dialogfeld wird geöffnet (siehe Abbildung 9.9).

Abbildung 9.9: Hier können Sie eine andere zusammenfassende Funktion für Ihre PivotTable auswählen.

Im Listenfeld stehen die folgenden Funktionen für die Zusammenfassung der PivotTable-Daten zur Verfügung:

SUMME: Alter Hut! Kennen Sie!

ANZAHL: Zählt die Anzahl der Datensätze einer bestimmten Kategorie (Standardeinstellung für Textfelder, deren Daten in der PivotTable angezeigt werden).

MITTELWERT: Berechnet den Durchschnitt für die Werte im Wertefeld in der aktuellen Kategorie und im aktuellen Filter.

MAXIMUM: Zeigt den höchsten Wert im Wertefeld in der aktuellen Kategorie und im aktuellen Filter an.

MINIMUM: Zeigt den niedrigsten Wert im Wertefeld in der aktuellen Kategorie und im aktuellen Filter an.

PRODUKT: Berechnet das Produkt aller numerischen Werte des Wertefeldes in der aktuellen Kategorie und im aktuellen Filter. (Alle nicht numerischen Daten werden ignoriert.)

ANZAHL ZAHLEN: Gibt die Anzahl an numerischen Werten im Wertefeld in der aktuellen Kategorie und im aktuellen Filter aus. (Alle nicht numerischen Daten werden ignoriert.)

STANDARDABWEICHUNG (Stichprobe): Berechnet die Standardabweichung auf der Basis einer Stichprobe für das Wertefeld in der aktuellen Kategorie und im aktuellen Filter.

STANDARDABWEICHUNG (Grundgesamtheit): Berechnet die Standardabweichung auf der Basis der Grundgesamtheit für das Wertefeld in der aktuellen Kategorie und im aktuellen Filter.

VARIANZ (Stichprobe): Berechnet die Varianz auf der Basis einer Stichprobe für das Wertefeld in der aktuellen Kategorie und im aktuellen Filter.

VARIANZ (Grundgesamtheit): Berechnet die Varianz auf der Basis der Grundgesamtheit für das Wertefeld in der aktuellen Kategorie und im aktuellen Filter.

Sobald Sie im Dialogfeld WERTFELDEINSTELLUNGEN eine neue zusammenfassende Funktion wählen und mit OK bestätigen, wirft Excel alle bisherigen Berechnungen in der PivotTable über den Haufen und kalkuliert alle Daten basierend auf der gewählten Funktion.

PivotCharts – die grafische Darstellung

von PivotTable-Daten

Wenn Sie nicht so der nüchterne Zahlentyp sind und Tabellendaten zum besseren Verständnis gerne auch in grafischer Form präsentiert bekommen oder auch selbst präsentieren wollen, sind Sie in diesem Abschnitt genau richtig. Um Ihre PivotTable-Daten in einem Diagramm anzuzeigen, führen Sie folgende Schritte durch:

1. Markieren Sie bei Bedarf eine beliebige Zelle in der PivotTable.

Im Menüband wird wieder die kontextbezogene Registerkarte PIVOTTABLE-TOOLS mit ihren Registerkarten ANALYSIEREN und ENTWURF angezeigt.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte PIVOTTABLE-TOOLS/ANALYSIEREN in der Gruppe TOOLS auf die Schaltfläche PIVOTCHART.

3. Klicken Sie im Dialogfeld DIAGRAMM EINFÜGEN auf ein Diagrammbildchen Ihrer Wahl und bestätigen Sie mit OK.

Sobald Sie auf OK klicken, wird das PivotChart ohne große Ankündigung einfach auf die PivotTable geklatscht. Jetzt tummeln sich zwei neue Elemente auf Ihrem Bildschirm:

Das PivotChart: Das Diagramm wird in der von Ihnen gewählten Form dargestellt. Sie können es nach Belieben im Arbeitsblatt verschieben und größer oder kleiner ziehen. (Es handelt sich hier übrigens ganz offiziell um ein eingebettetes Diagramm – was das ist, erklärt Kapitel 10.)

Die kontextbezogene Registerkarte PIVOTCHART-TOOLS: Diese Registerkarte bringt gleich drei eigene Registerkarten mit, nämlich ANALYSIEREN, ENTWURF und FORMAT. (Mehr zur kontextbezogenen Registerkarte PIVOTCHART-TOOLS folgt gleich.)

Ein PivotChart in ein separates Diagrammblatt stecken

Wie Sie gerade erfahren haben, klatscht Excel ein neues PivotChart einfach über die aktuelle PivotTable. Sie können das Diagramm dann entweder aus dem Weg ziehen oder aber auch in einem separaten Arbeitsblatt unterbringen.

Das klingt doch komfortabel und übersichtlich – und geht folgendermaßen:

1. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte PIVOTCHART-TOOLS/ENTWURF.

Wenn Sie am Ende des Menübandes keine kontextbezogene Registerkarte PIVOTCHART-TOOLS sehen, klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Diagramm. Dann sollte sie angezeigt werden.

2. Klicken Sie in der Gruppe ORT auf die einsame Schaltfläche DIAGRAMM VERSCHIEBEN.

Damit wird das Dialogfeld DIAGRAMM VERSCHIEBEN geöffnet.

3. Aktivieren Sie das Optionsfeld NEUES BLATT.

4. (Optional) Geben Sie im rechts daneben liegenden Textfeld bei Bedarf einen anderen Namen für das Arbeitsblatt ein, in das das PivotChart verschoben werden soll.

5. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld DIAGRAMM VERSCHIEBEN zu schließen und das PivotChart in sein eigenes Arbeitsblatt zu verschieben.

Abbildung 9.10 zeigt ein klassisches Säulen-PivotChart, nachdem es ein neues Zuhause in einem eigenen Arbeitsblatt mit dem Standardnamen DIAGRAMM1 gefunden hat.

Abbildung 9.10: Ein Säulen-PivotChart in einem separaten Arbeitsblatt

Ein PivotChart filtern

Wenn Sie die Daten einer PivotTable mithilfe eines klassischen Säulen- oder Liniendiagramms grafisch darstellen, das über eine x- und eine y-Achse verfügt, werden die Zeilenbeschriftungen unten entlang der x-Achse darstellt. Aus den Spaltenbeschriftungen werden die Datenreihen (die Säulen) gebastelt, die in der Legende beim Namen genannt werden. Und die Werte werden entlang der y-Achse dargestellt.

Sie können ein PivotChart ähnlich wie eine PivotTable filtern. Öffnen Sie dazu im Filterbereich das entsprechende Dropdown-Listenfeld, deaktivieren Sie den Eintrag (ALLE) oder (ALLE) ANZEIGEN und aktivieren Sie dann genau der Felder, die Sie sehen möchten. So filtern Sie die verschiedenen PivotChart-Bereiche:

FILTER: Hier filtern Sie die angezeigten Werte entlang der y-Achse. (Wenn Sie im obigen Beispiel beispielsweise nach den männlichen Beschäftigten filtern, werden die entsprechenden Werte entlang der y-Achse angezeigt.)

ACHSENFELDER (RUBRIKEN): Hier filtern Sie die Anzeige der Kategorien, die entlang der x-Achse angezeigt werden. (In unserem Beispiel wären das die Niederlassungen.)

LEGENDENFELDER (REIHEN): Hier filtern Sie die Anzeige der Datenreihen und indirekt auch die Legende. (In unserem Beispiel wären das die Abteilungen.)

WERTE: Hier filtern Sie die Werte, die im PivotChart angezeigt werden.

Ein PivotChart formatieren

Mit den Registerkarten ENTWURF und FORMAT der kontextbezogenen Registerkarte PIVOTCHART-TOOLS stehen Ihnen eine Menge Werkzeuge zum Anpassen von PivotCharts zur Verfügung. Auf der Registerkarte ENTWURF können Sie beispielsweise Ihrem Diagramm eine andere Formatvorlage zuweisen oder einen komplett anderen Diagrammtyp wählen. Und auf der Registerkarte FORMAT haben Sie die Möglichkeit, alle eingefügten grafischen Elemente zu überarbeiten und die verschiedenen Diagrammelemente zu verschönern, so können Sie zum Beispiel dem Diagrammhintergrund eine andere Farbe zuweisen.

Da ein PivotChart im Grunde genommen auch nur ein Diagramm ist wie jedes andere Diagramm, finden Sie alle diagrammspezifischen Details in Kapitel 10. Dort lernen Sie die kontextbezogenen Registerkarten ENTWURF und FORMAT zur Genüge kennen.

Teil V

Ein Leben nach den Arbeitsblättern

In diesem Teil …

Erstellen Sie Diagramme und fügen Sie weitere grafische Elemente wie Formen, ClipArts, WordArts und SmartArts ein.

Aktivieren Sie Add-Ins und testen Sie den erweiterten Funktionsumfang.

Verknüpfen Sie Arbeitsblätter mithilfe von Links.

Zeichnen Sie Befehlsabläufe in Makros auf.

Geben Sie Ihre Arbeitsmappen online frei.

10

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte

In diesem Kapitel

Ein bildschönes Diagramm mit ein paar Mausklicks zaubern

Ein Diagramm mit den Diagrammtools bearbeiten

Daten mithilfe von Sparklines grafisch darstellen

Ein Diagramm mit einem Textfeld und einem Pfeil informativer gestalten

Ihre Arbeitsmappen mit ClipArts verschönern

WordArt und SmartArt künstlerisch einsetzen

Diagramme ohne die restlichen Arbeitsblattdaten drucken

»Ein Bild sagt mehr als tausend Worte« (beziehungsweise mehr als tausend Zahlen). Wenn Sie Ihre Arbeitsblätter mit Diagrammen versehen, wecken Sie damit nicht nur das Interesse des Betrachters, sondern betonen auch die Trends und Besonderheiten, die ansonsten vielleicht nicht sofort (oder nie) ersichtlich wären. Mit Excel ist die grafische Darstellung von Zahlenmaterial ein Kinderspiel. Experimentieren Sie einfach mit verschiedenen Diagrammtypen, bis Sie die aussagekräftigste Darstellungsform für Ihre Daten gefunden haben – das Bild, das mehr sagt als tausend Zahlen. Damit aber nicht genug. Excel stellt noch verschiedene andere grafische Möglichkeiten zur Verfügung, mit denen Sie Ihre Arbeitsmappen schmücken können: ClipArts, WordArts, SmartArts, um die Interessantesten zu nennen.

Professionelle Diagramme zaubern

Erinnern Sie sich noch an Ihre Schulzeit? An den Algebralehrer, der mühsam versuchte, Ihnen beizubringen, wie man Gleichungen mithilfe verschiedener x- und y-Achsenwerte grafisch aufs Papier bringt? Wahrscheinlich hatten Sie damals auch Interessanteres zu tun und haben nicht im Traum daran gedacht, dass Sie diesen »Mist« tatsächlich jemals brauchen könnten.

Nun, man sollte niemals »nie« sagen. Denn obwohl Excel die meiste Arbeit beim Umsetzen von Zahlen in Diagrammen übernimmt, müssen Sie doch wenigstens die x- und die y-Achse voneinander unterscheiden können, um Excel, falls nötig, zu korrigieren, wenn das Ergebnis nicht Ihren Vorstellungen entspricht. Zur Erinnerung: Die x-Achse ist die horizontale, die y-Achse die vertikale Achse.

In der Regel werden in Diagrammen mit zwei Achsen die Rubriken entlang der x-Achse geschrieben, während die y-Achse die dazugehörigen Datenreihenwerte enthält. Man bezeichnet die x-Achse auch als Zeitachse, da in einem Diagramm Werte häufig über einen Zeitraum – Monate, Quartale, Jahre etc. – dargestellt werden.

Und denken Sie immer daran, dass das Diagramm in fortwährender Verbindung mit den Daten des Arbeitsblattes steht, die ihm als Datenquelle dienen. Sobald Sie einen Wert im zugrunde liegenden Arbeitsblatt ändern, wird das Diagramm automatisch aktualisiert.

In Excel 2013 führen mehrere Wege zu Ihrem Wunschdiagramm. Aber egal für welchen Weg Sie sich entscheiden, Sie müssen dem Programm stets erst einmal zeigen, mit welchen Daten es das Diagramm erstellen soll. Dazu wählen Sie eine Zelle in dem als Basis für das Diagramm dienenden Datenbereich aus. In diesem Fall setzt Excel alle Daten in der Datentabelle grafisch um. Soll nur ein Teil der Daten im Diagramm verwendet werden, müssen Sie genau diese Daten samt den Beschriftungen im Datenblatt auswählen. Dann weiß Excel Bescheid.

Diagramme auf Empfehlung

Neu in Excel 2013: Diagramme auf Empfehlung! Mein persönlicher Favorit, wenn es um das Zaubern von Diagrammen geht. Sie klicken auf der Registerkarte EINFÜGEN in der Gruppe DIAGRAMME auf die Schaltfläche EMPFOHLENE DIAGRAMME. Dann präsentiert Excel das Dialogfeld DIAGRAMM EINFÜGEN (wie in Abbildung 10.1 zu sehen ist). Klicken Sie in der linken Spalte auf die verschiedenen Diagrammvarianten, um die grafischen Darstellungsmöglichkeiten für Ihre Daten unter die Lupe zu nehmen. Wenn Ihnen eine Variante gefällt, klicken Sie im Dialogfeld auf OK, um das Diagramm in das aktuelle Arbeitsblatt einzubetten. Das war doch recht einfach, oder?

Diagramme à la carte

Rechts neben der Schaltfläche EMPFOHLENE DIAGRAMME (Registerkarte EINFÜGEN, Gruppe DIAGRAMME) finden Sie weitere Schaltflächen, mit denen Sie Diagramme erstellen können. Wenn Sie auf eine dieser Schaltflächen klicken, klappt ein Menü mit verschiedenen Varianten zur gewählten Diagrammschaltfläche auf. Sie haben die Qual der Wahl und können unter folgenden Diagrammtypen (plus ihrer jeweiligen Varianten) wählen):

Säulendiagramm: Ihre Daten werden in Form von vertikalen Säulen in 2D oder 3D präsentiert.

Balkendiagramm: Ihre Daten werden in Form von horizontalen Balken in 2D oder 3D präsentiert.

Kurs-, Oberflächen- oder Netzdiagramm: Ihre Daten werden in Form von 2D-Kursdiagrammen (mit Symbolen, die man aus den Börsennachrichten kennt), 2D- oder 3D-Oberflächen- oder 2D- oder 3D-Netzdiagrammen dargestellt.

Liniendiagramm: Ihre Daten werden in Form von 2D- oder 3D-Linien präsentiert.

Flächendiagramm: Ihre Daten werden in Form von 2D- oder 3D-Flächen präsentiert.

Verbunddiagramm: Ihre Daten werden in einem 2D-Mix aus gruppierten Säulen und Linien oder aus gruppierten Säulen und gestapelten Flächen präsentiert. Klingt interessant!

Abbildung 10.1: Das Dialogfeld »Diagramm einfügen« mit den Diagrammempfehlungen des Hauses

Kreis- oder Ringdiagramm: Ihre Daten werden in Form von 2D- oder 3D-Kuchen oder -Donuts präsentiert. Lecker!

Punkt- oder Blasendiagramm: Ihre Daten werden in Form von 2D-Punkten (X, Y) oder in Form von Seifenblasen präsentiert.

Das ist ganz schön viel Auswahl. Und für jeden Diagrammtyp stehen dann auch noch verschiedene Varianten zur Verfügung. Wenn Sie auf eine Darstellungsform Ihrer Wahl zeigen, präsentiert Ihnen Excel Ihr Diagramm sofort in der Livevorschau. Es gefällt Ihnen? Dann klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche, um das Diagramm im aktuellen Arbeitsblatt einzubetten.

Und wenn Sie nicht sicher sind, welche Darstellungsform am besten zu Ihren Daten passt, klicken Sie erst gar nicht hektisch in den verschiedenen angebotenen Diagrammtypen herum, sondern lassen sich von Excel alle Möglichkeiten in einem Dialogfeld anzeigen. Das klingt doch komfortabel und übersichtlich. Und wo? Sie klicken auf der Registerkarte EINFÜGEN in der Gruppe DIAGRAMME auf das Startprogramm für ein Dialogfeld (der winzige Pfeil rechts neben dem Gruppennamen) und im Dialogfeld DIAGRAMM EINFÜGEN (das kennen Sie vielleicht noch aus dem vorherigen Abschnitt) auf die Registerkarte ALLE DIAGRAMME. Jetzt können Sie in Diagrammen schwelgen. Und das Tolle daran ist, die Livevorschau zeigt die zuvor ausgewählten Daten sofort in einer Art »Testdiagramm«. Jetzt müssen Sie sich nur noch entscheiden, welche Variante am besten für Ihre Daten geeignet ist. Sobald Sie sie gefunden haben, klicken Sie auf OK. Was für ein Service!

Abbildung 10.2: Schwelgen Sie in den Diagrammvarianten, die Excel zu bieten hat.

Diagramme via Schnellanalyse

Jetzt bin ich in Fahrt und stelle gleich noch einen Weg zum Erstellen von Diagrammen vor. Wenn Sie nicht alle Daten in einer Datentabelle, sondern lediglich einen ausgewählten Bereich grafisch darstellen wollen, bietet sich das Arbeiten mit der Schnellanalyse an. Und das funktioniert folgendermaßen:

1. Markieren Sie den Datenbereich einschließlich Beschriftungen und klicken Sie auf die Schaltfläche SCHNELLANALYSE, die rechts unten neben dem ausgewählten Bereich angezeigt wird.

Damit klappen Ihnen alle Funktionen entgegen, die die Schnellanalyse zu bieten hat. Standardmäßig werden dort die Formatierungsbefehle angeboten.

2. Klicken Sie oben in der Schnellanalyse auf den Bereich DIAGRAMME.

GRUPPIERTE BALKEN, GESTAPELTE BALKEN, GRUPPIERTE SÄULEN, PUNKT (X,Y), GESTAPELTE SÄULEN – Sie haben die Wahl. Klicken Sie auf die letzte Schaltfläche WEITERE DIAGRAMME, wenn Sie sich der Empfehlungen von Excel im Dialogfeld DIAGRAMM EINFÜGEN bedienen wollen.

3. Zeigen Sie in der Schnellanalyse im Bereich DIAGRAMME auf die angebotenen Darstellungsmöglichkeiten, um sich in der Livevorschau einen Überblick zu verschaffen.

Die Schnellanalyse präsentiert eine Vorschau auf die Daten. So werden sie grafisch umgesetzt, wenn Sie auf die entsprechende Diagrammschaltfläche klicken.

4. Sobald Sie eine Darstellungsform überzeugt hat, klicken Sie in der Schnellanalyse auf die entsprechende Diagrammschaltfläche.

Geschafft. Das Diagramm schwebt dann frei über den Daten im aktuellen Arbeitsblatt. (Experten sprechen hier von eingebetteten Diagrammen.) Das eingefügte Diagramm ist ausgewählt. Das heißt, Sie können bei Bedarf sofort mit seiner Überarbeitung beginnen. Sie können aber auch erst einmal eine Pause einlegen.

In Abbildung 10.3: Die sehen Sie die ausgewählten Daten – nur die Umsatzzahlen für die ersten drei Monate mit Spalten- und Zeilenbeschriftungen sowie die Livevorschau der Schnellanalyse für ein gruppiertes Säulendiagramm.

Abbildung 10.3: Die Livevorschau der Schnellanalyse für ein gruppiertes Säulenprogramm

In Abbildung 10.4 sehen Sie das Ergebnis. Das gruppierte Säulendiagramm schwebt über den Daten und ist ausgewählt. Sie haben vielleicht auch schon bemerkt, dass bei ausgewähltem Diagramm die dazugehörigen Daten im Arbeitsblatt farblich gekennzeichnet sind: Rot gekennzeichnete Daten finden Sie in der Legendenbeschriftung wieder, lila gekennzeichnete Daten dienen als Beschriftung der x-Achse und blau gekennzeichnete Daten werden als Säu len im Diagramm grafisch dargestellt. Hier herrscht Ordnung pur! Außerdem wird oben im Menüband die kontextbezogene Registerkarte DIAGRAMMTOOLS mit ihren beiden (Unter-)Registerkarten ENTWURF und FORMAT angezeigt.

Abbildung 10.4: Ein eingebettetes, gruppiertes Säulendiagramm made by Schnellanalyse

Und für den Fall, dass Sie es noch nicht bemerkt haben: Immer dann, wenn ein Diagramm gerade markiert ist, sehen Sie rechts oben neben dem Diagramm drei Schaltflächen und die sind neu in Excel 2013:

DIAGRAMMELEMENTE: Klicken Sie auf dieses Pluszeichen, um Diagrammelemente wie Diagrammtitel, Legenden, Gitternetzlinien, Fehlerindikatoren und Trendlinien zu bearbeiten.

DIAGRAMMFORMATVORLAGEN: Greifen Sie sich den Pinsel und ändern Sie die Diagrammdarstellung und -farbe.

DIAGRAMMFILTER: Gießen Sie Ihre Daten in den Trichter und bestimmen Sie so, welche Datenreihen im Diagramm dargestellt und welche Beschriftungen in der Legende und entlang der x-Achse angezeigt werden.

Fertigdiagramme

Wenn Sie mit dem Geklicke im Menüband nicht so viel im Sinn haben, die Schnellanalyse auch nicht so Ihr Fall ist und Sie auch sonst erst mal keine besonderen Wünsche und Anforderungen an das Diagramm haben, können Sie auch ein fix und fertiges Säulendiagramm auf die Schnelle in Ihr Arbeitsblatt fabrizieren: Markieren Sie dazu den Datenbereich, der dargestellt werden soll, und drücken Sie [F11].

Schwupp, Ihre Daten werden in einem eigenen Diagrammblatt als gruppiertes 2D-Säulendiagramm angezeigt (siehe Abbildung 10.5), das Sie dann – wie weiter hinten in diesem Kapitel beschrieben – ganz an Ihre Ansprüche anpassen können.

Abbildung 10.5: So fügen Sie ein Diagramm in einem separaten Diagrammblatt ein: Daten auswählen, [F11] drücken, und alles ist erledigt.

Mal größer, mal kleiner, mal hier, mal dort

Wenn Sie erst einmal ein eingebettetes Diagramm in Ihr Arbeitsblatt eingefügt haben, können Sie seine Position und Größe sofort problemlos ändern, da es nach dem Erstellen noch markiert ist. (Dass ein Diagramm markiert ist, erkennen Sie an den Ziehpunkten – die kleinen Quadrate – auf der Objektumrandung.)

Ein markiertes Diagramm kann schnell und einfach verschoben, vergrößert oder verkleinert werden:

Um das Diagramm zu verschieben, setzen Sie den Mauszeiger oder Ihren Finger irgendwo auf das Diagramm und ziehen es dann mit gedrückter Maustaste oder mit dem Finger an eine neue Position.

Wenn Sie das Diagramm vergrößern oder verkleinern möchten (weil es vielleicht viel zu groß oder viel zu klein im Vergleich zu seinem Datenbereich ist), zeigen Sie auf einen der Ziehpunkte. Daraufhin verwandelt sich der Mauszeiger in einen Doppelpfeil. Ziehen Sie die gewählte Seite/Ecke (hängt davon ab, welchen Ziehpunkt Sie gewählt haben) in die gewünschte Richtung, um das Diagramm zu vergrößern beziehungsweise zu verkleinern.

Stimmen Größe und Position mit Ihren Wünschen überein, verankern Sie das Diagramm im Arbeitsblatt, indem Sie seine Markierung aufheben. (Klicken Sie dazu auf eine beliebige Stelle außerhalb des Diagramms.) Die Ziehpunkte verschwinden daraufhin. Und die kontextbezogene Registerkarte DIAGRAMMTOOLS macht sich mit ihren zwei Registerkarten ebenfalls aus dem Staub. Die drei Schaltflächen rechts neben dem Diagramm werden auch nicht mehr angezeigt.

Um das Diagramm erneut zu markieren (weil Sie Größe, Position etc. ändern möchten), klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Diagramm, und Ziehpunkte, Schaltflächen sowie kontextbezogene Registerkarte DIAGRAMMTOOLS und die drei Schaltflächen neben dem Diagramm sind wieder da.

Ein eingebettetes Diagramm in ein separates Diagrammblatt verschieben

Excel bettet alle neu erstellten Diagramme automatisch im aktuellen Arbeitsblatt ein (es sei denn, Sie verwenden beim Erstellen den [F11]-Trick (siehe weiter vorn in diesem Kapitel). Wenn es für Sie einfacher und übersichtlicher ist, das Diagramm in einem separaten Blatt zu bearbeiten, steht dem nichts im Wege. Führen Sie dazu folgende Schritte aus:

1. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte DIAGRAMMTOOLS/ENTWURF.

Wenn Sie am Ende des Menübandes keine kontextbezogene Registerkarte DIAGRAMMTOOLS sehen, klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Diagramm. Dann sollte sie angezeigt werden.

2. Klicken Sie in der Gruppe ORT auf die einsame Schaltfläche DIAGRAMM VERSCHIEBEN.

Damit wird das Dialogfeld DIAGRAMM VERSCHIEBEN geöffnet.

3. Aktivieren Sie das Optionsfeld NEUES BLATT.

4. (Optional) Geben Sie im rechts daneben liegenden Textfeld bei Bedarf einen anderen Namen für das Arbeitsblatt ein, in das das Diagramm verschoben werden soll.

5. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld DIAGRAMM VERSCHIEBEN zu schließen und das Diagramm in sein eigenes Arbeitsblatt zu verschieben.

Wenn Sie das Diagramm später wieder im Arbeitsblatt mit den Diagrammdaten anzeigen möchten, klicken Sie auf der Registerkarte DIAGRAMMTOOLS/ENTWURF in der Gruppe ORT erneut auf die Schaltfläche DIAGRAMM VERSCHIEBEN und aktivieren im gleichnamigen Dialogfeld das Optionsfeld OBJEKT IN. Danach wählen Sie noch im Dropdown-Listenfeld daneben das entsprechende Arbeitsblatt und bestätigen das Ganze mit OK.

Die Registerkarte »Entwurf«: Diagrammtyp und -formatvorlage variieren

Auf der kontextbezogenen Registerkarte DIAGRAMMTOOLS/ENTWURF stehen Ihnen jede Menge Werkzeuge zum Bearbeiten von Diagrammen zur Verfügung. Die Minigruppe ORT kennen Sie ja bereits aus dem vorherigen Abschnitt. Zusätzlich gibt es auf der Registerkarte noch folgende Gruppen zu bestaunen:

DIAGRAMMLAYOUTS: Klicken Sie auf die Schaltfläche DIAGRAMMELEMENT HINZUFÜGEN, um ein Element dem Diagramm hinzufügen beziehungsweise um das Layout vorhandener Elemente wie Titel, Datenbeschriftungen oder Legenden zu bearbeiten. (Achtung: Genau dieselbe Aufgabe erfüllt auch die neue Schaltfläche DIAGRAMMELEMENTE – die Plusschaltfläche, die rechts oben neben jedem ausgewählten Diagramm angezeigt wird.) Wenn Sie auf die Schaltfläche SCHNELLLAYOUT klicken (jetzt bin ich wieder oben im Menüband) können Sie zwischen verschiedenen Layouts für das ausgewählte Diagramm wählen.

DIAGRAMMFORMATVORLAGEN: Klicken Sie auf die Schaltfläche FARBEN ÄNDERN und wählen Sie ein passendes Farbschema aus. Und wenn Sie rechts daneben im Katalog für Formatvorlagen auf die Schaltfläche WEITERE klicken (das der nach unten zeigende Pfeil mit einem darüber liegenden Querbalken), klappt der Katalog auf und bietet verschiedenste Darstellungsmöglichkeiten für das Diagramm an. Sie haben die Wahl! (Hinweis: Genau dieselbe Aufgabe erfüllt auch die neue Schaltfläche DIAGRAMMFORMATVORLAGEN – die Pinselschaltfläche, die rechts oben neben einem ausgewählten Diagramm angezeigt wird.)

DATEN: Klicken Sie in der Gruppe DATEN auf die Schaltfläche ZEILE/SPALTE WECHSELN, um blitzschnell die Legendeneinträge (Datenreihen) und Achsenbeschriftungen (Rubriken) zu tauschen. Und wenn Sie auf die Schaltfläche DATEN AUSWÄHLEN klicken, können Sie im Dialogfeld DATENQUELLE AUSWÄHLEN ebenfalls Legendeneinträge und Achsenbeschriftungen tauschen, aber auch den Datenbereich für das Diagramm ändern und zusätzliche Rubriken hinzufügen beziehungsweise die Rubriken bearbeiten. (Hinweis: Genau dieselbe Aufgabe erfüllt auch die neue Schaltfläche DIAGRAMMFILTER – die Trichterschaltfläche, die rechts oben neben einem ausgewählten Diagramm angezeigt wird.)

TYP: Klicken Sie in der Gruppe TYP auf die Schaltfläche DIAGRAMMTYP ÄNDERN, um sich im gleichnamigen Dialogfeld mit allen verfügbaren Diagrammtypen für eine ganz andere Diagrammform zu entscheiden.

ORT: Klicken Sie auf die einzige Schaltfläche dieser Minigruppe, um das Diagramm in ein neues Diagrammblatt oder in ein anderes Arbeitsblatt zu verschieben.

Diagrammelemente bearbeiten

Wie bereits im vorherigen Abschnitt erwähnt, stehen Ihnen auf der kontextbezogenen Registerkarte DIAGRAMMTOOLS/ENTWURF Werkzeuge zum Bearbeiten des Diagrammlayouts zur Verfügung. Wem dieser Weg nach oben ins Menüband zu weit ist, kann sich auch vertrauensvoll an die neue Schaltfläche DIAGRAMMELEMENTE wenden, die rechts oben neben dem ausgewählten Diagramm angezeigt wird. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um weitere Elemente in das Diagramm aufzunehmen. Excel listet hier alle potenziellen Diagrammelemente in alphabetischer Reihenfolge auf – von ACHSEN bis TRENDLINIE. Alle Elemente mit einem Häkchen im vorangestellten Kontrollkästchen gibt es bereits in Ihrem Diagramm, die anderen nicht. Klicken Sie nach Lust und Laune, um Elemente ein- oder auszublenden.

So weit, so gut. Was ist aber beispielsweise, wenn Sie nur die x-Achse und nicht die y-Achse ausblenden wollen? Dann zeigen Sie rechts neben dem Eintrag ACHSEN auf die kleine nach rechts zeigende Pfeilspitze und Excel listet Ihnen die Untereinträge zum Haupteintrag ACHSEN auf. Jetzt können Sie ins Detail gehen und lediglich die Anzeige der x-Achse aufheben.

Und noch ein Beispiel: Wenn Sie den Diagrammtitel an einer anderen Position anzeigen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche DIAGRAMMELEMENTE und dann auf die kleine Pfeilspitze rechts neben DIAGRAMMTITEL. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

ÜBER DIAGRAMM: Der Diagrammtitel wird zentriert über dem Diagrammbereich angezeigt.

ZENTRIERTE ÜBERLAGERUNG: Der Diagrammtitel wird zentriert im Diagramm angezeigt.

WEITERE OPTIONEN: Der Aufgabenbereich DIAGRAMMTITEL FORMATIEREN wird geöffnet, in dem Sie alle existierenden Einstellungsmöglichkeiten für den Diagrammtitel bearbeiten können.

Datenpunkte mit Datenbeschriftungen versehen

Datenbeschriftungen zieren einen jeden Datenpunkt einer Datenreihe mit den aktuellen Werten im zugrunde liegenden Arbeitsblatt. Wenn Sie so etwas für Ihr Diagramm haben möchten, klicken Sie rechts neben dem markierten Diagramm auf die Schaltfläche DIAGRAMMELEMENTE. Aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen DATENBESCHRIFTUNGEN und klicken Sie rechts auf die kleine Pfeilspitze, um die Optionen für die Darstellung der Datenbeschriftung aufzulisten. Entscheiden Sie sich für eine der folgenden Möglichkeiten:

ZENTRIERT: Die Datenbeschriftungen werden zentriert in der Mitte der Datenpunkte angezeigt.

AM ENDE INNERHALB: Die Datenbeschriftungen werden ziemlich weit oben innerhalb der Datenpunkte angezeigt.

AM ANFANG INNERHALB: Die Datenbeschriftungen werden ziemlich weit unten innerhalb der Datenpunkte angezeigt.

AM ENDE AUSSERHALB: Die Datenbeschriftungen werden über den Datenpunkten angezeigt.

DATENTABELLE: Textbeschriftung und Werte werden in Textfeldern eingefügt, die auf die zugehörigen Datenpunkte zeigen.

WEITERE OPTIONEN: Damit wird der Aufgabenbereich DATENBESCHRIFTUNGEN FORMATIEREN mit Unmengen an Möglichkeiten in der Kategorie BESCHRIFTUNGSOPTIONEN angezeigt. Passen Sie auf, dass Sie darin nicht ertrinken.

Ein Diagramm mit einer Datentabelle aufwerten

Wenn die Datenbeschriftungen zu viel von den Datenpunkten verbergen, entscheiden Sie sich doch stattdessen für eine Datentabelle. Excel zeichnet die Datentabelle unter dem Diagramm, sodass dort nichts verdeckt wird. In der Regel müssen Sie das Diagramm dann aber vergrößern, weil der eigentliche Zeichnungsbereich durch die Datentabelle natürlich ziemlich verkleinert wird. Alles hat eben seine Vor- und Nachteile. Klicken Sie rechts neben dem markierten Diagramm auf die Schaltfläche DIAGRAMMELEMENTE. Aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen DATENTABELLE und klicken Sie rechts auf die kleine Pfeilspitze, um die Optionen für die Darstellung der Datentabelle aufzulisten. Entscheiden sich für eine der folgenden Möglichkeiten:

MIT LEGENDENSYMBOLEN: Die Datentabelle wird mit den Legendensymbolen unterhalb des Diagramms eingefügt, um den Bezug zum Diagramm auf Anhieb deutlicher zu machen.

OHNE LEGENDENSYMBOLEN: Die Datentabelle wird unterhalb des Diagramms ohne Legendensymbole eingefügt.

WEITERE OPTIONEN: Damit wird der Aufgabenbereich DATENTABELLE FORMATIEREN mit Unmengen an Möglichkeiten in der Kategorie DATENTABELLENOPTIONEN angezeigt. Auch hier besteht die Gefahr, dass Sie in den Unmengen an Optionen untergehen.

Abbildung 10.6 zeigt das eingebettete, gruppierte Säulendiagramm mit dem nun angezeigten Diagrammelement DATENTABELLE, für die ich das Layout MIT LEGENDENSYMBOLEN gewählt habe.

Und wenn Sie die Datentabelle nicht mehr im Diagramm anzeigen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche DIAGRAMMELEMENTE (das Pluszeichen) und deaktivieren entschlossen das Kontrollkästchen DATENTABELLE.

Dem Diagramm einen Titel geben

Wenn Excel in ein neues Diagramm einen Titel einfügt, erhält dieser zunächst einmal einen Standardnamen, zum Beispiel DIAGRAMMTITEL für die Diagrammüberschrift oder ACHSENTITEL für eine Achsenbeschriftung. Das ist natürlich nicht sehr aussagekräftig. Um den Diagrammtitel zu überarbeiten, markieren Sie ihn zunächst. Klicken Sie dazu auf den Titel oder klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte FORMAT der DIAGRAMMTOOLS in der Gruppe AKTUELLE AUSWAHL auf das Dropdown-Listenfeld DIAGRAMMELEMENTE und wählen Sie dort den Eintrag DIAGRAMMTITEL aus. (Mehr zum Markieren gibt’s gleich im nächsten Abschnitt.)

Also, Sie haben den Diagrammtitel markiert. Dann klicken Sie in den Text und ändern, was es zu ändern gibt. Um den gesamten aktuellen Titel zu ersetzen, markieren Sie den gesamten Titel und tippen einen neuen Text ein. Einen Zeilenumbruch im Titel kriegen Sie wie sonst auch hin: Positionieren Sie die Einfügemarke an der entsprechenden Position und drücken Sie [Enter].

Abbildung 10.6: Hier wurde das Diagrammelement »Datentabelle« aktiviert und das Layout »Mit Legendensymbolen« gewählt.

Und wenn der Titel steht, klicken Sie auf eine beliebige Stelle außerhalb des Titelelements, um die Überschrift zu übernehmen.

Titel in Diagrammen verschönern

Wenn Sie Titel in das Diagramm einfügen, verwendet Excel standardmäßig die Schriftart Calibri (Textkörper) in der Schriftgröße 14 Punkt für den Diagrammtitel und in der Größe 10 Punkt für Achsentitel. Um die Schriftart, Schriftgröße oder sonstige Schriftattribute zu ändern, klicken Sie in den Titel, wählen die zu formatierenden Zeichen beziehungsweise den gesamten Titel aus und bedienen sich der Schaltflächen, die in der dann eingeblendeten Minisymbolleiste angeboten werden. Alternativ dazu suchen Sie sich die passenden Formatierungsschaltflächen auf der Registerkarte START in der Gruppe SCHRIFTART zusammen.

Excel hilft Ihnen mit der Livevorschau, sich für eine Schriftart und Schriftgröße zu entscheiden. Zeigen Sie einfach in der jeweiligen Dropdownliste auf einen Eintrag, um Schrift und Größe für den Titel zu prüfen.

Wenn Sie sonstige Darstellungsoptionen für einen Titel ändern möchten, werden Sie auf der Registerkarte DIAGRAMMTOOLS/FORMAT fündig. Um das gesamte Textfeld mit dem Titel zu formatieren, entscheiden Sie sich für eine der folgenden Schaltflächen in der Gruppe FORMENARTEN:

FORMENARTEN: Das sind die kleinen Bildchen in der Gruppe FORMENARTEN, mit denen Sie sowohl den Text selbst als auch das Textfeld in einem Aufwasch neu gestalten können.

FÜLLEFFEKT: Klicken Sie auf den Pfeil neben FÜLLEFFEKT, um eine neue Farbe für das Textfeld des markierten Titels zu wählen.

FORMKONTUR: Klicken Sie auf den Pfeil neben FORMKONTUR, um eine neue Farbe für den Rahmen des Textfeldes des markierten Titels zu bestimmen.

FORMEFFEKTE: Klicken Sie auf den Pfeil neben FORMEFFEKTE, um das Textfeld des markierten Titels mit einem aufsehenerregenden Effekt zu versehen (SCHATTEN, SPIEGELUNG, LEUCHTEN, WEICHE KANTEN und so weiter).

Um den Text selbst aufzumotzen, entscheiden Sie sich für eine Schaltfläche in der Gruppe WORDART-FORMAT:

WORDART-FORMATE: Wählen Sie in dem Riesenkatalog mit verschiedensten WordArt-Kunstwerken eine Darstellung für Ihre Beschriftungstexte aus.

TEXTFÜLLUNG: Das ist die Schaltfläche mit dem »A«, die oberste in der untereinander liegenden Dreiergruppe. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche, um eine neue Füllfarbe für den Text des markierten Titels auszusuchen.

TEXTKONTUR: Das ist die mittlere Schaltfläche in der Dreiergruppe. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche, um eine neue Farbe für die Umrandung des Textes im markierten Titel auszuwählen.

TEXTEFFEKTE: Das ist die untere Schaltfläche in der Dreiergruppe. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche, um den Text des markierten Titels mit einem aufsehenerregenden Effekt zu versehen (SCHATTEN, SPIEGELUNG, LEUCHTEN, WEICHE KANTEN und so weiter).

x- und y-Achsen neuen Glanz verleihen

Wenn Sie ziemlich viele Werte in einem Diagramm darstellen, kümmert sich Excel recht wenig darum, wie diese Werte auf der y-Achse (beziehungsweise im Fall von Balkendiagrammen auf der x-Achse) dargestellt werden. Da kann es einen manchmal richtig grausen. Das kann aber geändert werden, und zwar so:

1. Klicken Sie im Diagramm auf die x- oder die y-Achse oder klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte FORMAT der DIAGRAMMTOOLS in der Gruppe AKTUELLE AUSWAHL auf den Pfeil neben dem obersten Feld DIAGRAMMELEMENTE und anschließend auf den Eintrag HORIZONTAL (KATEGORIE) ACHSE oder auf VERTIKAL (WERT) ACHSE.

Die entsprechende Achse wird markiert.

2. Klicken Sie in der Gruppe AKTUELLE AUSWAHL auf die Schaltfläche AUSWAHL FORMATIEREN oder drücken Sie [Strg]+[1].

Der Aufgabenbereich ACHSE FORMATIEREN wird geöffnet und beeindruckt mit den Möglichkeiten in der Kategorie ACHSENOPTIONEN.

3. Um die Skalierung der Achse, die Intervalle der Teilungsstriche auf der Achse und den Schnittpunkt zwischen x- und y-Achse zu ändern, wenden Sie sich vertrauensvoll an die Kategorie ACHSENOPTIONEN. Die ist ohnehin automatisch dran, wenn Sie den Aufgabenbereich öffnen.

Über diese Optionen gäbe es so viel zu berichten. Am besten werfen Sie selbst einmal einen Blick darauf und probieren sie nach Lust und Laune aus.

4. Für das Format der Zahlen der markierten Achse ist die Kategorie ZAHL zuständig. (Sie müssen im Aufgabenbereich etwas nach unten blättern.) Sie wählen dort eine Zahlenkategorie, legen die Anzahl der Dezimalstellen fest und entscheiden sich eventuell noch für ein Währungssymbol. Oder Sie aktivieren ganz unten in der Kategorie ZAHL das Kontrollkästchen MIT QUELLE VERKNÜPFEN, um im Diagramm dasselbe Zahlenformat wie im Arbeitsblatt zu verwenden.

Um beispielsweise die Zahlen im Währungsformat ohne Dezimalstellen anzuzeigen, wählen Sie in der Kategorie ZAHL im Listenfeld RUBRIK den Eintrag WÄHRUNG und geben im Textfeld DEZIMALSTELLEN 0 ein. Oder Sie aktivieren ganz unten in der Kategorie ZAHL das Kontrollkästchen MIT QUELLE VERKNÜPFEN, um im Diagramm dasselbe Zahlenformat wie im Arbeitsblatt zu verwenden.

5. Für die Ausrichtung der Achsenbeschriftungen steht die Kategorie BESCHRIFTUNGEN bereit.

6. Klicken Sie auf SCHLIESSEN, um den Aufgabenbereich ACHSE FORMATIEREN zu schließen und die Änderungen zu übernehmen.

Danach zeichnet Excel die Achse des Diagramms sofort neu, um Ihre Änderungen auf dem Bildschirm anzuzeigen. Haben Sie sich zum Beispiel für ein neues Zahlenformat entschieden, werden alle Zahlen der markierten Achse entsprechend angepasst.

Um die Schriftart, die Schriftgröße und sonstige Textattribute zu ändern, wenden Sie sich an die Schaltflächen der Gruppe SCHRIFTART auf der Registerkarte START. (Kapitel 3 zeigt, wie’s geht.)

Und noch mehr Grafiken

Diagramme sind nicht die einzigen grafischen Objekte, die Sie in Ihren Arbeitsblättern einsetzen können. Sie können Ihr Arbeitsblatt mit Sparklines (winzige Diagramme in Arbeitsblattzellen), Textfeldern, ClipArts von Microsoft, ja sogar mit richtigen Bildern schmücken, zum Beispiel mit gescannten Fotos oder Zeichnungen aus anderen Programmen oder mit grafischen Schmuckstücken aus dem Internet.

Damit aber noch nicht genug! Excel verwöhnt Sie und Ihre Arbeitsmappen außerdem mit WordArt-Objekten und Organigrammen sowie Prozessdiagrammen, die beiden Letzteren auch bekannt unter der Bezeichnung SmartArt-Grafiken.

Mit Sparklines Daten interpretieren

Sparklines! Aha! Soso! Und was sind Sparklines? Das sind winzige kleine Grafiken in der Höhe der Arbeitsblattzellen, deren Daten in Form von Trends oder Mustern grafisch anschaulich dargestellt werden sollen. Folgende Diagrammtypen stehen für die Sparkline-Funktion zur Verfügung:

LINIE: zur Darstellung der relativen Werte von Arbeitsblattdaten

SÄULE: zur Darstellung der Werte in Form von – na? – Säulen

GEWINN/VERLUST: zur Darstellung von Gewinnen und Verlusten – Gewinne in Form von blauen Kästchen und Verluste in Form von roten Kästchen

Es heißt übrigens die Sparkline.

Sparklines à la Schnellanalyse

Also, die Sparklines gibt es schon seit Excel 2010. Die Möglichkeit, Sparklines mithilfe der Schnellanalyse zu erstellen, ist dagegen brandneu. Sie müssen dazu lediglich die Daten im Arbeitsblatt markieren, die Sie in Form von Sparklines darstellen wollen. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche SCHNELLANALYSE, die rechts unten neben den ausgewählten Daten eingeblendet wird, und in der Schnellanalyse oben auf den Bereich SPARKLINES. Die Schnellanalyse bietet drei Sparkline-Schaltflächen (LINIE, SÄULE und GEWINN/VERLUST). Zeigen Sie in aller Ruhe auf die drei Möglichkeiten und prüfen Sie in der Livevorschau, welche Sparkline am besten zu Ihren Daten passt. Wenn Sie sich entschieden haben, klicken Sie auf die entsprechende Sparkline-Schaltfläche.

In Abbildung 10.7 sehen Sie ein Sparkline-Beispiel. Ich habe den Bereich B3 bis D11 ausgewählt und zeige gerade in der Schnellanalyse im SPARKLINES-Bereich auf die Schaltfläche LINIE. Prompt und zuverlässig lässt mich Excel in der Livevorschau wissen, wie es sich die Sparkline in Spalte E vorstellt. Jetzt muss ich nur noch auf die Schaltfläche LINIE klicken, um die Sparkline zu übernehmen.

Sparklines à la Menüband

Das Einfügen von Sparklines geht auch auf die altmodische Tour über das Menüband und zwar folgendermaßen:

1. Markieren Sie die Zellen im Arbeitsblatt, deren Daten in Sparklines grafisch dargestellt werden sollen.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte EINFÜGEN in der Gruppe SPARKLINES auf den gewünschten Sparkline-Typ (LINIE, SÄULE oder GEWINN/VERLUST).

Das Dialogfeld SPARKLINES ERSTELLEN mit seinen zwei Textfeldern wird geöffnet:

•  DATENBEREICH: Hier wird die Zelle beziehungsweise der Zellbereich angezeigt, die/den Sie in Schritt 1 markiert haben. Oder anders ausgedrückt: die Zelle oder der Zellbereich, deren/dessen Daten in Sparklines grafisch umgesetzt werden sollen.

Abbildung 10.7: Die Liniensparkline in der Livevorschau der Schnellanalyse verdeutlicht den Trend der Umsatzzahlen für jedes Unternehmen im ersten Quartal.

•  POSITIONSBEREICH: Hier wählen Sie, in welcher Zelle beziehungsweise in welchem Zellbereich die Sparklines gezeichnet werden sollen.

3. Markieren Sie die Zelle beziehungsweise den Zellbereich, in der/dem die Sparklines platziert werden sollen, und bestätigen Sie mit OK.

Beim Erstellen von Sparklines, deren Daten sich über mehrere Zeilen oder Spalten erstrecken, muss die Anzahl der Zeilen beziehungsweise Spalten der Sparklines der Anzahl der Zeilen und Spalten der Daten entsprechen. Das ist einfach so. Die Größe muss identisch sein.

Da die Sparklines recht winzig sind, können Sie sie wahrscheinlich problemlos hinten als letzte Spalte einer Dateneinheit im Arbeitsblatt anhängen. In Abbildung 10.7 ist das ganz gut zu sehen. Dort wird das erste Quartal grafisch in Form von Sparklines zusammengefasst. Sie wecken das Interesse der Betrachter, verleihen den Daten zusätzliche Bedeutung und sind doch Bestandteile der Tabelle. Eine Eier legende Wollmilchsau!

Sparklines gestalten

Wenn Sie eine Sparkline erstellt haben und diese im Arbeitsblatt markieren, stellt Excel ganz rechts im Menüband die kontextbezogene Registerkarte SPARKLINETOOLS mit ihrer Registerkarte ENTWURF zur Verfügung. Hier finden Sie einige Gruppen mit Schaltflächen, mit denen Sie den Typ, den Stil und das Format der Sparkline überarbeiten können. Mithilfe der Schaltfläche in der letzten Gruppe namens GRUPPIEREN ist es sogar möglich, eine Reihe von Sparklines zu einer Gruppe zusammenzufassen, die auf der Basis derselben Achse und/oder Maximal- und Minimalwerte dargestellt wird (was Sie durch Klicken auf die Schaltfläche ACHSE bestimmen). Das ist besonders nützlich, wenn Sie eine Sammlung von Sparklines auf der Basis identischer Parameter grafisch darstellen wollen. Denn nur so können die Datentrends einheitlich interpretiert und darstellt werden.

Mit Textfeldern texten

Textfelder sind, wie der Name bereits andeutet, Felder, in denen Sie zusätzliche Erklärungen für ein Diagramm zur Verfügung stellen können. Sie funktionieren ähnlich wie Kommentare (siehe Kapitel 6), die Sie in ein Arbeitsblatt einfügen. Textfelder lassen sich aber darüber hinaus mit einem Pfeil versehen, der auf die Stelle zeigt, zu der das Textfeld gehört.

Das Diagramm in Abbildung 10.8 zeigt die Weiterentwicklung des gruppierten 2D-Säulendiagramms. Jetzt verfügt es bereits über ein Textfeld, dessen Pfeil begeistert auf die guten Umsätze von Gabys Pfannkuchenhaus zeigt. Auch von der y-Achse konnte ich nicht die Finger lassen. Die Zahlen werden jetzt ohne Dezimalstellen angezeigt. Diagramm- und y-Achsentitel haben endlich Text. Der x-Achsentitel wurde ersatzlos gestrichen, und in der x-Achse wird nur jede zweite Datenreihe beschriftet, da die Firmennamen so viel Platz benötigt haben.

Abbildung 10.8: Das gruppierte 2D-Säulendiagramm mit Textfeld und Pfeil auf seinem Weg zum perfekten Diagramm

Ein Textfeld einfügen und formatieren

Wie kommt nun das Textfeld in das Diagramm? Sie öffnen im Menüband auf der Registerkarte DIAGRAMMTOOLS/FORMAT in der Gruppe FORM EINFÜGEN den Formenkatalog und klicken dort auf das Textfeld – das ist die allererste Form im Katalog. Und sollte das Diagramm gerade nicht markiert und daher auch keine kontextbezogene Registerkarte DIAGRAMMTOOLS/FORMAT sichtbar sein, können Sie auch auf der Registerkarte EINFÜGEN in der Gruppe TEXT auf die Schaltfläche TEXTFELD klicken. In beiden Fällen ändert der Mauszeiger seine Form in einen länglichen vertikalen Strich mit kurzer horizontaler Linie, mit dem Sie erst einmal das Textfeld im Diagramm aufziehen.

Sobald Sie die Maustaste losgelassen haben, springt die Einfügemarke an den Anfang des Textfeldes und Sie können sofort mit der Eingabe loslegen. Hack, hack – wenn das Ende einer Zeile im Textfeld erreicht ist, umbricht Excel die Zeile automatisch. (Wissen Sie’s noch? Mit [Enter] können Sie einen Zeilenumbruch auch erzwingen.) Sobald Sie sich alles von der Seele geschrieben haben, klicken Sie auf eine beliebige Stelle außerhalb des Textfeldes.

Anschließend können Sie ein markiertes Textfeld in einem Diagramm (oder auch in einem ganz normalen Arbeitsblatt) folgendermaßen bearbeiten:

Setzen Sie das Textfeld an eine andere Position, indem Sie es einfach dorthin ziehen.

Ändern Sie die Größe des Textfeldes, indem Sie den entsprechenden Ziehpunkt nach innen oder nach außen ziehen.

Drehen Sie das Textfeld, indem Sie den grünen Ziehpunkt über dem Textfeld gegen den Uhrzeigersinn oder im Uhrzeigersinn ziehen.

Verschönern Sie das Textfeld nach Belieben. Für Textfelder stellt Excel hierzu die kontextbezogene Registerkarte ZEICHENTOOLS mit der Registerkarte FORMAT zur Verfügung. Klicken Sie also auf der Registerkarte ZEICHENTOOLS/FORMAT in der Gruppe FORMENARTEN auf eine der vielen vielversprechenden Schaltflächen, um das Textfeld optisch aufzupeppen.

Löschen Sie ein Textfeld, indem Sie auf seine Umrandung klicken (die gestrichelte Linie wird zu einer durchgezogenen Linie) und beherzt [Entf] drücken.

Ein Textfeld mit einem Pfeil schmücken

Bei einem Textfeld mitten in einem Diagramm ist es nicht immer ganz offensichtlich, auf was sich der Inhalt des Feldes eigentlich bezieht. Werden Sie mithilfe eines Textfeldpfeils etwas präziser. Um einen solchen Pfeil einzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie das Textfeld, das mit einem Pfeil geschmückt werden soll.

Ziehpunkte werden um das Textfeld herum angezeigt. Außerdem taucht im Menüband die kontextbezogene Registerkarte ZEICHENTOOLS mit ihrer Registerkarte FORMAT auf und wird auch gleich noch zur aktiven Registerkarte.

2. Öffnen Sie ganz vorn in der Gruppe FORMEN EINFÜGEN den Formenkatalog und klicken Sie im Katalog auf das Pfeilsymbol (gleich ganz oben das dritte Symbol).

Der Maus-/Stiftzeiger verwandelt sich in ein Fadenkreuz.

3. Ziehen Sie mit dem Fadenkreuz vom Pfeilende (ohne Spitze) ab dem Textfeld bis zum Pfeilanfang (in unserem Beispiel bis zu dem wahnsinnig guten Ergebnis von Gabys Pfannkuchenhaus).

Sobald Sie die Maustaste loslassen, zeichnet Excel den gewünschten Pfeil und zeigt im Menüband in der Gruppe FORMENARTEN verschiedene Linienformen für den nagelneuen Pfeil an.

4. Klicken Sie rechts neben den angezeigten Formen auf die Schaltfläche WEITERE (der nach unten zeigende Pfeil mit einem darüber liegenden Querbalken), um weitere Formen für den Pfeil anzuzeigen.

5. Klicken Sie auf die gewünschte Linienform.

Excel passt den Pfeil sofort entsprechend an. Er bleibt auch gleich markiert, damit Sie ihn weiter bearbeiten können. Folgendes können Sie Ihrem neuen Pfeil antun:

Um den Pfeil zu verschieben, ziehen Sie ihn einfach an die gewünschte Position.

Um die Länge des Pfeils zu ändern, ziehen Sie einen der beiden Ziehpunkte.

Beim Ändern der Länge können Sie auch die Pfeilrichtung ändern, indem Sie den Mauszeiger um den nicht bewegten Ziehpunkt drehen.

Ändern Sie die Pfeilform oder die Stärke der Linie, indem Sie sich auf der Registerkarte ZEICHENTOOLS/FORMAT in der Gruppe FORMENARTEN erneut für eine andere Form entscheiden oder über die Schaltflächen FÜLLEFFEKT, FORMKONTUR und FORMEFFEKTE die raffiniertesten Darstellungen zuweisen. Oder Sie drücken [Strg]+[1], um den Aufgabenbereich FORM FORMATIEREN mit seiner Fülle an Optionen zu öffnen.

Und wenn Sie genug von Ihrem Pfeil haben, drücken Sie einfach [Entf], um ihn loszuwerden.

Onlinegrafiken herunterladen

Beim Einfügen von Onlinebildern hat sich Excel 2013 echt Mühe gegeben – das geht jetzt wirklich so etwas von einfach. Wenn Sie auf der Registerkarte EINFÜGEN in der Gruppe ILLUSTRATIONEN auf die Schaltfläche ONLINEGRAFIKEN klicken, wird das Fenster BILDER EINFÜGEN geöffnet. Dort finden Sie alles, was Sie brauchen. Sie können auf Office.com nach ClipArts suchen oder mithilfe der Microsoft-Suchmaschine Bing das ganze Web nach interessanten Bildern durchforsten. Und – als wenn das nicht schon genug wäre – Sie können auch noch Ihre Bilder von SkyDrive oder einem anderen eingerichteten Dienst herunterladen. Und das alles in einem einzigen Fenster.

Noch einmal in aller Kürze: Sie klicken auf EINFÜGEN/ILLUSTRATIONEN/ONLINEGRAFIKEN und sehen folgende Elemente im Fenster BILDER EINFÜGEN:

CLIPART VON OFFICE.COM: Geben Sie im Textfeld rechts daneben einen Suchbegriff ein, mit dem Sie auf Office.com nach ClipArts für Ihr Arbeitsblatt suchen wollen.

BING-BILDERSUCHE: Geben Sie im Textfeld rechts daneben einen Suchbegriff ein, mit dem Sie das ganze World Wide Web nach Bildern für Ihr Arbeitsblatt suchen wollen.

SKYDRIVE: Durchsuchen Sie Ihre SkyDrive-Ordner nach dort abgelegten Bildern.

eventuell weitere, auf Ihrem Rechner eingerichtete Dienste

Abbildung 10.9: Hier wird gerade der Suchbegriff Tablet–PC eingegeben. Mal sehen, was Office.com zu bieten hat.

ClipArts einfügen

Unter ClipArts versteht man die zahllosen einsatzbereiten Illustrationen, die Microsoft für die Verwendung in seinen Office-Programmen zur Verfügung stellt. Da es inzwischen so viele ClipArts geworden sind, werden sie in verschiedensten Kategorien angeboten.

Wenn Sie Ihre Arbeitsmappe mit ClipArts verschönern möchten, klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte EINFÜGEN in der Gruppe ILLUSTRATIONEN auf die Schaltfläche ONLINEGRAFIKEN und kreisen dann im Fenster BILDER EINFÜGEN rechts neben CLIPART VON OFFICE.COM durch Eingabe eines Suchbegriff die Suche ein. Drücken Sie [Enter] oder klicken Sie auf OK.

Excel 2013 zeigt dann die Suchergebnisse an – kleine, zum Suchbegriff passende Bildchen. Klicken Sie auf eine ClipArt-Grafik, um eine kurze Beschreibung und eine Größenangabe (in Pixel) im Fenster anzuzeigen (siehe Abbildung 10.10).

Und wenn Sie das ausgewählte ClipArt genauer begutachten wollen, klicken Sie auf die kleine Lupe mit dem Pluszeichen, um das ClipArt minimal (wenn überhaupt) vergrößert mitten im Fenster anzuzeigen und alle übrigen ClipArts abgeblendet in den Hintergrund zu rücken.

Um das ClipArt Ihrer Wahl in das aktuelle Arbeitsblatt aufzunehmen, doppelklicken Sie auf das entsprechende Bildchen. Wenn es schon ausgewählt ist, können Sie stattdessen auch auf die Schaltfläche EINFÜGEN klicken oder die [Enter]-Taste drücken.

Bilder aus dem Web einfügen

Wenn Sie sich nicht auf die ClipArts auf Office.com beschränken wollen, machen Sie sich doch mit der Microsoft-Suchmaschine auf die Suche im Web nach Bildern jeglicher Art. Das klingt doch spannend, oder? Geben Sie im Fenster BILDER EINFÜGEN (EINFÜGEN/ILLUSTRATIONEN/ ONLINEGRAFIKEN) einen Suchbegriff rechts neben dem Eintrag BING-BILDERSUCHE ein. Drücken Sie die [Enter]-Taste oder klicken Sie auf die kleine Lupe zum Starten der webweiten Suche.

Abbildung 10.10: Wählen Sie ein ClipArt aus, um es in das aktuelle Arbeitsblatt herunterzuladen.

Excel bietet Ihnen dann eine Liste – mal kürzer, mal länger – mit passenden Suchergebnissen an, auch hier wie bei den ClipArts lauter zum Suchbegriff passende, kleine Bildchen. Klicken Sie auf ein Bild, um eine kurze Beschreibung und eine Größenangabe (in Pixel) im Fenster anzuzeigen.

Für das Einfügen eines Webbildes gilt dasselbe wie beim Einfügen von ClipArts: Doppelklicken Sie auf das entsprechende, noch nicht markierte Bildchen. Wenn es schon ausgewählt ist, können Sie stattdessen auch auf die Schaltfläche EINFÜGEN klicken oder die [Enter]-Taste drücken.

Der Hauptunterschied beim Herunterladen von ClipArts und Webbildern ist einfach nur der, dass es sich bei ClipArts hauptsächlich um Zeichnungen handelt, während Sie im Web auf alle möglichen Sorten von Bildern stoßen können, in erster Linie Fotos.

Bilder lokal einfügen

Wenn Sie sich für ein Bild interessieren, das mit einer anderen Anwendung erstellt wurde, zum Beispiel ein digitales Foto oder ein eingescanntes Bild, wenden Sie sich vertrauensvoll an die Schaltfläche BILDER (ebenfalls auf der Registerkarte EINFÜGEN in der Gruppe ILLUSTRATIONEN zu finden). Markieren Sie anschließend die entsprechende Datei im Dialogfeld GRAFIK EINFÜGEN und klicken Sie auf EINFÜGEN. Und das war’s auch schon. Das Dialogfeld GRAFIK EINFÜGEN funktioniert übrigens genauso wie das Dialogfeld zum Öffnen von Arbeitsmappen.

Ist eine Grafik, die Sie unbedingt haben wollen, nicht als Datei vorhanden, sondern lediglich Bestandteil eines mit einer anderen Anwendung erstellten Dokuments, markieren Sie die Grafik in der entsprechenden Anwendung, kopieren sie in die Zwischenablage (auf der Registerkarte START in der Gruppe ZWISCHENABLAGE auf die Schaltfläche KOPIEREN klicken oder [Strg]+[C] drücken) und fügen sie in Ihrem Arbeitsblatt an der gewünschten Position ein (auf der Registerkarte START in der Gruppe ZWISCHENABLAGE auf die Schaltfläche EINFÜGEN klicken oder [Strg]+[V] drücken).

Bilder bearbeiten

Wenn Sie eine eingefügte ClipArt-Grafik oder ein sonstiges Bild bearbeiten möchten, markieren Sie es erst einmal. Danach können Sie Folgendes tun:

Verschieben Sie die Grafik an eine andere Position, indem Sie sie einfach dorthin ziehen.

Ändern Sie die Größe der Grafik, indem Sie den entsprechenden Ziehpunkt nach innen oder nach außen ziehen.

Drehen Sie die Grafik, indem Sie den grünen Ziehpunkt über der Grafik gegen den Uhrzeigersinn oder im Uhrzeigersinn ziehen.

Löschen Sie die Grafik durch Drücken von [Entf].

Abbildung 10.11: Ein ClipArt wartet in einem neuen Arbeitsblatt auf seine Überarbeitung.

Bilder formatieren

Sobald Sie ein Bild markieren, wird im Menüband die kontextbezogene Registerkarte BILDTOOLS mit ihrer Registerkarte FORMAT angezeigt und aktiviert.

Die kontextbezogene Registerkarte BILDTOOLS/FORMAT ist in vier Gruppen unterteilt: ANPASSEN, BILDFORMATVORLAGEN, ANORDNEN und GRÖSSE. Die Gruppe ANPASSEN enthält folgende interessante Schaltflächen:

FREISTELLEN: Wenn Sie also ein Bild eingefügt und markiert haben und auf der Registerkarte BILDTOOLS/FORMAT in der Gruppe ANPASSEN auf die Schaltfläche FREISTELLEN klicken, bietet Ihnen Excel eine weitere Registerkarte namens FREISTELLEN an. Excel selbst schlägt dann durch farbige Hervorhebungen vor, welche Bildbereiche eliminiert werden könnten. Sie wiederum haben die Möglichkeit, Bildbereiche zu markieren, die Sie behalten wollen. Andersherum können Sie auch Bereiche kennzeichnen, die Sie nicht behalten wollen. Excel passt dann seinen Vorschlag gemäß Ihren Markierungen an. Wenn Sie dann auf ÄNDERUNGEN BEIBEHALTEN klicken, werden die entsprechenden Bildbereiche entfernt. Wenn Sie auf ALLE ÄNDERUNGEN VERWERFEN klicken, bleibt das Bild unbeschadet in seinem Originalzustand erhalten.

KORREKTUREN: Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, klappt Ihnen eine Palette mit vielen Miniaturbildern des markierten ClipArts beziehungsweise der gewählten Grafikdatei entgegen, mit verschiedenen Voreinstellungen für Schärfe und Weichzeichner sowie für Helligkeit und Kontrast. So können Sie Schärfe, Weichzeichner, Helligkeit und Kontrast per Mausklick nach Bedarf ändern. Wenn Sie unten in der Liste auf den Eintrag OPTIONEN FÜR BILDKORREKTUREN klicken, wird der Aufgabenbereich GRAFIK FORMATIEREN mit der Kategorie BILDKORREKTUREN geöffnet, in der Sie Schärfe und Weichzeichner und/oder Helligkeit und Kontrast ebenfalls ändern können. Klicken Sie dazu auf den Pfeil neben VOREINSTELLUNGEN und wählen Sie ein Bildchen aus. Oder ziehen Sie den entsprechenden Regler nach links oder nach rechts, um Schärfe/Weichzeichner sowie Helligkeit und/oder Kontrast zu erhöhen beziehungsweise zu verringern. Anstatt die Regler zu ziehen, können Sie auch in die Felder daneben eine positive Zahl für eine Erhöhung oder eine negative Zahl für eine Verringerung eingeben.

FARBE: Wenn Sie ein Bild markiert haben und auf FARBE klicken, können Sie gleich mehrere Farbaspekte überarbeiten. Sie können hier nämlich die Farbsättigung und den Farbton ändern oder das Bild gleich komplett neu einfärben. Außerdem stehen wie bei der Schaltfläche KORREKTUREN verschiedene Minibildchen des Originals in verschiedenen Farbsättigungen, Farbtönen und Einfärbungen zur Verfügung. Ein Klick genügt, um für Ihr grafisches Objekt ein neues Farbenkleid auszuwählen. Unten in der Liste gibt es noch den Befehl TRANSPARENTE FARBE BESTIMMEN. Wenn Sie darauf klicken, wird der Mauszeiger zu einer Art Pipette. Und wenn Sie dann auf einen Farbton in der Grafik klicken, wird genau dieser Farbton in der gesamten Grafik durchsichtig. Das heißt, das Arbeitsblatt scheint durch. Witzig! Wer lieber mit einem Aufgabenbereich arbeitet, der wählt unten in der Liste den Eintrag BILDFARBOPTIONEN. Damit wird der Aufgabenbereich GRAFIK FORMATIEREN mit der Kategorie BILDFARBE geöffnet, wo Sie alle Farbeinstellungen durch neue Voreinstellungen, durch Ziehen der entsprechenden Regler beziehungsweise durch Eingabe von Zahlen ändern können.

KÜNSTLERISCHE EFFEKTE: Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, präsentiert sich eine Palette mit Bildchen, auf denen das Original mit verschiedenen künstlerischen Effekten überarbeitet wurde. Ein Klick genügt und Sie werden das Original kaum wiedererkennen. Wenn Sie unten in der Liste auf den Eintrag OPTIONEN FÜR KÜNSTLERISCHE EFFEKTE klicken, wird der Aufgabenbereich GRAFIK FORMATIEREN mit der Kategorie KÜNSTLERISCHE EFFEKTE geöffnet, wo Sie ebenfalls unter VOREINSTELLUNGEN einen künstlerischen Effekt für Ihr Bild wählen können.

BILD KOMPRIMIEREN: Klicken Sie auf diese Schaltfläche und legen Sie im Dialogfeld BILD KOMPRIMIEREN fest, ob alle oder nur die markierte Grafik im Arbeitsblatt komprimiert, das heißt zusammengepackt werden sollen. So werden Ihre Excel-Dateien mit Bildern nicht gar so riesig.

BILD ÄNDERN: Klicken Sie auf diese Schaltfläche und wählen Sie im Dialogfeld GRAFIK EINFÜGEN eine Grafik, die die bereits enthaltene Grafik ersetzen soll. Das neue Bild übernimmt dann automatisch die Größe und sonstige Formateinstellungen des alten Bildes.

BILD ZURÜCKSETZEN: Und wenn Sie Ihr gutes altes Originalbild wiederhaben wollen, klicken Sie auf diese Schaltfläche und alle Änderungen werden aufgehoben.

Wenn Sie alle Überarbeitungsmöglichkeiten auf einen Blick sehen wollen, drücken Sie [Strg]+[1], um den Aufgabenbereich GRAFIK FORMATIEREN zu öffnen. Schwelgen Sie dann in den Optionen der verschiedenen Kategorien.

Jetzt zur Gruppe BILDFORMATVORLAGEN auf der kontextbezogenen Registerkarte BILDTOOLS/FORMAT. Dort können Sie zum einen rechts neben der kleinen Gruppe mit Bildchen auf die Schaltfläche WEITERE klicken und sich den gesamten Katalog an Bildformatvorlagen anzeigen lassen. Eine Vorlage wird schon dabei sein, die Ihnen gefällt. Dann gibt es in der Gruppe aber noch die drei folgenden Schaltflächen:

BILDRAHMEN: Mit dieser Schaltfläche eröffnen Sie sich und Ihrer Grafik eine Vielzahl an Rahmenmöglichkeiten mit unterschiedlichsten Farben und Linien.

BILDEFFEKTE: Schatten, Spiegelungen, 3D-Drehungen und vieles mehr. Die Möglichkeiten sind fast grenzenlos.

IN EINE SMARTART-GRAFIK KONVERTIEREN: Gestalten Sie Ihr Bild als SmartArt-Grafik.

Formen vom Feinsten

So, jetzt haben wir ClipArts und sonstige Bilder – ob aus dem Web oder von der Festplatte Ihres Rechners – abgehakt. Weiter geht es mit den Formen. Wenn Sie im Menüband auf der Registerkarte EINFÜGEN in der Gruppe ILLUSTRATIONEN auf die Schaltfläche FORMEN klicken, klappt Ihnen die Liste aus Abbildung 10.12 entgegen. Was soll man dazu noch sagen?

Wenn Sie sich nach stundenlangen Überlegungen endlich für eine Form in der Liste entschieden haben, klicken Sie darauf und zeichnen mit dem Fadenkreuz-Maus-/Stiftzeiger die Form in der gewünschten Größe im Arbeitsblatt.

Abbildung 10.12: Wie soll man sich denn da entscheiden?

Sobald Sie die Form gezeichnet haben, wird sie im Arbeitsblatt eingefügt und bleibt für weitere Bearbeitungen markiert. Im Menüband hat sich klammheimlich die kontextbezogene Registerkarte ZEICHENTOOLS mit ihrer Registerkarte FORMAT eingenistet. Diese Registerkarte bietet – wen wundert es noch? – eine Gruppe mit Formenarten und weitere Schaltflächen zum Aufpeppen der gewählten Form. Wenn Sie mit der Form fertig sind, klicken Sie auf eine andere Stelle im Arbeitsblatt, um die Markierung aufzuheben.

Mit WordArt werkeln

Sollten Ihnen all die Bildchen und Formen immer noch nicht genügen, versuchen Sie mal was ganz Ausgefallenes und werfen Sie einen Blick in den WordArt-Katalog. Klicken Sie dazu im Menüband auf der Registerkarte EINFÜGEN in der Gruppe TEXT auf die Schaltfläche WORDART.

Das kann sich sehen lassen, oder? Aber der Reihe nach:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte EINFÜGEN in der Gruppe TEXT auf die Schaltfläche WORDART.

Excel zeigt seinen WordArt-Katalog an.

2. Klicken Sie auf das A-Bildchen, das Ihnen am besten gefällt.

Excel fügt ein Textfeld mit dem Text Hier steht Ihr Text. ein. Der Text wird im oben gewählten Stil dargestellt.

3. Geben Sie den Text ein, der Ihr Arbeitsblatt schmücken soll.

Sobald Sie damit loslegen, wird anstelle von Hier steht Ihr Text. der von Ihnen eingegebene Text angezeigt.

4. (Optional) Wählen Sie auf der Registerkarte ZEICHENTOOLS/FORMAT in der Gruppe FORMENARTEN in der Livevorschau eine passende Darstellung für das WordArt-Textfeld aus.

Diese kontextbezogene Registerkarte wird immer dann angezeigt, wenn Sie ein WordArt-Objekt markieren.

5. Ändern Sie Größe, Form, Ausrichtung etc. des WordArt-Textes nach Belieben und klicken Sie abschließend auf eine Stelle außerhalb des WordArt-Objekts, um die Überarbeitungen zu übernehmen und seine Markierung aufzuheben.

Und sobald Sie die Markierung des WordArt-Textes aufheben, verschwindet die kontextbezogene Registerkarte ZEICHENTOOLS.

Selbstverständlich können Sie die Schriftart, Schriftgröße und sonstige Textattribute auch für WordArt-Text ändern. Markieren Sie dazu den Text und entscheiden Sie sich auf der Registerkarte START in der Gruppe SCHRIFTART für die eine oder andere Formatierung. Excel passt die Größe des WordArt-Feldes automatisch an.

Smarte SmartArts

Die SmartArts stellen einen besonderen Typ von Grafikobjekt dar, mit dem Sie schnell und einfach ausgefallene grafische Listen und Diagramme erstellen können. Die Variationen, die hier möglich sind, versetzen mich echt immer wieder in Erstaunen. Hier können Sie Ihre eigenen Texte mit vordefinierten grafischen Formen kombinieren.

Jetzt wollen Sie bestimmt wissen, wie Sie eine SmartArt-Grafik in Ihr Arbeitsblatt einfügen. Sie klicken dazu im Menüband auf der Registerkarte EINFÜGEN in der Gruppe ILLUSTRATIONEN auf die Schaltfläche SMARTART. Dann meldet sich das Dialogfeld SMARTART-GRAFIK AUSWÄHLEN zu Wort, das in Abbildung 10.13 zu bestaunen ist. Dort wählen Sie zunächst auf der linken Seite eine Kategorie und dann im rechten Bereich das SmartArt-Modell aus, das Ihnen zusagt. Klicken Sie auf OK, und das SmartArt-Gerüst steht in Ihrem Arbeitsblatt bereit.

Zusätzlich wird noch ein Textbereich angezeigt (siehe auch Abbildung 10.14), der Sie oben in seiner Titelleiste unmissverständlich dazu auffordert, den Text für die hierarchischen Formen hier einzugeben. In den einzelnen Formen der SmartArt-Grafik steht zunächst einmal einfach und banal Text. Jetzt können Sie jede einzelne Form mit Text versorgen. Im Menüband hat sich heimlich die kontextbezogene Registerkarte SMARTART-TOOLS mit ihren Registerkarten ENTWURF und FORMAT eingeschlichen. Die Registerkarte ENTWURF ist aktiviert und bietet in den Gruppen LAYOUTS und SMARTART-FORMATVORLAGEN passende Varianten und Darstellungsmöglichkeiten zum gewählten SmartArt-Typ an.

Abbildung 10.13: Ich habe mich für eine hierarchische Variante entschieden.

Abbildung 10.14: Eine einfache Firmenhierarchie in Sekundenschnelle erstellt

SmartArt-Formen mit Text füllen

Wie Sie in Abbildung 10.14 sehen können, ist die Eingabe des Textes keine große Sache. Sie klicken im Textbereich auf den entsprechenden Eintrag und tippen los. Mit [Pfeil u] kommen Sie zum nächsten Eintrag. Oder Sie klicken einfach auf den Eintrag, dessen Text Sie bearbeiten möchten.

Drücken Sie auf keinen Fall [Enter] oder [Tab], wenn Sie mit dem Text für eine Form fertig sind. Wenn Sie [Enter] drücken, fügen Sie nämlich eine weitere Form auf derselben Hierarchieebene ein. Und wenn Sie [Tab] drücken, stufen Sie entweder die aktuelle Form um eine Ebene nach unten, oder es passiert gar nichts und Sie werden lediglich von Ihrem Rechner angepiepst.

Wenn Sie alle SmartArt-Formen mit Text versorgt haben, klicken Sie oben im Textbereich auf die Schaltfläche SCHLIESSEN (das »x«). Sie können diesen, bei der Eingabe doch so behilflichen Textbereich aber jederzeit wieder öffnen. Klicken Sie dazu links neben der SmartArt-Grafik auf das kleine Feld mit dem winzigen Pfeil.

Wenn die eingefügte SmartArt-Grafik mehr Formen enthält, als Sie benötigen, markieren Sie die nicht benötigte Form und drücken, sobald sie von Ziehpunkten umzingelt ist, beherzt [Entf].

SmartArt-Grafiken formatieren

Wenn Sie den Text eingegeben und den Textbereich geschlossen haben, geht es darum, die SmartArt-Grafik noch etwa aufzupolieren. Sie können den Text und die Formen separat bearbeiten. Beim Formatieren von Text gehen Sie wie üblich vor: Sie markieren den entsprechenden Text (mit gedrückter [Strg]-Taste können Sie mehrere Textelemente markieren) und bedienen sich der Schaltflächen in der Gruppe SCHRIFTART auf der Registerkarte START.

Wenn Sie den Formen der SmartArt-Grafik zu Leibe rücken wollen, verwenden Sie auf der kontextbezogenen Registerkarte SMARTART-TOOLS/ENTWURF die drei aufklappbaren Kataloge in den Gruppen LAYOUTS und SMARTART-FORMATVORLAGEN:

Klicken Sie in der Gruppe LAYOUTS auf die Schaltfläche WEITERE, um den vollständigen Layoutkatalog aufzuklappen. Hier werden Variationen zum aktuellen SmartArt-Typ angeboten. Stellen Sie um!

Klicken Sie in der Gruppe SMARTART-FORMATVORLAGEN auf die Schaltfläche FARBEN ÄNDERN, um einen Farbkatalog für den aktuellen SmartArt-Typ aufzuklappen. Färben Sie um!

Klicken Sie in der Gruppe SMARTART-FORMATVORLAGEN auf die Schaltfläche WEITERE, um den vollständigen Layoutkatalog aufzuklappen. Wählen Sie aus!

Bildschirmabbildungen gefällig?

Excel unterstützt auch das Erstellen sogenannter Screenshots – auch Bildschirmabbildungen genannt – von Fenstern und anderen Objekten, die sich auf Ihrem Desktop befinden. Um nun so einen Screenshot eines Fensters auf Ihrem Desktop zu erstellen, klicken Sie auf der Registerkarte EINFÜGEN in der Gruppe ILLUSTRATIONEN auf die Schaltfläche SCREENSHOT.

Sofort klappt Excel eine Liste auf, die alle aktuell geöffneten Fenster in Form kleiner Bildchen auflistet. Wenn Sie beispielsweise zuvor in Word gearbeitet und das Programm noch nicht geschlossen haben, befindet sich in dieser Liste in kleines Bild von Word und dem darin geöffneten Dokument. Klicken Sie auf dieses Bildchen, wenn Sie es in Ihr Arbeitsblatt einfügen wollen.

Und wenn Sie nur einen Ausschnitt davon benötigen, finden Sie ganz unten in der Liste den Eintrag BILDSCHIRMAUSSCHNITT. Wenn Sie also einen Ausschnitt vom Desktop als grafisches Objekt in ein Arbeitsblatt einfügen wollen, wählen Sie in der Screenshot-Liste eben diesen Eintrag BILDSCHIRMAUSSCHNITT. Excel verschwindet daraufhin, um den anderen Elementen auf dem Desktop Platz zu machen. Der ganze Bildschirm wird in eine Art grauen Nebel gehüllt und der Mauszeiger präsentiert sich in Form eines großen dicken Pluszeichens. Ziehen Sie mit diesem Mauszeiger einen Rahmen um den Bildschirmausschnitt, den Sie in das aktuelle Arbeitsblatt einfügen wollen.

Sobald Sie die Maustaste loslassen, meldet sich Excel wieder zum Dienst und das Arbeitsblatt enthält den zuvor markierten Bildschirmausschnitt. Diesen Ausschnitt können Sie anschließend wie jedes andere grafische Objekt auch verschieben, vergrößern und verkleinern. Und zum Ändern der Darstellung stellt Excel Ihnen hilfsbereit die kontextbezogene Registerkarte BILDTOOLS mit ihrer Registerkarte FORMAT zur Verfügung, die Sie im Abschnitt »Bilder formatieren« weiter vorn in diesem Kapitel kennengelernt haben.

Eigene Designs entwerfen

Excel stellt eine Form der einheitlichen Darstellung von Arbeitsmappen, Arbeitsblättern und all ihrer eingefügten Elemente, so auch Grafiken und Diagramme, zur Verfügung: die sogenannten Designs. Sie wählen für eine Arbeitsmappe ein neues Design, indem Sie im Menüband auf der Registerkarte SEITENLAYOUT in der Gruppe DESIGNS auf die Schaltfläche DESIGNS klicken. Dann klappt Ihnen der Designkatalog entgegen und Sie können ein neues Design für Ihre Arbeitsmappe auswählen.

Hier unterstützt Sie wieder mal die Livevorschau bei Ihrer Entscheidung. Sobald Sie auf ein Design zeigen, setzt Excel das gewählte Design sozusagen zur Probe in der Arbeitsmappe um. Wenn es Ihnen gefällt, klicken Sie auf den Designnamen.

Die Excel-Designs umfassen drei grundlegende Elemente: das Farbschema, die Schriften für Überschriften und Textkörper sowie die grafischen Effekte. Wenn Sie Lust auf Experimente haben, legen Sie in allen drei Bereichen neue Einstellungen fest und speichern das Ganze anschließend als neues Design, das Sie später immer wieder verwenden können. Um ein eigenes Design zu erstellen, klicken Sie zunächst auf der Registerkarte SEITENLAYOUT in der Gruppe DESIGNS auf die entsprechende Schaltfläche und nehmen dann nach Belieben Änderungen vor:

DESIGNFARBEN: Klicken Sie im Farbenkatalog auf ein neues Farbschema oder klicken Sie ganz unten in der Liste auf den Befehl FARBEN ANPASSEN, um das Dialogfeld NEUE DESIGNFARBEN ERSTELLEN zu öffnen. Dort können Sie jedes Farbelement neu definieren und das so erstellte Schema unter einem eigenen Namen speichern.

DESIGNSCHRIFTARTEN: Klicken Sie im Schriftenkatalog auf ein neues Schriftenschema oder klicken Sie ganz unten in der Liste auf den Befehl SCHRIFTARTEN ANPASSEN, um das Dialogfeld NEUE DESIGNSCHRIFTARTEN ERSTELLEN zu öffnen. Dort können Sie die Schriftarten für die verschiedenen Überschriftebenen und den Textkörper neu definieren und das erstellte Schema unter einem eigenen Namen speichern.

DESIGNEFFEKTE: Wählen Sie im Effektekatalog ein neues grafisches Effekteschema aus.

Um die neuen Farben, Schriftarten und Effekte zusammen in einem separaten Design zu speichern (damit Sie es später jederzeit wieder verwenden können), klicken Sie auf die Schaltfläche DESIGNS und wählen unten in der Liste den Eintrag AKTUELLES DESIGN SPEICHERN. Das gleichnamige Dialogfeld wird geöffnet. Geben Sie dort einen Namen für das neue Design ein und klicken Sie dann auf SPEICHERN. Von nun an wird Ihr selbst entworfenes Design im Designkatalog stets ganz oben unter der Rubrik BENUTZERDEFINIERT angeboten.

Mit überlappenden grafischen Objekten arbeiten

Falls Sie es nicht schon bemerkt haben: Grafische Objekte schweben sozusagen auf den Zellen des Arbeitsblattes. Die meisten grafischen Objekte (einschließlich Diagramme) sind undurchsichtig. Das heißt, sie verdecken die Informationen in den darunter liegenden Zellen. Wenn Sie ein grafisches Objekt auf einem anderen grafischen Objekt positionieren, verdeckt das obere das untere. Es ist also wichtig, stets zu prüfen, ob ein grafisches Objekt andere Objekte beziehungsweise Zellinformationen, die Sie anzeigen lassen möchten, verdeckt.

Übereinander liegende Grafiken neu ordnen

Um die Reihenfolge übereinander liegender Grafiken (egal ob Diagramme, Textfelder, ClipArts, heruntergeladene Bilder, Formen oder SmartArts) zu ändern, müssen Sie das eine Objekt in den Hintergrund verbannen oder das andere Objekt in den Vordergrund holen, damit sie dann auf verschiedenen Ebenen friedlich koexistieren können.

In Excel können Sie ein markiertes grafisches Objekt folgendermaßen auf eine andere Ebene verschieben:

Klicken Sie auf der Registerkarte FORMAT der BILDTOOLS, SMARTART-TOOLS oder ZEICHENTOOLS (je nachdem, welchen Objekttyp Sie markiert haben) in der Gruppe ANORDNEN auf die Schaltfläche EBENE NACH HINTEN beziehungsweise EBENE NACH VORNE und danach auf den Eintrag IN DEN HINTERGRUND beziehungsweise IN DEN VORDERGRUND, um das markierte Objekt im aktuellen Stapel ganz nach hinten zu stellen beziehungsweise ganz oben abzulegen.

Klicken Sie auf der Registerkarte FORMAT der BILDTOOLS, SMARTART-TOOLS oder ZEICHENTOOLS (je nachdem, welchen Objekttyp Sie markiert haben) in der Gruppe ANORDNEN auf die Schaltfläche AUSWAHLBEREICH, um den Aufgabenbereich AUSWAHL anzuzeigen. Klicken Sie dort auf die Schaltfläche NACH VORNE beziehungsweise NACH HINTEN, um das markierte Objekt jeweils um eine Ebene nach vorn beziehungsweise nach hinten zu verschieben.

In Abbildung 10.15 sehen Sie den Aufgabenbereich AUSWAHL in Aktion. Im dort gezeigten Arbeitsblatt finden Sie eine illustre Grafikkombination aus heruntergeladenem ClipArt, Webfoto, Bildschirmabbildung und Sternform. Wie Sie im Aufgabenbereich erkennen können, befindet sich das ClipArt TABLET-PC auf oberster Ebene. Das bedeutet, dass das ClipArt alles verdeckt, was darunter liegt, in diesem Fall einen Teil des Screenshots. Auf der zweithöchsten Stufe sitzt das Foto MICROSOFT SURFACE TABLET, das zum Teil die Sternform bedeckt. Der Stern – auf dritter Ebene – wiederum nimmt zum Teil die Sicht auf das Fenster BILDER EINFÜGEN, das sich auf der untersten Ebene befindet. Sie können jetzt eines dieser vier grafischen Objekte auswählen und auf eine andere Ebene befördern.

Abbildung 10.15: Ein Arbeitsblatt mit mehreren grafischen Objekten und dem Aufgabenbereich »Auswahl«

Wenn Sie ein grafisches Element in ein Arbeitsblatt einfügen, vergibt Excel einen Namen für das Objekt, der nicht allzu viel aussagt, DIAGRAMM 1, GRAFIK 1 oder EXPLOSION 14 (der Originalname des Sterns aus Abbildung 10.15). Damit Sie sich im Aufgabenbereich AUSWAHL nicht im Dschungel der nichtssagenden Namen verirren, doppelklicken Sie im Aufgabenbereich auf die jeweiligen Bezeichnungen und vergeben für die grafischen Objekte Namen, mit denen Sie etwas anfangen können (siehe auch Abbildung 10.15).

Grafische Objekte gruppieren

Und dann gibt es noch die Möglichkeit, grafische Objekte zu gruppieren. Wenn Sie beispielsweise mehrere grafische Objekte zusammen bearbeiten wollen (verschieben oder die Farbe ändern etc.) oder wenn mehrere grafische Objekte zusammengehören (zum Beispiel ein Textfeld mit dem dazugehörigen Pfeil), empfiehlt es sich, diese Objekte zu gruppieren.

Sie markieren dazu die Objekte, die zu einer Gruppe gehören sollen (mit gedrückter [Shift]-Taste nacheinander auf die einzelnen Objekte klicken), und klicken dann auf der Registerkarte FORMAT der ZEICHENTOOLS beziehungsweise der BILDTOOLS in der Gruppe ANORDNEN auf die Schaltfläche GRUPPIEREN und dann auf den Befehl GRUPPIEREN.

Wenn Sie anschließend auf ein beliebiges Objekt der Gruppe klicken, werden automatisch alle Gruppenbestandteile markiert (drum herum tauchen die berühmten Ziehpunkte auf).

Sollten Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt gegen die Gruppe entscheiden, ist es kein Problem, die Gruppierung wieder aufzuheben. Sie klicken dazu mit der rechten Maustaste auf das gruppierte Objekt und wählen im Kontextmenü den Befehl GRUPPIEREN und dann den Eintrag GRUPPIERUNG AUFHEBEN.

Mal sichtbar, mal unsichtbar

Im vorletzten Abschnitt haben Sie den Aufgabenbereich AUSWAHL kurz kennengelernt. Dort können Sie nicht nur Objekte um eine Ebene nach vorn oder nach hinten verschieben, sondern auch entscheiden, ob Objekte im Arbeitsblatt angezeigt werden oder nicht.

Klicken Sie auf der Registerkarte FORMAT der kontextbezogenen Registerkarte DIAGRAMMTOOLS oder ZEICHENTOOLS oder BILDTOOLS oder SMARTART-TOOLS in der Gruppe ANORDNEN auf die Schaltfläche AUSWAHLBEREICH, um den Aufgabenbereich AUSWAHL zu öffnen. Klicken Sie dann im Aufgabenbereich auf das Augensymbol des grafischen Objekts, das Sie ausblenden möchten. Das war’s. Und oben im Auswahlbereich gibt es noch die beiden Schaltflächen ALLE ANZEIGEN und ALLE AUSBLENDEN, mit denen Sie alle im Arbeitsblatt enthaltenen grafischen Objekte einblenden oder ausblenden können.

Achtung! Wenn Sie alle grafischen Elemente im Aufgabenbereich AUSWAHL ausblenden und dann den Aufgabenbereich schließen, haben Sie ein Problem. Denn dann haben Sie keine Grafik mehr, die Sie markieren könnten, um die kontextbezogene TOOLS-Registerkarte mit ihrer Registerkarte FORMAT einzublenden, auf der Sie dann wiederum in der Gruppe ANORDNEN auf AUSWAHLBEREICH klicken könnten, um den Aufgabenbereich AUSWAHL wieder einzublenden, sodass Sie dort wieder alle Grafiken anzeigen können. Puh!

Ich habe für das gerade beschriebene Problem ehrlich gesagt nur eine Lösung anzubieten: Sie müssen ein neues grafisches Objekt einfügen und dann über dessen kontextbezogene TOOLS-Registerkarte den Aufgabenbereich AUSWAHL wieder einblenden. Danach müssen Sie natürlich das nicht benötigte grafische Objekt wieder löschen. Nicht sehr professionell, aber immerhin funktioniert es.

Nur das Diagramm schwarz auf weiß

Manchmal möchten Sie vielleicht nur ein Diagramm im Arbeitsblatt drucken. Alle Daten oder sonstiges Zeug sollen im Ausdruck ignoriert werden. Damit etwas gedruckt werden kann, muss es aber auch angezeigt werden. Also, wie gerade beschrieben zurück zum Aufgabenbereich AUSWAHL und auf ALLE ANZEIGEN klicken. Denn was nicht da ist, kann auch nicht gedruckt werden.

Markieren Sie dann das Diagramm, das gedruckt werden soll, und klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte DATEI und dann auf DRUCKEN oder drücken Sie [Strg]+[P], um zum Bereich DRUCKEN der Backstage-Ansicht zu gelangen. Dort wird dann das Diagramm in der Seitenansicht angezeigt. Unter EINSTELLUNGEN steht im ersten Dropdown-Listenfeld schwarz auf weiß, dass Excel auch wirklich vorhat, nur das markierte Diagramm zu drucken.

Wenn Sie die Diagrammgröße, die Druckausrichtung oder Ähnliches ändern wollen, klicken Sie auf der Registerkarte SEITENLAYOUT in der Gruppe SEITE EINRICHTEN auf das Startprogramm für ein Dialogfeld, um das Dialogfeld SEITE EINRICHTEN zu öffnen. Für die Ausrichtung und die Papiergröße ist die Registerkarte PAPIERFORMAT zuständig. Um das Drucken in Entwurfsqualität oder in Schwarz-Weiß kümmert sich die Registerkarte DIAGRAMM. Klicken Sie unten im Dialogfeld SEITE EINRICHTEN auf die Schaltfläche SEITENANSICHT oder DRUCKEN, um zum Bereich DRUCKEN der Backstage-Ansicht zurückzuschalten. Und sobald Sie in der Seitenansicht erkennen können, dass alles okay aussieht, klicken Sie oben auf die Schaltfläche DRUCKEN, um den Ausdruck zu starten.

11

Zahlen und Fakten griffbereit

In diesem Kapitel

Eine Tabelle in Excel einrichten

Datensätze in eine Tabelle eingeben und bearbeiten

Datensätze einer Tabelle sortieren

Datensätze einer Tabelle filtern

Externe Daten importieren

Bisher haben Sie sich damit beschäftigt, einfache bis komplexe Berechnungen in Arbeitsblättern durchzuführen (zum Beispiel die Summenberechnung von Verkaufszahlen pro Monat oder Quartal) und die Arbeitsblätter mit ihren Daten gut aussehen zu lassen. Mit Excel können Sie aber noch mehr! Sie können nämlich Ihre Daten auch in einer Art Datenbank verwalten. Da Excel ein Tabellenkalkulationsprogramm und kein Datenbankprogramm ist, spricht man hier auch nicht von Datenbanken, sondern von Excel-Tabellen oder auch nur von Tabellen. Damit meine ich aber nicht irgendeinen dahergelaufenen Datenbereich, sondern wirklich eine Tabelle, die man filtern und sortieren kann.

Diese Tabellen dienen also weniger der Berechnung von neuen Werten als dem Speichern von Informationen in einer einheitlichen Form. Sie können zum Beispiel eine Tabelle erstellen, die die Namen und Adressen Ihrer Kunden oder alle wichtigen Infos über Ihre Angestellten enthält. Lesen Sie weiter!

Tabellen erstellen

Eine neue Tabelle zu erstellen bedeutet zunächst einmal Tipparbeit (wenn Sie nicht gerade die Abkürzung über den Datenimport nehmen, der am Ende dieses Kapitels beschrieben wird). In Tabellen gibt es übrigens nur Spaltenüberschriften und keine Zeilenüberschriften. Jetzt aber mal der Reihe nach:

1. Klicken Sie auf die leere Zelle, die die erste Zelle in Ihrer brandneuen Tabelle darstellen soll, und geben Sie die Spaltenüberschriften von links nach rechts ein (die im Datenbankjargon als Feldnamen bezeichnet werden), mit denen die verschiedenen Datenelemente gruppiert werden, zum Beispiel Name, Vorname, Straße, PLZ, Ort etc.

Wenn das Gerüst der Feldnamen steht, sind Sie bereit für die Eingabe der ersten Datenzeile (die im Datenbankjargon als Datensatz bezeichnet wird).

2. Geben Sie den ersten Datensatz unmittelbar in der Zeile unter den Spaltenüberschriften ein.

Wow! Der erste Datensatz steht.

3. Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte START in der Gruppe FORMATVORLAGEN auf die Schaltfläche ALS TABELLE FORMATIEREN und wählen Sie im Tabellenkatalog ein kleines Tabellenbildchen nach Ihrem Geschmack aus.

Excel versieht die Tabelle in spe (Feldnamen und Datensatz) mit einem Laufrahmen und öffnet das Dialogfeld ALS TABELLE FORMATIEREN. Dort finden Sie im Textfeld WO SIND DIE DATEN FÜR DIE TABELLE bereits die korrekte Tabellenbereichsangabe vor. Was für ein Service!

4. Aktivieren Sie noch das Kontrollkästchen TABELLE ENTHÄLT ÜBERSCHRIFTEN.

5. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld ALS TABELLE FORMATIEREN zu schließen.

Excel stellt Ihre kleine Tabelle im gewählten Tabellenformat dar und versieht jede Spaltenüberschrift auch gleich noch mit Filterpfeilen, wie in Abbildung 11.1 zu sehen ist.

Abbildung 11.1: Sie haben mit relativ wenig Aufwand eine waschechte Excel-Tabelle erstellt.

Berechnete Felder

Wenn der Inhalt eines bestimmten Feldes berechnet werden soll, geben Sie im ersten Datensatz die Formel für das Feld ein. Excel kopiert die Formel dieses Feldes in jeden neuen Datensatz, den Sie einfügen. In unserer Beispieltabelle wird zum Beispiel das Feld JAHRE in Zelle J3 berechnet. Die Formel lautet: =(HEUTE()–I3)/365. Damit wird die Anzahl von Jahren berechnet, die Ihre Kunden schon bei Ihnen einkaufen. In der Formel wird das aktuelle Datum durch die Funktion HEUTE ausgegeben. Anschließend wird vom aktuellen Datum das Datum des ersten Auftrags abgezogen und durch 365 geteilt.

Daten in die Excel-Tabelle eingeben

So, Sie haben also die Spaltenüberschriften und die erste Zeile mit Daten eingegeben sowie das Ganze als Tabelle formatiert. Jetzt fehlen noch die restlichen Daten. Mit einer Datenzeile wird Ihre Tabelle wohl kaum auskommen. Wenn gerade die letzte Zelle in der Tabelle markiert ist, drücken Sie einfach [Tab] – und schon wird die Tabelle um eine weitere Zeile erweitert, in die Sie Daten eingeben können.

Gewöhnen Sie sich in Tabellen doch an, die Dateneingabe in eine Zelle durch Drücken von [Tab] abzuschließen. Wenn Sie dann am Ende einer Zeile sind und schon ganz automatisch [Tab] drücken, erweitert Excel Ihre Tabelle selbstständig um eine neue Zeile. Und das ist doch ganz praktisch, oder? Wenn Sie am Zeilenende der Tabelle [Pfeil re] drücken, wandert der Zellcursor einfach aus der Tabelle heraus. Nichts ist es mit einer neuen Tabellenzeile.

Die Schaltfläche »Maske« muss her!

Früher hießen die Excel-Tabellen Datenlisten und die Daten wurden mithilfe einer Maske in die Datenlisten eingetragen. Das hatte was von einer echten Datenbank. Als etwas altmodischer Mensch möchte ich auf diesen Maskenservice nicht verzichten. Aber leider gibt es die Schaltfläche MASKE nirgendwo im Menüband. Was tun? Stöbern Sie in der Mottenkiste von Excel nach dieser Schaltfläche und nehmen Sie sie in die Symbolleiste für den Schnellzugriff auf, und zwar folgendermaßen:

1. Klicken Sie ganz rechts in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF ANPASSEN und dann unten in der Liste auf den Eintrag WEITERE BEFEHLE.

Das Dialogfeld EXCEL-OPTIONEN wird geöffnet und hält bereits alle Einstellungsmöglichkeiten für die Symbolleiste für den Schnellzugriff für Sie bereit.

Die Maske verbirgt sich wirklich tief im Innern von Excel und ihr Befehl steht nur dann zur Verfügung, wenn Sie in der linken Dropdownliste den Eintrag NICHT IM MENÜBAND ENTHALTENE BEFEHLE wählen.

2. Klicken Sie auf den Pfeil von BEFEHLE AUSWÄHLEN und dann in der Liste auf den Eintrag NICHT IM MENÜBAND ENTHALTENE BEFEHLE.

3. Blättern Sie im linken Listenfeld so weit nach unten, bis der Eintrag MASKE auftaucht. Markieren Sie ihn und klicken Sie dann auf HINZUFÜGEN.

Excel stellt den Maskeneintrag ganz hinten im rechten Listenfeld hin, dessen Einträge alle in der Symbolleiste für den Schnellzugriff angezeigt werden. Wenn Sie die Schaltfläche MASKE lieber weiter oben in der Liste sehen wollen (das heißt weiter links in der Symbolleiste für den Schnellzugriff), markieren Sie sie und klicken dann auf die Schaltfläche NACH OBEN (den nach oben zeigenden Pfeil).

4. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld EXCEL-OPTIONEN zu schließen und zur Tabelle zurückzuschalten.

Die Maske, hinter der sich Ihre Daten verbergen

Wenn Sie zum ersten Mal in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche MASKE klicken, analysiert Excel blitzschnell die Zeile mit den Feldnamen sowie die Daten des ersten Datensatzes und bastelt dann eine Datenmaske. Die Feldnamen werden links in der Maske aufgelistet. Die Daten aus dem ersten Datensatz werden rechts neben den dazugehörigen Feldnamen in der Maske angezeigt. Abbildung 11.2 zeigt die Maske mit den Feldnamen und dem ersten Datensatz. Die Maske sieht aus wie ein selbst gebasteltes Dialogfeld.

Abbildung 11.2: Die Datenmaske zur Eingabe von Datensätzen

Ich habe Ihnen doch weiter vorn etwas von berechneten Feldern erzählt. In der Datenmaske wird das Ergebnis für das berechnete Feld JAHRE zwar angezeigt, Sie können es dort aber nicht bearbeiten.

Rechts neben den Daten enthält die Maske eine Reihe von Schaltflächen, mit denen Sie Datensätze hinzufügen oder löschen beziehungsweise nach bestimmten Datensätzen suchen können. Oberhalb der Schaltfläche NEU zeigt die Maske die Nummer des aktuellen Datensatzes sowie die Gesamtzahl der enthaltenen Datensätze an (in diesem Beispiel 1 VON 1).

Vergessen Sie nicht, die Daten des ersten Datensatzes (ebenso wie die Feldnamen) so zu formatieren, wie Sie es gerne hätten. Denn alle Formate, die Sie dem ersten Datensatz zuweisen, werden in allen folgenden Datensätzen automatisch übernommen. Diesen Service sollte man echt nutzen.

Jetzt steht der Dateneingabe über die Maske nichts mehr im Wege. Das Verfahren ist ganz einfach. Wenn Sie auf die Schaltfläche NEU klicken, zeigt Excel eine leere Eingabemaske an (und gibt rechts oben in der Maske NEUER DATENSATZ aus). Sie müssen nun lediglich die Maske mit Ihren Daten füllen.

Geben Sie die Daten für das erste Feld ein. Anschließend drücken Sie die [Tab]-Taste, um zum nächsten Feld des Datensatzes zu springen.

Vorsicht – nicht [Enter] drücken, um zum nächsten Feld in der Maske zu blättern! Sonst wird der neue Datensatz – unvollständig wie er ist – in die Tabelle eingefügt.

Geben Sie die Daten für jedes Feld ein und drücken Sie jedes Mal [Tab], um zum nächsten Feld zu gelangen.

Wenn Sie einen Fehler bei der Eingabe gemacht haben oder einen Eintrag in einem vorhergehenden Feld bearbeiten möchten, drücken Sie die Tastenkombination [Shift]+[Tab]. Damit springen Sie ein Feld zurück.

Um einen bereits vorhandenen Eintrag in einem Feld zu überschreiben, geben Sie einfach die neuen Daten ein.

Um nur einige Zeichen im Feld zu bearbeiten, drücken Sie [Pfeil li] oder setzen die Einfügemarke an die gewünschte Stelle und bearbeiten die Eingabe.

Bei der Dateneingabe sollten Sie darauf achten, die Daten in einem einheitlichen Format einzutippen. Wenn Sie eine Zahl mit führenden Nullen eingeben müssen, zum Beispiel die Vorwahl einer Telefonnummer, geben Sie einen Apostroph (’) vor der ersten Null ein. Dadurch wird die Zahl wie eine Texteingabe behandelt und die führenden Nullen werden angezeigt, ansonsten nicht.

Wenn Sie in ein Feld immer wieder dieselben Daten eingeben müssen, zum Beispiel immer dasselbe Bundesland, ist es natürlich ziemlich ermüdend für jeden neuen Datensatz im Feld BUNDESLAND beispielsweise Baden–Württemberg eingeben zu müssen. Auch hierfür bietet Excel eine Lösung. Drücken Sie im entsprechenden Feld (also zum Beispiel im Feld BUNDESLAND) die Tastenkombination [Strg]+[Ä] und schon wird der Eintrag im Feld aus dem vorhergehenden Datensatz übernommen. Sehr komfortabel!

Drücken Sie [Pfeil u], wenn Sie alle Daten für den neuen Datensatz eingegeben haben. Stattdessen können Sie auch [Enter] drücken oder auf die Schaltfläche NEU klicken. Excel fügt dann den neuen Datensatz unterhalb des letzten Datensatzes der Tabelle ein und zeigt wieder eine leere Datenmaske an, in die Sie den nächsten Datensatz eingeben können (siehe Abbildung 11.3).

Haben Sie alle Datensätze eingegeben, drücken Sie [ESC] oder klicken auf die Schaltfläche SCHLIESSEN, um die Datenmaske auszublenden. Und das Speichern natürlich bitte nicht vergessen!

Abbildung 11.3: Die Dateneingabe für den zweiten Datensatz ist abgeschlossen.

Datensätze in der Maske bearbeiten

Wenn Sie Ihre riesigen Datenbestände eingegeben haben, ist sicherlich noch etwas Wartungsarbeit erforderlich. Auch hierbei ist Ihnen die Datenmaske gerne behilflich. Sie können zum Beispiel nach einem bestimmten Datensatz suchen und dort gegebenenfalls Änderungen vornehmen oder den gefundenen Datensatz komplett aus der Tabelle löschen.

Blättern Sie in der Datenmaske zu dem Datensatz, den Sie bearbeiten möchten. In Tabelle 11.1 und den beiden folgenden Abschnitten gibt es ein paar nützliche Tipps dazu.

Um Felder des aktuell in der Maske angezeigten Datensatzes zu bearbeiten, markieren Sie das gewünschte Feld ([Tab] oder [Shift]+[Tab] drücken) und überschreiben den alten Inhalt.

Wenn Sie den Feldeintrag nicht komplett überschreiben möchten, drücken Sie [Pfeil li] oder [Pfeil re] beziehungsweise klicken an der betreffenden Stelle in den Text und bearbeiten den Eintrag nach Belieben.

Um den Inhalt eines Feldes komplett zu löschen, markieren Sie das Feld und drücken dann [Entf].

Sie können auch einen ganzen Datensatz löschen, indem Sie in der Datenmaske auf die Schaltfläche LÖSCHEN klicken. Excel gibt daraufhin folgende Warnmeldung aus:

Angezeigter Datensatz wird endgültig gelöscht.

Wenn Sie diese Warnung mit OK bestätigen, wird der Datensatz gelöscht. Wählen Sie ABBRECHEN, wenn Sie den Datensatz nicht löschen wollen. Der Datensatz bleibt dann unverändert in der Tabelle erhalten.

Wenn Sie einen Datensatz mit der Schaltfläche LÖSCHEN eliminiert haben, lässt sich das nicht mehr mit der Schaltfläche RÜCKGÄNGIG in der Symbolleiste für den Schnellzugriff beheben. Excel meint es also wirklich ernst mit dieser Warnung. Die Daten werden endgültig gelöscht. Bevor Sie alte Datensätze löschen, sollten Sie immer eine Sicherungskopie Ihres Arbeitsblattes mit der Tabelle erstellen. So kann nichts passieren.

Scroll me up, Scotty

Wenn Sie nach getaner Arbeit gemütlich in der Datenmaske durch Ihre Datensätze blättern möchten, können Sie dies auf verschiedene Weise tun. Sie haben hier die Wahl zwischen der vertikalen Bildlaufleiste und verschiedenen Tastenkombinationen (eine Zusammenfassung dazu finden Sie in Tabelle 11.1).

Um zum nächsten Datensatz in der Tabelle zu gelangen, drücken Sie [Pfeil u] beziehungsweise [Enter] oder klicken auf den nach unten zeigenden Pfeil in der Bildlaufleiste.

Um zum vorherigen Datensatz in der Tabelle zu springen, drücken Sie [Pfeil o] beziehungsweise [Shift]+[Enter] oder klicken auf den nach oben zeigenden Pfeil in der Bildlaufleiste.

Den Sprung zum allerersten Datensatz schaffen Sie durch Drücken von [Strg]+[Pfeil o] beziehungsweise [Strg]+[Bild auf] oder durch Ziehen des Bildlauffeldes ganz nach oben in der Bildlaufleiste.

Und zum letzten Datensatz machen Sie einen Riesensprung, indem Sie [Strg]+[Pfeil u] beziehungsweise [Strg]+[Bild ab] drücken oder das Bildlauffeld ganz nach unten in der Bildlaufleiste ziehen.

Tabelle 11.1: So blättern Sie am geschicktesten durch die Datensätze.

Heureka! Ich hab’s gefunden!

Bei sehr großen Datenbeständen kann es schwierig werden, einen bestimmten Datensatz zu finden, wenn man datensatzweise in der Tabelle blättert oder in Zehnerschritten in der Tabelle umherspringt. Anstatt Zeit mit mühseligem Blättern zu verschwenden, greifen Sie auf die Eingabemaske zurück. Dort können Sie mithilfe der Schaltfläche KRITERIEN gezielt nach einem bestimmten Datensatz suchen.

Klicken Sie bei Bedarf in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche MASKE, um die Eingabemaske zu öffnen. Wenn Sie dann auf die Schaltfläche KRITERIEN klicken, zeigt Excel die leere Datenmaske an (anstelle der Datensatznummer wird nun das Wort SUCHKRITERIEN oben rechts im Dialogfeld angezeigt). Nun können Sie die Kriterien, anhand derer gesucht werden soll, in die leeren Textfelder eingeben.

Angenommen, Sie möchten Ihrem Kunden Knut Flieder einen besonderen Rabatt für den nächsten Kauf einräumen. (Er hat in letzter Zeit so viel gekauft. Das war längst fällig.) Sie möchten nun aber nochmals prüfen, wie hoch sein Auftragsvolumen wirklich war. Und Sie können nirgends seine Kundennummer ausfindig machen. Sie wissen lediglich, dass er in Magdeburg wohnt.

Diese Informationen schränken die Suche also auf alle Datensätze ein, die den Eintrag Magdeburg im Feld STADT enthalten und im Feld NACHNAME als ersten Buchstaben ein »F« aufweisen. Klicken Sie also in der Datenmaske auf die Schaltfläche KRITERIEN und geben Sie Folgendes in das Textfeld für das Feld NACHNAME ein:

F*

In das Textfeld für das Feld STADT geben Sie Folgendes ein:

Magdeburg

Bei der Eingabe von Suchkriterien können Sie wieder einmal mit den Platzhaltern ? (Fragezeichen) und * (Sternchen) arbeiten (mehr Infos hierzu in Kapitel 6).

Klicken Sie nun auf die Schaltfläche WEITERSUCHEN beziehungsweise drücken Sie [Enter]. Excel zeigt in der Datenmaske den ersten Datensatz an, der einen mit »F« beginnenden Nachnamen und die Stadt Magdeburg enthält. In der Kundentabelle ist der erste Datensatz, der mit diesen Suchkriterien übereinstimmt, der Datensatz für Vroni Fischer. (Deren Auftragsvolumen ist ja auch nicht schlecht.) Das heißt, Sie müssen weitersuchen. Klicken Sie noch einmal auf die Schaltfläche WEITERSUCHEN beziehungsweise drücken Sie [Enter]. Endlich werden Sie fündig, und der Datensatz für Knut Flieder wird angezeigt. Wenn Sie möchten, können Sie diesen Datensatz jetzt auch bearbeiten. Vielleicht hat sich ja die E-Mail-Adresse geändert? Sobald Sie auf die Schaltfläche SCHLIESSEN klicken, wird der Datensatz mit den Änderungen gespeichert.

Tabelle 11.2 zeigt die Operatoren, die Sie bei der Eingabe von Suchkriterien einsetzen können, um einen bestimmten Datensatz in der Tabelle ausfindig zu machen.

Operator

Bedeutung

=

gleich

>

größer als

>=

größer oder gleich

<

kleiner als

<=

kleiner oder gleich

<>

ungleich

Tabelle 11.2: Operatoren zum Definieren von Suchkriterien

Um zum Beispiel nur die Datensätze anzeigen zu lassen, die ein Auftragsvolumen von weniger als 5.000 € enthalten, geben Sie im Textfeld des Feldes AUFTRÄGE ‹5000 ein und klicken dann auf die Schaltfläche WEITERSUCHEN.

Wenn mehrere Datensätze mit den Suchkriterien übereinstimmen, müssen Sie unter Umständen mehrmals auf WEITERSUCHEN beziehungsweise VORHERIGEN SUCHEN klicken, um den gewünschten Datensatz zu finden. Stimmt kein Datensatz mit den Suchkriterien überein, gibt Ihr Rechner ein Piepsen von sich, wenn Sie auf eine der beiden Schaltflächen klicken.

Wenn es nötig ist, die Suchkriterien zu ändern, klicken Sie auf KRITERIEN, um die Daten aus der Datenmaske auszublenden. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche LÖSCHEN, um alle bereits definierten Suchkriterien außer Kraft zu setzen. Wollen Sie nur ein Suchkriterium ändern (die anderen sollen weiterhin gelten), markieren Sie das entsprechende Suchkriterienfeld und löschen dessen Inhalt, bevor Sie ein neues Suchkriterium eingeben. Wenn Sie zum aktuellen Datensatz zurückschalten möchten, ohne eine Suche zu starten, klicken Sie auf die Schaltfläche MASKE. (MASKE wird anstelle von KRITERIEN angezeigt, wenn Sie zuvor auf KRITERIEN geklickt haben.)

Daten von A bis Z (oder wie bringe ich Ordnung in das Chaos)

Jede Tabelle, die Sie in Excel erstellen, wird irgendein System für die Pflege und Anzeige der Datensätze aufweisen. Je nach Tabelle sind die Datensätze zum Beispiel alphabetisch nach Nachnamen oder Firmennamen oder in numerischer Reihenfolge sortiert. In der Beispieltabelle in diesem Kapitel sind die Datensätze gerade alphabetisch nach Nachnamen sortiert. Eine andere Möglichkeit wäre eine numerische Reihenfolge nach Kundennummer.

Wenn Sie damit beginnen, Ihre Datensätze in eine neue Tabelle einzugeben, steckt bestimmt ein System in der Reihenfolge der Eingabe. Später werden Sie aber sicherlich mit Bedauern feststellen, dass es keine Möglichkeit gibt, weitere Datensätze an einer bestimmten Stelle einzufügen. Wann immer Sie mit oder ohne Maske einen neuen Datensatz einfügen, wird dieser gnadenlos am Ende der Tabelle in einer neuen Zeile eingefügt.

Was bedeutet das in der Praxis? Wenn Sie zu Beginn Ihre Datensätze alphabetisch nach Firmennamen sortiert eingegeben haben (ABC GmbH bis Zitrus AG), werden Sie Schwierigkeiten mit Ihrem neuen Kunden Dach&Ziegel bekommen. Excel setzt diesen neuen Datensatz an das Ende der Tabelle hinter die Firma Zitrus AG. Da hat er aber gar nichts zu suchen. Das Chaos beginnt.

Selbst wenn Sie es schaffen, die Reihenfolge Ihrer Datensätze einigermaßen sinnvoll beizubehalten: Was passiert, wenn Sie einmal Ihre Datensätze nach anderen Gesichtspunkten untersuchen und darstellen müssen?

Wenn Sie zum Beispiel Ihre Tabelle normalerweise nach Firmennamen alphabetisch geordnet haben, ist es manchmal sinnvoll beziehungsweise erforderlich – zum Beispiel bei einer Mailingaktion –, die Datensätze nach Postleitzahlen zu sortieren. Wenn Sie für Ihren Außendienst eine Liste erstellen möchten, aus der hervorgeht, welche Kunden in welchen Gebieten sitzen, benötigen Sie eine Sortierung nach Verkaufsgebieten und vielleicht noch zusätzlich nach Städten.

Wie es scheint, ist die flexible Anordnung der Datensätze das A und O für das Arbeiten mit Ihren Daten. Und das weiß auch Excel. Damit Excel korrekt sortieren kann, muss es wissen, welche Felder als Schlüssel für die neue Anordnung verwendet werden sollen. (Im Datenbankjargon werden diese Felder auch als Sortierschlüssel oder als Schlüsselfelder bezeichnet.) Außerdem müssen Sie die Sortierreihenfolge festlegen. Sie können hierbei zwischen aufsteigender und absteigender Sortierfolge wählen.

In der aufsteigenden Sortierfolge werden alle Texteinträge in alphabetischer Ordnung (von A bis Z), alle Werte in numerischer Reihenfolge (kleinster Wert bis größter Wert) geordnet. Bei Datumswerten geht es von alt nach neu.

In der absteigenden Sortierfolge ist es genau umgekehrt: Die alphabetische Sortierung erfolgt von Z bis A, die numerische Reihenfolge beginnt mit dem größten Wert und endet mit dem kleinsten und bei Datumsangaben geht es von neu nach alt.

Aufsteigend und absteigend genauer betrachtet

Wenn Sie für ein Schlüsselfeld, das recht viele verschiedenartige Einträge enthält, die aufsteigende Sortierfolge wählen, sortiert Excel zuerst alle Zahlen (kleinste bis größte), danach alle Texteinträge (A bis Z) und abschließend die logischen Werte (zuerst FALSCH, dann WAHR), dann Fehlerwerte und ganz zum Schluss leere Zellen. Bei der absteigenden Sortierfolge sieht es folgendermaßen aus: zuerst Zahlen (größte bis kleinste), danach Texteinträge (Z bis A), dann die logischen Werte (zuerst WAHR, dann FALSCH) und so weiter.

Nach einem Feld sortieren

Wenn Sie Ihre Tabelle nur nach einem Feld sortieren wollen (zum Beispiel nach dem Nachnamen oder nach der Postleitzahl), klicken Sie auf den Filterpfeil neben dem entsprechenden Feldnamen und entscheiden sich dort für eine Sortierfolge:

VON A BIS Z SORTIEREN beziehungsweise VON Z BIS A SORTIEREN für Textfelder

NACH GRÖSSE SORTIEREN (AUFSTEIGEND) beziehungsweise NACH GRÖSSE SORTIEREN (ABSTEIGEND) für numerische Felder

NACH DATUM SORTIEREN (AUFSTEIGEND) beziehungsweise NACH DATUM SORTIEREN (ABSTEIGEND) für Datumsfelder

Excel passt dann die Reihenfolge der Datensätze an die gewählte Sortierfolge im als Sortierschlüssel gewählten Feld an. Und wenn Ihnen die neue Reihenfolge nicht zusagt, klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff ganz schnell auf die Schaltfläche RÜCKGÄNGIG oder drücken [Strg]+[Z]. Und schon wird die alte Reihenfolge wiederhergestellt.

Excel denkt wirklich an alles. Wenn Sie die Tabelle nach einem bestimmten Feld sortiert haben, wird in der Pfeilschaltfläche neben dem Sortierfeld ein dünner nach oben beziehungsweise nach unten zeigender Pfeil angezeigt. Dieser Winzlingspfeil besagt zum einen, dass nach diesem Feld sortiert wurde, und gibt auch noch Auskunft über die Sortierfolge (Pfeil nach oben für aufsteigend, Pfeil nach unten für absteigend).

Nach mehreren Feldern sortieren

Das Sortieren nach mehr als einem Schlüssel ist dann nötig, wenn das Feld, nach dem Sie sortieren möchten (in der Datenbanksprache wird es als Primärschlüssel bezeichnet), identische Einträge enthält, die Sie zusätzlich nach einem anderen Schlüssel sortieren möchten. (Wenn Sie für die Duplikate keine zusätzliche Sortierart festlegen, zeigt Excel diese in der Reihenfolge an, in der sie eingegeben wurden.)

Das beste und einleuchtendste Beispiel für das Sortieren mit mehreren Sortierschlüsseln lautet folgendermaßen: Sie arbeiten mit einer riesigen Tabelle, die Sie in alphabetischer Ordnung nach Nachnamen sortieren möchten. Je größer die Tabelle, umso wahrscheinlicher das Vorkommen von identischen Nachnamen. Denken Sie nur an all die Meiers, Müllers, Hubers etc. Wenn Sie für das Sortieren nur den Schlüssel NACHNAME bestimmen, werden alle Meiers, alle Müllers und alle Hubers etc. in der Reihenfolge sortiert, in der Sie sie eingegeben haben. Damit auch hier eine sinnvolle Ordnung zustande kommt, sollten Sie einen zweiten Sortierschlüssel, den Vornamen, verwenden. Damit ist absolut gewährleistet, dass Monika Müller vor Richard Müller und Sabine Walter nach Astrid Walter steht. Und so soll es schließlich auch sein.

Sie wollen Ihre Excel-Tabelle nach mehreren Feldern sortieren? Na dann los!

1. Markieren Sie eine beliebige Zelle in der Tabelle.

2. Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte START in der Gruppe BEARBEITEN auf die Schaltfläche SORTIEREN UND FILTERN und dann auf BENUTZERDEFINIERTES SORTIEREN.

Excel markiert alle Datensätze der Tabelle (ohne die erste Zeile mit den Feldnamen) und öffnet das Dialogfeld SORTIEREN (siehe Abbildung 11.4).

3. Klicken Sie auf den Pfeil neben SORTIEREN NACH und wählen Sie in der Liste den Feldnamen, nach dem die Datensätze sortiert werden sollen.

Standardmäßig wird aufsteigend sortiert. Wenn Ihnen die absteigende Sortierfolge lieber ist, klicken Sie auf den Pfeil neben REIHENFOLGE und wählen Z BIS A (für Textfelder) beziehungsweise NACH GRÖSSE (ABSTEIGEND) (für numerische Felder) beziehungsweise NACH ALTER (ABSTEIGEND) (für Datumsfelder).

4. (Optional) Wenn Sie den Verdacht hegen, dass es Duplikate geben könnte, klicken Sie oben im Dialogfeld SORTIEREN auf die Schaltfläche EBENE HINZUFÜGEN. Klicken Sie auf den Pfeil neben DANN NACH und wählen Sie einen weiteren Sortierschlüssel aus. Entscheiden Sie sich auch hier für eine Sortierfolge.

5. (Optional) Wenn es ganz hart kommt, wiederholen Sie Schritt 4 und definieren auch noch einen dritten Sortierschlüssel und legen die Sortierfolge fest.

6. Klicken Sie auf OK oder drücken Sie [Enter].

Excel schließt das Dialogfeld SORTIEREN und sortiert die markierten Datensätze. Sollten Sie feststellen, dass Sie nicht nach dem gewünschten Feld sortiert haben, können Sie alles ganz schnell durch Klicken auf die Schaltfläche RÜCKGÄNGIG in der Symbolleiste für den Schnellzugriff oder durch Drücken von [Strg]+[Z] widerrufen. Die alte Ordnung beziehungsweise das alte Chaos ist daraufhin wiederhergestellt.

Abbildung 11.4 zeigt das Dialogfeld SORTIEREN, nachdem ich zwei Sortierschlüssel für die Kundenliste definiert habe. Folgendes soll passieren: Alle Datensätze werden in aufsteigender Folge nach Nachnamen und anschließend ebenfalls in aufsteigender Folge nach Vornamen sortiert. Abbildung 11.5 zeigt das Ergebnis.

Abbildung 11.4: Zwei Sortierschlüssel für das Sortieren nach Nach- und Vornamen in aufsteigender Folge

Nicht nur Tabellen können sortiert werden!

Die Sortierfunktion ist nicht nur für die Daten in Tabellen zuständig. Sie können so gut wie alles in geordnete Form bringen, sei es Text, seien es Zahlen. Beim Sortieren müssen Sie lediglich darauf achten, dass alle Zellen markiert sind, die sortiert werden sollen. Erst dann ist es ratsam, auf der Registerkarte START in der Gruppe BEARBEITEN auf die Schaltfläche SORTIEREN UND FILTERN und danach auf den Befehl BENUTZERDEFINIERTES SORTIEREN zu klicken.

Excel nimmt automatisch an, dass die erste Zeile des markierten Zellbereichs eine Art Überschrift enthält. Deshalb schließt es stets die erste Zeile vom Sortieren aus, ohne überhaupt nachzufragen, ob das so recht ist. Wenn Sie also die erste Zeile des markierten Bereichs mitsortieren wollen, müssen Sie dies Excel explizit mitteilen, indem Sie im Dialogfeld SORTIEREN das Kontrollkästchen DATEN HABEN ÜBERSCHRIFTEN deaktivieren.

Wenn Sie die Datensätze spaltenweise statt standardmäßig zeilenweise sortieren wollen, klicken Sie im Dialogfeld SORTIEREN auf die Schaltfläche OPTIONEN, aktivieren im Bereich AUSRICHTUNG das Optionsfeld SPALTEN SORTIEREN und klicken anschließend auf OK.

Abbildung 11.5: Die Tabelle ist sowohl nach Nachnamen als auch innerhalb der Duplikate nach Vornamen alphabetisch sortiert.

Daten in Tabellen filtern

In Excel-Tabellen ist es ein Kinderspiel, nur die Daten anzuzeigen, die Sie gerade sehen wollen. Sie filtern die Datensätze einfach nach einem bestimmten Wert in einer Tabellenspalte. Dazu klicken Sie auf den Pfeil neben der entsprechenden Tabellenspalte (beziehungsweise im Datenbankjargon: neben dem entsprechenden Feldnamen) und – welch Wunder! – die dann aufklappende Liste enthält alle Einträge der Tabelle für das entsprechende Feld. Bestimmen Sie in der Liste den Eintrag, nach dem Sie filtern möchten. Excel zeigt danach nur noch die Datensätze an, die den von Ihnen gewählten Eintrag im entsprechenden Feld enthalten. Alle anderen Datensätze verschwinden, wenn auch nur vorübergehend.

Sollten Sie aus welchem Grund auch immer keine Pfeile neben den Feldnamen sehen, klicken Sie auf der Registerkarte START in der Gruppe BEARBEITEN auf die Schaltfläche SORTIEREN UND FILTERN und dann auf den Eintrag FILTERN. Und schon ist die Welt wieder in Ordnung.

In Abbildung 11.6 sehen Sie die Beispieltabelle, in der nur die Datensätze angezeigt werden, die im Feld BUNDESLAND den Eintrag Bayern oder Schleswig–Holstein enthalten. Das war überhaupt kein Aufwand. Ich habe einfach die Dropdownliste des Feldes BUNDESLAND geöffnet, das Kontrollkästchen (ALLE AUSWÄHLEN) deaktiviert, damit kein einzelnes Kontrollkästchen mehr mit einem Häkchen versehen ist, und dann die Kontrollkästchen für Bayern und Schleswig-Holstein aktiviert. Das war’s!

Wenn Sie endlich nur die Datensätze auf dem Bildschirm sehen, die Sie gerade brauchen, können Sie sie im aktuellen Arbeitsblatt nach rechts (oder besser noch: in ein anderes Arbeitsblatt) kopieren. Markieren Sie dazu die entsprechenden Zellen und klicken Sie dann im Menüband auf der Registerkarte START in der Gruppe ZWISCHENABLAGE auf die Schaltfläche KOPIEREN oder drücken Sie [Strg]+[C]. Danach markieren Sie die Zelle, ab der die kopierten Datensätze eingefügt werden sollen, und drücken [Enter]. Wenn Sie wollen, können Sie anschließend in Ihrer Tabelle wieder alle Datensätze anzeigen oder einen anderen Filter wählen.

Abbildung 11.6: Die gefilterte Tabelle: Nur die Datensätze, die den Eintrag »Bayern« oder »Schleswig-Holstein« enthalten, werden angezeigt.

Sollten Sie nach dem Filtern feststellen, dass immer noch zu viele Datensätze angezeigt werden, filtern Sie einfach nach Lust und Laune weiter. Angenommen, Sie haben nach den Bundesländern Bayern und Schleswig-Holstein sortiert und dieser Filterversuch hat Ihnen Hunderte von Datensätzen auf dem Bildschirm beschert. Das ist zu viel! Sie wollen das Ganze etwas einschränken und filtern noch einmal: dieses Mal in der Dropdownliste STADT nach den Einträgen München und Kiel.

Irgendwann werden Sie von der Filterei genug haben und wieder alle Datensätze anzeigen wollen. Klicken Sie dazu einfach auf den Pfeil neben dem gefilterten Feld, das Sie übrigens gut am Trichter neben dem Pfeil erkennen können, und aktivieren Sie wieder das Kontrollkästchen (ALLE ANZEIGEN). Und schon sind Ihre Daten wieder komplett.

Wenn Sie sich von den Pfeilen mit oder ohne Filtertrichter gestört fühlen, können Sie sie auch einfach vorübergehend ausblenden. Klicken Sie dazu im Menüband auf der Registerkarte DATEN in der Gruppe SORTIEREN UND FILTERN auf die Schaltfläche FILTERN.

Nur die Top 10 bitte

Und dann gibt es da noch einen vordefinierten Filter für Zahlen mit der schönen Bezeichnung TOP 10. Verwenden Sie diesen Filter für numerische Felder, um beispielsweise die zehn höchsten oder die zehn niedrigsten Werte einer Liste anzuzeigen. Um diese Top 10 zu Gesicht zu kriegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Namen eines Feldes, das numerische Daten enthält, wählen Sie in der Liste den Eintrag ZAHLENFILTER und in der nächsten Liste den Eintrag TOP 10.

Na also! Das Dialogfeld TOP-10-AUTOFILTER macht sich auf dem Bildschirm breit. Standardmäßig ist es auf die obersten Zehn eingestellt. Was Sie selbstverständlich ändern können.

2. Wenn Sie sich nicht für die »Besten«, sondern für die »Schlechtesten« interessieren, dann wählen Sie im ersten Dropdown-Listenfeld den Eintrag UNTERSTEN.

3. Um mehr als zehn Datensätze anzeigen zu lassen, geben Sie einfach die gewünschte Zahl im daneben liegenden Textfeld ein.

4. Wenn Sie ganz clever sind und die ersten oder letzten zehn Prozent eines Feldes sehen möchten, tauschen Sie im zweiten Dropdown-Listenfeld den Eintrag ELEMENTE gegen den Eintrag PROZENT aus.

5. Mit OK geht’s los.

In Abbildung 11.7 sehen Sie die bereits bekannte Excel-Tabelle KUNDENTABELLE, die stolz ihre zehn besten Kunden präsentiert. Ein Hoch auf Iijan Abersan.

Abbildung 11.7: Die zehn besten Kunden

Einsatzbereite Datumsfilter

Beim Filtern einer Tabelle nach einer Datumsspalte lässt Excel sich ebenfalls nicht lumpen und stellt Ihnen eine bunte Vielzahl von Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Da wird einem ja ganz schwindelig. Schwelgen Sie im MORGEN, GESTERN, DIESES QUARTAL oder ALLE DATUMSWERTE IM ZEITRAUM SEPTEMBER oder … Ich werd nicht mehr!

Und um in diesem Schlaraffenland zugreifen zu können, müssen Sie lediglich auf den Filterpfeil neben einem Datumsfeld klicken und in der ersten Liste DATUMSFILTER wählen. Danach liegen Ihnen die Datumsfilter zu Füßen.

Selbst geschnitzte Filter

Alles schön und gut! Was macht man aber, wenn man beim Filtern noch flexibler sein und nicht nach einem ganz bestimmten Eintrag filtern will? Keine Sorge – auch das ist kein Problem. Sie erstellen einen sogenannten benutzerdefinierten AutoFilter, zum Beispiel einen, der nach allen Nachnamen filtert, die mit »M« anfangen, oder einen, der nach einem Zahlenbereich filtert, zum Beispiel einem Auftragsvolumen zwischen 3.000 und 9.000 €.

Klingt vielversprechend. Wie das geht? Sie klicken auf den Filterpfeil des zu filternden Feldes und wählen dann abhängig davon, ob das Feld Text, Zahlen oder Datumsangaben enthält, den Eintrag TEXTFILTER, ZAHLENFILTER oder DATUMSFILTER. In jedem Fall wird ganz unten in der dann angezeigten Liste der Befehl BENUTZERDEFINIERTER FILTER angeboten. Wählen Sie diesen Eintrag und Excel zeigt hurtig das Dialogfeld BENUTZERDEFINIERTER AUTOFILTER an (siehe Abbildung 11.8).

Dieses Dialogfeld bekommen Sie auch zu Gesicht, wenn Sie statt unten in der Liste BENUTZERDEFINIERTER FILTER ganz oben in der Liste den Eintrag IST GLEICH, IST NICHT GLEICH etc. wählen.

Abbildung 11.8: Filtern Sie alle Datensätze, deren Auftragsvolumen über 3.000 €, aber unter 9.000 € liegt.

Zunächst müssen Sie im Dialogfeld BENUTZERDEFINIERTER AUTOFILTER einen Operator im ersten Dropdown-Listenfeld auswählen. In Tabelle 11.3 finden Sie weitere Infos zu diesem Thema. Geben Sie danach im Textfeld rechts daneben den Wert (Text oder Zahl) ein, der erreicht, übertroffen, unterboten etc. werden soll. Sie können den Text oder die Zahl auch durch Klicken auf den Pfeil neben dem Textfeld auswählen. Die dann angezeigte Liste enthält nämlich alle Daten der entsprechenden Tabellenspalte.

Tabelle 11.3: Die wichtigsten Operatoren für benutzerdefinierte AutoFilter

Wenn Sie Ihre Datensätze lediglich nach einem bestimmten Feldeintrag mit einem bestimmten Operator filtern möchten, können Sie jetzt auf OK klicken oder [Enter] drücken. Das Beste haben Sie dann aber versäumt. Sie können, wie in Abbildung 11.8 zu sehen ist, im Dialogfeld BENUTZERDEFINIERTER AUTOFILTER die Tabelle nach einem bestimmten Bereich filtern oder zwei Kriterien definieren, von denen nur eines erfüllt werden muss.

Einen Wertebereich definieren Sie folgendermaßen: Wählen Sie im ersten Dropdown-Listenfeld für Operatoren den Eintrag IST GRÖSSER ALS oder IST GRÖSSER ODER GLEICH. Danach wählen Sie den niedrigsten (beziehungsweise ersten) Wert des Bereichs aus oder geben ihn ein. Vergewissern Sie sich, dass das Optionsfeld UND aktiviert ist, und wählen Sie im zweiten Dropdown-Listenfeld für Operatoren den Eintrag IST KLEINER ALS oder IST KLEINER ODER GLEICH. Zu guter Letzt geben Sie den höchsten (beziehungsweise letzten) Wert des Bereichs im Textfeld ein oder wählen ihn in der Liste aus.

Das war die graue Theorie. Werfen Sie noch einmal einen Blick auf Abbildung 11.8 weiter vorn in diesem Kapitel. Folgende Situation: In der Kundenliste sollen nur die Datensätze angezeigt werden, deren Auftragsvolumen über 3.000, aber unter 9.000 € liegt. Als erster Operator wird IST GRÖSSER ALS gewählt. Der niedrigste Wert im Text lautet 3000. Das Optionsfeld UND ist aktiviert. Als zweiten Operator habe ich IST KLEINER ALS gewählt und als höchsten Wert 9000 eingegeben. In Abbildung 11.9 sehen Sie das Ergebnis.

Abbildung 11.9: Der benutzerdefinierte AutoFilter hat funktioniert.

Und dann gibt es noch die Entweder-oder-Möglichkeit. Das heißt, ein Eintrag soll entweder dies oder das sein. Meistens werden dafür die Operatoren ENTSPRICHT und ENTSPRICHT NICHT verwendet. Im ersten Textfeld muss die eine Möglichkeit, im zweiten Textfeld die andere Möglichkeit stehen. Und: ODER muss aktiviert sein.

Angenommen, Sie möchten die Tabelle so filtern, dass nur die Datensätze für Bayern und Sachsen-Anhalt angezeigt werden. Als Erstes wählen Sie den ersten Operator ENTSPRICHT und geben im Textfeld daneben Bayern ein. Anschließend aktivieren Sie das Optionsfeld ODER. (Das ist der entscheidende Punkt!) Danach wählen Sie als zweiten Operator ebenfalls ENTSPRICHT und geben im Textfeld daneben Sachsen–Anhalt ein. Sobald Sie auf OK klicken oder [Enter] drücken, werden nur die Datensätze angezeigt, die im Feld BUNDESLAND den Eintrag Bayern oder den Eintrag Sachsen–Anhalt enthalten.

Externe Daten in eine Tabelle importieren

Mit Excel funktioniert das Importieren von Daten aus anderen Einzelplatz-Datenbankanwendungen, zum Beispiel aus Microsoft Access, quasi von selbst. Im Datenbankjargon spricht man hier auch von einer externen Datenbankabfrage.

Auch Webabfragen, mit denen Daten direkt aus Webseiten in ein Excel-Arbeitsblatt abgerufen werden können, sind ein Kinderspiel.

Eine Access-Datenbanktabelle importieren

Um eine Datenbanktabelle aus Access zu importieren, brauchen Sie natürlich das Programm Access und eine mit Access erstellte Datenbank. Wer dies nicht hat, macht hier schon mal Trockenübungen. Aber jetzt mal im Ernst: Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte DATEN in der Gruppe EXTERNE DATEN ABRUFEN auf die Schaltfläche AUS ACCESS. Damit landen Sie im Dialogfeld DATENQUELLE AUSWÄHLEN, in dem Sie den Namen der Access-Datenbank auswählen und dann auf ÖFFNEN klicken. Jetzt meldet sich das Dialogfeld TABELLE AUSWÄHLEN, in dem Sie sich für die Tabelle entscheiden müssen, die die zu importierenden Daten enthält.

Wenn Sie eine Tabelle ausgewählt und mit OK bestätigt haben, gelangen Sie zum Dialogfeld DATEN IMPORTIEREN. Dort können Sie unter folgenden Optionen wählen:

TABELLE: Damit werden die Daten aus der Access-Tabelle in eine Excel-Tabelle in das bestehende beziehungsweise in ein neues Arbeitsblatt (siehe die beiden letzten Punkte in dieser Aufzählungsliste) importiert.

PIVOTTABLE-BERICHT: Damit werden die Daten aus der Access-Tabelle in eine neue PivotTable importiert, in der Sie dann bequem die Daten umstrukturieren können (siehe auch Kapitel 9).

PIVOTCHART: Damit werden die Daten aus der Access-Tabelle in eine neue PivotTable importiert, in die ein PivotChart eingebettet ist (siehe auch Kapitel 9).

NUR VERBINDUNG ERSTELLEN: Damit wird eine Verbindung zu den Daten aus der gewählten Access-Tabelle hergestellt, ohne sie in das Excel-Arbeitsblatt zu übernehmen.

BESTEHENDES ARBEITSBLATT: (Standardeinstellung) Die Daten aus der Access-Tabelle werden an der aktuellen Cursorposition des aktiven Arbeitsblattes eingefügt.

NEUES ARBEITSBLATT: Die Daten aus der Access-Tabelle werden in ein neues Arbeitsblatt eingefügt, das sich in der Registerleiste ganz nach vorn drängelt.

In Abbildung 11.10 sehen Sie die Daten aus der Tabelle BESTELLUNGSZUSAMMENFASSUNG aus der Nordwind-Beispieldatenbank von Access 2013, die als Excel-Tabelle in ein neues Excel-Arbeitsblatt importiert wurden. Nach dem Import können Sie sofort loslegen und mit den Filterpfeilen die Daten sortieren und filtern (wie ich es in den vorherigen Abschnitten in diesem Kapitel beschrieben habe).

Abbildung 11.10: Das neue Arbeitsblatt mit der Tabelle nach dem Datenimport aus Access

Excel verwaltet ganz brav eine Liste mit allen externen Datenbankabfragen, die Sie durchgeführt haben, damit Sie schnell wieder darauf zurückgreifen können, um Daten aus externen Datenbanken oder aus einer Webseite zu aktualisieren. Um über diese Liste eine Abfrage erneut aufzurufen, klicken Sie auf der Registerkarte DATEN in der Gruppe EXTERNE DATEN ABRUFEN auf die Schaltfläche VORHANDENE VERBINDUNGEN.

Selbstverständlich stellt Access nicht die einzige Datenquelle dar, aus der Sie Daten importieren können. Klicken Sie auf der Registerkarte DATEN in der Gruppe EXTERNE DATEN ABRUFEN auf die Schaltfläche AUS ANDEREN QUELLEN, um sich neue Möglichkeiten zu eröffnen, die da wären:

AUS SQL SERVER: Import von Daten aus einer SQL Server-Tabelle

AUS ANALYSIS SERVICES: Import von Daten aus einem SQL Server Analysis-Cube

AUS WINDOWS AZURE MARKETPLACE: Import von Daten aus einer beliebigen Datenbanktabelle eines Marketplace-Dienstanbieter in der Cloud. Für den Zugriff auf die Tabelle benötigen Sie den Speicherort der Datei (in der Regel eine Internetadresse) sowie Ihren Kontoschlüssel. Ohne diese Angaben kein Datenimport! (Informationen hierzu finden Sie unter www.windowsazure.com.)

AUS ODATA-DATENFEED: Import von Daten aus einer beliebigen Datenbanktabelle, die dem OData-Protokoll (Open Data) entspricht. Für den Zugriff auf die Tabelle benötigen Sie den Speicherort der Datei (in der Regel eine Internetadresse) sowie Benutzer-ID und Kennwort. Ohne diese Angaben ist der Import nicht möglich.

AUS XML-DATENIMPORT: Import von Daten aus einer XML-Datei, die Sie öffnen und zuordnen

AUS DEM DATENVERBINDUNGS-ASSISTENTEN: Import von Daten aus einer Datenbanktabelle mithilfe des Datenverbindungs-Assistenten und OLEDB (Object Linked Embedded Database)

AUS MICROSOFT QUERY: Import von Daten aus einer Datenbanktabelle mithilfe von Microsoft Query und ODBC (Open DataBase Connectivity)

Daten über Webabfragen importieren

Um eine Webabfrage zu starten, klicken Sie auf der Registerkarte DATEN in der Gruppe EXTERNE DATEN ABRUFEN auf die Schaltfläche AUS DEM WEB. Excel stellt Ihnen sofort das Dialogfeld NEUE WEBABFRAGE zur Verfügung, in der wiederum die auf Ihrem Rechner eingestellte Startseite des Standardwebbrowsers (bei vielen wird das Internet Explorer sein) angezeigt wird. Um nun zur Webseite zu wechseln, die die zu importierenden Daten enthält, haben Sie die Wahl:

Geben Sie oben im Browser im Feld ADRESSE die Webadresse (auch URL genannt) ein und drücken Sie [Enter].

Machen Sie über die Suchfunktion auf der Startseite den Adresslink ausfindig und klicken Sie darauf.

Wenn im Dialogfeld NEUE WEBABFRAGE endlich die gewünschte Webseite angezeigt wird, zeigt Excel mithilfe kleiner gelber Kontrollkästen, die einen nach rechts zeigenden Pfeil enthalten, an, welche Tabellendaten auf der aktuellen Webseite importiert werden können (siehe Abbildung 11.11). Um solche Daten zu importieren, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen, das dann ein Häkchen erhält und ganz grün wird.

Wenn Sie auf der Webseite die Kontrollkästchen für die zu importierenden Daten aktiviert haben, klicken Sie unten im Dialogfeld auf IMPORTIEREN. Das Dialogfeld NEUE WEBABFRAGE geht und eine abgespeckte Variante des Dialogfeldes DATEN IMPORTIEREN kommt. Hier gibt es nur zwei Optionen:

BESTEHENDES ARBEITSBLATT: (Standardeinstellung) Die Tabelle wird an der aktuellen Cursorposition des aktiven Arbeitsblattes eingefügt.

NEUES ARBEITSBLATT: Die Tabelle wird in ein neues Arbeitsblatt eingefügt, das sich in der Registerleiste ganz nach vorn drängelt.

Wenn Sie jetzt im Dialogfeld DATEN IMPORTIEREN auf OK klicken, wird das Dialogfeld geschlossen und die auf der Webseite gewählten Daten werden endlich in Ihre Arbeitsmappe in ein neues beziehungsweise ein vorhandenes Arbeitsblatt eingefügt.

Abbildung 11.11: Mal sehen, wie es um die Börse bestellt ist.

Wirkliche Tabellen im Excel-Sinn werden dabei aber leider nicht importiert, sondern eher Zellbereiche. Wenn Sie sich hier lieber in Excel-Tabellen tummeln, markieren Sie den betreffenden Zellbereich und klicken im Menüband auf der Registerkarte START in der Gruppe FORMATVORLAGEN auf die Schaltfläche ALS TABELLE FORMATIEREN, wählen eine Tabellenformat aus und bestätigen die Bereichsabfrage mit OK. Und schon sieht alles viel schöner aus und funktioniert dank der Filterpfeile auch professioneller.

Keine Webabfrage ohne Internetzugang! Wenn Sie beispielsweise gerade mit dem Notebook im Garten arbeiten und das Netzwerkkabel zu kurz und keine drahtlose Verbindung konfiguriert ist, müssen Sie mit der Webabfrage warten, bis Sie wieder eine Verbindung zum Internet herstellen können.

12

Erweitern, verknüpfen, automatisieren und gemeinsam nutzen

In diesem Kapitel

Mit den Apps für Office und den Add-Ins Excel 2013 automatisieren

und optimieren

Hyperlinks beziehungsweise Links zu Arbeitsmappen, Arbeitsblättern, Office-Dokumenten, Webseiten oder E-Mails erstellen

Makros zur Automatisierung von alltäglichen Aufgaben aufzeichnen

Arbeitsblätter im Web bereitstellen

Arbeitsblätter mit Excel Web App bearbeiten

Vielleicht haben Sie auf den ersten Blick den Eindruck bekommen, dass es sich in diesem Kapitel um eine bunte Mischung an übrig gebliebenen Programmfunktionen handelt, die nirgendwo anders hinpassen. Aber der Eindruck täuscht. Dieses Kapitel hat ein ganz zentrales Thema. Hier geht es darum, wie Sie die Leistungsfähigkeit von Excel voll ausnutzen können.

Und wie es der Zufall so will, sind Funktionserweiterung, Verknüpfung, Automatisierung und gemeinsame Nutzung vier wichtige Wege, den Einsatz von Excel für Sie noch vielseitiger und flexibler zu gestalten. Apps für Office und Add-Ins stellen zusätzliche Funktionen zur Verfügung; mit Links verknüpfen Sie Ihre Arbeit mit anderen Arbeitsmappen/-blättern und Office-Dokumenten; Makros helfen Ihnen beim Automatisieren sich wiederholender Aufgaben; zur gemeinsamen Nutzung von Arbeitsblättern in einem Team senden Sie sie als Anhang per Mail an andere Benutzer, veröffentlichen sie im Web oder bearbeiten sie online im Team mithilfe der Excel Web App.

Apps für Office downloaden

Apps für Office sind kleine Progrämmchen, mit denen Sie den Funktionsumfang der einzelnen Microsoft Office 2013-Anwendungen erweitern können, beispielsweise Apps, mit denen Sie sich in die neuen Funktionen von Office einarbeiten, mit denen Sie Begriffe in einsprachigen Lexika nachschlagen oder sogar Daten durch Auswählen in einem Kalender in Ihr Arbeitsblatt einfügen können.

Viele der Apps für Office kosten keinen Cent, für andere fallen geringfügige Gebühren im Office Store an. Damit Sie auf diese kleinen Schätze zugreifen können, müssen Sie sie aber zunächst einmal installieren. Und das geht so:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte EINFÜGEN in der Gruppe APPS auf die Schaltfläche EINE APP EINFÜGEN.

Ein kleines Menü klappt auf, das zwei Einträge enthält: ZULETZT VERWENDETE APPS und ALLE ANZEIGEN. Wenn Sie dieses Menü zum allerersten Mal öffnen, werden keine zuletzt verwendeten Apps angezeigt. Irgendwie logisch, oder?

2. Klicken Sie im Dropdownmenü auf ALLE ANZEIGEN.

Das Fenster APPS FÜR OFFICE präsentiert sich auf dem Bildschirm. Es enthält oben die beiden Kategorien MEINE APPS und EMPFOHLENE APPS. Außerdem wird – zumindest zum Zeitpunkt der Übersetzung – ziemlich auffällig mit gelbem Hintergrund die Meldung angezeigt, dass die Apps aus dem US-Office-Store stammen und daher unter Umständen mit Vorsicht zu genießen sind. Tja, aller Anfang scheint schwer zu ein. Aber das wird schon. Bald gibt es sicherlich auch deutschsprachige Apps im deutschen Office-Store in Hülle und Fülle.

3. Klicken Sie auf die Kategorie EMPFOHLENE APPS, um eine Liste mit den für Excel 2013 verfügbaren Apps anzuzeigen.

Excel präsentiert stolz eine Liste mit Apps, die nur darauf warten, von Ihnen installiert zu werden (siehe auch Abbildung 12.1).

Abbildung 12.1: Englischsprache Apps für Office

4. Klicken Sie auf eine App, um zusätzliche Infos anzuzeigen.

Wenn Sie auf eine App klicken, wechselt Ihr Webbrowser zum Microsoft Store und zeigt Ihnen Infos zur App an – Name, Entwickler, Bewertungen und Preis.

5. Klicken Sie im Store auf die Schaltfläche zum Installieren der App.

Im US-amerikanischen Store ist das die Schaltfläche ADD. Wenn Sie sich noch nicht mit Ihrem Microsoft-Konto angemeldet haben, werden Sie zu einem Anmeldebereich geleitet, in dem Sie Ihre ID und das Kennwort eingeben können. Wenn Sie schon angemeldet sind, müssen Sie noch einmal bestätigen, dass Sie die App auch wirklich herunterladen wollen. Danach erhalten Sie noch eine (zurzeit noch englische) Beschreibung darüber, was Sie machen müssen, damit Sie die App in Excel auch zu sehen bekommen. Und wenn die App etwas kostet, werden auch gleich die Zahlungsmodalitäten geklärt.

6. Klicken Sie im Webbrowser auf die Schaltfläche zum Schließen, um den Browser zu schließen und zu Excel zurückzuwandern.

Wenn die App installiert ist, führen Sie noch die folgenden Schritte aus, um die App für die zukünftige Nutzung in Excel einzufügen:

1. Wenn das Fenster APPS FÜR OFFICE nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Registerkarte EINFÜGEN in der Gruppe APPS auf die Schaltfläche EINE APP EINFÜGEN und dann auf den Befehl ALLE ANZEIGEN.

2. Klicken Sie im Fenster APPS FÜR OFFICE auf MEINE APPS.

Excel präsentiert im Fenster alle Apps für Office, die aktuell in Excel 2013 installiert sind.

3. Klicken Sie auf die App, mit der Sie arbeiten wollen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche EINFÜGEN oder drücken Sie die [Enter]-Taste.

Excel fügt die App brav in das aktuelle Arbeitsblatt ein. Jetzt können Sie auf ihre Funktionen zugreifen. Für manche Apps für Office wird ein eigener Aufgabenbereich geöffnet, beispielsweise für die Apps DICTIONARY – MERRIAM WEBSTER und QUICKHELP STARTER. Für andere Apps wie BING MAPS oder MINI CALENDAR AND DATE PICKER wird ein grafisches Objekt geöffnet, das lässig über dem Arbeitsblatt schwebt.

Um Apps für Office zu schließen, die sich in Aufgabenbereichen tummeln, klicken Sie oben rechts im Aufgabenbereich auf die Schaltfläche zum Schließen (das X). Um die schwebenden Apps wieder loszuwerden, wählen Sie das dafür zuständige grafische Objekt aus und drücken [Entf]. Keine Panik! Das ist der offizielle, wenn auch etwas ungewöhnliche Weg, die App zu schließen. Sie können sie danach selbstverständlich erneut aufrufen.

Und wenn Sie nach und nach mit ein paar installierten Apps für Office gearbeitet haben, füllt sich auch die Dropdownliste ZULETZT VERWENDET APPS der Schaltfläche APPS FÜR OFFICE. Klicken Sie einfach auf einen dort aufgelisteten Eintrag, um die entsprechende App zu starten.

Sie haben Apps installiert, genau wie oben beschrieben, aber weit und breit keine Spur dieser Apps im Fenster APPS FÜR OFFICE im Bereich MEINE APPS? Klicken Sie auf den Link AKTUALISIEREN. Dann sollten die Apps angezeigt werden. Klicken Sie auf MEINE APPS VERWALTEN, um einen Überblick über Ihre installierten Apps zu bekommen und bei Bedarf die eine oder andere App wieder zu deinstallieren.

Add-Ins einrichten

Wem die vielen Funktionen von Excel immer noch nicht genügen, der wende sich nun den Add-Ins zu. Das sind kleine Programmmodule, mit denen Sie die Funktionalität von Excel erweitern können.

Es gibt verschiedene Add-In-Typen:

im Programm integrierte Add-Ins, die mit der Installation von Excel auf Ihre Festplatte gelangen

Add-Ins, die Sie von der Microsoft Office Online-Webseite herunterladen können (http://office.microsoft.com/de–de/default.aspx)

Add-Ins, die von Drittanbietern für Excel 2013 entwickelt werden und meist separat erworben werden müssen

Wenn Sie Excel 2013 installieren, stehen die integrierten Add-Ins zwar zur Verfügung, sie müssen aber sozusagen erst noch geweckt werden, damit Sie mit ihnen arbeiten können. Führen Sie dazu folgende Schritte aus:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte DATEI und dann auf OPTIONEN. Im Dialogfeld EXCEL-OPTIONEN klicken Sie anschließend im linken Bereich auf den Eintrag ADD-INS.

Jetzt werden rechts im Dialogfeld alle Namen, Orte und Typen der Add-Ins aufgelistet, auf die Sie Zugriff haben.

2. Stellen Sie sicher, dass unten im Dropdown-Listenfeld VERWALTEN der Eintrag EXCEL-ADD-INS steht, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche GEHE ZU.

Excel öffnet das Dialogfeld ADD-INS, das bei Ihnen sicherlich so ähnlich wie in Abbildung 12.2 aussieht. Es enthält die Namen aller integrierten Add-Ins, die Sie, wenn Sie möchten, installieren können.

3. Aktivieren Sie im Listenfeld VERFÜGBARE ADD-INS die Kontrollkästchen der Add-Ins, die Sie installieren möchten.

Und wenn Sie stattdessen auf die Namen der Add-Ins klicken, informiert Sie Excel in aller Kürze über Sinn und Zweck des entsprechenden Moduls.

4. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen.

Die zusätzlich eingerichteten Add-Ins benötigen auch ein Plätzchen im Menüband. Excel weiß das und fügt, je nachdem, welche Add-Ins Sie installiert haben, dazu passende Gruppen auf den entsprechenden Registerkarten ein. Wenn Sie sich beispielsweise für die Installation der ANALYSE-FUNKTIONEN oder des SOLVER entschieden haben, fügt Excel sofort auf der Registerkarte DATEN die Gruppe ANALYSE ein und packt die Add-Ins in Form von Schaltflächen in diese Gruppe. Oder Sie haben den TEILSUMMEN-ASSISTENT oder die EUROWÄHRUNGSTOOLS installiert. In diesem Fall gibt es auf der Registerkarte FORMELN die neue Gruppe LÖSUNGEN, die für die Aufnahme der neuen Add-Ins bereitsteht.

Und wenn Sie später merken, dass Sie das eine oder andere Add-In eigentlich völlig umsonst installiert haben, weil Sie es nie und nimmer brauchen, deinstallieren Sie es einfach wieder (und sparen dadurch etwas Arbeitsspeicher). Führen Sie dazu die oben erwähnten Schritte erneut aus und deaktivieren Sie im Dialogfeld ADD-INS die Kontrollkästchen der Add-Ins, die Sie loswerden wollen. Sobald Sie auf OK klicken, entfernt Excel die nicht mehr benötigten Module.

Abbildung 12.2: Diese Add-Ins stehen Ihnen zusätzlich in Excel 2013 zur Verfügung.

Arbeitsblätter mit Hyperlinks ausstatten

Von was ich da eigentlich rede? Also, Hyperlinks – auch ganz einfach Links genannt – sind Elemente in Arbeitsblättern, auf Sie nur mit der Maus zu klicken brauchen, um wie der Blitz zu einem anderen Office-Dokument, einer anderen Arbeitsmappe oder einem anderen Arbeitsblatt zu wechseln. Die Sensation dabei ist, dass es völlig egal ist, wo sich diese Dokumente befinden – sie können sich auf Ihrer Festplatte, auf einem Server in Ihrem LAN (Local Area Network), auf einem Webserver im Internet oder im Intranet Ihrer Firma tummeln. Ja, es ist sogar möglich, E-Mail-Hyperlinks einzufügen, über die Sie automatisch Nachrichten an Kollegen schicken können, mit denen Sie regelmäßig zu tun haben. Und an diese Nachrichten hängen Sie einfach Ihre Excel-Arbeitsmappen oder andere Office-Dokumente dran. Klingt nicht uninteressant, oder?

Damit das Ganze nicht zu einfach wird, gibt es gleich mehrere Hyperlinktypen:

Hypertext, der in der Regel in den Zellen als unterstrichener, blauer Text dargestellt wird

ClipArts und Grafikdateien, die Sie in das Arbeitsblatt eingefügt haben (siehe auch Kapitel 10)

grafische Formen (siehe auch Kapitel 10), die Sie ins Arbeitsblatt eingefügt haben

Wenn Sie einen Hyperlink als Text oder grafisches Objekt einfügen, können Sie ihn mit einer anderen Excel-Arbeitsmappe, mit einer sonstigen Office-Datei, mit einer Webadresse (das ist die URL (Uniform Resource Locator); Sie wissen schon, diese verwirrenden Angaben, die mit http:// beginnen), mit einem Bereich im selben Arbeitsblatt, ja sogar mit einer E-MailAdresse verknüpfen. Bei dem Arbeitsblattbereich kann es sich um einen Zellbezug oder einen benannten Zellbereich (mehr dazu in Kapitel 6) in einem bestimmten Arbeitsblatt handeln.

Also, um einen Hyperlink – sei es als Text oder als grafisches Objekt – einzufügen, tun Sie Folgendes:

1. Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte EINFÜGEN in der Gruppe LINK auf die gleichnamige Schaltfläche.

Das Dialogfeld LINK EINFÜGEN wird geöffnet (siehe Abbildung 12.3). Dort müssen Sie sich für eine Datei, eine Webadresse (URL) oder einen Bereich in der Arbeitsmappe entscheiden.

Abbildung 12.3: Verknüpfung zu einer Datei oder einer Webseite im Dialogfeld »Link einfügen« herstellen

2. a) Variante 1: Um eine Verbindung zu einem anderen Dokument, einer Webseite im Firmenintranet oder im Internet herzustellen, klicken Sie in der Leiste ganz links im Dialogfeld auf die Schaltfläche DATEI ODER WEBSEITE, falls diese noch nicht aktiviert ist, und geben dann den Pfad zum betreffenden Dokument im Textfeld ADRESSE ein.

Befindet sich das Dokument, zu dem Sie eine Verknüpfung herstellen möchten, auf Ihrer Festplatte oder auf einer Festplatte, auf die Sie zugreifen können, öffnen Sie das Dropdown-Listenfeld SUCHEN IN und wählen den gewünschten Ordner und dort das gewünschte Dokument aus. Wenn Sie das Dokument erst vor Kurzem geöffnet haben, könnten Sie durch Klicken auf die Schaltfläche ZULETZT VERWENDET fündig werden.

Soll eine Verbindung zu einem Dokument auf einer Webseite hergestellt werden und sollten Sie die Webadresse zufällig auswendig wissen (so etwas wie http://www.wiley–vch.de), schreiben Sie sie ganz tapfer in das Textfeld ADRESSE. Haben Sie der gewünschten Webseite erst vor Kurzem einen Besuch abgestattet, klicken Sie auf die Schaltfläche BESUCHTE WEBSEITEN.

b) Variante 2: Wenn Sie eine Verknüpfung zu einer anderen Zelle oder einem Zellbereich in derselben Arbeitsmappe herstellen möchten, klicken Sie in der Leiste ganz links im Dialogfeld auf die Schaltfläche AKTUELLES DOKUMENT. Geben Sie anschließend die Adresse der Zelle oder des Zellbereichs in das Textfeld GEBEN SIE DEN ZELLBEZUG EIN ein oder wählen Sie den benannten Bereich beziehungsweise den Zellbezug im Listenfeld ODER WÄHLEN SIE EINE STELLE IM DOKUMENT.

c) Variante 3: Wenn eine neue E-Mail-Nachricht im E-Mail-Programm geöffnet werden soll, die an einen bestimmten Empfänger adressiert ist, klicken Sie in der Leiste ganz links im Dialogfeld auf die Schaltfläche E-MAIL-ADRESSE und geben anschließend die E-Mail-Adresse des Empfängers in das Textfeld E-MAIL-ADRESSE ein.

Sobald Sie mit der Eingabe beginnen, schiebt Excel schwuppdiwupp ein mailto: vor was immer Sie gerade geschrieben haben. (Das ist das HTML-Tag – ja, ja, immer ruhig Blut –, das Excel anweist, Ihr E-Mail-Programm zu öffnen, sobald Sie auf den Hyperlink klicken.)

Soll beim Klicken auf den Hyperlink, was wiederum das Öffnen Ihres E-Mail-Programms bewirkt, auch gleich ein Betreff in die Betreffzeile der neuen Nachricht eingefügt werden (ich hoffe, Sie haben den Faden noch nicht völlig verloren), geben Sie den gewünschten Text im Textfeld BETREFF ein.

Und dann gibt es da noch das Listenfeld ZULETZT VERWENDETE E-MAIL-ADRESSEN. Sollte sich die gewünschte E-Mail-Adresse dort befinden, genügt ein Mausklick darauf, und schon wird die Adresse in das Textfeld E-MAIL-ADRESSE übernommen.

3. (Optional) Um den Hyperlinktext (das ist der unterstrichene, blaue) in der Zelle zu ändern oder Hyperlinktext in eine leere Zelle einzufügen, geben Sie den gewünschten Text in das Textfeld ANZUZEIGENDER TEXT ein.

4. (Optional – für Perfektionisten) Wenn auch noch ein erläuternder Text eingeblendet werden soll, wenn mit der Maus auf den Hyperlink gezeigt wird, klicken Sie auf die Schaltfläche QUICKINFO und geben im Dialogfeld HYPERLINK-QUICKINFO FESTLEGEN im Textfeld QUICKINFO-TEXT den gewünschten Text ein. Das Ganze muss anschließend noch mit OK bestätigt werden.

5. Alles zur Zufriedenheit erledigt? Klicken Sie auf OK oder drücken Sie [Enter], um das Dialogfeld LINK EINFÜGEN endlich loszuwerden.

Nachdem Sie Hyperlinks in ein Arbeitsblatt eingefügt haben, können Sie ihnen in ein externes Dokument, zu einer Webseite, zu einem Zellbereich in derselben Arbeitsmappe oder was auch immer Sie angegeben haben folgen. Zeigen Sie dazu mit dem Mauszeiger auf den unterstrichenen, blauen Text (wenn Sie sich für einen Texthyperlink entschieden haben) oder auf das grafische Objekt (wenn Sie für den Hyperlink etwas fürs Auge verwendet haben). Der Mauszeiger wandelt sich in eine Hand mit erhobenem Zeigefinger, um zu signalisieren: Achtung, hier ist ein Hyperlink! Klicken Sie beherzt auf den Text beziehungsweise auf die Grafik, und schon springt Excel wie der Blitz zur im Hyperlink »hinterlegten« Adresse, sprich zum externen Dokument, zur Webseite oder zum Zellbezug in der aktuellen Arbeitsmappe, zur E-Mail-Nachricht oder was auch immer Sie angegeben haben.

Wenn Sie einmal die Verfolgung eines Hyperlinks aufgenommen haben, wird er nicht mehr in Blau, sondern in Lila angezeigt, unterstrichen bleibt er allemal. Daran erkennen Sie, dass der Hyperlink verwendet worden ist. (Bei grafischen Objekten werden Sie lange suchen können. Da ändert sich nichts.) Sobald Sie die Arbeitsmappe das nächste Mal öffnen, kehrt der Hyperlink zum erfrischenden, nicht verfolgten Blau zurück.

Wenn Sie das Bedürfnis haben, den Inhalt einer Hyperlinkzelle zu bearbeiten, und ganz unbefangen auf die entsprechende Zelle klicken – raten Sie mal, was dann passiert? Genau! Sie springen zum entsprechenden Hyperlinkziel. Und das wollten Sie doch wirklich nicht. Im Fall eines Texthyperlinks genügt es, wenn Sie auf den Text klicken und die Maustaste eine Weile gedrückt halten (also nicht gleich wieder loslassen). Sobald Excel kapiert hat, was Sie meinen, markiert es die Zelle und Sie können den Text des Hyperlinks ändern. Im Fall von grafischen Hyperlinks sind Sie auf der sicheren Seite, wenn Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken und dann im Kontextmenü den Befehl HYPERLINK BEARBEITEN beziehungsweise HYPERLINK ENTFERNEN (wenn Sie ihn loswerden wollen) wählen.

Aufgaben mit Makros automatisieren

Makros! Allein wenn Sie dieses Wort schon hören, möchten Sie am liebsten flüchten? Nichts da! Schmeißen Sie zuerst Ihr Vorurteil über Bord, dass Makros nur etwas für richtige Programmierer sind. Es sind kleine, nützliche Einheiten, die Ihnen das Leben um einiges leichter machen. Sie werden schon sehen! Ein Makro bedeutet lediglich (zumindest in diesem Buch), dass alle Schritte, die Sie für eine bestimmte Aufgabe ausführen müssen, aufgezeichnet werden. Zu einem späteren Zeitpunkt brauchen Sie dann nur noch zu schnippen, und Excel erledigt alles automatisch für Sie.

Excel zeichnet alle Befehle, die Sie aufrufen, und alle Tasten, die Sie drücken, in einer Sprache namens Visual Basic für Applikationen (VBA) auf. Das ist eine spezielle Version der Programmiersprache BASIC, die die netten Leute bei Microsoft so umgemodelt haben, dass sie in allen Office-Programmen verwendet werden kann. Sie erfahren weiter hinten in diesem Kapitel, wie Sie den Visual Basic-Editor öffnen und ein Makro dort überarbeiten können. Echt spannend!

Makros aufzeichnen

Als Dummies-Profi können Sie eine zusätzliche Registerkarte im Menüband anzeigen lassen, nämlich die Registerkarte ENTWICKLERTOOLS, die dann unter anderem einen Befehl zum Aufzeichnen von Makros enthält.

Um die Registerkarte ENTWICKLERTOOLS anzuzeigen, tun Sie Folgendes:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte DATEI und dann auf OPTIONEN.

2. Klicken Sie im Dialogfeld EXCEL-OPTIONEN im linken Bereich auf MENÜBAND ANPASSEN.

3. Klicken Sie im rechten Bereich auf den Pfeil des rechten Dropdown-Listenfeldes MENÜBAND ANPASSEN und entscheiden Sie sich in der Liste für den Eintrag HAUPTREGISTERKARTEN.

4. Aktivieren Sie in der darunter angezeigten Liste das Kontrollkästchen ENTWICKLERTOOLS und klicken Sie abschließend auf OK.

Aber auch ohne Registerkarte ENTWICKLERTOOLS, können Sie Makros aufzeichnen. Unten in der Statusleiste finden Sie gleich rechts neben der Anzeige BEREIT eine Schaltfläche, die aussieht wie ein kleines Arbeitsblatt, in dessen oberen linken Ecke ein riesiger Punkt prangt. Wenn Sie darauf klicken, werfen Sie den Makrorekorder an. Außerdem gibt es auch noch im Menüband auf der Registerkarte ANSICHT in der Gruppe MAKROS die Schaltfläche MAKROS. Klicken Sie darauf und dann auf MAKRO AUFZEICHNEN, und schon geht es los.

Sobald Sie den Makrorekorder angeworfen haben (welchen Weg Sie dafür nutzen, ist völlig egal), werden alle Ihre Aktionen im aktuellen Arbeitsblatt oder Diagrammblatt aufgezeichnet.

Es werden natürlich nicht die Tasten und Befehle im Makro aufgezeichnet, sondern der VBA-Code, der zur Durchführung der Aufgabe erforderlich ist. Das klingt einerseits kompliziert, ist andererseits aber durchaus praktisch. Wenn Sie sich bei der Aufzeichnung eines Makros beispielsweise vertippen und das Eingegebene korrigieren, wird nur der Endstand der Eingabe im Makro aufgezeichnet. Der ursprüngliche Tippfehler und seine Überarbeitung bleiben außen vor.

Aufgezeichnete Makros werden entweder als Teil der aktuellen Arbeitsmappe, als Teil einer neuen Arbeitsmappe oder als Teil einer globalen, allgegenwärtigen, persönlichen Makroarbeitsmappe (PERSONAL.XLSB) gespeichert. Letztere ist im Ordner XLSTART auf Ihrer Festplatte zu finden. Wenn Sie ein Makro als Teil der persönlichen Arbeitsmappe speichern, steht es immer und überall zur Verfügung, da die Datei PERSONAL.XLSB heimlich beim Starten von Excel geöffnet wird. Und auch wenn man sie nicht sieht, so sind ihre Makros dennoch aktiv. Wenn Sie ein Makro als Teil der aktuellen oder einer neuen Arbeitsmappe speichern, steht das Makro nur dann zur Verfügung, wenn die entsprechende Mappe geöffnet ist.

Vor dem Aufzeichnen eines Makros entscheiden Sie nicht nur darüber, in welcher Arbeitsmappe das Makro gespeichert werden soll. Sie vergeben auch noch einen Namen für das Makro und weisen ihm, wenn Sie möchten, eine Tastenkombination zu, über die Sie das Makro schnell aufrufen können. Bei der Namensvergabe sollten Sie auf dieselben Punkte wie beim Benennen von Bereichen achten. Beim Zuweisen von Tastenkombinationen gibt es folgende Möglichkeiten:

[Strg] und ein Buchstabe von A bis Z

[Strg]+[Shift] und ein Buchstabe von A bis Z

[Strg] plus ein Sonderzeichen oder plus eine Zahl, zum Beispiel [Strg]+[/] oder [Strg]+[1], das geht nicht.

Genug der Theorie. Damit Sie sehen können, wie einfach es ist, ein Makro aufzuzeichnen, führen Sie die folgenden Schritte durch. Mithilfe dieses Makros wird ein Firmenname in Schriftgröße 12 Punkt und fett formatiert eingefügt. Außerdem wird er noch mithilfe der Funktion VERBINDEN UND ZENTRIEREN zentriert über den Spalten A bis E dargestellt.

1. Öffnen Sie die Arbeitsmappe mit dem Arbeitsblatt, in dem Sie den Firmennamen eingeben möchten.

Wenn Sie ein Makro aufzeichnen, in dem neue Daten eingeben werden (wie in diesem Beispiel), achten Sie darauf, dass genügend Platz für die Dateneingabe vorhanden ist. Und wenn zu Beginn der Aufzeichnung eine bestimmte Zelle aktiv sein muss, markieren Sie sie, bevor Sie das Makro aufzeichnen.

2. Klicken Sie unten in der Statusleiste auf die Schaltfläche, die aussieht wie ein Arbeitsblatt mit großem Punkt, um den Startschuss für die Aufzeichnung zu geben.

Das Dialogfeld MAKRO AUFZEICHNEN wird geöffnet (siehe Abbildung 12.4). Dort können Sie nun den Makronamen, eine Tastenkombination zum Aufrufen, den Speicherort sowie eine Beschreibung definieren.

Abbildung 12.4: Alle Infos für das Makro wurden hier bereits eingegeben.

3. Ersetzen Sie den Standardnamen MAKRO1 durch einen Namen Ihrer Wahl.

Denken Sie daran, dass beim Benennen von Makros keine Leerzeichen erlaubt sind. Außerdem muss der Name mit einem Buchstaben beginnen. Zahlen am Anfang sind verboten. Ich habe mich in diesem Beispiel für den klangvollen Namen Firmen_Name entschieden.

Als Nächstes können Sie, wenn Sie wollen, eine Tastenkombination zum Aufrufen des Makros festlegen. Das ist aber gar nicht immer so leicht, weil Excel ja bereits über eine Reihe integrierter Tastenkombinationen verfügt, die hier natürlich tabu sind. [Strg]+[C] für das Kopieren in die Zwischenablage und [Strg]+[V] für das Einfügen aus der Zwischenablage sind beispielsweise schon belegt. Und wenn Sie eine Tastenkombination für das Makro auswählen, die bereits belegt ist, wehrt sich Excel nicht, sondern lässt Sie einfach die Originalfunktion der entsprechenden Tastenkombination überschreiben. Ich lasse da lieber die Finger von.

4. (Optional) Wenn Sie es nicht lassen können, weisen Sie Ihrem Makro eine Tastenkombination zu.

Jetzt müssen Sie noch entscheiden, wo das Makro gespeichert wird. Wenn Sie in der Dropdownliste MAKRO SPEICHERN IN den Eintrag PERSÖNLICHE MAKROARBEITSMAPPE wählen, steht Ihnen das Makro immer und überall zur Verfügung. Der Eintrag DIESE ARBEITSMAPPE, die standardmäßig angeboten wird, beschränkt den Einsatz des Makros auf die aktuelle Mappe. Und mit dem Eintrag NEUE ARBEITSMAPPE wird eine neue Mappe geöffnet und das Makro der neuen Mappe zugewiesen.

5.Öffnen Sie die Dropdownliste MAKRO SPEICHERN IN und wählen Sie DIESE ARBEITSMAPPE, NEUE ARBEITSMAPPE oder PERSÖNLICHE MAKROARBEITSMAPPE.

Ich habe mich in diesem Beispiel für die persönliche Makroarbeitsmappe entschieden, damit ich den Firmennamen in jede beliebige Arbeitsmappe einfügen kann.

Im nächsten Schritt sollten Sie den Zweck und die Funktion des Makros dokumentieren. Das ist zwar nicht Pflicht, aber doch ganz nützlich, vor allem wenn Sie mit recht vielen Makros hantieren. So wissen Sie und andere sofort, was das Makro tut.

6.(Optional) Geben Sie im Textfeld BESCHREIBUNG den Sinn und Zweck des Makros ein.

Jetzt haben Sie alle Angaben gemacht, die Excel von Ihnen braucht, und Sie können mit der Aufzeichnung loslegen.

7.Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld MAKRO AUFZEICHNEN zu schließen.

Das Dialogfeld wird geschlossen. Außerdem zeigt Excel unten in der Statusleiste jetzt ein kleines weißes Quadrat an, mit dem Sie die Aufzeichnung beenden können.

Eine letzte Entscheidung gilt es jetzt doch noch zu treffen. Soll es sich um eine absolute oder um eine relative Aufzeichnung handeln? Im Fall einer absoluten Aufzeichnung (Standard) wird der Firmenname bei jedem Aufruf des Makros stets in der gerade hier aktiven Zell A1 eingefügt. Etwas flexibler hätte ich das schon gerne. Also doch lieber eine relative Aufzeichnung.

8.Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte ANSICHT in der Gruppe MAKROS auf die Schaltfläche MAKROS und dann auf RELATIVE VERWEISE VERWENDEN. Oder klicken Sie auf der Registerkarte ENTWICKLERTOOLS (wenn Sie sie wie weiter vorn in diesem Kapitel beschrieben eingeblendet haben) in der Gruppe CODE auf die gleichnamige Schaltfläche.

9.Führen Sie die Schritte durch, die aufgezeichnet werden sollen: Markieren Sie die Zelle, geben Sie die Daten ein und formatieren Sie sie wunschgemäß.

Für das Beispielmakro gehen Sie folgendermaßen vor: Geben Sie in Zelle A1 den Firmennamen ein und bestätigen Sie ihn mit [Enter]. Markieren Sie den Firmennamen, öffnen Sie auf der Registerkarte START in der Gruppe SCHRIFTART die Dropdownliste SCHRIFTGRAD und wählen Sie die Größe 12. Klicken Sie in dieser Gruppe auch gleich auf die Schaltfläche FETT. Markieren Sie dann den Bereich A1:E1, wechseln Sie zur Gruppe AUSRICHTUNG und klicken Sie dort auf die Schaltfläche VERBINDEN UND ZENTRIEREN.

Alles erledigt? Dann wäre es an der Zeit, die Makroaufzeichnung zu beenden.

10. Klicken Sie unten in der Statusleiste auf das kleine weiße Quadrat, um die Makroaufzeichnung zu beenden.

In der Statusleiste wird wieder das Symbol zum Aufzeichnen von Makros angezeigt. Und alles ist wie gehabt.

Makros ausführen

Nach der Aufzeichnung können Sie das Makro ausführen. Dafür wurde es schließlich gemacht. Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte ANSICHT in der Gruppe MAKROS auf die Schaltfläche MAKROS und dann auf MAKROS ANZEIGEN oder drücken Sie [Alt], [F8]. Für die Entwickler unter Ihnen: Klicken Sie auf der Registerkarte ENTWICKLERTOOLS in der Gruppe CODE auf die Schaltfläche MAKROS. Egal für welchen Weg Sie sich entscheiden, Sie landen im Dialogfeld MAKRO (siehe Abbildung 12.5). Dort markieren Sie im Listenfeld MAKRONAME das gewünschte Makro und klicken dann auf AUSFÜHREN. Und das Makro legt los.

Wenn Sie dem Makro eine Tastenkombination zugewiesen haben, können Sie sich den Umweg über das Dialogfeld MAKRO sparen und zur Makroausführung die festgelegte Tastenkombination drücken. Und schon führt das Makro brav alle aufgezeichneten Befehle aus.

Abbildung 12.5: Wählen Sie das Makro aus, das die Arbeit für Sie erledigen soll.

Wenn Sie ein Makro wie oben beschrieben in der allgegenwärtigen persönlichen Makroarbeitsmappe speichern, steht das entsprechende Makro immer zur Verfügung, egal wo Sie sich gerade befinden. Dies liegt daran, dass die persönliche Makroarbeitsmappe bei jedem Excel-Start heimlich geöffnet, aber nicht angezeigt wird. Wenn Sie nun ein Makro in dieser Mappe bearbeiten möchten, das heißt, wenn Sie im Dialogfeld aus Abbildung 12.5 ein Makro aus der persönlichen Makroarbeitsmappe markieren und auf die Schaltfläche BEARBEITEN klicken, erleben Sie eine böse Überraschung. Sie werden nämlich in einer Meldung darüber informiert, dass ein Makro in einer ausgeblendeten Mappe nicht bearbeitet werden kann und dass Sie auf EINBLENDEN klicken sollen. Wo? Wer? Wie? Was?

Sie müssen also die persönliche Makroarbeitsmappe sichtbar machen, damit ein dort enthaltenes Makro bearbeitet werden kann. Halb so schlimm: Klicken Sie auf der Registerkarte ANSICHT in der Gruppe FENSTER auf die Schaltfläche EINBLENDEN. Damit wird das Dialogfeld EINBLENDEN geöffnet, in dem die Datei PERSONAL.XLSB bereits aktiviert ist. Bestätigen Sie mit OK. Die Arbeitsmappe PERSONAL.XLSB wird angezeigt und Sie können im Dialogfeld einen erneuten Versuch starten, ein Makro aus dieser Mappe zu bearbeiten. Jetzt sollte es klappen. Und wenn Sie alle Bearbeitungen im Visual Basic-Editor erledigt haben, klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte ANSICHT in der Gruppe FENSTER auf die Schaltfläche AUSBLENDEN, um die persönliche Makroarbeitsmappe wieder unsichtbar zu machen.

Makros in das Menüband aufnehmen

Wenn Sie keine Lust haben, das Dialogfeld MAKRO über die Registerkarte ANSICHT beziehungsweise die Registerkarte ENTWICKLERTOOLS zu öffnen, um dort ein Makro zur Ausführung zu wählen, oder durch Drücken irgendwelcher Tastenkombinationen ein Makro zu starten, erstellen Sie doch einfach eine eigene Registerkarte mit einer eigenen Gruppe, in der Sie Ihre Makros ablegen. Ja, das geht auch!

Um eine Schaltfläche für ein Makro in einer selbst erstellten Gruppe einer programminternen oder handmade Registerkarte einzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte DATEI und dann auf OPTIONEN.

Das Dialogfeld EXCEL-OPTIONEN wird geöffnet.

2. Klicken Sie im Dialogfeld EXCEL-OPTIONEN im linken Bereich auf MENÜBAND ANPASSEN.

Im rechten Bereich werden alle Einstellungsmöglichkeiten zum Anpassen des Menübandes angezeigt.

3. Klicken Sie auf den Pfeil des linken Dropdown-Listenfeldes BEFEHLE AUSWÄHLEN und entscheiden Sie sich in der Liste für den Eintrag MAKROS.

Excel listet brav alle Makros der aktuellen und der PERSONAL-Arbeitsmappe auf.

4. Klicken Sie bei Bedarf auf den Pfeil des rechten Dropdown-Listenfeldes MENÜBAND ANPASSEN und wählen Sie den Eintrag HAUPTREGISTERKARTEN.

Jetzt haben Sie einen guten Überblick über alle programminternen und selbst erstellten Registerkarten mit ihren Gruppen.

5. Klicken Sie auf die gewünschte selbst erstellte Gruppe auf einer programminternen oder selbst erstellten Registerkarte, in die Sie das Makro aufnehmen wollen.

Schreck lass nach! Ich glaube, ich habe noch gar nicht erklärt, wie man eigene Registerkarten und Gruppen für das Menüband bastelt. Wenn Sie also keine Ahnung davon haben, wovon ich spreche, wenden Sie sich bitte vertrauensvoll an den Kasten »Eigene Registerkarten und Gruppen basteln« in diesem Kapitel.

6. Klicken Sie im linken Listenfeld auf das Makro, das Sie in die im rechten Listenfeld ausgewählte Gruppe einfügen wollen.

7. Klicken Sie auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN.

Das ausgewählte Makro wird in der gewählten Gruppe eingefügt.

8. Bestätigen Sie mit OK.

Sobald Sie ein Makro in eine selbst erstellte Gruppe auf einer Registerkarte im Menüband aufgenommen haben, wird es in Form einer Schaltfläche mit Symbol und Makronamen auf der entsprechenden Registerkarte in der gewählten Gruppe angezeigt. Jetzt brauchen Sie nur noch auf diese Schaltfläche zu klicken, um das Makro auszuführen. Wenn Sie dieses Makro recht häufig brauchen, werden Sie diese neue Schaltfläche zu schätzen wissen.

Sie können ein Makro nur in eine selbst erstellte Gruppe einfügen. Wenn Sie das in einer Excel-internen Gruppe versuchen, wird Ihnen in einer Fehlermeldung eine Absage erteilt. Der selbst erstellten Gruppe ist es wiederum egal, ob sie sich auf einer Excel-Registerkarte oder einer von Ihnen erstellten Registerkarte befindet. Alle Klarheiten beseitigt?

Eigene Registerkarten und Gruppen basteln

Um eine eigene Registerkarte mit eigenen Gruppen im Menüband zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte DATEI und dann auf OPTIONEN.

2. Klicken Sie im Dialogfeld EXCEL-OPTIONEN im linken Bereich auf MENÜBAND ANPASSEN.

3. Klicken Sie im rechten Bereich auf die Schaltfläche NEUE REGISTERKARTE.

Excel hängt sofort unten an die Hauptregisterkarte eine neue Registerkarte (NEUE REGISTERKARTE (BENUTZERDEFINIERT)) sowie eine neue Gruppe (NEUE GRUPPE (BENUTZERDEFINIERT)) dran. Letztere wird markiert.

4. Klicken Sie auf die gerade eingefügte NEUE REGISTERKARTE (BENUTZERDEFINIERT).

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche UMBENENNEN, geben Sie einen Namen für die Registerkarte ein und bestätigen Sie mit OK.

6. Klicken Sie auf die neu eingefügte NEUE GRUPPE (BENUTZERDEFINIERT).

7. Klicken Sie auf die Schaltfläche UMBENENNEN, geben Sie einen Namen für die Gruppe ein und bestätigen Sie mit OK.

Selbstverständlich können Sie eine Registerkarte von Excel mit selbst fabrizierten Gruppen schmücken.

Makro in die Symbolleiste für den Schnellzugriff aufnehmen

Wenn Sie ein Makro gerne griffbereit hätten, Ihnen das Hantieren mit selbst erstellten Registerkarten und Gruppen (siehe den vorherigen Abschnitt) aber zu kompliziert ist, nehmen Sie doch einfach eine Schaltfläche zur Ausführung des Makros in die Symbolleiste für den Schnellzugriff auf. Das funktioniert folgendermaßen:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte DATEI und dann auf OPTIONEN.

Das Dialogfeld EXCEL-OPTIONEN wird geöffnet.

2. Klicken Sie im Dialogfeld EXCEL-OPTIONEN im linken Bereich auf den Eintrag SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF.

Im rechten Bereich werden alle Einstellungsmöglichkeiten zum Anpassen der Symbolleiste angezeigt.

3. Klicken Sie auf den Pfeil des linken Dropdown-Listenfeldes BEFEHLE AUSWÄHLEN und entscheiden Sie sich in der Liste für den Eintrag MAKROS.

Excel listet brav alle Makros der aktuellen und der PERSONAL-Arbeitsmappe auf.

4. Klicken Sie in der Makroliste auf das Makro, das Sie in der rechten Liste einfügen wollen.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN.

Das ausgewählte Makro wird unten in der rechten Liste als letzte Schaltfläche in der Symbolleiste für den Schnellzugriff eingefügt.

6. Bestätigen Sie mit OK.

Excel fügt in die Symbolleiste für den Schnellzugriff eine ziemlich banal und gewöhnlich aussehende Schaltfläche ein. Wenn Sie auf diese Schaltfläche zeigen, informiert Sie aber die QuickInfo darüber, dass es sich hierbei um Ihr Makro xyz handelt. Und wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird das Makro sofort und ohne Widerrede ausgeführt.

Arbeitsblätter gemeinsam nutzen

Mit Excel 2013 ist die gemeinsame Nutzung von Arbeitsblättern ein Leichtes. Es passiert sicherlich immer wieder, dass Sie Arbeitsblätter an andere weitergeben, sei es an den Kollegen von nebenan oder an die Kundin am anderen Ende Deutschlands. In Excel 2013 finden diese Aktionen in der Backstage-Ansicht im Bereich FREIGEBEN statt. Dort haben Sie die Möglichkeit, Arbeitsblätter per Mail weiterzugeben oder per Sofortnachricht (Instant Message) an andere zu senden, die dann aber auch Excel auf ihren Rechnern installiert haben müssen.

Und wenn Ihre Dokumente über den Wolken in Ihrem Windows Live SkyDrive-Bereich schweben, können Sie Ihre Kollegen einladen, in der Cloud einen Blick auf Ihre Daten zu werfen, sei es auf ihren eigenen Rechnern oder direkt auf SkyDrive mit der Excel Web App.

Und wenn Sie unterwegs dringend Ihre auf SkyDrive gespeicherten Dokumente bearbeiten müssen, ist das auch kein Problem. Sie können die auf SkyDrive abgelegten Dateien von überall auf der Welt ansehen und bearbeiten, selbst an einem Rechner, auf dem es keine kompatible Excel-Version gibt. Hexerei? Sicher nicht! Alles, was der Rechner braucht, ist ein Internetzugang. Sie melden sich auf SkyDrive in dem Ordner an, der Ihre Arbeitsmappen enthält, und mithilfe der brandneuen Excel Web App (die in den meisten modernen Webbrowsern läuft) öffnen und überarbeiten Sie Ihre Dokumente.

Arbeitsmappen auf SkyDrive freigeben

Um Arbeitsmappen freizugeben, die Sie auf SkyDrive gespeichert haben, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Sie können Personen per Mail zur Ansicht oder Bearbeitung einladen, einen Freigabelink abrufen und versenden oder die Arbeitsmappe in einem sozialen Netzwerk zur Verfügung stellen. Das klingt doch alles recht spannend, oder?

Personen einladen

Um Personen per Mail zum Anzeigen oder Bearbeiten einer auf SkyDrive gespeicherten Arbeitsmappe einzuladen, müssen Sie Folgendes tun:

1. Öffnen Sie das Dokument, das Sie mit anderen teilen wollen und wählen Sie dann auf der Registerkarte DATEI den Befehl FREIGEBEN.

Der Backstage-Bildschirm FREIGEBEN wird angezeigt. Dort ist der Befehl PERSONEN EINLADEN ausgewählt (wie in Abbildung 12.6 zu sehen ist).

2. Klicken Sie in das Textfeld NAMEN ODER E-MAIL-ADRESSEN EINGEBEN und geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, mit der Sie die Mappe teilen wollen.

Beim Tippen vergleicht Excel die Buchstaben mit den Namen und E-Mail-Adressen in Ihrem Adressbuch. Kann das schlaue Programm Übereinstimmungen erkennen, bietet es diese Einträge in einem Dropdownmenü an. Dann brauchen Sie nur noch auf den passenden Namen zu klicken und die korrekte E-Mail-Adresse wird in das Textfeld eingefügt. Wenn Sie keine Lust haben zu tippen, sondern lieber gleich im Adressbuch nach den potenziellen Empfängern Ihrer Mail suchen wollen, klicken Sie rechts neben dem Textfeld auf die Schaltfläche DAS ADRESSBUCH NACH KONTAKTEN DURCHSUCHEN (sieht wie ein aufgeschlagenes Buch aus) und begeben sich dann im Dialogfeld ADRESSBUCH: GLOBALE ADRESSLISTE auf die Suche. Wenn Sie Ihre wertvolle Arbeitsmappe mit mehreren Personen teilen wollen, trennen Sie die E-Mail-Adressen jeweils mit einem Semikolon voneinander.

3. (Optional) Klicken Sie auf die Dropdownliste KANN BEARBEITEN und wählen Sie KANN ANZEIGEN aus, wenn Sie die eingeladene Person daran hindern möchten, Änderungen in Ihrer Arbeitsmappe durchzuführen.

Standardmäßig wird jede Arbeitsmappe für die Bearbeitung freigegeben. Die Änderungen werden dann auf SkyDrive gespeichert. Wenn Sie der Gedanke beunruhigt, dass jemand in Ihren Daten herumpfuscht, wählen Sie in der Dropdownliste KANN ANZEIGEN, damit die freigegebene Arbeitsmappe zwar angezeigt, aber nicht bearbeitet werden kann.

4. (Optional) Klicken Sie in das große Textfeld und geben Sie eine Nachricht für den oder die Empfänger ein.

Egal, ob Sie ein paar persönliche Worte schreiben oder nicht, Excel sendet auf jeden Fall einen standardisierten Einladungstext.

5. (Optional) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen VOR DEM ZUGRIFF AUF DAS DOKUMENT ANMELDUNG DES BENUTZERS ANFORDERN.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen nur, wenn Sie dem eingeladenen Personenkreis Ihre Anmeldedaten gegeben haben. Und geben Sie diese Anmeldedaten niemandem, der nicht absolut vertrauenswürdig ist.

6. Klicken Sie auf die Schaltfläche FREIGEBEN.

Excel sendet die Einladung zur gemeinsamen Nutzung der Arbeitsmappe an alle angegebenen Empfänger. Außerdem fügt das Programm Namen und E-Mail-Adressen der eingeladenen Personen und deren Status (KANN BEARBEITEN oder KANN ANZEIGEN) im Bereich FREIGEGEBEN FÜR unten im Bildschirm FREIGEBEN ein. So haben Sie stets im Blick, wer was mit dem Dokument machen darf.

Abbildung 12.6: Laden Sie andere ein, ein auf SkyDrive gespeichertes Dokument anzuzeigen oder zu bearbeiten.

Alle eingeladenen Personen erhalten eine Mail mit einem Link auf die Arbeitsmappe auf SkyDrive. Angenommen, Sie haben eine Einladung per Mail empfangen und klicken auf den in der Mail enthaltenen Link. Dann wird eine Kopie der Arbeitsmappe auf einer neuen Seite in Ihrem Standardbrowser in Excel Web App geöffnet.

Wenn Sie über den Status KANN BEARBEITEN verfügen, sehen Sie oben die Schaltfläche ARBEITSMAPPE BEARBEITEN. Wenn Sie darauf klicken, klappt ein kleines Menü mit den beiden Befehlen IN EXCEL BEARBEITEN und IN EXCEL WEB APP BEARBEITEN auf. Das heißt, Sie können wählen, wo Sie die Mappe bearbeiten wollen – lokal auf Ihrem Rechner mit der dort installierten Excel-Version oder in der Excel Web App. Letztere enthält dann die Registerkarten START, EINFÜGEN und ANSICHT mit einem limitierten Satz an Befehlen zum Bearbeiten der Mappe.

Sie können eine Arbeitsmappe nur dann für andere Personen freigeben, wenn Sie sie zuvor auf SkyDrive gespeichert haben. Wenn Sie eine Arbeitsmappe noch nicht in einem SkyDrive-Ordner abgelegt haben und im Backstage-Bildschirm FREIGEBEN den Befehl PERSONEN EINLADEN wählen, stellt Excel lediglich die Schaltfläche IN DER CLOUD SPEICHERN zur Verfügung. Wenn Sie diese Schaltfläche sehen, wissen Sie also Bescheid. Das Dokument ist nicht auf SkyDrive abgelegt und kann daher auch nicht freigegeben werden. Klicken Sie in diesem Falls auf IN DER CLOUD SPEICHERN. Excel zeigt den Backstage-Bildschirm SPEICHERN UNTER an. Klicken Sie auf den SkyDrive-Eintrag und wählen Sie den SkyDrive-Ordner aus, in dem die Arbeitsmappe gespeichert werden soll. Danach wechselt Excel zurück zum Bereich FREIGEBEN und es stehen Ihnen alle gerade besprochenen Optionen zur Verfügung.

Einen Freigabelink abrufen

Anstatt eine Einladung per Mail an Personen zu senden, mit denen Sie ein auf SkyDrive gespeichertes Dokument teilen wollen (siehe den vorherigen Abschnitt), können Sie auch einen Link auf das Dokument generieren, den Sie dann anderen zur Verfügung stellen.

Um einen Freigabelink für ein in einem SkyDrive-Ordner abgelegtes Dokument zu erstellen, klicken Sie im Bildschirm FREIGEBEN auf den Eintrag FREIGABELINK ABRUFEN. Excel bietet daraufhin auf der rechten Seite zwei Optionen an – LINK ANZEIGEN und LINK BEARBEITEN. (Eigentlich müsste es »Anzeigelink« und »Bearbeitungslink« heißen, denn genau das ist gemeint. Aber wir sind ja flexibel, oder?) Klicken Sie rechts neben LINK ANZEIGEN auf die Schaltfläche LINK ERSTELLEN, um einen Link zu generieren, mit dem die auf SkyDrive gespeicherte Arbeitsmappe nur angezeigt werden kann. Oder klicken Sie rechts neben LINK BEARBEITEN auf die Schaltfläche LINK ERSTELLEN, um einen Link zu generieren, mit dem die auf SkyDrive gespeicherte Arbeitsmappe bearbeitet werden kann.

Excel zeigt dann unter der gewählten Option (LINK ANZEIGEN oder LINK BEARBEITEN) einen fürchterlich langen Link zur Arbeitsmappe auf SkyDrive an. Weiter unten wird der gerade erstellte Link dokumentiert und es werden alle Personen aufgelistet, die Sie bereits per E-Mail zum Teilen der Mappe eingeladen haben. (Falls Sie es schon wieder vergessen haben: Das wurde im vorherigen Abschnitt beschrieben.)

So! Der Link ist erzeugt. Und nun? Jetzt können Sie ihn rechts im Bildschirm FREIGEBEN markieren und durch Drücken von [Strg]+[C] in die Zwischenablage kopieren. Anschließend fügen Sie ihn beispielsweise in eine neue E-Mail-Nachricht ein (mit [Strg]+[V]), die Sie dann an die Empfänger senden, mit denen Sie die Arbeitsmappe teilen wollen.

Eine Arbeitsmappe in einem sozialen Netzwerk bereitstellen

Mit Excel 2013 haben Sie die interessante Möglichkeit, einen Anzeigelink auf eine in einem SkyDrive-Ordner gespeicherte Arbeitsmappe in sozialen Netzwerken wie Facebook, Twitter oder LinkedIn zu posten. Sie müssen dort natürlich angemeldet sein, sonst läuft da nichts.

Sie öffnen also die auf SkyDrive gespeicherte Arbeitsmappe, klicken auf der Registerkarte DATEI auf OPTIONEN und dann auf IN SOZIALEN NETZWERKEN BEREITSTELLEN. Excel weiß Bescheid über Ihr soziales Netzwerkleben und zeigt im rechten Bereich alle sozialen Netzwerke an, bei denen Sie angemeldet sind und mit denen Ihr Windows-Konto verknüpft ist. (Ist ja fast schon unheimlich.) Aktivieren Sie das oder die Kontrollkästchen für die Netzwerke, in denen Sie die Arbeitsmappe posten wollen. Und dann reicht ein Klicken auf die Schaltfläche BEREITSTELLEN, und Ihr Dokument wird auf dem beziehungsweise den ausgewählten sozialen Netzwerken gepostet.

Arbeitsmappe per E-Mail weitergeben

Um eine Arbeitsmappe an andere per Mail zu senden, klicken Sie auf der Registerkarte DATEI auf den Eintrag FREIGEBEN und anschließend auf E-MAIL. Anschließend stehen Ihnen in der Spalte ganz rechts gleich fünf Sendemöglichkeiten zur Verfügung:

ALS ANLAGE SENDEN: Sie erstellen mit Ihrem Standard-E-Mail-Programm eine neue E-Mail-Nachricht, an die die aktuelle Arbeitsmappe als Anlage beigefügt wird.

EINEN LINK SENDEN: Sie erstellen mit Ihrem Standard-E-Mail-Programm eine neue E-Mail-Nachricht, die einen Link auf die Arbeitsmappe enthält. (Diese Option steht nur dann zur Verfügung, wenn die Arbeitsmappe auf dem Webserver Ihrer Firma beziehungsweise Ihres Internetdienstanbieters oder auf Ihrem SkyDrive in der Cloud gespeichert ist.)

ALS PDF SENDEN: Die Excel-Arbeitsmappe wird in das Adobe PDF-Format (Portable Document File) umgewandelt und als Anlage einer neuen E-Mail-Nachricht angehängt. (Der Empfänger der E-Mail benötigt zum Lesen der PDF-Datei Adobe Reader, der kostenlos im Internet heruntergeladen werden kann.)

ALS XPS SENDEN: Die Excel-Arbeitsmappe wird in das Microsoft XPS-Format (XML Paper Specification) umgewandelt und als Anlage einer neuen E-Mail-Nachricht angehängt. (Der Empfänger der E-Mail benötigt zum Lesen der PDF-Datei einen XPS Reader. Jeder, der mit Windows 7 oder Windows 8 arbeitet, hat so etwas, ohne es vielleicht zu wissen.)

ALS INTERNETFAX SENDEN: Die Arbeitsmappe wird als Fax über einen Online-Faxservice-Provider gefaxt. Dazu brauchen Sie aber einen Account – ein Konto – bei einem solchen Dienstanbieter und das entsprechend eingerichtete Windows-Programm WINDOWS-FAX UND -SCAN.

Wenn Sie sich für eine E-Mail-Option entschieden haben, wird ein neues Nachrichtenfenster in Ihrem E-Mail-Programm geöffnet, das entweder einen Link auf die Arbeitsmappe oder die Arbeitsmappe in Form einer Anlage enthält. Jetzt brauchen Sie nur noch die Empfängeradresse in das Feld AN einzugeben, einen Betreff und eine kurze Nachricht zu tippen und auf die Schaltfläche SENDEN zu klicken. Und ab geht die Post.

Arbeitsmappen per Sofortnachricht freigeben

Wenn Sie Zugriff auf Skype IM (Instant Message) haben oder Microsoft Lync auf Ihrem Rechner eingerichtet ist, können Sie eine auf SkyDrive gespeicherte Arbeitsmappe auch teilen, indem Sie einen Link an andere per Instant Message senden. Instant Message, das man grob mit Sofortnachricht übersetzen kann, funktioniert wie Chatten.

Öffnen Sie die auf SkyDrive abgelegte Arbeitsmappe in Excel 2013 und wählen Sie auf der Registerkarte DATEI den Befehl FREIGEBEN. Dann klicken Sie im Bildschirm FREIGEBEN auf die Option zum Senden per Sofortnachricht.

Geben Sie den Empfängernamen im Feld AN ein oder wählen Sie ihn durch Klicken auf die Schaltfläche DAS ADRESSBUCH NACH KONTAKTEN DURCHSUCHEN aus Ihrem Adressbuch aus. Danach schreiben Sie Ihre wichtige Botschaft in das große Textfeld und klicken schließlich auf die Schaltfläche zum Senden. Und ab geht die Sofortnachricht.

Wenn Sie eine Kopie der Arbeitsmappe mit Instant Messaging senden wollen, muss die Mappe lokal auf Ihrem Rechner gespeichert sein. Sie speichern also einfach eine Kopie des SkyDrive-Originals auf einem lokalen Laufwerk und wählen erst dann im Bildschirm FREIGEBEN die Option zum Senden per Sofortnachricht.

Arbeitsmappen online präsentieren

Wenn Sie Onlinekommunikationssoftware von Microsoft Lync installiert haben, können Sie eine Arbeitsmappe in einer Onlinebesprechung präsentieren. Öffnen Sie dazu die Arbeitsmappe, wählen Sie im Bildschirm FREIGEBEN die Option ONLINE VORFÜHREN und klicken Sie auf die Schaltfläche PRÄSENTIEREN.

Sollte gerade kein Meeting in Lync auf Ihrem Rechner ausgeführt werden, wird das Dialogfeld ARBEITSMAPPENFENSTER FREIGEBEN geöffnet. Klicken Sie dort auf OK, um eine neue Besprechung zu starten. Ihr Name wird dann in einem frei schwebenden Konversationsfenster angezeigt.

Um nun stolz Ihre Arbeitsmappe zu präsentieren, klicken Sie unten auf den vierten Kreis von links – der mit dem Monitorsymbol – und wählen dann unten im Inhaltsbereich Ihr Werk – Ihre Arbeitsmappe – aus. Dann wird das Konversationsfenster geschlossen und das aktive Arbeitsblatt der Arbeitsmappe in einem Präsentationsfenster angezeigt – mit Goldrahmen! Oben im Fenster mit dem Arbeitsblatt wird ein Minimenü für die aktuelle Präsentation angezeigt.

Standardmäßig sind Sie als präsentierende Person diejenige, die die Besprechung leitet. Das heißt, Sie haben die Kontrolle über Ihre Arbeitsmappe. Die Befehle, die Sie auswählen, die Änderungen, die Sie durchführen, all das ist für alle an der Online-Lync-Besprechung Beteiligten sichtbar. Sie können das Ruder aber auch anderen überlassen und die Kontrolle an eine andere Person übergeben. Und wenn Sie mit dem neuen Kapitän nicht zufrieden sind, übernehmen Sie einfach wieder selbst das Steuer.

Wenn Sie genug vom Präsentieren haben und für die anderen nicht mehr weiterhin sichtbar bleiben wollen, klicken Sie oben im Minimenü rechts auf die Schaltfläche zum Beenden der Präsentation.

Dann weicht das Präsentationsfenster dem Konversationsfenster, das Sie durch Klicken auf die Schaltfläche zum Schließen ausblenden können. Das Meeting ist vorbei. Excel meldet sich wieder mit der geöffneten Arbeitsmappe zu Wort. Speichern Sie bei Bedarf die Änderungen, die von Ihnen und/oder den anderen Personen mit Kontrollrechten stammen.

Arbeitsmappen online bearbeiten

Microsoft stellt zusätzlich zu Ihrem ganz persönlichen Speicherbereich in der Cloud auf SkyDrive die Office Web Apps für Word, Excel, PowerPoint und OneNote als Teil seiner Windows Live-Dienste zur Verfügung, zusätzlich zu Ihrem ganz persönlichen Speicherbereich in der Cloud auf SkyDrive. Und was bedeutet das für Sie? Sie können Ihre auf SkyDrive gespeicherten Arbeitsmappen online bearbeiten und zwar direkt in Ihrem Webbrowser.

Brauchen Sie das? Nun, man kann nie wissen. Stellen Sie sich vor, Sie müssen in allerletzter Sekunde noch entscheidende Änderungen an Ihrem auf SkyDrive gespeicherten Dokument vornehmen, bevor Gott und die Welt darauf zugreifen. Und ausgerechnet jetzt sitzen Sie vor einem Rechner (wo auch immer), auf dem kein Excel installiert ist. Hat der Rechner eine Verbindung zum Internet? Gibt es auf diesem Rechner einen Webbrowser, der die Excel Web App unterstützt (beispielsweise Internet Explorer auf einem Surface Tablet-PC oder Safari auf einem MacBook Air-Gerät)? Wenn dem so ist, sind Sie aus dem Schneider und können diese wichtigen Änderungen in Excel Web App vornehmen und auf SkyDrive speichern.

Mit Excel Web App bearbeiten Sie eine Kopie eines Onlinedokuments direkt in Internet Explorer 10 oder in den neuesten Versionen anderer Webbrowser wie Mozilla Firefox für Windows, Mac und Linux sowie Safari für iMac und iPad.

Um eine Arbeitsmappe zu überarbeiten, die Sie zuvor in einen Ihrer SkyDrive-Ordner hochgeladen haben, führen Sie die folgenden, einfachen Schritte aus:

1. Starten Sie den Webbrowser, der das Arbeiten mit Excel Web App unterstützt, wechseln Sie im Browser zur Webseite www.live.com und melden Sie sich dort mit Ihrem Windows-Konto an.

Eine Webseite mit den Daten Ihres Windows-Kontos wird angezeigt.

2. Öffnen Sie links oben auf der Seite die Dropdownliste und klicken Sie dann auf SKYDRIVE.

Ihre SkyDrive-Seite öffnet sich in all ihrer Pracht und zeigt alle Ordner, die sie zu bieten hat.

3. Klicken Sie auf den Ordner, der die zu bearbeitende Arbeitsmappe enthält, um seinen Inhalt anzuzeigen.

Alle Dokumente im gewählten Ordner werden akribisch aufgelistet.

4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor dem Namen des Arbeitsblattes, das Sie in Excel Web App bearbeiten wollen.

SkyDrive zeigt Ihnen bereitwillig auf der rechten Seite den aktuellen Teilungsstatus sowie weitere Informationen zur gewählten Arbeitsmappe an, wie Abbildung 12.7 beweist.

5. Klicken Sie in der SkyDrive-Menüleiste auf ÖFFNEN oder klicken Sie auf den Namen der Arbeitsmappe.

Und wie von Zauberhand wird die gewählte Mappe in Excel Web App in Ihrem Webbrowser angezeigt (siehe Abbildung 12.8).

Führen Sie Ihre Änderungen mithilfe der Registerkarte START und EINFÜGEN durch, die mehr oder weniger den gleichnamigen Registerkarten der lokalen Excel-Version entsprechen. Ändern Sie die Zellinhalte der Arbeitsblätter der geöffneten Arbeitsmappe, fügen Sie neue Daten hinzu und formatieren Sie wie gewünscht.

6. Haben Sie alles Nötige erledigt, klicken Sie im Webbrowser auf die Schaltfläche zum Schließen, um die Änderungen zu speichern. Wenn Sie die Originalversion zusätzlich behalten wollen, klicken Sie auf der Registerkarte DATEI auf SPEICHERN UNTER, dann rechts erneut auf SPEICHERN UNTER und geben im anschließend angezeigten Fenster einen neuen Dateinamen ein, bevor Sie endgültig auf SPEICHERN klicken.

Abbildung 12.7: Die Arbeitsmappe auswählen, die in Excel Web App auf SkyDrive bearbeitet werden soll.

Abbildung 12.8: Bearbeitung einer auf SkyDrive gespeicherten Arbeitsmappe mit Excel Web App

Excel Web App ist ganz praktisch, wenn Sie Werte ändern, Zellen anders darstellen oder das Layout überarbeiten wollen. Und in der allerneuesten Version bietet es sogar die Registerkarte DIAGRAMM an, wenn Sie ein Diagramm auswählen. Mit was Excel Web App aber überhaupt nicht klarkommt, sind all die anderen grafischen Objekte (um die es in Kapitel 10 geht) und Kommentare. Aber auch wenn Sie solche Änderungen durchführen müssen, sind Sie nicht verloren. Öffnen Sie die Arbeitsmappe entweder in Excel auf Ihrem Rechner (Voraussetzung dafür ist natürlich, dass Excel 2010 oder 2013 auf dem Rechner installiert ist), indem Sie rechts im Menüband auf IN EXCEL ÖFFNEN klicken. Oder laden Sie die Arbeitsmappe auf Ihren Rechner herunter, indem Sie auf der Registerkarte DATEI auf SPEICHERN UNTER und dann auf HERUNTERLADEN klicken. (Auch dafür muss natürlich Excel auf Ihrem Rechner eingerichtet sein.) Dann führen Sie die Änderungen lokal durch und laden die Arbeitsmappe erneut auf SkyDrive hoch. Ein Umweg, aber es gibt Schlimmeres.

Arbeitsmappen online betrachten

Manchmal kann es vorkommen, dass Sie irgendwo vor einem Gerät sitzen, dessen Webbrowser die Excel Web App nicht unterstützt. Wenn ich beispielsweise versuche, mit dem Safari-Webbrowser meines iPhone 4 eine Arbeitsmappe auf SkyDrive zu öffnen, wird sie mir im Excel Mobile Viewer statt in Excel Web App präsentiert.

Ein Viewer dient der Anzeige von Dateien, folglich können Sie dann die Arbeitsmappe zwar interessiert betrachten, aber keine Änderungen darin vornehmen. Es bleibt Ihnen in einem solchen Fall nichts anderes übrig, als sich Notizen über die erforderlichen Änderungen zu machen und sich auf die Suche nach einem Gerät mit einem Webbrowser zu begeben, der Excel Web App unterstützt oder – noch besser – auf dem Excel 2013 installiert ist.

Wenn Sie mit iPad und iPhone von Apple zu Gange sind, können Sie die kostenlose SkyDrive-App aus dem Apple Store herunterladen. Damit können Sie mit Ihrem iPad oder iPhone auf alle auf SkyDrive abgelegten Dokumente zugreifen. Zum aktuellen Zeitpunkt ist diese App aber leider auch noch nicht in der Lage, Excel Web App zu unterstützen. Das heißt, bisher können Sie die Dateien auch nur anzeigen. Aber darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Links auf die Arbeitsmappe zu versenden, Rechte zu ändern, die Datei umzubenennen und die Datei in einer anderen App zu öffnen, die mit Excel-Dateien etwas anfangen kann. Und mit einem iPad können Sie SkyDrive-Arbeitsmappen mit Excel Web App im Safari-Browser bearbeiten.

Teil VI

Der Top-Ten-Teil

In diesem Teil …

Werfen Sie einen Blick auf die Top Ten für Anfänger, ohne die gar nichts geht.

Lesen Sie die Top Ten der Ge- und Verbote für ein glückliches und erfülltes Leben mit Excel.

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Die Top Ten für Anfänger

Auch wenn die folgenden zehn Punkte das Einzige sein werden, das Sie je über Excel wissen, liegen Sie damit sicherlich noch über dem Durchschnitt. Denn nur diejenigen, die über diese Dinge Bescheid wissen, können erfolgreich mit Excel 2013 arbeiten.

1.Um Excel 2013 auf der Startseite von Windows 8 zu starten, klicken Sie auf die Kachel EXCEL 2013. Sollten Sie sie nicht finden, geben Sie einfach exc ein, und schwupp bietet Ihnen die App-Suchfunktion den Link EXCEL 2013 an. Klicken Sie darauf, und schon wird Excel gestartet.

Um Excel 2013 über die Taskleiste von Windows 7 zu starten, klicken Sie im Startmenü auf das Feld PROGRAMME/DATEIEN DURCHSUCHEN und geben dort exc ein. Sobald dann Microsoft Office Excel 2013 oben im Startmenü im Suchergebnisbereich ausgewählt ist, drücken Sie [Enter].

2.Um beim Starten von Excel 2013 auch gleich eine bereits vorhandene Arbeitsmappe zu öffnen, suchen Sie den Ordner, der die Excel-Arbeitsmappe enthält, und doppelklicken dann auf die betreffende Datei.

3.Um einen nicht sichtbaren Teil des Arbeitsblattes am Bildschirm sichtbar zu machen, blättern Sie mithilfe der beiden Bildlaufleisten – vertikal und horizontal – bequem zu einem anderen Teil im Arbeitsblatt.

4.Um eine neue Arbeitsmappe (mit einem leeren Arbeitsblatt) und der Excel-Standardvorlage zu starten, drücken Sie ganz simpel [Strg]+[N]. Um eine neue Arbeitsmappe mit einer anderen Vorlage zu öffnen, klicken Sie auf die Registerkarte DATEI und dann auf NEU. Wählen Sie anschließend in der Backstage-Ansicht eine Vorlage aus oder suchen Sie nach einer passenden Onlinevorlage und laden Sie sie von Office.com herunter. Um ein neues Arbeitsblatt in eine Arbeitsmappe einzufügen (falls Sie mehr als eines brauchen), klicken Sie rechts neben dem letzten Blattregister, das unten im Dokumentfenster angezeigt wird, auf die Schaltfläche NEUES BLATT.

5.Um eine neue geöffnete Arbeitsmappe zu aktivieren und auf dem Bildschirm (vor allen anderen) anzuzeigen, klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte ANSICHT und dann im Dropdownmenü der Schaltfläche FENSTER WECHSELN auf das entsprechende Fenster. Um in der aktuellen Mappe wiederum ein ganz bestimmtes Arbeitsblatt zu aktivieren (falls Sie ein paar neue Blätter eingefügt haben), klicken Sie unten im Arbeitsmappenfenster auf das betreffende Blattregister. Sollte das Blatt, das Sie brauchen, dort nicht angezeigt werden, können Sie mit den Registerlaufpfeilen nach links und nach rechts blättern.

6.Um irgendetwas in Ihr Arbeitsblatt einzugeben, markieren Sie eine Zelle und tippen drauflos. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie in der Bearbeitungsleiste auf die Schaltfläche EINGEBEN (das ist die mit dem Häkchen) oder drücken [Tab] oder [Enter] oder eine der Pfeiltasten.

7.Um die Dinge zu überarbeiten, die Sie voller Begeisterung in eine Zelle eingegeben haben, doppelklicken Sie auf die Zelle oder setzen den Cursor auf die Zelle und drücken [F2]. Excel stellt dann die Einfügemarke ganz brav an das Ende des Zelleintrags und Sie können korrigieren. (Man spricht hier vom Bearbeiten-Modus, den ich in Kapitel 2 ausführlicher beschreibe.) Ist die Zelle überarbeitet, klicken Sie in der Bearbeitungsleiste auf die Schaltfläche EINGEBEN oder drücken [Tab] oder [Enter].

8.Um einen der vielen Excel-Befehle aus dem Menüband zu wählen, klicken Sie auf die entsprechende Registerkarte und suchen dann die Gruppe, die die Schaltflächen enthält. (Sie können auch [Alt] drücken, um die Zugriffstasten des Menübandes anzuzeigen. Geben Sie dann den Buchstaben der gewünschten Registerkarte und anschließend den Buchstaben der gesuchten Schaltfläche ein.) Um einen Befehl in der Backstage-Ansicht zu wählen, klicken Sie auf der Registerkarte DATEI auf die entsprechende Kategorie oder Sie drücken [Alt], [D] und dann die Zugriffstaste der entsprechenden Option. Wenn Sie einen Befehl in der Symbolleiste für den Schnellzugriff wählen wollen, brauchen Sie nur auf die entsprechende Schaltfläche zu klicken.

9.Um Ihr Werk zum allerersten Mal zu speichern, klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche SPEICHERN oder Sie drücken [Strg]+[S]. Wählen Sie anschließend im Backstage-Bildschirm SPEICHERN UNTER, ob die Arbeitsmappe lokal auf dem Computer oder über den Wolken auf SkyDrive gespeichert werden soll. Wenn Sie dann endlich im Dialogfeld SPEICHERN UNTER gelandet sind, ersetzen Sie im Textfeld DATEINAME den aktuellen Dateinamen MAPPE1 durch einen Namen Ihrer Wahl. (Wer will, der schwelge in ellenlangen Namen bis zu 255 Zeichen; auch Leerzeichen sind erlaubt.) Danach den Klick auf die Schaltfläche SPEICHERN nicht vergessen. Wenn Sie eine Arbeitsmappe speichern wollen, die auch mit einer älteren Excel-Version geöffnet werden kann, klicken Sie auf der Registerkarte DATEI auf SPEICHERN UNTER und anschließend in der Dropdownliste DATEITYP auf EXCEL 97-2003-ARBEITSMAPPE.

10.Um Excel nach getaner Arbeit wieder zu verlassen, klicken Sie auf der Registerkarte DATEI auf SCHLIESSEN. Sie können auch [Alt]+[F4]drücken. Wenn dann noch Mappen geöffnet sind, deren Änderungen Sie nicht gespeichert haben, wird sicherheitshalber nachgefragt, ob Sie sie speichern möchten, bevor Sie Excel schließen und zu Windows zurückkehren.

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Die Top Ten für alle

Beim Arbeiten mit Excel werden Sie feststellen, dass es für eine Reihe von Dingen Regeln gibt. Und wenn Sie diese Regeln befolgen, funktioniert es auch (jedenfalls meistens). Also, halten Sie sich an folgende Ge- und Verbote und Sie werden ein glückliches und erfülltes Leben mit Excel führen.

1.Du sollst das regelmäßige Speichern nicht vergessen. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche SPEICHERN in der Symbolleiste für den Schnellzugriff oder drücken Sie [Strg]+[S]. Speichern Sie Ihre Meisterwerke in regelmäßigen Abständen. Und wenn Sie sie über den Wolken in der Cloud auf SkyDrive deponieren wollen, wählen Sie im Backstage-Bildschirm SPEICHERN UNTER SkyDrive als Speicherort.

2.Du sollst deine Arbeitsmappe beim allerersten Speichern mit einem klangvollen Namen mit bis zu 255 Zeichen versehen und in den Ordner deiner Wahl ablegen. Auch Leerzeichen und sonstige geheimnisvolle Symbole sind erlaubt. Achten Sie darauf, dass Sie beim Speichern auch wirklich den gewünschten Ordner erwischen. Ansonsten suchen Sie später verzweifelt nach Ihrer Datei.

3.Du sollst die Daten in deinen Arbeitsblättern eng zusammenhalten. Lassen Sie in Ihren Arbeitsblättern keine Zeilen oder Spalten leer. Das zieht das Blatt unnötig in die Länge beziehungsweise in die Breite und frisst kostbaren Speicherplatz.

4.Du sollst alle Formeln mit einem Gleichheitszeichen beginnen. Ohne das Gleichheitszeichen (=) weiß Excel überhaupt nicht, dass Sie eine Formel eingeben möchten. Denken Sie dran! Wenn Sie aber zum alten Stamm der Lotus 1-2-3-Benutzer gehören, bleibt Ihnen selbstverständlich weiterhin die Alternative, Formeln mit dem Pluszeichen zu beginnen. Da ist Excel ziemlich tolerant.

5.Du sollst deine Zellen markieren, bevor du sie bearbeitest. Nur markierte Zellen können irgendwie bearbeitet werden. Also, bevor Sie eine Option wählen oder unüberlegt auf einer der Registerkarten herumklicken, markieren Sie zuerst die Zellen, mit denen Sie etwas anstellen möchten.

6.Du sollst ohne zu zögern auf die Funktion RÜCKGÄNGIG zurückgreifen, wenn du einen Fehler gemacht hast. Sie können auf die Schaltfläche RÜCKGÄNGIG in der Symbolleiste für den Schnellzugriff klicken oder auch [Strg]+[Z] drücken. Das funktioniert aber nur, wenn Sie diese Notbremse sofort ziehen, sobald Sie einen Arbeitsschritt ausgeführt haben. Später geht nichts mehr, es sei denn, Sie machen über die Schaltfläche RÜCKGÄNGIG in der Symbolleiste für den Schnellzugriff gleich mehrere Arbeitsschritte auf einmal rückgängig. Jeder Arbeitsschritt, den Sie in dieser Dropdownliste auswählen, hebt nicht nur sich selbst auf, sondern auch alle Arbeitsschritte, die ihm vorausgehen.

7.Du sollst keine Zeilen und Spalten im Arbeitsblatt einfügen oder löschen, ohne zuvor ausführlich zu prüfen, ob damit nicht großes Unheil angerichtet wird. Tun Sie beides nur, wenn Sie absolut sicher sind, dass Sie damit keine lebenswichtigen Daten überschreiben oder eliminieren.

8.Du sollst kein Arbeitsblatt drucken, bevor du es nicht in der Seitenlayoutansicht geprüft hast. Sie finden diese Schaltfläche bei den Schaltflächen, die sich direkt zur Linken des Zoomreglers in der Statusleiste befinden. Denken Sie an die armen Bäume und prüfen Sie vor jedem Ausdruck Ihre Meisterwerke außerdem in der Umbruchvorschau, damit Sie sehen, wie Excel die Seiten umbricht.

9.Du sollst die Berechnung deiner Mappen von automatisch auf manuell umstellen, wenn deine Mappen so riesig sind, dass Excel ganz schlapp wird. Wie und wo geht das denn überhaupt? Klicken Sie auf die Registerkarte FORMELN und dann in der Gruppe BERECHNUNG auf die Schaltfläche BERECHNUNGSOPTIONEN; im Dropdownmenü dieser Schaltfläche finden Sie die Option MANUELL. Und ignorieren Sie die Aufforderung zur Neuberechnung in der Statusleiste und weigern Sie sich einfach, [F9] zu drücken.

10.Du sollst deine Arbeitsmappen mit all ihren Arbeitsblättern vor dem Zugriff anderer schützen. Klicken Sie deshalb auf der Registerkarte ÜBERPRÜFEN in der Gruppe ÄNDERUNGEN auf die Befehlsschaltfläche BLATT SCHÜTZEN oder ARBEITSMAPPE SCHÜTZEN. Und wenn Sie sich zutrauen, ein Kennwort zu definieren, sollten Sie dies auch tun. Sicher ist sicher. Wenn Sie das Kennwort allerdings vergessen sollten, ist der Ofen aus.

Stichwortverzeichnis

A

Absoluter Zellbezug

Access, Tabelle importieren aus

in Excel verfügbare

installieren

Anordnen von Fenstern

Backstage 1, 2,

geschützte

Seitenansicht 1, 2,

Seitenlayout 1, 2,

Umbruchvorschau

einfügen 1, 2,

Arbeitsblatt

Darstellung vergrößern

Darstellung verkleinern

Definition

Design

einfügen 1, 2,

gemeinsam nutzen

gleichzeitig bearbeiten

Gruppierung aufheben

in Arbeitsmappe einfügen

in mehreren Fenstern anzeigen

kopieren

löschen

mehrere gruppieren

navigieren in

neu anordnen

schützen

Standardanzahl ändern

vergleichen

verschieben

verschieben/kopieren

wiederherstellen

zusammenfassen

Arbeitsblattbereich 1, 2,

Arbeitsmappe

Anzahl zuletzt verwendeter ändern

Arbeitsblatt einfügen 1, 2,

auf SkyDrive bearbeiten

auf SkyDrive öffnen

auf SkyDrive speichern

Definition

Design

freigegebene schützen

im PDF-Format speichern

in einem Viewer online anzeigen

lokal öffnen

mehrere gleichzeitig öffnen

neue erstellen

öffnen

per E-Mail senden

per Sofortnachricht freigeben

schützen

speichern

suchen

Argument

Auswahl

PivotTable-Felder

Recherchieren

Zwischenablage

Spalte

Zeile

Ausfüllkästchen

Ausrichtung von Zellen

Ausschneiden und einfügen

Definition

einfrieren

horizontaler

AutoAusfüllen

auf Touchscreen

Datenreihe erstellen

eigene Datenreihe erstellen

Eintrag kopieren

Formel kopieren

mit Blitzvorschau

mit Schaltfläche Füllbereich

Optionen

AutoFilter

benutzerdefinierter

Datum

Top 10

AutoKorrektur

AutoSumme

AutoVervollständigen

AutoWiederherstellen

B

Backstage-Ansicht

Drucken

Freigeben

Seitenansicht

Balkendiagramm

Bearbeitungsleiste 1, 2,

Bedingte Formatierung

abhängig vom Wert hervorheben

benutzerdefinierte Regel erstellen

grafisch

Schnellanalyse

mit Finger/Stift wählen

mit Maus/Tastatur wählen

Arbeitsblattbereich

Backstage-Ansicht

Bearbeitungsleiste

Bildlaufleiste

Menüband

Startbildschirm

Statusleiste

Symbolleiste für den Schnellzugriff 1, 2, 3,

Benutzerwörterbuch

automatisch

manuell

Optionen

Berechnetes Feld

Besuchter Hyperlink

einfügen

Bildlaufleiste

Bildlaufpfeil

Bildschirmabbildung siehe Screenshot

Bildschirmtastatur

arbeiten mit

Zellbezug eingeben

Binärformat

Blattregister 1, 2,

kopieren

löschen

markieren

neu anordnen

umbenennen

verschieben

verschieben/kopieren

Blitzvorschau, AutoAusfüllen

Buchhaltungszahlenformat

einfügen

C

ClipArt siehe auch Grafisches Objekt

als Kopie öffnen

im Browser öffnen

in geschützter Ansicht öffnen

reparieren

schreibgeschützt öffnen

suchen

wiederherstellen

.pdf

.xlsb

.xlsx

.xml

dieselben in mehrere Zellen eingeben

eingeben

filtern

importieren

in Arbeitsmappe eingeben

in Excel-Tabelle eingeben

in Zellbereich eingeben

in Zelle übertragen

schützen

sortieren

speichern

suchen

verstecken

D

Datenbank siehe Excel-Tabelle

Datenbankabfrage, externe

Dateneingabe

AutoAusfüllen

AutoVervollständigen

Datenliste sieheExcel-Tabelle

Datenreihe erstellen

bearbeiten

Definition

löschen

suchen

Datenschnitt

mit einer Variablen

mit zwei Variablen

Formel 1, 2,

Text

Zahl

Datum

Differenz errechnen

eingeben

Datumsfilter

Datumsformat

anzeigen

benutzerdefiniertes speichern

Effekt ändern

Farbe ändern

Schriftart ändern

Desktop, Excel-Verknüpfung erstellen

feste

hinzufügen/löschen

Dezimalzahl

Achsen formatieren

Daten auswählen

Datenbeschriftung einfügen

Datentabelle einfügen

drucken

eingebettetes

eingebettetes in Diagrammblatt verschieben

Element bearbeiten

Empfohlene Diagramme (Befehl)

Formatvorlage

in separatem Diagrammblatt erstellen

markieren

per Schnellanalyse

Position/Größe ändern

Textfeld hinzufügen

Titel formatieren

Titel und Beschriftung einfügen

Typ und Darstellung ändern

Typen

WordArt-Format

x-/y-Achse

Diagramm siehe auch Grafisches Objekt

Dokumentbereich

Drag & Drop

Druckauftrag löschen

entfernen

festlegen

Drucken

Ausdruck skalieren

Diagramm

Druckbereich festlegen

Formel

Gitternetzlinie

Hoch-/Querformat

Kommentar

Kopf-/Fußzeile

Schnelldruck

Seite einrichten

Seitenrand

Zeilen-/Spaltenköpfe

Druckerfenster

Drucktitel

Druckvorschau siehe Seitenansicht

Druckwarteschlange

E

E-Mail, Arbeitsmappe senden

Spalte

Zeile

Ausschnitt

Spalten und Zeilen

Arbeitsblatt

aus Zwischenablage

Bilddatei

ClipArt

Diagramm per Schnellanalyse

Einfügeoptionen

empfohlene PivotTable

empfohlenes Diagramm

Form

Hyperlink

Inhalte

Kommentar

nach Ausschneiden

nach Kopieren

Office-App

PivotChart

PivotTable

Screenshot

SmartArt

Sonderzeichen

Sparkline 1, 2,

Symbol

Textfeld

verschiedene Diagrammtypen

WordArt

Zelle

Einfügeoption

Eingabemaske für Excel-Tabelle

Eingebettetes Diagramm

Einzug für Zellen definieren

Empfohlene Diagramme (Befehl)

Empfohlene PivotTables (Befehl)

Ersetzen

berechnetes Feld

blättern in

Daten eingeben

Daten filtern

Datensatz

Datensatz suchen

Definition

Eingabemaske

erstellen

Feldname

sortieren

Suchkriterien

an Taskleiste von Windows 7 anheften

an Startmenü von Windows 7 anheften

beenden

Benutzeroberfläche

Hilfe

neue Funktionen

Startbildschirm

über Startmenü von Windows 7 starten

unter Windows 8 starten

Verknüpfung auf Windows 7-Desktop erstellen

Excel|Willkommen bei

Externe Datenbankabfrage

F

Fehler in Formel

Fehlerwert 1, 2,

Feld, berechnetes

Feldname, Definition

anordnen

Anordnung speichern

mehrere anzeigen

teilen

Fettdruck

benutzerdefiniert

Datumsfilter

Excel-Tabelle

PivotChart

PivotTable

Text- und Zahlenfilter

Top 10 1, 2,

Fingereingabe-/Mausmodus

Ausschnitt

Spalten/Zeilen

Flächendiagramm

bearbeiten

einfügen

Form siehe auch Grafisches Objekt

einfügen

kopieren

löschen

übertragen 1, 2, 3,

PivotChart

PivotTable

Tabelle 1, 2,

Zahl

Zelle

bedingte

suchen

benutzerdefinierte kopieren

Diagramm

Excel-Tabelle

neue erstellen

Tabelle

Zelle zuweisen

zusammenführen

Formel 1, 2,

bearbeiten

drucken

einfügen

eingeben

Fehlerwert

Klammersetzung

kopieren mit AutoAusfüllen

Matrix

mit Namen definieren

neu berechnen

Rechenoperatoren

Arbeitsmappe auf SkyDrive

Arbeitsmappe in sozialem Netzwerk bereitstellen

Arbeitsmappe per Freigabelink freigeben

Arbeitsmappe per Mail

Freigegebene Arbeitsmappe schützen

Füllfarbe für Zellen

Funktion

auswählen

einfügen

in PivotTable

MEHRFACHOPERATION 1, 2,

SUMME

Funktionsargument

benutzerdefinierte

erstellen

für erste Seite

für gerade/ungerade Seiten

integrierte

G

Gehe zu

Gemischter Zellbezug

Gitternetzlinie

drucken

als Hyperlink definieren

bearbeiten

ClipArt auf Office.com

Design erstellen für

Diagramm

ein-/ausblenden

Form

Foto im Web

gruppieren

Gruppierung aufheben

herunterladen

lokales

nach vorn / nach hinten verschieben

Reihenfolge definieren

Screenshot

SmartArt

Sparkline

Textfeld

WordArt

im Menüband erstellen

Gruppieren von grafischen Objekten

H

Hilfe

Hochformat für den Ausdruck

aktivieren

angezeigten Text ändern

besuchter

Definition

einfügen

grafisches Objekt

Hypertext

löschen

zu Dokument/Webseite

zu E-Mail-Adresse

zu Zelle/Zellbereich

Hypertext

Access-Tabelle

aus anderer Quelle

aus dem Web

vorhandene Verbindungen aktualisieren

I

Inhalte einfügen (Befehl)

Inhalte löschen (Befehl)

Instant Message, Arbeitsmappe freigeben

K

Klammersetzung

alle anzeigen

bearbeiten

drucken

einfügen

erstellen

formatieren

löschen 1, 2,

Konsolidieren

Konstante, Namen zuweisen

benutzerdefinierte

erstellen

für erste Seite

für gerade/ungerade Seiten

integrierte

Kopieren und einfügen

Arbeitsblatt 1, 2,

AutoAusfüllen

Blattregister 1, 2,

Kreisdiagramm

Kursivdruck

L

Laufrahmen

Liniendiagramm

Link siehe Hyperlink 1, 2,

Liste sieheExcel-Tabelle

Livevorschau 1, 2,

Lokales Bild siehe auch Grafisches Objekt

Löschen

Arbeitsblatt

Blattregister

Inhalt

Zelle

aufzeichnen

ausführen

Definition

in die Symbolleiste für den Schnellzugriff aufnehmen

ins Menüband aufnehmen

persönliche Makroarbeitsmappe

M

Manuelle Neuberechnung

Markieren

Diagramm

Finger/Stift

Maus

Tastatur

Zeile/Spalte

Maske für die Dateneingabe

Matrixformel

Befehle wählen

Fingereingabe-/Mausmodus

klicken und ziehen

Mehrfachauswahl

navigieren im Arbeitsblatt

Zelle markieren

Mehrfachauswahl

Finger/Stift

Maus

Tastatur

MEHRFACHOPERATION (Funktion) 1, 2,

Menüband 1, 2,

Anzeigeoptionen

Befehl mit Finger/Stift auswählen

Befehl mit Maus/Tastatur auswählen

lösen (minimieren)

Makro aufnehmen

Registerkarte/Gruppe erstellen

Microsoft Access siehe Access

Minisymbolleiste

Muster für Zellen

N

Nachschlagewerke

für Konstante vergeben

für Zellen vergeben

in Formeln

Namens-Manager

Namenfeld

Namens-Manager

Nebeneinander vergleichen

Neue Funktionen

O

Öffnen

Bildschirm

Dialogfeld

verschiedene Verfahren

Office Web Apps

Office-App einfügen

Onlinegrafik siehe Grafisches Objekt

Onlinerecherche

Onlinesuche

Operator

P

PDF-Dateien

einfügen

filtern

formatieren

Registerkarten

angezeigte Daten ändern

aus externen Daten erstellen

bearbeiten

Daten formatieren

Definition

Elemente von

empfohlene

Felder

formatieren

grafisch darstellen

manuell erstellen

mit Datenschnitt filtern 1, 2,

mit der Schnellanalyse erstellen

mit Zeitachse filtern

nach Filter filtern

nach Zeilen-/Spaltenbeschriftungen filtern

sortieren

Struktur ändern

Tools

verfügbare Funktionen

zusammenfassende Funktion ändern

Platzhalterzeichen

Primärschlüssel, Definition

Prozentformat

Q

Querformat für den Ausdruck

QuickInfo

R

Rahmen

Rechenoperation

Recherchieren

Rechtschreibung prüfen

Register

Farbe zuweisen

kopieren

markieren

umbenennen

verschieben

Überprüfen

Ansicht

Datei 1, 2,

Daten

Definition

Diagrammtools

Einfügen

Entwicklertools

Entwurf

Formeln

im Menüband

im Menüband erstellen

kontextbezogene

PowerPivot

Seitenlayout

Start

Registerlaufpfeil 1, 2,

Registerleiste

Registerteilungsfeld

Relativer Zellbezug

Rückgängig machen (Befehl)

S

Säulendiagramm

der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen

in der Symbolleiste für den Schnellzugriff entfernen 1, 2,

Schlüsselfeld, Definition

bedingte Formatierung

Diagramm einfügen

PivotTable erstellen

Sparklines erstellen

Summenbildung

Tabellenformatvorlage zuweisen

Schriftart

Standard ändern

wechseln

Schriftgrad ändern

Schützen

Bildschirmausschnitt

einfügen

Screenshot siehe auch Grafisches Objekt

Seite einrichten

Drucktitel

Hoch-/Querformat

Registerkarte Blatt

Registerkarte Seitenränder

Seitenrand

Seitenansicht 1, 2,

zoomen

Seitenlayout 1, 2,

Kopf-/Fußzeile

Seite einrichten

Seitenrand für den Ausdruck

automatischer

in der Umbruchvorschau verschieben

manueller

Seitenvorschau sieheSeitenansicht

Senden, Arbeitsmappe per E-Mail

Skalieren des Ausdrucks

App für iPad und iPhone

Arbeitsmappe öffnen

Arbeitsmappe online anzeigen

Arbeitsmappe online bearbeiten

Arbeitsmappe per Mail freigeben

Arbeitsmappe speichern

Definition

speichern

formatieren

Text eingeben

SmartArt siehe auch Grafisches Objekt

Sofortnachricht, Arbeitsmappe freigeben

Solver

Sonderzeichen einfügen

Sortieren, PivotTable

Datenbereich

nach einem Feld

nach mehreren Feldern

Primärschlüssel

Schlüsselfeld

Sortierfolge

Tabelle

Sortierfolge

Sortierschlüssel, Definition

Arbeitsmappe bereitstellen

Breite anpassen

ein-/ausblenden

einfrieren

einfügen

löschen

markieren

Spaltenbuchstabe

Spaltenkopf drucken

Definition

gruppieren

mit der Schnellanalyse einfügen

über das Menüband einfügen

Sparkline siehe auch Grafisches Objekt

Speichern

auf SkyDrive

Dateiformate

lokal

Standardspeicherort ändern

Sperren, Zelle

Startbildschirm

Startprogramm für ein Dialogfeld

Statusleiste 1, 2,

Stellvertreterzeichen

Stilart

Suchen

Datensatz

Formatierung

in jedem Arbeitsblatt

online

Optionen

Suchkriterien

Operator

AutoSumme

Funktion

Schnellanalyse

Symbol einfügen

Symbolleiste für den Schnellzugriff

anpassen

Makro aufnehmen

Schaltfläche hinzufügen 1, 2,

unter Menüband anzeigen

Szenario anzeigen

Szenario erstellen

Szenariobericht erstellen

Szenariowert zuweisen

veränderbare Zelle

formatieren

Rahmen

T

Tabelle sieheExcel-Tabelle

Tabellenformatvorlage

Befehle wählen

Mehrauswahl

Zellen markieren

Tausendertrennzeichen

Arbeitsmappe auf SkyDrive freigeben

Arbeitsmappe in Excel Web App bearbeiten

Arbeitsmappe online anzeigen

Arbeitsmappe online bearbeiten

Arbeitsmappe per E-Mail senden

Teilen, Fenster horizontal

Text

einfügen und formatieren

mit Pfeil versehen

Textfeld siehe auch Grafisches Objekt

Textfilter

Thesaurus

Tippfehler korrigieren

Top-10-Filter

AutoAusfüllen

Befehle wählen

Bildschirmdarstellung zoomen

Bildschirmtastatur

Excel beenden

Fingereingabe-/Mausmodus

klicken und ziehen

Mehrfachauswahl

mit Bildschirmtastatur arbeiten

navigieren im Arbeitsblatt

Zelle markieren

U

Uhrzeitformat

Umbruchvorschau

URL

V

VBA

Verbinden und zentrieren

Vergleichen, Arbeitsblätter nebeneinander

Arbeitsblatt 1, 2,

Blattregister 1, 2,

Visual Basic für Applikationen

Datentabelle

Solver

Szenario-Manager

Zielwertsuche

Arbeitsmappe bearbeiten

Viewer

W

Webabfrage

Hyperlink zu

Wiederholen (Befehl)

Excel an Startmenü anheften

Excel an Taskleiste anheften

Excel starten

Excel-Verknüpfung auf Desktop erstellen

Windows 8, Excel starten

einfügen

für Diagramm

WordArt siehe auch Grafisches Objekt

x-Achse

formatieren

y-Achse

formatieren

Z

Zahl

eingeben

formatieren

über Zehnertastatur eingeben

Zahlenfilter

Zahlenformat

Tausendertrennzeichen

Buchhaltung

Genauigkeit

Prozent

Sonderformat

spezielles

Standard

Höhe anpassen

ein-/ausblenden

einfrieren

einfügen

löschen

markieren

optimale Höhe

Zeilenkopf drucken

Zeilennummer

Zeilenumbruch 1, 2,

Zeitachse

Zeitangabe

Differenz errechnen

Zelladresse 1, 2,

Zellauswahl

Finger/Stift

Gehe zu

Maus

Tastatur

einfügen

erweitern

kopieren

markieren

mehrere markieren

Namen vergeben

verschieben

Zellcursor verschieben

absoluter

anpassen

gemischter

relativer

Zellcursor

in Zellbereichen

Position einfrieren

verschieben 1, 2,

aktive 1, 2,

ausrichten

bedingt formatieren

einfügen

Einzug definieren

formatieren

Füllfarbe zuweisen

Größe anpassen

Inhalt bearbeiten

Inhalt drehen

löschen

markieren

Muster zuweisen

Namen vergeben

Rahmen

schützen

Zeilenumbruch

zentrieren

Zellenformatvorlage

Zellinhalt

Ziehen und Ablegen

Zellbereich einfügen

Zellbereich kopieren

Zellbereich verschieben

Ziehpunkt

Zielwertsuche

auf Seite

Bereich vergrößern

in der Statusleiste

Zoomregler 1, 2,

Zugriffstaste

Zwischenablage 1, 2,

#BEZUG!

#DIV/0!

#NAME?

#NULL!

#WERT!

#ZAHL!

Table of Contents

Über die Übersetzerin

Einleitung

Über dieses Buch

Konventionen in diesem Buch

Was Sie nicht lesen müssen

Törichte Annahmen über den Leser

Wie dieses Buch aufgebaut ist

Teil I: Für den Anfang: Das absolute Minimum

Teil II: Ändern nach Lust und Laune

Teil III: Den Datenüberblick behalten

Teil IV: Hier geht’s zur Datenanalyse

Teil V: Ein Leben nach den Arbeitsblättern

Teil VI: Der Top-Ten-Teil

Konventionen in diesem Buch

Symbole, die in diesem Buch verwendet werden

Wie es weitergeht

Teil I Für den Anfang: Das absolute Minimum

1 Erste Erfahrungen mit Excel 2013

Die Benutzeroberfläche von Excel

Backstage mit der Registerkarte »Datei«

Das vielseitige Menüband

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen

Viel Spaß mit der Bearbeitungsleiste

Was der Arbeitsblattbereich zu bieten hat

Die informative Statusleiste

Excel starten und beenden

Excel über die Startseite von Windows 8 starten

Excel über das Startmenü von Windows 7 starten

Excel an das Startmenü von Windows 7 anheften

Eine Excel-Verknüpfung auf dem Windows 7-Desktop erstellen

Excel an die Windows 7-Taskleiste anheften

Excel beenden

Hilfe ist schon unterwegs

2 Die erste Arbeitsmappe

Die Arbeit beginnt

Das Wichtigste zur Dateneingabe

Und nicht vergessen …

Das ABC der Dateneingabe

Welche Daten sind denn Ihr Typ?

Text (weder Fisch noch Fleisch)

Jede Menge Zahlen

Formeln, die der Aufgabe gewachsen sind

Würden Sie mir das bitte mal markieren?

Vorfahrt achten!

Wenn Formeln spinnen

Fehlersuche und -bekämpfung

Einmal AutoKorrektur, bitte

Die Regeln der Zellbearbeitung

Keine Angst vor der Dateneingabe

Ohne AutoVervollständigen bin ich ein Nichts

Abrakadabra – AutoAusfüllen!

AutoAusfüllen mit der Blitzvorschau

Symbole einfügen

Das große Zellcursorspringen

Do it again, Excel!

Funktionieren die Funktionen?

Viel Spaß beim Einfügen von Funktionen

Formeln bearbeiten

Lassen Sie addieren!

Und jetzt noch die Summe via Schnellanalyse ermitteln

Jetzt wird gespeichert

Den Standardspeicherort ändern

Der Unterschied zwischen dem XLSX- und dem XLS-Format

Die Arbeitsmappe als PDF speichern

AutoWiederherstellen – die Rettung nach dem Crash

Teil II Ändern nach Lust und Laune

3 Ein bisschen Glanz für nüchterne Zahlen

Sie haben die Wahl!

Zellauswahl À la Maus

Zellauswahl nach Art der Tastatur

Der Tabellenformatvorlagenkatalog

Zellen mit den Optionen der Registerkarte »Start« formatieren

Zellen direkt an der Quelle mit der Minisymbolleiste formatieren

Auch ein Dialogfeld zeigt Format

Für jede Zahl das richtige Format

Nicht immer ist es so, wie es scheint

Und jetzt ein Datum

Maßgeschneiderte Zahlenformate

Wem die Spaltenbreite nicht passt …

Das ist doch die Zeilenhöhe!

Das Arbeitsblattversteckspiel

Das ist aber schriftartig!

Alles in Reih und Glied bringen

Die Sache mit dem Einzug

Ausrichten in der Vertikalen

Alles im Umbruch

Richtungsänderungen

Raum ist in der kleinsten Zelle

Auf den äußeren Rahmen kommt es an

Füllfarben, Muster und Fülleffekte für langweilige Zellen

Zellen mit Format

Neue Formatvorlagen für den Katalog erstellen

Benutzerdefinierte Formatvorlagen von einer Arbeitsmappe in die andere kopieren

Hiermit übertrage ich mein Format!

Bedingte Formatierung

Grafische bedingte Formatierung

Zellen je nach Wert hervorheben

Mit der Schnellanalyse formatieren

4 Änderungen durchführen, ohne Chaos anzurichten

Arbeitsmappen, wo seid ihr?

Der Bildschirm »Öffnen«

Das Dialogfeld »Öffnen«

Die Einstellungen für die zuletzt verwendeten Dateien ändern

Mehr als eine Arbeitsmappe gleichzeitig öffnen

Wo habe ich diese Arbeitsmappe bloß abgelegt?

Was es noch im Dialogfeld »Öffnen« gibt

Bitte rückgängig machen!

Das Rückgängigmachen rückgängig machen

Wenn mit »Rückgängig« nichts mehr vorwärtsgeht

Ziehen bis zum Ablegen

Kopieren mit »Ziehen und Ablegen«

Darf ich mal eben dazwischen?

Die Formel und das AutoAusfüllen

Alles relativ

Absolut richtig

Man muss auch einfügen können

Kopieren – so oft Sie wollen

Und noch mehr Optionen fürs Einfügen

Einfügen mit dem Aufgabenbereich »Zwischenablage«

Auch beim Einfügen sollte man wählerisch sein

Inhalt oder Zelle löschen, das ist hier die Frage

Inhalte löschen

Das absolute Ende für einen Zellbereich

Vorsicht, Bauarbeiten!

Tippfehlern den Garaus machen

5 Und jetzt alles aufs Papier gebracht (oder Druckversuch – der 101.)

Einen prüfenden Blick auf Arbeitsblätter im Seitenlayout werfen

Einen prüfenden Blick auf Arbeitsblätter in der Seitenansicht werfen

Das aktuelle Arbeitsblatt drucken

Auf der Jagd nach der perfekten Seite

Die Werkzeuge der Gruppe »Seite einrichten«

Die Werkzeuge der Gruppe »An Format anpassen«

Die Werkzeuge der Gruppe »Blattoptionen«

Von Kopf bis Fuß

Kopf- und Fußzeilen von der Stange

Kopf- und Fußzeilen selbst gemacht

Alles an seinem Platz

Auch Formeln wollen gedruckt werden

Teil III Den Datenüberblick behalten

6 Ihre Daten in den Griff kriegen

Zoom, zoom, zoom, Fenster zoom herum

Wer klopft da an mein Unterfenster?

Eingefrorene Zeilen- und Spaltenüberschriften

Elektronische Kommentare

Kommentare in Zellen einfügen

Kommentare im Überblick

Kommentare bearbeiten

Der Kommentar im Ausdruck

Wie heißt denn die Zelle?

Das Kind beim Namen nennen

Auch Formeln haben einen Namen

Wie heißt denn die Konstante?

Wer suchet, der findet

Aufgepasst bei Zellersatzteilen

Recherchieren

Manuell neu berechnen

Schutzmaßnahmen ergreifen

7 Mit mehreren Arbeitsblättern jonglieren

Was ich an Arbeitsblättern so mag

Blatt für Blatt aneinandergereiht

Gruppenarbeit (oder alle für einen)

Mal mehr, mal weniger

Jedem Register seinen Namen

Jedem Register seine Farbe

Arbeitsblätter nach Belieben anordnen

In Arbeitsblättern »fensterln«

Arbeitsblätter Seite an Seite vergleichen

Von Arbeitsmappe zu Arbeitsmappe

Fassen wir zusammen

Teil IV Hier geht’s zur Datenanalyse

8 Was wäre wenn …?

»Was wäre wenn« mit Datentabellen spielen

Datentabelle mit einer Variablen

Datentabelle mit zwei Variablen

»Was wäre wenn« mit der Zielwertsuche spielen

»Was wäre wenn« mit dem Szenario-Manager spielen

Verschiedenste Szenarien

Szenarien im Überblick

9 PivotTables – die ultimative Datenauswertung

Was man mit PivotTables so alles machen kann

Eine PivotTable mithilfe der Schnellanalyse bauen

PivotTable auf Empfehlung

Eine PivotTable selbst basteln

Eine PivotTable formatieren

Das PivotTable-Format überarbeiten

Die Werte einer PivotTable formatieren

PivotTable-Daten filtern und sortieren

PivotTables nach Filter filtern

Nach Zeilen- und Spaltenbeschriftungen filtern

PivotTables mit Datenschnitten filtern

PivotTables mit einer Zeitachse filtern

PivotTables sortieren

PivotTables umstrukturieren

Die angezeigten Daten in einer PivotTable ändern

Die Struktur einer PivotTable ändern

Die zusammenfassende Funktion in einer PivotTable ändern

PivotCharts – die grafische Darstellung von PivotTable-Daten

Ein PivotChart in ein separates Diagrammblatt stecken

Ein PivotChart filtern

Ein PivotChart formatieren

Teil V Ein Leben nach den Arbeitsblättern

10 Ein Bild sagt mehr als tausend Worte

Professionelle Diagramme zaubern

Diagramme auf Empfehlung

Diagramme À la carte

Diagramme via Schnellanalyse

Fertigdiagramme

Mal größer, mal kleiner, mal hier, mal dort

Ein eingebettetes Diagramm in ein separates Diagrammblatt verschieben

Die Registerkarte »Entwurf«: Diagrammtyp und -formatvorlage variieren

Diagrammelemente bearbeiten

Dem Diagramm einen Titel geben

Und noch mehr Grafiken

Mit Sparklines Daten interpretieren

Mit Textfeldern texten

Onlinegrafiken herunterladen

Bilder lokal einfügen

Bilder bearbeiten

Bilder formatieren

Formen vom Feinsten

Mit WordArt werkeln

Smarte SmartArts

Bildschirmabbildungen gefällig?

Eigene Designs entwerfen

Mit überlappenden grafischen Objekten arbeiten

Übereinander liegende Grafiken neu ordnen

Grafische Objekte gruppieren

Mal sichtbar, mal unsichtbar

Nur das Diagramm schwarz auf weiß

11 Zahlen und Fakten griffbereit

Tabellen erstellen

Daten in die Excel-Tabelle eingeben

Scroll me up, Scotty

Heureka! Ich hab’s gefunden!

Daten von A bis Z (oder wie bringe ich Ordnung in das Chaos)

Nach einem Feld sortieren

Nach mehreren Feldern sortieren

Daten in Tabellen filtern

Nur die Top 10 bitte

Einsatzbereite Datumsfilter

Selbst geschnitzte Filter

Externe Daten in eine Tabelle importieren

Eine Access-Datenbanktabelle importieren

Daten über Webabfragen importieren

12 Erweitern, verknüpfen, automatisieren und gemeinsam nutzen

Apps für Office downloaden

Add-Ins einrichten

Arbeitsblätter mit Hyperlinks ausstatten

Aufgaben mit Makros automatisieren

Makros aufzeichnen

Makros ausführen

Makros in das Menüband aufnehmen

Makro in die Symbolleiste für den Schnellzugriff aufnehmen

Arbeitsblätter gemeinsam nutzen

Arbeitsmappen auf SkyDrive freigeben

Arbeitsmappe per E-Mail weitergeben

Arbeitsmappen per Sofortnachricht freigeben

Arbeitsmappen online präsentieren

Arbeitsmappen online bearbeiten

Arbeitsmappen online betrachten

Teil VI Der Top-Ten-Teil

13 Die Top Ten für Anfänger

14 Die Top Ten für alle

Stichwortverzeichnis